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応募書類を企業に送る時の封筒の選び方・書き方

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【このページのまとめ】

  • ・封筒は白色無地でA4が入る角型2号を。郵便番号欄はなくてもOK
    ・住所は都道府県から建物名まで、丁目や番地なども略さず記載する
    ・宛名は「様」と「御中」を併用しない
    ・裏面は日付も記入し、封をとじたら〆マークを忘れない・封筒は白色無地でA4が入る角型2号を。郵便番号欄はなくてもOK
    ・住所は都道府県から建物名まで、丁目や番地なども略さず記載する
    ・宛名は「様」と「御中」を併用しない
    ・裏面は日付も記入し、封をとじたら〆マークを忘れない

企業に応募書類を郵送するとき、どのような封筒を使用していますか?また、書き方について意識したことはありますか?
「そんなところにまで気を配るのは面倒くさい」と感じる方もいるかもしれませんが、企業に良い印象を持ってもらうためには重要なことです。
当コラムでは、応募書類を郵送するにあたって押さえておきたいポイントを徹底解説していきます。就職・転職活動中の方は参考にしてみてください。

◆封筒の選び方

封筒選びは色とサイズに注意しましょう。もちろん、派手な色や柄が入った封筒はビジネスシーンに合わないため絶対NGです。

・色は白色で無地のものがおすすめ

応募書類を送る封筒は、白色で無地のものが最も良いと言われています。
なぜなら、茶封筒は企業間のやり取りでよく使用されているため、応募書類が他の郵便物と紛れてしまう恐れがあるからです。他の郵便物と紛れてしまうと、開封されるのが遅くなってしまうかもしれません。
また、薄い水色のものが使われることもありますが、中には応募書類の封筒は白か茶色と考える人もいるので、避けたほうが無難です。
ほかにも、白色の封筒が推奨されているのは、白色の封筒は他の色の封筒より作りがしっかりしているものが多い、応募書類在中と赤ペンで書いた時に文字が一番映えるという理由もあるようです。
封筒が何色かで合否が決まるわけではないですが、上記の理由から、基本的には白色無地をおすすめします。

・大きさはA4サイズが折らずに入る角型2号を

封筒のサイズは、履歴書が売られている状態(2つ折り)のまま折らずに入れられる角型2号を選びましょう。
3つ折りにしてしまうと履歴書の管理がしづらいため、採用担当者はあまり良い印象を持ちません。履歴書に付いている封筒をそのまま使うことはもってのほかです。必ず別途購入しましょう。
角型2号の封筒は、文房具屋や郵便局のほか、100円ショップやホームセンターなどでも手に入れることができます。

・郵便番号枠がない封筒も使ってOK

郵便番号の記入欄がない封筒も、そのまま使って大丈夫です。
枠がないものを使うときは、枠を書かずそのまま数字を書きましょう。また、数字の頭の〒は付けても付けなくてもどちらでも構いません。

◆封筒の書き方(表面)

次は書き方です。郵便番号以外は縦書きで書きましょう。書き間違えがないよう下書きしておくと安心です。

・省略しないで書く

住所は封筒の右側から書いていきますが、都道府県から建物名まで省略せずに記載するのがマナーです。
また、住所の丁目、番地などもハイフンで書かず、●丁目●番●号...のように丁寧に書きましょう。そして、会社名に株式会社と入っているときも同様、(株)と書かず、株式会社と書きます。

住所記入例)
× 渋谷区渋谷●-●-●-1階
◯ 東京都渋谷区渋谷●丁目●番●号 ●●ビル1階

・宛名は「様」と「御中」に注意

宛名は少し大きめの字で、担当部署から書きます。
採用担当者の方の名前が分かっているという場合は、「株式会社◯◯ △△部 □□様」
採用担当者の名前までは分からないという場合は、「株式会社◯◯ △△部 御中」
と書きましょう。
「御中」と「様」は併用してはいけません。

・左下に「応募書類在中」または「履歴書在中」と書く

郵便番号・住所・会社名・宛名が書けたら、左下に赤ペンで応募書類在中もしくは履歴書在中と縦に書き、定規を使って四角く囲みます。これは郵送・手渡しどちらの場合でも必要です。
これが書かれていないと、別の書類と紛れた時に重要書類と認識してもらえず、開封されるのが遅くなってしまいます。

◆封筒の書き方(裏面)

裏面も表面と同様、郵便番号以外は縦書きです。こちらも下書きをしてから書き始めましょう。

・住所は中央の線より左に記載

記載する位置ですが、自分の住所は中央の線より左側に書きます。

・自分の住所も略さない

企業の住所の書き方と同様です。住所は略さずに書きましょう。

・左上に縦書きで日付をいれる

住所と名前が書けたら、日付も忘れずに書きます。
この日付はなぜ書くかというと、採用担当者のもとに書類が届くのが遅くなったとき、本人の投函が遅かったわけではないことが証明できるからです。
日付は履歴書や職務経歴書などに記載する日付と投函日と揃えましょう。
書き方としては、「平成三十年●月●日」と元号表記と漢数字で書きます。

・封をしたら封字(〆)を書く

応募書類一式に記入漏れや間違いがないか確認したら封筒に全て入れ、のり付けをします。
のり付け後は封の綴じ目の中央部分に、〆と書きましょう。
この〆マークは封筒に封をした印で、誰にも開封されていないことを表すものです。
封字には「封」や「緘」などもありますが、応募書類の封字で一般的に使われているのは〆なので、〆で問題ないでしょう。

◆その他の注意点

上記以外の注意点について挙げていきます。これから応募書類を送付するという方はこれらをしっかりと確認し、あとで焦ることが無いようにしましょう。

・提出期限を再確認

提出期限に間に合わないかもと思ったらそのまま送らず、電話で確認してみるのがおすすめです。
もし応募が締め切られていなかったら、早く届けるために速達で出しましょう。

・書類はクリアファイルに入れてから封入

配達の途中で中の書類が折れてしまったり、雨に濡れてしまう可能性がありますので、クリアファイルに入れるのを忘れないようにしましょう。

・切手の料金不足に注意

料金不足の郵便物は、自分の手元に戻ってきてしまったり、相手が不足金額を支払わなければならなくなってしまいます。よっぽどのことがない限り、応募書類は郵便局の窓口で出すのが確実です。

・切手はまっすぐ貼る

自分で切手を貼って出す場合は、小さなことですがぜひ意識してみてください。書類を受け取る側の気持ちになって考えれば、切手がまっすぐ貼られている方が印象が良いです。

・添え状を入れる

履歴書や職務経歴書に加え、添え状を同封するのはビジネスマナーです。作ったのに入れ忘れた...ということがないよう、封をとじる前に添え状が入っているか確認しましょう。


・応募書類についての疑問はハタラクティブへ
ハタラクティブでは、就活アドバイザーが一人ひとりの悩みに合わせて丁寧なカウンセリングを実施。求人のご紹介はもちろん、応募書類の添削や面接対策までカバーしていますので、不安なく就職・転職活動を進めることができます。
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