履歴書を郵送するときの正しい方法を知ろう！【報告メールの例文つき】

履歴書は採用の合否にかかわる大切な書類ですが、改めて「正しい送付マナー」は？と聞かれると困ってしまうものです。今回は郵送とメール、それぞれのパターンに分け、正しい履歴書の送り方を解説していきます。切手の選び方やパスワードの必要性など、履歴書の送り方に悩んでいる人はもちろん、添え状やメールの例文が知りたい人も、ぜひ参考にしてください。

履歴書を郵送したら報告のメールを送るのがマナー

応募書類の郵送が完了したら「報告メール」を送ると良いでしょう。ここでは、報告メールの目的や書き方例をお伝えします。

報告メールの目的

報告メールとは「応募書類の郵送」を企業側に伝えるメールです。郵便トラブルや何らかの不手際によって、応募書類が担当者の手元に届かなかった場合でも、「送った」「受け取っていない」といった、コミュニケーショントラブルを避けることができます。
また、報告メールを送ることで、企業側も履歴書を受け取る準備ができます。採用担当者個人だけでなく、チームや部署全体で「履歴書が郵送される」ことを共有できるため、担当者が不在でも受け取れるなど柔軟な対応が叶うでしょう。

印象が良くなる履歴書郵送報告メールの例文

郵送した事実を企業側に伝えるだけのメールですので、長文にならないように注意しましょう。ここでは、好印象を与える分かりやすい「報告メール」の例文をご紹介します。

報告メールの例文

件名：履歴書送付の件／〇〇　〇〇（氏名）

本文：
〇〇〇〇株式会社
人事部　採用ご担当者　〇〇様

お世話になっております。
〇〇　〇〇（名前）です。

この度は、選考のご機会をいただき、ありがとうございます。
履歴書および職務経歴書を本日〇月〇日（〇）付で送付いたしました。
ご査収の程、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名
電話番号
住所　
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タイトルだけで判断がつくように、件名には要件に加え、自身の名前をいれましょう。また、メール本文には履歴書を送付した日付と連絡先が記載された署名を記載します。

履歴書を郵送するときの基本マナー

書類選考がある場合、先に履歴書を郵送します。ここでは、履歴書を郵送するときの基本マナーやポイントをお伝えします。

用意するもの

履歴書、職務経歴書などの応募書類、クリアファイル、封筒、送り状を用意しましょう。
応募に必要な書類は企業ごとに違います。採用サイトの応募欄をよく確認し、不足のないように準備してください。

クリアファイルについて

履歴書のシワ予防や濡れ防止のために、応募書類はまとめてクリアファイルに入れましょう。都合により、クリアファイルが用意できない場合は、クリップで書類をまとめます。

封筒について

履歴書を折らずに郵送するために「A4サイズの白色」を選びます。中身が透けない加工になっているものが良いでしょう。文具店のほか、コンビニエンスストアや100円ショップなどで購入することが可能です。詳しくは「履歴書はどんな封筒に入れればいい？適切な色やサイズを確認しよう」をご覧ください。

封筒の書き方

封筒の表面には送付先の住所、部署名、担当者名（分かる場合）を縦書きで記入します。左下に赤字で「履歴書在中」と記載するのを忘れないようにしましょう。
封筒裏面には、左下に自分の住所、名前を縦書きで記入します。御中と様の使い分けなど、基本的な郵送マナーを確認しておきたい人は、「履歴書の封筒の書き方を解説！手渡しでも必要な理由や送付時の注意点を紹介」も、あわせてご確認ください。

送り状について

送り状とは「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかを示す文書となり、応募書類の一番上に添えます。履歴書や職務経歴書とサイズを合わせ、A4サイズ1枚に収めるのが良いでしょう。送り状は、採用担当者への挨拶代わりとなるビジネス文書です。できるだけ丁寧に「です」「ます」調で作成しましょう。

郵送前の確認ポイント

以下のポイントを確認したら、余裕をもってポストに投函しましょう。

・必要書類の入れ忘れはありませんか？
・宛名や送付先住所などに誤字や不備はありませんか？
・添え状を同封しましたか？
・郵便切手は正しい金額で貼られていますか？

郵送に必要な切手の金額や到着までにかかる日数が分からず不安な人は、郵便窓口に応募書類を持参しましょう。封筒の重量や厚さを確認し、必要な切手の金額や到着予定日などを教えてくれます。貼付する切手もファンシーなものではなく、ビジネス書類に相応しい普通切手を選ぶと良いでしょう。

履歴書を郵送ではなくメールで送付する方法

デジタル化の普及に伴い、履歴書をメールで送付するよう指示を出す企業が増えているようです。ここでは、履歴書をメールで送る場合の一般的な方法を解説します。

履歴書データの作成方法

一般的にはExcelやWordなどパソコンで作成したものや、手書きの履歴書を画像データで送付することが多いでしょう。その場合は、PDFやJPEG形式の画像で送付するのが一般的です。自宅にパソコンがなくても、スマホアプリで作成できることも。履歴書のデータ作成経験がない人も、諦めずにチャレンジしてみましょう。パソコン上での細かな作業については「履歴書をメールで送るとき写真はどうする？添付方法を詳しく解説！」にて、作成方法が分かりやすく書かれています。パソコン操作に不安がある人は、ぜひご一読ください。

履歴書のデータを添付したメールの送り方

新規メールに履歴書や職務経歴書データを「添付」し、送付しましょう。履歴書には大切な個人情報が含まれているため、添付ファイルへのパスワード設定を忘れずに行います。ここで設定したパスワードは、万が一のメール流出を考えて応募メールとは別に送付してください。
また、基本的に人事担当者からの連絡は、今回送ったメールに「返信」という形で届くのが一般的です。メール履歴を管理しやすくするために、今後のやりとりは「メールの件名」を変更せずに行います。送信のたびに「Re」が増えていきますが、問題はありません。そのほかにも、メール応募の経験が少ない人が知っておくべきマナーもあります。「履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？」にて、詳しく解説していますので、事前にチェックしておきましょう。

履歴書をデータにしてメールで送るときの例文

履歴書データを添付するメール本文でも、好印象を残す書き方があります。ここで具体的な書き方例文をご紹介します。

歴書送付する場合のメール例文

件名：応募書類送付の件／〇〇〇〇（氏名）

本文：
〇〇〇〇株式会社
人事部　採用ご担当者　〇〇様

お世話になっております。
〇〇〇〇（氏名）です。

履歴書および職務経歴書を添付しておりますので、
ご高覧くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

書類にはパスワードを設定しております。
パスワードは、後ほど、別メールにてお送りいたしますので、
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

ご多忙のことと存じますが、お目通しいただければ幸いです。

—---------------------------------------------------------
氏名
電話番号
住所
—---------------------------------------------------------

パスワードを送付する場合のメール例文

件名：「パスワード」応募書類送付の件／〇〇〇〇（氏名）

本文：
〇〇〇〇株式会社
人事部　採用ご担当者　〇〇様

先ほど、履歴書をお送りした、〇〇〇〇（氏名）です。
ファイルに設定しているパスワードは以下のとおりです。

パスワード：■■■■■■■■

ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

—---------------------------------------------------------
氏名
電話番号
住所
—---------------------------------------------------------

履歴書をメールするときの注意点

送付前にチェックしておくべき点を以下で紹介します。改めて注意しましょう。

・社名や担当者名が間違っていませんか？
・適度な場所で改行するなど、メール本文は読みやすいですか？
・文字のサイズやフォントに統一感はありますか？
・使用しているアドレスは個人のものですか？（退職予定の会社アドレスを使用するのはNG）
・送付先のアドレスは間違っていませんか？

「送信ボタン」を押してしまうと、ミスは取り戻せません。送付前に必ず確認しましょう。

履歴書を郵送・メールで送るメリットとデメリット

この項目では、履歴書を郵送やメールで送ることについてのメリットとデメリットについて紹介をします。郵送、履歴書共にメリットとデメリットはあるので、きちんと理解をしておきましょう。

履歴書を郵送するメリット・デメリット

履歴書を郵送することで、面接前に経歴の詳細が確認できたり、履歴書と職務経歴書を確認した上での書類選考が可能になります。また、履歴書の送付でモチベーションの高さやビジネスマナーを確認できるなど、企業にとってのメリットが大きいといえます。
いっぽう、応募者からすると、履歴書だけでなく送付状も作成する必要があるため手間に感じやすかったり、郵送費用がかかったりといったデメリットがあるといえます。また、締切まで時間がない場合、郵送にかかる日程を考慮して送付する必要があるのもデメリットでしょう。

履歴書をメールで送るメリット・デメリット

履歴書をメールで送るメリットは時間と手間をかけずに送れること。また、紙媒体ではなくデータのため、字間やフォントが統一されていて読みやすい、郵送トラブルが起こらないといった点もメリットになるでしょう。応募者にとっては、書き間違いをしてもすぐ修正ができ、送付費用がかからない点も大きなメリットになりえます。
しかし、ネットワークや使用ソフトによっては文字化けが起きるなどデータが破損する可能性も。また、個人情報のためウイルスなどによって個人情報の漏洩もあり得るのは、デメリットになります。

履歴書作成や郵送方法に悩んだら

履歴書や職務経歴書の作成は、書き慣れていないと難しいものです。誤字脱字がないか、郵送する封筒に間違いはないかなど、家族や友人に事前チェックしてもらいましょう。それでも不安な場合は、専門知識をもったアドバイザーに相談できる転職エージェントを活用しても良いでしょう。

若年層を対象とする転職エージェント「ハタラクティブ」では、履歴書や職務経歴書など応募書類の添削はもちろん、面接対策なども全て無料で利用可能です。経験豊富なアドバイザーが、あなたの強味や適性にあった職種・業種を紹介するなど、専任でサポートしていきます。もちろん、履歴書の郵送方法など、就活の流れについても具体的にお伝えします。一人で履歴書を作ることに不安を感じている人や作った履歴書を郵送する前に見てもらいたい人など、ぜひお気軽にご相談ください。

履歴書の郵送に関するお悩みQ＆A

履歴書の送付にも基本的なマナーがあり注意が必要です。ここでは、履歴書の郵送やメール送付にまつわるお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

封筒に入らない場合、履歴書を折っても良い？

三つ折りなど、封筒に入れるために履歴書を折るのはNGです。余計なところに折れ線が入り、読みづらくなったり、写真がとれてしまったりするリスクがあります。A3またはB4を二つ折りにした状態で、そのサイズにあった封筒を用意し送付しましょう。種類の多い履歴書から、どれを選ぶと良いのかについては、「履歴書の種類の違いとは？転職・新卒・バイトで選び方は異なる？」でも、詳細を確認できます。

履歴書は宅配便でも送れますか？

履歴書を宅配便で送ることは法律違反になります。履歴書は信書にあたる文書となり、信書の取り扱いができるのは日本郵便のみです。それ以外にも、宅配便は受け取り時にサインが必要となり、企業側に迷惑がかかります。必ず郵送で送りましょう。

履歴書の提出締切日は、ポスト投函日ですか？

応募先企業への到着日です。締切日までに担当者の手元に届くことを考え、余裕をもって投函しましょう。応募締切日まで時間がない場合は「速達」の利用も考えます。締切日までに届くか不安な場合は、郵便窓口で相談すると到着目安を教えてくれます。速達か普通郵便かで悩んだら「履歴書は速達で送っても大丈夫？」でも、さらに詳しく解説しています。

メールの方が便利なのですが、郵送しないとダメ？

企業ごとに応募方法が決まっているのでルールに従いましょう。自分の勝手な判断で応募方法を変更してはいけません。どうしてもメールでしか送れない場合は、事前に担当者に相談してみましょう。悪い印象を与えないためにも、決められた方法で応募する方が無難です。転職経験が少なく、就職活動の細かなマナーなどに不安がある方は、経験豊富なアドバイザーが専任でサポートをしている、ハタラクティブにご相談ください。

履歴書以外に職務経歴書は必ず必要ですか？

履歴書のみで応募できる場合もあります。たとえば、パートやアルバイト募集などでは不要なことも多いでしょう。しかし、職務経歴書は「これまでの職歴」や「長所」などを、企業にアピールができる便利な書類。履歴書だけで伝えきれない場合は、用意しても良いでしょう。職務経歴書について、さらに詳しく知りたい方は「職務経歴書は必要？判断基準や自己PRなど項目別の書き方を解説」もご覧ください。

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