就活でメールを送るときは学生でも署名を付けよう!テンプレート例を紹介

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この記事のまとめ

  • ビジネスメールでの署名はマナーであり、名刺代わりになるなどの役割がある
  • 学生の就活メールは、署名で大学名などの所属や氏名などを盛り込む
  • 学生の就活メールに限らず、署名は本との区切りが分かるように枠をつける
  • 罫線はシンプルにし、記号などは使わず見やすさを心がける

就活をはじめると、企業とのやり取りをメールなどで行うことが増えるでしょう。しかし、これまで送っていたメールと同じでいいのか、どのようにビジネスメールを作成したら良いのか分からないという就活生も少なくないようです。このコラムでは、ビジネスメールに欠かせない「署名」について解説。署名の役割と記載内容を確認し、ビジネスシーンにふさわしいメール作成法を身に着けましょう。

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学生が就活メールの「署名」に書くこと

メールの「署名」には、差出人の氏名と所属、連絡先を記載するのが基本です
就活に限らず、ビジネスシーンでやり取りを行うメールには「署名」を付けましょう。

氏名

氏名が漢字の場合は、読み方が分かるようカッコでふりがなを付けましょう。ふりがなは、平仮名またはローマ字が一般的です。

大学名

所属している学校名だけでなく、学部、学科、学年も記載します。ゼミやサークル、部活は署名には掲載しないので注意しましょう。

連絡先

日中に連絡の取れる電話番号と、メールアドレスを記載します。電話は携帯電話の方が多いでしょう。

住所は書く?

住所は、メールの署名であれば記載しなくても問題ありません。企業と郵送で遣り取りをする可能性があれば、記載すると親切です。
住所を署名に追加する場合は、郵便番号から書き始め、建物名や部屋番号もしっかり書きましょう。

学生向け!ビジネスメールの署名テンプレート

就活メールへの署名は難しく考える必要はなく、シンプルで見やすいものを心掛けましょう。以下に署名の例を紹介します。

例1

ーーーーーーーーーーーーーーー
山田 太郎(やまだ たろう)
◯◯大学◯◯学部◯◯学科 4年
E-mail:Tarou-Yamada@××××.××.jp
〒123-4567
東京都◯◯区◯◯町1-2-3
携帯TEL:090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーー

例2

==========================
山田 太郎(Taro Yamada)
◯◯大学◯◯学部◯◯学科 4年
E-mail:Tarou-Yamada@××××.××.jp
携帯TEL:090-000-0000
==========================

例3

=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
山田 太郎(やまだ たろう)
◯◯大学◯◯学部◯◯学科 4年
携帯電話:0X0-0000-0000
E-mail:Tarou-Yamada@××××.××.jp
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-

就活メールのマナーについては、「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムでも解説しているので、あわせてご参照ください。

学生でも就活メールに署名が必要な理由

ビジネスメールに署名を付けるのは、「誰が送信したのか」「送信した人は何者なのか」がひと目で分かるようにするため。また、メールの作成者を示す目的もあります。直接会えないなか、名刺の役割を果たしていると考えましょう。

企業とのやり取りが複数になると、「毎回署名は必要?」と思うこともあるはずです。
しかし、やり取りが複数になってもメールに署名を入れるのがビジネスマナー。署名があることで「メールの本文が終わっている」という証になるだけでなく、返信が必要なときも署名に記載してあるアドレスをクリックするだけで新規メールを作成できます。電話番号や所属も、署名からすぐ把握できるため、ビジネスメールでは毎回かならず署名を付けましょう。

メールの署名を作成するときの注意点

署名を作成する際には、本文と署名の区切りがわかるように罫線をつけましょう。また、文字列が横に長くなるときは改行を。相手に見やすく、そして分かりやすく書くことが大切です。では、署名を作成する場合に具体的に何に気をつけたらいいのか、以下で紹介していきます。

どのデバイスにも対応できる署名にする

ビジネスメールは、相手が必ずPCから見るとは限りません。スマートフォンやタブレットなど、PC以外のデバイスから確認する可能性もあるため、署名を作ったら、自分で複数のデバイスから見て、表示がズレていないか確認してください。ただし、相手が使用しているデバイスやメールソフトによって表示形式が変わってしまうため、出きる限りの対応で問題ありません。フォント設定などで解消できることがあるようです。

文字化け対策

署名作成する場合に、文字化けしている文字がないか確認してください。機種依存文字や記号を使用すると文字化けする可能性が高まるので、できる限り使用を避けるのがベターです。

罫線を派手にしない

ビジネスメールでは、署名を囲む罫線はシンプルにしましょう。本文と署名を区切るために罫線は使用すべきですが、派手なものやデザイン性が高すぎる罫線だと文字が読みづらくなったり、ビジネスシーンにふさわしくないと評価されたりする可能性があります。

余計な情報は書かない

ビジネスメールの署名には余計な情報は書かず、必要最低限のみを記載します。「学生でも就活メールに署名が必要な理由」でも説明したように、署名は名刺と同じ役割を果たします。あくまでも差出人が誰なのかを明らかにすることを目的としているため、署名に自己PRなどを書くのはマナー違反。アピールは応募書類で行いましょう。

就活用メールアドレスを用意しておく

署名に記載するメールアドレスは、ビジネスにふさわしいアドレスにします。「気付きやすいから」「毎日チェックするから」と、普段から使用しているメールアドレスを使用することは問題ありませんが、そのアドレスが個人的な内容や幼稚なものだとネガティブな印象を与えてしまいます。
油断禁物!転職活動ではメールもチェックされている」のコラムを参考に、名前や誕生日などシンプルなアドレスが適切。就活用に新しく作成しても良いでしょう。
就活でのメールのやり取りに関しては、「就活メールの返信はどこまでする?送り方や送信時間は?マナーと例文を解説」のコラムも参考にしてみてください。

企業とのメールやり取りに自信がなければ

就活では、メールをはじめとする企業とのやりとりが多く行われます。しかし、守るべきマナーや配慮すべきことも多く、慣れていないと大変気を使うもの。並行して複数社受けている場合には、忙しいスケジュールの管理と合わせてさらに煩雑に感じることもあるでしょう。
企業とのやり取りは丁寧にする必要がありますが、連絡ばかりに気を取られ履歴書の作成や面接対策を疎かにする訳にはいきません。
そんな時には、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは、面接日程の調整をはじめとする企業とのやり取りを、専任の就活アドバイザーが代行。ほかにもカウンセリングや書類の添削、面接対策などのサービスを実施しています。プロのアドバイザーがマンツーマンであなたの就活を全面的にサポートするので、スケジュール管理や就活マナーに不安がある方におすすめです。初めての就活でどうしたらいいか分からない、スムーズに就職や転職を叶えたいなど、就職に関するご相談ならハタラクティブにお任せください!

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