企業訪問のメールマナーを確認しよう!お礼や返信はどうする?

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この記事のまとめ

  • 企業訪問の依頼は電話ではなくメールで行う
  • 企業訪問の依頼メールでは、件名や内容は簡潔にまとめる
  • 企業訪問のアポイントをメールで取るときは、希望日の候補は多く出すのがマナー
  • 企業訪問を終えたら時間を空けずにお礼メールを送る

企業訪問のアポイントをメールで取るなら、正しいビジネスメールのマナーを守りましょう。コラムでは、企業訪問を依頼するメールをはじめ、企業から連絡がきたときの返信内容、企業訪問を終えたあとのお礼メールについても解説しています。企業訪問・会社見学の依頼メールで第一印象が決まるので、内容や送信マナーにも気を配りましょう。

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企業訪問・会社見学をメールで依頼するときのポイント

企業訪問・会社見学をメールで依頼するときのポイント

  • 企業訪問のアポイントはビジネスメールの基本を守る
  • 自己紹介に自己PRも盛り込む
  • 企業訪問を希望する理由を記載する
  • 企業訪問の希望日程は多めに提案する

就活時に企業訪問や会社見学の申し込みメールを送るときは、内容だけでなく書き方にも注意する必要があります。企業宛てに送付するのでビジネスメールのマナーを守り、「なぜ企業訪問を希望するのか」「希望の日時はいつか」などを盛り込みましょう。

企業訪問のアポイントはビジネスメールの基本を守る

就活時に企業訪問をメールで依頼するときは、ビジネスメールの基本マナーを守ります。企業訪問を依頼する段階なので、メールが企業と初めての接触になるでしょう。マナーを守って失礼のないメールを作成してください。

誤字脱字

企業訪問のアポイントメールで誤字脱字があれば、「注意力が足りない」「正確性に欠ける」といった印象を与えてしまいます。ビジネスメールにおいて誤字脱字は印象を下げるだけでなく間違った情報を伝えてしまう恐れも。メールを書き終えたら必ず見直し、声に出して読むのがおすすめです。

宛先の書き方

ビジネスメールでは本文の最初に宛先を書きます。会社名、部署名、役職、相手の名前で記載するのが基本ですが、初めてメールを送る場合は役職や相手の名前が分からないため、省いても問題ありません。

なお、宛先は省略せず正式名称で記載するのがマナー。「株式会社」を「(株)」と略すのは避けましょう。部署名や役職、相手の名前を間違えるのは非常に失礼なので、記載する場合は間違えないよう細心の注意を払います。

端的で分かりやすい内容

社会人になると、毎日大量のメールを受信することも珍しくありません。限られた時間のなかで効率よくメール対応を行うには件名や送信元で優先度を決めるため、件名は「会社訪問のお願い」など分かりやすくしましょう。「はじめまして」などの件名では迷惑メールと思われる可能性があります。

なお、本文もダラダラと書くのは避け、要点をおさえた簡潔な内容が望ましいです。メールの本文については次項から説明するので、参考にしてください。

自己紹介に自己PRも盛り込む

いきなり「△月△日に会社訪問を希望します」と書くのは失礼なので、メールの最初には氏名や所属(学生の場合は学校名や学部名、学年など)といった自己紹介を記します。

また、企業訪問を依頼するメールの場合は、自己紹介のなかに簡単な自己PRを盛り込むのがポイント。「大学で△△を研究していて~」「前職で△△に関わった経験から~」など、なぜその企業への訪問を希望するのか、その理由につながる訳を記載しましょう。

企業訪問を希望する理由を記載する

企業訪問を希望するにあたって、企業は「なぜ自社なのか」「ほかの企業もあるのに」と考えるもの。競合他社のなかからなぜその企業への訪問を希望するのか、理由を記載します。

自己紹介の自己PRと絡めて、「その企業のどこに興味を持ったのか」「その企業に訪問して何をしたいのか(どんなことを聞きたい・知りたいのか)」などを説明しましょう。

企業訪問の希望日程は多めに提案する

企業訪問のアポイントを取るために送るメールなので、企業訪問の日程を提示する必要があります。このとき特定の日時だけを指定してしまうと「配慮ができない」「この日程では無理」となってしまうため、複数の日程を提示するのがマナー。

また、少ない日程を提示して企業側の都合が合わない場合、日程調整のやり取りが増えてしまい手間を掛けさせることに。こちらから企業訪問を希望するのであれば、できるだけ多くの日時を提示しましょう。

企業訪問のアポイントは電話でもいい?

企業訪問を打診する連絡は電話でも可能です。しかし、電話は相手にその場で対応してもらう必要があることから、相手の時間を奪うことに。すぐに回答できなければ再度連絡をするなど手間が生じやすいため、基本的にはメールが望ましいです。
ただし、企業によっては電話のみで受け付けているケースなどもあるので、訪問を希望する企業の方針に従いましょう。就活で企業に電話をする際は、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ?知っておきたいマナーと注意点」のコラムを参考にしてください。

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企業訪問・会社見学を依頼するメールの例文

ここでは、就活時に企業訪問や会社見学のアポイントを取るためのメール例文を紹介します。
随時会社見学を受け付けている企業であっても、配慮は必要。「手間をかけてしまうがぜひお願いしたい」という真摯な姿勢で文章を作成しましょう。

企業訪問メールの例文

件名:企業訪問のお願い(氏名)
本文:
株式会社△△ ✕✕様

突然の連絡を失礼いたします、氏名と申します。
この度は、貴社を訪問させていただきたくメール致しました。

私は現在△△業界を中心に就職活動を行っており、中でも△△の分野でトップシェアを誇る貴社に強く興味を持っています。
今回は貴社のサービスについてのお話を聞かせていただきたいと考え、訪問を希望いたしました。

△△様のご都合がつく日程でかまいませんので、下記日程よりご検討いただければと思います。

△月△日(月)10:00~16:00
△月△日(火)終日
△月△日(木)11:00~18:00
△月△日(火)終日

ご多用の中大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

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名前
連絡先
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ビジネスメールの最後には「署名」を付ける

ビジネスメールでは、本文の最後に氏名や連絡先、所属などをまとめた「署名」を付けるのがマナーです。本文と区別しやすくするために、線などで囲いましょう。また、メール作成のたびに署名を書くのは大変なので、メーラーで署名を登録しておくのがおすすめです。
署名については「就活でメールを送るときは学生でも署名を付けよう!テンプレート例を紹介」のコラムでもまとめているので、参考にしてください。

企業訪問・会社見学について返信が来たときのメールマナー

会社訪問のアポイントメールに対して、企業から返信が来たときは「返信不要」と記載がない限り返信するのがマナーです。これまでのやり取りが分かるように件名は変えず、要点をおさえた返答をこころ掛けましょう。

企業に返信するときは件名を変えない

相手と複数回のやり取りを行うとき、件名を変えないのがマナーです。途中で件名を変えてしまうと誰と・どんな話題でやり取りしていたかが分からなくなってしまうため。返信を作成すると件名に「Re:」が付きますが、これを残すことで「複数回のやり取り」の記しになるので削除は控えましょう。

ただし、やり取りが長く続き「Re:」の数も増えてしまった場合に限り、2~3個残して削除しても問題ありません。

返信は素早く適切な時間に送る

企業からの連絡に関しては、メールに限らずできるだけ早く対応するのが望ましいです。メールを確認したら、その場で返信しましょう。

ただし、気づいたのが深夜や営業時間外の場合は、迷惑になってしまうので翌日の連絡でOK。営業時間内に連絡する理由は、「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムで解説しています。

返信メールの例文

件名:Re:Re:企業訪問のお願い(氏名)
本文:
株式会社△△ ✕✕様

お世話になります、氏名です。
お忙しいなか、ご丁寧に返信をいただきありがとうございます。

△月△日(水)、14時に貴社の受付にお伺いいたします。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、当日はよろしくお願い申し上げます。

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名前
連絡先
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企業訪問の日程を変更したいときの返信は?

基本的に、こちらから提示した日時のため変更は行わないと考えましょう。しかし、体調不良ややむを得ない事情もあるため、どうしても日程を変更する必要がある場合は、その理由とともに連絡します。その際、改めて日程の候補日を提示するとともに誠意をもった謝罪文を追加しましょう。

企業訪問を終えたらお礼のメールを忘れずに

無事に企業訪問を終えたら、必ずお礼のメールも送るのがマナーです。ただし、単に送るだけでは逆に印象を下げてしまう可能性も。企業を実際に訪問してどうだったのか、何を感じたのかなど簡単に記し、改めて感謝を伝えることを意識しましょう。

企業訪問から時間を空けずに送るのが基本

訪問や見学に対するお礼メールは、時間を空けずに送るのがマナーです。帰宅後すぐに作成しましょう。担当者の印象に残っているうちに連絡することで、感謝や意欲が伝わりやすくなるからです。

ただし、訪問や見学が終わる時間が遅かったり、帰宅まで時間がかかったりする場合は無理に当日中に送る必要はありません。

企業訪問の感想や感謝を伝える

「お礼メール」なので、忙しいなかで対応してくれた感謝を必ず伝えましょう。また、企業訪問のお礼だけでなく、実際に企業を訪れたり話を聞いたりした感想を記載するとより気持ちが伝わるのでおすすめ。

「実際に御社を訪問して△△を見ることができ~」「△△様のお話を伺って~」など、企業訪問で起きたことや印象に残っていることを積極的に盛り込みましょう。

「返信不要」と記載する

追加の質問や確認したいことが無い限りは、企業訪問に対するお礼メールには返信不要の旨を記載しましょう。「返信不要」とあることで、企業側に余計な手間や「メールをもらったから返信しなければ」という負担を減らすことにつながります。

企業訪問のお礼メールの例文

件名:企業訪問のお礼(氏名)
本文:
株式会社△△ ✕✕様

お世話になります、氏名です。
本日はお忙しいなか訪問の機会を設けていただき、ありがとうございました。
具体的な事業内容や実際の業務を丁寧にご説明いただき、また私の質問にもご回答いただき大変感謝しております。

特に△△の説明が印象に残っており、入社意欲が一層強くなりました。
改めまして、貴重なお時間をありがとうございました。今後も、どうぞよろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と、みなさまのご健勝を祈念しております。
なお、こちらのメールには返信不要です。

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名前
連絡先
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企業訪問や会社見学をしたいときはメールで依頼しよう

就活のなかで気になる企業があったとき、より詳しい情報や実際の雰囲気を知るためにも企業訪問は有効な手段です。Webサイトや採用ページに「企業訪問は実施していません」など記載がない限りは、依頼してみるのがおすすめ。相手の手間を考えてメールで連絡してみましょう。

なお、企業訪問に限らず、企業にメールを送るときはビジネスマナーに注意が必要。説明したとおり、ビジネスメールは「誤字脱字をしない」「企業名・担当者名は正しく書く」「件名はシンプルに分かりやすく」が基本です。どれだけ対面で礼儀正しくても、メールマナーができていなければネガティブな印象を抱かれてしまいます。

特に、企業訪問の依頼メールは企業と最初にやり取りをする場。メールの内容で第一印象が決まると考え、相手に失礼のないよう作成しましょう。

ビジネスマナーに自信がなかったり、企業とのやり取りが不安だったりするなら、ハタラクティブを利用してみませんか?ハタラクティブでは、就職や転職のプロであるアドバイザーがご利用者のサポートを行います。社会人経験が少なくてビジネスマナーに自信がなくても大丈夫。アドバイスを受けながら、企業にアピールできるメールや書類の作成が行なえます。

また、企業にアポイントを取ったりやり取りが気になったりする場合は、アドバイザーが連絡を代行。企業訪問の連絡はもちろん、応募書類の締め切りや面接の日程など、ご利用者の希望や予定に合わせて企業と交渉いたします。自分のペースで就職や転職をしたい、プロのサポートを受けたいという方は、ぜひお問い合わせください。

企業訪問や会社見学に関するよくある疑問

ここでは、就活で実施することも多い企業訪問や会社見学に関する疑問を、Q&A方式でまとめました。

企業訪問や会社見学はしたほうがいい?

可能であれば実施するのがおすすめです。
実際に企業を訪問して社員と話したり、企業の雰囲気を掴んだりすることで、企業理解が深まります。また、文字だけの情報では分からない実際の業務や社風も分かるので、自分に合っているか判断しやすくなるでしょう。企業訪問を行えない場合は、会社説明会への参加がおすすめ。詳しくは「会社説明会に参加するメリットとは?服装や質問するときのポイントを解説」のコラムをご覧ください。

企業訪問に行く際の服装は?

企業訪問も就活の一環なので、スーツが基本です。
企業から服装の指定がなければスーツ、「私服でお越しください」などの指示があればオフィスカジュアルを選びましょう。「オフィスカジュアルとは?スーツはだめ?男女別おすすめアイテムを紹介」のコラムでも説明しているように、わざわざ「私服」を指定されているのにスーツを着用していくと意図を理解していない、と印象を持たれる可能性があるので注意してください。

企業訪問ではどこに注目するべき?

せっかく企業に訪問できるので、実際に見ないと分からない点に注目しましょう。
代表的なのが「社内の雰囲気」です。意見交換やコミュニケーションが活発な企業と、従業員同士が一切話さず黙々と作業をしている企業では、社風や社員同士の関わり方は大きく異なります。どれだけ望んでいる仕事でも、社風や人間関係が良くなければ早期離職につながる恐れも。注目点で悩んだら、「会社の雰囲気を見極める方法をご紹介!働きやすい企業の特徴とは?」のコラムを参考にしてください。また、ハタラクティブにご相談いただくことで、適性や性格に合った企業のご紹介も可能です。

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