履歴書作成の基本！学歴や志望動機の書き方と封筒を使うときのマナー

「履歴書作成に自信がない…」という人もいるでしょう。履歴書を作成する際は、志望動機と自己PRに力を入れるだけでなく、基本項目で間違えやすいポイントを押さえておくことが大切です。このコラムでは、履歴書の基本的な書き方やマナーをはじめ、封筒での送り方や、パソコン作成と手書きの選択方法を解説しています。「履歴書作成に不安がある」という場合は、ぜひ参考にしてみてください。

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履歴書とは

履歴書は、応募者の名前や住所、保有している資格、学歴・職歴などを会社に提示するための書類です。選考後も書類に記載した情報は、社員の個人データとして保管されるケースが一般的。また、履歴書は公的書類であるため、記載内容に嘘の記載があった場合は犯罪行為に当たります。履歴書の重要性を理解して、正しく記載するようにしましょう。

履歴書の基本項目の書き方

履歴書の基本項目には、細かい書き方のルールがあります。以下では、基本情報を記入する際に気をつけたいポイントを解説します。

日付

履歴書に記載する日付は、郵送の場合であれば「投函する日」、面接に持参する場合であれば「当日の日付」を記入します。西暦と和暦のどちらで記入しても構いませんが、履歴書全体で統一するようにしましょう。和暦で記入する場合は、「令和△年」などと元号から書き始めます。

写真のサイズ

履歴書に貼る写真は、3ヶ月以内に撮影したものを使用します。一般的なサイズは「縦3.6～4cm、横2.4～3cm」です。写真は、重要な第一印象を左右するため、写真館でプロにお願いすると安心でしょう。スピード写真を使用する場合には、胸から上の正面を向いた写真になるように仕上げます。写真の裏には名前を記入しておきましょう。

名前

履歴書に記入する名前は、大きめな字で書きましょう。姓と名の間にはスペースを空け、ふりがなも忘れずに書きます。「ふりがな」と表記されている場合はひらがなで、「フリガナ」と表記されている場合はカタカナで記入しましょう。

住所・連絡先

履歴書に記載する住所は、都道府県から書き始め、番地も「△丁目△番地△号」のように省略せずに記入します。郵便番号やマンション名、ふりがななど記入漏れがないよう注意しましょう。連絡先欄は、現住所と同じであれば、「同上」と記載します。

電話番号

履歴書に記入する電話番号は、自宅に固定電話がない場合は、携帯電話の番号のみを記載します。電話番号欄が1つしかない場合は、繋がりやすい番号を記入しましょう。

学歴

履歴書に記載する学歴は、まず、1行目の中央に「学歴」と見出しを作りましょう。新卒採用の場合は、中学校卒業から、中途採用の場合は、高校入学から書き始めるのがベターです。高校は高等学校など、学校名は正式名称で記入しましょう。大学、専門学校などは学部や学科、専攻まで記載します。

職歴

履歴書に記入する職歴は、学歴の書き終わりから1行開け、下の行の中央に「職歴」の見出しをつけてから、古い順に書き始めます。1行目には、会社の正式名称と「入社」を記入。退職済みの場合は2行目に、会社の正式名称と「一身上の都合により退職」、または「会社都合により退職」と書きます。在籍中の場合は「入社」から改行して「現在に至る」と記入。職歴をすべて書き終えたら1行改行し、右寄せで「以上」と記載しましょう。なお、「現在に至る」と書いた場合も同じように「以上」を記載します。会社情報などの詳細な情報は職務経歴書に書くのが一般的ですが、職歴欄に余裕があれば、業務内容について簡単に書いても問題ありません。

免許・資格

履歴書の免許と資格欄は、先に免許を記入し、次に資格を書きます。取得した年月順に正式名称で記入したあと、1文字スペースを空け、「取得」、または「合格」を記載。運転免許やTOEIC公開テストであれば「取得」、秘書技能検定などの資格であれば「合格」を用います。最後に改行して、右寄せで「以上」と記入しましょう。

履歴書の志望動機と自己PRの書き方

書類選考では、志望動機と自己PRの欄にどのような内容が書かれているかが重要といえます。そのため、応募先に熱意が伝えられるように作成することが大切です。以下で、それぞれの書き方のポイントを紹介します。

志望動機

志望動機は、応募先の会社を選択した理由を書きます。ポイントは、その企業でなくてはならない理由を盛り込めるかどうかです。企業は書類選考で、「意欲があり、長く働いてくれそうか」「価値観が会社に合っているか」などを見ていると考えられます。入社後に成し遂げたいことも書くと、熱意や意欲をさらにアピールできるでしょう。「履歴書の志望動機の書き方とは？例文とともに重要なポイントを解説」のコラムでは、履歴書の志望動機の書き方を例文付きで解説していますので、参考にしてみてください。

自己PR

自己PRは、自身の強みや経験が入社後どう活かせるかを書きましょう。説得力のあるアピールをするには、具体的なエピソードを交えて説明することがポイント。自己PRの詳しい書き方は、「自己PRの基本の書き方は？新卒と転職での違いや例文を紹介」のコラムでも新卒と中途採用、それぞれの自己PRの書き方のポイントを紹介しているので、書き方に悩んでいる場合は参考にしてください。

好印象を与える履歴書を作成するポイント

履歴書で好印象を与えるコツは、読み手を意識することです。採用担当者は大量の履歴書に目を通しているので、伝えたいポイントを簡潔にまとめ、分かりやすくまとめましょう。以下では、そのほかに履歴書で気を付けるべきポイントをご紹介します。

自分に合った履歴書のフォーマットを使う

履歴書は、企業からの指定がない場合、目的に応じて自分に合ったフォーマットを選びましょう。フォーマットにはJIS規格や一般用といった種類があります。「どのフォーマットを選べば良いか分からない」という場合は、日本が定めている標準規格であるJIS規格を選択すると良いでしょう。JIS規格は、学歴・職歴欄が大きめに作られ、新卒や転職、アルバイトなど幅広い用途に使用できます。一般用は、志望動機などの枠の大きさがメーカーにより異なる点が特徴。たとえば、転職回数が少なく、会社に熱意をアピールしたい場合は、志望動機の枠が大きい一般用を選択するといったことも可能です。アピールしたい箇所を考慮して、自分に合ったフォーマットを選ぶようにしましょう。

履歴書は読みやすいレイアウトにする

履歴書は、「書き始めはそろえる」「適度に改行する」など、レイアウトをきれいに整えましょう。文字も余白を意識した大きさにします。書類選考で採用担当者に良いイメージを与えるためにも、細かい部分まで丁寧さを意識して作成することがポイントです。「採用担当者が読みたくなる履歴書の文字の大きさとは？」のコラムでは、文字の大きさの目安まで解説していますので、あわせてチェックしてみてください。

履歴書は余裕をもって作成する

履歴書は、完成後の見直しが必須です。作成から日を空けて見直すことで、読みづらいレイアウトや誤字脱字に気付けることもあります。「提出期限ギリギリに急いで作成したら間違いだらけだった…」とならないよう、余裕を持って履歴書の作成を行うことが大切です。

履歴書を作成する際の注意点

履歴書作成では、注意しなければいけない点がいくつかあります。以下では、作成する際に注意するポイントをまとめているので、履歴書を作成する前に確認しておきましょう。

消せるボールペンを使用する

履歴書において、消せるボールペンの使用はマナー違反です。消せるボールペンを使用している場合、第三者が書き変えた可能性も考えられ、信用性が低い書類とみなされてしまう場合があります。また、温度変化によって、記載した内容が消えてしまうことも。履歴書を作成する際は、消せないタイプの黒いボールペンを使用しましょう。

空欄を作る

履歴書に空欄を作るのは避けた方が無難です。履歴書に何も書いてない箇所があると、採用担当者は、記入漏れか、書くことがないため空欄なのかを判断ができません。何も書くことがない場合は、「特になし」と記入しましょう。

履歴書を使いまわす

履歴書の使い回しは避けましょう。複数の企業の書類選考で同じ内容の履歴書を使用すると、志望動機や自己PRが応募先に合わなくなってしまう可能性があります。また、使い回していることが応募先の企業に伝われば、「意欲が低い」と見なされてしまう恐れも。履歴書は書類選考ごとに作成し、応募先に合った志望動機や自己PRにすることが大切です。

履歴書は手書きとパソコンのどちらで作成すべき？

履歴書の作成方法に指定がない場合、それぞれの特徴を理解して使い分けましょう。以下で、パソコンと手書きのメリット・デメリットをまとめているので参考にしてください。

パソコン

パソコンで履歴書を作成するメリットは、効率が良い点です。特に、複数の応募企業がある場合、志望動機や自己PRといった必要な箇所だけ修正するなど、効率的に作成できます。また、基本的なパソコンスキルがあることもアピールに繋がるでしょう。デメリットは、丁寧さや人柄が伝わりにくいことです。

手書き

手書きで履歴書を作成するメリットは、整った文字やレイアウトから人柄や熱意を伝えやすいという点です。ただし、作成に時間が掛かることはデメリットといえるでしょう。

履歴書はスマホでダウンロードできる？

自宅にパソコンがない場合は、スマホで履歴書を作成し、コンビニで印刷することも可能です。Webサイトやアプリに接続し、必要事項を登録していくと、入力済みの履歴書を簡単にダウンロードできます。コンビニで印刷する方法については「履歴書はコンビニで印刷できる？用紙やサイズについて確認しよう」のコラムで詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

履歴書の封筒やメールでの送り方

履歴書は、送り方により事前準備が異なるので、前もって送る方法をチェックしておきましょう。郵送で提出する場合もありますが、最近はメールに履歴書を添付して事前に企業に送る方法が主流のようです。以下で、送り方別に解説していきます。

履歴書を封筒で郵送する

履歴書に余計な折り目をつけずに送れるサイズの封筒を用意します。封筒の表側の左下に赤いペンで「応募書類在中」と記入。封筒の裏側の左下に、黒のボールペンで自分の住所と氏名を書きます。郵送する際には、添え状を同封しましょう。書類はすべてクリアファイルに入れてから封筒に入れるのがマナーです。宛名は「株式会社△△　人事部御中」や「△△株式会社　人事部　△△様」などと記載し、御中と様を使い分けましょう。「履歴書を送るときは、クリップでとめたほうがいい？」では、応募書類のまとめ方や、封筒に書く際の注意点を詳しくご紹介しています。あわせてご覧ください。

履歴書をメールに添付して送る

履歴書をメールで送る際、書類のデータはPDFに変換し、パスワードをかけて送るのが一般的です。件名は、「履歴書送付の件 / 名前」のように分かりやすく入力します。メールは、書類添付用とパスワード通知用の2通に分けて送りましょう。「履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？」では、例文付きでメールの作成方法を解説しているので、参考にしてみてください。

履歴書を送る前に第三者に添削してもらおう

履歴書の基本的な書き方を理解しても、すべてを完璧にこなすのは難しいもの。履歴書作成に不安を感じている場合は、第三者に添削してもらうと安心です。ハローワークや就職エージェントでは、履歴書の添削をしてもらえるところもあるので、上手に活用しましょう。

就職エージェントのハタラクティブでは、履歴書の添削はもちろん、面接対策も行っています。サービスはすべて無料で活用できるので、就職活動でお悩みのことがあれば、お気軽にご相談ください。

履歴書に関するFAQ

ここでは、履歴書についてよくある質問をQ&A方式でまとめています。

履歴書はパソコンと手書きどっちで作成するのが良い？

指定がなければ、パソコンと手書きどちらで作成しても問題ありません。ただ、それぞれにメリットとデメリットがあるので、選考を受ける企業や、自分の目的に応じて選択しましょう。このコラムの「履歴書は手書きとパソコンのどちらで作成すべき？」では、作成方法の選び方を紹介しているので参考にしてみてください。

履歴書の学歴は中学生から書くのが正しい？

新卒採用であれば、中学校卒業から書き始めましょう。中途採用の場合は、高校入学から書き始めるのが一般的です。「履歴書の学歴欄の書き方とは？基本的なマナーや注意点を紹介！」では、印象アップに効果的な学歴の書き方を詳しく解説しているので、気になる方はチェックしてみてください。

作成した履歴書で問題ないか確認する方法は？

作成した履歴書に間違いがないか不安な場合は、第三者にチェックしてもらいましょう。 自分以外の第三者に確認してもらうことで、誤字脱字や違和感のある表現に気付ける可能性が高まります。よりプロの視点からチェックしてもらいたいなら、就職・転職エージェントの「ハタラクティブ」にご相談ください。ハタラクティブでは、就職や転職事情に詳しい専任アドバイザーによる就労サポートを行っています。企業に好印象を与える履歴書のコツを知りたい方は、ぜひお問い合わせください。

監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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