封筒の書き方マナー！就活の履歴書を郵送・持参するときの注意点を解説

履歴書を郵送する封筒の書き方でお悩みの方は多いのでないでしょうか。
就活や転職活動で履歴書を送る際は、書類の送付マナーを守ることが大切です。
知らないと、「ビジネスマナーが身についていない」とマイナス印象になる恐れがあります。
そこでこのコラムでは、書類を会社へ送付する際の封筒の書き方をご紹介。表面だけでなく裏面の書き方、封筒の選び方、「履歴書在中」と書く必要性などを解説します。

封筒を用意する3つのポイント

まずは、履歴書やエントリーシート、職務経歴書などを送る封筒を用意しましょう。
ここでは、応募書類を郵送するのに最適な封筒選びのポイントをご紹介します。

1.A4サイズの封筒がおすすめ

就活や転職活動で使用する封筒は、応募書類が折らずに入るA4サイズのものを選びましょう。
履歴書のサイズはA4かB5サイズのどちらかが一般的。職務経歴書はA4サイズで作成するのが基本です。A4サイズであればどのサイズの書類も折らずに入るうえに、クリアファイルに入れてもきちんと収まるでしょう。
また、市販の履歴書の中には小さめの封筒がセットになっている場合もありますが、それは使わないほうが無難。履歴書は大切な書類なので、できるだけ折らずに入る封筒を選びましょう。

2.色は白無地が無難

履歴書などの重要な書類を入れる封筒は白無地を選んでください。
茶封筒でも良しとする企業はありますが、「求職活動には白無地封筒がマナー」と考える人もいます。
白色封筒は素材がしっかりしていて破れにくく、茶封筒よりも目立つ点がメリット。失敗しない封筒を選ぶなら、白無地を選んでおいたほうが安心でしょう。

3.縦書き封筒を選ぶ

ビジネス文書を入れる封筒は縦書きが基本。履歴書を送るなら、縦書き封筒を選びましょう。
横書きでもOKとされていますが、どちらかというと親しい間柄に送るイメージがあるので、縦書きを選んだほうが無難です。

封筒の表面の書き方

封筒を選んだら、いよいよ宛名書きです。
まずは表面の書き方をご紹介します。表面には右から住所、宛名、履歴書在中の順で記入しましょう。
※ここでは、縦書き封筒の書き方をご紹介しています。

会社の住所

郵便番号を記載したら、右側に寄せて住所を記入していきます。
住所は都道府県名から記入し、町名や番地、建物の名称、階数まで正確に書きましょう。
ビル名や建物名は省略したり略称を記載してはいけません。必ず正式名称で記入してください。

数字の書き方

縦書き封筒の場合、郵便番号の数字はアラビア数字（0、1、2、3…）を使用し、番地や階数などは漢数字を用いて「二十番地◯◯ビル五階」のように記載するのが正解です。
横履き封筒の場合は、番地や階数はアラビア数字で書いて問題ありません。

宛名（会社名＋宛名）

次に、宛名を中央に2列程度で記入しましょう。
住所よりもやや大きめの字で、一段下げて書き始めるのがポイントです。「会社名」「部署」「役職」「担当者」の順で記載します。
会社名が長い場合は、右側に会社名、左側に部署や担当者名を配置するなどしてバランスをとりましょう。会社名を書く際は、（株）（有）などと省略せず、「株式会社」「有限会社」とします。「御中」「様」などの敬称も忘れずに書きましょう。

敬称「御中」「様」の使い方

会社や部署などの組織や団体には「御中」、個人には「様」を使います。
御中は「その宛名の中のどなたかへ」という意味。採用担当者の指定がないときは「人事部御中」と書きましょう。
個人宛ての場合は「◯◯様」とし、下の名前まで分かる場合はフルネームまで書きます。漢字が分からない場合はカタカナで書くのは避け、「採用ご担当者様」と記入しましょう。
「御中」と「様」は併用してはいけません。「採用ご担当者様御中」などは間違った使い方なので注意してください。

履歴書在中

左下に赤字で「応募書類在中」と書き、定規でその周りを四角で囲みます。
手書きでうまくかけない方は、「履歴書在中」のスタンプが市販されているので探してみると良いでしょう。複数の企業に応募する場合も、スタンプがあれば便利です。

封筒の裏面の書き方

表面が書き終わったら、裏面も忘れずに書きましょう。
裏面には、送信元である自分の住所や氏名を記入します。

自分の住所

裏面を縦に割った左側、やや下に自分の住所を書きましょう。
郵便番号の枠が記載されている場合は、その下に記入します。
住所を書くポイントは表面と同じ。住所は略さず正式名称で記載するなどのマナーを守りましょう。

氏名

氏名は住所よりもやや大きく書きましょう。
住所より1段以上下げて記入すると見栄えが良くなります。

〆マーク

のり付けした後は〆マークを書くのがマナー。忘れずに書きましょう。

投函日

必要に応じて、左側上部に投函日を記載します。

応募書類の郵送マナー

履歴書などの応募書類を郵送する際のマナーをご紹介します。
宛名書きだけでなく、以下のポイントにも気をつけましょう。

送付状→履歴書→その他の書類の順で入れる

上から、送付状、履歴書、その他の書類（エントリーシートや職務経歴書）の順で並べて入れましょう。
送付状はビジネスマナーの1つ。入れなかったからといって選考に影響を及ぼすことはまずないと考えられますが、好印象を得られる可能性があるため一緒に送るのがおすすめです。

クリアファイルに入れる

郵送の際に書類が折れたり雨で濡れて汚れたりするのを防ぐため、先述した書類の並べ方でクリアファイルに入れましょう。
クリアファイルごと封筒に入れてください。

切手は過不足のないように用意する

切手は、過不足のないように用意するのがビジネスマナーです。
料金が足りないと会社が負担したり、期限までに届かなかったりする恐れがあります。かといって、料金が多すぎると「コスト意識が足りない」とマイナス印象につながるでしょう。
また、切手の料金が合っていても、3枚以上貼る、絵柄がビジネスにふさわしくない、貼り方が雑などはマナー違反。きちんとした状態で出すには、窓口を利用したほうが確実でしょう。

履歴書を持参するときのマナー

ここまで、応募書類の送付に関する内容をご紹介しましたが、履歴書を企業へ直接持参する場合もあります。
最後に、履歴書を持参する際のマナーを知って、どんな条件でも対応できるようにしておきましょう。

封筒を入れて持参する

履歴書は、封筒に入れて持参しましょう。
持参する場合はのり付けして封をする必要はなく、〆マークも不要です。

宛名は書かず、自分の住所氏名などを記入する

手渡しの場合、宛名を書く必要はありません。
表面には赤字で「応募書類在中」と書くだけでいいでしょう。
裏面には自分の住所と氏名、提出日を記載します。

渡すときは封筒から取り出す

面接官に直接渡す場合は、封筒から履歴書を取り出し、封筒の上に履歴書を重ねます。そして面接官が見やすい向きで渡すようにしましょう。
渡す際には「こちらが私の履歴書です。ご確認よろしくお願いいたします。（本日はよろしくお願いいたします）」とひと言添え、お辞儀をしながら渡します。

受付で提出する場合

受付に渡す場合は、封筒に入れたまま渡すのが基本。封筒から履歴書を取り出すよう指示があった場合は、それに従います。
渡す際は、「よろしくお願いいたします」と一言添え、お辞儀をするのがマナーです。雑な渡し方はマイナス印象になるため気をつけましょう。

履歴書を含む応募書類の書き方や送付方法で悩んでいる人は、プロのアドバイスを受けてみるのもおすすめです。
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