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履歴書をメールで送る場合のルールとマナー

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書をメールで送るときはひと目でわかる件名にする
    ・ビジネスマナーを意識しながら読みやすい文面を作成しよう
    ・履歴書はPDF化し、名前と日付を入れたファイル名にする
    ・添付するファイルはパスワードを設定してセキュリティを強化しよう

就職・転職活動の際は、企業側から履歴書をメールで送るよう求められることがあります。
ファイル形式やメール本文のマナーはご存知ですか。
こちらのコラムでは、ビジネスマナーに基づいたファイルの添付方法やメールの送り方を紹介します。

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メールの件名はわかりやすく!

メールの件名は、本文の内容がひと目でわかるようにしましょう。
採用担当者は社内外のさまざまなやり取りをメールで行っているため、わかりやすい件名にしないと他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
また、件名に名前を記載しないと本文を開くまで送信者がわからないので、迷惑メールだと思われてしまうことも。
メールの件名は、「応募書類送付の件(名前)」などと簡潔にまとめるようにしましょう。

メールは件名だけでなく、文面ももちろん重要です。
企業側が内容を把握しやすいよう、宛先・本文・署名の構成で記載します。
採用担当者の目線になり、適宜改行したり1行空けたりして、見やすさと読みやすさを心がけましょう。
本文には誤字脱字がないか、企業名を省略していないか、採用担当者の名前は間違いないかなど、送信前に必ず確認するようにします。
メールは手軽に送れるからこそ注意が必要です。
ビジネスマナーを意識し、好印象を与えるメールを送りましょう。

ファイルはPDFで送ろう

履歴書はPDFにして添付するのが好ましいです。
履歴書を手書きした場合はスキャンしてデータにし、ExcelやWordなどのオフィスソフトで作成した場合はPDFに変換します。
そのほか、企業側からフォーマットが指定されている場合はその指示に従いましょう。

自分と企業のパソコンではオフィスソフトのバージョンが異なる場合があります。
PDF化して送信すれば容易にファイルを開くことができ、企業側の負担を減らすことが可能。
また、オフィスソフトのプレビューと実際に印刷したものでは見栄えが変わってしまうこともあります。
PDF化しておけばプレビュー通りの印刷ができるほか、万が一に備えて内容の変更を防ぐことも可能です。
このように、応募書類をPDF化することにはさまざまなメリットがあります。

企業に送るデータは、わかりやすいファイル名にしておきましょう。
「180202_履歴書(名前)」というように、自分の名前と日付を入れておくと企業側が管理しやすくなります。
手書きの履歴書をスキャンして送る場合は、データの容量が大きくなりすぎないよう注意しましょう。
メールを送る際は、書類が間違いなく添付されているか再確認することが大切です。

パスワードを設定しよう

履歴書は個人情報が詰まった重要な書類のため、パスワードの設定は必須です。
パスワードを設定していないファイルを送ってしまうと、情報管理に疎いのではと思われてしまう可能性があります。
また、万が一違う相手に送ってしまった場合でも、パスワードを設定すればファイルを閲覧される危険性を軽減することが可能です。

PDF化した履歴書はフォルダに入れ、zip形式で圧縮してパスワードを設定しましょう。
パスワードを設定したら、企業側にその旨を伝えなくてはなりません。
パスワードを伝えるメールは、書類を添付したメールとは別に送る必要があります。
「先程応募書類を送付させていただいた○○です。添付ファイルに設定したパスワードを送ります。」などといった内容で送信しましょう。

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