履歴書をメールで送る方法は？文章の作り方やパスワード設定手順も解説

就活時、履歴書をメールで送信するよう指示された方もいるでしょう。履歴書をパソコン上で作成し提出することは、作成時間が手書きよりも短く済む、すぐ送れるといったメリットがあり、メールでの履歴書提出が増えてきています。ただし、メール送付は手軽さがある反面、送付後にミスが発覚することもあるため注意が必要。このコラムでは、履歴書をメールで送る方法や注意点を詳しくご紹介。ぜひ送付前にチェックしておきましょう。

履歴書ファイルの作り方

パソコンで履歴書のファイルを作成する方法は、主に下記の2通りあります。基本的にはどちらの方法で作っても問題ありませんが、企業から指定があればその指示に従いましょう。

手書きの履歴書をスキャンする

1つ目は、手書きで書いた履歴書をパソコンでスキャニングして作成する方法。家庭用複合プリンターやスキャナーで履歴書をスキャニングすることが可能です。ご家庭にスキャン用の機材がない場合、コンビニやネットカフェ、一部の印刷専門店でスキャンできます。その際、ファイルを保存するにはスマートフォンやUSBメモリなどの保存用機器が必要なので注意しましょう。各店舗で対応している機器は変わりますが、基本的にどの店舗でもUSBメモリは使用可能です。

パソコン上でテンプレートで作成する

2つ目は、履歴書のテンプレートをインターネットサイトからダウンロードしてWordやExcelで書き込む作成方法です。証明写真を履歴書データに添付後、pdfに変換して送りましょう。

写真の添付方法は？

顔写真は、事前に撮った写真をプリンターなどでスキャニングし、自分のパソコンに取り込むか、データ化サービスのある写真店を利用するなどして用意します。パソコンに保存した顔写真は別のメールに添付するのではなく、手書きの場合と同様履歴書の貼付け欄にデータをトリミングして貼付けましょう。

スマホでも履歴書が作れる？

パソコンがない場合、スマホでも履歴書を作成できます。スマホには、基本的にWordやExcelが搭載されていないので、履歴書専用のアプリを使うか、Web上の履歴書作成サービスを利用しましょう。コンビニで印刷できる機能が付いているアプリを選べば、プリンターがなくても簡単に印刷できます。Web上のサービスを利用すれば、名前や職歴を入力するだけで履歴書が作れるので、ぜひ利用してみましょう。

履歴書メールの送り方：3つのポイント

履歴書ファイルが完成したら、メールで送付する方法を確認してましょう。ここでは、メールで履歴書を送る3つのポイントをご紹介します。

1.パスワードをかけ2通に分けて送る

履歴書は、個人情報が記載されている書類です。メールで添付する場合でも、部外者に漏れないよう注意しなければなりません。そのため、メールを送るときには必ず履歴書のファイルにパスワードを設定しておきましょう。その際、履歴書のファイルと同じメールにパスワードを記載してしまうと、そのメールを見た人が簡単に開けてしまいます。履歴書ファイルを添付したメールと、パスワードを記載したメールは2通に分けて送るのが鉄則です。

【履歴書メールを送る順序】
1通目：履歴書添付メール
2通目：パスワード記載メール

パスワードを履歴書に設定する方法

Word・Excelなどの履歴書ファイルは、パスワードを設定しPDFで保存しましょう。パスワードは、英数字を混ぜた複雑な文字列が好ましいです。失念しないよう、設定前にメモしておきましょう。パスワードの設定手順は、使用するパソコンやファイルによって変わりますが、一般的な例は以下のとおりです。

【完成したPDFファイルにパスワード設定する場合】
1. パスワード設定可能な圧縮ソフトをインストール
2. 新規フォルダを作成し、履歴書のファイルを格納
3. ファイル格納フォルダを右クリックして圧縮し、パスワード設定

【PDF変換する際にパスワードを設定する場合】
1. 「名前を付けて保存」画面を開く
2. ファイル名を入力し「ファイルの種類」からPDF選択
3. 「オプション」を開く
4. 「PDFのオプション」→「ドキュメントをパスワードで暗号化する」をチェック→「OK」
5. パスワードを入力し「OK」
6. 「保存」をクリック

2.件名と本文は簡潔で分かりやすく

件名と本文は、誰が見ても分かりやすく簡潔な内容を心がけましょう。目的が分かりづらい件名にすると、見落とされてしまったり、迷惑メールと勘違いされたりする恐れもあります。履歴書をメールで送る際は、件名でどのような目的の内容か、誰が送信者なのかひと目で分かるようにしておきましょう。

【メールの件名の例】
「履歴書ご送付の件【氏名】」
「○○職応募の件【氏名】」

3.分かりやすいファイル名にする

分かりやすくするのは件名と本文だけでなく、添付するファイル名も同様です。送付するデータには、分かりやすいファイル名を付けましょう。「履歴書」「職務経歴書」といった単なる内容だけでなく、日付やファイル内容、氏名までつけておくと採用担当者がデータ管理しやすくなり、親切です。

【添付するファイル名の例】
「送付日付_履歴書_（氏名）」
「送付日付_職務経歴書_（氏名）」

履歴書送付メール本文の作成方法

ここでは、履歴書送付メールの本文を作成する方法をご紹介。本文メールは、基本的に「宛先」「あいさつ」「内容」「氏名」「署名」の5要素で成り立っています。それぞれの項目を不備なく、読みやすく記載しましょう。以下、各項目の詳しい書き方をまとめました。

宛先

宛先には、「法人格＋会社名」「部署名」「担当者氏名」を記載します。部署名や氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と書いて問題ないでしょう。

あいさつ

本文でのあいさつは、基本的に「お世話になっております。（氏名）です。」で始めます。初回のメールのみ「お世話になります」としましょう。在職中の方でも、ここで現職の社名を述べる必要はありません。

内容

本文では、簡潔に分かりやすく用件を伝えましょう。1通目のメールでは、「履歴書送付メールであること」「添付した履歴書ファイルにパスワードを設定していること」「後から送付するメールでパスワードを知らせること」を忘れずに記載します。2通目のメールの本文では、最初に送付した添付ファイルのパスワードである旨をしっかり説明しましょう。

締め

締めの文面は「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします」など、多忙のなかファイルを確認してもらうことへの感謝を述べることで印象アップが図れます。

署名

署名は、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を、それぞれ改行して記載します。こちらも現職の内容を記載する必要はないとされ、メールアドレスは会社のものでなく個人用を使用しましょう。

履歴書メールの例文

ここでは、履歴書メール本文の例文をご紹介します。ただし、あくまで下記は一例です。実際にメール本文を考える際は、自分の言葉で述べるようにしましょう。

履歴書添付メール例文

件名：履歴書ご送付の件/フルネーム

本文：
株式会社○○
採用ご担当者様（採用担当　○○様）

私、-フルネーム-と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を、本メールに添付させていただきます。
お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、併せてご確認ください。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒、よろしくお願い申し上げます。

———————————–

フルネーム
郵便番号：
住所：
電話番号：
メールアドレス：
———————————–

パスワード記載メール例文

件名：履歴書ファイルパスワードの件/フルネーム

本文：
株式会社○○
採用担当者様（採用担当○○様）

私、_フルネーム_と申します。

先ほど送付させていただいた履歴書ファイルのパスワードをご連絡いたします。

パスワード：○○○○

お手数をお掛けして恐れ入りますが、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

———————————–
フルネーム
郵便番号：
住所：
電話番号：
メールアドレス：
———————————–

送る前に確認！履歴書メールのNGポイント5選

最後に、履歴書メールを送付する際にやりがちなNGポイントをご紹介します。些細なミスや漏れが採用担当者の印象を左右するので、失礼のない内容を心がけましょう。

1.改行や段落分けがされていない

改行・段落分けがされていない文章は読みにくく用件が伝わりづらいです。スマホ・パソコンどちらで見たときも読みやすいよう、適度な改行と段落分けをしましょう。

2.社名や担当者名が間違っている

社名や担当者名の書き間違えは、複数の会社にメールを送る際、コピー&ペーストをした場合に起こりやすいです。先方の社名、担当者名を間違えるのは失礼なので、送付前にミスがないか念入りに確認しましょう。

3.文字サイズやフォントがバラバラ

メール本文の文字サイズやフォントがバラバラだと読みづらく、雑多な印象を与えてしまいます。メール文面に装飾は不要です。また、ほかのツールで作成した文面をコピーしたときは、元ツールの書式が残ってしまうこともあるので、統一されているかしっかり確認しましょう。

4.敬語が間違っている

敬語が間違っていると、社会人としての資質を疑われ、マイナス評価が付いてしまうこともあります。特に話し言葉と書き言葉では、同じ意味でも使い方が異なる敬語が多いです。たとえば「御社」は話し言葉なので、メール本文では必ず「貴社」と記載しましょう。

5.在職中の会社のメールアドレスを使っている

在職中に転職活動している場合でも、社用のメールアドレスを使用して送付してはいけません。必ず個人用のメールアドレスで送りましょう。

以上、履歴書をメールで送付する際のポイントをご紹介してきました。就職・転職エージェントのハタラクティブでは、履歴書の作成方法も詳しくアドバイスします。また、志望動機や自己PRの作成も合わせて指導しており、あなたの就職活動を全面的にサポート。就活に関することであれば、どんな小さなお悩みもお気軽にご相談ください。