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履歴書をメールで提出!貼付方法や送り方は?パスワードは必要?

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書をメールに添付する際には分かりやすい件名やパスワードの設定が必要
  • ・履歴書のメールの本文は簡潔にし、相手への配慮が表れる内容にすべき
  • ・メールに添付する履歴書は変更や改ざんを防ぐためにPDF形式にするのがよい
  • ・チェックリストを使って履歴書を添付したメールに不備がないかしっかり確認しよう

監修者:室谷彩依

就活アドバイザー

就活アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

履歴書をメールで送るように指示された方に向けて、押さえておくべきマナーを解説します。履歴書をメールで送付する場合は、適切なファイルに変換し、必要に応じてパスワードを設定。手順や方法についてまとめました。
履歴書をメールで送るための例文もいくつか紹介するので、転職活動をしている方はぜひご覧ください。

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履歴書をメールで送る際の4つのマナー

履歴書をメールで送るように採用担当者から連絡があったら、日にちを空けずできる限り早く送付しましょう。ビジネスメールのマナーに則り、件名や本文は簡潔かつ分かりやすくすることも大切です。また、履歴書は個人情報が多く記載されているので、パスワードなどセキュリティ対策も忘れずに行いましょう。

1.履歴書はすぐに送る

履歴書をメールで送るよう指示を受けたら、可能な限り早く送るのがマナー。時間がかかりすぎてしまうと、「採用しても仕事を後回しにするかも」「メールをチェックする習慣がない人なのでは」とマイナスイメージを抱かれる可能性があります。
指示があった当日中に、遅くとも翌日までには履歴書を添付したメールを送りましょう。もし、履歴書の準備が間に合わず時間がかかってしまうことがわかっているのであれば、「○月○日までに送付します」と連絡するのがマナーです。

2.メールを送る時間帯は就業時間内

履歴書をできるだけ早く送ることは重要ですが、メールを送る時間帯にも注意が必要です。真夜中や早朝にメールを送ると、採用担当者から非常識な人と思われてしまう可能性が。採用担当者が働いている就業時間内に送るのがマナーでしょう。どうしても就業時間内に送信するのが難しければ、メールソフトの送信時間指定サービスを活用するのがおすすめです。

3.履歴書にはパスワードを設定する

履歴書をメールに添付する場合、添付ファイルを開くためのパスワードを設定することが非常に重要です。
履歴書には応募者の個人情報が多く記載されています。個人情報の漏洩は企業にとって大幅なイメージダウンとなるため、取り扱いにも慎重さが要求されるでしょう。履歴書にパスワードをかけずに送ってしまうと、個人情報の取扱いに対する認識が甘いと判断されることも。パスワードだけでなく、指定アドレスやアカウントしか閲覧できないクラウドサービスなども活用してセキュリティ対策を行いましょう。

4.メールの件名や本文は簡潔に分かりやすく

メールの件名や内容は簡潔にまとめ、分かりやすくするのがマナーです。件名を見ただけで誰がどんな目的で送ってきたメールかを判別できるものがよいでしょう。
たとえば、「履歴書の送付について/氏名」といった件名にすれば、メールの目的と差出人がひと目でわかります。「履歴書について」「ご確認お願いします」などの件名は、メールの目的や差出人がわからないので、見落とされてしまったり迷惑メールと思われてしまったりする恐れがあります。
履歴書をメールで送付する場合に注意すべき点についてさらに知りたい方は、「それでいいの?履歴書をメールで送る時」もご覧ください。

メールアドレスもビジネス用に
メールアドレスがビジネスにふさわしいかも、必ず確認しておきます。ビジネス用のアドレスは「名前+数字」など簡素なものが一般的。好きなものやペットの名前、感情を表す英単語などが入っていると幼稚な印象になるため、注意しましょう。

履歴書をメールで送る際に最適なファイル形式

履歴書をメールで送るなら、文字化けの心配がなく第三者の編集もできないPDFが最適です。ど履歴書をWordやExcelで作っているとしても、添付する際にはPDFファイルに変換して送るようにしましょう。
WordやExcelの履歴書の場合、内容が変更されてしまったり改ざんされたりする恐れがあります。さらに、ファイルを開くときに使用するアプリによるレイアウトの変化がないため、そのまま履歴書を診察することが可能です。
手書きの履歴書をスキャンしてPDFファイルにすることもできますが、文字が不鮮明になったり読みにくくなったりすることがあるため、メールで履歴書の提出を求められたら、改めてパソコンで作成し直します。

証明写真はどうする?

メールで提出する履歴書に添付する証明写真は、データをパソコンに取り込んで履歴書の写真欄に挿入する方法が一般的です。もし写真のデータがなければ、証明写真をスキャナで取り込んでください。証明写真のデータは、撮影した写真館で購入するほか、証明写真機で手に入れることもできます。詳しくは「履歴書をメールで送るとき写真はどうする?添付方法を詳しく解説!」のコラムで解説しています。

履歴書をPDFファイルにする方法

まずWordやExcelで作った履歴書を開き、「ファイル」をクリックします。
出てくる選択肢から「名前を付けて保存」を選びます。保存先を選んだ後に出てくる小さなウィンドウの「ファイルの種類」をクリックします。表示されるファイル形式から「PDF」を選び、「保存」をクリックして完了です。
履歴書をメールに添付する前に、PDF形式のファイルを確認し、レイアウトが変わっていないかどうかを確認しましょう。

スマホで履歴書添付はできる?

スマートフォンから、履歴書を添付したメールを送信することは可能です。送信元のメールアドレスがプライベート用にならないよう、注意しましょう。
履歴書そのものをスマートフォンで作成する場合は、作成アプリが活用できます。アプリで履歴書を作成し、データ化してスマートフォン内に保存、PDFに変換したあとメールに添付して送信という流れです。

履歴書を添付したメールにパスワードを設定する方法

履歴書をメールに添付する際には、セキュリティの観点からパスワードをかけましょう。PDF形式のファイルにパスワードを設定するためには専用のソフトが必要ですが、WordやExcelからPDFに変換する際には簡単にパスワードを設定できます。
Wordの場合、「ファイルの種類」をPDFにすると、小さなウィンドウ内に「オプション」が表示されるのでクリック。
表示される別のウィンドウ内の一番下に、「ドキュメントをパスポートで暗号化する」という選択肢が出てくるのでチェックを入れます。あとは、任意のパスワードを入力すれば完了です。
Excelの場合、「ファイルの種類」をPDFにし、「保存」の左側にある「ツール」をクリックします。出てくる選択肢の中から「全般オプション」を選ぶと「読み取りパスワード」 が設定できます。

ファイル名は「履歴書+氏名」

メールに添付する履歴書のタイトルに決まりはありませんが、「履歴書+氏名」がいいでしょう。
採用担当者が多くの履歴書をチェックしなければならないことを考えると、すぐに誰の履歴書かわかるファイル名にするのがベストといえます。
メールに履歴書を添付する際のポイントについてさらに知りたい方は、「履歴書をPDFで送りたい!メール作成時のマナーは?」もご覧ください。

履歴書を添付したメールの例文

履歴書を添付するメールの本文も、ビジネスメールのルールを守りながら簡潔にまとめましょう。基本的にメールの本文は宛先、氏名、要件、締め、署名という5つの要素で構成されます。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールの場合、メール本文内にも宛先を記載するのが一般的。「法人格+会社名 採用ご担当者様」と書くのが一般的です。もし採用担当者の氏名や部署名がわかっている場合には、記載しても問題ありません。
本題に入る前に、「お世話になっております」のような簡単な挨拶とともに自分のフルネームを記載します。本文中では履歴書をメールに添付していることを簡潔に知らせ、あとでパスワードを記載したメールを別に送付することも忘れずに。
締めの言葉は「お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」のように、忙しい相手に対する配慮と感謝が伝わるものにしましょう。
最後の署名では氏名や郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスをそれぞれ改行して記載します。もし、氏名の読みが難しいのであれば、ふりがなを書いておくと親切です。

履歴書を送るメールの例文

件名:
応募書類ご提出の件/履歴書添付(氏名)

本文:
株式会社○○○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
(氏名)です。

○○にて御社の求人情報を拝見し、
○○○職に応募したくご連絡を差し上げました。

履歴書と職務経歴書を、添付ファイルにて送付いたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

応募書類にはセキュリティのためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りいたしますので、
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、
面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――――――

パスワードを送るメールの例文

履歴書を添付したメールを送った後、パスワードを送るメールを作成しなければなりません。パスワードを送るメールの例文も見ていきましょう。

件名:
【パスワード】履歴書ご送付の件/氏名

本文:
株式会社○○○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
先ほど応募書類を送付させていただきました(氏名)です。
添付ファイルに設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:××××××

お手数をおかけいたしますが、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――――――
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
――――――――――――――

履歴書をメールで送付する際の別の例文について知りたい方は、「履歴書をメールで送る方法とマナーを紹介!例文を見て作り方を知ろう!」もご覧ください。

履歴書を添付したメールを送る前のチェックリスト

履歴書を添付したメールを作成したら、送信前に内容に不備がないかをしっかり確認しましょう。
内容に不備があったり、履歴書に間違いがあったりすると採用担当者の印象が悪くなるので注意が必要です。
特に注意を払いたい項目は、以下のとおりです。

・履歴書のファイルは添付してあるか
・件名はわかりやすくいか
・宛名の会社名や担当者名の漢字が間違っていないか
・送信先のメールアドレスは正しいか
・署名は忘れていないか
・誤字脱字はないか

いざ履歴書を提出しようと思っても、履歴書の内容やメールのマナーが不安で心配になる方もいるでしょう。そんな時は就職・転職支援サービスを活用し、豊富な経験を持つプロの指導で企業に響く履歴書の書き方や、正しいビジネスマナーを確認するのがおすすめです。
若年層に特化したハタラクティブでは、企業の採用ポイントを押さえた履歴書の作成をサポートしています。採用担当者の目線から、提出書類の内容をアドバイス。
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