面接日程はメールでどう調整する?ビジネスマナーの基本

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2017/07/05

【このページのまとめ】

  • ・面接日程の調整に関わらず、返信は24時間以内にするのがビジネスマナー
    ・営業時間内に返信するとスムーズなやり取りが期待できる
    ・件名は簡潔な本文の説明+名前を入れたものが分かりやすい
    ・宛先の社名や部署名は正式名称、自分の名前はフルネームで
    ・署名を入れる、引用文を消さないなどの配慮をすると相手の手間を省ける
    ・指定された面接日に訪問できる時はお礼メールを、訪問できない時は謝罪とともに別の候補日を挙げよう
    ・「お世話様です」「すみません」などメールで間違えやすい日本語に気をつけよう

就活では面接の日程調整をする際、企業とのやり取りをメールで行うケースがあります。
ビジネスメールの基本を理解していないために、失礼にならないように書こうとして余計な内容を連ねてしまったり、逆に気にしすぎずラフな言葉で書いてしまったりする人も。このようなケースでは、面接する前に評価が下がってしまうこともあるでしょう。
今回は、ビジネスシーンでも役立つ、面接の日程をメールで調整する時のポイントについてまとめています。

◆返信はできるだけ早く

業務を円滑に進めるために、返信を早くすることはビジネスの基本とされています。
面接の日程を決める際にも、できる限り早く返信しましょう。
採用担当者が選考で迷った時、「社会人としての基本が身についている」という部分で差をつけられる可能性があります。

【24時間以内に返信しよう】

早く返信する、と言っても感覚は人それぞれ。
プライベートでは2~3日後の返信でも自分の感覚では早い方、と考える方が多くいます。1ヶ月程経っても返事を返さないことが多々あるという人もいるようです。

しかし、ビジネスにおけるメールは24時間以内に返信するのが基本。
就活中は、休日を挟む場合でも休みに関係なく24時間以内に返信することをおすすめします。
入社後のビジネスシーンでは、休日を挟んだ時は出勤後すぐにメールをチェックして返信しましょう。

【基本は営業時間内に返信を】

返信する時間帯は、企業の営業時間内がベター。
担当者の就業時間中にメールをすることでスムーズなやり取りが期待できます。
9時~18時までを営業時間としている企業が多くありますが、自分の想像で判断せずに応募している企業の営業時間を確認しておきましょう。

とはいえ、メールは電話と違って担当者が不在であっても連絡をするのに支障がないツール。
必ずしも営業時間内に返信しなければならないわけではなく、24時間中いつ返信してもマナー違反にはなりません。
送信しておくことで担当者が出社した時すぐに内容を把握することができるので、深夜にメールを書いたときなどは営業時間にこだわり過ぎずに返信した方が良いと言えるでしょう。

ただ、在職中の方は営業時間内に返信すると現職の仕事を蔑ろにしているのかと思われることもあります。
在職中の方は、基本的には営業時間内の返信がベターであること自体は認識しつつ、自分が落ち着いて返信できる時間に返しましょう。

【連絡が遅いことは何故良くないのか?】

求職者からの返信がないと一向に面接日程の詳細を決められないので、面接に関わる人や業務のスケジュールの目処を立てられず、企業に迷惑を掛けることになります。
また、連絡が遅かったことで自分が希望する面接日程の枠が埋まってしまうことも。

一方で、返信が早いことのデメリットは特にありません。
自分の都合ばかりでなく、相手のことをよく考えて行動するのが社会人のマナーです。
面接日の日程調整の連絡は、なるべく早い返信をしましょう。

◆メールを書く時のポイント

面接のメールに限らず、ビジネスシーンではメールを送る時に注意したいポイントがあります。
項目ごとに基本的な注意点をまとめました。

【件名】

社会人の中には、1日のうちで何十件、何百件と多くのメールを受信する人がいます。
そのような人でも一瞬で用件が分かるよう、件名だけで内容が判断できるようにしましょう。
具体的には、内容をシンプルにまとめた文章+名前が入っていると分かりやすいと言われています。

(例)

「面接の日程について ○○(フルネーム)」

さらに、緊急時や重要な用件である時は、【緊急】【至急】【重要】など至急読んでほしいことが分かる言葉を文頭につけておくと、優先してチェックしてもらえる可能性が高くなります。

【返信機能を使って返す時は】

企業側から来たメールにそのまま返信する際は、自動的に「Re:」という表記が件名につきます。
例えば、「Re:面接のご案内」といった具合です。
このRe:はついたままでも消してもどちらでもOK。
往復によって「Re:Re:Re:」とRe:が増えていってしまう場合は件名が読みづらくなってしまうので、1~2個だけ残して他のRe:は消してしまいましょう。

【本文内容の順番】

メールの本文内容は、宛名→名乗り→挨拶文→本文(用件)→締めの挨拶→署名の順番で記載しましょう。
順番がバラバラ、挨拶文が抜けているなど本文内容に不備があると、読みづらかったりマナーができていないと評価されたりすることがあります。
用件をただ伝えるだけでなく、前後の内容についても丁寧に書くことを心掛けましょう。

【宛名】

応募先の企業名は正式名称で記載しましょう。
(株)や(有)はそれぞれ「株式会社」「有限会社」の略。

間違えないためにと、書類やWebページを参考にして書くとつい見たままの社名を写してしまいがち。
企業側が社名を記す時に(株)という表記を使用していることがあるので、間違えないよう注意してください。

また、担当者の部署名、フルネームも忘れずに記載しましょう。
理由は、部署名やフルネームが記載されていることで受信者が自分宛てであることをすぐに確認できるため。
他の人に誤って送信してしまった時のトラブルを防ぐという役割もあります。

【名乗り】

宛名同様、自分もフルネームで名乗りましょう。
ビジネスシーンでは、自分が所属している企業名、部署名も添えておくことで同じ名前の人と混同してしまうといったトラブルを防げます。

【署名】

署名がないと、連絡してもらう時に相手に手間を取らせてしまったり、ビジネスマナーを疑われたりすることも。
署名とはメールに関する問い合わせ先を記載するもの。名刺のような役割を果たします。
記載する項目は以下の通りです。

・名前
・郵便番号
・住所
・電話番号
・メールアドレス

ビジネスシーンではこれらに加え、所属する企業名と部署名、企業の連絡先も記載しておきましょう。

問い合わせをする時には、「送信したメールにそのまま返信すればいいのでは」「冒頭で挨拶しているし名前を改めて書く必要はないはず」と思うかもしれませんが、署名をすることは礼儀です。
この署名がないことで、ウイルスやなりすましなどによるメールではないことが判断できるようになります。
また、担当者がメール以外での連絡方法を使ってやり取りしたい時があるかもしれません。
さらに、自分以外の人に本文を転送したい時、署名があることで本来の送信元が誰なのかも分かりやすくなります。

署名が記載されていることのデメリットはないので、面倒と思わずに記載しておきましょう。

【引用文は消さない】

返信の機能を使うと、メールの設定次第では自動的に本文内に引用文が入ることがあります。
プライベートでは全文消してしまう、という人も多くいますが、ビジネスにおいては消さない方が無難です。
引用文が記載されていることで、これまでの経緯を簡単に振り返ることができ、以前のメールを探す一手間を省けます。

【絵文字や記号を使って装飾しない】

ビジネスメールでは、絵文字や記号などを使って装飾しないようにしましょう。

「!」(感嘆符/ビックリマーク)「?」(疑問符/クエスチョンマーク)などの使用もNG。
企業側に「○○をお願いできますでしょうか。」などの伺いを立てる時に「?」を使った方が良いと感じるかもしれませんが、?がなくても意図は充分伝わります。

【メールアドレス】

転職活動に在職中の会社のメールアドレスを使用するのはマナー違反。
必ず個人のメールアドレスを使用しましょう。

個人のアドレスでも携帯電話のメールアドレスは避け、転職活動用のフリーアドレスを取得するのがおすすめです。
また、メールアドレスはシンプルなものがベスト。名前を使用したアドレスだと、担当者も一目で誰からのメールなのか分かりやすくなります。

 

◆面接日程についての返信内容

これまでメールを返信する際の基本的なマナーについて紹介してきましたが、ここでは面接日程についての返信はどうすればいいか、具体的な内容をご紹介します。

【面接日を選べる場合】

企業によっては、担当者が求職者の都合を聞いて面接スケジュールを立てることがあります。
面接の日程調整は他の業務との兼ね合いもあり大変な作業です。

担当者がスケジュール調整しやすいよう、できるだけ多くの候補日を挙げておきましょう。
最低でも3つ以上候補日を提示するのが基本です。
時間帯についても1~2時間だけを候補に挙げるのではなく、「10時~15時まで」「13時~17時まで」などできるだけゆとりのある時間を提示するといいでしょう。

【面接日が指定されている場合】

面接日は、企業側が候補日を提示してくるのが一般的。
自分の都合が合えばベストですが、どうしても都合がつかないこともあります。
指定日に行ける時と都合が合わない時、それぞれどのような返信をすればいいかポイントを押さえておきましょう。

<指定日に面接できる時>

指定日に都合がつく時は、面接日を調整してもらったお礼と承諾についてのメールを送ります。
その際、間違いを防止するためにどの日時に伺うのか一筆加えておきましょう。

(例)

件名 Re:面接日のご案内(自分のフルネーム)

株式会社○○
人事部 採用担当者 ○○様

お世話になっております。
貴社の求人○○職に応募いたしました○○と申します。

この度は、面接日程のご連絡を頂きありがとうございました。
ご指定いただきました下記の日程に伺わせていただきます。

日時:○月○日(○曜日)○時~
場所:株式会社○○ 応接室

お忙しいところ、日程を調整していただきましてありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いします。

<指定日に都合がつかない時>

どうしても都合がつかず日にち変更したい場合、メールに必ず謝罪文を添えましょう。
日程変更のお願いとともに、自分の都合がいい候補日を3つ以上挙げておくのがおすすめです。

基本的には、日時変更は企業側に迷惑を掛けてしまう行為。
本当に日程変更しないと無理なのか、慎重に検討した上でメールを送りましょう。

(例)

件名 面接日の再調整のお願い(自分のフルネーム)

株式会社○○
人事部 採用担当者 ○○様

お世話になっております。
貴社の求人○○職に応募いたしました○○と申します。

この度は、面接日調整のご連絡を賜りありがとうございました。
ご指定の面接日日程に伺うべく調整を試みましたが、仕事の都合上お伺いすることができません。
誠に申し訳ありませんが、下記の日程より貴社のご都合が良い日時をご指定いただき、調整願えますでしょうか。
(もしくは「誠に申し訳ありませんが、先の面接日程以外で貴社のご都合が良い日程を再度ご提示願えますでしょうか。」)

【面接候補日】

○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時

お忙しいところ、お手数をお掛けしまして申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。


先に触れたように、採用担当者であっても面接をするだけが仕事ではありません。
面接、書類選考、他の業務などさまざまな仕事を調整した上で提示してもらった候補日です。
自分の都合以外のこともよく考えて返信しましょう。

 

◆すぐに日程を決められない場合

転職の場合は、現職の仕事の状況で日程を決めづらく、面接日程の指定日に予定を組めないことがあります。急いで返信しなければと焦ると、不確かな情報を記載してしまい信用を失ってしまうことも。
忙しい時でも落ち着いて返信できるよう、ポイントを押さえておきましょう。

【可能な限り早く一報入れよう】

先方にできるだけ早く連絡を入れた方が良いのは、在職中であっても変わりません。
指定日に訪問することができない上、すぐに代わりとなる候補日を決められなくても、その旨を早く伝えましょう。

【メールの内容は明確かつ簡潔に理由を伝えるものにしよう】

候補日をすぐに提示できない時のメールは、基本となる挨拶や結び、署名のほかに、以下の内容を記載しましょう。

・お詫び
・スケジュールの調整が遅れる理由
・スケジュールの目処が立つ日

これらを記載する時にも、誠意をもって伝えることを意識しておきましょう。

 

◆急に都合が悪くなったら?

1度は面接日程の調整ができたものの、後々都合が悪くなってしまうことがあります。
やむを得ない時は、早急に事情を伝えて面接日の変更を願いましょう。
特に、1週間前~前日など急な変更となってしまった時は、メールではなく電話で連絡するのがマナーです。メールでは担当者がすぐに見れず、予定変更が上手くいかなくなってしまうこともあります。

もし電話をしても担当者が不在だった場合、帰社するのをただ待っているのは止めましょう。
電話を切った後、すぐにメールをしておくのがおすすめです。
その際は、電話で連絡をしたが不在だった旨、都合が悪くなった理由、新たな面接日の候補日を記載しましょう。

(例)

件名:○月○日面接日の変更のお願い(自分のフルネーム)

株式会社○○
人事部 採用担当者 ○○様

お世話になっております。
貴社の求人○○職に応募いたしました○○と申します。

先日は、面接日の調整をしていただきありがとうございました。
この度は面接日の変更を願いたくご連絡いたしました。

先程電話にて連絡したところ、ご不在でしたので取り急ぎメールにて詳細をお伝えいたします。

○月○日○時より貴社の面接に伺う予定でしたが、現職の仕事の都合上、貴社にお伺いすることが困難になりました。
誠に申し訳ないのですが、再度日程を調整していただけないでしょうか。
以下の日程であれば貴社に伺うことが可能です。

【面接候補日】

○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時
○月○日(○曜日)○時~○時

お忙しいところ、お手数をお掛けしまして申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。


1度決めたスケジュールを変更するのは基本的にはマナー違反。
2度目の変更が起きないよう、候補日の指定は慎重に行いましょう。

 

◆メールで間違いがちな日本語

丁寧にメールを書こうとすると、気を使いすぎて誤った日本語を書いてしまうことがあります。
また、漢字や数字などの表記が揺れてしまい、読みづらい文章となっていることに気づかないケースもあるようです。
ここでは、メールを送る際に間違いやすい日本語をご紹介します。

・了解しました

承諾を意味する言葉ですが、目上の人に対して使うのは失礼とされています。
「承知いたしました」「かしこまりました」などを使用しましょう。

・お世話様です

「お世話様です」「ご苦労様です」なども目上の人に対して使う言葉ではありません。
「いつもお世話になっております」と書きましょう。

・すみません

「すみません(すいません)」は口語です。ビジネスメールでの使用はNG。
謝る時は「申し訳ございません」、感謝の気持ちを伝えたい時は「ありがとうございます」と書きましょう。

・下さい

「下さい」という漢字表記は英語で表すと「give」に当てはまります。
つまり、「お菓子を下さい」「飲み物を下さい」など請求の意を持って使われる言葉ということです。

一方、「ください」という平仮名での表記は英語で表すと「please」。
「ご確認ください」「お越しください」など尊敬語、丁寧語としての使用や、お願いごとをする時に用いられます。

・~になります

「~になる」は、物事が変化する時に使う言葉です。漢字に変換すると「~に成る」と書くことができます。
例えばメールに資料を添付する際、「こちらが確認していただきたい資料になります。」という使用方法は間違い。
「こちらが確認していただきたい資料です。」と書きましょう。

・1週間/一週間

文章の中に、「1」と「一」など算用数字と漢数字が混ざって記載されていると、読み手は違和感を持つことも。
どちらか一方に統一して表記しましょう。

・御社

セミナーや面接などで会話する時は「御社」と表現してもOK。
しかし、メールにおいては「貴社」と書くのが望ましいとされています。

・御中

「御中」とは、送る相手が特定の人物でない時に使う言葉です。
例えば、担当者が分からない場合「株式会社○○ 御中」「株式会社○○ 人事部 御中」という風に使います。
担当者名が分かっている時は「株式会社○○ 人事部 ○○様」と書きましょう。


面接の日程調整に関わるメールの返信方法についてご紹介してきましたが、いかがでしたか?
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