職務経歴書はアプリで作成しても大丈夫？書き方のポイントや注意点を解説

職務経歴書の作成は時間や労力がかかるため、大変だと感じる方もいるでしょう。手軽に職務経歴書を作成したいという場合は、アプリを使うと便利です。このコラムでは、職務経歴書をアプリで作成する方法について解説します。職務経歴書の作成方法は、企業や自分の目的に合わせて選択することが重要です。職務経歴書作成アプリを使うメリットやデメリット、作成する手順もあわせて紹介するので、参考にしてみてください。

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職務経歴書はアプリで作成しても大丈夫？

履歴書・職務経歴書は、企業からの指定がなければスマホのアプリで作成しても問題ありません。中途採用の場合は、履歴書・職務経歴書に書かれる内容そのものが重視されやすいため、アプリやパソコン、手書きといった作成方法は、合否の決め手に直結しにくいといえます。ただし、人柄や素養が重視される新卒採用では、人となりが伝わりやすい手書きが好まれる場合も。履歴書・職務経歴書の作成方法は、「手軽に履歴書・職務経歴書を作成したいのであればアプリ」「丁寧さや熱意を伝えたいのであれば手書き」など、目的に応じて選択すると良いでしょう。
「履歴書作成のルールとは？アプリやパソコンを使用しても評価を得られる？」のコラムでは、作成自方法に迷ったときのポイントについても解説しています。こちらもあわせて参考にしてみてください。

職務経歴書をアプリで作成する5つのメリット

ここでは、履歴書・職務経歴書をスマホのアプリで作成するメリットを5つご紹介します。

1.パソコンがない場合でも作成できる

履歴書・職務経歴書の作成アプリは、スマホやタブレットで手軽に書類を作成できます。パソコンを持っていない人にとって、パソコンを用意する必要がないのはメリットといえるでしょう。

2.効率的に作成できる

履歴書・職務経歴書を作成できるアプリには、入力情報を保存できる機能がついているものもあります。1度作成しておけば、次に使用する際に最初から入力し直す必要がなく、作成時間の大幅な短縮につながるでしょう。また、入力を間違えてもすぐに修正できるので、ストレスなく履歴書・職務経歴書の作成ができます。特に、複数の会社へ応募する方には便利です。隙間時間に作成できる点もメリット。スマホを操作するだけで履歴書・職務経歴書を作成できるため、場所や時間を気にしなくて良い点はメリットであるといえるでしょう。

3.例文を基に志望動機や自己PRなどが作成できる

履歴書・職務経歴書の作成アプリは、例文が載っていることがほとんどです。「どうやって書き進めていけば良いか分からない」という人も、例文を参考に作成しやすいでしょう。自己PRがうまく書けずに困っている方は、「自己PRの基本の書き方は？新卒と転職での違いや例文を紹介」を参考にしてみてください。

4.コンビニで印刷できるものが多い

アプリで作成した履歴書・職務経歴書は、コンビニのコピー機で印刷できるものが多いため、自宅にプリンターがなくても簡単に印刷ができます。また、書類を購入する費用がかからず手間も省けるため、複数の会社に応募する際や、入力ミスがあった場合にも負担が少ないでしょう。

5.見栄えが良い印象を与えやすい

アプリで作成した履歴書・職務経歴書は、きれいに仕上がりやすいのが特徴。均一な文字で書くことができるため、手書きより読みやすいと感じる人が多いようです。書き終えた後で誤字脱字に気付いた場合も、修正液などを使わずに修正ができることも見栄えの良さにつながるでしょう。

職務経歴書をアプリで作成する3つのデメリット

ここでは、履歴書・職務経歴書をアプリで作成するデメリットを3つ紹介します。

1.スマホに慣れていないと難しく感じる場合がある

スマホの操作が苦手な場合は、アプリの操作をスムーズに行うことが難しく、手書きのほうが書きやすいと感じる可能性があります。「アプリだと時間がかかりそう…」と不安がある方は、手書きで履歴書・職務経歴書を作成するのも良いでしょう。

2.入力ミスが発生しやすい

履歴書・職務経歴書は、アプリを使用することで簡単に作成できます。しかし、手軽な分、誤字脱字や入力漏れを見落としてしまいやすいようです。また、漢字の予測変換に頼り過ぎてしまい、変換ミスを見逃してしまうことも。入力ミスの確認は、すべて入力し終わってからではなく、1つの項目毎に見直しをすると良いでしょう。

3.細かいレイアウトを指定できない

履歴書・職務経歴書の作成アプリは、あらかじめ決められたフォーマットに沿って入力していくことが多いため、レイアウトを自由に変更できない場合があります。たとえば、枠線の挿入や文字のサイズ変更、文字の強調など、アプリの機能によって微調整ができない可能性があるでしょう。アプリは簡単に作成できる一方で、自由度が制限されてしまう点がデメリットといえます。

職務経歴書の作成アプリを選ぶときのポイント

ここでは、職務経歴書の作成アプリを選ぶ際に押さえておきたいポイントについて解説します。

データ形式で保存できるアプリを選ぶ

作成した職務経歴書を保存する際、データ形式で保存できれば、企業ごとに入力した内容を変えることができます。たとえば、志望動機のみ書き直したい場合、保存されているデータを基に簡単に必要な箇所だけを変更できます。また、自動保存機能や自動バックアップ機能がついたアプリなら、操作ミスをして内容が消えてしまっても安心でしょう。入力した内容の記録が残るアプリは、複数の会社で面接を受ける予定の方や、転職回数が多い方に特におすすめです。

書式が自由に設定できるアプリを選ぶ

自分で書式をカスタマイズできるアプリを選ぶのも良いでしょう。欄の数や行数を自由に変えられるものであれば、自分が特にアピールしたい部分を強調して書けます。たとえば、職歴が少ない場合、職歴を書く欄を小さくして、代わりに志望動機の欄を増やすなど自分に合った職務経歴書を作成できるためおすすめです。

アプリで職務経歴書を作成する手順

履歴書・職務経歴書を作成できるアプリは、フォーマットの空欄に必要事項を埋めていくことで、履歴書・職務経歴書を完成させることができます。ここでは、アプリで職務経歴書を作成する際の、主な手順とポイントを見ていきましょう。

1.職務経歴書の作成アプリをインストールする

スマホに職務経歴書が作成できるアプリをダウンロードします。アプリをダウンロードする前に、事前に複数のアプリを比較しておくのがポイント。職務経歴書を作成できるアプリは、ツールによって機能や書式が異なります。自分が求めている機能が備わっているかどうか事前に確認すると良いでしょう。職務経歴書の書式については、テンプレートやサンプルをチェックして自分が書きやすいレイアウトを選ぶのがおすすめです。

2.プロフィールを入力する

インストールしたアプリの表示に従って、氏名や生年月日、住所などの基本情報を入力します。証明写真をアップロードする場合は、事前にデータ対応の証明写真機で撮影したものや写真館で撮影した写真のデータを用意しておきましょう。印刷後の職務経歴書に直接貼り付ける方法もあります。

3.職務要約を入力する

職務要約とは、職務経歴書の要点を短い文章でまとめたものです。職務要約は、基本的に職務経歴書の冒頭に記載されています。これまでのキャリアをシンプルに要約して入力しましょう。企業は多くの応募者を選考する必要があるため、冒頭箇所の職務要約のみに目を通し、職務経歴書全体に目を通すかどうか決めていることもあるようです。職務経歴書のなかでも重要な項目であることを理解しておきましょう。
「職務要約とは？作成目的と転職が多いときの書き方を解説」のコラムでは、職務要約を書く3ステップも紹介しているので、作成するときの参考にしてみてください。

4.資格・スキルを入力する

専門的な資格やスキル、知識などがあれば入力します。資格が多くある場合は、応募する企業に合ったものをピックアップして入力するようにしましょう。スキルに関しては、「どのような場面で活かせるどのような能力なのか」を具体的に書くのがポイントです。
資格欄の正しい書き方については、「履歴書の資格欄の書き方とは？記載する順番や免許との違いも解説」で紹介しているので、あわせてご覧ください。

5.職務経歴を入力する

これまでどのような仕事をしてきたのか、具体的に入力します。職務経歴の入力数は上限のない場合が多いので、正確に入力しましょう。詳細欄がある場合は、配属先や従業員数のほか、表彰歴や実績なども入力すると効果的なアピールにつながります。

6.自己PRを入力する

自分の強みや特技、応募先で活かしたいこと、今後のキャリアプランなどを入力します。
「自己PRの基本の書き方は？新卒と転職での違いや例文を紹介」のコラムでも解説しているとおり、アピールする内容は1つに絞って分かりやすく伝えることが大切です。

7.作成日を入力する

作成した日付を入力します。アプリで作成した職務経歴書を、必要な箇所だけ修正して複数の企業で使用する場合は、日付の更新も忘れないように注意しましょう。

8.データをダウンロードする

すべての項目に入力できたら、アプリで作成した職務経歴書の内容を確認し、保存します。多くのアプリでは、PDFファイルに変換してダウンロードすることが可能です。

9.手渡しや郵送の場合は印刷をする

職務経歴書を企業に手渡しする場合や郵送する場合は、アプリからダウンロードしたデータを印刷します。自宅のプリンターやプリントサービスを行っているコンビニなどに、アプリのデータを送信して印刷しましょう。印刷時にレイアウトがずれてしまって、想像どおりの職務経歴書がプリントされないこともあるので、印刷プレビューなどで印刷された状態のレイアウトを確認しておくと安心です。

印刷用紙は上質紙を選ぶのがおすすめ

コピー用の普通紙は薄くて破れやすいため、アプリで作成した履歴書・職務経歴書を印刷する際は、上質紙を使用すると見栄えも良く好印象でしょう。上質紙の用意が難しい場合は、持ち運んだときに折れ曲がってしまわないよう、ファイルにきちんと収めましょう。また、汚れてしまったときのために、予備を用意しておくと安心です。

アプリ以外で職務経歴書を作成する方法

履歴書・職務経歴書を作成する方法は、スマホのアプリ以外に「パソコンのエクセルやワード」と「手書き」があります。下記にそれぞれのメリットと作成時の注意点をまとめたので、どの作成方法が自分に合っているか検討してみてください。

パソコンのエクセルやワードを使って作成する

履歴書・職務経歴書をパソコンで作成するメリットは、アプリと同様、効率的に作成できることです。文字入力や誤字脱字の修正が簡単に行えるので、作成時間の短縮につながるでしょう。アプリと違う点は、「多くのテンプレートから自分に合ったものを選べること」と「レイアウトを自由に設定できること」が挙げられるでしょう。テンプレートを活用する場合、アプリは基本的にアプリ内からしか選択できません。しかし、パソコンであればウェブ上にあるテンプレートから好きなものを選べます。レイアウトに関しては、「フォントや行間を細かく設定する」「オリジナリティ要素を加える」など自由に編集できるのが魅力です。また、パソコンで作成した履歴書・職務経歴書の場合、企業によっては「パソコンの基礎的スキルがある」と評価を受けることもあります。

手書きで職務経歴書を作成する

手書きで履歴書・職務経歴書を作成するメリットは熱意を伝えやすいことです。手書きの場合、時間と労力がかかるため、「やる気や意欲」をアピールしやすいでしょう。また、きれいな文字や行間で丁寧に書かれていると、「真面目な人」という印象を持ってもらえる可能性があります。歴史を重んじる企業や、アットホームで人柄を重要視する企業などは、手書きを好む傾向にあるようです。
「手書き」と「パソコン」のどちらで作成すれば良いか迷っている方は、「履歴書作成は手書き？パソコン？」のコラムでそれぞれのメリットやデメリットについて詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

アプリで職務経歴書を作成するときの3つの注意点

職務履歴書をアプリで作成する場合は、「見直しに力を入れること」が大切です。ここでは、注意点を3つ紹介します。

1.アプリで作成した書類を認めていない企業もある

企業によっては、アプリで作成した履歴書・職務経歴書に対応していないところもあります。指定された形式以外の方法で提出してしまった場合、応募先の採用担当者にマイナスな印象を与えてしまうでしょう。履歴書・職務経歴書を作成する前に、求人情報や企業のウェブサイトから提出形式の指定がないかどうか確認してください。特に記載がない場合は、応募先の企業に問い合わせてみるのも一つの手です。

2.例文のままだと個性がないと判断される可能性がある

履歴書・職務経歴書を作成するアプリに掲載されているテンプレートや例文を、そのまま使用するのは避けましょう。よく目にするような内容だと、「例文から引用しているのではないか」と採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。応募先の企業に合わせた表現や文言を用いて、オリジナリティのある内容を心掛けましょう。

3.最後はミスがないか自分の目で確認する

アプリを使って履歴書・職務経歴書を作成したら、最後は必ず自分の目で確認しましょう。アプリでの履歴書・職務経歴書の作成は、非常に便利で簡単です。ただし、アプリの機能を過信してしまうと、ミスを見逃す恐れがあります。印刷ができるなら、一度紙にプリントして全体を確認しておくと安心でしょう。就活の顔となる履歴書・職務経歴書は、注意深く丁寧に作成することが重要です。

職務経歴書を作成するポイントについては、「職務経歴書を簡単に作成するための方法を解説！転職を有利に進めよう」でも解説しています。こちらのコラムでは「職務経歴書が面接時の質問事項になることを想定する」「実績や資格は数字で示して具体的にアピールする」など、職務経歴書で評価を得るためのコツをまとめているので、あわせてご覧ください。

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