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【このページのまとめ】
・ビジネスメールにおいて署名はマナー。名刺代わりになるなどの役割がある
・就活メールには大学名などの所属、氏名、アドレス、住所、電話番号などを盛り込む
・署名と本文の区切りが分かるように枠をつける
・罫線はシンプルにし、記号などは使わず見やすさを心がける
就活をはじめると、企業とのやり取りをメールなどで行うことが増えるでしょう。ビジネスシーンにおいては、メールのマナーも必須です。
しかし、どのようにメールを作成したら良いのか分からない、そもそも何が失礼にあたるのか分からない、という就活生も少なくないようです。
社会人にとっては必須スキルですが、今までビジネスメールに触れたことのない学生にとっては難しいものかもしれません。
このコラムでは、就活メールにおける「署名」について取り上げて解説します。
就活も含め、ビジネスメールには多くの場合署名がついています。
そもそも、なぜメールに署名が必要なのでしょうか？
なぜなら署名をすることは、ビジネスメールのマナーだからです。
そのため、就活のメールに署名がないと採用担当者に「常識がない学生なのでは？」と思われる可能性もあります。学生にとっては馴染みがないかもしれませんが、忘れないようにしましょう。
また、署名には役割もあります。署名によって自分の情報を載せることで名刺代わりになり、企業側にとっては採用の連絡をする際に、連絡先がすぐにわかるので非常に便利です。
就活メールの署名には、以下の内容を盛り込んでおけば問題ないでしょう。
・大学名、学部名、学科名、専攻名、学年
自分の所属が分かるように記載しましょう。
長くて読みにくくなる場合は2行にしても構いません。
・氏名
カタカナやひらがな、ローマ字などで読み方をつけると丁寧な印象です。
・メールアドレス
就活用のものがあると便利です。
普段使っているもの以外に、就活にふさわしいアドレスを作っておきましょう。
・住所
住所は省略せずに郵便番号から記載すると、応募先企業の社員が作業をする際に便利です。
また、状況によっては住所は省略しても構いません。
・電話番号
連絡が取りやすい携帯電話の番号などを記載します。
固定電話の番号は、ひいていない場合などは書かなくても問題ないでしょう。
就活メールへの署名は難しく考える必要はなく、シンプルで見やすいものを心掛けましょう。
以下に署名の例を紹介します。
例）
ーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯大学◯◯学部◯◯学科 4年
山田 太郎（やまだ たろう）
E-mail：Tarou-Yamada@××××.××.jp
〒123-4567
東京都◯◯区◯◯町1-2-3
携帯TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーーー
署名を作成する際には、いくつか注意するポイントがあります。
上記の例で紹介したように、本文と署名の区切りがわかるように罫線をつけましょう。ビジネスメールなので、その際の罫線はシンプルに。署名で個性を出そうとする必要はなく、☆や♪などは子供っぽい印象になるので避けます。
顔文字や機種依存文字なども就活にふさわしくなく、文字化けしてしまう可能性もあるのでやめましょう。
また、文字列が横に長くなるときは改行を。相手に見やすく、そして分かりやすく書くことが大切です。
メールをはじめとする企業とのやりとりは大変気を使うもの。並行して複数社受けている場合には、忙しいスケジュールの管理と合わせてさらに煩雑に感じることもあるでしょう。
企業とのやり取りは丁寧にする必要がありますが、連絡ばかりに気を取られほかを疎かにする訳にはいきません。そんな時には、ハタラクティブにご相談ください。
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