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【履歴書を送付するとき】郵送メールのやり方とは

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【このページのまとめ】

  • ・書類選考がある場合、封入するものに漏れがないか確認しよう

    ・メールの場合は担当者に考慮した件名やファイル名にしよう

    ・添え状やメールで書く内容は丁寧&簡潔にまとめよう

    ・書き方に不安があるなら第三者に見てもらうのが得策

履歴書を送るときは郵送?メール?企業ごとに異なるといえど、戸惑うところです。「やり方が分からない…」と困っている人はぜひ読んでください。

履歴書を郵送する時のポイント 

書類選考がある場合、先に履歴書を送ります。その時に知っておいた方がいいポイントをご紹介します。

封筒に入れるのは?
封入するものは、履歴書、応募書類(あれば)、添え状です。

それらを新品のクリアファイルにはさみ、封筒に入れます。書類のシワ予防や万が一濡れた場合の予防になります。

どんな封筒を使う?
履歴書のサイズはA4が一般的。封筒はA4サイズの白色を選びましょう。中身が透けない加工になっているものがおすすめです。

封筒に記入すること
封筒表面は送付先の住所、部署名、担当者名(あれば)、を縦書きで記入しましょう。左下に赤字で「履歴書在中」と記載することを忘れないようにします。

一方裏面は、左下に自分の住所、名前、郵便番号を縦書きで記入します。その上あたりに投函年月日を縦書きで記入しましょう。

送付する時
郵送する時は直接郵便局の窓口へ持ち込みをするほうが安心です。料金不足だとせっかく準備した書類が戻ってくる可能性があります。

どうしてもポスト投函する場合は、キャラクターや記念切手は避け、料金不足に注意しましょう。事前に郵便局へ行き、確認しておくといいです。書類のろ送付方法は郵便局だけでなく、配送業者でも頼めます。
金額は異なるので、書類ができたら1度書類を持ってチェックしたほうがいいでしょう。

送付済であることをメールしよう

書類送付の手配が完了したことを必ずしも企業先に伝える必要はありません。募集要項や相手からの連絡時に求められない限りはそのままで問題ないでしょう。
しかしながら、メールを送るとより丁寧な印象がります。更に、万が一問題が発生した時でも事前に連絡しておくことでトラブル回避にも繋がる可能性があります。

発送した当日に送るようにする

例↓

件名:履歴書送付の件/氏名

本文:採用ご担当

   ○○様

この度はお世話になります。◯◯と申します。

本日、履歴書を投函いたしました。

届きましたら、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

氏名

このように、事前に連絡をしていれば、採用担当者は数日後には履歴書が届くことを把握することができ、スムーズな処理ができるでしょう。指示がない限りメールで知らせる必要はありませんが、送った方が親切と感じられることもあるようです。

送付するのではなくメールで送る場合

デジタル化の普及に伴い、履歴書もWebで提出することを推奨している企業も少なくありません。

企業によって指定されている形式は異なるようなので、柔軟に対応していきましょう。

どんな形式で送る?

・一般的にはWordやExcelで作成したもの、手書きの履歴書を画像データにした場合はPDFやJPEGが一般的
・WordやExcelで作成した場合、どのバージョンでも確実に開ける拡張子で作成
(Word→.doc/Exce→.xls)

ポイント
・ファイル名は自分の名前と発送日を付ける(自分も相手も管理しやすい)
・ExcelやWordだとバージョン対応に考慮しなくてはならないのでPDF化するのが一般的
・重いデータは圧縮するなどして送付に支障のないようにする(画像データにした場合は容量が重くなりがち)
・個人情報のデータを送信するのでパスワードを設定する
・履歴書ファイルとパスワードをそれぞれ分けて送信する

履歴書をメールする時
件名:履歴書送付の件/氏名
本文:採用ご担当

   ○○様

この度はお世話になります。

履歴書と職務経歴書を添付しておりますので、
ご高覧くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

書類にはパスワードを設定しております。

パスワードは後程メールお送りさせていただきますので、
確認の程、お願い申し上げます。

ご多忙のことと存じますが、お目通しいただけると幸いです。

氏名(連絡先などを記入しても可)

パスワードをメールする時
件名:履歴書送付の件「パスワード」/氏名
本文:採用ご担当

   ○○様

先程履歴書をお送りした(氏名)です。
ファイルに設定しているパスワードは以下の通りです。

パスワード:■■■■■■■■

ご多忙のところ、恐縮ですがご確認くださいますよう 宜しくお願い申し上げます。

氏名(連絡先などを記入しても可)

書類送付の仕方に手間取ったら… 

履歴書をWeb送信するところもあれば、紙媒体で送付するところもあり、柔軟性が問われます。
いざ書類を送る時に、「これってどうしたらいいんだっけ?」なんて考えていると送付に時間がかかってしまいます。
そんなことがないよう、第三者にチェックしてもらえると書類選考までスムーズにいくと思いませんか?

ハタラクティブでは、就活アドバイザーが企業に応じた書類、面接対策を行います。
アドバイスを受けながら就活に励めるので、自信を持って臨めるでしょう。少しでも不安があるならハタラクティブへご相談ください。

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