履歴書を郵送するときの正しい方法を知ろう！【報告メールの例文つき】

履歴書は採用の合否にかかわる大切な書類です。しかし、改めて「正しい送付マナー」は？と聞かれると、困ってしまうこともありますよね。

このコラムでは、郵送とメール、それぞれのパターンに分け、正しい履歴書の送り方を解説します。切手の選び方やパスワードの必要性など、履歴書の送り方に悩んでいる人はもちろん、添え状やメールの例文が知りたい人も、ぜひ参考にしてください。

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履歴書を郵送したら報告のメールを送るのがマナー

応募書類の郵送が完了したら、「報告メール」を送ると良いでしょう。
ここでは、報告メールの目的や書き方例をお伝えします。

報告メールの目的

報告メールとは、「応募書類の郵送」を企業側に伝えるメールです。郵便トラブルや何らかの不手際で、応募書類が担当者の手元に届かなかった場合であっても、「送った」「受け取っていない」といったコミュニケーショントラブルを避けられます。

また、企業側も履歴書を受け取る準備ができるため、報告メールは重要です。採用担当者個人だけでなく、チームや部署全体で「履歴書が郵送される」ことを共有でき、担当者が不在の際も受け取れるなど柔軟な対応が叶うでしょう。

印象が良くなる履歴書郵送報告メールの例文

報告メールは郵送した事実を企業側に伝えるだけのものなので、長文にならないよう注意してください。

ここでは、好印象につながる報告メールの例文をご紹介します。

報告メールの例文

件名：履歴書送付の件／△△　△△（氏名）

本文：
△△△△株式会社
人事部　採用ご担当者　△△様

お世話になっております。
△△　△△（名前）です。

この度は、選考のご機会をいただき、ありがとうございます。
履歴書および職務経歴書を本日△月△日（△）付で送付いたしました。
ご査収のほど、何卒よろしくお願いいたします。

—---------------------------------------------------------
氏名
電話番号
住所　
—---------------------------------------------------------

タイトルだけで判断ができるように、件名には要件に加え、自身の名前を入れましょう。また、メール本文には履歴書を送付した日付と、連絡先が記載された署名を入れてください。

履歴書を郵送するときの基本マナー

書類選考がある場合、先に履歴書を郵送します。
ここでは、履歴書を郵送するときの基本マナーやポイントをお伝えします。

用意するもの

履歴書、職務経歴書などの応募書類のほか、クリアファイル、封筒、送り状を用意しましょう。

応募に必要な書類は、企業ごとに違います。採用サイトの応募欄をよく確認し、不足のないように準備してください。

クリアファイルについて

履歴書のシワ予防や濡れ防止のために、応募書類はまとめてクリアファイルに入れましょう。クリアファイルが用意できない場合は、クリップで書類をまとめます。

封筒について

封筒は履歴書を折らずに郵送するために、A4サイズの白色を選んでください。中身が透けない加工になっているものが良いでしょう。文具店のほか、コンビニエンスストアや100円ショップなどで購入できます。

詳しくは「履歴書はどんな封筒に入れればいい？適切な色やサイズを確認しよう」をご覧ください。

封筒の書き方

封筒の表面には送付先の住所、部署名、担当者名（分かる場合）を縦書きで記入します。左下に、赤字で「履歴書在中」と記載するのを忘れないでくださいね。
封筒裏面には、左下に自分の住所、名前を縦書きで記入します。

「御中」と「様」の使い分けなど、基本的な郵送マナーを確認しておきたい人は、「履歴書の封筒の書き方を解説！手渡しでも必要な理由や送付時の注意点を紹介」のコラムを参考にしてみてください。

送り状について

送り状とは、「誰が」「何を」「どのくらい」送ったのかを示す文書であり、応募書類の一番上に添えます。履歴書や職務経歴書とサイズを合わせ、A4サイズ1枚に収めましょう。

送り状は、採用担当者への挨拶代わりとなるビジネス文書です。できるだけ丁寧に、「です」「ます」調で作成しましょう。

郵送前の確認ポイント

以下のポイントを確認したら、余裕をもってポストに投函しましょう。

・必要書類の入れ忘れがないか
・宛名や送付先住所などに誤字や不備はないか
・添え状を同封したか
・郵便切手は正しい金額で貼られているか

郵送に必要な切手の金額や到着までにかかる日数が分からず不安な場合は、郵便窓口に応募書類を持参しましょう。封筒の重量や厚さを確認し、必要な切手の金額や到着予定日などを教えてくれます。

貼付する切手はファンシーなものではなく、ビジネス書類にふさわしい普通切手を選んでください。

履歴書を郵送ではなくメールで送付する方法

デジタル化の普及にともない、履歴書をメールで送付するよう指示を出す企業が増えているようです。
ここでは、履歴書をメールで送る場合の一般的な方法を解説します。

履歴書データの作成方法

メールを使用する際は、一般的にはExcelやWordなどパソコンで作成した履歴書や、スキャンしてデータ化した手書きの履歴書を送付することが多いでしょう。その場合は、PDF形式で送付するのが基本です。

また、自宅にパソコンがなくても、スマホのアプリで作成できることがあります。履歴書のデータ作成経験がない人も、諦めずにチャレンジしてみましょう。

パソコン上での細かな作業については「履歴書をメールで送る方法とマナーを紹介！例文を見て作り方を知ろう！」で分かりやすく解説しています。パソコン操作に不安がある人は、ぜひ参考にしてください。

履歴書のデータを添付したメールの送り方

新規メールに、履歴書や職務経歴書データを添付し、送付しましょう。履歴書には個人情報が含まれているため、添付ファイルへのパスワード設定は忘れずに行ってください。設定したパスワードは、万が一のメール流出を考えて応募メールとは別に送付します。

また、基本的に人事担当者からの連絡は、送ったメールに「返信」という形で届くのが一般的です。メール履歴を管理しやすくするために、今後のやり取りは「メールの件名」を変更せずに行います。やり取りが続いて「Re」の数が多くなったら、増えたぶんを削除して一つに戻すのがおすすめです。すっきりとして見やすくなりますよ。

そのほかにも、メール応募の経験が少ない人が知っておくべきマナーもあります。「履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？」のコラムを参考に、事前にチェックしておきましょう。

履歴書をデータにしてメールで送るときの例文

履歴書データを添付するメール本文にも好印象を残す書き方があるため、ここで具体的な例文をご紹介します。

履歴書を送付する場合のメール例文

件名：応募書類送付の件／△△△△（氏名）

本文：
△△△△株式会社
人事部　採用ご担当者　△△様

お世話になっております。
△△△△（氏名）です。

履歴書および職務経歴書を添付しておりますので、
ご高覧くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

書類にはパスワードを設定しております。
パスワードは、後ほど、別メールにてお送りいたしますので、
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

ご多忙のことと存じますが、お目通しいただければ幸いです。

—---------------------------------------------------------
氏名
電話番号
住所
—---------------------------------------------------------

パスワードを送付する場合のメール例文

件名：「パスワード」応募書類送付の件／△△△△（氏名）

本文：
△△△△株式会社
人事部　採用ご担当者　△△様

先ほど、履歴書をお送りした、△△△△（氏名）です。
ファイルに設定しているパスワードは以下のとおりです。

パスワード：■■■■■■■■

ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

—---------------------------------------------------------
氏名
電話番号
住所
—---------------------------------------------------------

履歴書をメールするときの注意点

メールの送付前には、以下のチェックが重要です。

・社名や担当者名が間違っていないか
・適度な場所で改行するなど、メール本文は読みやすいか
・文字のサイズやフォントに統一感はあるか
・使用しているアドレスは個人のものであるか（退職予定の会社アドレスは使用しない）
・送付先のアドレスは間違っていないか

「送信ボタン」を押してしまうと、ミスは取り戻せません。送付前に必ず確認しましょう。

履歴書を郵送・メールで送るメリットとデメリット

この項目では、履歴書を郵送やメールで送るメリットとデメリットを紹介します。郵送、履歴書ともにメリットとデメリットがあるため、きちんと理解をしておきましょう。

履歴書を郵送するメリット・デメリット

履歴書を郵送することで、採用担当者は面接前に経歴の詳細が確認でき、履歴書と職務経歴書を確認したうえでの書類選考が可能になります。また、履歴書の送付でモチベーションの高さやビジネスマナーを確認できるなど、企業にとってのメリットは大きいでしょう。

一方、応募者からすると、履歴書だけでなく送付状も作成する必要があるため手間に感じやすかったり、郵送費用がかかったりといったデメリットがあります。また、締切まで時間がない場合、郵送にかかる日程を考慮して送付する必要があるのもデメリットです。

履歴書をメールで送るメリット・デメリット

履歴書をメールで送るメリットは、時間と手間をかけずに送れることです。また、紙媒体ではなくデータのため、字間やフォントが統一されていて読みやすい、郵送トラブルが起こらないといった点もメリットになるでしょう。応募者にとっては、書き間違いをしてもすぐに修正ができ、送付費用がかからない点がメリットです。

しかし、ネットワークや使用ソフトによっては文字化けが起きるなど、データが破損する可能性もあります。また、ウイルスなどによって個人情報の漏洩が起こりえるのもデメリットです。

履歴書作成や郵送方法に悩んだら

履歴書や職務経歴書の作成は、書き慣れていないと難しいものです。誤字脱字がないか、郵送する封筒に間違いはないかなど、家族や友人に最終チェックをしてもらいましょう。身近な人に見てもらっても不安な場合は、プロに相談できる転職エージェントを活用してみてください。

若年層を対象とする転職エージェントのハタラクティブでは、応募書類の添削だけでなく、面接対策もすべて無料で行います。経験豊富なアドバイザーが、あなたの強味や適性にあった職種・業種の紹介など専任でサポートいたします。

履歴書の郵送方法といった、就活の流れについても具体的にお伝えするため、マナーをよく知らない方も安心です。一人で履歴書を作ることに不安を感じている人や、作った履歴書を郵送する前に見てもらいたい人は、ぜひハタラクティブにご相談ください。

履歴書の郵送に関するお悩みQ＆A

履歴書の送付にも基本的なマナーがあり注意が必要です。ここでは、履歴書の郵送やメール送付にまつわるお悩みをQ＆A方式で解決します。

封筒に入らない場合、履歴書を折っても良い？

三つ折りなど、封筒に入れるために履歴書を折るのは避けてください。余計なところに折れ線が入り、読みづらくなったり、写真がとれてしまったりするリスクがあります。

A3またはB4を二つ折りにした状態で、そのサイズにあった封筒を用意し送付しましょう。
履歴書の選び方については、「履歴書の種類の違いとは？転職・新卒・バイトで選び方は異なる？」で確認できます。

履歴書は宅配便で送れますか？

履歴書を宅配便で送るのは、法律違反になります。履歴書は信書にあたる文書となり、信書の取り扱いができるのは日本郵便のみです。

宅配便は受け取り時にサインが必要なことから、企業側にも迷惑がかかります。必ず郵送で送りましょう。

履歴書の提出締切日は、ポスト投函日ですか？

応募先企業への到着日です。締切日までに担当者の手元に届くことを考え、余裕をもって投函しましょう。応募締切日まで時間がない場合は、速達の利用も検討してください。締切日までに届くか不安な場合は、郵便窓口に相談して到着目安を教えてもらいましょう。

速達か普通郵便かで悩んだら「履歴書は速達で送っても大丈夫？」のコラムを参考にしてみてください。

メールのほうが便利ですが、郵送しないとダメですか？

企業ごとに応募方法が決まっているため、ルールに従いましょう。自分の勝手な判断で応募方法を変更してはいけません。

どうしてもメールでしか送れない場合は、事前に担当者に相談してみてください。悪い印象を与えないためにも、決められた方法で応募するのが無難です。

転職経験が少なく就職活動の細かなマナーなどに不安がある方は、経験豊富なアドバイザーが専任でサポートをしている、ハタラクティブにご相談ください。

履歴書以外に職務経歴書は必ず必要ですか？

履歴書のみで応募できる場合もあります。たとえば、パートやアルバイト募集などでは不要なことも多いでしょう。

しかし、職務経歴書はこれまでの職歴や長所などを、企業にアピールできる便利な書類です。履歴書だけで伝えきれない場合は、用意しても良いでしょう。

職務経歴書についてさらに詳しく知りたい方は「転職活動に職務経歴書は必要？履歴書と両方提出の理由や書き方を解説」もご覧ください。

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