職務経歴書は必要?判断基準や自己PRなど項目別の書き方を解説

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この記事のまとめ

  • 「履歴書のみ提出」と明記されている場合、職務経歴書は必要ない
  • 職務経歴書は、応募先企業に活かせる経験やスキルをアピールする書類
  • 職務経歴書を提出する際は、必要事項を簡潔にまとめて読みやすくする
  • 自己PRは、履歴書だけでなく職務経歴書にも必要
  • 職務経歴書の提出が必要な場合、郵送するか面接に持参する

職務経歴書の提出を明記していない求人の場合、用意すべきか迷う人もいるでしょう。転職活動では、企業側から不要といわれない限り、職務経歴書を提出するのが基本です。
このコラムでは、職務経歴書の提出が不要な場合の判断基準や、自己PRなど必要項目の書き方について解説します。また、送付や持参といった職務経歴書の提出方法もご紹介。職務経歴書の役割をおさえて正しく作成できるよう、ぜひ参考にしてください。

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職務経歴書が必要ないのはどんなとき?

求人の応募方法に「履歴書のみ提出」と明記されているとき、職務経歴書は不要です。
応募書類を履歴書だけにする企業には、以下のような意図があると考えられます。

職務経歴書を不要にして応募のハードルを下げたい

求職者の中には、職務経歴書の作成を負担に感じ、応募をためらう人もいるでしょう。選考に必要な書類を履歴書のみにすることで、より多くの求職者に応募してもらい、人材を確保するねらいがあります。

職歴や経験が必要ない仕事で面接を重視している

募集職種が職歴や経験を問わない場合、履歴書だけで選考が進められることもあります。この場合、企業側は履歴書や職務経歴書といった応募書類よりも、面接を重視して選考するようです。

求人の応募方法に「履歴書のみ提出」と書かれていないときは、履歴書と一緒に職務経歴書も出しましょう。明確に「職務経歴書は必要なし」と指示されていない限り、提出することでマイナスの印象を与える可能性は低く、むしろ熱意が伝わると考えられます。

職務経歴書を提出しない場合は履歴書と面接で自己PRする

職務経歴書を提出しないとき、採用担当者にアピールする場面は履歴書と面接だけになります。履歴書は、誤字脱字や記載漏れといった基本的なミスがないよう注意して書きましょう。また、志望動機や自己PRは、結論・理由・抱負という流れで分かりやすくまとめることも重要です。
そのほか、面接を受ける際は基本的なマナーの確認を忘れずに。身だしなみを整える、面接官からの質問にハキハキと答える、面接室の入退室時に挨拶するといったマナーを守りましょう。「面接の一連の流れやマナーを理解しよう!受付から退室までを徹底解説」のコラムでは、就活の際に押さえておきたい面接の基本マナーを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

職務経歴書とは?

職務経歴書とは、今まで経験した仕事を記載する書類のことです。履歴書は学歴や職歴、資格といった応募者の最低限の情報を伝える書類であるのに対し、職務経歴書は応募職種に活用できる知識・スキルをアピールする書類といえます。
職務経歴書は、履歴書のように決まったフォーマットはありません。職務経歴書の形式には、過去から時系列に職歴を書く「編年体式」や、現在からさかのぼる「逆編年体式」、職種やプロジェクトごとに職歴をまとめる「キャリア式」があります。経験職種や転職回数に応じて、自分に合う形式で職務経歴書を作成しましょう。
職務経歴書を作成する際は、採用担当者が求める情報を伝えつつ、アピールになる情報を盛り込むことが必要です。職務経歴書を自己PRの材料としてうまく活用できれば、希望する企業から内定をもらえる可能性が高まります。

職務経歴書の役割を押さえよう

職務経歴書では、応募者の強みや入社後の貢献度の高さだけではなく、文章力やプレゼンテーションスキルもチェックされています。誤字・脱字が多かったり1文が長かったりすると読みづらく悪印象につながるので、作成後に読み直す、箇条書きを活用するといった点を意識しましょう。

職務経歴書に必要な項目

職務経歴書には、職務要約や職務経歴、スキル・資格、自己PRを記載する必要があります。

職務要約

職務経歴書の職務要約は、過去の職歴を要約した文章です。詳しい仕事内容や自己PRなどは盛り込まず、100字程度で簡潔にまとめるのが良いでしょう。

職務経歴

職務経歴書の職務経歴欄では、これまでに行った仕事を詳しく紹介します。在職期間や会社名、会社の規模や事業内容、自分が担当した業務内容を具体的に記載しましょう。
職務経歴で具体性を高めるために重要なのが、数字の活用です。取引社数や実績、マネジメントした人数などは数字を使って説明すると、採用担当者が内容をイメージしやすくなります。そのほか、職務経歴欄には、結果だけではなく成果を挙げるために工夫・意識した点も記載しましょう。

スキルや資格

応募先企業の仕事に役立つスキルや資格がある場合は、職務経歴書でアピールしましょう。
職務経歴書に資格を記載する際は、正式名称で書く、仕事に無関係の資格は書かないといった点に注意が必要です。

自己PR

転職前の経験をもとに、知識・スキルを活かしてどのように貢献できるか記載しましょう。
職務経歴書の自己PRは100〜200字程度にまとめ、端的にアピールするのがポイントです。また、自分の職職歴に自信がない場合でも、しっかり自分をプレゼンテーションできれば、採用担当者からよく見えることも珍しくありません。そのため、どんな職歴であっても自己PRは怠らず、自信を持って伝えるようにしましょう。

自己分析の結果

職務経歴書は、自己分析の結果を伝えることもできます。特に、自己PRや職務経歴の部分に自己分析の要素を織り交ぜれば「この人材は自分のことを客観的に分析できていて、その上経歴を説明できている」と好印象を持ってもらえることも。そのため、職務経歴書を書く前に一度自己分析をしてみるのもおすすめです。

職務経歴書を通じて効果的にアピールしよう!

職務経歴書は、上記の必要項目以外にも「文章作成」や「プレゼンテーション」などの能力を伝えられます。
文章作成能力をアピールするには、誤字脱字がなく、ビジネス文書として読みやすい文章が作れているかしっかりと見直しましょう。また、先述した必要項目の魅力が最大限伝わるような文章が書けると、プレゼンテーション能力のアピールにつながります。職務経歴書は、ただ項目を埋めるだけでなく、自分を売り込むためのツールとして仕上げましょう。

職務経歴書は市販のものを使うほか、パソコンで作成する方法もあります。職務経歴書を自分で一から作成するのは不安…という人は、インターネットで検索してテンプレートをダウンロードするのも一つの手です。
職務経歴書を簡単に作成するための方法を解説!転職を有利に進めよう」では、職務経歴書の作成方法や記入後のチェックポイントを解説しているので、ぜひ読んでみてください。

職務経歴書にも自己PRは必要

自己PRは、履歴書だけでなく職務経歴書にも必要です。履歴書に書ききれないアピール内容を職務経歴書に記載すれば、「入社後に活躍してくれそう」と印象アップにつながる可能性があります。

職務経歴書に自己PRを記載する際の注意点

職務経歴書に自己PRを書く際は、レイアウトや記載するスキル、履歴書との一貫性に注意が必要です。

読みやすいレイアウトで作成する

採用担当者は日々多くの職務経歴書をチェックし、一つひとつをじっくり読めない場合もあるため、要点を押さえた分かりやすいレイアウトを心掛けましょう。
職務経歴書の自己PRは、箇条書きで記載するのがおすすめ。見出しにアピールしたいスキルを書き、具体例を2、3行で記載すると読みやすくなるでしょう。

企業が求めるスキルを記載する

職務経歴書の自己PRでは、応募先企業で活かせるスキルをアピールしましょう。
たとえば、これまでの仕事で「じっくり地道に作業に取り組む力」を培ったとしても、臨機応変な対応が求められる企業にアピールすると的外れになってしまいます。あらかじめ業界・企業研究を行い、どんな人材が求められるか把握したうえで、アピールポイントを考えることが大切です。

履歴書と一貫性をもたせる

履歴書と職務経歴書を両方提出する場合は、先に職務経歴書の自己PRを作成しましょう。履歴書と職務経歴書の内容に一貫性がないと、「嘘をついているのでは?」と採用担当者に不安要素を与えてしまいます。職務経歴書の自己PRを要約したものを履歴書に記載すれば、限られたスペースで簡潔にアピールでき、内容の相違も防げます。

職務経歴書の自己PRについては、「履歴書と職務経歴書の自己PRは同じ内容で良い?書き方のコツを解説」のコラムでも解説しているので、理解を深めるためにぜひチェックしてください。

職務経歴書が必要な場合の提出方法

職務経歴書の提出が必要な場合、郵送するか面接に持参します。それぞれの方法ついて、職務経歴書を提出する際の注意点を確認しましょう。

職務経歴書を送付する場合

職務経歴書を郵送で提出する場合は、履歴書と一緒に送りましょう。送付状には、同封書類として履歴書と職務経歴書を1部ずつ入れた旨を忘れずに記載してください。

職務経歴書を面接に持参する場合

面接に持参する場合は、履歴書と職務経歴書をセットで手渡ししましょう。その際に「履歴書と一緒に職務経歴書もお持ちしましたので、ご高覧いただけますと幸いです」と口頭で伝えると、より丁寧な印象を与えられます。なお、応募書類を手渡しする際は履歴書を一番上にし、その下に職務経歴書を置きましょう。

職務経歴書の提出が必要なくても作成しよう

職務経歴書の作成を手間に感じる人もいると考えられますが、提出が必要なくても作成すると、自分のキャリアを整理できます。自分がこれまでに行った業務や得たスキルを振り返ると、新たなアピールポイントや強みが見つかり、面接に活かせる可能性も。少しでも時間に余裕があるならば、じっくりキャリアを振り返り、職務経歴書を作成するのがおすすめです。

職務経歴書や履歴書などの応募書類がうまく書けずに困っている…という方は、就職活動のプロに相談するのもおすすめです。
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職務経歴書に関するQ&A

ここでは、職務経歴書に関するさまざまな悩みについて、Q&A方式で解決していきます。

職務経歴書には何を書けば良い?

職務経歴書には、履歴書の内容をより深く掘り下げたものを書きます。具体的な業務内容や実績、身につけたスキルを書きましょう。詳しくは「職務経歴書には何を書く?履歴書との違いを理解しよう」のコラムをご覧ください。

「提出不要」なら職務経歴書は書かなくて良い?

職務経歴書が提出不要という指定であっても、できれば書くことをおすすめします。その理由は、自分のキャリアが棚卸しできるうえ、ほかの求人に使える場合があるためです。 職務経歴書は採用担当者に自分のスキルや経験を伝えやすく、やる気のアピールにもつながります。そのため、提出の有無が書かれていない場合も提出したほうが良いでしょう。職務経歴書の書き方については、このコラムの「職務経歴書に必要な項目」を参照ください。

職務経歴書に書ける職歴が少ないけど大丈夫?

職歴が少ない場合は、内容の充実を心掛けましょう。たとえば、自分の仕事内容や業務でどんな工夫をして、どのような成果を挙げられたのかなどを詳しく書き、具体的に仕事をしている様子が浮かぶようにすると効果的です。職務経歴書の書き方のポイントについては、「職務経歴書を簡単に作成するための方法を解説!転職を有利に進めよう」を参考にしてください。

正社員経験がないときはどう書けば良い?

本来、職務経歴書は正社員での経歴を書くものですが、正規職員としての就業経験がないなら、アルバイト経験を書いても構いません。アルバイトでどんな業務を行い、どう工夫してきたのかなど、詳細に書きましょう。その際には、履歴書と同じ内容でなく、より深掘りした内容を心掛けてください。書き方で悩んでいる方にはハタラクティブのご利用がおすすめ。専任のアドバイザーがマンツーマンでサポートいたします。

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