選考辞退の連絡はメールで良い？返信が来たら？注意点や例文もご紹介！

就職活動中に、「選考辞退の連絡をメールでしても良いのかな？」と疑問に思う方も多いでしょう。基本的には選考の辞退連絡はメールで問題ないとされていますが、状況やタイミングによってはメールよりも電話で連絡したほうが良い場合もあるため、注意してください。このコラムでは、選考辞退メールの例文や注意事項を紹介しています。就職活動中の選考辞退連絡に役立ててください。

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選考辞退の連絡はメールで良い？

結論からいうと、選考辞退の連絡をメールで行うことは問題ありません。しかし、無断での辞退は会社側に迷惑が掛かります。辞退を決めた段階で必ず連絡を入れましょう。
選考の日時まで時間がある場合は、辞退の連絡をメールで行っても問題ありません。メールは文章が残るため、「言った・言わない」のトラブル回避にもなります。

選考の前日や当日の辞退は電話で連絡

選考の前日や当日に辞退の連絡をする場合は、電話で連絡しましょう。メールはすぐに確認してもらえない可能性があるため、確実に伝わる電話を利用することが望ましいといえます。

企業は選考辞退をどう捉える？

企業も選考に進んだり内定を出したりした人のなかから辞退者が出ることを想定しています。さらに、転職活動や就職活動をしていれば複数の企業を並行して受けていることも理解しているため、辞退すること自体を咎めることはないでしょう。

採用活動に影響が出るので早く連絡が欲しい

企業の採用活動は、計画に基づいて行われています。そのため、辞退者が出ると新たに選考に進む人を増やしたり、補欠としていた人に連絡をしたりと計画を練り直す必要が。連絡が遅くなれば採用計画に影響が出るだけでなく、採用担当社員のリソースや作業時間を無駄にしてしまう可能性もあるでしょう。早い段階で連絡をもらえれば、計画の再考や担当社員の作業時間の損失を最小限に留めることができます。

選考辞退メールを送るときのマナー

メールで選考辞退の連絡をする場合は、文章の丁寧さやメールを送る時間など、細かいところに気をつけることが大切です。

連絡は必ず入れる

「選考を辞退する会社とはもう関わることはないから」といって、無断で選考を辞退するのは避けましょう。メールや電話で連絡する必要があります。ここまで選考を行ってくれたことに感謝し、お礼とお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。面接だけでなく、書類選考や筆記試験後などの場合も同様です。

辞退を決めたらすぐに連絡する

選考辞退を決めたら、すぐに連絡を入れることが大切です。
メールの場合は、見落とされたり、担当者がすぐに確認できなかったりする可能性があります。選考まで時間に余裕があっても、連絡は早いに越したことはありません。心が決まったら、すぐに連絡を入れると良いでしょう。

会社が営業している時間内に送る

選考辞退のメールをする場合は、会社の営業時間内に送ると良いでしょう。営業時間内に送ることで、相手はメールに気づきやすくなります。確実に伝えたい内容のため、見落とされる可能性を下げましょう。また、営業時間内に送ることで、誠意さや丁寧さを伝えることができます。

必要に応じて電話連絡もする

選考辞退のメール連絡は、送信すれば終わりではありません。採用担当者が確認し、了承を得て初めて選考辞退の連絡が完了します。
そのため、会社側から返信が来ない場合は、電話で改めて確認しましょう。メールが見落とされていた場合、選考辞退の旨も電話で伝えることになります。誠意を持って伝えられるよう、準備しておきましょう。電話で選考辞退を伝える例文は、「選考辞退を伝える例文」で紹介しているので参考にしてください。

メールに選考辞退の理由は書くべき？

メールで選考辞退の旨を連絡する際、具体的な理由を書く必要はありません。メールでは、選考辞退の意思を簡潔に伝えることが大切です。「一身上の都合」「諸般の事情」など、あいまいな表現で十分でしょう。

面接辞退理由を準備しておく

上記のようなあいまいな理由でも、選考辞退を承諾してくれる会社は多いでしょう。一方で、今後のために選考辞退の理由を知りたいと考える会社も少なくありません。メールや電話で具体的な理由を問われる可能性もあるため、事前に考えておくと安心です。また、他社の選考と日程がかぶってしまった場合は選考日程を変更してもらうという方法もあります。「面接の日程調整メールはどう書く？いつでもいいときの返信や件名などを解説」も参考に、辞退か日程変更かを考えてみてください。

家庭内事情である場合

家庭の事情や家族の病気で、やむなく選考を辞退する場合もあります。その際は「家庭の事情で就業することが困難になり、選考を辞退することとなりました。」と伝えれば問題ないでしょう。

他社から内定を貰った場合

他社から先に内定を貰ったことで、選考を辞退するケースもあります。辞退の理由を言いにくいと考えがちですが、会社側はこの理由で選考辞退されることも想定内です。
選考辞退の理由を聞かれたら、「他社から内定を頂き、そちらに就職をすることに決めました。」と簡潔に伝えましょう。なぜ他社を選んだのか追求された場合は、「自分の適性を考えた結果」のように、丁寧に理由を伝えると角が立ちません。
「面接を辞退する理由を聞かれたときの伝え方」でも、状況別の面接辞退理由の伝え方を紹介しているので、参考にしてください。

選考辞退メールの例文とポイント

実際に選考辞退を伝えるメールの例文を下記に挙げていますので、連絡をする際には参考にしてください。

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【件名】
選考辞退のご連絡（氏名）

【本文】
株式会社☓☓☓　△△部
○○○様

お世話になっております。
氏名です。
先日は、○次選考通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
誠に身勝手ではございますが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて選考して頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名
〒○○○-○○○○
東京都○○○○○○
TEL: 090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail: xxxx@xxx.co.jp
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選考辞退メールのポイント

社名は省略せず正式名称で書きましょう。（株）もふさわしくありません。
採用担当者は、多くの求職者とメールでやりとりをしているので、件名だけで用件と差出人が分かるようにするのも、ビジネスメールでの心遣いとして大切なポイントです。
ビジネスメールのマナーについては、「書き出しから学ぶ！仕事のメールマナー」も参考にしてください。

企業から選考辞退メールの返信がきたら？

企業に選考辞退のメールを送ると、ほとんどの場合で返信が来るでしょう。これに対してさらに返信すべきか悩む方もいるようですが、基本的には「返信の返信」は不要です。
ビジネスメールでは、内容に対してお互いが理解し納得できた状態になっていればやり取りを終わらせて問題ありません。つまり、「辞退について了承しました」といった内容であれば、そのメールに対して返信は不要。ただし、「辞退について了承はしましたが、理由を教えていただけると幸いです」のように、続きがある場合は返信しましょう。

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監修者：後藤祐介就活アドバイザー

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