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職務経歴書の退職理由はどう書く?事例別の書き方例を紹介

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【このページのまとめ】

  • ・職務経歴書に退職理由を書くのは必須ではない
    ・やむをえない事情がある場合、前向きな理由がある場合は退職理由を書くと良い
    ・職務経歴書の退職理由を偽ると「経歴詐称」になるので注意
    ・履歴書に書く退職理由は、「会社都合」「自己都合」「契約期間満了」のいずれか
    ・職務経歴書は読みやすい文章と見やすいレイアウトを意識しよう

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職務経歴書の退職理由、どう書けば良いか悩んでいませんか?
退職理由は書き方によってあなたの印象を左右する項目。やむをえない理由や前向きな理由で退職した場合は、背景を説明することで面接官の理解を得られます。
このコラムでは、退職理由を書いた方が良い状況と、具体的な書き方を解説。履歴書への退職理由の書き方もお教えします。
退職理由の書き方を知れば、より説得力のある職務経歴書が仕上がるでしょう!

監修者:吉田早江

キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントとして数々の就職のお悩み相談をしてきました。言葉にならないモヤモヤやお悩みを何でもご相談下さい!

職務経歴書の退職理由は書かないのもOK?

結論から述べると、職務経歴書の退職理由は必須ではありません。そもそも職務経歴書はフォーマットが決まっておらず、何を書くかは記入する人の自由。一般的に書くべき項目はありますが、退職理由の記入は企業の指定がない限り義務ではありません。
基本的に、退職理由は履歴書に書くだけでOK。履歴書への退職理由の書き方は、このコラムの「履歴書の退職理由はどう書く?」をご覧ください。

退職理由を書かない方が良い理由

職務経歴書は簡潔な記述が求められる書類です。だからといって、「残業が多かったから」と率直なな退職理由を書くと、面接官は良い印象を受けません。ネガティブな退職理由は「不満が多い人」と思われたり、「うちに入社しても、不満があれば辞めるかもしれない」と懸念を抱かれたりする恐れがあります。
実際に、毎日のように19時から0時までの残業が続いていたとしたら、退職理由として納得してくれる面接官は多いはず。しかし、書面だと詳しい事情が伝わらず、マイナスのイメージが先行する危険があります。
そのため、ネガティブにとられる可能性がある退職理由は、面接で詳しく伝えるのが良いでしょう。

具体的に書いた方が良い場合

職務経歴書の退職理由は必須ではありませんが、以下のような状況では理由を記載するのがおすすめです。

退職理由がアピールになる場合
「資格を活かせる仕事に就きたい」「キャリアアップのために転職したい」など、前向きな退職理由はアピールのためにあえて記入してもOKです。

やむをえない理由がある場合
「転職回数が多い」「離職期間が長い」「前職を短期で辞めている」という状況にあてはまる人のうち、やむをえない理由がある人はその旨を記入しましょう。
転職回数が多い人や早期離職している人は、「入社してもすぐ辞めるのでは?」と懸念されがち。また、離職期間が長い人も、「働く意欲があるのか?」「ビジネス感覚が鈍くなっていないか?」と思われ、採用が不利になる恐れがあります。
病気や出産、介護などのやむをえない理由は面接官に理解されやすいため、職務経歴書に記載しましょう。退職理由を記載することで、経歴をマイナス評価されて書類選考に落ちるのを防げます。

嘘を書くのはやめよう

特にやむをえない理由があるわけではなく、転職回数が多かったり、早期退職していたりする人もいるでしょう。しかし、選考で不利になりたくないからといって、嘘の退職理由を書くのはやめましょう。
退職理由は面接で詳しく聞かれることが多い項目。書類に嘘を書くと面接で深堀りされた際に詰まったり、矛盾が生じたりする恐れがあります。また、ベテランの面接官は応募者の嘘を見破るものです。嘘をついたと分かれば人柄や誠意が疑われ、そのほかの回答も「嘘なのでは?」と思われてしまいます。
さらに、自己都合による退職を会社都合かのように書くのは経歴詐称にあたります。入社前に経歴詐称が判明すると内定取り消しの恐れがあり、入社後も処罰の対象となる恐れが。罰則がなかっとしても、嘘が判明すれば職場での信頼を失ってしまいます。

状況別の退職理由の書き方例文

ここでは、状況別の退職理由の例文をご紹介します。自分に当てはまる事例があれば参考にしてください。
やむをえない事情を説明する場合も、志望動機につながる内容を入れると意欲をアピールできます。

短期で退職した場合

「前職には営業職を希望して入社しましたが、営業事務に配属されました。上司に申し出たものの、将来的にも営業職になれる見込みがないと分かり、入社後半年での退職を決意しました。営業事務の仕事を通して、改めて顧客と直接コミュニケーションをとる仕事がしたいという思いが強くなりました」

結婚を理由に退職した場合

「以前の仕事を続けたい気持ちはありましたが、結婚に伴う転居のため退職しました。出産は〇年後を計画していますが、出産後も育児と仕事を両立して働きたいと考えています。夫も就業に賛成しており、育児への協力も約束してくれています」

体調不良で退職した場合

「病気療養のため退職しました。現在は完治しており、業務に支障はありません。前職でのシステムエンジニアとしての経験を活かし、IT営業に挑戦したいと考えています」

家族の介護を理由に退職した場合

「1年前に母が脳卒中で倒れ、介護のために退職しました。現在母は介護施設に入所しており、仕事に支障はありません。また、弟が都内に引っ越してきたため、何かあったときはサポートしてくれることになっています。今後は仕事に集中し、1日も早く貴社に貢献したいと思います」

スキルアップ・キャリアアップを理由に退職した場合

「アパレル販売員から店長へのキャリアアップを目指していましたが、入社5年が経っても店長への昇進はありませんでした。入社時には3年以内に店長になれると聞いていましたが、新規店舗の出店予定がなく、キャリアアップが難しい状況のため退職を決意しました。貴社では販売職として磨いた接客技術を活かして働き、さらに店長としての経営手腕を磨きたいと考えています」

履歴書の退職理由はどう書く?

ここからは、履歴書の退職理由の書き方を解説します。履歴書は職務経歴書と違い、職歴欄に必ず退職理由を書かなければなりません。
とはいえ、履歴書の退職理由は次にご紹介する定型文を記載すればOKです。

「会社都合により退職」

会社都合による場合は、「会社都合により退職」と記載します。会社都合退職とは、経営不振や倒産といった会社側の都合、もしくは会社側に非がある事由による退職のことです。
具体的には、以下のような状況があてはまります。

・会社が倒産した
・リストラされた
・会社から退職勧奨を受けた
・事業所の廃止による離職
・賃金の大幅な減額
・賃金の未払いが続いた
・勤務時間、勤務場所、職種、賃金などが労働契約と著しく異なっていた
・更新が約束されていた労働契約が更新されなかった

上記のとおり、会社の経営不振によるリストラは会社都合退職となります。ただ、「会社が倒産しそうだから」と自分の意思で判断して退職した場合は自己都合退職となります。
また、退職勧奨による退職は会社都合ですが、早期退職優遇制度などに応募して退職した場合は自己都合扱いです。
会社都合退職は、自分自身には辞める意思がなかったのに、退職を余儀なくされた状況と考えましょう。

「一身上の都合により退職」

自己都合で退職した場合は、「一身上の都合により退職」と記載します。自己都合退職とは、自ら希望して退職すること。結婚や転居、病気など、労働者の事情による退職もあてはまります。
自己都合の具体例は以下のとおりです。

・キャリアアップのための転職
・職場の人間関係が嫌になった
・待遇に納得できなかった
・出産に伴う退職

仕事や職場の環境に不満がある場合も、自らの意思で退職するのは自己都合退職となります。

「契約期間満了につき退職」

期間に定めがある労働契約を結んでおり、期限がきて退職した際は、「契約期間満了につき退職」と記載します。これに当てはまるのは以下のような雇用形態です。

・派遣社員
・契約社員
・臨時職員

ただ、契約期限より前に自らの意思で退職した場合は、自己都合退職となるので注意してください。

詳しい事情を書いた方が良い場合

職務経歴書と同様、やむをえない理由がある場合は事情を書くことで面接官に納得してもらえます。また、前向きな退職理由はアピールのために記載してもOKです。
職歴欄の退職理由は見やすく簡潔に書くのが鉄則。次の例のように、退職の背景を1行程度で説明しましょう。

「資格取得のため退職」
「キャリアアップのため退職」
「親の介護のため退職」
「病気療養のため退職(現在は完治)」
「海外移住のため退職」

病気療養をしていた場合、現在は完治しており仕事に支障がないことを伝えます。仕事を休んで通院する必要がある人は、「健康状態」か「本人希望記入欄」にその旨を記載しましょう。

職務経歴書の記載内容

職務経歴書には、基本的に以下のような内容を記載します。

日付、氏名

内容とは関係ないように見える項目ですが、真っ先に採用担当者の目に入ります。ミスのないようにしましょう。
職務経歴書の日付は「その日までの書類の内容の証明」という意味を持ちます。投函日もしくは持参する日を記載しましょう。

職務要約

冒頭に職歴の要約を記載しましょう。採用担当者は多くの書類に目を通すので、簡単に概要を書いた方が内容を理解してもらいやすいからです。採用担当者に分かりやすいように、3~4行(100文字程度)で簡潔にまとめます。「いつ」「誰を対象として」「どんな仕事をしたか」を盛り込みましょう。

職務経歴

職務経歴書のメインであり、最も重要な項目です。
在籍した企業名と資本金、従業員数、所属部署、業務内容、成果、受賞、プロジェクトなどを記載します。異動や昇進があった場合は分かるように書いてください。
形式は編年体形式、逆編年体形式、キャリア形式があるので、自分のスキルやキャリアを効果的にアピールできるものを選びましょう。

保有資格

資格や免許は、なるべく仕事と関係のあるものを書きましょう。
応募先の業務に関する資格の取得を目指しているなら、「◯◯資格取得のため勉強中」と書いても構いません。

パソコンスキルなど

職務経歴書は自分をアピールするための書類です。パソコンスキルに限らず、今までに培ったスキルや知識も書きましょう。

自己PR

応募先企業へ自分の強みや専門性をアピールするための項目です。業務の実績は具体的なエピソードや数字などを用いて、客観的にどの程度のレベルなのかを示しましょう。
また、自己PRを通して仕事に対する考え方や姿勢が、応募先企業とマッチしていることをアピールできます。
履歴書にも自己PR欄がある場合、職務経歴書ではより詳細なエピソードを紹介すると良いでしょう。

職務経歴書を書くときの注意

職務経歴書を書くときの注意点をまとめました。作成時の参考にご活用ください。

A4用紙1~2枚に収める

職務経歴書はA4用紙1~2枚程度にまとめます。枚数が増えると、「情報をまとめる力がない」と思われるので要注意。多くなる場合も3枚には収めましょう。

パソコンで作成する

手書きではなくパソコンによる作成が一般的です。手書きが駄目というわけではありませんが、パソコンは修正ができ、作成時間を短縮できるのがメリット。パソコンスキルのアピールにもつながります。

分かりやすい文章で書く

優れたスキルや実績があったとしても、それを説明する文章が読みにくいと相手に伝わりません。誰が読んでも分かりやすい文章にするには、一文を長くし過ぎないのがポイント。業務内容を説明するのであれば、「~に従事」「~に配属」のように、体言止めを使うとシンプルな文章になります。
また、専門用語や社内で使われる用語は、知らない人が見ても分かるような説明を加えましょう。

文字の大きさやレイアウトに気をつける

見やすい書面にするには、文字の大きさやレイアウトも大事。パソコンで作成する場合、本文の文字の目安は10.5~11ポイント。見出し部分は本文より2ポイントほど大きくすると見やすくなります。
また、見出しやアピールしたい箇所は【】で囲む、先頭に■などの記号を入れるとメリハリがつくでしょう。

年号は統一する

和暦・西暦はどちらを使っても良いですが、書類の中で統一するようにしてください。職務経歴書だけではなく、同時に提出する履歴書などの応募書類とも統一します。


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