送付状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説
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送付状の書き方を知りたい方へ。送付状（添え状）は、就職・転職活動に欠かせない書類です。
このコラムでは、「送付状の書き方が分からない」「そもそも必要かどうか分からない」という方に向けて、例文やコツなど、必要な情報をご紹介。送付状をつけ忘れたからといって採用に影響することは考えにくいものの、マイナスの印象を抱かれてしまう恐れがあります。企業に気持ち良く受け取ってもらうため、正しい書類を準備しましょう。
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送付状の書き方
送付状は、基本的にはパソコンで作成します。より丁寧な印象や熱意を伝えたい場合であれば、手書きで作成しても問題ありません。分かりやすく明確に伝わるように作られた送付状であれば、どちらを選んでも大丈夫です。
なお、パソコンで送付状を作成する場合、基本的には「横書き」の書式を選択します。手書きの場合は「縦書き」が基本です。
送付状に書く項目
送付状に記載する主な項目は下記のとおりです。
- ・日付
- ・宛名
- ・自身の氏名と連絡先
- ・前文
- ・送付書類の項目
上記をもとに例文を見ていきましょう。
送付状の書き方の例
令和△年△月△日
××株式会社
××部 ××様
△△ △△（自分の氏名）
〒000－0000
（住所）
（電話番号）
（Eメールアドレス）
選考応募書類の送付について
拝啓
時下（△△の候）、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の新卒採用において参考の機会をいただきたく、下記のとおり応募書類をお送りいたします。何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
履歴書 1枚
職務経歴書 1枚
以上
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
本文と結語（敬具）のあとに1行空けて「記」と中央揃えで記載し、その下に同封している書類について分かりやすく箇条書きをします。「記」は、本文中の「下記のとおり」と同じ意味を持つ言葉です。「記」を入れたら、最後は「以上」と記載します。これ以上は何も書かれていないことを意味するため、「以上」のあとには何も書かないようにしましょう。
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送付状とは？
送付状とは、FAXや郵便を送る際に、書類の送付者情報や宛先、概要、枚数などに挨拶文を加えた書類のことをいいます。主にエントリーシートや履歴書、奨学金の申込書類など、正式な書類を送る際に同封する書類です。
送付状は応募書類に含まれないものの、「誰が、どのような書類を送ったのか」を示す内容のため、企業に書類を送るときは添付するのが一般的。送付状のほかに、カバーレター、挨拶状、添え状、送り状など、さまざまな呼び方があります。
送付状は基本的なビジネスマナーのひとつ
前項で述べたように、送付状は必要書類ではありません。あくまでもマナーの一環として応募者側が作成するもののため、送付状の有無が選考結果に影響を及ぼすとは考えにくいでしょう。
しかし、必要ではないもののビジネスマナーではあるため、送付状がないことで「ビジネスマナーを知らない」「相手への配慮ができない」といった印象を与える可能性はあると理解しておきましょう。送付状がないことを理由にマイナスの評価をされてしまうのはもったいないこと。面倒でも送付状は作成しておいたほうが安心です。
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送付状を書く際のポイント
送付状では、日付は1番上の右側に書きましょう。年号は履歴書などと統一し、投函日の日付を記載します。宛名は、日付より下の段の左側に記載しましょう。そのほかの項目に対するポイントを下記にまとめました。
企業名は省略しない
送付状に限らず、「株式会社」を（株）と省略するのは、失礼に当たります。名刺や書類に記載された情報を参考にしながら、正式名称を記載しましょう。
自分の名前と連絡先
自分の名前や連絡先は、郵便番号、住所、電話番号、氏名の順番で書くのが基本です。メールアドレスを記載する場合、電話番号の後に書きましょう。電話番号は一番繋がりやすいものを記載。固定電話でも携帯電話でもどちらでも構いません。
季節に合わせた時候の挨拶を使用する
時候の挨拶は月によっていくつかあります。ネットや辞書で調べてみたり、以下の内容を参考にしたりして書いてみましょう。
| 時期 | 時候の挨拶 |
|---|
| 1月 | 新春の候／初春の候 |
| 2月 | 向春の候／立春の候 |
| 3月 | 早春の候／春分の候 |
| 4月 | 春陽の候／春暖の候 |
| 5月 | 新緑の候／青葉の候 |
| 6月 | 向暑の候／長雨の候 |
| 7月 | 盛夏の候／盛暑の候 |
| 8月 | 残暑の候／盛暑の候 |
| 9月 | 初秋の候／新涼の候 |
| 10月 | 清秋の候／秋冷の候 |
| 11月 | 晩秋の候／向寒の候 |
| 12月 | 歳末の候／師走の候 |
送付状のマナー
送付状は、あくまでもビジネスマナーとして添付する書類です。せっかく好印象を狙って送付状を作成したのに、その内容や扱いが雑だと逆効果になることも。相手の立場になって、どんな状態だと扱いやすいかを考えてみてください。
サイズはA4が基本
ほとんどのビジネス文書はA4サイズで作成されています。履歴書はフォーマットによっては異なる場合もありますが、職務経歴書などはA4で作成するのが基本。ほかの書類とサイズを合わせることで扱いやすくするために、送付状もA4サイズが基本です。また、あくまでも「なんの書類を何枚送ったか」を示すもののため、複数枚にせず1枚で収めます。
応募書類の一番上にする
繰り返しになりますが、送付状は「誰の、なんの書類が送られてきたか」を示すもの。そのため、送付するすべての書類の最も上にないと意味を成しません。送付状が一番上になるように、続けて履歴書、職務経歴書と重ねましょう。
書類はクリアファイルに入れて扱う
送付状を含めた応募書類は、濡れや汚れ、折れを防ぐためにクリアファイルに入れて扱うのがマナーです。汚れや折れのある書類では、どんなに内容が良くても「だらしなさ」を感じるもの。書類まで気を配りましょう。
送付状作成でやりがちな3つのNG行動
送付状は、送る書類を明らかにするのが目的です。意に反した「長い挨拶文」や「不要な記載」はマナー違反となり、マイナスの印象を与えてしまう恐れがあるため注意しましょう。
長々とした挨拶文
挨拶文は、必要な情報のみを、できるだけシンプルにまとめるのがおすすめです。「より丁寧な印象になるように」との思いから自己PRと挨拶文を合わせて長々と書いてしまうと、かえって「書類の意味を把握できていない」とマイナスの印象を抱かれてしまう恐れもあります。
採用担当者が目を通すのは、送付状の下のES（エントリーシート）や履歴書です。こちらの書類で存分に自己PRを行いましょう。
送付状に自己PRは書かない
送付状は選考に関連する書類のため、「自己PRで印象を高めたい」と考える場合もあるでしょう。しかし送付状は自己PRを行う書類ではありません。送付状に自己PRを記載すると不要な情報とみなされ、相手にネガティブな印象を与えることも。自己PRは履歴書や職務経歴書、面接で行いましょう。
Webサイト上のテンプレートをそのまま採用
インターネットで送付状を検索してみると、さまざまなテンプレートが公開されています。Wordファイル形式で空欄を埋めれば完成するため、便利かつ簡単に使えるアイテムです。とはいえ、定型文のみで構成された送付状は、どこか味気なくなってしまいがち。挨拶文や結びなどに自分なりのアレンジを加えてみてください。
自分でアレンジした内容をテンプレートとして保存しておけば、複数企業に応募する際も、時短につながります。応募先ごとに変更が必要な部分は、空欄や記号を入れて分かりやすくしておきましょう。内容差し替えにミスがないよう、十分に注意してください。
不要な情報の記載
送付状には、勤務に関する希望や求める条件といった不要な情報を記載しないよう注意しましょう。応募者自身にとって重要な情報であっても、送付状に記載する内容としてふさわしくありません。
送付状が必要ない3つのパターンとは？
応募先企業に書類を提出する際に、送付状が必要ない場合もあります。以下の3つのパターンに当てはまる方は、送付状を割愛しましょう。
1.メールで送付する場合
応募書類をメールで送付する場合、件名や本文に要件を記載し、応募書類を添付するスタイルが一般的です。この場合、件名や本文が送付状の役割を果たしてくれるため、あらためて送付状を付ける必要はありません。
ただし、メール本文に必要な情報をまとめることを忘れないでください。宛先や要件のほか、結びの言葉も必要です。ビジネスマナーに則った形でメール本文を作成しましょう。
2.企業から「送付状不要」と通達されている場合
企業によっては、事前に「送付状不要」と案内されているケースがあります。この場合、会社からの指示に従いましょう。指示を無視して送付状を付ければ、「会社の指示に従えない人」という印象を抱かれてしまうリスクもあります。事前の案内や注意書きには、しっかりと目を通しましょう。
3.応募書類を持参する場合
添え状は、応募書類を「送る」際に必要になるもの。企業へ直接持参する場合、送付状は必要ありません。
持参するときは履歴書やエントリーシートなど、必要書類だけをクリアファイルにまとめておきましょう。鞄の中で書類が折れ曲がってしまわないよう、封筒に入れておくと安心です。
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一人での就職活動は大変なもの。エントリーシートや履歴書、自己分析、送付状の書き方など、疑問があれば、いつでもお気軽にお問い合わせください。専任のキャリアアドバイザーが丁寧にアドバイスします。
