履歴書をメールで送るとき写真はどうする?添付方法を詳しく解説!

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【このページのまとめ】

  • ・メールで送る履歴書の写真は、写真館や証明写真機で撮影してデータ化する
  • ・メールで送る履歴書に貼り付ける写真には、加工したものや画質の荒いものは使用しない
  • ・履歴書をメールで送る場合、企業から指示がなくても証明写真を添付する
  • ・履歴書をメールで送るときは、個人情報保護のためパスワードを設定する
  • ・メールで履歴書を送る場合の写真サイズは、560pixel×420pixelが基本

現在では、パソコンで作成した履歴書を、面接の前にメールで送って貰うという企業が増えてきました。その際、証明写真は履歴書にどのように貼り付けたら良いのか分からない方もいるでしょう。このコラムでは、履歴書に写真を添付する方法やパソコンへ写真データを取り込む方法を解説します。ほかにも、企業に履歴書をメールで送信する際の文例も紹介しているので、企業にメールで履歴書を送るときの参考にしてください。

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履歴書をメールで送るときには写真は必要?

履歴書をメールで送信する場合、写真の添付の有無は企業の指示に従うのが基本。企業から「写真は不要です」といった指示がない限り、メールで送る履歴書にも写真を貼ります。
なお、履歴書の写真はスーツを着用して撮影するのがマナーです。「理想的な履歴書の証明写真。髪型や服装のポイント」のコラムでも紹介していますが、清潔感を意識することで、採用担当者に好印象を与えられます。印象アップを狙うためのポイントを解説していますので、履歴書の写真を撮る前にチェックしてみてください。

履歴書をメールで送るときに写真を添付する方法とは

履歴書をメールで送信する場合、最初に証明写真をデータ化します。写真をデータ化したら、Web上で作った履歴書に添付しましょう。この項目では、写真をデータ化する方法や、Web上の履歴書に写真データを貼り付けるやり方をご紹介します。

履歴書に貼る写真をデータ化する4つの方法

メールで送る履歴書の証明写真をデータ化するには、写真館や証明写真機で撮影するのが一般的です。下記では、証明写真をデータ化する4つの方法をご紹介します。

1.証明写真をデータ化してくれる写真館やスタジオで撮影し、データ化してもらう

最近、多くの写真館では証明写真をデータにして渡してくれます。さらに、撮影した証明写真をメールで送るのに適したデータサイズに調整してくれる写真館もあるので、事前にどのようなサービスがあるか調べるのがおすすめです。

2.証明写真をデータ化できる証明写真機で撮影する

機種によって異なりますが、証明写真機で撮影する前に、証明写真をデータか紙かを選択する画面があるので、データ化できる方を選択します。データ化できない機種もあるので、撮影前にデータで証明写真を入手できるか確認しましょう。

3.スマホのアプリやデジカメで撮影しパソコンに取り込む

スマホやデジカメで撮影した写真は、メールにデータを添付してパソコンに送信する、もしくはSDカードやUSBメモリを介して転送するなどの方法で入手可能です。

4.スキャナーを使って、証明写真をスキャンし画質を調整する

スキャナーを使用すると、すでに手元にある紙の証明写真がデータ化できます。しかし、スキャンすると画質が粗くなってしまう可能性があるため、あまりおすすめできません。

写真データを履歴書に貼り付ける

写真データをパソコンに取り込んだら、以下の順で履歴書に写真を貼り付けてみましょう。下記では、Wordを使用して履歴書を作成した例を解説します。履歴書を作成するアプリなどを使用した場合は、手順が異なる場合があるので注意してください。

1.Wordで作成した履歴書のファイルを開く
2.写真を挿入したい場所をクリックする
3.シートの上部にあるメニューから「挿入」をクリック
4.「図」または「画像」をクリックし貼り付けしたい写真を選択する
5.写真が挿入されたら、書式タブから「文字列の折り返し」の「前面」を選択
6.写真の四隅をクリックし写真の大きさを調整する
7.上部のメニューで写真の明るさや暗さを調整する(「トリミング」を選ぶと必要な部分だけを切り抜くこともできる)
8.適切なサイズに合わせて完成

企業から履歴書フォーマットの指定があった場合には指示に従いましょう。1から自分で履歴書を作成すると、時間が掛かる上にミスしてしまう可能性が高くなってしまいます。そのため、Web上で配布されている履歴書フォーマットを活用するのがおすすめです。
パソコンで作成した履歴書を見やすくするためには、「フォントを揃える」「空白や改行を適度に活用する」のがポイント。メールで送る履歴書の作成方法が分からない方は「手書きよりもパソコン作成の履歴書が向いている業界とは」のコラムも参考にしてみてください。

メールで送る履歴書に使用する写真の注意点

メールで履歴書を送る際の証明写真は、「過度に加工しない」「適切な写真サイズに調整する」といった点に注意しましょう。下記で詳しく解説します。

履歴書の写真はスマホやパソコンで加工しない

パソコンやスマホで過度に加工した写真を履歴書に使用するのは好ましくありません。履歴書の証明写真は本人確認をするためのものです。過度に加工してしまうと、面接官が違和感を覚え、マイナスの印象になってしまう恐れも。加工した写真で書類審査を通過できたとしても、面接では必ず実物の自分を見られるということを頭に入れておきましょう。
履歴書の写真をスマホなどで加工するよりも、写真館でプロに撮ってもらったり、身だしなみをきちんと整えたりすることで面接官に好印象を与えられるはずです。「証明写真でイメージアップ!転職に向けて準備しよう」のコラムでは、履歴書の写真を撮るときの身だしなみのマナーを解説していますので、履歴書の写真を撮影するまえにチェックしておきましょう。

適切な写真サイズに調節する

メールで履歴書を送る場合の写真サイズは「縦560pixel×横420pixel」もしくは「縦600pixel×横450pixel」が一般的です。縦横の比率は4:3になるように調節しましょう。企業から写真のサイズを指定された場合は、指示に従ってください。
写真データが適切な大きさでなかった場合、証明写真が粗くぼやけてしまったり、送信先でデータが開けなかったりしてしまいます。その際、面接官に「雑な性格」「確認を怠ったのではないか」とマイナスの印象を与えてしまう恐れが。メールで履歴書を送信するときは、写真のデータサイズも確認することが大切です。

写真データのサイズを調整してくれる写真館も
写真館によって異なりますが、メールで送る履歴書に合わせて写真のデータサイズを調整してくれるサービスもあります。写真のデータサイズを自分で調整できるか不安な人は、写真館でやってもらうと確実です。自分にあったサービスがあるか、撮影前に問い合わせてみましょう。

履歴書と写真のデータは分けて送らない

履歴書と顔写真を別々に分けて送付するのは、記入漏れと勘違いされてしまう可能性があるため避けましょう。紙の履歴書と同様、メールで送る場合も証明写真は履歴書の顔写真の欄に貼り付けます。1つの書類として漏れのないよう作り終えてから送信するのが基本です。

メールで履歴書を送付する際の4つのマナー

履歴書をメールで送る前に、「企業に送るのに相応しいメールアドレスか」「パスワードを設定できているか」といったマナーを確認しましょう。この項目では、写真を添付した履歴書をメールで送る際のマナーを解説します。

1.見間違いやすい文字のメールアドレスは避ける

紛らわしい文字や、分かりにくい文字が入っているメールアドレスを、企業への送信用に使うのは避けましょう。たとえば、数字の「0」とアルファベットの「o」、数字の「1」とアルファベットの「l」などが該当します。これらの文字は入力ミスが起こりやすいため、大事なメールが届かないといったトラブルに発展してしまう恐れも。メールアドレスには見間違えにくい文字を使用するのがおすすめです。

2.企業へ送るのにふさわしくないメールアドレスは避ける

写真付きの履歴書をメールで送る際には、以下のようなメールアドレスはふさわしくないといえます。

・漫画やアニメのタイトル、キャラクターの名前などを使っている
・恋人やペットの名前が入っている
・メッセージ性が強い(例/naiteikudasai@×××.com)

メールアドレスに関して特別なルールはありません。しかし、上記のようなメールアドレスは採用担当者に、「マナーがなっていない」「仕事を任せるのが不安」というようなマイナスイメージを与える恐れがあるので気をつけましょう。

就活用のメールアドレスを作る
履歴書をメールで送るなど、企業とメールでやり取りすることが多いようなら、無料で利用できるフリーメールを活用するのがおすすめ。就活・転職用のメールアドレスを作ることで、大切なメールを見落としにくくなります。企業に送るメールアドレスに向いているのは、シンプルで自分の名前が入っているものです。名前をアドレスに入れることで、採用担当者は誰からきたメールなのか分かりやすくなるため、好印象です。

3.履歴書のデータには中身が分かる名前をつける

履歴書のデータには、誰がいつ送った履歴書なのかがすぐにわかるシンプルな名前をつけます。自分で見直すときにも便利なので、忘れてしまわないよう作成した履歴書を保存するときに名前をつけるようにしましょう。(例/2020-04-01履歴書 氏名)

4.履歴書をメールで送るときはPDFに変換する

写真付きの履歴書をメールで送るときは、企業から形式を指定されている場合を除き、PDF形式に変換して送りましょう。PDF形式の特徴は「機種を選ばず、ほとんどの端末で閲覧ができる」「ファイルサイズが小さいためメールで送付しやすい」「印刷する際も細かい設定が不要」などが挙げられます。PDFファイルに変換するやり方が分からないという方は「履歴書をPDFで送りたい!メール作成時のマナーは?」を参考にしてください。

写真付きの履歴書をメールで送るときはパスワードを設定する

履歴書は自分の氏名や写真、住所、経歴など、さまざまな個人情報が記載されている書類です。企業に送信する際は、外部に漏れることがないようにパスワードを設定して送りましょう。ここでは、パスワードの設定方法を紹介します。

1.作成した履歴書をWordやExcelで開く
2.「名前を付けて保存」を選択
3.「名前を付けて保存」のダイアログボックスから「ツール」→「全般オプション」を選択
4.「全般オプション」で読み取りパスワードと書き込みパスワードを設定する

WordやExcelのバージョンによっては、「セキュリティ」や「暗号化」からも設定可能です。その場合は暗号化オプションが読み取りパスワード、共有オプションが書き込みパスワードとなっています。
もし、志望企業が多くの顧客情報を扱っている場合、パスワードを設定しないと情報管理が甘いと判断される原因にもなるので注意しましょう。

正しい敬語を使って履歴書をメールで送ろう
企業に履歴書をメールで送るときは、ただ、Web上の履歴書に写真を貼り付けて送れば良いという訳ではありません。必要書類を受け取って欲しい場合のメールには、「ご査収くださいますようお願い申し上げます」を使います。履歴書を送るときの敬語が不安という方は「その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは」で確認しておきましょう。

写真付きの履歴書をメールで送るときの例

企業に写真付きの履歴書を送るとき、履歴書を添付したメールにパスワードを記載してしまうと、そのメールを見た人が簡単に中身を閲覧できてしまいます。そのため、メールは「履歴書ファイルを添付したもの」と「パスワードを記載したもの」の2通に分けて送るのが鉄則です。
また、受け取った側が分かりやすいように、履歴書を添付したメールにはパスワードを別に送る旨を明記しておきましょう。
下記の例を参考に、それぞれのメールを作成してみてください。

履歴書の送信メール例

件名:履歴書送付/氏名□□ □□

本文:
(応募先会社名)採用担当者様

私、□□ □□と申します。
先日ご指示をいただきました履歴書と職務経歴書を、本メールにて送付いたします。
お手数ではございますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りいたしますので、あわせてご確認ください。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名 □□ □□
〒○○○-○○○○
住所:○○県○○市○○町○○丁目
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:×××@×××jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

メールの最後には、氏名や住所、連絡先を記載するのがマナーです。

パスワードの送信メール例

件名:パスワードの件/氏名□□ □□

本文:
(応募先企業名)採用ご担当者様

先程、履歴書と職務経歴書を送付いたしました□□ □□と申します。
履歴書に設定しているパスワードをお送りいたします。

パスワード:△△△△△△
大変お手数をおかけいたししますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名 □□ □□
〒○○○-○○○○
住所:○○県○○市○○町○○丁目
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:×××@×××jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

履歴書の写真やメールの送り方について、分からない部分や不安なことがある場合は、ハタラクティブにご相談ください。プロの就職・転職アドバイザーが、履歴書や職務経歴書などの書類添削を丁寧に行います。もちろん、希望する条件に合った求人紹介、面接の対策や日程調整なども対応。サービスはすべて無料なので、お気軽にご利用ください。

履歴書をメールで送る際の写真に関するお悩みQ&A

履歴書をメールで送ったことがないから不安、という方は多いでしょう。ここでは、履歴書をメールで送る際の写真に関するお悩みをQ&A方式で解決していきます。

履歴書をメールで送る際にも写真は必要ですか?

履歴書をメールで送る際にも、証明写真は必要です。本人であるかどうかの確認や、どのような写真を提出したのかという常識を企業側がチェックする目的があります。「写真なしの履歴書はNG!本人確認のために必要なもの」でも、詳しくご紹介していますので参考にしてください。

おすすめの写真の撮影方法はありますか?

履歴書に使用する写真は、写真館で撮影するのがおすすめです。写真館で撮影した写真はデータでも渡してもらえることがあるため、履歴書をメールで送る際にも使用できます。「就活で使う写真はスピード写真でも大丈夫?」では、より詳しくご紹介しているので、合わせて確認してみてください。

履歴書をメールで送る際の写真の適切なサイズは?

使用する写真が一般的な証明写真のサイズ40×30mmであれば、551×413pxで作成しましょう。これより小さいと画質が粗くなるため注意が必要です。「Web履歴書の写真はスマホで良い?なしはNG?サイズや貼り方を解説」でも、詳しくご紹介しています。

半年前に撮影した写真を送っても大丈夫ですか?

企業に送る証明写真は、3カ月以内に撮影した写真にしましょう。3カ月以上経つと人によっては大きく印象が変わることも。企業側は現在のあなたの姿や雰囲気を見たいと思っています。そのため、古い証明写真は送らないようにしましょう。「履歴書の証明写真の使用期限は、撮影から3ヶ月以内」でも詳しく解説しています。

自宅にパソコンがない場合はどうすれば良いですか?

自宅にパソコンがない場合は、スマートフォンを活用しましょう。パソコンがなくてもスマートフォンさえあれば、十分に履歴書を作成できます。どうしてもパソコンで作成したい場合は、ネットカフェやビジネスコンビニを利用するのも一つの手です。また、ハタラクティブでは、必要書類の作成のサポートもしますので、お気軽にご相談ください

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