送付状の書き方を知ってマナーを身に付けよう!意味・不要なケースも解説

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【このページのまとめ】

  • ・送付状は、書類の概要や枚数などに挨拶文を加えたもの
  • ・忘れたり書き方が間違っていたりしても採用に影響はないが、ビジネスマナーの1つ
  • ・企業側に気持ち良く受け取ってもらうためにも、送付状はつけたほうが良い
  • ・長々とした挨拶文や余計な情報は加えないのが正しい書き方
  • ・送付状不要と書かれている場合や持参する場合、メールで送付する場合は必要ない

送付状(添え状)は、就職活動に欠かせない書類です。履歴書を企業に送る際には、ビジネスマナーとして準備しましょう。このコラムでは、「書き方が分からない」「そもそも必要かどうか分からない」という方に向けて、例文やコツなど、必要な情報をまとめています。送付状をつけ忘れたからといって採用に影響することは少ないですが、企業に気持ち良く受け取ってもらうため、正しい書類を準備しましょう。

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送付状とは?

送付状とは、郵便物を送る際に、書類の送付者情報や宛先、概要、枚数などに挨拶文を加えた書類のことをいいます。
主に、エントリーシートや履歴書、奨学金の申込書類など、正式な書類を送る際に1番上に同封する書類です。応募書類に含まれないものの、「誰が、なんの書類を送ったのか」を示す内容のため、企業に書類を送るときは添付するのが一般的です。
送付状のほかに、カバーレター、挨拶状、添え状、送り状など、さまざまな呼び方があります。

送付状は基本的なビジネスマナーの1つ

前項で述べたように、送付状は必要書類ではありません。あくまでもマナーの一環として応募者側が作成するものなので、送付状の有無が選考結果に影響を及ぼすとは考えにくいでしょう。
しかし、必要ではないもののビジネスマナーではあるので、送付状がないことで「ビジネスマナーを知らない」「相手への配慮ができない」といった印象を与える可能性はあると理解しておきましょう。送付状がないことを理由に選考に落ちてしまうのは非常にもったいないこと。面倒でも送付状は作成しておいたほうが安心です。

送付状についてさらに深掘りしたい方は、「送付状も入れよう!応募書類を送るときのビジネスマナー」のコラムも併せてご覧ください。基本知識を分かりやすくまとめています。

送付状の書き方とポイント

送付状は、基本的にはパソコンで作成しましょう。より丁寧な印象や熱意を伝えたい場合であれば、手書きで作成しても問題ありません。
企業側に、分かりやすく明確に伝わるように作られた送付状であれば、どちらを選んでも大丈夫です。
パソコンで送付状を作成する場合、基本的には「横書き」の書式を選択します。手書きの場合は、「縦書き」が基本です。

送付状の書き方の例

令和△年△月△日
××株式会社
××部 ××様

●● ●●(名前)
〒000-0000
(住所)
(電話番号)
(Eメールアドレス)
選考応募書類の送付について

拝啓 
時下(△△の候)、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用において参考の機会をいただきたく、下記のとおり応募書類をお送りいたします。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具

履歴書      1枚
職務経歴書    1枚
以上
 

送付状を書く際のポイント

日付は1番上の右側に書きましょう。年号は履歴書などと統一し、投函日の日付を記載するようにします。
宛名は、日付より下の段の左側に記載するようにします。
企業や部署宛に送るときは「御中」。個人宛の場合は「様」を使用します。「御中」と「様」は併用しないので注意。個人名が分からないときは「ご担当者様」と書くと良いでしょう。
また、「株式会社」を(株)と省略するのは、失礼に当たります。名刺や書類に記載された情報を参考にしながら、正式名称を記載してください。
本文と結語のあとに、1行空けて「記」と中央揃えで記載。その下に同封している書類について分かりやすく箇条書きをします。
「記」は、本文中の「下記のとおり」と同じ意味を持つ言葉です。「記」を入れたら、最後は「以上」と記載します。これ以上は何も書かれていないことを意味するので、「以上」のあとには何も書かないようにしましょう。
時候の挨拶は、月によっていくつかあるので、ネットや辞書で調べてみたり、以下の内容を参考にしたりして書いてみましょう。

1月…新春の候/初春の候
2月…向春の候/立春の候
3月…早春の候/春分の候
4月…春陽の候/春暖の候
5月…新緑の候/青葉の候
6月…向暑の候/長雨の候
7月…盛夏の候/盛暑の候
8月…残暑の候/盛暑の候
9月…初秋の候/新涼の候
10月…清秋の候/秋冷の候
11月…晩秋の候/向寒の候
12月…歳末の候/師走の候

季節に応じた挨拶文を選び、シンプルにまとめるようにしてください。

送付状の書き方についてさらに詳しく知りたいなら、「送付状の役割とは?書き方であなたの印象が変わるかも」のコラムがおすすめです。役割を意識した、正しい書き方をマスターしましょう。

送付状のマナー

送付状は、あくまでもビジネスマナーとして添付する書類です。せっかく好印象を狙って送付状を作成したのに、その内容や扱いが雑だと逆効果になることも。相手の立場になって、どんな状態だと扱いやすいかを考えてみてください。

サイズはA4

ほとんどのビジネス文書はA4サイズで作成されています。履歴書はフォーマットによっては異なる場合もありますが、職務経歴書などはA4で作成するのが基本。ほかの書類とサイズを合わせることで扱いやすくするために、送付状もA4サイズが基本となります。また、あくまでも「なんの書類を何枚送ったか」を示すものなので、複数枚にせず1枚で収めます。

応募書類の一番上にする

繰り返しになりますが、送付状は「誰の、なんの書類が送られてきたか」を示すもの。そのため、送付するすべての書類の最も上にないと意味を成しません。送付状が一番上になるように、続けて履歴書、職務経歴書と重ねましょう。

書類はクリアファイルに入れて扱う
送付状を含めた応募書類は、濡れや汚れ、折れを防ぐためにクリアファイルに入れて扱うのがマナーです。汚れや折れのある書類では、どんなに内容が良くても「だらしなさ」を感じるもの。書類までしっかりと気を配りましょう。

送付状作成でやりがちな3つのNG行動

送付状は、送る書類を明らかにするのが目的です。意に反した「長い挨拶文」や「不要な記載」は、マナー違反となり「社会人として不足している」という印象を与えてしまうので注意してください。

長々とした挨拶文

挨拶文は、必要な情報のみを、できるだけシンプルにまとめるのがおすすめです。
「より丁寧な印象になるように…」との思いから、自己PRと挨拶文を合わせ、長々と書いてしまう方もいますが、あまり意味がありません。それどころか、「書類の意味を把握できていない応募者」と、マイナスの印象を抱かれてしまう可能性もあります。
採用担当者がしっかりと目を通すのは、送付状の下のESや履歴書です。こちらの書類で存分に自己PRを伝えましょう。

Webサイト上のテンプレートをそのまま採用

インターネットで送付状を検索してみると、さまざまなテンプレートが公開されています。空欄を埋めれば完成するため、非常に便利なアイテムです。
とはいえ、定型文のみで構成された送付状は、どこか味気なくなってしまいがちです。ほんの少しでも構いませんから、自分なりのアレンジを加えてみてください。
自分でアレンジした内容をテンプレートとして保存しておけば、複数企業に応募する際も、時短につながります。応募先ごとに変更が必要な部分は、空欄や記号を入れて分かりやすくしておきましょう。内容差し替えにミスがないよう、十分に注意してください。

不要な情報の記載

送付状には、勤務に関する希望や求める条件といった不要な情報を記載しないよう注意しましょう。
応募者自身にとって、どれだけ重要な情報であっても、送付状に記載する内容ではありません。「自分の要望ばかりを通そうとする人」というイメージを抱かれてしまいますから、省くようにしましょう。

送付状のテンプレートについては「送付状を書くときは、テンプレートの使用はOK?」のコラムでも詳しく解説しています。併せてご覧ください。

送付状が必要ない3つのパターンとは?

応募先企業に書類を提出する際に、送付状が必要ない場合もあります。以下の3つのパターンに当てはまる方は、送付状を割愛しましょう。

1.メールで送付する場合

応募書類をメールで送付する場合、件名や本文に要件を記載し、応募書類を添付するスタイルが一般的です。この場合、件名や本文が送付状の役割を果たしてくれるため、あらためて送付状を付ける必要はありません。
ただし、メール本文に、必要な情報をまとめることを忘れないでください。宛先や要件のほか、結びの言葉も必要です。ビジネスマナーに則った形で、メール本文を作成しましょう。
また、履歴書やESなど、添付ファイルそれぞれの名前を分かりやすく設定しておくと、より丁寧な印象になります。
履歴書をメールで送付するなら、「履歴書をPDFで送りたい!メール作成時のマナーは?」のコラムも参考になるでしょう。ぜひご確認ください。

2.企業から「送付状不要」と通達されている場合

企業によっては、事前に「送付状不要」と案内されているケースがあります。この場合、会社からの指示に従いましょう。
指示を無視して送付状を付ければ、「会社の指示に従えない人」という印象を抱かれてしまうリスクもあります。事前の案内や注意書きには、しっかりと目を通すのがおすすめです。

3.応募書類を持参する場合

添え状は、応募書類を「送る」際に必要になるもの。企業へ直接持参する場合、送付状は必要ありません。
履歴書やエントリーシートなど、必要書類だけをクリアファイルにまとめておきましょう。鞄の中で書類が折れ曲がってしまわないよう、封筒に入れておくと安心です。履歴書を持参する際のマナーについては、「持参した履歴書は封筒に入れなくて良い?手渡しする際のマナーも解説!」でまとめています。選考前の確認にご活用ください。

応募書類の書き方に自信がない、内容をチェックして欲しいなどのご相談は、ぜひハタラクティブへ。
ハタラクティブは、若年層向けの就職活動に特化した、就職エージェント。一人ひとりにヒアリングを行い、希望の求人を紹介したり、履歴書やエントリーシートの添削を行ったりと、丁寧にサポートしています。
1人での就職活動は大変なもの。エントリーシートや履歴書、自己分析、送付状の書き方など、小さな疑問があれば、いつでもお気軽にお問い合わせください。専任のアドバイザーが担当いたします。

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