応募書類につける「送付状」の書き方

2017/11/22

【このページのまとめ】

  • ・送付状とは、書類の概要や枚数などに挨拶文を加えた書類のこと

    ・忘れたからといって採用に影響することはないが、ビジネスマナーの1つとされる

    ・企業側に気持ちよく受け取ってもらうためにも、送付状はつけたほうがいい

    ・ただし、「送付状不要」などと書かれている場合は送らない

就職活動時にエントリーシートや履歴書を企業に送る際、送付状(添え状)というものを一緒に送ります。
学生にはあまり馴染みがないものかもしれませんが、ビジネスシーンではよく用いられています。
送付状をつけ忘れたからといって採用に影響することは少ないですが、企業に気持ちよく受け取ってもらうためには欠かせないのが送付状です。

こちらのコラムでは、その送付状の意味や書き方について詳しくご紹介しています。
書き方や例文なども交えながら説明していますので、就職活動のノウハウとして、ぜひご活用ください。

◆送付状とは?

送付状とは、郵便物やFAXなどを送る際に、書類の送付者情報や宛先、書類の概要、枚数などに挨拶文を加えた書類のことをいいます。
送付状のほかに、カバーレター、挨拶状、添え状、送り状など、様々な呼び方があります。
主に、エントリーシートや履歴書など、正式な書類を送る際に1番上に同封します。

送付状は基本的なビジネスマナーの1つ。
もし忘れたからといってそれだけで落とされる可能性は低いですが、送付状を入れたほうが気持ちとして印象がいい場合があるので、時間に余裕があれば付けるべきでといえます。

次に、送付状について詳しくご説明していきます。マナーとしてしっかりおさえておきましょう。

 

◆送付状をつける意味って?

送付状をつけると、「誰に」「何を」「どれだけ」送ったかが一目瞭然なので、書類の不備やミスを防ぐ意味があります。
ビジネスの書類は、元々手渡しすることが基本でした。郵送やFAXは略儀のため、送付状をつけることで体裁を整えるという意味合いもあります。
また、「重要な書類を同封しています」「ご確認お願いします」という口頭の代わりの役割も果たしています。
メールの場合は件名や本文に要件を書くことができるので、改めて送付状を添付する必要がないことが多いようです。

就職活動もビジネスの初歩。ESや履歴書などの応募書類には送付状を忘れず入れるよう心がけておきましょう。
ただし、企業によっては「送付状不要」「添え状不要」などと書かれている場合があるので、注意書きはしっかり確認にしておきましょう。

次は、送付状の書き方について例文を交えながらご紹介していきます。

 

◆送付状の書き方

送付状は、基本的にはパソコンで作成するようにします。より丁寧な印象や熱意を伝えたい場合であれば、手書きで作成しても問題ないでしょう。
企業側に、分かりやすく明確に伝わるように作られた送付状であれば、どちらにするかこだわる必要はありません。

【送付状の書き方の例】

平成◯◯年◯月◯日
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様

◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
◯◯ ◯◯(名前)
〒000-0000
(住所)
(電話番号)
(Eメールアドレス)

選考応募書類の送付について

拝啓 時下(◯◯の候)、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用において参考の機会をいただきたく、下記の通り応募書類をお送りいたします。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具



エントリーシート 1枚
履歴書      1枚

以上



◆送付状を書く時のポイント

上記の送付状の例文について、詳しくご説明していきます。

・日付
日付は1番上の右側に書きましょう。
投函日の日付を記載するようにします。

・宛名
宛名は、日付より下の段の左側に記載するようにします。
会社名と部署名、担当者名を書きます。

【企業、部署あてへ送付する場合】

<例>
◯◯株式会社
人事部 ◯◯(新卒採用)課 御中

【個人宛へ送付する場合】

<例>
株式会社◯◯
人事部 ◯◯(新卒採用)課 ◯◯◯◯ 様

企業や部署宛に送る時は「御中」。個人宛の場合は「様」を使用します。「御中」と「様」は併用しないので注意。
個人名がわからない時は「ご担当者様」と書くといいでしょう。

・同封書類について箇条書きで書く
本文と結語の後に、1行空けて「記」と中央揃えで記載。その下に同封している書類について分かりやすく箇条書きをします。
「記」は、本文中の「下記の通り」と同じ意味を持ちます。「記」を入れたら、最後は「以上」と記載します。これ以上は何も書かれていないことを意味するので、以上の後には何も書かないようにしましょう。

・用紙サイズは一般的にA4
一般的にビジネス書類はA4を使用することが多いのでA4にするといいでしょう。
または同封する書類の大きさに合わせるようにします。
文章は、PCで作成する場合には横書きで作成するようにします。手書きの場合は縦書きも可です。

・頭語・挨拶文
季節を感じさせるような挨拶が「時候の挨拶」。この一文で全体の文章が引き締まり、丁寧な印象を与えることができます。
ビジネスでよく使われているものをご紹介していきます。

<例文>

・時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
・◯◯の候、貴社におかれましては益々のご清祥のこととお慶び申し上げます。

時下は季節を問わずいつでも使えるものなので使いやすいです。
より丁寧な印象にしたいのであれば、「◯◯の候~」と続けるようにします。
時候の挨拶は、基本的に「月」によって言葉が変化していくので、今の時期に合わせて変えていくといいでしょう。

たとえば、11月であれば「晩秋の候」。
「春分の候」など3月の20日から4月3日までというように使用期間があるので、書類を出す日に合わせて事前に調べておくといいでしょう。

時候の挨拶は、月によっていくつかあるので、ネットや辞書で調べてみたり、以下の内容を参考にしたりして書いてみましょう。

1月…新春の候/初春の候
2月…向春の候/立春の候
3月…早春の候/春分の候
4月…春陽の候/春暖の候
5月…新緑の候/青葉の候
6月…向暑の候/長雨の候
7月…盛夏の候/盛暑の候
8月…残暑の候/盛暑の候
9月…初秋の候/新涼の候
10月…清秋の候/秋冷の候
11月…晩秋の候/向寒の候
12月…歳末の候/師走の候

採用担当者がしっかり目を通すのはESや履歴書なので、挨拶文に自己PRを盛り込む必要はありません。
長々と書かず、内容がすぐわかるよう簡潔にまとめるようにしましょう。

・テンプレートを作っておくと便利
もし自分で送付状を作成するのが不安という方は、インターネット上にある無料で使えるテンプレートを使用するといいかもしれません。色や装飾がされているようなものは避けて、ビジネスとしてふさわしいものを選びます。

もちろん、先ほど例に挙げた送付状を参考にテンプレートを作ってみても構いません。複数の企業に応募するときにも使えるよう、変える項目は空欄に記号などを入れておき、差し替えが間違えないようにしましょう。


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