面接の返信メールの基本マナーとは?日程調整する際の例文や注意点を紹介

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この記事のまとめ

  • 面接の日程調整に関するメールは、できるだけ早く返信するのがマナー
  • 面接日程の返信メールは元記事の件名をそのまま使用する
  • 自分で面接日程を決められる場合の返信メールでは、複数の候補日を掲示する
  • 企業指定の面接日程が難しい場合の返信メールでは、謝罪のうえ希望日を伝える
  • 面接調整の返信メールのマナーを守り、相手に失礼のない対応に努めよう

就活で面接の日程連絡をメールで行う必要があり、「企業にメールを返信する際のマナーが分からない…」と不安を抱く方もいるでしょう。就活ではメールのやり取りからビジネススキルを見られる可能性もあるため、迅速かつ丁寧にメールを返信することが大切です。このコラムでは、面接の日程調整メールを返信する際のマナーや作成ポイントなどをご紹介します。状況別の例文も掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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面接の返信メールで押さえておきたい4つの基本マナー

ここでは、就職・転職活動時に、面接の日程調整を行う返信メールで押さえておくべきマナーについて確認しておきましょう。

1.面接の日程調整メールはできるだけ早めに返信する

面接日程に関するメールは、できる限り早く返信しましょう。企業から送られてきたメールへの返信は、24時間以内に返すのが基本的なマナーです。事情があって、すぐには面接の日程調整が行えない場合は、「日程調整について時間が欲しいこと」「すぐに返答できないこと」などをメールで返信しておきましょう。

2.返信するときは「Re:」を残したままにする

面接の日程調整に関するメールを返信する際は、企業からのメールに付いていた元の件名は消さずに残しておきましょう。「Re:元メールの件名」の状態で返信します。元メールの本文もそのまま残しておきましょう。

3.最後に署名を入れる

面接の日程調整メールに限らず、企業へメールを送るときには、メール本文の最後に署名を入れるのがビジネスマナーの基本といえます。名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載したうえで、先方からのメールに返信してください。

4.ビジネスの場面にふさわしいメールアドレスにする

就職・転職活動で用いるメールアドレスは、ビジネスの場面に即したものにしましょう。たとえば、「自分の名前+3~4桁の半角数字」のような、簡潔で記憶に残りやすいメールアドレスがおすすめです。在職中に転職活動をしている人は、今の会社で使用しているメールアドレスを使うのはNG。転職活動用に自分専用のメールアドレスを別で用意しましょう。

就職・転職活動で、企業と面接に関してメールでやりとりする際は、「面接日程確定のメール返信はいつまで?例文付きでご紹介!」のコラムもぜひ参考にしてみてください。

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面接の日程確認・調整の返信メールを作成するポイント

面接日程の調整や確認に関する返信メールを作成する際のポイントは、「自分で面接日程を決められる場合」と「企業指定の面接日程に合わせられない場合」とで異なります。以下で、それぞれのポイントを見ていきましょう。

自分で面接日程を決められる場合:複数の候補日を出す

応募先の企業によっては、面接の候補日が指定されていない場合があります。そのような場合は、自分の都合を確認したうえで、可能な限り多くの候補日を応募先の企業に伝えるようにしましょう。候補日を提示する場合は、候補日ごとに面接可能な時間帯を記載しておくと、企業が面接の日程調整をしやすくなります。

企業指定の面接日程が難しい場合:謝罪し希望日を伝える

企業から面接日程に関してのメールを受けた段階で、すでに面接日程が指定されている場合もあるでしょう。指定された面接日程に出向くのが難しい場合は、自分から複数の面接候補日を提示したうえで、必ず謝罪の言葉を添えましょう。また、採用担当者に納得してもらうためにも、面接日程の調整理由は「諸事情により」「私用のため」などと曖昧にせず、やむを得ない理由があることを返信メールの中で簡単に伝えておくのがおすすめです。

メールのやり取りは最小限に抑えよう

企業とメールで面接の日程調整を行う際は、最小限のやり取りで日程調整できるようにしましょう。先方の手間を減らせるような返信メールにすることが大切です。就職活動では、採用担当者の視点に立って行動するよう心がけましょう。そうすることで、自分が取るべき行動とタイミングが見えやすくなります。

4つの状況別!面接日程のメールを送る際の例文

面接に関するメールへ返信をする際には、承諾する場合と調整をお願いする場合、日程変更のお願いをする場合などで記載すべき内容が異なります。以下の例文を参考に、自分の状況に合った適切な返信メールを作成しましょう。

【例文1】面接日程を承諾する場合の返信メール

株式会社○○
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。転職花子と申します。

この度は、書類選考の通過報告と面接のご連絡ありがとうございます。
ぜひ、下記の日時の面接に参加させていただきたいと思っております。

日時:○月○日(■)△時~△時
場所:□□本社ビル 3階

お忙しい中、面接日程をご調整いただき誠にありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職 花子
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL:XXX-XXX-XXXX
E-mail:XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

お礼の言葉を忘れない

面接の候補日の中から選択する場合には、上記のように日時をはっきりと提示します。最後には、面接の日程調整へのお礼を述べることを忘れずに。忙しい中で日程を組んでいただいた、という感謝の気持ちを返信メールで伝えることが大切です。

【例文2】面接日程を調整する場合の返信メール

○○株式会社
人事部 人事課 採用担当 △△様

お世話になっております。転職太郎と申します。

この度は書類選考通過と面接のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示頂いた日程の中から、希望の日時をお送りさせていただきます。
下記のいずれかの日程であればお伺いすることができますので、
ご調整いただけますと幸いです。

1)○月○日(■)△時以降
2)○月○日(■)△時~△時
3)○月○日(■)終日

もし、ご調整が困難な場合は、日程を再検討いたしますのでお申し付けください。
お忙しい中、面接日程をご調整いただき誠にありがとうございました。
何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職 太郎
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL:XXX-XXX-XXXX
E-mail:XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

複数の希望日時を挙げる

企業側から提示された日程の中から複数の日時を選択する場合には、上記のように伝えるのがベターです。返信メールのポイントは、都合の良い日にちをいくつか挙げることと、日程調整へのお礼を伝えること。忙しい中で予定を調整してくれているのだ…ということを念頭におき、感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

【例文3】面接日程の変更願いをする場合の返信メール

株式会社○○
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。転職花子と申します。

○月○日(■)△時~△時にて面接の日程調整をしていただいた件ですが、
現職での業務に際し、都合がつかず、お伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いではありますが、
もし可能であれば、下記の日程より面接の日程を再調整していただくことは可能でしょうか。

○月○日(■)△時~△時
○月○日(■)△時以降
○月○日(■)△時以降

お忙しい中、お手数をおかけして大変申し訳ありません。
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職 花子
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL:XXX-XXX-XXXX
E-mail:XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

日程の変更願いは早急に対応する

日程が決まったあとに、どうしても変更しなければならない用事が入ってしまうこともあるでしょう。そのようなときには、日程変更をお願いするメールを早急に送る必要があります。実際は、日程変更の連絡は電話で行うのが理想的です。しかし、担当者が不在の場合や早急に連絡を取りたいときなど、致し方ないときには先にメール連絡を入れておきます。面接当日にも、変更していただいたお礼を述べることを忘れずに、誠意をもって対応しましょう。

【例文4】面接自体をキャンセルする場合の返信メール

株式会社○○
人事部 採用担当 △△様

先日、面接のご連絡をいただきました転職太郎です。

○月○日に面接のお約束をしていましたが、
選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒お許しをいただきたく、お願い申し上げます。

本来であれば、直接お詫びすべきところですが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職 太郎
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL:XXX-XXX-XXXX
E-mail:XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

応募先企業にできるだけ迷惑がかからないようにしよう

どのような理由であっても、面接をキャンセルするのであれば、決まった段階ですぐに連絡しましょう。また、メールは行き違いや確認の遅れといったリスクがあるため、やむを得ない事情を除き、面接のキャンセル連絡は電話でするのがおすすめです。企業側は面接に向けて人員やスケジュールの調整を行い、応募者を迎え入れる準備をしています。先方企業に対して、できるだけ迷惑がかからないような対応に努めましょう

面接日程調整メールに関しては、「面接の日程調整メールはどう返す?ビジネスメールの基本」のコラムでも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

面接の返信メールを作成するときの注意点

面接に関する返信メールを送る際は、文章や構成に気を遣うものです。相手に失礼のないメールを作成するために、基本マナー以外にも気をつけるべきポイントを以下で押さえておきましょう。

面接に関する返信メールの注意点

面接に関する返信メールをする際の注意点には、以下のようなものがあります。

・丁寧で分かりやすい文面を心がける
・適度な改行を入れて見やすい文章にする
・文章内の表記は統一する
・応募先企業の就業時間内に送る

面接の返信メールを送る時間には気をつけましょう。早朝や深夜など、失礼になる時間帯には送らないのがマナーです。朝は午前9時以降、夜は遅くても午後10時までには返信するのが無難といえます。企業からのメールに返信する際のポイントや例文については、「面接のメールの2回目に返信する内容は?例文も合わせてご紹介!」もぜひご参照ください。

マナーがある返信メールを作成し印象アップを狙おう

就職・転職活動で企業にメールを送る際にはさまざまなポイントが挙げられますが、一つひとつ意識することで不備を防ぐことが可能です。相手に失礼にならない返信メールを返すことで、採用のチャンスを高められる可能性も。返信メールを書くポイントを押さえ、印象の良いメール作成にチャレンジしてみてください。

「面接の日程調整連絡のマナーが知りたい」「企業とメールでやりとりすることに不安がある…」という場合には、転職・就職支援サービスを利用してみてはいかがでしょうか。転職・就職エージェントのハタラクティブでは、企業紹介から就職後のアフターフォローまで、プロの就活アドバイザーがマンツーマンで対応しています。転職・就職活動に際して不安を抱えている方は、ぜひお気軽にご相談ください。

面接メールの返信に関するQ&A

最後に、面接メールの返信に関して、よくある質問に回答をしていきます。

面接の日程が確定したメールの返信はしたほうがいい?

面接の日程が確定した場合には、必ず返信してください。面接日程に合意したことを示す意味があるので、忘れないようにしましょう。返信がないと企業側は納得しているのか不安や疑問を抱いてしまいます。「面接日程確定のメール返信はいつまで?例文付きでご紹介!」もぜひ参考にしてみてください。

面接日程の確定メールに「当日は何卒よろしくお願いいたします」と書くべき?

面接日程の確定メールには、「当日は何卒よろしくお願いいたします」と添えておいたほうがよいでしょう。就職・転職活動では、一つひとつの挨拶がしっかりと行えているかどうかが問われます。お礼や謝罪などの言葉も、必要に応じて伝えるように意識しましょう。ハタラクティブでは、就活ノウハウを持つプロのアドバイザーが求人紹介のほか、面接調整も代わりに行います。ぜひ一度ご活用ください。

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