面接日程をメールで調整する際のマナーを例文とあわせて解説!

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この記事のまとめ

  • 企業からの面接日程メールにはビジネスマナーを守って返信をする
  • 面接日程に関するメールのマナーとして、できるだけ早く返信することが挙げられる
  • 面接日程の調整だけでなく、辞退のメールでもマナーを意識しよう

選考の過程で、企業の採用担当者から面接日程のメールを貰うこともあるでしょう。こういったメールに返信する場合、ビジネスメールのマナーを守ることが大切です。このコラムでは、面接日程をメールで調整する際のマナーやメール例文などを紹介します。基本の注意点だけでなく事例別の例文もまとめたので、送信前に確認してみましょう。

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面接日程調整などのビジネスメールに必要な6つのマナー

ここでは、企業との面接日程調整を含むビジネスメールに必要なマナーを6つご紹介します。ビジネスメールを作成するときは、以下の構成を参考にしてください。

1.件名

一目で内容を判断できるよう、件名は用件と名前で作るのがマナーです。「先日はありがとうございました」など、挨拶文を件名にするのは避けてください。また、先方からのメールに返信するときは件名は変えず、「Re:」が付いた状態のままが正解です。

2.宛先

相手の会社名や役職名は略さず、正式名称を使用します。記載するのは、会社名、改行して部署名、役職、担当者名の順です。担当者の個人名が分からなければ、「ご担当者様」で問題ありません。

3.挨拶

ビジネスメールの書き出しは「お世話になっております」という挨拶が定型です。ただし、初めてメールをやり取りする場合に限り「お世話になります」としましょう。挨拶の後にに自分の名前を記載します。「書類選考に応募しております(氏名)です」「1次面接をしていただいた(氏名)です」など、選考段階に合わせて表現を変えるのもおすすめです。

4.本文

本文は目的に合わせて内容を簡潔に記載し、分かりやすい表現を心掛けます。改行やスペース、段落分けを活用してレイアウトにも気を配りましょう。

5.結び

「お忙しいとは存じますが、どうぞよろしくお願いいたします」といったように、メールを読んでくれたことに対するお礼を本文の後に述べます。最後にこの一文があるだけで、企業側へ丁寧な印象を与えられるでしょう。

6.署名

誰が発信したのかを明らかにするために、メールの最後に住所、連絡先、氏名、メールアドレスなどを盛り込んだ署名を入れるのがマナーです。署名の前の行には「-」や「=」などのシンプルな記号を使い、本文との区切りが分かるようにしましょう。

ビジネスメールのマナーについてさらに詳しく知りたい方は、「書き出しから学ぶ!仕事のメールマナー」のコラムもあわせてご参照ください。

面接日程をメールで調整する際の7つのマナー

ここでは、面接日程をメールで調整する際のマナーを解説。企業は、メールの文章やマナーを通して「送付者の印象」「一般常識の有無」だけでなく、「仕事に対する取り組み方」を確認しています。メール1通で合否を決めることはありませんが、印象は左右されるので注意してください。

1.3つ以上の候補日を挙げる

求職者が面接日を決められるときは、複数の日程を提示しましょう。候補が1つだけだと、希望に添えない場合はまた企業から連絡が来て、それに返信してといったやり取りが続きます。無駄な連絡を避け、効率よく日程調整ができるよう配慮してください。

2.できる限り早く返事をする

ビジネスメールは24時間以内の返信がマナーです。応募者が複数いる場合、面接日程を調整するのは大変なこと。返信が遅くなれば先方は面接スケジュールを組むことができず、企業に迷惑をかけてしまいます。

3.決まった面接日程の認識がズレていないか確認する

面接日程について担当者と認識がずれていないかどうか確認するために、返信する際には本文中に確定した面接日時を引用しましょう。また選考では、複数の会社の選考を並行して受けるケースもあるため、スケジュールの確認はしっかり行っておきましょう。

4.メールは本文を残して返信する

返信する際には、担当者から送られてきたメール本文を残したまま返信しましょう。担当者が過去のやりとりを確認する場合もあるためです。基本的に受信したメールに返信する場合、メールの中にこれまでのやりとりが残るようになっているため、消さずにそのままにしておきましょう。

5.現在勤務中の会社のメールで送信しない

働きながら転職活動を行っている人であっても、転職活動での企業とのやりとりに会社のメールアドレスは使わないのがマナーです。会社のメールアドレスを使っていると、採用担当者にも公私混同する人だとマイナスの印象を与えてしまうばあいもあります。

6.メールの本文にはお礼の文言を添える

面接日程メールを貰ったときには、返信メールにメールを貰ったことに対するお礼の文言を述べましょう。また、その後のやり取りでも候補日を挙げてもらったり日時変更をしてもらったりしたときは、きちんと担当者に対応してもらったことに対するお礼の文言を添えてください。

7.面接担当者が複数いた場合は代表者のみに送る

面接のお礼メールを送る際、面接担当者が複数いる場合は全員にメールを送るのではなく、代表者に送るようにします。その際に名前や役職は間違わないように気を付けましょう。

企業へ送るメールのマナーについては、「企業のメールへの返信マナーは?間違えやすい言葉遣いの例」のコラムもあわせてご参照ください。

面接日程の調整から内定までの9つのメール例文

実際にどのようなメールを書けば良いのか分からないという方に向けて、ここでは面接日程の調整から内定までのメールの書き方を紹介します。以下の例文を参考にメールを作成してみてください。

1.相手が提示した日程を選ぶ場合

相手が提示した日程を選ぶ場合は、以下のようなメールを書きます。

件名:企業からの件名を変えずに使用
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております、◇◇(氏名)と申します。
この度は書類選考通過と面接のご連絡をありがとうございました。

ご提示いただいた日程のうち、下記にてお伺いします。

日程:△月△日(曜日) △時~
場所:株式会社△△本社ビル

お忙しい中、面接の調整をしていただきありがとうございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

面接日程は複数日を提示されることが多いため、その中から自分の都合の良い日程を選んで指定しましょう。

2.自分で日程候補を挙げる場合

自分で日程候補を挙げる場合は、以下のようなメールを書きます。

件名:企業からのメールの件名を変更せずに使用
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております、◇◇(氏名)と申します。
この度は書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございました。
面接日程の候補日をお送りいたします。

・△月△日 12時以降
・△月△日 10時~14時
・△月△日 終日
・△月△日 15時~18時

以上から調整していただくことは可能でしょうか。
調整が難しい場合は再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

面接の希望日程は複数提示しておくと安心です。可能であれば幅広い日時を提示するようにしましょう。

3.調整してもらった日程を再度調整する場合

調整してもらった日程を再度調整する場合は、以下のようなメールを書きます。

件名:面接日程変更のお願い (氏名)
本文:株式会社△△
   人事部 △△様

お世話になっております、△月△日△時より1次面接のお時間をいただいている(氏名)と申します。
大変申し訳ありませんが、諸事情により上記日程でお伺いすることが難しくなってしまいました。
つきましては、以下の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。

・△月△日 10時~16時(16時に面接終了を希望)
・△月△日 14時以降
・△月△日 終日

誠に勝手なお願いであることは承知しておりますが、何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

本文末尾で、決まった面接日程を変更させてしまうことに対するお詫びの言葉を述べるのを忘れないようにしましょう。

4.提示された候補日がすべて不可の場合

企業から提示された候補日すべての都合が悪いときは、お詫びを述べたうえで調整可能な候補日を伝えます。

件名:企業からのメールの件名を変更せずに使用
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております、(氏名)と申します。

この度は1次面接の日程に関してご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日程では都合がつかないため、下記日程のいずれかで調整いただくことは可能でしょうか。

・△月△日 10時~16時(16時に面接終了を希望)
・△月△日 14時以降
・△月△日 終日

上記での調整が難しい場合は、お手数をおかけしますが再度、候補日をお伝えいただけますと幸いです。
お忙しい中、ご迷惑とお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

企業から指定された日程のすべてに都合がつかなかった場合、まずお詫びの気持ちを示します。加えて、「家庭の理由でどうしても都合がつかない」「出張の予定が入ってしまった」など、理由を正直に伝えた上で、改めて希望日程を複数提示しましょう。

5.面接を辞退する場合

並行して選考に参加していた企業から内定をもらうなど、やむを得ない理由で辞退するときは、できるだけ早く連絡をいれましょう。

件名:面接辞退のご連絡
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております、△月△日△時より1次面接のお時間をいただいている(氏名)と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、予定していた面接を辞退したくご連絡差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
また、本来であれば直接お伺いするところ、メールにて連絡をしたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

後になって「やっぱりこの企業と合わない」と感じて辞退する場合でも、ネガティブな表現は避けて丁寧にお詫びしましょう。

6.企業から連絡が来ない場合

企業から面接日程や結果についての連絡がないときは、確認を兼ねた催促メールを出してみましょう。

件名:△月△日の面接について(氏名)
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております、△月△日に面接のお時間をいただいた(面接を予定している)氏名です。
先日はお忙しい中で面接の場を設けて(面接日程を調整して)いただき、誠にありがとうございました。
(結果についての場合)面接の結果ですが、お知らせいただける大体の目安を教えていただけますでしょうか。
(日程についての場合)日程ですが、先日やり取りしていただいた【△月△日 △時~】で間違いないでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事をいただけると幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

このとき、「まだ返事をもらっていない」ことを直接的な表現で伝えるのは避け、あくまで相談という形で柔らかい言葉を使う方が無難といえるでしょう。

7.面接のお礼を伝える場合

面接のお礼メールは必須ではありませんが、お礼の気持ちをどうしても伝えたい場合は、以下のような形で送ると良いでしょう。

件名:採用面接のお礼(氏名)
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております。(氏名)です。
本日はお忙しいところ面接のお時間を頂き、誠にありがとうございました。
△△様のお話を伺い、貴社のビジョンについてより理解を深めることができました。
ご多忙かと存じますので、ご返信をいただくには及びません。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

このメールでは、面接をしてくれたことに対しての感謝を述べることが目的なので、挨拶の後はお礼の言葉から書き出しましょう。

8.必要書類を添付する場合

メールで必要書類の提出を求められることもあります。履歴書はPDF形式に変換してzip形式にし、パスワードを設定するのを忘れないようにしましょう。

件名:企業からのメールの件名を変更せずに使用
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております。(氏名)です。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたしますので、ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

応募書類には念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、ご確認いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

履歴書や職務経歴書は大切な個人情報なので、パスワードはしっかり設定しましょう。パスワードを忘れずに設定することで、採用担当者から「情報の管理がしっかりできている」と評価される場合もあります。

9.内定を断る場合

内定を辞退する場合は、速やかに企業への連絡を行いましょう。内容は以下の通りです。

件名:内定辞退のご連絡(氏名)
本文:株式会社△△
人事部 △△様

お世話になっております。
このたび貴社から内定のご通知をいただきました(氏名)と申します。

大変光栄なご連絡をいただきながら、誠に勝手ではございますが、諸般の事情により貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡をいたしました。
お忙しいなか、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、身勝手なご連絡になりましたことを深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
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本来は電話で直接伝えるべきですが、担当者が不在でこの後しばらく電話を掛けられる状況ではなくなってしまうなどの場合は、メールで伝えても構いません。その際は「先ほどお電話をさせていただきましたが、ご不在のようでしたのでメールで失礼いたします」と、事前に電話で連絡を入れていたことを伝えておきましょう。

面接日程を調整するメールの書き方については、「就活で使える!タイプ別・面接の日程調整メールの書き方」のコラムもあわせてご参照ください。

面接日程をメールで決める際はマナーを守ろう

面接日程をメールで決める際は、まずマナーを守ることが採用への第一歩です。また、面接日程を調整するメールのマナーは、ほかのビジネスメールにも応用が可能。就職・転職後に取引先との商談や社内会議などの日程を決める際にも使えます。今のうちにマスターしておくことで、今後の仕事に役に立つでしょう。スムーズで丁寧なやりとりができる人は、社会人としてとても好印象になります。好印象を与えるためにも、マナーを守って丁寧なメールの作成を心掛けましょう。

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