御中と様、正しく使い分けてる？敬称の書き方を覚えよう

応募書類やビジネスメールなどを企業に送る際、「御中」「様」など敬称の使い分けに悩んだことはありませんか？
今回はビジネスマナーの基本、宛名につける敬称の正しい書き方について解説。敬称の意味や使い方がいまいちよくわからない…と思っている方必見のコラムです。ぜひお役立てください。

「御中」と「様」…正しく使い分けてる？

応募書類の郵送時やメール送信時など、企業とのやりとりで頻出する敬称が「御中」と「様」ではないでしょうか。
以下に、「御中」と「様」の意味と使い方を、それぞれ解説します。

「御中」の意味と使い方

「御中」は、「中」に丁寧語の「御」をつけた言葉で、「中の人へ」という意味があります。
個人名を特定せず、組織内のいずれかの人に宛てて用いる敬称です。

「株式会社〇〇 御中」「株式会社◯◯　△△事業部 御中」というように、宛名が企業名や団体名、部署名などの場合に使用すると覚えましょう。

「様」の意味と使い方

最もよく使われている敬称なので、「様」の使い方に迷う人はあまりいないかもしれません。
相手の年齢や性別、立場などに関係なく使用でき、氏名の下につけることで尊敬の意を表していることになります。
就活や転職活動においては、企業の特定の担当者宛に郵便物やメールを送る際などに用います。

「株式会社〇〇　△△事業部　畑楽 太郎 様」「株式会社〇〇 △△事業部　採用ご担当者 様」など、個人名がわからなくても、業務担当者に直接宛てたい場合は、事業部名の後に「採用ご担当者様」と記すようにしましょう。

注意したいのは、敬称は1つの宛先で2つ以上重ねて使ってはいけないということ。つまり「御中」と「様」は併用できません。
「株式会社◯◯　△△事業部 御中　畑楽 太郎 様」「株式会社〇〇　△△事業部　採用ご担当者 様 御中」などの使い方は誤りです。

また、役職名の後には「様」を使いません。「株式会社〇〇　△△事業部 部長　畑楽 太郎 様」が正解で、「畑楽 太郎部長 様」と役職名の後に「様」をつけないように気をつけましょう。

「殿」や「各位」はどんなシーンで使うの？

次に「殿」と「各位」の使い方についても整理しましょう。

「殿」は格下か同格の相手に使用

個人名に用いる敬称には、「様」のほかに「殿」もあります。
前項でお伝えした通り、役職名に「様」をつけるのが誤りである一方、役職名につけることができる敬称が「殿」と覚えておきましょう。

退職願や退職届など、社内文書を書く際には「部長殿」「代表取締役　畑楽 太郎 殿」といった使い方をします。

「殿」は公的文書や社内文書などで使用されることが多い敬称ですが、現代では目上の者が同格か目下の相手に対して使う接尾語という解釈が普及しているため、外部向けの文書で用いるのはふさわしくありません。就活や転職活動では「様」に統一した方が無難です。

「各位」は複数の相手を対象にしている時に使用

「各位」には「皆様」「皆様方」という意味合いがあり、複数の相手を対象とした文書に用いられます。

「関係者各位」「担当各位」といった使い方をするのが正解で、他の敬称を重ねる二重敬語は本来の文法からすると誤りなのですが、「お客様各位」という表現だけは一般的に広く使われるようになったため、間違いではないとされています。

返信用封筒やはがきの宛名に注意！

最後に、返信用の封筒やはがきの宛名記載についての注意事項です。
企業宛の返信用封筒やはがきは、「株式会社〇〇　△△部行（宛）」というように、敬称がついていないのが一般的。この場合、「行」や「宛」は二重線で消し、「様」や「御中」に書き換えるのを忘れないようにしましょう。

敬称の使い分けや返信用書類の宛先の書き換えなどは、基本的なビジネスマナーの1つです。
就活や転職活動で必要なだけでなく、仕事で日常的に使う機会があるため、しっかり身につけておくことをおすすめします。

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