職務経歴書はアプリで作成できる？おすすめポイントや注意点を解説！

 

職務経歴書の作成は時間や労力がかかるため、負担が大きいと感じる方もいるでしょう。職務経歴書の書き方に不安がある方もいるはずです。このコラムでは、職務経歴書をアプリで作成する方法を解説します。アプリを上手く使えば、心やスケジュールにゆとりを持って転職活動ができるようになるでしょう。
また、職務経歴書作成アプリを使うメリット・デメリット、転職活動に役立つアプリをご紹介しますので参考にご覧ください。

職務経歴書の作成はアプリがおすすめ

職務経歴書は、アプリで簡単に作成することができます。アプリを使用すれば、フォーマットの空欄に必要事項を埋めていくだけなので、スムーズに進められるでしょう。ここでは、アプリで職務経歴書を作成する際の手順を解説します。

アプリで職務経歴書を作成するときの主な流れ

スマートフォンに職務経歴書のアプリをインストール

自分の目的に合ったアプリをインストールします。会員登録が必要ないアプリもあるので、インストール後すぐに始めたい方におすすめです。

プロフィールを入力

氏名や生年月日、住所などの基本情報を入力します。
証明写真をアップロードする場合は、事前にデータ対応の証明写真機で撮影したものを用意しておきましょう。また、印刷後の職務経歴書に直接貼り付ける方法もあります。

学歴を入力

最終学歴を入力します。
最終学歴は、「学歴の中で最も高い教育機関の学校」です。直近で卒業した学校ではないので注意しましょう。

スキルを入力

資格やスキル、知識などがあれば入力します。応募先に合ったスキルは積極的にアピールしましょう。

職務経歴を入力

あなたがこれまでどのような仕事をしてきたのか、具体的に入力します。職務経歴の入力数は上限のない場合が多いので、正確に入力しましょう。
詳細欄がある場合は、配属先や従業員数のほか、表彰歴や実績なども入力すると効果的なアピールにつながります。

自己PRを入力

自分の強みや特技、応募先で活かしたいこと、今後のキャリアプランなどを入力します。
分かりやすく要点をおさえて、簡潔にまとめましょう。

職務経歴書作成日を入力

作成した日付を入力します。

職務経歴書のデータをダウンロードし保存

すべての項目に入力できたら、職務経歴書の内容を確認し保存します。
多くのアプリでは、PDFファイルに変換してダウンロードすることが可能です。

印刷

ダウンロードした職務経歴書のデータを印刷します。自宅のプリンターやプリントサービスを行っているコンビニなどへデータを送信しましょう。

職務経歴書の詳しい説明については、就職アドバイザーにヒアリングしている記事「職務経歴書は本当に必要？判断基準や書き方を解説」をチェックしてみてください。

職務経歴書をアプリで作成するメリットとデメリット

アプリを使えば職務経歴書の作成は楽ですが、「採用担当者に良い印象を与えられないのでは…？」と不安な方もいるでしょう。
ここでは、職務経歴書作成アプリを利用するメリットとデメリットを解説します。

職務経歴書をアプリで作成するときのメリット

項目に沿って入力するだけで書類が完成する

手書きの文字に自信のない方は、スマホやパソコンで入力するだけのアプリを使用するのがおすすめです。フォーマットの項目に沿って入力するため、分かりやすいのもポイント。また、入力を間違えてもすぐに修正できるので、ストレスなく職務経歴書の作成ができます。

例文を基に志望動機や自己PRなどが作成できる

職務経歴書の作成アプリは、例文が載っていることがほとんどです。何をどうやって書き進めていけば良いか分からない場合は、例文を参考に入力してみましょう。

自分のキャリアに合わせて書類様式を選択できる

職務経歴書の書式には、一般的に「編年体式」「逆編年体式」「キャリア式」の3つの書類様式があります。「編年体式」は、過去から現在の勤務先までを順に書く形式を指し、「逆編年体式」では直近で入社した会社から過去に遡って書きます。「キャリア式」は職種ごとにまとめて書けるので、転職回数が多い人におすすめです。
アプリでは、この3つの中から選択できる場合が多く、より自分をアピールできるフォーマットで職務経歴書を作成することが可能。自分のスキルや経歴に沿った書類様式を選択しましょう。

作成時間の短縮が期待できる

アプリの種類によっては、入力情報を保存できる機能があります。そのため、1回作成しておけば、次に使用する際に最初から入力し直す必要がないため、作成時間の大幅な短縮につながるでしょう。複数の会社へ応募する方におすすめです。

自宅にパソコンがなくても作成できる

職務経歴書の作成アプリは、スマホで操作をします。「職務経歴書を書くためにパソコンを買うべきか」と悩んでいる方は、スマホやタブレットで職務経歴書が作成できるアプリを探してみましょう。

隙間時間に作成できる

職務経歴書の作成アプリは、スマホで操作できるため、場所や時間を問わずいつでも作成することができます。
たとえば、通勤の電車内や家にいるときなど、空いた時間を有効活用できるでしょう。筆記用具や書くための場所が必要ないのもポイントです。

自宅にプリンターがなくてもコンビニで印刷できる

アプリで作成した職務経歴書は、コンビニのコピー機で印刷できるものが多いため、自宅にプリンターがなくても簡単に職務経歴書を印刷できます。
また、職務経歴書を購入する費用がかからず手間も省けるため、複数の会社に応募する際や、書き損じてしまった場合にも負担が少ないでしょう。

職務経歴書をアプリで作成するときのデメリット

スマホの操作に慣れていないと難しく感じる

スマホの操作が苦手な方は、フォーマットへの入力が難しく感じてしまい、手書きの方が書きやすい場合があります。「アプリだと時間がかかりそう…」と不安がある方は、手書きで職務経歴書を作成すると良いでしょう。

アプリで作成した職務経歴書を認めていない企業がある

企業によっては、アプリで作成した職務経歴書に対応していないところもあります。
間違った形式で提出してしまった場合、応募先の採用担当者にマイナスな印象を与えてしまうことも。職務経歴書を作成する前には、求人情報や企業のウェブサイトから提出形式の指定がないか確認しましょう。特に記載がない場合は、応募先の企業に問い合わせてみるのもおすすめです。

入力ミスが発生しやすい

アプリを使用すれば簡単に入力できるものの、誤字脱字や入力漏れを見落としてしまう可能性があります。また、漢字の予測変換に頼りすぎてしまい、変換ミスを見逃してしまうことも。
入力ミスの確認は、すべて入力し終わってからではなく、1つの項目毎にその都度見直しをすると良いでしょう。

細かいレイアウトを反映しづらい

職務経歴書の作成アプリは、あらかじめ決められたフォーマットに沿って入力していくため、レイアウトを自由に変更できない場合があります。
たとえば、枠線の挿入や文字サイズの変更、文字の強調など、アプリの機能によって微調整ができない可能性があるでしょう。アプリは簡単に作成できますが、自由度が制限されてしまうといえます。

例文をそのまま使用すると「テンプレートを使った」とマイナスな印象を与える

インターネットに掲載されているテンプレートや例文を、そのまま使用するのは避けましょう。
よく目にするような内容だと、「そのまま引用しているのではないか」と採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
応募先の企業に合わせた表現や文言を用いて、オリジナリティのある内容を心掛けましょう。

手書きを推奨する企業の場合「印刷した書類」に対する印象が悪い

企業によっては、印刷した書類を使うことに対して、マイナスな印象を抱く場合があるようです。応募する企業が、手書きを推奨しているかどうかを事前に確認する必要があります。
また、印刷した書類の使用が可能な企業であっても、アプリで作成した職務経歴書を印刷する場合は用紙にも注意が必要です。
コピー用の普通紙は薄く破れやすいため、アプリで作成した職務経歴書を印刷する際は、上質紙を使用すると良いでしょう。用紙の種類によって採用に影響を及ぼすとは限りませんが、採用担当者が読みやすいよう配慮が必要です。

アプリ以外で職務経歴書を作成するときの注意点

アプリ以外で職務経歴書を作成するには、パソコンか手書きとなります。
下記にそれぞれのメリットと作成時の注意点をまとめたので、どの作成方法が自分に合っているか検討してみてください。

パソコンで職務経歴書を作成する場合

メリット

職務経歴書をパソコンで作成するメリットは、「職務経歴書をアプリで作成するときのメリット」と同様、簡単に作れることです。
文字入力や誤字脱字の修正、レイアウト調整などが簡単に行えるので、作成時間の短縮につながるでしょう。また、一度入力した作成データを保存しておけるので、最初から作り直す手間が省けるのも魅力です。さらに、フォントや行間などが均一になるため、相手が読みやすい内容に仕上げられます。

注意点

作成内容が保存できるメリットを利用して、以前使用したデータをそのまま別の企業に提出するのは避けましょう。見直しをせずに応募先の企業とマッチしない内容を提出してしまい、「他社に使ったデータを使いまわしている」と疑われてしまう可能性があります。
保存したデータを再利用する場合は、志望動機やアピールすべき職歴・職務内容などを、企業に合わせた内容に変更しましょう。
 

手書きで職務経歴書を作成する場合

メリット

応募者が書く職務経歴書は、時間と労力がかかります。綺麗な文字や行間で丁寧に書かれていると、「真面目な人」と良い印象をもってもらえる可能性があるでしょう。
また、歴史を重んじる企業や年齢層の高い社員が多い場合、職務経歴書を手書きすることにより「熱意がある」と、高評価につながることもあるようです。

注意点

公的書類である職務経歴書で、修正液を使ったり二重線を引いたりして訂正することは、一般的に好ましくないとされています。そのため、内容を間違えたら最初から書き直さなければならず、余計な手間がかかってしまうでしょう。
また、外資系やベンチャー企業、IT業界などの場合、手書きだとパソコンスキルがないと思われてしまう可能性も。グローバル化が進んでいる企業や、パソコンを使用する業界などでは、パソコンで作成した書類が自分のスキルをアピールするチャンスになります。

職務経歴書の形式は、企業のウェブサイトや求人情報をよく確認し、社風で判断するのも1つの手段です。
職務経歴書を手書きとパソコンのどちらで作成するか迷っている方は、就職アドバイザーが詳しく解説している記事「職務経歴書に最適な用紙は？手書きとパソコンどちらが良い？書き方も解説」もあわせて参考にしてみてください。

アプリで職務経歴書を作成したあとにするべきこと

アプリを使って職務経歴書を作成したら、最後は必ず自分の目で確認しましょう。
先述したとおり、アプリを使った職務経歴書の作成は、非常に便利で簡単です。ただし、アプリの機能を過信しすぎてしまうと、ミスを見逃してしまう恐れがあります。また、印刷ができるなら、一度紙に出して全体を確認しておくのもポイント。手書きでなくても、就活の顔となる職務経歴書を丁寧に作成する意識を忘れないことが重要です。

職務経歴書を作成するポイントについては、就職アドバイザーに詳しくヒアリングしている記事「職務経歴書にフォーマットはある？書き方のポイントと簡単な作成方法まとめ」をご覧ください。

職務経歴書作成以外で就活の際に役立つアプリ

履歴書・職務経歴書作成のためのアプリ以外にも、就活に役立つアプリが増えているようです。
ここでは、代表的なアプリをご紹介します。

一般常識・ビジネスマナー・SPI対策アプリ

一般常識やSPI、ビジネスマナーなどは、面接・筆記試験直前に調べるだけでは十分に知識を得られない可能性があります。特にSPI適性検査は、基準を満たさなかった場合、会社によって1次選考や面接に進めない恐れも。
そんなときは、隙間時間を使って勉強できる対策アプリがおすすめ。普段から少しずつ勉強しておけば、効率よく解答できるようになるでしょう。

就活に特化したニュースアプリ

就活用のニュースアプリは、志望企業や業界に絞って情報を選定できたり、時間や場所を問わず読めたりするメリットがあります。また、面接で一般常識や時事問題、最近気になったニュースなどを問われる場面が多いことから、試験対策にもつながるでしょう。
新聞やテレビでニュースを見る習慣がない場合は、気軽に利用できるニュースアプリがおすすめです。

電車やバスの乗換案内アプリ

乗換案内アプリは、全国の電車やバスの乗り換え方法や時刻表、路線図などを簡単に調べられます。
頻繁に利用する路線は詳しくても、普段行かない方面の電車は分からない…という方は多いもの。就活がきっかけで、初めてその駅へ行く場合も少なくありません。また、時刻のほかに駅構内図や運賃も確認できるので、面接や企業説明会などに行く際に役立ちます。

地図アプリ

昨今の地図アプリでは、航空写真や3D画像などの表示によって、具体的な情報が得られます。
ウェブサイトやメールなどに掲載されている応募先の住所や地図を見ても、細かい立地が簡略化されていて分かりづらかったり、目印になる建物がなくなっていたりして、道に迷ってしまう恐れも。
就活で初めての土地に行く場合、当日に慌てないよう、アプリを通して事前に道順を確認しておくと良いでしょう。

職務経歴書をはじめ、就活に必要な書類の書き方に自信のない方は、ハタラクティブへご相談ください。
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