面接の前日や当日に「よろしくお願いします」と連絡をすべきか、また、就活で面接の日程をメールで返信しなければならず、どう連絡すれば良いか不安を抱く方もいるでしょう。就活ではメールのやり取りからビジネススキルを見られる可能性もあるため、迅速かつ丁寧にメールを返信することが大切です。

このコラムでは、面接のメールに返信する際のマナーやポイントなどをご紹介。状況別の例文もまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

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面接当日に「よろしくお願いします」とメールを送る必要はない

面接当日に「よろしくお願いします」とメールを送る必要はありません。送るのがマナー違反というわけではありませんが、忙しい相手の場合、返信が負担となってしまうことも。もし、場所や日時、持ち物などの確認事項がある場合は、前日までにメールを送るようにしましょう。

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面接のメール返信には「よろしくお願いします」と書こう！日程確定までのメールの流れ

就活で面接の日程を決める際のメールでは、「よろしくお願いいたします」と書いて締めるのがおすすめです。ここでは、面接日程確定までの一般的なメールのやり取りを5つの手順に分けてご紹介します。

まずは、一通りの流れを押さえておきましょう。

1.採用企業担当者からの日程提示

書類選考を通過すると、企業の採用担当者から面接日の候補日がいくつか提示されます。自分のスケジュールを確認しましょう。

面接希望日程の直前には予定を入れず、面接練習をしたり、志望動機の再確認をしたりする時間に充てるための時間の余裕をもたせておくのもおすすめです。

2.応募者からの希望日連絡

提示された候補日のなかから都合の良い日時を選び、メールで企業側に伝えます。返信時には、希望日を複数挙げると調整がスムーズになるでしょう。

3.採用企業担当者からの承諾

企業担当者から、応募者が希望した日程で面接を行う旨の承諾メールが送られてきます。承諾メールには、面接の日時や場所（オンライン面接の場合はリンク）、持参物や事前準備についての詳細が記載されているでしょう。確認後は指定された内容に従って準備を進めます。

4.応募者からの確定メール送信

応募者は、企業からの承諾を受けて、面接日程を確定させるメールを送信しましょう。このメールをもって、面接の日程が正式に確定となります。

5.日程変更と再確定（必要に応じて）

もし、確定後に都合が悪くなった場合、日程変更を依頼し、再度確定のやり取りを行います。

上記は一例であり、状況によっては応募者側から面接日の候補を提示するように求められる場合もあります。採用担当者からのメールの指示をよく読み、それに沿って行動することが大切です。

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4つの状況別！面接日程のメールを送る際の例文とポイント

面接日程のメールに対して「承諾・調整・日程変更・キャンセル」の旨を伝える具体例を見てみましょう。メールの文末には必ず、「何卒、よろしくお願いいたします」と書いて締めるのがベターです。また、それぞれで言葉遣いや表現方法が微妙に異なるため、ぜひ参考にしてみてください。

【例文1】面接日程を承諾する場合の返信メール

面接の候補日のなかから選択する場合には、下記のように日時をはっきりと提示します。

また、日程調整をしてもらったお礼も伝えましょう。忙しいなかで日程を組んでいただいた、という感謝の気持ちを返信メールで伝えることが大切です。

【例文2】面接日程を調整する場合の返信メール

企業側から提示された日程のなかから複数の日時を選択する場合には、下記のように伝えるのがベターです。

返信メールのポイントは、「都合の良い日にちをいくつか挙げること」「日程調整へのお礼を伝えること」です。忙しいなかで予定を調整してくれている…ということを念頭におき、感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

【例文3】面接日程の変更願いをする場合の返信メール

日程が決まったあとに、どうしても変更しなければならない用事が入ってしまうこともあるでしょう。そのようなときには、日程変更をお願いするメールを早急に送る必要があります。

本来であれば、日程変更の連絡は確実に伝わる電話で行うのが理想的です。しかし、担当者が不在の場合や早急に連絡を取りたいときなど、致し方ないときには先にメール連絡を入れておきます。面接当日にも、変更していただいたお礼を述べることを忘れずに、誠意をもって対応しましょう。

【例文4】面接自体をキャンセルする場合の返信メール

どのような理由であっても、面接をキャンセルするのであれば、決まった段階ですぐに連絡します。

また、メールは行き違いや確認の遅れといったリスクがあるため、やむを得ない事情を除き、面接のキャンセル連絡は電話でするのがおすすめ。企業側は面接に向けて人員やスケジュールの調整を行い、応募者を迎え入れる準備をしています。応募先企業に対して、できるだけ迷惑がかからないような対応に努めましょう。

「面接の断り方のマナー3選！電話やメールで辞退連絡をするときの基本を解説」では、面接の断り方で悩んでいる方へ向けて、辞退するときの基本マナーを紹介しています。

面接の返信メールで押さえておきたい4つの基本マナー

面接に関する内容で企業にメールの返信をするときは「できるだけ早く対応する」「タイトルは変更しない」「署名を入れる」といった基本的なビジネスマナーを意識しましょう。ポイントは、相手に失礼のない対応を心掛けることです。

1.面接の日程調整メールはできるだけ早めに返信する

選考には多くの応募者が参加しているため、早く回答することで採用担当者の調整作業がスムーズに進みます。そのため、企業から送られてきたメールへの返信は、24時間以内に返すのが基本的なマナーです。

事情により、即座に面接日程の調整が難しい場合は、その旨をメールで返信します。たとえば、確認事項があり返信に時間を要する場合、「確認後改めてご連絡いたします」といった一文を添えましょう。

2.返信するときは「Re：」を残したままにする

メールを返信する際は、企業からのメールに付いていた元の件名は消さずに残しておきましょう。「Re：元メールの件名」の状態で返信して問題ありません。

「Re：」が件名に付いていることで、返信だと一目で分かるようになります。なお、元メールの本文もそのまま残しておきましょう。

3.最後に署名と「よろしくお願いします」の一文を入れる

面接の日程調整メールに限らず、企業へメールを送るときには、メール本文の最後に署名を入れるのがビジネスマナーの基本といえます。名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載したうえで、先方からのメールに返信しましょう。

連絡先を明確にすることで、相手に安心感を与え、スムーズなやり取りにつながります。メールの署名は名刺の役割を担っているため、必要な情報を過不足なく記載しましょう。

署名については、「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」のコラムで紹介しています。学生向けの内容ですが、社会人やフリーターにも応用できるので確認しておきましょう。

また、メールの最後には必ず「何卒、よろしくお願いいたします。」と添えることで、丁寧な印象を与えます。面接日程を決めるやり取りを含めたビジネスメールのマナーは、「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」のコラムでも紹介していますので、ぜひご一読ください。

4.ビジネスの場面に相応しいメールアドレスにする

就職・転職活動で用いるメールアドレスは、ビジネスの場面に即したものにしましょう。たとえば、「自分の名前＋3～4桁の半角数字」のような、簡潔で記憶に残りやすいメールアドレスがおすすめです。在職中に転職活動をしている人は、今の会社で使用しているメールアドレスを使うのはNG。転職活動用に自分専用のメールアドレスを別で用意しましょう。

また、応募先の企業へメールを送る際は、会社用のメールアドレスやキラキラアドレスの類は使わないのが無難。前述したように、会社のメールアドレスはその企業内における活動で用いるものであって、個人の用途で使うのは不適切です。「公私混同する人」「社会人としてのリテラシーが足りない人」と思われてしまうため、使用は避けましょう。

カジュアルな表現や装飾文字の多いキラキラアドレスは、企業へのエントリーというフォーマルさを求められる場においては不適切です。アドレス名を通して「幼稚」「不真面目」といった印象を与えてしまうかもしれません。

就職や転職活動では、専用のフリーアドレスを取得しましょう。相手の印象が悪くなる心配がありませんし、企業からのメールがほかのメールで埋もれて見逃す可能性も下がります。就職・転職活動で、企業と面接に関してメールでやりとりする際は、「面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」のコラムもぜひ参考にしてみてください。

面接の日程確認・調整の返信メールを作成するポイント

面接日程の調整や確認に関する返信メールを作成する際のポイントは、「自分で面接日程を決められる場合」と「企業指定の面接日程に合わせられない場合」とで異なります。以下で、それぞれ確認していきましょう。

自分で面接日程を決められる場合：複数の候補日を出す

企業から具体的な面接日時が提示されていない場合は、自分から候補日をピックアップして伝えましょう。自分の都合が良い日付や時間を提示することで、調整できない日程もおのずと分かるため、メールのやり取りする回数を減らせます。

なお、こちらから日程を提示するときは、できるだけ幅広い選択肢を用意するのがポイント。特定の日にちだけ、特定の時間だけでは企業側が調整しづらいこともあります。「1日の午前中、3日の11:00～15:00、4日は終日」など、選択肢を持たせることを意識しましょう。連絡がスムーズに進むよう、配慮が大切です。

企業指定の面接日程が難しい場合：謝罪し希望日を伝える

企業から面接日程に関してのメールを受けた段階で、すでに面接日程が指定されている場合もあるでしょう。指定された面接日程に出向くのが難しい場合は、自分から複数の面接候補日を提示したうえで、必ず謝罪の言葉を添えます。

また、採用担当者に納得してもらうためにも、面接日程の調整理由は「諸事情により」「私用のため」などと曖昧にしないことが大切。「アルバイトがあるため」「外せない会議があるため」「他社の面接があるため」など、説明は伝えられる範囲で具体性を持たせます。

面接の返信メールを作成するときの注意点

メールで注意したいのが、分かりやすい内容。表現方法や改行の頻度など細かい部分の配慮が足りないと、「ビジネスマナーを知らない」「読み手のことを考えていない」と思われてしまう可能性があります。採用担当者への印象にも影響するため、注意が必要です。

なお、企業からのメールに返信する際のポイントや例文については、「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」もぜひご参照ください。

丁寧で分かりやすい文面を心掛ける

話し言葉と違い、メールの文面は視覚を使うため、誤字脱字や不適切な表現が目立ちやすい特徴があります。たとえば、「了解です」という言葉は企業相手に使う言葉として不適切です。この場合は「かしこまりました」が正しい使い方といえます。

普段何気なく使用している言葉が適切かどうか、今一度確認しておきましょう。ポイントは、ビジネスシーンに相応しい言葉遣いを意識することです。

適度な改行を入れて見やすい文章にする

メールのようなテキストを送信するうえでは、改行と段落分けのバランスが重要です。詰まった文章は読みづらく、重要なポイントを見逃す原因にもなります。適度な空白を活用して、採用担当者が見やすいように工夫しましょう。目安としては、25文字程度で改行し、話題が変わるごとに段落分けします。もちろんあくまで目安なため、多少前後する分には問題ありません。

また、メールをスマートフォンで送るときにも注意が必要です。採用担当者はパソコンを使ってメールチェックを行うことが多いため、スマートフォン基準で読みやすくても、パソコンだと読みづらい可能性があります。できるだけ、メール文章はパソコンを使いましょう。

文章内の表記は統一する

文章によって表記方法にバラつきがあると、相手に読みづらい印象を与えてしまいます。採用選考において、文章の正確性は大切なポイントです。たとえば、「同じ単語で漢字表記とひらがながバラバラ」「話し言葉と書き言葉が混在している」などは、読みづらさの原因となることも。メールは簡潔かつ読みやすさを心掛ける必要があるため、送信前にチェックを行い表記ゆれを修正しましょう。

また、表現が正しいかどうか自身で分からない場合は、第三者にチェックしてもらうのもおすすめです。先輩や同僚など、相談しやすくメール返信の経験が豊富な人にお願いしましょう。

応募先企業の就業時間内に送る

面接の返信メールを送る時間には気をつけましょう。早朝や深夜など、失礼になる時間帯には送らないのがマナーです。朝は午前9時以降、夜は遅くても午後10時までには返信するのが無難といえます。

また、就業時間外にメールを送ると、ほかのメールに埋もれて見逃される可能性も。企業の採用担当者宛てにはほかの応募者や取引先とのメールも送られてくるため、相手が確認しやすい時間帯に送るのが望ましいです。

マナーを守った返信メールを作成し印象アップを狙おう

就職・転職活動で企業にメールを送る際にはさまざまなポイントが挙げられますが、一つずつ意識することで不備を防ぐことが可能です。相手に失礼にならない返信メールを返すことで、採用のチャンスを高められる可能性も。採用担当者へ好印象を与えることは、選考を有利に進めるうえで重要だといえるでしょう。

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面接メールの返信に関するQ＆A

最後に、面接メールの返信に関して、よくある質問に回答をしていきます。

面接の日程が確定したメールの返信はしたほうが良い？

面接の日程が確定した場合には、必ず返信してください。
面接日程に合意したことを示す意味があるので、返信がないと企業側は納得しているのか不安や疑問を抱く場合があります。返信の書き方について詳しく知りたい方は、「面接の日程調整メールの返信の書き方は？ビジネスマナーや例文をご紹介」のコラムをチェックしてみてください。

面接日程の確定メールに「当日は何卒よろしくお願いいたします」と書くべき？

面接日程の確定メールには、「当日は何卒よろしくお願いいたします」と添えておきましょう。
就活中は面接に限らず、一つひとつの挨拶がしっかりと行えているかどうかが問われます。お礼や謝罪などの言葉も、必要に応じて伝えるように意識しましょう。

メールを誤送信したときはどうしたら良いですか？

文章の途中で送信ボタンを押してしまったり、違う相手への文章を送信してしまったりしたときは、お詫びのメールを送りましょう。
また、送信後に間違いが判明した場合も同様。ここで重要なのは、気づいたら早急に送ることです。時間を開けると誤送信の内容を相手が受け止めてしまうため、なるべく早く正しい内容のメールを再送しましょう。

「よろしくお願いいたします」を含むメールは、どのように書けば良い？アルバイトの面接でも使える？

「よろしくお願いいたします」は、メールの締めに書きましょう。
正社員やアルバイトに関わらず、面接の前後のメールには「何卒、よろしくお願いいたします」と一文書くのがベターです。基本的なメールの構成は、このコラムの「4つの状況別！面接日程のメールを送る際の例文とポイント」を参考にしてみてください。

二次面接など、選考が進んだ段階でも「よろしくお願いします」とメールを送るべきですか？

二次面接や最終面接など、選考が進んだ段階でもお礼メールを送りましょう。
その際、単に「よろしくお願いします」と伝えるだけでなく、「今後の選考も、何卒よろしくお願い申し上げます」と、選考が進んだ段階に相応しい表現を用いることで、より丁寧な印象を与えられます。

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