選考辞退メールはマナー違反？返信が来たら？例文や注意点もご紹介！

就職活動中に、「選考辞退の連絡をメールでしても良いのかな？」と疑問に思う方も多いでしょう。基本的には選考の辞退連絡はメールで問題ないとされていますが、状況やタイミングによってはメールよりも電話で連絡したほうが良い場合もあるため、注意してください。このコラムでは、選考辞退メールの例文や注意事項を紹介しています。就職活動中の選考辞退連絡に役立ててください。

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選考辞退の連絡はメールで良い？

結論からいうと、選考辞退の連絡をメールで行うことは問題ありません。しかし、無断での辞退は企業側に迷惑が掛かります。辞退を決めた段階で必ず連絡を入れましょう。
選考の日時まで時間がある場合は、辞退の連絡をメールで行っても問題ありません。メールは文章が残るため、「言った・言わない」のトラブル回避にもなります。

選考の前日や当日の辞退は電話で連絡

選考の前日や当日に辞退の連絡をする場合は、電話で連絡しましょう。メールはすぐに確認してもらえない可能性があり、企業に「無断欠席」と思われる可能性も。時間調節やほかの参加者の調整なども必要になるため、確実に伝わる電話を利用することが望ましいといえます。

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企業は選考辞退をどう捉える？

企業も、選考に進んだり内定を出したりした人のなかから辞退者が出ることを想定しています。さらに、転職活動や就職活動をしていれば複数の企業を並行して受けていることも理解しているため、辞退すること自体を咎めることはないでしょう。

ただし、辞退そのものは問題なくても、採用活動に影響が出るので早く連絡が欲しいと考える企業がほとんどと考えられます。
企業の採用活動は、計画に基づいて行われています。そのため、辞退者が出ると新たに選考に進む人を増やしたり、補欠としていた人に連絡をしたりと採用計画を練り直す必要が。

連絡が遅くなれば採用計画に影響が出るだけでなく、採用担当社員のリソースや作業時間を無駄にしてしまう可能性もあるでしょう。早い段階で連絡をもらえれば、計画の再考や担当社員の作業時間の損失を最小限に留めることができます。

「辞退するからもう関係ない」と考えず、最後まで社会人として相応しい対応を心がけましょう。

選考辞退メールを送るときのマナー

メールで選考辞退の連絡をする場合は、文章の丁寧さやメールを送る時間など、細かいところに気をつけることが大切です。

辞退を決めたらすぐに連絡する

選考辞退を決めたら、すぐに連絡を入れることが大切です。
メールの場合は、見落とされたり、担当者がすぐに確認できなかったりする可能性があります。選考まで時間に余裕があっても、連絡は早いに越したことはありません。心が決まったら、すぐに連絡を入れると良いでしょう。
「面接を辞退するときの連絡手段は？電話やメールの基本マナーを例文で紹介」のコラムも参考にしてください。

会社が営業している時間内に送る

選考辞退のメールをする場合は、会社の営業時間内に送ると良いでしょう。営業時間内に送ることで、相手はメールに気づきやすくなります。確実に伝えたい内容のため、見落とされる可能性を下げましょう。また、営業時間内に送ることで、誠意さや丁寧さを伝えることができます。

必要に応じて電話連絡もする

選考辞退のメール連絡は、送信すれば終わりではありません。採用担当者が確認し、了承を得て初めて選考辞退の連絡が完了します。
そのため、会社側から返信がこない場合は、電話で改めて確認しましょう。メールが見落とされていた場合、選考辞退の旨も電話で伝えることになります。誠意を持って伝えられるよう、準備しておきましょう。電話で選考辞退を伝える例文は、「選考辞退を伝える例文」で紹介しているので参考にしてください。

メールに選考辞退の理由は書くべき？

メールで選考辞退の旨を連絡する際、具体的な理由を書く必要はありません。メールでは、選考辞退の意思を簡潔に伝えることが大切です。「一身上の都合」「諸般の事情」など、あいまいな表現で十分でしょう。

面接辞退理由を準備しておく

上記のようなあいまいな理由でも、選考辞退を承諾してくれる会社は多いでしょう。一方で、今後のために選考辞退の理由を知りたいと考える会社も少なくありません。メールや電話で具体的な理由を問われる可能性もあるため、事前に考えておくと安心です。

また、他社の選考と日程がかぶってしまった場合は選考日程を変更してもらうという方法もあります。「面接日程がいつでも良いときのメール例文は？基本の書き方と返信マナー」も参考に、辞退か日程変更かを考えてみてください。

家庭内事情である場合

家庭の事情や家族の病気で、やむなく選考を辞退する場合もあります。その際は「家庭の事情で就業することが困難になり、選考を辞退することとなりました。」と伝えれば問題ないでしょう。

他社から内定を貰った場合

他社から先に内定を貰ったことで、選考を辞退するケースもあります。辞退の理由を言いにくいと考えがちですが、会社側はこの理由で選考辞退されることも想定内です。
選考辞退の理由を聞かれたら、「他社から内定を頂き、そちらに就職をすることに決めました。」と簡潔に伝えましょう。なぜ他社を選んだのか追求された場合は、「自分の適性を考えた結果」のように、丁寧に理由を伝えると角が立ちません。

「面接を辞退する理由を聞かれたときの伝え方」でも、状況別の面接辞退理由の伝え方を紹介しているので、参考にしてください。

選考辞退メールの例文とポイント

実際に選考辞退を伝えるメールの例文を下記に挙げていますので、連絡をする際には参考にしてください。
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【件名】
選考辞退のご連絡（氏名）
【本文】
株式会社☓☓☓　△△部
○○○様
お世話になっております。
氏名です。
先日は、○次選考通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
誠に身勝手ではございますが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて選考して頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名
〒○○○-○○○○
東京都○○○○○○
TEL: 090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail: xxxx@xxx.co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

選考辞退メールのポイント

社名は省略せず正式名称で書きましょう。（株）もふさわしくありません。
採用担当者は、多くの求職者とメールでやりとりをしているので、件名だけで用件と差出人が分かるようにするのも、ビジネスメールでの心遣いとして大切なポイントです。
ビジネスメールのマナーについては、「仕事のメールの書き出しは？件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」も参考にしてください。

企業から選考辞退メールの返信がきたら？

企業に選考辞退のメールを送ると、ほとんどの場合で返信が来るでしょう。これに対してさらに返信すべきか悩む方もいるようですが、基本的には「返信の返信」は不要です。

ビジネスメールでは、内容に対してお互いが理解し納得できた状態になっていればやり取りを終わらせて問題ありません。つまり、「辞退について了承しました」といった内容であれば、そのメールに対して返信は不要。ただし、「辞退について了承はしましたが、理由を教えていただけると幸いです」のように、続きがある場合は返信しましょう。

「企業とのやり取りが苦手」「辞退を伝えづらい」といった方は、一度ハタラクティブへご相談ください。ハタラクティブは、若者の就職をサポートしている就職エージェントサービスです。一人ひとりの希望を丁寧にヒアリングし、非公開求人を含めてあなたに合った求人をご紹介。

応募先との面接日程の調整や選考辞退などの連絡は担当者が代行するので、書類作成や面接対策に専念できます。サービスはどなたでも無料で利用できるので、お気軽にご利用ください。

選考辞退メールを送る際のマナーに関するFAQ

こちらでは、選考を辞退するときの対応方法にお悩みの方に向けて、選考辞退メールを送る際のマナーについてQ&A方式で回答していきます。選考辞退の連絡は、手間取ったり送りにくいと感じたりする人も多くいますが、先延ばしにせず素早い対応が大切です。

選考辞退は必ず電話連絡でないとだめですか？

選考を辞退するときの連絡は、電話が確実に伝わるので推奨するものの、メールでも問題ありません。しかし、面接辞退を決めたのが面接の前日や同日の場合はすぐに連絡する必要があるため、電話で連絡しましょう。面接まで日がある場合や朝早くや夜遅い時間帯のときは、メールで連絡を入れることをおすすめします。

選考辞退メールの件名には何を書けばよいですか？

件名は、選考辞退の連絡であると一目でわかる記載をしましょう。
【選考辞退のご連絡】といったように先頭に分かりやすく入れると担当者も見逃しにくくなります。ビジネスメールの基本を「仕事のメールの書き出しは？件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」のコラムでまとめているので、参考にしてください。

選考辞退メールはテンプレートで送付して大丈夫？

ネット上のテンプレートを使用しても問題はありません。
型ができているため素早くメール作成ができるでしょう。しかし、機械的な文章にならないよう、お詫びの内容を自分の言葉で追加することをおすすめします。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

メディア掲載実績

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