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就活で使える!タイプ別・面接の日程調整メールの書き方

公開日:

【このページのまとめ】

  • ・企業からメールが届いたら24時間以内に返信する
    ・件名は用件を簡潔に示し、本文に宛名と署名を忘れずに記入する
    ・面接の希望日をこちらで提案する場合は、3つ以上の候補を挙げる
    ・提示された日程にOKを出す際には、返信の本文に再度日程を記入する
    ・候補の日程では都合がつかないときには、詳しい理由は書かず代替案を複数提示する

近年は、就活をするときに企業とメールでやり取りすることは当たり前になってきました。
しかし、実際にメールが届いてみるとどう返信したらいいか悩んでしまうという人もいるのではないでしょうか?
まずは、就活メールの基本から学んでいきましょう。

◆就活メールの基本

就活中にメールをする場合は、基本的なビジネスマナーに則って送信します。

【返信は24時間以内に!】

メールの返信はできる限り早い方がいいでしょう。読んだらすぐに返信するのがベストです。「早すぎるとおかしいかな?」と心配する必要はありません。
遅くとも受信から24時間以内にはレスポンスするように心がけます。もし、予定がわからないなどの理由ですぐに返答ができない場合は「予定を確認しておりますので○日までお待ちいただけますでしょうか」というように、差し当たり返信だけはしておくようにしましょう。
また、送信する時間帯もポイント。応募先企業の営業時間内に送信するのがマナーです。

【件名は明確に、「Re:」はそのままで】

件名には、用件を簡潔に示します。日程がからむ内容の場合は「○月○日の面接について」のように日程も含めるとわかりやすいでしょう。
「お世話になっております」「よろしくお願いします」などの挨拶文が件名になっているメールは、用件が読み取れず不親切です。
返信の場合は、件名は変更せず「Re:」を残して利用します。これは、件名がそのままの方がどのメールへの返信なのかを把握しやすいため。
いずれも、タイトルだけで本文の内容が推察できるように心がけましょう。

【本文には宛名と署名を!】

ビジネスメールには、宛名と署名をつけるのが基本です。

宛名は、本文の前に「会社名、部署名、担当者」の順で記入します。
就活の場面では担当者の部署や名前がわからないことがありますが、その場合は「採用ご担当者様」としましょう。

署名には差出人のデータを記載します。
項目に決まりはありませんが、「名前、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス」は書いておきましょう。
記入順にもルールはないものの、上記の並びで書いていくのが一般的と言われています。
名前の読み方が難しい人は、「就活 花子 / SHUKATSU HANAKO」というように読み方を添えておくのもおすすめ。
本文との間には、読みやすいように「******」「------」のようなシンプルな記号で区切りを入れます。
また、新卒でなければ学校名は必要ありません。現在働いている人も、会社名は不要です。


◆面接の希望日を自分から提示する場合

希望日をこちらから送る際は、複数の候補を挙げることがポイント。最低でも3つは日程を提案しましょう。
時間の幅も、広く取っておく方が先方も調整しやすいと考えられます。

【例文】

件名 Re:面接のご案内

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○と申します。

この度は、面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
日程につきましては、下記のいずれかですとお伺いすることが可能です。

○月○日(曜日) ○時〜○時
×月×日(曜日) ×時〜×時
△月△日(曜日) △時〜△時

お手数ですが、こちらの日程の中から調整いただけますと幸いです。

お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

****************************************
就活 花子 / SHUKATSU HANAKO
〒000-0000
東京都○○区○○ ××-××-××
TEL : ×××-××××-××××
Mail : hanako-shukatsu@×××.jp
****************************************

◆企業が提示した日程でOKの場合

先方から面接の日程の連絡があり、指定の日に参加できる場合は、返信メールにも改めて日時を記入します。
これは、こちらの認識に間違いがないことをはっきりと示すため。
複数の日程から選ぶときも、「2番目の日程で…」などではなく「○月○日(曜日)○時で」という形で返答しましょう。

【例文】

件名 Re:面接のご案内

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○と申します。

この度は、面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
それでは、ご指定いただきました以下の日程で伺います。

○月○日(曜日) ○時〜○時

お忙しいところお手数ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

****************************************
就活 花子 / SHUKATSU HANAKO
〒000-0000
東京都○○区○○ ××-××-××
TEL : ×××-××××-××××
Mail : hanako-shukatsu@×××.jp
****************************************


◆企業提案の日程では参加できない場合

指定の日程では予定が合わないというときには、こちらから参加可能な日程を複数提示した上で返信します。
参加できない理由については、細かく書く必要はありません。
また、面接当日にも日程調整のお礼を一言添えると良いでしょう。

【例文】

件名 Re:面接のご案内

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○と申します。

この度は、面接のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ぜひ参加させていただきたいと考えております。

しかし、□月□日は別件があり、あいにく貴社にお伺いすることができません。
誠に勝手なお願いではありますが、他の日程で面接をしていただくことはできないでしょうか。
以下の日程の中から指定いただけますと幸いです。

○月○日(曜日) ○時〜○時
×月×日(曜日) ×時〜×時
△月△日(曜日) △時〜△時

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

****************************************
就活 花子 / SHUKATSU HANAKO
〒000-0000
東京都○○区○○ ××-××-××
TEL : ×××-××××-××××
Mail : hanako-shukatsu@×××.jp
****************************************


メールのマナーだけで合否が決まったり、面接の日程を変更したから内定が取れなかったりというようなことはあまり考えられません。
しかし、メールによって採用担当者が受ける印象が変わることは考慮すべきでしょう。
就活中のメールのマナーは、ビジネスメールでも通用するもの。今のうちに身につけておくのがおすすめです。

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