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履歴書を入れる封筒は何色?手渡しでも必要?入れ方や書き方も解説します

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書を郵送するときの封筒には、宛先と「履歴書在中」の文字を記載する
  • ・履歴書を手渡しする場合は、封筒には「履歴書在中」だけ書く
  • ・郵送でも手渡しでも、封筒の裏面には自分の住所と氏名を記載する
  • ・使用する封筒は白で、履歴書のサイズによって角形2号か角形A4号を使用する
  • ・履歴書の汚れを防ぐために、提出書類はすべてクリアファイルに入れよう

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就活で履歴書を郵送する際に「封筒の書き方や使用する封筒について分からず困っている」という方は多いようです。アルバイトに応募したときに履歴書を三つ折りにして郵送した経験を持つ方もいると思いますが、就職でそれをするのはNGです。なぜ履歴書を折ってはいけないのでしょうか。また、郵送ではなく手渡しを指定されたら封筒に入れるべき?正しい履歴書の送付方法や封筒の書き方について、このコラムで確認しましょう。

監修者:多田健二

キャリアコンサルタント

今まで数々の20代の転職、面接アドバイス、キャリア相談にのってきました。受かる面接のコツをアドバイス致します!

履歴書を送付するときの封筒の書き方

履歴書を送付するときの封筒には、表に「宛先」「宛名」「履歴書が封入されている旨」、裏には自分の住所と氏名を記載します。

表面

表面には宛先となる企業の住所と、宛名(企業名)、履歴書が封入されている旨を書きます。
郵送先の住所は縦書きで、封筒の右側にを記載。都道府県名から建物名まで、略さず正しい名称を記入してください。
社名は封筒中央に、住所よりやや大きめに記します。この際も、(株)などと省略せずに正式名称を記載。一般的には「リャ」と発音されていても、実際の記載は「リヤ」など異なる例も見受けられるので、注意してください。漢字の間違いだけでなく、カタカナ・英字の大文字小文字までくまなく確認しましょう。
また、字が曲がると見栄えが悪くなるので、あらかじめ鉛筆と定規でガイドラインを引くのもおすすめです。

部署に宛てる場合
宛先に「人事部」など部署を指定されている場合は、「◯◯株式会社 人事部 御中」が正解。企業名だけで部署が分からない場合も、「◯◯株式会社 御中」とします。

個人に宛てる場合
担当者が判明しており、個人に宛てて送付する場合は「◯◯株式会社 人事部 ◯◯様」と記載。個人名が分からない採用担当宛に送るときも、「◯◯株式会社 人事部 採用担当者様」で問題ありません。
「御中」は組織に対する敬称、「様」は個人に対する敬称と覚えておきましょう。また、「人事部御中 ◯◯様」のように併用することはできないので、注意してください。

最後に、表面の左下に赤のサインペンで「履歴書在中」と記載し、定規で文字の周りを四角に囲みます。100円ショップや文具店、ネットで「履歴書在中」のスタンプを購入できますので、そちらを使用しても大丈夫です。

なぜ「履歴書在中」を書く?
企業には、日々多くの郵便物が届いています。目立つ赤色で「履歴書在中」と記さないと、ほかの郵便物に埋もれて担当者に届かない可能性も。書類の紛失を防ぎ、ひと目で「履歴書が入っている」と分かるように「履歴書在中」を記載します。

裏面

封筒左下に、自身の住所と氏名を記載します。宛先と同様に住所は略さず、都道府県名から正確に記入。こちらも斜めになることがないよう、まっすぐ記載しましょう。

どんなペンが適切?

履歴書の送付に関わらず、企業に出す封筒に使うのは、はっきりと書ける・耐水性がある・読みやすいという点から「黒の油性サインペン」が最もスタンダード。
太さに明確な決まりはありませんが、0.5~0.7ミリ(細)が見栄え良くきれいに書けるのでおすすめです。

避けるべきペン5種


1.ボールペン
ボールペンは履歴書の作成には適していますが、宛名には不向き。線が細すぎて読みづらく、弱々しい印象を与えてしまいます。

2.マジックペン
サインペンより太いマジックペンは、文字が潰れたり読みづらくなったりする可能性が高いので避けてください。

3.筆ペン
丁寧な印象の筆ペンですが、履歴書を送付する封筒に使用するには不向き。筆ペンで宛名を書くのは、冠婚葬祭や年賀状に留めましょう。

4.万年筆
万年筆は格式の高い筆記具とされていますが、インクの耐水性から控えたほうが安心です。

5.消せるペン
消せるボールペンやサインペンもありますが、これらは熱や摩擦で消える原理を使用しているため、郵送途中や企業の保管方法によっては宛先が消えてしまいます。消せるペンは履歴書・封筒のいずれにも使用できないので注意してください。

履歴書送付で使う封筒の基本

履歴書を送付するときに使用するのは、履歴書を折らずに入れられる、白の封筒です。以下で、封筒の基本ルールについて詳しく確認しましょう。

サイズ

履歴書を提出するときは折らないのがマナーなので、履歴書を送付するのに使うのは「履歴書を折らずに入れられるサイズ」の封筒です。
ほとんどの履歴書はB5(開くとB4)かA4(開くとA3)サイズなので、B4なら角形A4号または角形3号、A4なら角形2号を選びましょう。

冒頭で述べたように、履歴書送付に使用する封筒は白が基本。
茶封筒は「事務用品」という印象が強く、正式書類である履歴書を送付するには不向きだからです。さらに、茶封筒に使用されている紙は薄く、中身が透けたり破れやすかったりする可能性も。
履歴書は個人情報が記載されている重要書類ですので、紙が厚いものまたは二重になっている封筒を選びましょう。

封をするとき

封をするときは、封筒の「フタ」の部分全体に糊付けします。端だけ・真ん中だけでは、糊付けされていない部分から破れたり開封されたりする恐れがあるので注意。
セロハンテープでは剥がれる可能性がありますし、そもそもビジネスシーンで封書にテープを使用するのはマナー違反なので、避けるのが無難です。

「〆」は必要?
封書で使われる「〆」は、「確実に封をした」ことを表すマーク。封字とも呼ばれています。
封字の有無が選考に影響することはありませんが、ビジネスマナーの1つなので覚えておきましょう。

応募書類を封筒に入れるときの3つの注意点

「応募書類は折らずに提出する」以外にも、書類送付時にはマナーが存在します。守るべきマナーを以下で確認しましょう。

1.応募書類は折らない

折ってしまうと見栄えが悪くなるだけでなく、文字が読みづらくなったり、折り目が浮いて扱いづらくなったりします。
三つ折りの履歴書が許容されるのは、アルバイトやパート、派遣といった非正規への応募や、選考以外で履歴書を提出するときだけ。「折らないのが基本」と覚えておきましょう。

2.クリアファイルに入れる

履歴書に余計な折り目をつけないためにも、封筒に入れる前にクリアファイルにはさみます。封筒や書類の汚れ、破損はマイナス印象に繋がるもの。クリアファイルに入れておけば、封筒が汚れたり濡れたりしても履歴書を守れるでしょう。

3.書類を入れる順番

履歴書以外にも送付書類がある場合は、クリアファイルに入れる順番にも注意しましょう。
上から送付状→履歴書→職務経歴書→その他の書類が基本です。順番だけでなく、裏表や上下も揃えて入れてください。

送付状について
送付状(添え状・カバーレター)とは、採用担当者に対する「挨拶文」であり、封入された書類の内容を説明するものでもあります。
いきなり履歴書だけを送付するのは、マナー違反と考えて良いでしょう。たとえ送付する書類が履歴書だけであっても、送付状を必ず同封してください。

履歴書を持参するときも封筒は必要!

履歴書を持参するよう指示を受けたときも、封筒に入れていくのがマナーです。
履歴書を裸の状態でカバンに入れて持ち歩くと、折れや破損の可能性が高まります。クリアファイルにいれただけでは、第三者に個人情報を見られる恐れが。繰り返しになりますが、履歴書は重要書類です。扱いには十分に注意してください。

持参するときの封筒の書き方

直接手渡しをする場合は、郵便など第三者を介さないため「どこに宛てた書類か」を記す必要はありません。

表面
宛先や宛名を書く必要はありませんが、赤字の「履歴書在中」は必ず記載してください。企業によっては封筒ごと保存するので、「履歴書在中」の印がないとほかの封書と紛れて紛失する恐れがあります。

裏面
裏面は、郵送と同じように提出者(自分)の住所と氏名を記載します。わざわざ封筒から書類を出さなくても「誰の応募書類なのか」が分かるよう、配慮しましょう。

履歴書の渡し方

履歴書の渡し方からマナーや人柄を確認する企業は多いもの。「書類を渡すだけ」と軽視せずに、正しいマナーを身に着けておきましょう。

採用担当者に渡す場合
面接時に採用担当者に直接渡すときは、封筒から書類を出してクリアファイルに挟まった状態で提出するのがマナー。渡したあとすぐに書類を読む可能性が高いので、相手が読みやすい配慮が求められます。
また、空いた封筒は持ち帰らず、クリアファイルの下に重ねて渡すのが正解。
履歴書を提出するのは、採用担当者に「履歴書を提出してください」など声をかけられたときです。ほとんどの場合、最初に声掛けがありますが、なかには面接終了までいわれないことも。提出を求められなかったら、面接の最後に「履歴書はいかがいたしますか」と聞きましょう。

受付に渡す場合
受付など、採用担当者以外の人に履歴書を提出する場合は、封筒に入れたまま渡しましょう。このとき、「受付だから」「この人が面接するわけではない」といった理由で適当に対応するのは良くありません。採用担当者でなくても、その会社の一員です。受付での態度は採用担当者に報告されると考え、ビジネスパーソンにふさわしい態度で提出してください。

書類の向きに注意する

履歴書の渡し方に関わらず、提出時の書類の向きは「相手が読める向き」です。
採用担当者に渡す場合は自分側に履歴書の頭(日付や写真の部分)が、受付で渡す場合は自分側に封筒のフタ部分が来る向きが正しいでしょう。
また、提出時は両手で書類を持ち、「本日はよろしくお願いいたします」など一言添えると好印象につながります。

送付時に気をつけること

履歴書を送付するのは普通郵便が基本です。では、期日が迫っていて普通郵便では間に合わないときはどうしたら良いでしょうか。
下記で、切手料金や送付方法について紹介していますので、ご参考にしてください。

切手は過不足のない額

料金が不足した場合は、差出人に返送される、または受取人が不足分を負担することになるのでご注意ください。一方、超過の場合は確実に届きはするものの、いい加減な人、コスト意識の低い人などと、マイナス評価を与えかねません。
きっちり料金分の切手が貼られていることが望ましいといえます。

目安となる金額
料金は、郵便物の大きさと重さで決まります。
A4サイズが入る角形2号の封筒、B5サイズが入る角形A4号・角形3号はいずれも「定形外郵便物」。どちらのサイズも50g以内は120円、50g~100gだと140円です。同封する書類の量によって料金が変わるので注意しましょう。郵便局のWebサイトでは手紙の料金計算も行えますので、活用するのもおすすめです。

郵便局に持ち込むのが確実
不安を感じたまま郵送するなら、郵便局に持ち込んで重さをはかってもらうのが確実です。その場で切手も購入できますし、局員の方に渡せば投函の必要もありません。

送付期限に間に合うように郵送する

期限が設けられている以上、間に合うように郵送するのがマナーです。普通郵便の場合、近場でも1~2日、距離が長ければそれ以上の日数がかかります。
さらに、土日や祝日が挟まればさらに日数がかかるので、期限に間に合うよう余裕を持って投函しましょう。

期限が迫っている場合は速達
期限が迫っている場合は、速達や宅配便を使用しましょう。速達なら、仮に札幌から東京(銀座)に宛てた郵便物も翌日中に到着します。
宅配各社でも、翌日に到着するスピードサービスを用意しているので、状況に合わせて使い分けてください。

書留は避ける
書留とは、万が一郵便物が破損した/届かなかった場合に補償を受けられるサービス。安心感から使用を検討する方もいるようですが、書留は対面配達となり、企業側の負担になりかねないので控えましょう。

就活のスケジュール管理が大変ならエージェントを活用しよう

履歴書の提出期限や面接の日程など、転職活動では受ける企業が多くなるほどスケジュール管理が大変になります。
余裕を持った日程で選考に臨みたいなら、転職エージェントを利用してみませんか?
ハタラクティブでは、ご利用者一人ひとりに専任担当者をご用意。転職相談から内定までを一貫サポートできる体制を整えています。
企業とのやり取りは専任担当者が代行するので、書類提出期限や面接日程の調整はお気軽にご相談ください。もちろん、書類や面接の内容はしっかりとアドバイスいたします。

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