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履歴書をメールで送るとき写真はどうする?添付方法を詳しく解説!

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【このページのまとめ】

  • ・メールで送る履歴書の写真はデータ化する
  • ・履歴書に使う写真には加工したものや画質の荒いものは使わない
  • ・履歴書をメールで送信する場合、企業から指示がなくても写真を貼っておくのが無難
  • ・履歴書をメールで送信するときは、個人情報保護のためパスワードを設定する

監修者:室谷彩依

キャリアコンサルタント

就職アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

企業に履歴書を渡すときは手書きのものを郵送するか、面接時に持参するのが一般的でした。しかし、現在では履歴書をパソコンで作成し事前にメールで送信することも増えています。その際、写真はどのように送れば良いのかわからない方もいるでしょう。このコラムで、履歴書に写真を添付する方法やパソコンへデータを取り込む手順などを参考にしてください。

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履歴書をメールで送るときには写真は必要?

履歴書をメールで送信する場合、写真の添付の有無は企業からの指示に従います。もし指示がない場合や任意とされているときには、写真を添付しておけば問題ないでしょう。

パソコン上の履歴書に写真を添付する方法

履歴書はパソコンで作ることができても、証明写真は別に撮影する必要があります。ここでは、写真データの入手方法と履歴書への貼り付け方を見ていきましょう。

写真データの入手方法

写真をデータとして手に入れるには以下のような方法があります。

・デジカメやスマホで写真を撮影する
・スマホの証明写真アプリを使って撮影する
・証明写真をデータ化してくれる写真館やスタジオで撮影する
・スキャナーを使って、証明写真をスキャンし画質を調整する

デジカメやスマホで撮影した写真は、メールにデータを添付してパソコンに送信する、もしくはSDカードやUSBメモリを介して転送するなどの方法で入手可能です。また、写真を取り込みたくてもスキャナーを持っていないという場合は、コンビニで取り込んでUSBメモリに保存することもできます。

写真データの貼り付け方法

写真をパソコンに取り込んだ後は、以下のような手順で履歴書に写真を貼り付けます。

1.作成した履歴書のファイルをワードまたはエクセルで開く
2.写真を挿入したい場所をクリックしカーソルを合わせる
3.シートの上部にあるメニューから「挿入」をクリック
4.「図」または「画像」をクリックし貼り付けしたい写真を選択する
5.写真が表示されたら四隅をクリックし写真の大きさを調整する
6.上部のメニューで写真の明るさや暗さを調整する(「トリミング」を選ぶと必要な部分だけを切り抜くこともできる)
7.適切なサイズに合わせて完成

なお、履歴書を作成するアプリなどを使用した場合は、手順が異なる場合があります。

履歴書に使用する写真の注意点

パソコンに取り込んだ証明写真を履歴書に使用する際、いくつか注意点があります。

パソコンやスマホで加工した写真を使わない

自分の第一印象を良く見せたいという気持ちはわかりますが、パソコンやスマホで過度に加工した写真を履歴書に使用するのはよくありません。もし加工した写真で書類審査を通過できたとしても、面接では必ず実物の自分を見られるということを頭に入れておきましょう。

画質の荒いデータを使わない

写真を引き延ばしてサイズを変更したり、証明写真をカメラで写したりすると、画質が荒くなってしまいます。証明写真は、本人確認を目的とした写真です。写りが良く、自分の顔が鮮明に確認できる写真を使用しましょう。

履歴書と写真のデータは分けない

履歴書と顔写真を別々に分けてメールに添付するのはよくありません。写真は履歴書の顔写真の欄に貼り付け、1つの書類として漏れの無いよう作り終えてから送信しましょう。

メールを送る際の注意点

履歴書を作成し、残すは送信のみとなった段階でも気を付けるべきことはまだあります。以下の3点は、企業にメールを送る際の注意点です。

見間違いやすい文字のメールアドレスは避ける

紛らわしい文字やわかりにくい文字が入っているメールアドレスを企業への送信用に使うのは避けましょう。たとえば、数字の「0」とアルファベットの「o」、数字の「1」とアルファベットの「l」などが該当します。これらのような文字が入ったメールアドレスは可能な限り避けましょう。

企業へ送るのにふさわしくないメールアドレスは避ける

以下のようなメールアドレスは、企業に送るものとしてふさわしくないといえます。

・漫画やアニメのタイトル、キャラクターの名前などを使っている
・恋人やペットの名前が入っている
・メッセージ性が強い(例/naiteikudasai@×××.com)

メールアドレスに関して特別なルールはないとされているものの、上記のようなメールアドレスは採用担当者にマイナスイメージを与える恐れがあります。そのほか、長すぎるアドレスやアルファベットと数字が入り混じって読みづらい・入力しづらいものは避けたほうが良いでしょう。

履歴書のデータには中身がわかるような名前をつける

履歴書のデータには、誰がいつ送った履歴書なのかがすぐにわかるシンプルな名前をつけます。自分で見直すときにも便利なので、忘れてしまわないよう作成した履歴書を保存するときに名前をつけるようにしましょう。(例/2020-04-01履歴書(氏名))

履歴書データを送る時はパスワードを設定

履歴書は自分の氏名や住所、経歴などさまざまな個人情報が記載されている書類です。送信する際は、外部へ漏れることがないようパスワードを設定して送るのが良いでしょう。ここでは、パスワードの設定方法を紹介します。

パスワードの設定方法

パソコンで作成した履歴書のパスワードは、以下のように設定します。

1.作成した履歴書をワードやエクセルで開く
2.「名前を付けて保存」を選択
3.「名前を付けて保存」のダイアログボックスから「ツール」→「全般オプション」を選択
4.「全般オプション」で読み取りパスワードと書き込みパスワードを設定する

ワードやエクセルのバージョンによっては、「セキュリティ」や「暗号化」からも設定可能です。その場合は暗号化オプションが読み取りパスワード、共有オプションが書き込みパスワードとなっています。IT企業などさまざまな情報を扱う企業に応募する場合、パスワードを設定しないと情報管理が甘いと判断される原因にもなるので注意しましょう。

履歴書を送るときの例

企業にメールを送るとき、履歴書を添付したメールにパスワードを記載してしまうと、そのメールを見た人が簡単に中身を閲覧できてしまいます。そのため、メールは履歴書ファイルを添付したものとパスワードを記載したものの2通に分けて送るのが鉄則です。受け取った側がわかりやすいよう、履歴書を添付したメールにはパスワードを別に送る旨を記載しておきましょう。以下の例を参考に、それぞれのメールを作成してみてください。

履歴書の送信メール

件名:履歴書送付/氏名

本文:
(応募先会社名)採用担当者様

私、◯◯(氏名)と申します。
先日ご指示をいただきました履歴書と職務経歴書を、本メールにて送付いたします。
お手数ではございますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

なお、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードをお送りさせていただきますので、あわせてご確認ください。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

(自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載)

パスワードの送信メール

件名:パスワードの件/氏名

本文:
(応募先企業名)採用ご担当者様

先程、履歴書と職務経歴書を送付させていただきました◯◯(氏名)と申します。
履歴書に設定しているパスワードをお送りいたします。

パスワード:◯◯◯◯◯◯

大変お手数をおかけいたししますが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

(自分の氏名、住所、電話番号、メールを記載)

履歴書の写真やメールの送り方について、まだわからない部分や不安なことがあるという場合は、ハタラクティブをご利用ください。プロの就職・転職アドバイザーが、履歴書や職務経歴書などの書類添削を丁寧に行います。もちろん、希望する条件に合った求人紹介、面接の対策や日程調整などもおまかせください。ハタラクティブへのご相談をお待ちしております。

履歴書をメールで送る際の写真に関するお悩みQ&A

ここでは、履歴書をメールで送る際の写真に関するお悩みをQ&A方式で解決していきます。

履歴書をメールで送る際にも写真は必要ですか?

履歴書をメールで送る際にも、証明写真は必要です。本人であるかどうかの確認やどのような写真を提出したのかという常識を企業側がチェックする目的があります。「写真なしの履歴書はNG!本人確認のために必要なもの」で詳しくご紹介しているので、参考にしてみてください。
 

おすすめの写真の撮影方法はありますか?

履歴書に使用する写真は、写真館で撮影するのがおすすめです。写真館で撮影した写真はデータでも渡してもらえることがあるため、履歴書をメールで送る際にも使用できます。「就活で使う写真はスピード写真でも大丈夫?」では、より詳しくご紹介しているので、合わせて確認してみてください。
 

履歴書をメールで送る際の写真の適切なサイズは?

使用する写真が一般的な証明写真のサイズ40×30mmであれば、551×413pxで作成しましょう。これより小さいと画質が荒くなるため注意が必要です。「Web履歴書の写真はスマホで良い?なしはNG?サイズや貼り方を解説」でも、詳しくご紹介しています。
 

自宅にパソコンがない場合はどうすれば良いですか?

自宅にパソコンがない場合は、スマートフォンを活用しましょう。パソコンがなくてもスマートフォンさえあれば、十分に履歴書を作成できます。履歴書の作成や写真撮影、コンビニでの印刷が行えるアプリもあるようなので、使用してみるのも良いでしょう。どうしてもパソコンで作成したい場合は、ネットカフェやビジネスコンビニを利用するのも一つの手です。
 

半年前に撮影した写真を送っても大丈夫ですか?

企業に送る証明写真は、3カ月以内に撮影した写真にしましょう。3カ月以上経つと人によっては大きく印象が変わることも。企業側は現在のあなたの姿や雰囲気を見たいと思っています。そのため、古い証明写真は送らないようにしましょう。「履歴書の証明写真の使用期限は、撮影から3ヶ月以内」でも詳しく解説しています。

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