職務経歴書はアプリで作成しても大丈夫？ポイントや注意点を解説

職務経歴書の作成は時間や労力がかかるため、負担が大きいと感じる方もいるでしょう。職務経歴書の作成方法は、企業や自分の目的に合わせて選択することが重要です。手軽に作成したい人はアプリを使うと便利でしょう。このコラムでは、職務経歴書をアプリで作成する方法について解説します。職務経歴書作成アプリを使うメリット・デメリット、転職活動に役立つアプリをご紹介するので、参考にしてみてください。

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職務経歴書はアプリで作成しても大丈夫？

履歴書・職務経歴書は、企業からの指定がなければスマホのアプリで作成しても問題ありません。中途採用の場合は、履歴書・職務経歴書に書かれる内容そのものが重視されやすいため、アプリやパソコン、手書きといった作成方法は、合否の決め手に直結しにくいといえます。ただし、人柄や素養が重視される新卒採用では、人となりが伝わりやすい手書きが好まれる傾向に。履歴書・職務経歴書の作成方法は、「手軽に履歴書・職務経歴書を作成したいのであればアプリ」「丁寧さや熱意を伝えたいのであれば手書き」など、目的に応じて選択すると良いでしょう。
「履歴書作成のルールとは？アプリやパソコンを使用しても評価を得られる？」のコラムでは、作成自方法に迷ったときのポイントについても解説しています。こちらもあわせて参考にしてみてください。

職務経歴書をアプリで作成する4つのメリット

ここでは、履歴書・職務経歴書をスマホのアプリで作成するメリットとして「パソコンがない場合でも作成できる」「効率的に作成できる」「例文を基に志望動機や自己PRなどが作成できる」「コンビニで印刷できる」の4つをご紹介します。

1.パソコンがない場合でも作成できる

履歴書・職務経歴書の作成アプリは、スマホやタブレットで手軽に書類を作成できます。パソコンを持っていない人にとって、パソコンを用意する必要がないのはメリットでしょう。

2.効率的に作成できる

履歴書・職務経歴書を作成できるアプリには、入力情報を保存できる機能がついているものもあります。1回作成しておけば、次に使用する際に最初から入力し直す必要がなく、作成時間の大幅な短縮につながるでしょう。また、入力を間違えてもすぐに修正できるので、ストレスなく履歴書・職務経歴書の作成ができます。特に、複数の会社へ応募する方には便利です。隙間時間に作成できる点もメリット。スマホで操作できるため、場所や時間を問わずいつでも作成できます。

3.例文を基に志望動機や自己PRなどが作成できる

履歴書・職務経歴書の作成アプリは、例文が載っていることがほとんどです。「どうやって書き進めていけば良いか分からない」という人も、例文を参考に作成しやすいでしょう。

4.コンビニで印刷できる

アプリで作成した履歴書・職務経歴書は、コンビニのコピー機で印刷できるものが多いため、自宅にプリンターがなくても簡単に履歴書・職務経歴書を印刷できます。また、書類を購入する費用がかからず手間も省けるため、複数の会社に応募する際や、入力ミスがあった場合にも負担が少ないでしょう。

職務経歴書をアプリで作成する3つのデメリット

履歴書・職務経歴書をアプリで作成するデメリットは、「スマホの操作に慣れていないと難しく感じる」「入力ミスが発生しやすい」「細かいレイアウトを指定できない」の3つが挙げられます。

1.スマホの操作に慣れていないと難しく感じる

スマホの操作が苦手な方は、アプリの操作が難しく感じてしまい、手書きのほうが書きやすい場合があります。「アプリだと時間がかかりそう…」と不安がある方は、手書きで履歴書・職務経歴書を作成するのも良いでしょう。

2.入力ミスが発生しやすい

履歴書・職務経歴書が作成できるアプリを使用すれば簡単に入力できるものの、手軽な分、誤字脱字や入力漏れを見落としてしまいやすいです。また、漢字の予測変換に頼りすぎてしまい、変換ミスを見逃してしまうことも。入力ミスの確認は、すべて入力し終わってからではなく、1つの項目毎にその都度見直しをすると良いでしょう。

3.細かいレイアウトを指定できない

履歴書・職務経歴書の作成アプリは、あらかじめ決められたフォーマットに沿って入力していくため、レイアウトを自由に変更できない場合があります。
たとえば、枠線の挿入や文字サイズの変更、文字の強調など、アプリの機能によって微調整ができない可能性があるでしょう。アプリは簡単に作成できますが、自由度が制限されてしまうといえます。

アプリで職務経歴書を作成する手順とポイント

履歴書・職務経歴書を作成できるアプリは、フォーマットの空欄に必要事項を埋めていくことで、履歴書・職務経歴書を完成できます。ここでは、アプリで職務経歴書を作成する際の、主な手順とポイントを見ていきましょう。

1.スマホに職務経歴書の作成アプリをインストール

スマホに職務経歴書が作成できるアプリをダウンロードします。
アプリをダウンロードする前に、事前に複数のアプリを比較しておくのがポイント。職務経歴書を作成できるアプリは、ツールによって機能や職務経歴書の書式が異なります。機能については、「作成した情報がコンビニで印刷できるか」「作成した情報はアプリ内でデータが残るか」などを、事前に確認すると良いでしょう。職務経歴書の書式については、テンプレートやサンプルをチェックして自分が書きやすいレイアウトを選ぶのがおすすめです。

2.プロフィールを入力

インストールしたアプリの表示に従って、氏名や生年月日、住所などの基本情報を入力します。
証明写真をアップロードする場合は、事前にデータ対応の証明写真機で撮影したものを用意しておきましょう。また、印刷後の職務経歴書に直接貼り付ける方法もあります。

3.職務要約を入力

職務要約は、職務経歴書の冒頭にあるのが一般的です。これまでのキャリアをシンプルに要約して入力しましょう。
企業は多くの応募者を選考する必要があるため、冒頭箇所の職務要約のみに目を通し、職務経歴書全体に目を通すかどうか決めていることもあるようです。職務要約は、職務経歴書のなかでも重要な項目であることを理解しておきましょう。
「職務要約とは？作成目的と転職が多いときの書き方を解説」のコラムでは、職務要約を書く3ステップも紹介しているので、作成するときの参考にしてみてください。

4.スキルを入力

専門的な資格やスキル、知識などがあれば入力します。
資格が多くある場合は、応募する企業に合ったものをピックアップするようにしましょう。スキルに関しては、「どのような場面で活かせるどのような能力なのか」を具体的に書くのがポイントです。

5.職務経歴を入力

これまでどのような仕事をしてきたのか、具体的に入力します。職務経歴の入力数は上限のない場合が多いので、正確に入力しましょう。
詳細欄がある場合は、配属先や従業員数のほか、表彰歴や実績なども入力すると効果的なアピールにつながります。

6.自己PRを入力

自分の強みや特技、応募先で活かしたいこと、今後のキャリアプランなどを入力します。
「受かる自己PRの書き方が知りたい！新卒と転職で内容は変わる？」のコラムでも解説しているとおり、アピールする内容は1つに絞って分かりやすく伝えることが大切です。

7.作成日を入力

作成した日付を入力します。
アプリで作成した職務経歴書を、必要な箇所だけ修正して複数の企業で使用する場合は、日付の更新も忘れないように注意しましょう。

8.データをダウンロード

すべての項目に入力できたら、アプリで作成した職務経歴書の内容を確認し保存します。
多くのアプリでは、PDFファイルに変換してダウンロードすることが可能です。

9.印刷

職務経歴書を手渡しする場合や郵送する場合は、アプリからダウンロードしたデータを印刷します。自宅のプリンターやプリントサービスを行っているコンビニなどへ、アプリのデータを送信しましょう。
思っていたものと印刷時のレイアウトがずれてしまうこともあるので、印刷プレビューなどで印刷された状態のレイアウトを確認しておくと安心です。

アプリ以外で職務経歴書を作成する方法

履歴書・職務経歴書を作成する方法には、スマホのアプリ以外に「パソコンのエクセルやワード」と「手書き」があります。下記にそれぞれのメリットと作成時の注意点をまとめたので、どの作成方法が自分に合っているか検討してみてください。

パソコンのエクセルやワードを使って作成する

履歴書・職務経歴書をパソコンで作成するメリットは、アプリと同様、効率的に作成できることです。文字入力や誤字脱字の修正が簡単に行えるので、作成時間の短縮につながるでしょう。また、一度入力した作成データを保存しておけるので、最初から作り直す手間が省けます。履歴書・職務経歴書が作成できるアプリと違う点は、「多くのテンプレートから自分に合ったものを選べること」と「レイアウトを自由に設定できること」が挙げられるでしょう。テンプレートを活用する場合、アプリの場合は、基本的にはアプリ内からしか選択できませんが、パソコンであればウェブ上にあるテンプレートから好きなものを選べます。レイアウトに関しては、「フォントや行間を細かく設定する」「オリジナリティ要素を加える」などのように自由に編集できるのが魅力です。また、パソコンで作成した履歴書・職務経歴書の場合、企業によっては「パソコンの基礎的スキルがある」と評価を受けることもあります。

手書きで職務経歴書を作成する

手書きで履歴書・職務経歴書を作成するメリットは熱意を伝えやすいことです。手書きの場合、時間と労力がかかるため、「やる気や意欲」をアピールしやすいでしょう。また、きれいな文字や行間で丁寧に書かれていると、「真面目な人」と良い印象をもってもらえる可能性があります。歴史を重んじる企業や、アットホームで人柄を重要視する企業などは、手書きを好む傾向にあるようです。

アプリで職務経歴書を作成するときの注意点3つ

職務履歴書をアプリで作成する場合は、手軽にできる分「見直しに力を入れること」が大切です。ここでは、注意点を3つ紹介します。

1.アプリで作成した書類を認めていない企業もある

企業によっては、アプリで作成した履歴書・職務経歴書に対応していないところもあります。
指定された形式以外の方法で提出してしまった場合、応募先の採用担当者にマイナスな印象を与えてしまうことも。履歴書・職務経歴書を作成する前に、求人情報や企業のウェブサイトから提出形式の指定がないか確認しましょう。特に記載がない場合は、応募先の企業に問い合わせてみるのも一つの手です。

2.例文にオリジナル要素を加えて使おう

履歴書・職務経歴書を作成するアプリに掲載されているテンプレートや例文を、そのまま使用するのは避けましょう。よく目にするような内容だと、「そのまま引用しているのではないか」と採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。応募先の企業に合わせた表現や文言を用いて、オリジナリティのある内容を心掛けましょう。

3.最後は必ず自分の目で確認しよう

アプリを使って履歴書・職務経歴書を作成したら、最後は必ず自分の目で確認しましょう。
前述したとおり、アプリを使った作成は、非常に便利で簡単です。ただし、アプリの機能を過信しすぎてしまうと、ミスを見逃してしまう恐れがあります。また、印刷ができるなら、一度紙に出して全体を確認しておくのもポイント。手書きでなくても、就活の顔となる履歴書・職務経歴書を丁寧に作成する意識を忘れないことが重要です。

職務経歴書を作成するポイントについては、「職務経歴書を簡単に作成するための方法を解説！転職を有利に進めよう」でも解説しています。こちらのコラムでは「職務経歴書が面接時の質問事項になることを想定する」「数字で示して具体的にアピールする」など、職務経歴書で評価を得るためのコツをまとめているので、あわせてご覧ください。

職務経歴書の作成以外でもアプリを有効活用しよう

履歴書・職務経歴書作成のアプリ以外にも、就活に役立つアプリが増えています。ここでは、代表的なアプリを見ていきましょう。

試験対策アプリ

一般常識やSPI、ビジネスマナーなどは、面接・筆記試験直前に調べるだけでは十分に知識を得られない可能性があります。特にSPI適性検査は、基準を満たさなかった場合、会社によって1次選考や面接に進めない恐れも。そのようなときは、隙間時間を使って勉強できる対策アプリがおすすめ。普段から少しずつ勉強しておけば、効率よく解答できるようになるでしょう。

就活に特化したニュースアプリ

新聞やテレビでニュースを見る習慣がない場合は、気軽に利用できるニュースアプリの活用がおすすめです。就活用のニュースアプリは、志望企業や業界に絞って情報を選定できるので、自分に必要な情報を効率的に得ることが可能。また、面接では「最近気になったニュースはありますか？」のように時事問題に関連する質問を問われやすい傾向にあります。そのため、就活に特化したニュースアプリは、面接対策にも役立つでしょう。

地図・乗換案内アプリ

乗換案内アプリは、全国の電車やバスの乗り換え方法や時刻表、路線図などを簡単に調べられます。また、地図アプリは、「目的地の写真を見る」「目的地周辺を3D表示させる」「住所への道順を案内してもらう」などが可能です。就活で初めての土地に行く場合、当日に慌てないよう、地図アプリ・電車やバスの乗換案内アプリを活用して、事前に目的地までの経路を確認しておくと良いでしょう。
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監修者：多田健二就活アドバイザー

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