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履歴書をメールで送る方法とマナーを紹介!例文を見て作り方を知ろう!

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書をメールで送るときはPDF形式に変換しパスワードをかける
  • ・履歴書をメールで送る際は「宛先」「あいさつ」「内容」「氏名」「署名」を書く
  • ・「履歴書を添付する」「パスワードを知らせる」の2通メールを送るのが一般的
  • ・顔写真は応募先企業から不要と言われない限り、履歴書に貼り付ける
  • ・アプリを使えばスマホでも履歴書を作ってメールで送れる

監修者:室谷彩依

就活アドバイザー

就活アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

履歴書をメールで送るとき、具体的な手順を知りたい方もいるでしょう。また、履歴書の作り方や、メール添付の仕方に不安がある方もいるはずです。
このコラムでは、履歴書をメールで送るときの例文と基本マナーを詳しく解説。履歴書ファイルにパスワードをかける方法についてもご紹介します。就職・転職活動の参考にしてみてください。

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履歴書作成からメールを送るまでの流れ

履歴書をExcelやWordで作成し、PDF形式で保存します。保存した履歴書のファイルにパスワードを設定し、メールに添付。応募先企業へ「履歴書送付メール」と、「パスワード送付メール」の2通を送る流れとなります。次の項目で履歴書をメールで送るときの詳しい書き方、また、「履歴書をメールで送るときのマナー」ではPDFファイルへ保存の仕方を詳しく紹介しますのでご参照ください。
履歴書をメールで送るときの注意点は、「それでいいの?履歴書をメールで送る時」でも紹介しています。

履歴書をメールで送るときの書き方

履歴書をメールで送るときは本文に「宛先」「あいさつ」「内容」「氏名」「署名」の5要素を書きます。以下に書き方と例文を、順に紹介しますので参考にしてください。

件名

メールの件名には「用件」と「自分の氏名」を必ず明記します。たとえば、「新卒採用〇〇部署応募の件/履歴書の送付 〇〇(氏名フルネーム)」のように、件名を見ただけで内容が伝わることが大事。なお、返信する際は基本的に「Re:」は削除しなくても、悪い印象を与えることはないでしょう。

本文

宛先

「法人名+会社名」「部署名」「担当者氏名」を記載。部署名や氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と書いて問題ないでしょう。

あいさつ

「お世話になっております。〇〇(氏名)です」と書くのが基本。ただし、初めて送るメールでは「お世話になります。〇〇です」としましょう。現在ほかの職場で働いていても、ここに社名を記載する必要はありません。

内容

1通目のメールには、「履歴書送信メールであること」「添付した履歴書ファイルにパスワードを設定していること」「後ほど送信するメールでパスワードを知らせること」の3つを書きます。2通目のメールには、「先ほど送信した履歴書ファイルのパスワードを伝えるメールであること」を伝えましょう。

締め

締めに採用担当者に対して、履歴書確認のお願いと面接希望であることを伝えます。「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします」「ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです」など、採用担当者へ感謝の気持ちを述べると良いでしょう。

署名

署名は、「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を、それぞれ改行して記載します。メールアドレスと電話番号は、自分が確認しやすいものを記入しましょう。ここも現職の連絡先を記載する必要はありません。

履歴書をメールで送るときの例文

先述したように履歴書をメールで送るときは、「履歴書ファイルを添付するメール」と「パスワードを知らせるメール」の2通を準備するのが一般的です。また、事前に応募先企業と連絡を取り、履歴書送付指示があったうえで送る場合と、求人を見て直接履歴書を送る場合があると考えられるため、以下で順に例文を紹介します。

【1通目のメール例文:企業から履歴書送付指示があった場合】
件名:応募書類ご提出の件/履歴書添付/氏名(フルネーム)

本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様(採用ご担当者様)

お世話になっております。
〇〇(フルネーム)と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書を、本メールに添付させていただきます。
お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、併せてご確認ください。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします。

-------------------------------------------------
氏名(フルネーム)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@〇〇〇
-------------------------------------------------

本文と署名を分けるために記号を使う
本文を書き終わったら改行し、署名の上下を囲うように「---」や「===」などの記号を使うのがおすすめ。本文と署名の区別が明確になるので、読みやすくなります。

【1通目のメール例文:求人を見て応募する場合】
件名:新卒採用〇〇職応募の件/氏名(フルネーム)

本文:
株式会社〇〇
採用ご担当者様

はじめてご連絡させていただきます。
〇〇(フルネーム)と申します。

このたび、〇〇に掲載されておりました貴社の求人情報を拝見し、
前職の〇〇で得た経験を活かしたいと思い、応募させていただきます。

本メールにて履歴書と職務経歴書を添付させていただきますので、
お手数ではございますが、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、併せてご確認ください。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします。

-------------------------------------------------
氏名(フルネーム)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@〇〇〇
-------------------------------------------------

【2通目のメール例文:履歴書ファイルのパスワードを知らせる】
件名:履歴書パスワード送付の件/氏名(フルネーム)

本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様(採用ご担当者様)

お世話になっております。
先ほど履歴書を送付いたしました〇〇(フルネーム)です。

履歴書ファイルのパスワードは以下のとおりです。

=====================
パスワード:〇〇〇〇
=====================

お手数をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

-------------------------------------------------
氏名(フルネーム)
〒〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@〇〇〇
-------------------------------------------------

履歴書をメールで送るときは件名と内容を簡潔かつ分かりやすく!
企業の採用担当者は日々多くのメールをチェックしているので、「誰から届いた」「どんな内容のメールか」を件名で分かりやすく伝える必要があります。件名が分かりづらいと、本文を読んでもらうことすら叶わない可能性もあるようです。

履歴書をメールで送るときのマナー

履歴書をメールで送るときは、「PDF形式で保存する」「パスワードをかける」「応募からできるだけ早く送る」を意識しましょう。以下でそれぞれ詳しく解説します。

履歴書ファイルをPDF形式で保存する

履歴書をメールで送るときは、PDF形式で保存するのが望ましいでしょう。PDF形式は、文字化けや改変の恐れが少なく印刷もしやすいため、履歴書送付の際は最も一般的な保存形式といえます。ExcelやWordで作成した履歴書を、PDF形式に変換し保存する手順は以下のとおりです。

1.「ファイル」をクリック
2.「名前を付けて保存」の「参照」を選択
3.「ファイルの種類」のなかにある「PDF」を選択
4.「保存」をクリック

ファイル名に明確な決まりはありませんが、一般的には「履歴書_氏名.pdf」と記載します。ほかのファイルに埋もれてしまわないよう、採用担当者がひと目見てすぐに「どのようなファイルか」を明記する必要があるからです。
なお、パソコンのバージョンや設定によっては、上記の方法でExcelやWordの履歴書ファイルをPDF形式へ変換できない場合もあるので、事前に確認しておきましょう。

履歴書ファイルにパスワードをかける

履歴書には個人情報が含まれるため、メールに添付する際はパスワードをかけることをおすすめします。必須ではないので、かけていないことで評価が下がるわけではないですが、かけるほうが「万一のセキュリティを意識できる人」といった印象を与えられる可能性が高いでしょう。
ただし、完成したPDFファイルにパスワードをかける場合、専用の圧縮ソフトがないと設定できないこともあるようです。
ここでは、履歴書ファイルをPDF形式に変換すると同時にパスワードをかける方法と、圧縮ソフトを使う場合の手順をそれぞれ紹介します。

【PDFへ変換するときにパスワードを設定する場合】
1.「ファイル」をクリック
2.「名前を付けて保存」を開く
3. 「ファイルの種類」から「PDF」を選択
4.「ツール」の「全般オプション」で「読み取りパスワード」を入力
5.「OK」をクリック
6.「名前を付けて保存」から「保存」をクリック

上記はExcelでパスワードを設定するときのの手順です。Wordの場合は1~3まで同じ手順ですが、その後「オプション(その他のオプション)」で「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択し、「パスワード」および「パスワードの再入力」に入力します。最後に「OK」をクリックすれば完了です。

【すでに完成したPDFファイルにパスワード設定する場合】
1.パスワード設定ができる圧縮ソフトをインストール
2.新規フォルダを作成し、履歴書のファイルを格納
3.履歴書ファイルを格納したフォルダを右クリック
4.「圧縮」を選択し、「.zip(pass)」をクリック
5.パスワードを入力し「OK」で完了

パスワードは英語と数字を混ぜる
英語だけや数字だけよりも、両方を混ぜたパスワードにするほうが複雑になり、より安全です。また、失念しないよう設定前にパスワードをメモしましょう。念のため、自分が設定したパスワードで、履歴書ファイルを問題なく開けるかどうかを確認するのも大切です。

履歴書ファイルにパスワードをかけたら、「履歴書をメールで送るときの書き方」を参考にしてメールを送信しましょう。

応募から2~3日以内に送るのがベター

履歴書は応募から2~3日以内、可能であれば約束した後すぐに作成してメールで送るのがベター。採用担当者を何日も待たせると、「採用しても仕事が遅いのでは?」「メールをきちんとチェックしていない?」などとネガティブなイメージを与えてしまうこともあります。
また、メールは応募先企業の就業時間内に送るよう心掛けましょう。深夜や早朝などに送ると、一般常識がない人だと思われる可能性があります。また、使用する履歴書のサイズに迷ったときは、「履歴書用紙のサイズに意味はある?」を参考にしてください。

履歴書をメールで送るとき顔写真は必要?

顔写真は、応募先企業から「不要」と言われない限り必要です。履歴書メールに顔写真を添付するやり方は主に2つあります。1つ目は、事前に自分でスマホやデジタルカメラなどで撮影した写真データを自分のパソコンに取り込む。2つ目は、写真館やスタジオで撮影した写真データを、自分のパソコンに取り込む方法です。プリンタで証明写真そのものをスキャンする方法もありますが、画像が乱れる可能性があるため、画質の調整を行う必要があります。
パソコンに保存した顔写真は、手書きの履歴書と同様で「顔写真貼付け欄」に添付。顔写真はトリミングして、サイズを合わせてから履歴書へ貼り付けましょう。履歴書メールに顔写真を添付する手順は、「履歴書をメールで送るとき写真はどうする?添付方法を詳しく解説!」のコラムで詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

スマホで履歴書を作ってメールで送る方法

パソコンがない場合はスマホのアプリを利用して履歴書を作成し、メールで送る方法があります。基本的にスマホには、WordやExcelが搭載されていないので、履歴書作成のアプリを使うか、Web上の履歴書作成サービスを利用しましょう。コンビニで印刷できる機能が付いているアプリを選べば、プリンターがなくても簡単に印刷できます。Web上のサービスを利用すれば、名前や職歴を入力するだけで履歴書が作れるので、ぜひ利用してみましょう。

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