履歴書作成を効率化！スマホやパソコンの活用方法と基本ルールを紹介

履歴書作成に際し、複数の応募先がある場合、スマホやパソコンを用いて効率よく作るのがおすすめです。基本的に変更の必要がない住所・氏名・学歴・職歴などの情報はテンプレート化できるうえ、クラウドに保存していると、容易に見返したり修正したりできます。このコラムでは、履歴書作成の基本ルールや、スマホ・パソコンの活用方法、注意点を紹介。手書き用の履歴書用紙の選び方も解説しているので、ぜひご参照ください。

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履歴書作成はスマホやパソコンでも大丈夫？

履歴書は、スマホやパソコンで作成しても問題ありません。手書きのほうが「熱意が伝わる」「人柄が見える」といった意見もありますが、最近は履歴書をデータで送付するよう企業側から指定されるケースが増えつつあるようです。アプリやパソコンで作成したからといって、熱意や人柄をアピールできないわけではないので、状況に合った作成方法を選ぶと良いでしょう。

履歴書作成をスマホのアプリやパソコンで行う方法

ここでは、効率よく履歴書を作成するやり方として、スマホのアプリで作成する方法とパソコンで作成する方法の2つを紹介します。

スマホのアプリで履歴書を作成する方法

1つ目は、スマホで専用アプリをダウンロードして履歴書を作成する方法です。アプリにプロフィールなどの必要事項を入力することで簡単に作成できます。志望動機や自己PRの例文が充実したアプリもあるので、履歴書でのアピールに自信のない人にもおすすめです。また、アプリで作成した履歴書のデータは保存が可能。パソコンでもファイルを開きたいという人は、クラウド上にスマホで作成した履歴書のファイルを保存しておくと便利でしょう。

パソコンで履歴書を作成する方法

パソコンで履歴書を作成したい人は、Web上のツールで履歴書を作成する方法と、テンプレートをダウンロードして作成する方法の2つをチェックしましょう。

1.ツールを使用してWeb履歴書を作成する

Web上で履歴書を作成する際は、自分に合ったフォーマットを選択し、氏名や学歴といった必要項目を入力することで簡単に履歴書が作成できます。新卒用と転職用のフォーマットが用意されているものや、好みに合わせてレイアウトを調整できるものなどがあるので、自分に合ったツールを探してみてください。

2.テンプレートをダウンロードして作成する

エクセルやワード形式で履歴書のテンプレートをダウンロードして、必要事項を記入することで作成する方法です。データを提出するときや印刷するときは、レイアウトが崩れるのを防ぐためPDF形式に変換するようにしましょう。「履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？」のコラムでは、PDFへの変換方法を紹介しているので合わせて参考にしてみてください。

履歴書作成をスマホのアプリやパソコンで行うときの注意点

履歴書をスマホのアプリやパソコンで作成するときは、「入力ミスがないかどうか」「レイアウトが整っているかどうか」をよく確認しましょう。

入力ミスがないかどうか確認する

複数企業の履歴書を作成している人は、入力ミスをしていないか注意が必要です。スマホやパソコンで作成する場合、選考を受ける企業に合わせて必要な箇所だけ修正できるというメリットがある一方で、別の企業用に作成した内容を修正し忘れたまま提出するリスクも考えられます。見直しをするときには、誤字脱字だけでなく、応募先の企業に合った内容になっているかどうかも確認するようにしましょう。

レイアウトが整っているかどうかを確認する

スマホのアプリやパソコンで作成したWeb履歴書は、印刷プレビューで印刷されたときのレイアウトをチェックするようにしましょう。Web履歴書は、作成している最中は完成された履歴書のレイアウトが分かりにくいこともあります。印刷プレビューで「違和感のある余白はないかどうか」「改行は適切に行われているか」を確認するようにしてください。

履歴書作成の基本ルール

ここでは、履歴書における基本的な作成ルールを確認しましょう。

日付

履歴書を提出する日、もしくは投函する日を書きます。年号は履歴書全体で和暦か西暦のどちらかに統一しましょう。

住所

履歴書では、住所は略さず都道府県名から書き出してください。マンションやアパート名も略称ではなく正式名称で記入しましょう。

証明写真

履歴書に貼る証明写真は、見た目に大きな変化のない3ヶ月以内に撮影したものを使用しましょう。一般的なサイズは、縦4cm×横3cmです。Web応募の場合は、証明写真のデータを履歴書にアップロードして作成します。スキャンせず、2MBまでの容量で送るよう心がけてください。

電話番号・メールアドレス

履歴書に記載する連絡先は、固定電話、携帯電話のどちらでも構いませんが、連絡がつきやすい番号を記入します。メールアドレスはプライベートで使用しているものとは区別し、ビジネスのシーンにふさわしいものにしましょう。アドレス名は「自分の名前と数字を組み合わせたもの」といったシンプルなものがおすすめです。

学歴

履歴書の学歴は、新卒採用であれば中学卒業から書くのが一般的ですが、中途採用であれば高校入学から書くのが一般的です。学校名は「○○市立○○高等学校」と正式名称で書き、学科やコース名などもすべて記入しましょう。

職歴

原則として、履歴書には正社員の経歴のみを記載します。ただし、学校を卒業してからのアルバイト期間が長い人は、ブランクを説明するためにアルバイト歴を書いても良いでしょう。その際は非正規雇用だと分かるように、「アルバイトとして入社」と記載してください。記載した職場で現在も働いている場合は「現在に至る」と記載し、その一行下に右寄せで「以上」と書いて終わります。

資格

履歴書には、応募先企業の業務に役立ちそうな資格を記入しましょう。英検であれば「実用英語技能検定」と正式名称で書きます。また、「○○資格を目指して勉強中」というように、現在勉強している資格を書くこともできます。記載する資格が複数ある場合は、取得の年月日順に書いてください。

志望動機

履歴書に書く志望動機は、競合他社で使いまわせる内容は避け、「その企業だからこそ応募した理由」を書きます。企業のWebサイトなどを読み込み応募先への理解を深め、説得力のある志望動機を作成しましょう。

趣味･特技

履歴書の趣味・特技欄は、応募者の人柄を知ったり、面接での話題づくりに役立てたりする目的があります。空欄や「特になし」にはせず、必ず何か書き込みましょう。内容によっては、仕事に活かせる能力や多面性をアピールすることもできます。

本人希望欄

複数の職種が募集されている場合は、履歴書の本人希望欄に希望の職種を書いてください。給与や勤務地などの待遇に関しては、何も希望がなければ「貴社規定に従います」と記入しましょう。

手書きで履歴書を作成する場合は？

ここでは、手書きで履歴書を作成する人に向けてポイントを2つ解説します。

自分の状況に合った履歴書を用意する

履歴書には、主に以下4つの種類があるので自分が作成したいものに合ったフォーマットを選択するようにしましょう。

JIS規格

日本工業規格（Japan Industrial Standards）に基づく、最も標準的な履歴書です。学歴・職歴を書くスペースが広い代わりに自己PR欄が小さいのが特徴。職歴を強調して履歴書を作成したい転職者に向いています。初めて就職活動する人には不向きです。

一般用

アルバイトや転職者、新卒と幅広い人が使えるタイプの履歴書です。項目は、自己PR欄が広いことが多く、職歴が少ない人に向いています。

転職者用

転職者用の履歴書は、最終学歴のみを記入するようになっており、職歴欄が広いのが特徴です。今までの職歴や仕事で身につけたスキルをアピールしたい人に向いています。キャリアの浅い人や新卒、初めて就職活動する人には不向きです。

パート・アルバイト用

シフトの希望を書き込む欄が設けられた履歴書です。自己PR欄が小さく、転職などには向きません。

初めて就職する人は「一般用」を、職歴をアピールしたい人は「JIS規格」もしくは「転職者用」を選ぶと良いでしょう。そのほか、「履歴書の種類の違いとは？転職・新卒・バイトで選び方は異なる？」では用紙サイズや履歴書の入手方法などを解説しています。作成する履歴書を選択する際は、こちらもあわせてご一読ください。

間違えたら修正液や修正テープは使わず書き直す

履歴書を書き間違えたら最初から書き直しましょう。公的書類なため修正液や修正テープを使っての訂正は厳禁です。履歴書は企業と応募者のファーストコンタクトの役割を担っているので、作成時は丁寧に取り組み印象アップを目指しましょう。鉛筆で下書きしてその上をボールペンでなぞると、書き間違いを防ぎやすくなります。

履歴書作成で評価を得るための3つのポイント

評価を得られる履歴書を作成するには、「時間に余裕を持って作成する」「応募する企業に合った履歴書を作成する」「完成したらプロに添削してもらう」の3つのポイントがあります。

1.時間に余裕を持って作成しよう

履歴書は、自己分析や企業研究の準備が十分にできるよう時間に余裕を持って作成しましょう。履歴書は志望動機や自己PRが重要視される傾向にありますが、これらで高い評価を得るには自己分析や企業分析が欠かせません。「ギリギリになって履歴書を作成したから志望動機や自己PRがブレブレ」という事態に陥らないためにも、スケジュールを組むときは、自己分析や企業分析も含めた時間の把握をおすすめします。

2.応募する企業に合った履歴書を作成しよう

履歴書で高い評価を得るには、企業への熱意が伝わるものを作成することが大切です。志望動機や自己PRに関しては、使い回しではオリジナリティに欠け履歴書で評価を得ることには繋がりません。履歴書の志望動機や自己PRといった大事な部分は、企業の特色や文化などを分析し、その企業がどのような人材を求めているのかを明確にして作成しましょう。

3.完成したらプロに添削してもらおう

「作成した履歴書に不備はないか」「志望動機で効果的にアピールできているのか」など、完成した履歴書に不安のある人は、プロに添削してもらうと良いでしょう。自分では履歴書のミスや違和感に気づきにくいこともあります。プロの目線から添削してもらうことで、より評価を得られる履歴書へと近づけるのでおすすめです。

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履歴書作成に関するQ&A

ここでは、履歴書の作成でよくある質問をQ＆A形式でまとめています。

履歴書を短時間で簡単に作成する方法は？

スマホのアプリやパソコンを使って作成すると良いでしょう。手書きで履歴書を作成する場合は、応募企業に合わせて新たに作成する必要がありますが、スマホやパソコンで作成する場合、必要な箇所だけ手軽に修正できるので時短に繋がりおすすめです。このコラムの「履歴書作成をスマホのアプリやパソコンで行う方法」の項では、それぞれの履歴書の作成方法を解説しているので参考にしてみてください。

作成した履歴書をコンビニで印刷する方法は？

作成した履歴書をコンビニで印刷するには、アプリを使って印刷する方法や、USBなどの記録メディアからデータをアップロードして印刷する方法などがあります。「履歴書はコンビニで印刷できる？用紙やサイズについて確認しよう」のコラムでは、用紙の選び方や印刷時の注意点も紹介しているので、履歴書の印刷をする前にチェックしてみてください。

間違えたら一から履歴書を作成し直さないとだめ？

履歴書を書き損じた場合は、面倒でも一から書き直しましょう。どうしても時間がないときは、間違えた箇所に二重線を引き、その隣に訂正印を押して修正してください。修正印を使用するとしても、1箇所以上の修正は避けたほうが良いでしょう。「履歴書を修正する最後の手段！訂正印の使い方」では訂正印の基本ルールについて解説していますのでこちらもチェックしてみてください。

履歴書作成で評価を得られるようチェックしてほしい

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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• 働きたいだれもが就職できる社会を目指す「ハタラクティブ」
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