企業訪問のメールマナーを確認しよう!お礼や返信はどうする?

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この記事のまとめ

  • 企業訪問の依頼は電話ではなくメールで行う
  • 企業訪問の依頼メールは第一印象を決めるのでマナーを守ろう
  • 企業訪問を終えたらお礼メールも必ず送る

企業訪問の依頼をメールで行う場合には、正しい敬語とマナーが必要となります。企業に対して送るメールはビジネスマナーに沿って作成するため、作成前に確認しておきましょう。コラムでは、企業訪問を依頼するメールをはじめ、企業から連絡がきたときの返信内容、企業訪問を終えたあとのお礼メールについても解説しています。

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企業訪問はメールで依頼してもいい?

就活中に行う企業訪問ですが、既卒や第二新卒の場合は企業に直接依頼することになるため、メールで連絡して問題ありません。電話での連絡は、相手の時間を取ってしまい迷惑がかかるので控えましょう。

企業訪問を依頼するメールの内容

企業訪問を依頼するときは、冒頭で自分がどういった人間なのかを明示します。また、認識のない相手に連絡をしているため、配慮する表現を入れましょう。
随時会社見学を受け付けている企業であっても、配慮は必要。「手間をかけてしまうがぜひお願いしたい」という真摯な姿勢で文章を書くようにします。

企業訪問メールの例文

株式会社△△ ✕✕様

突然の連絡を失礼いたします、〇〇と申します。
この度は、貴社を訪問させていただきたくメール致しました。
当方は現在〇〇業界を中心に就職活動を行っており、中でも〇〇の分野でトップシェアを誇る貴社に強く興味を持っています。
今回は貴社のサービスについてのお話を聞かせていただきたいと考え、訪問を希望いたしました。

日程については、ご担当者様の都合がつく日で構いません。
ご多用の中大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

名前
連絡先

企業訪問を終えたらお礼のメールを忘れずに

企業訪問を了承され、無事に終えたらお礼の連絡も忘れずに行います。お礼メールは、企業訪問をした当日か、遅くても翌日に送るのがマナーです。訪問から時間を空けずに連絡することで、モチベーションの高さや感謝の気持ちが伝わりやすくなります。早くお礼メールを送らなければと焦ると誤字脱字をしてしまったり、内容を間違えてしまったりすることに。落ち着いて作成し、送信前に必ず見直しを行いましょう。
また、お礼メールには企業を訪問した感想と、返信不要であることを盛り込みます。

企業訪問のお礼メールの例文

株式会社△△ ✕✕様

お世話になります、◯◯です。
本日はお忙しいなか訪問の機会を設けていただき、ありがとうございました。
具体的な事業内容や実際の業務を丁寧にご説明いただき、また私の質問にもご回答いただき大変感謝しております。
特に◯◯の説明が印象に残っており、入社意欲が一層強くなりました。
改めまして、貴重なお時間をありがとうございました。今後も、どうぞよろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と、みなさまのご健勝を祈念しております。

名前
連絡先

企業から連絡が来たときのメールマナー

企業訪問の日程調整などで企業から連絡が来たときは、必ず返信をします。担当者は多忙ななかでメールを読み、返信をしてくれています。たとえ回答が望む内容ではなくても、必ず返信してください。

企業に返信するときは件名を変えない

メールを返信するとき、件名に「Re:」が付きますが、これを消したり件名を変えたりしてはいけません。件名が変わってしまうとなんのメールか分かりづらくなり、最悪の場合は見落とされる可能性も。「Re:」は返信の印なので、残した状態で問題ありません。

返信は素早く適切な時間に送る

企業からの連絡に関して、メールに限らずできるだけ早く対応するのが望ましいです。メールを確認したら、その場で返信しましょう。ただし、気づいたのが深夜や営業時間外の場合はその限りではありません。営業時間内に連絡する理由は、「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムで解説しています。

返信メールの例文

株式会社△△ ✕✕様

お世話になります、◯◯です。
お忙しいなか、ご丁寧に返信をいただきありがとうございます。

○月✕日(水)、14時に貴社の受付におうかがい致します。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、当日はよろしくお願い申し上げます。

名前
連絡先

企業にメールを送るときはビジネスマナーに注意しよう

企業訪問に限らず、企業にメールを送るときはビジネスマナーに注意しましょう。ビジネスメールは「誤字脱字をしない」「企業名・担当者名は正しく書く」「件名はシンプルに分かりやすく」が基本です。どれだけ対面で礼儀正しくても、メールマナーができていなければネガティブな印象を抱かれてしまいます。
特に、企業訪問の依頼メールは企業と最初にやり取りをする場。メールの内容で第一印象が決まると考え、相手に失礼のないよう作成しましょう

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