履歴書の正しい郵送方法は?ポスト投函はOK?添え状や封筒にも気を配ろう

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この記事のまとめ

  • 履歴書を郵送するときポスト投函でも問題ないができるだけ窓口に持ち込もう
  • 窓口に持ち込むと履歴書郵送で注意したい切手不足が起こらない
  • 履歴書を郵送するときは履歴書のサイズに合わせて角2や角A4を使う
  • 履歴書を郵送するときと手渡しするときで日付が異なるので注意しよう

書類選考に向けて履歴書を送付するとき、郵送方法で迷う方もいるでしょう。履歴書などの応募書類はポストに投函しても問題ありませんが、封筒にしっかり「履歴書在中」と記載しないとトラブルになるおそれも。切手料金などにも不安があるなら、窓口で対応してもらいましょう。コラムでは、履歴書の郵送で注意すべき点をまとめました。

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履歴書の郵送方法

履歴書はポストに投函しても問題はありませんが、できれば郵便窓口に持ち込みましょう。

窓口を使用するメリット

郵便局の窓口に持ち込むメリットは、「切手料金不足を起こさない」「集荷トラブルを避けられる」点です。履歴書を郵送するとき一番注意したいのが、切手料金の不足。不足が判明すると差出人に戻されるか、受取人が差額を支払うことになります。返されてしまうと期日に間に合わなくなる可能性があり、受取人が差額を支払えば企業からのイメージは悪くなるでしょう。
また、ポストの集荷は1日数回と決まっており、集荷時に雨に濡れたり折れたりといったトラブルが起きる可能性はゼロではありません。集荷時間に合わないと期日に間に合わなくなる恐れもあるので、できる限り窓口を使用することをおすすめします。

普通郵便で送るのが基本

郵送方法には「普通」のほか、急ぎで対応してもらえる「速達」や、郵送の過程を記録する「書留」があります。しかし、早く届いたほうが良いのでは、確実に届けたいから、と速達や書留を使用するのは避けましょう。
速達を利用すると「期限ギリギリに作成したのでは」「普通郵便でも問題ないのにコスト意識が低いのでは」、書留を利用すると受取人がサインをする必要があることから「相手に配慮できない」といった印象をそれぞれ与えてしまいます。
履歴書を郵送するときに速達や書留を使うこと自体はマナー違反ではありませんが、期限に余裕があるなら普通郵便で十分です。

メール便は使用しない

ポストに投函できる小型荷物としてメール便がありますが、履歴書をメール便で送ると郵送法違反になります。郵送法では、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」である信書をメール便や荷物として送ることは認めていないため、注意しましょう。
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履歴書を郵送する封筒は?

正社員に応募する際の履歴書は、A4が良いとされています。そのため、郵送する封筒もA4サイズが入る「角形A4号(角A4)」もしくは「角形2号(角2)」を選びましょう。
郵送する場合の封筒は、白が好ましいです。茶封筒や他の色の封筒での送付であってもマナー違反ではありませんが、重要な書類を送る時は白封筒を使用するのが一般的。茶封筒は事務的な印象を与えるとともに、ほかの郵便物にまぎれてしまう可能性が高まります。
履歴書を送る封筒については、「履歴書に長封筒は使ってOK?三つ折りが駄目な理由や基本のマナーを解説」のコラムでも解説しています。

角形2号・角形A4号は定形外

A4サイズが入る封筒は定形外郵便(規格内)に分類されます。そのため通常の書簡の切手代では不足するので注意しましょう。
郵便物の料金は大きさと重さで決定します。下記を参考にするほか、確実な料金を用意するなら郵便局に持ち込みましょう。

定形外郵便(規格内)の料金
重さ料金
50g以内120円
100g以内140円
150g以内210円
250g以内250円
500g以内390円
1kg以内580円

引用:郵便局「第一種郵便物 手紙 料金制度について

なお、切手を貼るときは細かい料金をたくさん貼るのは避け、できれば1枚で完結するものを用意しましょう。窓口に持ち込めば、高額の切手も用意してもらえます。

参照元
郵便局
料金を計算する

履歴書を郵送する封筒の書き方

封筒の表面には応募先企業の住所と企業名、宛先を記載します。
縦型の封筒を使用するなら宛先も縦書き、数字は漢数字を使用しましょう。会社名は(株)などの省略表現は使用せず、前株後株も間違えないように気をつけて正式名称を記載。宛名も正しく書いたうえで、宛先が企業名や部署の場合は「御中」、担当者などの個人名の場合は「様」をつけます。
また、忘れてはいけないのが外脇付け。「実は重要「履歴書在中」。スタンプか手書きか迷ったら」のコラムを参考に追加して下さい。
裏面には自分の住所と氏名だけではなく、投函日の日付も記載します。その際、履歴書に記載した日付と一致させましょう。
履歴書を郵送する封筒の書き方については、「履歴書の封筒の書き方を解説!手渡しでも必要な理由や送付時の注意点を紹介」のコラムでも詳しく解説しています。併せてご覧ください。

履歴書に書く日付は郵送か手渡しかで異なる

履歴書の枠外にある「日付」は、郵送する場合はポスト投函する日、面接時に手渡しする場合は面接する日を書きます。
いずれも履歴書を記載した日ではないので注意が必要です。
正しい日付を記入していないと、採用担当者にやる気がないと思われたり書類の使い回しを疑われたりする可能性があります。使い回しと判断されると、常識のない応募者だと思われてしまい、合否に関わる可能性もあります。日付を間違えてしまったら修正はせずに、履歴書を作成し直しましょう。

応募書類全体で記載を合わせよう

履歴書内の学歴や職歴、資格取得の年月を和暦で書いているなら枠外の日付も和暦、西暦なら西暦で統一します。履歴書にとどまらず、一緒に渡す職務経歴書や添え状の記載も合わせるのが望ましいです。

履歴書を郵送するときは添え状も忘れずに

添え状とは、郵送物の内容を明らかにする書類のこと。ビジネスシーンでは郵送物に付けるのが一般的です。就活でも、もちろん使用しましょう。
履歴書を郵送するときに添え状がなくても選考に大きな影響は及ぼさないものの、「一般常識を知らない」「マナーを知らない」といったマイナスイメージにはつながります。選考前にマイナスイメージを持たれてしまうことは避けたいところ。「送付状の書き方とは?ビジネスシーンにふさわしいのは手書き?パソコン?」のコラムを参考にしながら、マナーを守った添え状を作成し、履歴書と一緒に郵送しましょう。

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