面接のお礼はメール?手紙?就活マナーの基本とは

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【このページのまとめ】

  • ・面接のお礼メールは絶対必要なわけではない。志望度が高いことを伝えたい場合などは送るとプラスに働く可能性が 
    ・お礼メールはできるだけ早く送るのがポイント。タイミングが遅れると「仕事が遅い」とマイナスな印象を与えることも 
    ・電話でのお礼は迷惑に感じる担当者が多い。お礼状の郵送は丁寧な印象を与える場合と処理が面倒に感じる場合があるので、企業や担当者によってメールと手紙を使い分けよう 
    ・お礼状は便箋と封筒で郵送する場合と、はがきで投函する場合がある 
    ・お礼状は「前文」「主文」「末文」「後付」で構成されている 
    ・お礼メールは「件名」と、本文の「宛先」「挨拶、自己紹介」「本題」「結びの言葉」「署名」で構成されている 
    ・その他企業とのやりとりは、交通費の報告や面接日時の調整、内定や面接のお礼、辞退時などに行われる 
    ・企業からのメールには基本的に返信する。ただし、返信する必要のない内容である場合や「返信不要」と明記されている場合には不要 
    ・就活メールでは、「パソコンで送受信する」、「就活用のアドレスを活用する」「(株)などの略称を使用しない」などのポイントがある 
    ・マナーやルールが分からず不安…というときには、就活のプロに相談してみよう

就職活動を行う上で、企業とは様々なやりとりを行うことになります。
その中でもメールは、忙しい採用担当者の時間を取らずに連絡できるため、多く用いられているツールです。
選考中のメールのやりとりでは、「礼儀正しいのか」「ビジネスマナーを身に着けようとしているか」といった部分を見られているので、印象が悪いと、採用にも悪影響を及ぼす可能性があります。

最近ではチャットアプリなどの流行から、メール自体に不慣れな就活生も増えています。正しいメールのマナーを身に着け、他の就活生と差をつけましょう。

◆面接のお礼メールは絶対必要?

就活時のメールと聞いて思い浮かぶのが「お礼メール」。
書面によるお礼状を簡略にしたもので、面接後に送信することで、担当者に感謝の気持ちを伝えることができるメールです。

このお礼メール、絶対に送らなければいけないのか悩んではいませんか?
お礼メールは送らなければマナー違反…というものではないため、送らなかったことで悪い印象になることはほとんどないでしょう。
そのため、あまり送りたくない…という人は送らなくても問題ありません。

お礼メールを送ろうと思う人の多くは、「採用に有利に働くのか?」ということを疑問に思っているのではないでしょうか。
お礼メールはあくまで面接のお礼でしかなく、送ったから採用になる、送らなかったから不採用になる…というほど影響のあるものではありません。

お礼メールにはメリットとデメリットがあり、メリットとしては、お礼メールを送ることで採用担当者に「志望度が高い」「礼儀正しい」という印象を与えられることが挙げられます。
その好印象が、面接の段階で採用かどうか迷っていた場合のひと押しとなることもあるので、「有利に働く可能性がある」と言えるでしょう。

デメリットとしては、「テンプレート通りの内容なら送ってこなくてもよい」と思っている企業も存在することが挙げられます。
適当な文面のものをとりあえず送るのならば、送らないほうが良いかもしれません。

◆お礼メールを送るタイミングは?

お礼メールは内容だけではなく、送るタイミングも重要です。面接終了後、できるだけ早く送るようにしましょう。

面接後数日経ってから送ったのでは、「仕事が遅い」「自社のことは後回しにしたのかも」と悪い印象を与え、せっかくメールを送ったのに逆効果になってしまう可能性もあります。
また、面接の合否決定は当日中に行われることも。結果が出た後にお礼メールが届いても、採用に反映されません。
志望度の高さをアピールするという意味でも、なるべく早いタイミングがおすすめです。

メールは担当者が都合の良い時間に確認できるため、電話のように送信時間にこだわりすぎる必要がないのが特徴。
しかし、あまりにも遅い時間に送ると悪い印象を持たれたり、常識がないと思われたりする可能性もあるため、深夜になる場合は翌朝の送信にしたほうが無難です。
その際は、「本来ならば昨日送るべきところを、連絡が遅れてしまい申し訳ありませんでした」などと記載することで、「本当は早く送りたかった」という気持ちが伝わるかもしれません。

◆メール以外の方法はダメ?

面接のお礼を伝える手段として現在主流なのはメールですが、電話や手紙のほうが丁寧なのでは?と思う方がいるかもしれません。
確かに丁寧な印象を与える電話や手紙ですが、メールにはないデメリットも存在します。
応募者側・企業側から見た時のそれぞれのメリット、デメリットを解説するので、自分の状況や志望企業に応じて適切な方法を選びましょう。

【メール】

<応募者側>

メリット:すぐに送ることができる。時間を選ばない
デメリット:企業によっては誠意が伝わらない可能性も

<企業側>

メリット:都合の良いタイミングで読める。受信後の管理が楽
デメリット:応募者が多い場合は、対応が手間

【電話】

<応募者側>

メリット:面接後すぐに行える
デメリット:相手の都合がわからない。担当者に挨拶できるとは限らないため、評価につながらないことも

<企業側>

メリット:管理する必要がないため手軽
デメリット:忙しいときにかかってくると迷惑。複数の応募者からかかってくると仕事の邪魔になる

【手紙】

<応募者側>

メリット:丁寧な印象を与える。特に歴史のある企業では好印象となることが多い
デメリット:相手に到着するまで時間がかかる。書くのが大変。合否がすぐに決定されていた場合無駄になることも。連絡が入れ違いになる可能性がある

<企業側>

メリット:応募者の志望度の高さを感じることができる
デメリット:書類のため管理する必要がある。連絡が入れ違いになる可能性がある

それぞれ一長一短なので、志望度の高い企業には速達でお礼状を出し、その他の企業にはお礼メールを送る…。ベンチャー企業にはメールを送り、歴史のある企業には手紙にする…など、うまく使い分けると効果的かもしれません。
ただし、電話に関しては迷惑だと感じる企業が多いというのが実情。メールと手紙を使い分けるのがおすすめです。

◆お礼状の書き方

前項を読んでお礼メールよりもお礼状が良い!と思ったものの、書き方に悩んではいませんか?
お礼状には便箋と封筒で送るものと、はがきを投函するタイプがあります。

便箋と封筒はより丁寧な印象を与えるのが特徴。手書きでの作成が一般的ですが、パソコンで作成した書面を封筒に入れて送信する…という方もいるようです。
ただし、パソコンで作成する場合は「他の企業にも送っているのかも」と思われたり、「誠意が感じられない」と思われてしまう可能性も。丁寧で志望度が高い…というイメージを与えるには、手書きのほうが良いのではないでしょうか。

はがきは便箋と封筒よりはカジュアルですが、現在はお礼メールを送る人が多いため、郵送でのお礼は印象に残ることが多いようです。はがきのお礼状は、手紙を書くのは苦手だけどメールよりは書面で送りたい…という人に合った形かもしれません。
しかし、受け取る方がマナーに厳しい方であった場合には失礼と捉えられてしまう可能性もあるので、心配な場合は便箋と封筒を選んだ方が無難です。

お礼状の書き方を例文と一緒にまとめたので、一項目ずつ確認してみましょう。

【面接お礼状の例文】

拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 →(1)

○○大学○○学部○○学科の○○です。
先日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
面接では○○様に貴社のビジョンや経営方針についてお話を伺うことができ、今まで以上に仕事に対する理解を深めることができました。
この度の面接で、貴社で働きたいという気持ちがより一層強まりました。 →(2)

末筆ながら、貴社のご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
敬具 →(3)

平成○年○月○日 フルネームで自分の名前
株式会社△△ 人事部△△様 →(4)


【お礼状作成時の注意点】

(1)前文
お礼状はフォーマルな文章なので、基本的には縦書きにしましょう。
文章の最初には「拝啓」と書き、時候の挨拶を述べます。ビジネスシーンでは季節を問わず使用できる挨拶を用いるのが一般的です。

(2)主文
メインの内容を書きます。まずは自己紹介をしてから、感謝の意を伝えましょう。
面接の中の具体的なエピソードを添えることで「ああ、あの人か!」と思ってもらえる可能性が高まります。入社の意欲が高いことも重ねて伝えておきましょう。
面接で伝えきれなかった自己PRや志望動機を長々と書くのはNG。あくまで、簡潔な内容を心がけてください。

(3)末文
最後の挨拶を述べ、「敬具」で結びます。
時候の挨拶の省略する場合は「前略」で始まり、「草々」で結ぶのがルール。ただし、こちらは略式のため、お礼状では「拝啓」「敬具」を用いましょう。

(4)後付
文章の最後に投函日と、自分の名前、送り先の名前を記載しましょう。
自分の名前は下側に寄せて書くのがマナーです。

◆面接のお礼メールの書き方

面接のお礼メールは、簡潔でわかりやすい内容を心がけましょう。
お礼状作成の注意点とも重なりますが、お礼以外の内容を長々と書いたメールはNG。志望動機や自己PRを改めて伝えたい…という気持ちになってしまいやすいですが、あまりにも長文のメールは担当者の負担になることもあります。
せっかくのお礼メールで「気遣いができない」と判断されてしまわないためにも、読みやすく簡潔なメールに留めておきましょう。

その他、件名、本文などで気をつけたい内容を、例文と一緒に「件名」「宛先」「挨拶・自己紹介」「本題」「結びの言葉」「署名」の項目ごとにまとめました。一つずつ確認してみましょう。

【面接お礼メールの例文】

件名:○月○日の面接のお礼(氏名) →(1)

本文:
株式会社△△ 人事部△△様 →(2)

いつもお世話になっております。○○大学○○学部○○(フルネーム)です。
本日は面接のお時間を頂きありがとうございました。→(3)

この度は、面接のお礼を申し上げたくメールいたしました。
面接では貴社のビジョンや経営方針について深いお話を伺うことができ、今までよりも一層入社の意思が高まりました。
この度の面接が良い結果となれば、同じビジョンを共有し、少しでも貴社に貢献できるよう努力を続けていく所存です。
(4)

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。 →(5)

====================
○○大学○○学部○○学科
フルネーム(ふりがな)

住所:○○県○○市…

自宅電話:00-0000-0000
携帯電話:000-0000-0000
E-mail:mail.address@mail.com
====================
(6)

【メール作成時の注意点】

(1)件名
本文の要件と氏名を記入することで、「誰から」「どんな目的で」送られてきたのかを明確にするのがポイント。
担当者は1日に何件ものメールに対応しているので、「先日はありがとうございました」のような、内容がわかりづらいものは避けましょう。

(2)宛先
メールの冒頭には必ず相手の企業名、部署名、担当者名を入れます。
担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」としましょう。また、人事部宛など、部署や団体に送る際の敬称は「様」ではなく「御中」です。
気をつけたいのが敬称の重複。「人事部御中 ○○様」のように、2つを同時に使用するのはNGです。「人事部御中」もしくは「人事部 ○○様」のどちらかを用いるのが正解となります。
個人宛の場合は「様」「役職名」、団体宛の場合は「御中」と覚えておきましょう。

(3)挨拶・自己紹介
まずは簡単に挨拶を述べ、自分の大学名、学部、フルネームを記載します。
署名や件名で名乗ってはいますが、マナーとしてしっかり名前を書いておきましょう。
初めてのメールの場合は「初めてメールを差し上げます」、何度かやり取りをしている場合は「いつもお世話になっております」というように、挨拶を使い分けられるとスマートです。

(4)本題
この場合は面接のお礼が本題のため、そのことについて簡潔に述べましょう。
テンプレートのような内容ではなく、面接の中で印象的だったことや、心に残った言葉などを書くことで志望度の高さを印象づけることができます。
また、「入社を前提とした内容」では失礼にあたってしまうので注意。「もし入社できたら精一杯頑張ります」という姿勢にとどめておきましょう。

(5)結びの言葉
ビジネスメールでは、締めの挨拶を必ず挿入します。
当日中に送る場合は「取り急ぎお礼申し上げます」などとする場合もありますが、「忙しいので簡単なメールですみません」という意味に取られ、失礼と思われることも。
面接官は目上の方にあたるので、丁寧な挨拶を心がけたほうが良い印象を与えられるでしょう。

(6)署名
プライベートのメールとの大きな違いである署名。
本文と混同しないように記号で区切り、自分についての情報を記載します。電話番号はいつでも連絡の取れるものを、メールアドレスは就活用のものを記載しましょう。
署名はメールをプリントアウトした際や、転送した際に元々の文章を書いた人を明確にするためにも必要となります。就活時のメールには忘れず挿入できるよう、メールの設定を行っておきましょう。
また、社会人は個性的な署名テンプレートを使用していることもありますが、就活時に使うと悪目立ちしてしまうことも。シンプルなものが無難です。

ビジネスメールの形式は内容を問わずこの形が基本的。
送りたい内容に応じて活用してみましょう。

◆企業からメール連絡が来たときの返信方法

就活時には面接のお礼メールの他にも、さまざまなやりとりをメールで行うことがあります。
場面別の例文を解説するので、より良い就活成功にお役立てください。

【交通費を聞かれた時】

企業の中には、面接時の交通費を負担してくれるというところも。面接前後に用紙に記入する場合もありますが、メールで聞かれた場合はそのまま返信するようにしましょう。
金額だけではなく、利用した交通機関や経路もしっかり記載するのがマナーです。

<例文>

面接日程のご連絡を頂き、ありがとうございました。
また、面接時の交通費を負担いただけるとのご配慮、誠に恐れ入ります。
経路と金額を下記に記載いたしますので、ご確認お願い致します。

経路:○○線○○駅→○○線○○駅
金額:×××円(往復)
(片道××円)

ご多忙な中お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。


【面接通過の連絡がきた時】

面接通過の連絡が来た場合、お礼のメールを送りましょう。ただし、返信不要と書かれている場合はその指示に従います。
面接のお礼メールと同じく、内容は簡潔でやる気を感じさせるものがおすすめ。
また、日程などが記載されていた場合はそれを確認したことも合わせて伝えましょう。

<例文>

面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
選考に通過したとのことで、大変嬉しく存じます。

2次選考の日程の件も承知いたしました。
ご指定頂きました、○月○日11:00、○○にお伺いします。
当日はよろしくお願いいたします。


【面接の日程調整をお願いしたい時】

提示された日時に都合がつかなかった場合などは、メールで日時の調整を行うことになります。
「その日は都合がつきません」というだけのメールでは無駄にやりとりが増えてしまうため、自分からいくつか日程を提示しましょう。

<例文>

この度は面接の日程のご案内をいただきありがとうございます。
大変恐縮なのですが、提示いただいた日程は大学のテストと重なってしまうため伺うことができません。
下記の時間で再検討していただけませんでしょうか。

○月○日 10:00~18:00
○月○日 11:00~18:00
○月○日 終日

お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いします。


返事できるまで期間が開く時】

面接の日程を尋ねられたけど来週まで予定が分からず答えられない…そんなときに、返信せず放置するのはNGです。
必ず、何日頃に回答できるかを知らせるようにしましょう。黙って連絡をしなかった場合、選考を受ける意思がないと思われてしまう可能性もあります。

<例文>

この度は書類選考通過のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
1次面接の日程の件なのですが、来週○月○日に大学のテストの日程が発表されるまで、回答するのが難しい状況です。

○月○日(○曜日)の18:00までには回答いたしますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。


【面接をキャンセルしたい時】

面接のキャンセルは、前日や当日など差し迫っている場合には電話で行いますが、それよりも前の場合はメールでも問題ありません。
簡潔に内容を伝えましょう。

<例文>

先日は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
○月○日にお約束を頂いていましたが、一身上の都合により今後の選考を辞退させていただきたく連絡いたしました。
貴重なお時間を割いて選考して頂いたにも関わらずこのような結果となってしまい、本当に申し訳ございません。

略儀ながらメールにてお詫び申し上げます。


【履歴書やエントリーシートを送付する時】

最近はメールで履歴書やエントリーシートを送ることも増えています。
その場合、セキュリティ意識の高さをアピールするためにも「データを送付するメール」と「パスワードを送付するメール」の2段階に分けるのが一般的なようです。

<データを送付する場合の例>

ご指示のありました通り、メールにて応募書類を送付させていただきます。
履歴書のデータを添付しましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
パスワードは後ほど、別途メールにて送付いたします。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

<パスワードを送付する場合の例>

先程送付しました応募書類のパスワードをお送りいたします。

パスワード:XXXXXXXX

ご多忙中に恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。


【内定のお礼を伝える時】

内定のお礼も、近年はメールで伝えるのが一般的。
もう内定は出たから…といってないがしろにせず、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。

<例文>

この度は内定通知をいただき、誠にありがとうございます。
かねてより第一志望としていた貴社から内定を頂き、嬉しい限りです。
入社までの期間に更に自分を磨き、入社後に貴社のお役に立てるよう精一杯努力いたします。

略儀ながらメールにてお礼申し上げます。


【内定を辞退する時】

内定を辞退する場合は、早く担当者に話を通すためにも電話のほうが一般的。ですが、メールでの連絡を指定された場合や話しづらいからメールで済ませたい…という場合には、失礼にならない内容のものを作成するようにしましょう。
内定を断るのだから適当でもいい…と思わず、最後まで誠意のある対応を行うことが大切です。

<例文>

先日は内定の通知をいただき、誠にありがとうございます。
この度は身勝手ながら、諸都合のため内定を辞退させていただきたく連絡いたしました。

お時間とお手間をかけていただいたにも関わらず、このような結果となってしまい申し訳ございません。
本来ならば直接お伺いしてお詫びするところを、急ぎのためメールでの連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

◆企業からメールの返信がきたときはどうする?

企業からの返信の内容が次の選考の案内であったり、内定の通知だった場合には、こちらからも返信しましょう。
簡単な返答のみが送られてきた場合は、返信する必要はありません。

企業からのメールに返信しないのは失礼なのでは?と思われる方もいるかもしれませんが、採用担当者の方は多くの応募者に対応しているため忙しいもの。内容のないメールを送るほうが迷惑になってしまいます。
「感謝の気持ちを伝える」「忙しい相手に余計な手間を増やさない」という気遣いができるかという部分も、就活時には大切な要素となります。

とはいえメールを頂いたままにしておくのは失礼な気がして気持ち悪い…という場合は、短く返信が必要にならない内容のものにしましょう。


◆知っておきたい就活メールの基本

テンプレートを用いた返信は便利ですが、基本的なルールを知らないと気が付かないうちに失礼なことをしてしまう可能性も。
失敗しないために知っておきたい、就活メールの基本を紹介します。

・メールはパソコンで送受信する

就活時のメールでは、履歴書やエントリーシートの送信を行うことも。スムーズにやりとりするためにも、基本的にはパソコンで送受信を行いましょう。
スマートフォンでも代替可能ですが、注意したいのが文章の読みやすさ。受信する担当者の方はパソコンで確認しているということを念頭に置き、適度な改行や文章量で読みやすさを心がけましょう。

・絵文字や機種依存文字は使用しない

メールを受信する環境によって反映されない可能性のある文字や記号はNGです。
また、環境依存でなくとも、「☆」や「♪」といった記号は子供っぽい印象を与えてしまいます。ビジネスの場にふさわしくないため、使用は控えましょう。

・メールアドレスは就活用のものを使う

大学で配布されたアドレスを使用するか、フリーアドレスで専用のものを取得するのがおすすめです。
趣味の内容が含まれるものなど、プライベート感のあるアドレスはNG。「名前+生年月日」「名前+大学名」のようなシンプルなものにしましょう。

・差出人名を就活用に設定する

メールの差出人は初期設定ではフルネームのみとなっていますが、これを大学名+氏名にしましょう。そうすることで、誰からのメールなのかをわかりやすくすることができます。
企業の担当者は多くのメールを処理しているので、差出人名や件名で内容を理解できないものは後回しにする…という可能性も。開いてもらえるメールになるよう工夫しましょう。

・(株)などの略称は使用しない

「株式会社○○」を「(株)○○」と表記するのはNG。きちんと正式名称で記載しましょう。
また、間違えやすいのが前株と後株。企業によって、「株式会社○○」「○○株式会社」とどちらについているかは異なります。うっかり間違えると失礼なため、送信前に正しい名称を確認するようにしましょう。

・「To」「CC」「BCC」の違いを理解する

「To」は普通の宛先、「CC」はカーボンコピー、「BCC」はブラインドカーボンコピーのこと。
CCとBCCは、同じメールを複数の相手に送るときに使用します。
Toは返信を求める内容や、その人に対して宛てているというのが明確な場合に使うもの。CCやBCCは、一応確認して欲しい場合などに利用するものです。CCは他の受信者にもアドレスが見える状態、BCCは見えない状態という差があります。
誰に送っているのかを全員に見せたい場合にはCC、見せたくないときにはBCCと使い分けましょう。

・件名は変更しない

メールを返信する際に新しい件名に変えるのは一見丁寧な気がしますが、ビジネスマナー的にはNGです。
なぜなら、受信者は「Re:」の表記があることで返信されたメールだと判断している可能性があるから。また、メールの件名で優先順位を判断している場合もあるので、変更することで混乱させてしまうかもしれないのです。
基本的に返信されてきたメールの件名は変更せず、「Re」の数が増えてきたときに適宜減らす程度に留めるましょう。

・引用文は削除しない

返信メールの下部に引用が続いている場合、削除しないのがマナー。
後からメールを1件ずつ見返す必要がなく、内容を把握しやすいというメリットがあります。

◆就職・転職活動で迷ったときは?

就職活動や転職活動時には、悩みが多いもの。自分一人で行動するのが不安…という場合には、就職支援サービスを活用するのがおすすめです。

ハタラクティブは、若年層に特化した就職支援サービス。経験豊富な就活アドバイザーがマンツーマンでカウンセリングを行い、その人に合った就職活動が行えるようサポートしています。
求人のご紹介だけではなく、書類作成のアドバイスや面接対策など、内定を獲得できるよう丁寧なケアを行っているのが特色。面接後にはフィードバックも行っているので、自分の強みと弱みを客観的に理解することができます。
また、面接時間の調整や条件交渉などはエージェントが代行するため、就職活動に専念できるのも特徴です。

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