企業訪問メールの書き方と例文を確認！会社見学のアポやお礼はどうする？

「企業訪問のアポイントを取るメールの正しい書き方は？」と悩んでいる方は多いでしょう。会社見学を依頼するときは、ビジネスマナーをおさえたメールを送ることが大切です。コラムでは、希望日程を提示するメールの例文や会社から連絡がきたときの返信、企業訪問を終えたあとのお礼メールについて解説します。内容やマナーに気を配ったメールで好印象を与えましょう。

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企業訪問・会社見学の依頼メールの書き方と手順

就活や転職活動で企業訪問や会社見学のアポイントメールを送るときは、書き方や内容に注意する必要があります。企業宛てに送付するのでビジネスメールのマナーを守り、「なぜ企業訪問を希望するのか」「希望の日時はいつか」などを盛り込みましょう。

1.ビジネスメールの件名は分かりやすく短めに

就活や転職活動で会社見学したいときに、採用担当者に送るアポイントのメールの件名は、「会社訪問のお願い」など分かりやすく短めにしましょう。社会人になると、毎日大量のメールを受信することも珍しくありません。限られた時間のなかで効率良くメール対応を行うために、件名や送信元で優先度を決める方もいるでしょう。そのため、「はじめまして」などの件名では迷惑メールと思われる可能性があります。

2.宛名や企業名は省略しない

ビジネスメールでは本文の最初に宛先を書きます。会社名、部署名、役職、相手の名前を省略せずに記載するのが基本です。ただし、初めてメールを送る場合は役職や相手の名前が分からないため、省いても問題ありません。名前を知らない場合は、「採用担当者様」と書きます。

なお、宛先は省略せず正式名称で記載するのがマナーです。「株式会社」を「（株）」と略すのは避けましょう。部署名や役職、相手の名前を間違えるのは非常に失礼なので、記載する場合は間違えないよう細心の注意を払います。

3.自己紹介に自己PRも盛り込む

いきなり「△月△日に会社訪問を希望します」と書くのは失礼なので、メールの最初には氏名や所属（学生の場合は大学名や学部名、学年など）といった自己紹介を記します。

また、企業訪問を依頼するメールの場合は、自己紹介のなかに簡単な自己PRを盛り込むのがポイント。「大学で△△を研究していて～」「前職で△△に関わった経験から～」など、なぜその企業へ訪問を希望するのか記載しましょう。

4.用件と会社見学したい理由を端的に書く

アポイントのメールには、「企業訪問をしたい」という用件とあわせて、競合他社ではなくなぜその企業への訪問を希望するのか、理由を端的に記載します。会社見学では、部外者となる人を社内に招くことになるので、会社側が納得できる理由を提示するのがマナー。また、採用担当者は就活生や転職活動中の人に対応するにあたって、「同業他社ではなくなぜ自社なのか」を知りたいと考えるものです。

自己紹介の自己PRと絡めて、「企業のどこに興味を持ったのか」「企業に訪問して何をしたいのか（どのようなことを聞きたい・知りたいのか）」などを説明しましょう。

5.見学希望の部署があればメールに記載

企業訪問の際に特定の部署を見学したい場合は、依頼時にメールで伝えるのがおすすめです。就活や転職活動で企業研究や業界研究を進めるうちに、特定の部署に興味を持つ人もいるでしょう。
事前に伝えておけば、気になる部署の担当者から直接話を聞ける可能性も。また、具体的な目的を示すことで、採用担当者とアポイントを取りやすくなる場合もあります。

6.企業訪問の希望日程は多めに提案する

企業訪問のアポイントを取るために送るメールなので、見学希望の日程を提示する必要があります。特定の日時だけを指定すると「配慮ができない」と思われたり、採用担当者の都合が付かなかったりする恐れがあるため、複数の日時を提示するのがマナーです。

また、希望日が少なく企業側の都合が合わない場合、日程調整のやり取りが増えて採用担当者に手間を掛けさけさせることもあります。自分から企業訪問を希望するなら、できるだけ多くの日時を書きましょう。

7.書き終わったら誤字脱字がないか確認する

企業訪問のアポイントメールで誤字脱字があれば、「注意力が足りない」「正確性に欠ける」といった印象を与えてしまいます。ビジネスメールにおいて誤字脱字は印象を下げるだけでなく間違った情報を伝えてしまう恐れあるでしょう。
会社名や採用担当者の名前のほか、日時の数字も誤りがないよう注意が必要です。メールを書き終えたら必ず見直し、声に出して読みましょう。

企業訪問・会社訪問について返信が来たときのメールマナー

会社訪問のアポイントメールに対して、企業から返事が来たときは「返信不要」と記載がない限り返信するのがマナーです。これまでのやり取りが分かるように件名を変えず、要点をおさえた返答を心掛けましょう。

企業に返信するときは件名を変えない

相手と複数回のやり取りを行うとき、件名を変更しないのがマナーです。途中で件名を変えれば、誰と・どのような話題でやり取りしていたかが分からなくなってしまいます。件名に付く「Re:」も「複数回のやり取り」の記しになるので、削除を控えましょう。

やり取りが長く続き「Re:」の数が増えた場合に限り、2～3個残して削除し、件名を見やすくしても問題ありません。

返信は素早く適切な時間に送る

企業からの連絡に関しては、メールに限らずできるだけ早く対応するのが基本です。メールを確認したら、その場で返信しましょう。

ただし、企業訪問の担当者の就業時間（一般的に9時～17時ごろ）を過ぎた場合は注意が必要。深夜や営業時間外に気付いた場合は、迷惑になってしまうので翌日の連絡でOKです。営業時間内に連絡する理由は、「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムで解説しています。

企業訪問・会社見学のアポイントメールの例文

ここでは、就活時や転職活動時、企業訪問および会社見学のアポイントを取るためのメール例文を紹介します。
随時会社見学を受け付けている企業であっても、配慮は必要です。「手間を掛けてしまうがぜひお願いしたい」という真摯な姿勢で文章を作成しましょう。

企業見学の依頼・日程調整メールの例文

件名：企業訪問のお願い（●●大学 氏名）
本文：
株式会社△△　✕✕様

突然のご連絡失礼いたします。（●●大学●●学部の）氏名と申します。
この度は、貴社を訪問させていただきたくメールいたしました。

私は現在大学で●●を学んでおり、△△業界を中心に就職活動を行っています。中でも△△の分野でトップシェアを誇る貴社に強く興味を持ちました。
今回は貴社のサービスについてのお話を聞かせていただきたいと考え、訪問を希望いたしました。

△△様のご都合が付く日程で差し支えございませんので、下記日程よりご検討いただければと思います。

△月△日（月）10:00～16:00
△月△日（火）終日
△月△日（木）11:00～18:00
△月△日（火）終日

ご多用の中大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

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名前
●●大学●●学部●年
連絡先
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企業から返信が来たときの承諾・日程確定メールの例文

件名：Re:Re:企業訪問のお願い（●●大学 氏名）
本文：
株式会社△△　✕✕様

お世話になります、（●●大学●●学部の）氏名です。
お忙しいなか、ご丁寧に返信をいただきありがとうございます。

△月△日（水）、14時に貴社の受付にお伺いいたします。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、当日はよろしくお願い申し上げます。

============================================
名前
●●大学●●学部●●年
連絡先
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企業訪問後はお礼のメールを忘れずに

無事に企業訪問を終えたら、必ずお礼のメールも送るのがマナーです。ただし、単に送るだけでは逆に印象を下げてしまう可能性も。「企業を実際に訪問してどうだったのか」「何を感じたのか」など簡単に記し、改めて感謝することを意識しましょう。

企業訪問の当日に送るのが理想

訪問や見学に対するお礼メールは、時間を空けず当日中に送るのがマナーです。担当者の印象に残っているうちに連絡すると、感謝や意欲が伝わりやすいので帰宅後すぐに作成しましょう。

ただし、訪問や見学が遅い時間に終わったり、帰宅まで時間がかかったりする場合は無理に当日中に送る必要はありません。

企業訪問の感想や感謝、入社意欲を伝える

「お礼メール」なので、忙しいなかで対応してくれた感謝を必ず伝えます。企業訪問の感謝だけでなく、企業を訪れたり話を聞いたりした感想を記載すると気持ちが伝わりやすいでしょう。

「実際に貴社を訪問して△△を見られて～」「△△様のお話を伺って～」など、企業訪問で起きたことや印象に残っていることを積極的に盛り込んでください。さらに、会社見学によって入社意欲や仕事に対するやる気が高まったことを伝えると、就活や転職活動で好印象を与えられるでしょう。

「返信不要」と記載する

追加の質問や確認したいことがない限りは、企業訪問に対するお礼メールには返信不要の旨を記載しましょう。「返信不要」とあることで、企業側に余計な手間や「メールをもらったから返信しなければ」という負担を減らすことにつながります。

返信がきた場合は返事を送る

企業訪問のお礼のメールに会社から返信が届いたら、そのまま放置せずに返事をして、自分からのメールで連絡を終わらせましょう。しかし、何度も返事を繰り返すとお互いに返信をやめるタイミングに悩みます。相手に手間を取らせる可能性もあるので、企業からの返信に対する返事にも「返信不要」と記載してください。

企業訪問のお礼メールの例文

企業訪問が終わったら、お礼のメールを送って感謝を伝えましょう。以下で、見学の感想や入社意欲などを盛り込んだメールの例文をご紹介します。心を込めて丁寧にメールを書けば、訪問先の会社と今後も良い関係を続けられるでしょう。

お礼メールの例文

件名：企業訪問のお礼（●●大学 氏名）
本文：
株式会社△△　人事部採用担当
✕✕様

お世話になっております。（●●大学●●学部の）氏名です。
本日はお忙しいなか訪問の機会を設けていただき、ありがとうございました。
具体的な事業内容や実際の業務を丁寧にご説明いただき、また私の質問にもご回答いただき大変感謝しております。

特に△△の説明が印象に残っており、入社意欲が一層強くなりました。
改めまして、貴重なお時間をありがとうございました。今後も、どうぞよろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と、みなさまのご健勝を祈念しております。
なお、こちらのメールには返信不要です。

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名前
●●大学●●学部●●年
連絡先
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会社訪問先からお礼メールの返信が届いた場合の例文

件名：Re:Re:企業訪問のお礼（●●大学 氏名）
本文：
株式会社△△　人事部採用担当
✕✕様

お世話になっております。氏名です。
お忙しいなか、ご返信をいただきありがとうございます。

今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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名前
●●大学●●学部●●年
連絡先
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企業訪問や会社見学をしたいときはメールで依頼しよう

就活を進めるなかで気になる企業があったとき、より詳しい情報や実際の雰囲気を知るためにも企業訪問は有効な手段です。Webサイトや採用ページに「企業訪問は実施していません」といった記載がない限りは、依頼してみるのがおすすめ。相手の手間を考えてメールで連絡してみましょう。

なお、企業訪問に限らず、会社宛てにメールを送るときはビジネスマナーに注意が必要。ビジネスメールでは「件名はシンプルに分かりやすく」「企業名・担当者名は正しく書く」「誤字脱字をしない」が基本です。対面で礼儀正しくても、社会人としてのメールマナーができていなければネガティブな印象を抱かれてしまいます。

特に、企業訪問の依頼メールは企業と最初にやり取りする機会です。メールの内容で第一印象が決まると考え、相手に失礼のないよう作成しましょう。

「ビジネスマナーに自信がない」「企業訪問だけでなくメールのやり取りが不安」と感じる方は、ハタラクティブへご相談ください。ハタラクティブでは、若年層に特化して就職・転職活動をサポートしています。経験豊富なプロのキャリアアドバイザーが一対一でカウンセリングを行い、あなたにピッタリの求人をご紹介。アドバイスを受けながら、企業にアピールできるメールや書類を作れます。

また、採用担当者にアポイントを取ったり企業とやり取りしたりする場合は、キャリアアドバイザーが連絡を代行。企業訪問の連絡はもちろん、応募書類の締め切りや面接の日程など、希望や予定に合わせて企業と交渉します。自分のペースで就職・転職活動をしたい、プロのサポートを受けたいという方は、ぜひお問い合わせください。

企業訪問や会社見学に関するよくある疑問

ここでは、就活や転職活動で実施することも多い企業訪問や会社見学に関する疑問を、Q＆A方式でまとめました。

就活や転職活動で企業訪問や会社見学をすべき？

可能であれば実施するのがおすすめです。
就活や転職活動では、実際に企業を訪問して社員と話したり、職場の雰囲気を掴んだりすると、企業理解が深まります。また、文字だけの情報ではイメージしにくい実際の業務や社風も分かるので、自分に合っているか判断しやすくなるでしょう。企業訪問を行えない場合は、会社説明会への参加がおすすめ。詳しくは「会社説明会に参加するメリットとは？服装や質問するときのポイントを解説」のコラムをご覧ください。

企業訪問に行く際の服装は？

企業訪問も就活の一環なので、スーツが基本です。
企業から服装の指定がなければスーツ、「私服でお越しください」「服装自由」などの指示があればオフィスカジュアルを選びましょう。「オフィスカジュアルとは？スーツはだめ？男女別おすすめアイテムを紹介」のコラムでも触れているように、私服を指定されているのにスーツを着用すると「意図を理解していない」と思われる可能性があるので注意してください。

企業訪問ではどこに注目したら良い？

せっかく企業に訪問できるので、実際に見ないと分からない点に注目しましょう。
代表的なのが「社内の雰囲気」です。意見交換やコミュニケーションが活発な企業と、従業員同士が一切話さず黙々と作業をしている企業では、社風や社員同士の関わり方は大きく異なります。どれだけ望んでいる仕事でも、社風や人間関係が良くなければ早期離職につながる恐れも。注目点で悩んだら、「会社の雰囲気を見極める方法をご紹介！働きやすい企業の特徴とは？」のコラムを参考にしてください。また、ハタラクティブにご相談いただくことで、適性や性格に合った企業のご紹介も可能です。