面接の返信メールで気をつけておくべきポイントとは？

パソコンでのやりとりが増えてきた今日、面接の日程連絡をメールで行う…という企業も多いようです。
今回のコラムでは、返信する際に気をつけておくべきポイントやメールマナーなど、知ってて損はない情報をお届けいたします。
社会に出てもメールのやりとりは必須でもあるため、今後の参考にしてみてください。

◆返信メールの基本マナー

企業から送られてきたメールへの返信は、24時間以内に返すのがマナーです。
その他に気をつけておくべきポイントをみてみましょう。

【返信メール時のポイントは？】

・ビジネスの場面にふさわしいメールアドレスにする
・件名は簡潔にする（用件、名前）
・返信するときは「Re：」を残したままにする
・相手からの本文も残したままにしておく
・丁寧な文面を心がける
・適度な改行を入れて見やすい文章にする
・最後に署名を入れる（名前、住所、電話番号、メールアドレス）
・応募企業の就業時間内に送る
・読みにくい名前にはふりがなを添える
など

上記以外にも、メールを送る時間には気をつけましょう。
早朝や深夜など、失礼になる時間帯に送らないのが基本のマナーです。朝は9時以降、夜は遅くても10時までには返信するのが無難だといえます。

次項では、メール本文の書き方について見ていきましょう。

◆面接日程のメールを送る際の例文

面接に関するメールへ返信をする際には、承諾する場合と調整をお願いする場合、日程変更のお願いをする場合とでは内容が異なります。
ここでは2つのケースの例文をご紹介しましょう。

【承諾するケース】

「株式会社○○　　人事部　採用担当　△△様

お世話になっております。転職 花子と申します。

この度は、書類選考の通過報告と面接のご連絡ありがとうございます。
ぜひ、下記の日時の面接に参加させていただきたいと思っております。

日時：○月○日（■）△時～△時
場所：□□本社ビル　3階

お忙しい中、面接日程をご調整いただき誠にありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。」


面接の候補日の中から選択する場合には、上記のように日時をはっきりと提示します。
最後には、面接の日程調整へのお礼を述べることを忘れずに。忙しい中で日程を組んでいただいた、という感謝の気持ちを伝えることも大切です。

【調整するケース】

「○○株式会社　人事部　人事課　採用担当　△△様

お世話になっております。転職太郎と申します。

この度は書類選考通過と面接のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示頂いた日程の中から、希望の日時をお送りさせていただきます。
下記のいずれかの日程であればお伺いすることができますので、
ご調整いただけますと幸いです。

1）○月○日（■）△時以降
2）○月○日（■）△時～△時
3）○月○日（■）終日

もし、ご調整が困難な場合は、日程を再検討いたしますのでお申し付けください。
お忙しい中、面接日程をご調整いただき誠にありがとうございました。
何卒よろしくお願いいたします。」


企業側から提示された日程の中から複数の日時を選択する場合には、上記のように伝えるのがベターです。
ポイントは、都合のよい日にちをいくつか挙げることと、日程調整へのお礼を伝えること。忙しい中で予定を調整してくれているのだ…ということを念頭におき、感謝の気持ちを忘れないことが大切です。

【日程変更をお願いするケース】

「株式会社○○
人事部　採用担当　△△様

お世話になっております。転職 花子と申します。

○月○日（■）△時～△時にて面接の日程調整をしていただいた件ですが、
現職での業務に際し、都合がつかず、お伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いではありますが、
もし可能であれば、下記の日程より面接の再調整していただくことは可能でしょうか。

○月○日（■）△時～△時
○月○日（■）△時以降
○月○日（■）△時以降

お忙しい中、お手数をお掛けして大変申し訳ありません。
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。」


日程が決まったあとに、どうしても変更しなければならない用事が入ってしまうこともあるでしょう。
そんなときには、日程変更をお願いするメールを早急に送る必要があります。
実際は、日程変更の連絡は電話で行うのが理想的です。しかし、担当者が不在の場合や早急に連絡を取りたいときなど、致し方ないときには先にメール連絡を入れておきます。
面接当日にも、変更していただいたお礼を述べることを忘れずに、誠意をもって対応しましょう。

◆メール作成時に気をつけておくべきポイントとは？

面接に関する返信メールを送る際は、文章や構成にとても気を遣うものです。
相手に失礼のないメールを作成するために、気をつけておくべきポイントを押さえておきましょう。

・文章内の表記は統一しよう（ひらがな or 漢字、半角 or 全角、漢数字 or 英数字など）
・簡潔に結論から述べて書く
・読みやすく分かりやすい内容を心がける
・改行は、25～35文字ごとに入れる
・一段落に3～5行程度を意識する
・全体のレイアウトを考える
・面接日時、宛先を再確認する
・件名はそのまま使う（「Re：○○」のまま返信する）
・受信メールを残しておく
・本文の最後に署名を入れる
など

上記のようにさまざまなポイントが挙げられますが、一つ一つ意識することで不備を防ぐことが可能です。
相手に失礼にならない返信メールを返すことで、採用のチャンスが高まるかもしれません。しっかりとポイントを押さえて、印象のよいメール作成にチャレンジしてみてください。

もし、日程調整や電話メールでのやりとりが極端に苦手…という場合には、転職支援サービスを利用してみてはいかがでしょうか。
転職活動中の方のサポートに徹しているハタラクティブでは、企業紹介から就職後のアフターフォローまで、アドバイザーがマンツーマンで対応しています。
転職に際して不安を抱えている方、ぜひ手厚いサポートの下で納得のいく就職を叶えませんか？