- フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOP
- お役立ち記事TOP
- 職務経歴書の封筒の書き方は?履歴書を同封する場合や手渡しのマナーを解説
職務経歴書の封筒の書き方は?履歴書を同封する場合や手渡しのマナーを解説
更新日
この記事のまとめ
- 職務経歴書の封筒の書き方は、手渡しや郵送などの提出方法により記載内容が異なる
- 職務経歴書を手渡しする際の封筒の表面の書き方は、「職務経歴書在中」のみにする
- 職務経歴書を郵送する際の封筒の表面の書き方は、宛名や宛先を正式名称で書くのが大切
- 職務経歴書と履歴書を同封する場合は、封筒へ「応募書類在中」と記載する
- 職務経歴書を手渡しする際は渡す向きを、郵送する際は期日内に確実に届くよう注意する
「職務経歴書を入れる封筒の書き方が分からない」と疑問を感じる方はいるでしょう。職務経歴書を入れる封筒は、手渡しや郵送などの提出方法によって記載する内容が異なります。手渡しだと表面に注意書きを書きますが、郵送はそれに加えて宛名や宛先の記載が必要です。
このコラムでは、履歴書を同封する場合の対応や、提出方法によって異なるマナーを解説。職務経歴書の提出の仕方でお悩みの方は、ぜひご活用ください。
自分に向いている仕事を
簡単に診断してみましょう
性格でわかる
私の適職診断
職務経歴書を入れる封筒の書き方
職務経歴書を入れる封筒は、「手渡し」「郵送」など提出の方法によって書く内容が異なるため、注意が必要です。
ここでは、職務経歴書を入れる封筒の書き方を解説します。「職務経歴書を提出しなければならないものの、書き方が分からない」と疑問に感じる方は、ぜひご活用ください。
手渡しする場合
以下に、職務経歴書を手渡しする場合の封筒の書き方を、表面・裏面ごとにまとめました。
表面
職務経歴書を手渡しする場合は、表面に応募先の住所や企業名・担当部署を書く必要はなく、「注意書き」のみで問題ありません。「注意書き」は、封筒の表面の左下へ赤字で「職務経歴書在中」と記載してから、同じく赤で定規を使用して選を引き、四角で囲みます。
封入している書類名を注意書きとして記載することで、相手に封筒の中身がスムーズに伝わるでしょう。
裏面
裏面は、左下に自分の「郵便番号」「住所」「指名」を記載し、その上に郵送年月日を書いてください。採用担当者が封筒の中身を確認するまでに日にちが経過してしまったとしても、「いつ提出されたものなのか」を明らかにできます。
また、面接で手渡しする場合は、その場ですぐに中身を取り出すため、封をする必要はありません。
郵送する場合
以下は、職務経歴書を郵送する場合の、封筒に記載する内容です。
表面
職務経歴書を入れる封筒の表面には、縦書きかつ楷書体で、右側から「宛先」「宛名」「注意書き」を記載します。宛名の「企業名」「担当部署名」「担当者名」は、封筒表面の中央へくるよう、バランスに気をつけて書きましょう。
宛先を記載する際は、都道府県や建物名、番地などを漏れなく書きます。宛名である応募企業名も、「(株)」のように省略せず、正式名称を書いてください。
いずれも、誤字のないよう、応募先の公式Webサイトや求人情報・募集要項で正しい情報を確認したうえで書くのが大切です。
また、宛名を書く際は、宛先ごとに適した敬称も記載します。企業や担当部署宛は「△△御中」、採用担当者といった個人宛は、「△△様」と書きましょう。
「注意書き」は、手渡し同様に、「職務経歴書在中」と左下へ赤字で書き、四角で囲みます。
応募企業名のなかに英語が含まれる場合は、横書きで記載しても問題ありません。横書きで書く際は、上から「宛先」「宛名」の順に配置し、「注意書き」は右下へ記載します。
裏面
職務経歴書を郵送する場合、封筒の裏面には、手渡しと同様に左下へ自分の「郵便番号」「住所」「指名」を記載し、その上に郵送した日付を書いてください。封筒のデザインによっては、自分の住所を書く欄が右下の場合もありますが、書き方は同じです。
封筒の表面・裏面の記載や同封する書類の入れ忘れがないかのチェックを終えたら、のりで封をして、閉じ目の中央部分に「〆」または「封」を書きましょう。封筒を締める際のポイントは、「封筒の〆(締め)の書き方は知ってる?応募書類を送るときのマナーを解説!」のコラムで解説しているので、チェックしてみてください。
職務経歴書と履歴書は別々の封筒にするべきか
転職活動で「職務経歴書」「履歴書」両方の提出を求められた場合は、同封しても問題ありません。応募先によって提出の必要がある書類は異なるため、求人情報や募集要項の記載内容に従って準備しましょう。
職務経歴書と履歴書を同封する場合のマナーは、「職務経歴書を封筒で郵送する場合の注意点」で後述するので、ご一読ください。
履歴書を同封する場合は「応募書類在中」と書く
職務経歴書と履歴書を同封する場合は、「応募書類在中」と赤字で注意書きを記載しましょう。記「応募書類在中」の記載ができれば、スタンプでもかまいません。
採用を担当する人事部といった部署には、多くの郵便物が届くため、何が入っているかをスムーズに伝えられるように配慮することが大切です。
職務経歴書を入れる封筒を選ぶポイント
職務経歴書を入れる封筒は、採用担当者へ与える第一印象を意識して、サイズや色を選びましょう。ここでは、職務経歴書を入れる封筒のポイントをご紹介します。
職務経歴書を折らないと入らないサイズの封筒は避ける
封筒を選ぶ際、職務経歴書を折らないと入らないサイズは避けましょう。
職務経歴書は合否に影響する応募書類の一つであり、折り目によって文字が読みにくくなってしまうと、マイナスな印象につながりかねません。そのため、職務経歴書の一般的な大きさである「A4サイズ」を折らずに入れられる「角形2号」「角形A4号」の封筒を選びましょう。
ただし、履歴書を同封する場合、履歴書のみ用紙の中央で二つ折りにして、A4サイズになる大きさで入れてもかまいません。
履歴書を封筒に入れる際の注意点は、「履歴書を郵送する場合の折り方は?封筒の選び方や入れ方なども紹介」のコラムでもご紹介しているので、こちらもあわせてご覧ください。
白色のものを選ぶ
職務経歴書は選考に必要な正式な書類であり、入れる封筒は白色のものを選ぶのが無難です。
封筒の色の種類として茶色や水色もありますが、清潔感のある白色は、公的な書類を入れるのにも選ばれやすいでしょう。
また、採用担当者のもとには、日々郵便物が多く届くことが考えられます。茶色といったほかの色の封筒だと、応募書類と気づかれずにまぎれてしまうこともあり得るでしょう。確実に採用担当者のもとへ届けるためにも、正式な書類の提出に使われやすい白色の封筒を選ぶのをおすすめします。
職務経歴書の封筒を面接で手渡しする際のマナー
面接の場で職務経歴書を提出する場合、あわてずに手渡しできるよう準備しておきましょう。ここでは、職務経歴書の封筒を面接で手渡しする際のマナーをご紹介します。「面接で職務経歴書の封筒を渡すとき、どのようなことに気をつけるべきか分からない」と不安に感じる場合は、チェックしておきましょう。
すぐに取り出せる状態にしておく
職務経歴書を面接で手渡しする場合は、すぐに鞄から封筒を取り出せる状態にしておくのがおすすめです。取り出すのに時間が掛かって相手を待たせてしまうよりも、スムーズに手渡しできたほうが落ち着いた印象につながりやすいでしょう。
スムーズに職務経歴書を手渡しできるようにする方法として、封筒が折れずにそのまま入れられる大きさの鞄を選んで、取り出しやすい位置に入れるのも手です。
面接官が見やすい方向に向けて渡す
職務経歴書は、相手が読みやすい向きにして、封筒の上に重ねた状態で渡しましょう。封筒のまま渡すと、面接官に取り出す手間を与えてしまうためです。
また、手渡しする際に、お辞儀とともに「こちらが私の職務経歴書になります。本日はどうぞよろしくお願いいたします」と一言添えられると、丁寧な印象につながるでしょう。
転職時に応募書類を渡す際のマナーは、「転職時の面接で知りたい履歴書の渡し方を紹介!マナーとあわせて確認しよう」のコラムでも解説しているので、あわせてご覧ください。
受付で手渡しする際もマナーに気をつけよう
受付で職務経歴書を手渡しする場合も、マナーに気をつける必要があります。手渡しする際は、封筒のまま、相手が読みやすい向きにして渡しましょう。このとき封筒から職務経歴書を取り出さない理由は、面接とは違い、受付だと職務経歴書の内容を確認されないためです。
また、ただ渡すのではなく、「採用担当者様宛の職務経歴書を持参いたしました。よろしくお願いいたします」と一言伝えるのもポイント。「誰に向けた書類なのか」「封筒のなかの書類が何か」を明確に相手へ伝えるようにしましょう。
受付の方とのやりとりは、応募先に与える第一印象です。合否に影響する可能性も否定できないため、相手への配慮を忘れないよう意識してみてくださいね。
ハタラクティブキャリアアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
職務経歴書を封筒で郵送する場合の注意点
職務経歴書を郵送する際は、書類の入れ方や送付方法に問題がないか、気をつけることが大切です。
ここでは、職務経歴書を封筒で郵送する場合の注意点を解説します。
添え状の準備を忘れないようにする
職務経歴書を郵送する場合は、添え状を同封するのがマナー。添え状とはあいさつ状のことであり、同封している書類がどのようなものかを記載します。
以下は、添え状に記載する内容です
- ・日付
- ・宛先・宛名
- ・署名
- ・本文(時候のあいさつ、応募の経緯、自己PR、結語)
- ・同封書類
添え状が必ずしも合否へ影響するとは限りませんが、同封されていることで丁寧な印象を与えられます。添え状に記載する自己PRによって、応募先に対する志望度もアピールできるため、忘れずに準備するようにしましょう。
添え状の書き方は、「添え状とは?その役割や正しい書き方についても解説!」のコラムで、詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
履歴書を同封する場合は入れる順番に気をつける
職務経歴書とともに履歴書も郵送する場合は、取り出した際に「添え状」「履歴書」「職務経歴書」の順になるように入れましょう。そのほかに同封する書類がある場合は、職務経歴書の下に入れます。
封筒に入れる書類の向きは、表面の宛名を記載する側に、添え状がくるように合わせてください。封筒に入れる向きを調整して、採用担当者が書類をスムーズに確認できるように配慮するのもマナーとして大切です。
クリアファイルに入れて水濡れや折れを予防する
クリアファイルに入れて、同封する書類の水濡れや折れを防ぎましょう。職務経歴書といった正式な書類は、折れや汚れのない状態で、採用担当者へ確認してもらうのが基本です。郵送はもちろん、面接で手渡しする際も、クリアファイルに書類を入れた状態で封筒に同封しましょう。
書類を入れるクリアファイルは、文房具店や書店、100円均一ショップなどで購入できますが、無色透明で新品のものを選んでください。大きさは、応募書類に合わせてA4サイズを使用しましょう。
切手の種類間違いや貼り忘れがないようにする
職務経歴書を郵送する際は、使用する切手の種類の間違いや貼り忘れがないよう注意します。使用する切手は普通切手を選びましょう。キャラクターのイラストが入っているものや記念切手は避けておいた方が無難です。
また、切手の料金不足や貼り忘れを防げる方法として、郵便局を利用するのもおすすめ。郵便局の窓口を利用すれば、正確な重さを測ったうえで適切な切手を貼ってもらえます。
自分で切手を購入してポストへ投函するのも問題ありませんが、確実に応募先へ届けるためにも、「切手の種類や料金が適切か」「貼り忘れがないか」の確認を忘れないようにしましょう。
応募書類の郵送における切手のルールは、「履歴書を郵送する際の切手料金は?注意点やマナーも紹介」のコラムでも解説しているので、ご一読ください。
期限内に届くかチェックする
職務経歴書を郵送する際は、「期限内に届けられるか」を確認しておきましょう。送付に掛かる時間は、「近隣の郵便局」へ問い合わせたり、「郵便局の公式Webサイト」で確認したりすることが可能です。
とはいえ、天候や交通状況に関するトラブルが発生した際は、郵送に掛かる目安の時間よりも長くなることもあり得ます。確実に期日までに応募先へ届けるためにも、余裕をもったタイミングで郵送しましょう。「期日までに届くか不安」と感じる場合は、速達を利用するのも手です。
また、期日は、「当日消印有効」「必着」といった記載の仕方によって、認識が異なります。「当日消印有効」だと、期日までに配達受付の消印が押されていれば問題ありません。一方で、「必着」は期日までに送付先へ届ける必要があります。
求人情報や募集要項に記載されている期日を理解したうえで、郵送するタイミングを決めるのが大切です。
もし、「期日に間に合わないこと」が発覚した場合は、速やかに応募先へ謝罪の電話連絡をしましょう。送付が遅れる理由を正直に伝えて、いつごろに届けられるかを誠実に伝えるのが大切です。
期日に遅れての送付となる場合は、お詫びの一言を入れた添え状も同封します。電話連絡とは別に、謝罪のメールも送ると誠意が伝わりやすいでしょう。
ポストに入らないときは郵便局へ持参する
郵便ポストの投函口へ職務経歴書を同封した封筒が入らない場合は、郵便局へ持参して郵送してください。
「職務経歴書を入れる封筒を選ぶポイント」で先述したように、職務経歴書はA4サイズで作成するのが一般的であり、同封する封筒もA4サイズ以上のものになります。ポストの種類によっては、封筒を折らなければ投函できない場合も。無理に投函して封筒や中身の書類が折れてしまうのを防ぐためにも、ポストに入らないときは郵便局へ持参しましょう。
郵送日に応募先へメールすると好印象につながることも
郵送日に応募先へメールで報告することで、好印象につながる場合も。必ずしも、報告が必要であるわけではないものの、メールを送ることにより、コミュニケーションが丁寧な印象を与えられるでしょう。「職務経歴書を郵送したこと」の証明にもなります。
報告する際のメールの例文は、「履歴書を郵送するときの正しい方法を知ろう!【報告メールの例文つき】」のコラムでご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
「職務経歴書や履歴書を入れる封筒の書き方が合っているか分からない」「応募先に失礼がないように応募書類を送れるか不安」と感じる場合は、ハタラクティブへ相談することをおすすめします。
ハタラクティブは、20代の既卒・第二新卒・フリーターなどの若年層に特化した就職・転職エージェントです。
プロのキャリアアドバイザーがマンツーマンで、あなたの強みに合う求人探しや応募書類の添削、面接対策を行い、就職・転職活動を丁寧にサポートします。面談によるヒアリングを終えたあとは、LINEでやりとりを行えるため、気軽に就職・転職活動に関する不安を相談可能です。
応募書類の提出方法にあわせた準備も一緒に進めるので、ぜひお気軽にご利用ください。
- 経歴に不安はあるものの、希望条件も妥協したくない方
- 自分に合った仕事がわからず、どんな会社を選べばいいか迷っている方
- 自分で応募しても、書類選考や面接がうまくいかない方
ハタラクティブは、主にフリーター、大学中退、既卒、そして第二新卒の方を対象にした就職・転職サービスです。
2012年の設立以来、18万人以上(※)の就職・転職をご支援してまいりました。経歴や学歴が重視されがちな仕事探しのなかで、ハタラクティブは未経験者向けの仕事探しを専門にサポートしています。
経歴不問・未経験歓迎の求人を豊富に取り揃え、企業ごとに面接対策を実施しているため、選考過程も安心です。
※2023年12月~2024年1月時点のカウンセリング実施数
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています!
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。