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職務経歴書にフォーマットはある?書き方のポイントと簡単な作成方法まとめ

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【このページのまとめ】

  • ・履歴書は略歴、職務経歴書は過去のキャリアをもとに仕事のスキルや能力を伝えるもの
    ・職務経歴書のフォーマットに明確な決まりはなく、記載方式は自分に合わせて選ぶ
    ・職務経歴書は書類選考の材料になるので、分かりやすく伝える工夫をする
    ・職務経歴書の作成はWord、Excelを使ってパソコンで作成するのがおすすめ
    ・パソコンがない場合は、スマホを使って職務経歴書を作成することも可能

職務経歴書にフォーマットはある?書き方のポイントと簡単な作成方法まとめの画像

転職活動の際は、これまでの経歴やスキルをまとめた職務経歴書を提出するのが一般的。職務経歴書と履歴書は面接に進めるかが決まる重要な書類です。このコラムでは、職務経歴書の役割や職務経歴書の作成にあたって知っておきたいポイント、記載の仕方などについて解説します。採用担当者が「会ってみたくなる」ような職務経歴書の作成にぜひお役立てください。

監修者:吉田早江

キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントとして数々の就職のお悩み相談をしてきました。言葉にならないモヤモヤやお悩みを何でもご相談下さい!

職務経歴書とは

職務経歴書とは、これまで従事した業務内容や役職などの職務経験をまとめた書類で、転職活動を行う際に多くの企業での提出を求められます。転職活動を始めたばかりだとあまり聞いたことがないという方もいるのではないでしょうか。そこで、職務経歴書の役割や履歴書との違い、採用担当者がチェックしているポイントについてご紹介します。

職務経歴書の役割

職務経歴書はこれまで経験してきた仕事やその実績、自分の持っているスキルなど過去の自分のキャリアをプレゼンテーションする書類です。今までの仕事内容や実績を伝えることで、応募先の企業から「うちの会社でも活躍してくれるかどうか」判断してもらう材料になります。

履歴書と職務経歴書との違い

履歴書は学歴や職歴を時系列で記載した書類です。フォーマットが決まっているので、決まった項目に沿って記載をしていきます。一方、職務経歴書はこれまで勤めた会社の基本情報や携わったプロジェクトの内容、グループ内での役割など、詳しい内容を載せます。定型の書式がないので、自分なりに書き方を工夫して企業にアピールすることも可能。書類の見やすさや内容の分かりやすさなど企画力やプレゼン能力、デザインセンスも重要です。

履歴書・職務経歴書のチェックポイント

履歴書、職務経歴書で採用担当者がチェックしているポイントについて紹介します。書類ごとに見ている点は違うので、どんなところを見ているのか知っておくと良いでしょう。

履歴書でチェックされている6つのポイント
1.職場に無理なく通勤できる居住地か
2.学歴や職歴と応募先企業にどんな相関関係があるか
3.何回転職をしているか
4.自社への志望度はどのくらい高いか
5.希望条件と応募者の能力に隔たりはないか
6.手書きの場合、丁寧な字で書いているか

職務経歴書でチェックされている6つのポイント
1.募集職種が求める能力や知識を持っているか
2.仕事上の強みは何か
3.プレゼンテーション能力があるか
4.転職目的が納得できる内容か
5.仕事に意欲を持って取り組んでいるか
6.記載されている内容に信憑性があるか

上記に挙げたような履歴書、職務経歴書それぞれのポイントを理解したうえで、作成するようにしてください。

職務経歴書作成にあたって知っておきたいポイント

次に、職務経歴書を書くにあたって知っておきたい内容を紹介します。職務経歴書を作成する前提として「自分の書きたいこと、自分が伝えたいこと」ではなく「相手が知りたいこと、聞きたいこと」を書くように意識してみてください。

職務経歴書と履歴書の内容で書類選考が行われる

転職活動の際は、多くの企業で職務経歴書・履歴書の内容で書類選考が行われます。書類選考から一次面接に進める確率は、企業や職種によっても異なりますが、100名の応募に対して50名以上が不採用になる場合もあるという風にかなり低くなることも。職務経歴書がいかに大事かが分かります。面接に進むためにも、採用担当者に「会いたい」と思われるような職務経歴書を作りましょう。

面接時の質問事項になる

意外と忘れがちなのが、面接は職務経歴書や履歴書の内容をもとに採用担当者が質問を行うということです。面接で採用担当者は、書類を読んだだけでは分からなかったことや疑問に思ったこと、もっと知りたいと思ったことを質問します。逆に言えば職務経歴書にありったけの内容を詰め込むのではなく、映画の予告編のようなイメージで「この部分についてもっと知りたいな」と思わせる余地を残した方が面接に呼ばれる確率は高くなることも。自分の職務経歴書を客観的に見て「面接官はこれを見てどんなことを知りたいと思うだろう?」と考えると面接対策もしやすくなります。

分かりやすく伝える工夫をする

職務経歴書に経歴をただ羅列するのではなく、読み手である採用担当者の立場に立ち、分かりやすく伝える工夫をしましょう。具体的には以下のような点に注意すると良いです。

実績やスキルは具体的に伝える
実績を伝える際は、売上目標額や達成率、社内での順位など、なるべく数字を使って表すようにしましょう。数字を使うことで実績について客観性・具体性をもって伝えられます。スキルについても同様で、例えば「英語力」ならどういったシーンでどのくらい使えるのか、どんな資格を持っているのかなどを詳しく記載すると分かりやすいです。また、社内で表彰を受けたことを書く場合、採用担当者はそれがどのくらいすごいものなのか分かりません。表彰された理由を具体的に述べたり、「入社2年目の社員としては初めて受賞」と数字を使って説明を加えたりするなど、客観的に分かりやすい表現を目指しましょう。

他業界や他職種で通じない言葉は使わない
特定の業界・業種でしか通用しない専門用語や、一般的に使わない言葉を使うと「読み手への配慮がない」と思われてしまいます。誰にでも意味が伝わりやすい言葉遣いを心がけましょう。

企業や募集職種にマッチした内容を選ぶ

自分の経歴やスキルはそのまま書くのではなく、相手が求めるものに合わせた内容にした方が評価は高くなります。いかにすごいスキルや経験があっても、応募先の企業や職種に合っていない内容であれば意味がありません。募集要項や企業のWebサイトをよく研究したうえで、応募先の企業が求める内容にマッチした内容を書くことが大切です。

職務経歴書の8つの必須項目 

職務経歴書には定型の書式はないものの、どんなフォーマットでも記載する基本的な内容は決まっているため、こちらでは必須項目についてご紹介します。

1.タイトル、日付、名前
「職務経歴書」とタイトルを入れ、日付と自分のフルネームを記入します。日付は、書類を郵送する場合は郵送日(投函日)、持参するなら面接日当日に合わせましょう。

2.職務要約
入社してから現在までの主な業務内容を3~5行にまとめます。この部分を読んだだけで、これまでのキャリアの大枠の流れがつかめるような内容にしましょう。

3.職務経歴
在籍した期間と会社名、会社の基本情報(事業内容、設立日、従業員数、年商、本社所在地)を入れ、自分が経験した所属先や役職名、具体的な業務の内容を書きましょう。

4.活かせる知識・スキル
入社後に活かせそうな知識やスキルを記載します。語学力やパソコンのスキルについては全くできない場合を除き、書いておくのがおすすめです。

5.資格・免許
今までに取得した資格や免許を記載します。これまでのキャリアと応募先の企業・職種と合った内容を書きましょう。

6.自己PR
応募先の企業・職種が求める人物像に合わせて自分の強みやスキルをアピールします。

7.志望動機
「なぜその企業で働きたいか?」を明らかにします。ほかの企業にもあてはまりそうな内容だと「入社意欲が低い」と判断されてしまうので、「その企業だからこそ言える内容」「自分だからこそ言える内容」になるように意識しましょう。履歴書にも志望動機を書く場合は、まったく同じ内容にならないように注意が必要です。

8.結び
すべて書き終えたら、改行して右端に「以上」と記載します。この「以上」は、書類の書き足しや改ざんを防ぐほか、これ以上書くことはないという意味も。必ず書き忘れないようにしましょう。

職務経歴書のフォーマット 

職務経歴書には以下のような3つのフォーマットがあります。それぞれの特徴をふまえ、自分の職歴を効果的にアピールできるものを選びましょう。

1.編年体方式

過去から現在に至る形で業務内容や実績を記載する方式。時系列に沿ってこれまで積んできた経験を1から伝えることができるので分かりやすく、3つの中では最も一般的な形式です。書類を最後まで見ないと直近の経歴が分からないので、転職回数の少ない方に向いています。

2.逆編年体方式

編年体形式とは逆で、直近の経歴から順に1社目までさかのぼって書いていく形式です。直近の経験が最初に来るので、即戦力として活躍できることをアピールしたい方やキャリアの長い方に適しています。しかし、採用担当者によっては読みづらいと感じる場合もあるようです。

3.キャリア形式

時間軸に関係なく、アピールしたい業務内容やプロジェクトごとにまとめる書き方です。担当業務が決まっている技術職の人や経験業務の種類が多い人、転職回数が多い人に向いています。ただし「時間軸が分からず、転職の経緯が読めない」「不都合な経歴を隠しているのでは」と思われることもあるので、採用担当者に不安を抱かせないようにうまくまとめるようにしましょう。

職務経歴書は手書きとパソコンどちらが良い?

職務経歴書は手書きとパソコンどちらが良いのか、迷う方に向けて、作成するのにふさわしい方法について紹介します。また、「パソコンが苦手」という方でもフォーマットを使って作成することもできますし、パソコンがない方向けにスマホで作れるフォーマットもあるので利用してみてください。

パソコンの方が誤字脱字をすぐに修正できるので便利

職務経歴書を作成するのはパソコンの方が便利です。理由は、手書きだと間違えるたびに最初から書き直さなくてはいけませんが、パソコンなら誤字脱字があってもすぐに直せるため。また、パソコンの方がレイアウト調整もしやすいので、手書きよりも簡単に読みやすい職務経歴書が作れます。

Word、Excelのフォーマットを利用するのも手

パソコンを使って職務経歴書を作成する際、「どういうレイアウトにしたらいいか分からない」「一から自分で作るのは時間がかかりそう」という方は、Word、Excelで作れるフォーマットをダウンロートするのもおすすめです。職務経歴書はWebサイトでサンプルが公開されており、フォーマットを無料でダウンロートすることも可能。必要な情報を入れるだけで自動で職務経歴書が作れる便利なものもあるので、自分に合うフォーマットを探して利用してみてください。

スマホでも作成が可能

「パソコンがない」という方はスマホでも職務経歴書が作成できるアプリがあります。デザインの応用は利きにくいですが、最低限の形式を整えることは可能。どうしてもパソコンでの作成が難しい方は利用するのも良いでしょう。

送る前にもう一度チェックすべきポイント 

最後に、職務経歴書を企業に送る前にもう一度チェックすべきポイントを解説します。特に上部に記載する「日付」については、見落としやすいので注意しましょう。

誤字脱字はないか?

誤字脱字が多いと「仕事においてもミスが多いのではないか?」「細かいところの正確性に欠けるのではないか?」とネガティブな印象を与えてしまいます。入念にチェックしましょう。

日付は合っているか?

1つの職務経歴書を企業ごとにアレンジしたり、事前に用意したものを送ったりする場合、日付が正しいものになっているか確認が必要です。書類を郵送する場合は郵送日(投函日)、持参するなら面接日当日の日付になっているか、見直しをしましょう。

ボリュームは適切か?

職務経歴書の分量としてはA4用紙1~2枚、多くても3枚程度にまとめるのが適切です。3枚を超える分量だと読みづらくなるので、コンパクトにまとめることを意識しましょう。また、あまりにもボリュームが少なく、空欄が目立つとやる気のない印象を与えてしまうので、注意が必要です。

見やすいレイアウトになっているか?

改行や罫線の位置は適切か、何がどこに書いてあるか一目で分かるかもう一度チェックしましょう。読みやすさを重視して体裁を整えることも大事なポイントです。

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