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面接日程メールには早く返信を!調整や確定のお礼は必要?基本構成をチェックしよう

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【このページのまとめ】

  • ・面接日程に関するメールにはできるだけ早くレスポンスをする
  • ・ビジネスメールの基本は「件名を変えない」ことと「24時間以内に返事」をすること
  • ・自分から面接日程の候補を提示するときは、複数パターンを伝える
  • ・面接日程に関するメールは、目的によって内容や注意点が変わるので気をつけよう

監修者:室谷彩依

キャリアコンサルタント

就職アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

面接日程メールには早く返信を!調整や確定のお礼は必要?基本構成をチェックしようの画像

企業と選考についてやり取りをするなかで、企業から面接日程についてメールをもらうこともあるでしょう。返答に困っているなら本コラムをご参考ください。企業とメールをやり取りするときは、内容はもちろんビジネスメールのマナーを把握することが大切です。基本の注意点だけでなく事例別の例文もまとめたので、送信前に確認してみましょう。

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ビジネスメールは件名を変えないのが基本

企業と選考や面接日程についてメールでやり取りをするなら、件名は変えずに返信してください。「件名を変えない」のはビジネスメールの基本です。

面接日程メールも「ビジネスメール」の一種

企業とやり取りするメールをプライベートと捉えているなら、考えを改める必要があります。選考を受けていなかったり、その企業に属していなかったりしても、企業を相手とするメールはビジネスメールです。

企業側がチェックするメールの基本マナー

企業は、メールの文章やマナーを通して「送付者の印象」「一般常識の有無」だけでなく、「仕事に対する取り組み方」を確認しています。メール1通で合否を決めることはありませんが、確実に印象は左右されるので注意してください。

新卒/若年者が気をつけたいポイント

若い年齢の方がビジネスメールで特に気をつけたいのは、以下の2点です。

1.返信は24時間以内
ビジネスの場において、メールは「確認したらすぐに」返信するのがマナー。その場で返信できない場合も、メールに対するお礼と、確認後すぐに連絡を入れる旨を伝えましょう。
ただし、早朝や夜中など非常識な時間は避けたほうがベター。生活習慣が不規則=採用に不安があると印象付けてしまう可能性があるので、注意してください。

2.敬語表現
特に間違えやすいのは「了解です」や「見ました」など。
了解は丁寧語であり、相手に敬意を表す表現ではありません。ビジネスの場では「承知いたしました」が適切です。また、「見ました」は、より丁寧は「拝見しました」にしましょう。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールを作成するときは、以下の構成を参考にしてください。

件名

件名で内容を判断できるよう、用件+名前で作るのがマナーです。「先日はありがとうございました」など挨拶文を件名にするのは避けてください。
また、先方からのメールに返信するときは、冒頭で説明したように件名は変えず、「Re:」が付いた状態が正解です。

宛先

相手の会社名や役職名は略さず、正式名称を使用します。
記載するのは、会社名→改行して部署名、役職、担当者名の順。担当者の個人名が分からなければ、「ご担当者様」で問題ありません。

挨拶

ビジネスメールの書き出しは「お世話になっております」が定型。ただし、初めてメールをやり取りする場合に限り「お世話になります」としましょう。そのあとに自分の名前を記載。「書類選考に応募しております(氏名)です」「1次面接をしていただいた(氏名)です」など、選考段階に合わせて表現を変えるのもおすすめです。

本文

本文は簡潔に、分かりやすい表現を心がけます。改行やスペース、段落分けを活用してレイアウトにも気を配ってください。

結び

「お忙しいとは存じますが、どうぞよろしくお願いいたします」など、メールを読んでくれたことに対するお礼を述べます。

署名

誰が発信したのかを明らかにするために、住所/連絡先/氏名/メールアドレスなどを盛り込んだ署名を入れてください。「-」や「=」などシンプルな記号を使い、本文との区切りが分かるようにしましょう。

面接日程メールの返信はいつまで?お礼は入れる?注意したい項目とは

ここでは、「面接日程のメール」に関する注意点をまとめています。返信前に確認しましょう。

できる限り早く返事をする

ビジネスメールは24時間以内の返信がマナーですが、面接日程の場合はより一層意識を強めてください。応募者が複数いる場合、面接日程を調整するのは大変なこと。返信が遅くなれば先方は面接スケジュールを組むことができず、企業に迷惑をかけてしまいます。

複数の候補日を挙げる

求職者が面接日を決められるときは、複数の日程を提示しましょう。候補が1つだけだと、希望に添えない場合はまた企業から連絡が来て、それに返信して…といったやり取りが続きます。無駄な連絡を避け、効率よく日程調整ができるよう配慮してください。

調整に対するお礼を入れよう

面接日程に関するやり取りを続け、日程が確定したら「調整をしてくれたこと」に対するお礼と、日程の確認を兼ねてメールを送ります。
面接日程を調整してもらって感謝する旨、最終的に決まった日程を示して確認、当日に対する意気込みを盛り込んで作成しましょう。

例文〈自分で日程候補を挙げる場合〉

件名:企業からのメールの件名を変更せずに使用
本文:株式会社◯◯
   人事部 ◯◯様

お世話になっております、◯◯(氏名)と申します。

この度は書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接日程の候補日をお送りいたします。

・◯月◯日 12時以降
・◯月◯日 10時~14時
・◯月◯日 終日
・◯月◯日 15時~18時

以上から調整していただくことは可能でしょうか。
調整が難しい場合は再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。

お忙しい中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

面接の希望日程は複数(できれば3つ以上)提示しておくと安心です。
可能であれば幅広い日時を提示するようにしましょう。

例文〈相手が提示した日程を選ぶ場合〉

件名:企業からの件名を変えずに使用
本文:株式会社◯◯
   人事部 ◯◯様

お世話になっております、◯◯(氏名)と申します。
この度は書類選考通過と面接のご連絡をありがとうございました。

ご提示いただいた日程のうち、下記にてお伺いします。

日程:◯月◯日(曜日) ◯時~
場所:株式会社◯◯本社ビル

お忙しい中、面接の調整をしていただきありがとうございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

面接日程は複数日を提示されることが多いため、その中から自分の都合の良い日程を選んで指定しましょう。

こんなときはどうする?注意点と例文

提示された日程すべての都合が悪かったり、選考の途中で辞退したりするときは、以下の注意点と例文を参考にしてください。

提示された候補日がすべて不可の場合

企業から提示された候補日すべての都合が悪いときは、お詫びを述べたうえで調整可能な候補日を伝えます。

例文

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております、(氏名)と申します。

この度は一次面接の日程に関してご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日程では都合がつかないため、下記日程のいずれかで調整いただくことは可能でしょうか。

・◯月◯日 10時~16時(16時に面接終了を希望)
・◯月◯日 14時以降
・◯月◯日 終日

上記での調整が難しい場合は、お手数をおかけしますが再度、候補日をお伝えいただけますと幸いです。
お忙しいなか、ご迷惑・お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくおねがいいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

調整してもらった日程を再度調整する場合

調整をして決まっていた日程を、再度調整してもらうときも、最初にお詫びを述べましょう。

例文

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております、◯月◯日◯時より一次面接のお時間をいただいている(氏名)と申します。

大変申し訳ありませんが、諸事情により上記日程でお伺いすることが難しくなってしまいました。
つきましては、以下の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。

・◯月◯日 10時~16時(16時に面接終了を希望)
・◯月◯日 14時以降
・◯月◯日 終日

誠に勝手なお願いであることは承知しておりますが、何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

面接を辞退する場合

並行して選考に参加していた企業から内定をもらうなど、やむを得ない理由で辞退するときは、できるだけ早く連絡をいれましょう。

例文

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております、◯月◯日◯時より一次面接のお時間をいただいている(氏名)と申します。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、予定していた面接を辞退したくご連絡差し上げました。
お忙しいなか、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
また、本来であれば直接お伺いするところ、メールにて連絡をしたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
==========================================

企業から連絡が来ないとき(催促)

企業から、面接日程や結果についての連絡がないときは、確認を兼ねた催促メールを出してみましょう。

例文

件名:◯月◯日の面接について(氏名)
本文:株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております、◯月◯日に面接のお時間をいただいた(面接を予定している)氏名です。
先日はお忙しいなかで面接の場を設けて(面接日程を調整して)いただき、誠にありがとうございました。
結果について:面接の結果ですが、お知らせいただける大体の目安を教えていただけますでしょうか。
日程について:日程ですが、先日やり取りしていただいた【◯月◯日 ◯時~】で間違いないでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事をいただけると幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

==========================================
氏名
住所
電話
メールアドレス
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企業とのやり取りが大変ならエージェントを利用しよう

以上のように、面接日程を決めるだけでも企業と相当数のメールをやり取りする必要があります。
在職中でメールのやり取りが大変だったり、ビジネスメールに不慣れで自信がなかったりするなら、担当アドバイザーが企業とのやり取りを代行してくれる就職エージェントのハタラクティブをご利用ください。
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