転職時に職務経歴書は必要？履歴書と両方提出の理由や書き方を解説

職務経歴書が転職時に必要かどうか、疑問に思う方もいるでしょう。転職活動では職務経歴書が重要なアピール要素になるため、基本的には提出するのが望ましいといえます。このコラムでは、職務経歴書の提出が不要な場合の判断基準や、必要事項の書き方について解説。また、企業が職務経歴書で確認しているポイントもご紹介しています。職務経歴書の役割を理解したうえで正しく作成し、転職活動の準備を万全にしましょう。

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転職時に職務経歴書は必要？

転職時は、履歴書とあわせて職務経歴書の提出が必要です。また、職務経歴書は、正社員だけでなくアルバイトの経験をアピールする際にも役立ちます。
職務経歴書が必要かどうか迷ったときは、以下を参考にしてみてください。

転職時は職務経歴書を提出するのが一般的

職務経歴書は転職時に応募者の実績をはじめ、これまで身につけたスキルや経験を企業が把握するために必要な書類です。「任意提出」「履歴書を持ってきてください」など、職務経歴書の提出について明確な記載がない場合も、作成し面接に持参するのが望ましいでしょう。

ハローワークインターネットサービスの「職務経歴書の作り方」では、職務経歴書を提出する必要性や注意事項、記入例を公開しています。参考にしながら作成してみましょう。

参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方

アルバイト歴のみの場合も職務経歴書があると良い

アルバイトの経歴のみの場合も、正社員として就職を目指すなら職務経歴書の作成をおすすめします。アルバイトやパートの経験で得たスキルや能力、仕事への姿勢もアピール材料になるためです。特に、アルバイトの業務内容と応募先企業の仕事に関連がある場合、職務経歴書を提出することで採用担当者の興味を引きやすくなるでしょう。

アルバイト歴のみの職務経歴書の書き方は、「職歴がアルバイトのみ…履歴書や職務経歴書の書き方を詳しく解説」のコラムを参考にしてみてください。

職務経歴書が任意提出だった場合も用意しよう

企業側から明確な指示がなかったり任意提出だったりする場合も、職務経歴書を用意しておくのが望ましいでしょう。自分の経歴をまとめ、経験のある業務や身につけたスキルを振り返れば、アピールポイントや強みが整理できるからです。履歴書作成や面接で自己PRする際にも役立つため、転職活動の前にじっくりとキャリアを振り返ってみましょう。

また、「出さなかったけど本当に大丈夫なのか」「ほかの応募者は提出しているかも」と不安にならないためにも、迷ったら準備しておくのがおすすめです。

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履歴書と職務経歴書が両方必要な理由とは

職務経歴書と履歴書では役割が異なり、選考の結果に大きく影響するため、しっかりと書き分ける必要があります。以下の解説を読み、職務経歴書と履歴書の違いについて理解を深めましょう。

履歴書と職務経歴書では役割が異なる

ハローワークインターネットサービスの「応募書類の作り方」には、職務経歴書は、「応募者が自社の求める職務経験や能力を持っているかどうかを判断するための書類」と記載があります。企業は、応募者の前職の就業期間や詳しい仕事内容などから、自社にマッチしているか、入社後活躍できそうかを見極めているのです。そのため、職務経歴書には、応募先企業で活かせるものを中心に記載すると評価を得られるでしょう。

一方、履歴書は採用・不採用を判断する審査書類としての役割があるため、学歴や職歴、資格などの情報を記載ルールに則って正確に伝える必要があります。自己PRや志望動機も記入できますが、職務経歴書と比べると記入欄が狭い場合が多いでしょう。
履歴書と職務経歴書の違いについては、「どんな違いがある？履歴書と職務経歴書それぞれの役割」のコラムでも解説しているので、あわせてご確認ください。

参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方

転職で職務経歴書が不要な状況とは

企業や応募する雇用形態によっては、職務経歴書の提出が必要ない場合も。不要なケースとその理由について解説します。

履歴書のみ提出と書かれている場合

応募方法の欄に、「履歴書のみ」「職務経歴書の提出は不要」と明記されている場合、基本的に職務経歴書は不要です。職務経歴書を不要とする理由は、「応募しやすくするため」「面接を重視している」の2つが考えられます。

求職者のなかには、職務経歴書の作成を負担に感じ応募をためらう人も。企業は、必要書類を「履歴書のみ」とすることで、多くの応募者のなかから、自社に適した人材を採用したいといった狙いがあるようです。
また、これまでの職歴や経験を必要としない求人の場合、履歴書だけで選考が行われることがあります。職務経歴書を提出しない選考では、面接でのマナーや回答内容が重視されるでしょう。

アルバイト・パート枠に応募する場合

アルバイトやパートとして応募する場合は、応募先から指定がない限り職務経歴書を提出する必要はありません。ただし、アピールしたい経歴がある場合は、履歴書と一緒に職務経歴書を提出しても良いでしょう。

職務経歴書の書き方と必要な項目

この項では、職務経歴書が必要な場合の作成方法と、必要な項目についてまとめました。面接に臨む前に、職務経歴書を準備する際のポイントを掴みましょう。

職務経歴書の作成方法

職務経歴書はパソコンで作成するのが一般的です。内容は、A4用紙1〜2枚程度にまとめましょう。決まった形式はありませんが、経歴を時系列でまとめる「編年体形式」、直近の職歴から順に遡って記載する「逆編年体形式」、キャリアごとにまとめる「キャリア形式」のいずれかで記入することが多いようです。

職務経歴書をパソコンで作成するのが難しい場合は、手書きで記入したりスマホのアプリで作成したりする方法もあります。職務経歴書を簡単に作成する方法に興味のある方は、「職務経歴書はアプリで作成しても大丈夫？書き方のポイントや注意点を解説」をチェックしてみてください。

職務経歴書の必要事項

職務経歴書に記載する必要事項は、以下の4つです。

・職務要約
・職務経歴
・スキルや資格
・自己PR

以下に、編年体形式で職務経歴書を作成する場合の記載例をご紹介します。

職務要約は、過去の職歴を100字程度で簡潔にまとめます。職務経歴は、これまでに携わってきた会社名とそれぞれの在職期間、事業内容、担当業務を具体的に記載しましょう。取引者数や実績、マネジメントした人数などは具体的な数字を使って書くのがポイントです。
資格名は省略せず、正式名称で記載します。職務経歴書の自己PR欄は履歴書よりも詳細に書き込めるため、企業側が入社後の活躍をイメージできるような内容を記載しましょう。自己PRはこれまでの経験を根拠に、応募先の企業にどのように貢献できるかを伝えることが重要です。

職務要約

職務要約とは、今までの職歴を簡単にまとめた文章のことをいいます。これまでのキャリアが簡潔にまとまっていると、その先の職務経歴の詳しい内容も読みやすくなるため、採用担当者にも良い印象を与えられるでしょう。また、職務要約は、短くまとめることが必須になるので、3〜4行程度の文章でまとめるのをおすすめします。

職務経歴

職務経歴は、今までの職歴を会社ごとに詳しく記載したものです。職務経歴では、今まで勤めた会社の名前以外にも事業内容や業務内容、役職なども記載する必要があります。
また、それぞれの会社に勤めていたときの功績やアピールできる内容を記載するのもおすすめです。

スキルや資格

スキルや資格の欄には、これまでのキャリアで培ってきた能力や関連資格を記載します。スキルや資格が複数ある場合は、項目を分けて記載すると見やすくなるのでおすすめです。
スキルや資格を記載する際は、志望する業界や職種で役立つものを記載すると、的確なアピールがしやすく、就活で有利になる可能性もあります。

自己PR

自己PRは、簡潔に分かりやすくまとめるのが重要です。採用担当者は、多くの履歴書や職務経歴書を見るため、アピールしたい部分が分かりにくい職務経歴書は目に止まらない可能性が高いといえます。そのため、採用担当者が読みやすい内容を意識して書くのが大切です。
また、企業が求める能力や人材に合った強みを記載することで、企業が求める人材とマッチングする点が評価され、書類選考に通りやすくなるでしょう。

職務経歴書を作成する際の注意点

履歴書と比べると作成時の自由度が高い職務経歴書では、文字の大きさやレイアウトなどを自分で決めることが可能です。以下の注意点を意識しながら、職務経歴書を作成しましょう。

読みやすいレイアウトで作成する

職務経歴書は、採用担当者が読みやすいレイアウトにすることが大切です。項目ごとに箇条書きを活用しながら書くと、メリハリがついて読みやすくなります。作成が難しい場合は、Web上で配布されているフォーマットを参考にしてみてください。

企業が求めるスキルを優先して記載する

スキルや資格は、応募する業界・職種と関連のあるものを記載しましょう。アピールできる専門スキルがない場合は、「傾聴力」「コミュニケーション能力」など、仕事で活かせる能力をまとめます。あらかじめ業界研究・企業研究を行い、どのような能力やスキルが求められるかを把握しておくことが重要です。

履歴書と一貫性を持たせる

履歴書と職務経歴書を両方提出する場合は、内容に一貫性を持たせましょう。履歴書と職務経歴書で内容が異なると、企業側にアピールポイントが正確に伝わらない恐れがあります。また、アピールするポイントによっては内容が矛盾してしまう恐れもあるので気をつけることが必要です。

履歴書と職務経歴書の職歴欄の区別

履歴書と職務経歴書は、どちらにも職歴欄があるので「どうやって書き分けたら良いか分からない」と思う方もいるでしょう。職歴欄の書き分け方法は、履歴書は簡潔に見やすく書き、職務経歴書はさらに詳しい内容を記載します。
履歴書には記載欄が限られているため、主に勤めていた会社名や部署など大まかなことを記載することが多いでしょう。それに対し職務経歴書は、書式が自由である傾向が多いため、採用担当者が見やすいよう工夫して事業内容や業務内容、実績などを記載するのが一般的です。

志望動機と自己PRで区別する

履歴書と職務経歴書の区別をするために、志望動機や自己PRで区別する方法もおすすめです。職務経歴書にも志望動機や自己PRを書く場合がありますが、履歴書と全く同じことを書くより、少し内容を変えたほうがアピールにもなり、採用担当者にも良い印象を与えられるでしょう。
前述にもありましたが、全く違うことを書いてしまうとアピールポイントが伝わりにくくなる可能性があるため、一貫性を持った内容を記載することが大切です。

企業が職務経歴書で見ている5つのポイント

企業は、職務経歴書から応募者の実績や適性を確認しています。以下で企業側が見ているポイントを把握し、採用担当者の印象に残る職務経歴書を作成しましょう。

1.適性とスキル

企業側は、応募者の職務経歴書から経歴や保有スキルの有無だけでなく、入社後の業務内容に適性があるかも同時にチェックしています。具体的なプロジェクトや業務での成果や、関連資格・スキルを明確に記載することで、より魅力的なアプローチができるでしょう。

2.業務経歴の流れ

職務経歴書に記載された応募者の職歴から、キャリアの一貫性や転職理由を確認するのも目的の一つ。これまでの経歴から、応募者が長く安定して働けるか、企業の文化に適応できるかを見極めているようです。

3.達成実績

これまでの仕事で達成してきた実績も、企業が注目するポイントです。過去の職務での具体的な成果や貢献度をアピールすることで、自分の強みや価値を示せるでしょう。
目立つ経歴がない場合も、業務上の工夫や努力とその結果を示せると高評価につながることも。実績を説明する際は、数字や具体例を用いて説明すると説得力を持たせられます。

4.チームワークとリーダーシップ

協調性やリーダーシップなどの対人能力も、企業が見ているポイントです。他者との連携やコミュニケーションが重視される職場では、経歴や自己PRから職場での働き方やチームワークの有無を確認しています。また、リーダーや責任者の経験があると、マネジメント能力が評価されるでしょう。

5.書式と表現

企業は職務経歴書の読みやすさや情報の伝わりやすさから、プレゼンテーション能力や文章作成能力のレベルを確認しています。凝った構成や専門用語の多用は避け、誰が読んでも理解できるような、すっきりしたレイアウトや文章表現を心掛けましょう。

好印象を与えられる職務経歴書の提出方法

職務経歴書が必要な場合、郵送もしくは面接に持参して提出します。郵送、持参それぞれの好印象を与えられる職務経歴書の提出方法について以下で解説するので、注意点を確認しましょう。

郵送する場合

職務経歴書を郵送する際、履歴書とともに「送付状」を同封するのがマナーです。送付状には、同封書類として履歴書と職務経歴書を1部ずつ入れた旨を記載しましょう。ハローワークインターネットサービスの「応募書類の作り方 パンフレット 3.送付状」では、送付状の記載例を確認できます。応募書類は、クリアファイルにまとめてから封筒に入れると、汚れや折れを防げるのでおすすめです。
応募書類の郵送時に用意するものや、基本的なマナーについては「履歴書を郵送するときの正しい方法を知ろう！【報告メールの例文つき】」をご確認ください。

参照元
ハローワークインターネットサービス
履歴書・職務経歴書の書き方

面接に持参する場合

面接に持参する場合は、履歴書と職務経歴書をセットで手渡ししましょう。履歴書を一番上にし、その下に職務経歴書を重ねるのがマナーです。職務経歴書の持参に関する明記がなかった場合は、「履歴書と一緒に職務経歴書もお持ちしましたので、ご高覧いただけますと幸いです」と一言添えると、より丁寧な印象を与えられます。

メールで送信する場合

企業から、職務経歴書や履歴書をメールで送信するよう指示があった場合は、できる限り迅速に送りましょう。個人情報が含まれている重要書類となるため、セキュリティの観点から履歴書や職務経歴書のファイルにパスワードを設定するのが基本です。応募書類のファイルを添付したメールと、パスワードを記載したメールの計2通を応募企業へ送信します。
「履歴書をメールで提出するときの貼付方法や送り方は？例文とあわせて紹介！」のコラムでは、応募書類をメールで送信する際の注意点や本文の記入例を解説。パスワードの設定方法にも触れているので、参考にしてみてください。

職務経歴書の書き方に迷ったら転職エージェントに相談しよう

職務経歴書の書き方に迷っている人は、転職エージェントに相談するのもおすすめです。転職エージェントは、求人の紹介だけでなく、履歴書や職務経歴書といった応募書類の書き方をアドバイスしているため、正しい記入方法を理解できます。また、就活のプロに作成した応募書類を採用側の目線でチェックしてもらえるので、書類選考を通過できる可能性も高まるでしょう。

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職務経歴書に関するQ＆A

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職務経歴書や履歴書はどこで購入できる？

職務経歴書や履歴書は、コンビニエンスストアや文房具店、100円ショップ、書店などで購入できます。また、買いに行く時間がない方はインターネットからダウンロードできる履歴書や職務経歴書を活用するのも手です。履歴書が売っている場所をほかにも知りたい方は「履歴書を売ってる場所は？コンビニで買える？就活用とバイト用とは」のコラムもあわせてご覧ください。

職務経歴書や履歴書はスマホで作成できる？

職務経歴書や履歴書をスマホで作成することは可能です。Webサイトによっては、ブラウザで保存ができるところもあります。スマホで応募書類を作成する際は、文字が小さく見えにくい可能性があるので、誤字脱字がないよう注意しながら書きましょう。

ハローワークの求人に応募する場合、職務経歴書は必要ですか？

「不要」と記載がない限り、職務経歴書を用意するのが賢明です。企業のなかには、「明記はしていないものの職務経歴書の提出は必要」と考えるところもあるので注意しましょう。「ハローワークを利用する流れは？初めての応募申し込みや失業保険の申請方法」では、ハローワークでの仕事探しの流れや活用のコツを解説しています。

社会人経験が浅い場合は職務経歴書は必要ない？

正社員として応募するのであれば、社会人経験が浅い場合も職務経歴書は必要と考えるのが一般的です。フリーターや第二新卒の方は、アルバイトの経験を職務経歴書に記載しましょう。「職務経歴書の書き方が分からない」「どんな情報が必要？」とお悩みの方は、就職・転職サービスのハタラクティブをご活用ください。求人紹介をはじめ、アピールポイントの見つけ方や職務経歴書の作成アドバイスも行います。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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