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それでいいの?履歴書をメールで送る時

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少し前までは紙の履歴書が主流でしたが、最近では履歴書データのメール送信を指定する企業が増えています。履歴書の内容と同様、送信時のマナーも評価の対象。データで履歴書を送る時に、注意すべきポイントを確認しましょう。

履歴書をメールに添付する際のマナーと注意

件名をわかりやすく

これは就職・転職活動中のどのメールにも当てはまるポイントですが、件名をわかりやすく明確なものにするのは基本中の基本。タイトルは「履歴書送付の件」など簡潔な文句とし、迷惑メールと間違えられてしまう長文は避けます。

履歴書データはPDFファイルに

企業から特に指定がない場合、編集を終えた履歴書のデータはPDFにして送るのがおすすめ。PDFはダウンロードした後すぐに印刷できるため、受け取る側にとって便利なファイル形式です。また、上書き編集ができないので書類の改ざんを防ぐ役割もあります。

容量に注意

特に手書きの履歴書をスキャンして画像データとして送る時は、データの容量に注意しましょう。一般に言われるメールに添付して良い容量の目安は2MB(2000KB)まで。3MBでも受信可能な企業はありますが、2MBが一般的な基準として覚えておくと良いでしょう。

フリーメール使用上の注意

無料で利用できるフリーメールのアドレスを使うことは問題ありませんが、相手先の設定によっては迷惑メールに自動分類されてしまい、採用担当者が確認できない可能性があります。心配な方は、メールを送った後に電話で報告を行いましょう。

パスワードの設定とは?

メールに履歴書を添付する場合、開封に必要なパスワードを設定するようにします。これには履歴書という個人情報の漏洩を防ぐ目的もありますが、何よりもパスワードを設定しないことで、採用担当者に「仕事でも個人情報を管理する意識のない人」「ネットリテラシーに欠けている」という印象を与えるのを避けるためです。
企業によってはパスワードの利用が身近でないところもあるので、パスワードを設定したら履歴書を添付したメールの本文にその旨を記します。このとき履歴書を添付したメール本文ではパスワードを知らせず、新たに作成した別のメールでパスワードを伝えます。

メールに添える文章の書き方・注意

件名を明確にするなど、履歴書を送る際のメールのマナーは就活・転職における他のメールと同様です。あて先の会社名や部署名は略さず、本文の冒頭で自分の名前、学生であれば○○大学○○学部など所属を明らかにします。志望動機を添える場合は簡潔に伝え、履歴書を添付した旨、パスワードを後ほど別のメールで送ることを明記しましょう。
内容のほかには適度な改行を心がけ、見やすいレイアウトを意識するのもポイント。採用担当者は履歴書の中身だけでなく、パスワードの設定やメールの本文でも応募者の能力や人柄を判断しています。メールで履歴書を送る際は、全ての行程で自分が評価されていると考えて送信ボタンを押しましょう。

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