履歴書作成の基本!学歴や志望動機の書き方と封筒を使うときのマナー

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この記事のまとめ

  • 履歴書は公的文書であるため、正しく記載する
  • 履歴書の学歴欄は、中途採用の場合高校入学から書き始める
  • 履歴書の志望動機や自己PRは使い回さず企業に合わせて考える
  • 作成方法は、手書きとパソコン作成の特徴を理解して企業や目的別に使い分ける
  • 履歴書の封筒の書き方は、郵送する場合と持参する場合で異なるので注意しよう

履歴書作成は、就職活動や転職活動を行う上で避けて通れないもの。「苦手」と感じている人もいるでしょう。履歴書は、志望動機と自己PRに力を入れ、基本項目は間違えやすいポイントを押さえれば大丈夫です。このコラムでは、基本的な書き方やマナーはもちろん、封筒での送り方や、パソコン作成と手書きの選択方法を解説しています。今から履歴書を作成するという方は、書き始める前に目を通してみてください。

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履歴書とは

履歴書は、保有している資格や学歴、職歴などを会社に提示するための書類です。選考後も書類に記載した情報は、社員の個人データとして保管されるケースが一般的。また、履歴書は公的書類であるため、記載内容に嘘の記載があった場合は犯罪行為に当たります。履歴書の重要性を理解して、正しく記載するようにしましょう。

履歴書の基本項目の書き方

履歴書の基本項目には、細かい書き方のルールがあります。ここでは、基本情報を記入する際に気をつけたいポイントを解説します。

日付

履歴書に記載する日付は、郵送の場合であれば「投函する日」、面接に持参する場合であれば「当日の日付」を記入します。西暦と和暦のどちらで記入しても構いませんが、履歴書全体で統一するようにしましょう。和暦で記入する場合は、「令和3年」などと元号から書き始めます。

写真のサイズ

履歴書に貼る写真は、3ヶ月以内に撮影したものを使用します。一般的なサイズは「縦3.6~4cm、横2.4~3cm」です。写真は、重要な第一印象を左右するため、写真館でプロにお願いすると安心でしょう。スピード写真を使用する場合には、胸から上の正面を向いた写真になるように仕上げます。写真の裏には名前を記入しておきましょう。

名前

履歴書に記入する名前は、大きめな字で書きましょう。姓と名の間にはスペースを空け、ふりがなも忘れずに書きます。「ふりがな」と表記されている場合はひらがなで、「フリガナ」と表記されている場合はカタカナで記入しましょう。

住所・連絡先

履歴書に記載する住所は、都道府県から書き始め、番地も「△丁目△番地△号」のように省略せずに記入します。郵便番号やマンション名、ふりがななど記入漏れがないよう注意しましょう。連絡先欄は、現住所と同じであれば、「同上」と記載します。

電話番号

履歴書に記入する電話番号は、自宅に固定電話がない場合は、携帯電話の番号のみを記載します。電話番号欄が1つしかない場合は、繋がりやすい番号を記入しましょう。

学歴

履歴書に記載する学歴は、まず、1行目の中央に「学歴」と見出しを作りましょう。新卒採用の場合は、中学校卒業から、中途採用の場合は、高校入学から書き始めます。高校は高等学校など、学校名は正式名称で記入しましょう。大学、専門学校などは学部や学科、専攻まで記載します。

職歴

履歴書に記入する職歴は、学歴の書き終わりから1行開け、下の行の中央に「職歴」の見出しをつけてから、古い順に書き始めます。1行目には、会社の正式名称と「入社」を記入。退職済みの場合は2行目に、会社の正式名称と「一身上の都合により退職」、または「会社都合により退職」と書きます。在籍中の場合は「入社」から改行して「現在に至る」と記入。職歴をすべて書き終えたら1行改行し、(現在に至ると書いた場合も)右寄せで「以上」の記載を必ずしましょう。会社情報などの詳細な情報は職務経歴書に書くのが一般的ですが、職歴欄に余裕があれば、業務内容について簡単に書いても問題ありません。

アルバイト経験は履歴書の職歴欄に書ける?

新卒の場合、アルバイトの経歴は記載せずに「なし」と記載します。中途採用の場合で、アルバイトの経験のみの場合は、「入社」の横に「(アルバイト)」と記載し、職歴として履歴書に記入してもOKです。「アルバイトは履歴書の職歴欄に書くべき?好アピールにつながる書き方のコツ」では、もう少し詳しく解説しているので、履歴書にアルバイト経験を記載していいのかお悩みの方は参考にしてください。

免許・資格

履歴書の免許と資格欄は、先に免許を記入し、次に資格を書きます。取得した年月順に正式名称で記入した後、1文字スペースを空け、「取得」、または「合格」を忘れずに記載。運転免許やTOEIC公開テストであれば「取得」、秘書技能検定などの資格であれば「合格」を用います。最後に改行して、右寄せで「以上」と忘れずに記入しましょう。

履歴書の志望動機と自己PRの書き方

書類選考の合否の分かれ目は、志望動機と自己PRの内容です。応募先に熱意が伝えられるよう作成しましょう。履歴書に記入する志望動機は、応募先の会社を選択した理由を書きます。ポイントは、その企業でなくてはならない理由を盛り込めるかどうかです。企業は、意欲があり長く働いてくれそうか、価値観が会社に合っているかを見ています。入社後成し遂げたいことも書き、熱意をアピールしましょう。「履歴書の志望動機はどう書く?効果的な書き方やポイントを例文つきで解説」では、履歴書の志望動機の書き方を例文付きで解説していますので、参考にしてみてください。
履歴書に記入する自己PRは、強みや経験が入社後どう活かせるかを書きましょう。具体的なエピソードを交えて説明することで説得力が増します。自己PRの詳しい書き方は、「自己PRの書き方で就活が変わる!ポイントと例文を紹介」を御覧ください。ここでは、第二新卒やフリーター、高卒の方向けの
自己PRを例文付きでご紹介しています。

好印象を与える履歴書を作成するポイント

履歴書で好印象を与えるコツは、読み手を意識することです。採用担当者は大量の履歴書に目を通しているので、伝えたいポイントを簡潔にまとめ、分かりやすくまとめましょう。

自分に合った履歴書のフォーマットを使う

履歴書は、企業から指定のない場合、目的に応じて自分に合ったフォーマットを選びましょう。フォーマットにはJIS規格や一般用といった種類があります。JIS規格は、日本が定めている標準規格なので、迷ったらJIS規格を選択しましょう。学歴・職歴欄が大きめに作られ、新卒や転職、アルバイトにも対応するなど幅広い用途に使用ができます。一般用は、志望動機などの枠の大きさがメーカーにより異なり、自分に合ったフォーマットを見つけられるでしょう。例えば、「転職回数が少なく、会社に熱意をアピールしたい」場合は、志望動機の枠が大きい一般用を選択するなど、アピールしたい箇所を考慮してフォーマットを選ぶのがおすすめです。

履歴書は読みやすいレイアウトにする

履歴書は、書き始めはそろえる、適度に改行するなど、レイアウトをきれいに整えましょう。文字も余白を意識した大きさにします。細かいことですが、採用担当者は、注目するポイントです。「採用担当者が読みたくなる履歴書の文字の大きさとは?」では、文字の大きさの目安まで解説していますので、合わせてチェックしてみてください。

履歴書は提出に余裕をもって作成する

履歴書は、見直しが必須です。作成から日を空けて見直すことで、読みづらいレイアウトや誤字脱字に気付けることも。提出日ギリギリに急いで作成したら間違いだらけだった…とならないよう、余裕を持って履歴書の作成を行ってください。

履歴書のNGマナー

書類選考で落ちる履歴書には、いくつかの共通点があります。NGなポイントを知り、より良い履歴書に仕上げましょう。

履歴書に消せるボールペンを使用するのはNG

履歴書において、消せるボールペンの使用はマナー違反です。消せるボールペンを使用している場合、第三者が書き変えた可能性のある信用のない書類とみなされてしまう場合があります。基本的には、黒いボールペンを使用しましょう。

履歴書への修正はNG

履歴書は、二重線で消したり、修正液や修正テープで修正するのはやめましょう。誰が修正したか分からない信憑性のない文書と見なされてしまう可能性があります。書き損じた場合は、面倒ですが一から書き直しましょう。

履歴書に空欄を作るのはNG

履歴書に空欄を作るのはNGです。採用側は、記入漏れか、書くことがないため空欄なのか判断ができません。何も書くことがない場合は、「特になし」と記入しましょう。

履歴書の使いまわしはNG

履歴書の使い回しは避けましょう。同じ書類を使用すると、志望動機や自己PRの内容が応募企業にあった内容ではなくなってしまいます。また、使い回していることが伝われば、意欲が低いと見なされ印象が良くありません。履歴書の志望動機や自己PRは、応募先に合ったアピール内容となるよう企業ごとに作成しましょう。

履歴書は手書き?パソコンやスマホでも作成できる?

履歴書の作成方法に指定がない場合、それぞれの特徴を理解して使い分けましょう。
パソコンで履歴書を作成する方法は、複数応募企業がある場合、志望動機や自己PRといった必要な箇所だけ修正でき、効率的な書類作成が可能です。基本的なパソコン操作が出来ることのアピールにも繋がります。デメリットは、丁寧さや人柄が伝わりにくいことです。
手書きで履歴書を作成する方法は、整った文字やレイアウトから人柄が出せ、熱意が伝えやすいというメリットがあります。デメリットは、時間が掛かることです。
効率重視の人はパソコン作成、文字で熱意をアピールしたい人は手書きなど、目的に応じて選択しましょう。

企業に応じて作成方法を変えるのも印象アップに効果的

企業によって好ましい履歴書の作成方法は異なります。アットホームで人柄を重視している企業であれば手書き、IT企業であればパソコン作成など、企業に応じて使い分けましょう。

スマホで履歴書はダウンロードできる?

自宅にパソコンがない人は、スマホで履歴書を作成しコンビニで印刷することも可能です。Webサイトやアプリに接続し、必要事項を入力していくと、入力済みの履歴書を簡単にダウンロードできます。コンビニで印刷する方法については「パソコン作成の履歴書をコンビニで印刷するには?」で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。

履歴書の封筒やメールでの送り方

履歴書は、送り方により事前準備が異なるので、前もって送る方法をチェックしておきましょう。郵送で提出する場合もありますが、最近はメールに履歴書を添付して事前に企業に送る方法も主流です。送り方別に解説していきます。

履歴書を封筒で郵送する

履歴書に余計な折り目をつけずに送れるサイズの封筒を用意します。封筒の表側左下に赤いペンで「応募書類在中」と記入。封筒の裏側左下に、黒のボールペンで自分の住所と氏名を書きます。郵送する際には、添え状の同封をしましょう。書類はクリアファイルにすべて入れてから封筒に入れるのがマナー。宛名は「株式会社△△ 人事部御中」や「△△株式会社 人事部 △△様」などと記載し、御中と様を使い分けましょう。「履歴書を送るときは、クリップでとめたほうがいい?」では、応募書類のまとめ方や、封筒に書く際の注意点を詳しくご紹介しています。合わせてご覧ください。

履歴書をメールに添付して送る

メールで送る際、書類のデータはPDFに変換し、パスワードをかけて送るのが一般的です。件名は、「履歴書送付の件 / 名前」のように分かりやすく入力します。メールは、書類添付用とパスワード通知用の2通に分けて送りましょう。「履歴書をPDFで送りたい!メール作成時のマナーは?」では、例文付きでメールの作成方法を解説していますので、参考にしてみてください。

履歴書を当日持参するときの注意点

履歴書は、当日持参する場合も、履歴書をクリアファイルに挟んで封筒に入れるのがマナー。手渡しの場合は、封筒に宛先は書かずに封筒の表側左下に赤色で「応募書類在中」と記入し四角で囲みます。裏側左下に黒のボールペンで自分の住所と氏名を書きましょう。履歴書はすぐに取り出すため、封は不要です。面接官に履歴書を直接渡す場合は、封筒からクリアファイルに入った履歴書を出して渡します。受付で手渡す場合は、封筒に入れたまま渡しましょう。渡すときは受け手から見て、正しい方向となるよう、丁寧に手渡すのが礼儀です。

履歴書を送る前に第三者に添削してもらおう

履歴書の基本的な書き方をここまで解説してきましたが、すべてを完璧にこなすのは難しいもの。不安な方は、第三者に添削してもらうと安心です。ハローワークや就職エージェントでは、履歴書の添削をしてもらえるところもあるので、上手に活用しましょう。

就職エージェントのハタラクティブでは、履歴書の添削はもちろん、面接対策も行っています。サービスはすべて無料で活用できますので、就職活動でお悩みのことがあれば、お気軽にご相談ください。

履歴書に関するQ&A

最後に、履歴書についてよくある質問をまとめています。

履歴書はパソコンと手書きどっちで作成するのが良い?

指定が無ければ、パソコンと手書きどちらで作成しても大丈夫です。ただ、どちらもメリットとデメリットがありますので、選考を受ける企業や、自分の目的に応じて選択しましょう。このコラムの「履歴書は手書き?パソコンやスマホでも作成できる?」では、作成方法の選び方をご紹介していますので参考にしてみてください。

履歴書の学歴は中学生から書くのが正しい?

新卒採用であれば、中学校卒業から書き始めましょう。中途採用の場合は、高校入学から書き始めるのが一般的です。「履歴書の学歴欄はどこから書く?基本の書き方とアピールのコツ」では、印象アップに効果的な学歴の書き方を詳しく解説していますので、気になる方はチェックしてみてください。

作成した履歴書で大丈夫か確認する方法は?

第三者にチェックしてもらいましょう。 自分以外の第三者に確認してもらうことで、誤字脱字や違和感のある表現に気付ける可能性が高まります。よりプロの視点からチェックしてほしいなら、就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは、就職や転職事情に詳しい専任アドバイザーによる就労サポートを行っています。企業に好印象を与える履歴書のコツを知りたい方は、ぜひお問い合わせください。

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