応募企業に良い印象を与える!転職活動の返信メール作法

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【このページのまとめ】

  • ・返信内容が自分の印象を左右するため、ビジネスマナーを重視して作成しよう 
    ・わかりやすく簡潔な内容と、迅速な対応が基本 
    ・シチュエーションに合わせたメールを返信しよう

企業の採用担当者とメールでやり取りするとき、どのように返信するのがよいのでしょうか。転職活動のメールは選考に直接関係しているわけではありません。しかし、採用担当者の最初の接点にもなるメールは、あなたの印象を左右する可能性があります。ここでは、転職活動でも大切なビジネスメールのマナーについてまとめました。

◆転職活動時は企業とのメールのやり取りが多い

転職活動中は、企業とメールでやり取りすることが増えます。面接の日程調整や選考結果の連絡、内定通知などメールが用いられる場面は多く、返信内容に悩む人もいるでしょう。

メールの内容自体は選考に含まれていませんが、採用担当者との最初の接点であるメールの返信内容は、あなたの印象を左右するものでもあります。企業からのメールに返信する際は、ビジネスマナーに気をつけましょう。


◆ビジネスメールの基本

ビジネスメールの基本マナーは、見たら24時間以内に返信すること。すぐに回答できない場合は「○日までに再度ご連絡いたします」など取り急ぎの返信をしましょう。
件名はひと目で内容がわかるように簡潔に書きます。「面接日程の件について(名前)」など、用件と名前をシンプルにいれるのがよいでしょう。「Re:」は基本的にそのままにしておきます。件名が見えなくなってしまうほどやり取りが続いたときは、「Re:」を1~2個残して削除しておくと見やすいでしょう。
また、返信するたびに件名を変えてしまうと、過去の履歴を辿りにくくなってしまいます。やり取りが終わるまで件名を変えないように注意しましょう。
メールの本文は基本的に「宛先」「挨拶」「本文」「締め」「署名」で構成します。以下に本文のポイントをまとめたので参考にしてください。

【宛先】

会社名、部署名、担当者名を記入します。「株式会社」などの法人格も略さず、全て正式名称で書きましょう。担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」とします。

【挨拶】

初回のメールは「お世話になります」、以降は「お世話になっております」から書き出し、自分の名前を名乗ります。選考の段階に合わせて「貴社中途採用に応募しております(名前)です」「○日に一次面接をしていただきました(名前)です」と書いてもよいでしょう。
働きながら転職活動をしている人でも、現職の社名を書く必要はありません。

【本文】

句読点や改行、段落分けを用いて、わかりやすく簡潔に書きます。謙虚な言い回しになるように心がけましょう。一文が長すぎると結論がわかりにくいため、できるだけ短文で作成します。

【締め】

「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」「貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます」など、忙しい中メールを読んでくれたことに対して、感謝の言葉を述べて締めるとよいでしょう。

【署名】

最後に名前、現在の住所、連絡がつきやすい電話番号、メールアドレスを記入しますが、現職の社名は必要ありません。会社のメールアドレスからメールを送ったり、署名欄に記載したりするのは避けます。
本文に続いて記入するので、区切りをつけるために「-」や「=」を用いてシンプルな線を入れると良いでしょう。


◆転職時の返信メールの例

転職活動では、採用担当者からメールで連絡がくることが多くあります。
以下では、場面別の返信メールの例文をご紹介します。「基本の返信メール例」の本文中[A]に、場面ごとの例文を当てはめてみましょう。

【基本の返信メール例】

株式会社△△
人事部 ○○○様

お世話になっております。
貴社中途採用に応募しております○○(名前)です。

[A]

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

=================
氏名
住所
電話番号
メールアドレス

【提示された面接日程に問題がない場合】

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
いただきました、下記日程にお伺いさせていただけますでしょうか。

○月○日(○)○時~○時

【面接日程を変更してほしい場合】

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、いただいた日程は別件が入っており
お伺いすることができません。

こちらの都合で誠に恐縮ではございますが、
下記日程にて再度面接日を設定していただくことは可能でしょうか?

○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)○時以降

【一度決定した日程を変更したい場合】

○月○日(○)○時よりお約束していた面接につきまして
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させていただきましたが、
ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡させていただきました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
もし可能であれば下記の日程の中で面接を再調整していただくことは可能でしょうか。

○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)○時以降
○月○日(○)○時~○時

後ほど、再度お電話させていただきます。

状況に合わせた返信ができるよう、上記の例文を参考にしてみてください。
一人で転職活動を進めるのは不安、という人はエージェントに相談してみるのもおすすめです。
ハタラクティブでは、就活アドバイザーが応募書類の添削や面接の日程調整、面接対策、内定獲得後の入社日調整などを実施。入社後も、社内の人間関係、仕事内容、入社前後でのギャップがないかなど、定期的にヒアリングを行っています。 
働きながら転職活動をしている人は、ぜひ一度ハタラクティブにご相談ください。




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