選考辞退の連絡はメールでも良い?注意点や例文もあわせて紹介!

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この記事のまとめ

  • 選考辞退は、心が決まったらすぐに連絡をしよう
  • 選考辞退の連絡は、基本的にはメールでも問題ない
  • 面接の直前や最終面接前の選考辞退は、メールより電話連絡が望ましいこともある
  • メールで選考辞退を伝える際は、マナーに気を付けよう

就職活動中に、「選考辞退の連絡をメールでしても良いのかな?」と疑問に思う方も多いでしょう。選考を辞退する場合は、すぐに連絡を入れることが大切です。また、状況やタイミングによってはメールよりも電話で連絡したほうが良い場合もあるため、注意してください。このコラムでは、選考辞退メールの例文や注意事項を紹介しています。就職活動中の選考辞退連絡に役立ててください。

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選考辞退の連絡はメールで良い?

結論からいうと、選考辞退の連絡をメールで行うことは問題ありません。就職活動では、複数の会社の選考を受ける方が多く、より志望度の高い会社の選考日程と被ったり内定を貰ったりしたなどの理由で、選考を辞退する必要が生じるものです。会社側もこういった事態は想定しているため、辞退することは問題ありません。しかし、無断での辞退は会社側に迷惑が掛かります。学生の場合は、学校のイメージを落として後輩の就職に影響する可能性も否めません。辞退を決めたら、必ず連絡を入れましょう。
選考の日時まで時間がある場合は、辞退の連絡をメールで行っても問題ありません。メールは文章が残るため、「言った・言わない」のトラブル回避にもなります。
メールで連絡をしたい場合は、なるべく迅速に行動しましょう。

前日や当日の辞退は電話で連絡
選考の前日や当日などになってから辞退の連絡をする場合は、電話を利用するほうが無難です。メールはすぐに確認してもらえない可能性があるため、確実に伝わる電話を利用することが望ましいといえます。
昼休み前後や定時前後は避け、採用担当者に辞退の旨が伝わるようにしましょう。

選考辞退メールを送るときのマナー

メールで選考辞退の連絡をする場合は、文章の丁寧さやメールを送る時間など、細かいところに気をつけることが大切です。

1.会社が営業している時間内に送る

選考辞退のメールをする場合は、会社の営業時間内に送ると良いでしょう。営業時間内に送ることで、相手はメールに気づきやすくなります。確実に伝えたい内容のため、見落とされる可能性を下げましょう。また、営業時間内に送ることで、誠意さや丁寧さを伝えることができます。

どうしても遅い時間帯になってしまうときは一文添える
学校や仕事、ほかの会社の選考の都合などで、営業時間内にメールを送れない場合は、メールの文面に一言添えるようにしましょう。
営業時間後の夜に送る場合は「夜分遅くに失礼します。」営業時間前に送る場合は「早朝から失礼します。」などと添えると、好印象です。

2.辞退が決まったらすぐ連絡する

選考辞退を決めたら、すぐに連絡を入れることが大切です。
メールの場合は、見落とされたり、担当者がすぐに確認できなかったりする可能性があります。選考まで時間に余裕があっても、連絡は早いに越したことはありません。心が決まったら、すぐに連絡を入れると良いでしょう。

3.必要に応じて電話連絡もする

選考辞退のメール連絡は、送信すれば終わりではありません。採用担当者が確認し、了承を得て初めて選考辞退の連絡が完了します。
そのため、会社側から返信が来ない場合は、電話で改めて確認しましょう。メールが見落とされていた場合、選考辞退の旨も電話で伝えることになります。誠意を持って伝えられるよう、準備しておきましょう。電話で選考辞退を伝える例文は、「選考辞退を伝える例文」で紹介しているので参考にしてください。
メールで連絡したうえで電話も掛けたほうが良い場合は、返信が来ない場合だけではありません。面接直前にやむを得ずメールを送った場合や、最終面接や内定辞退の連絡の場合も、電話をしたほうが賢明です。

メールに選考辞退の理由は書くべき?

メールで選考辞退の旨を連絡する際、具体的な理由を書く必要はありません。メールでは、選考辞退の意思を簡潔に伝えることが大切です。「一身上の都合」「諸般の事情」など、あいまいな表現で十分でしょう。

面接辞退理由を準備しておく

上記のようなあいまいな理由でも、選考辞退を承諾してくれる会社は多いでしょう。一方で、今後のために選考辞退の理由を知りたいと考える会社も少なくありません。メールや電話で具体的な理由を問われる可能性もあるため、事前に考えておくと安心です。また、他社の選考と日程がかぶってしまった場合は選考日程を変更してもらうという方法もあります。「面接の日程調整をメールでお願いする場合の書き方と例文」も参考に、辞退か日程変更かを考えてみてください。

家庭内事情である場合

家庭の事情や家族の病気で、やむなく選考を辞退する場合もあります。その際は「家庭の事情で就業することが困難になり、選考を辞退することとなりました。」と伝えれば問題ないでしょう。

他社から内定を貰った場合

他社から先に内定を貰ったことで、選考を辞退するケースもあります。辞退の理由を言いにくいと考えがちですが、会社側はこの理由で選考辞退されることも想定内です。
選考辞退の理由を聞かれたら、「他社から内定を頂き、そちらに就職をすることに決めました。」と簡潔に伝えましょう。なぜ他社を選んだのか追求された場合は、「自分の適性を考えた結果」のように、丁寧に理由を伝えると角が立ちません。
面接を辞退する理由を聞かれたときの伝え方」でも、状況別の面接辞退理由の伝え方を紹介しているので、参考にしてください。

選考辞退メールを送るときの注意点

選考辞退のメールを送る際のポイントは、丁寧さと簡潔さです。会社の採用担当者側も、忙しい中選考辞退のメールに目を通します。一目見て内容が分かり、社会人としての丁寧さや相手への配慮も忘れないよう書くことがポイントです。

無断で辞退はしない

「選考を辞退する会社とはもう関わることはないから」といって、無断で選考を辞退するのは避けましょう。メールや電話で連絡する必要があります。面接だけでなく、書類選考や筆記試験後などの場合も同様です。
ここまで選考を行ってくれたことに感謝し、お礼とお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

辞退の判断は正しいか再確認する

一度選考を辞退してしまうと、基本的には再びその会社の選考を受けることはできません。そのため、選考を辞退しても良いのか、自分の中でよく考える必要があります。何件もの選考を並行して行う就職活動では、時折冷静になれないこともあるでしょう。自分の将来像がその企業に本当に当てはまらないのか、落ち着いて考えてみてください。選考辞退メールは早く送ったほうが良いですが、焦って貴重な選考の機会を棒に振らないよう、注意しましょう。

選考辞退メールの例文

実際に選考辞退を伝えるメールの例文を下記に挙げていますので、連絡をする際には参考にしてください。

【例文】
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【件名】
選考辞退のご連絡 □□□□□

【本文】
株式会社☓☓☓ △△部
○○○様

お世話になっております。
●●●大学●●学部●●学科●年の□□□□□です。
先日は、○次選考通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
誠に身勝手ではございますが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて選考して頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

□□□□□
〒○○○-○○○○
東京都○○○○○○
TEL: 090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail: xxxx@xxx.co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

社名は省略せず正式名称で書きましょう。(株)もふさわしくありません。
採用担当者は、多くの求職者とメールでやりとりをしているので、件名だけで用件と差出人が分かるようにするのも、ビジネスメールでの心遣いとして大切なポイントです。
ビジネスメールのマナーについては、「書き出しから学ぶ!仕事のメールマナー」も参考にしてください。

電話で選考辞退を伝えるとき
選考辞退メールを送るときのマナー」で紹介したように、電話でも選考辞退の連絡を入れるべき場合もあります。電話を掛ける際は、なるべく静かで電波が良い場所で行いましょう。声のトーンはおさえめで、丁寧に誠意をもって話すと好印象です。電話で話すことが苦手な場合は、事前に話す内容をメモしておくことをおすすめします。

選考辞退の連絡をメールで行うことに、気が引けてしまう人もいるでしょう。しかし、誠実かつ迅速に対応すれば問題はありません。

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