履歴書を郵送する時のマナーって?封筒や送付状の書き方

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書は送付状、そのほか提出を指示された書類と一緒にクリアファイルに入れる
  • ・送付状はビジネスマナーに則り作成する
  • ・封筒は履歴書を折らずに入れられるサイズで、色は白が無難
  • ・住所を省略しない、敬称の使い分け、封字などに注意
  • ・郵送の際にも、糊付けや料金不足に気を付け、できれば窓口から出そう

「履歴書を提出する」という行為は、就職、転職活動をしていれば必ず経験するでしょう。
提出の方法は様々で、郵送の場合もあれば持参やメールでの送付を求められることもあります。

それぞれ提出の仕方にはマナーがあり、守れていないと履歴書提出の時点で印象が悪くなってしまう可能性も。逆に、マナーを知っていればリスクを回避することができるでしょう。
こちらのコラムでは、郵送で履歴書を提出する場合の送付マナーについて解説します。

履歴書と一緒に送るもの

履歴書を郵送する際は、封筒に履歴書を1枚入れれば良いわけではありません。
一緒に送るものを用意します。

・送付状
・職務経歴書、エントリーシートなど企業から提出を指示されている書類
・クリアファイル

履歴書を郵送する際には、「誰が」「誰に」「何を」「何枚」送ったのかを簡潔に知らせるために、送付状を同封しましょう。送付状は、添え状、カバーレターなどとも言います。
書類を入れる順番は、上から送付状、履歴書、職務経歴書やエントリーシート、そのほか必要な書類です。また、上下の向きなどにも注意し、郵送途中で折れたり濡れたりしないようにクリアファイルに入れて送付しましょう。

送付状の書き方

履歴書に同封する送付状はビジネスマナーに則っていれば問題ありません。
ネット上にもテンプレートが多くあるので、参考にしましょう。
下記に送付状を作成する際のポイントを挙げておきます。

日付
右上に投函日を書きます。履歴書などと同じ日付にします。

宛先
企業名は(株)などと省略せず正式名称で、左上に書きます。

署名
自分の署名は日付の下に書きます。

本文
履歴書を送付する旨を書きます。頭語と結語、時候の挨拶などを忘れずに。

記書き
中央に「記」と書き、その下に同封する書類と枚数を箇条書きにしましょう。
最後に右下に「以上」と記入します。

封筒の選び方

封筒にもマナーがあります。
サイズは履歴書を折らずに入れられるものを選びます。市販の履歴書に同封されているような、履歴書を三つ折りにしなければならない封筒はやめましょう。
また、色については、白い無地の封筒が無難です。

封筒の書き方

封筒の書き方にもいくつかポイントがあります。

表面、裏面ともに住所は省略せず書きます。マンション名やビル名、階数、番地まで正確に書きましょう。
宛名は住所よりも大きめの字で、封筒の中央に書きましょう。敬称は、個人宛の場合は「様」を、部署宛なら「御中」を使います。
表面の左下に赤枠で四角く囲い、「応募書類在中」もしくは「履歴書在中」と記載。重要な書類が入っていることを示すことができます。
最後に封入する書類を確認したら、糊でしっかり封をしてフラップとの境に「〆」マークをつけ、裏面左上に投函日を記入すれば完了です。

その他の注意点

送付する封筒や書類以外にも、郵送する際の注意点を確認しておきましょう。

最も注意すべきは料金不足です。料金不足の場合、自分に返送されたり、相手に不足分が請求されてしまったりする恐れがあります。自分で切手を貼るのではなく、窓口で計量してもらって出すと確実で安心です。
やむを得ず自分で切手を貼る場合は、料金不足のほか、切手の絵柄にも注意しましょう。キャラクター柄など、ビジネスにそぐわないものは避けた方が無難です。

また、履歴書は重要な書類のため、封筒はセロハンテープではなく糊でとめましょう。

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