職歴証明書の意味とは？所定フォーマットの有無や発行依頼文の書き方を解説

転職先から職歴証明書の提出を求められ、「もらい方が分からない」「自分で書くべき？」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。職歴証明書は、在職中または過去に勤務していた会社に発行してもらう必要があります。所定のフォーマットがない場合は、自分で作成したうえで記入が必要です。このコラムでは、職歴証明書の発行を依頼する方法や、書類の記載項目などについて詳しく解説します。

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職歴証明書とは

「職歴証明書」とは、その会社に勤務していた事実を証明するための書類です。「職務経歴証明書」と呼ばれることも。職歴証明書は、国家試験を受験するときや転職するとき、公務員試験に受かったあとなどに提出を求められます。職歴証明書の基本的な記載項目は決まっていますが、所定フォーマットは会社によってそれぞれです。

在籍証明書との違い

在籍証明書とは、「いま現在も継続して該当企業に勤めていることを証明する書類」です。一方、職歴証明書は「該当企業に以前勤めていた事実を証明する書類」を指します。そのため、転職を複数回経験した人は、過去に勤めていた企業ごとに職歴証明書を発行してもらわなければならない場合があるでしょう。

転職・就職の際は、職歴証明書や在籍証明書のほかにも、「退職証明書」や「採用証明書」といった書類が必要になる場合もあります。気になる方は、「退職証明書とは？試用期間中でも発行される？記載事項や手続きを解説！」や「採用証明書とは？ハローワークへの提出方法や書き方をチェック！」のコラムも参考にしてみてください。

職歴証明書のもらい方は？

職歴証明書は、在職中または以前勤めていた企業の人事部や総務部に依頼すれば、発行してもらえます。退職時に会社から受け取る書類とあわせて発行してもらうと、手間も掛からずスムーズでしょう。退職関連の書類については、「退職時に必要な書類・手続きまとめ」をご確認ください。
ここでは、「在職中」と「退職後」それぞれの状況に合わせた職歴証明書のもらい方を解説します。

在職中は人事部や総務部に発行を依頼する

在職中に転職先企業から職歴証明書を提出するよう言われた場合、現在の勤め先に発行を依頼します。職歴証明書の発行は、人事部や総務部が担当しているのが一般的です。提出先から指定された所定のフォーマットや記入事項がある場合は、現職場への依頼時に伝えておきましょう。

退職後は元勤務先にメールか電話で依頼する

すでに退職している会社へ職歴証明書の発行を依頼する場合、まずはメールか電話で連絡を入れます。連絡を入れる際には、発行の依頼だけでなく、書類の受け取り方法についても確認しましょう。書類の受け取りは、郵送か直接オフィスに足を運ぶかのどちらかが一般的です。郵送で受け取りたい場合は、切手を貼付した返信用の封筒を同封するといった対応で、相手先の手間を省くための心遣いをすると良いでしょう。

職歴証明書の発行を依頼するメールの例文

ここでは、元勤務先に職歴証明書の発行を依頼する際のメールの書き方を紹介します。下記を参考に、先方に失礼がない依頼文に仕上げましょう。

***
株式会社△△
人事部　△△様

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
△年△月まで貴社に在籍しておりました△△です。

その節は大変お世話になりました。
このたび、転職するにあたって職歴証明書が必要となりましたので、ご連絡した次第です。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、職歴証明書の発行をお願いしてもよろしいでしょうか。
添付のフォーマットをご確認のうえ、必要事項の記入と社印の押印をお願いいたします。
また、△月△日までに返送いただけますとありがたく存じます。

お手数をお掛けして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

氏名
連絡先
***

上記のように、職歴証明書の発行を依頼するメールは、簡潔かつ、丁寧な文面を意識して作成しましょう。メールで使う敬語に自信がない方は、「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」もあわせてご参照ください。
また、自分の社員番号や所属部署などをメールで伝えておくことも心遣いの一つです。社員数が多い会社では、退職したスタッフの情報を探し出すのにも手間が掛かります。あらかじめ社員番号や所属部署が分かっていれば、企業側の担当者があなたの情報を見つけやすくなるでしょう。

職歴証明書の作成方法

職歴証明書を作成するには、「企業から指定されたフォーマットを使用する」「指定がない場合は手書きやパソコンで作成する」といった方法があります。それぞれについて下記で詳しく解説しているので、職歴証明書を作成する際の参考にしてください。

指定されたフォーマットで作成するのが基本

職歴証明書は、内定先の企業から指定されたフォーマットで発行するのが一般的です。職歴証明書を準備する際は、あらかじめ提出先に所定フォーマットの有無を確認するようにしましょう。公務員職に就く場合は、内定先の自治体によってフォーマットを指定されることが多く、記入内容についても細かい規則が定められていることがあるため注意が必要です。

指定がない場合は自分で作成する

内定先企業から所定フォーマットの指定がない場合、自分で作成する必要があります。職歴証明書の作成方法は、手書きとパソコンどちらでも問題ありません。一から自分で作成するのが難しいと感じる人は、Webサイト上で公開されている無料テンプレートの利用がおすすめです。

どこまで書く？職歴証明書に記載する基本的な項目

職歴証明書に記入すべき必須項目は、「氏名」「発行年月日」「在籍期間」「会社名」「社印の押印」です。内定先の企業によっては通常より必要記入事項が多いことも。ここでは、必須記入事項のほか、記載を求められやすい項目について解説します。職歴証明書のフォーマットにお悩みの方は、作成時の参考にしてみてください。

職歴証明書に必須の項目

職歴証明書への記載が必須とされている項目は、以下のとおりです。

・氏名：書面上で職歴を証明される人物の名前
・発行年月日：証明書が発行された日
・在籍期間：該当する企業へ在籍していた期間（入社日から退社日まで）
・会社名：該当する企業の正式名称
・社印の押印：該当する企業の社印

内定先から職歴証明書のフォーマット指定がなく、手書きやパソコンで作成する際は、記入漏れがないよう細心の注意を払いましょう。また、発行された職歴証明書を受け取る際には、証明者である企業の社印が押印されているかどうかをしっかり確認するようにしてください。

提出先によっては必要な項目

内定先企業によって職歴証明書への記載を求められる項目は、以下のとおりです。

・給与：該当企業に勤めていた間の給与額
・勤務先におけるポジション：該当企業における所属部署や役職
・業務内容：担当していた業務内容
・退職理由：退職に至った理由

上記については、職歴証明書の必須項目ではないため、提出先から指定があった場合のみ記載すれば問題ありません。

職歴証明書がもらえない場合はある？

職歴証明書の発行は会社側の義務とされているため、基本的にもらえないということはありません。しかし、会社側の都合や何らかの理由により、発行を拒否される可能性もゼロではないようです。万が一に備えて、職歴証明書を発行してもらえない場合の対処法についても知っておきましょう。

職歴証明書を発行するのは会社側の義務

労働基準法（第二十二条／退職時等の証明）では、「退職者が在職期間や職務、役職などについての証明書を請求した場合、該当の企業は滞りなくこれを発行しなければならない。」と定められています。そのため、企業側が職歴証明書の発行依頼を拒否することは基本的にありません。「すでに退職した会社に書類の作成をお願いしても良いものか…」と悩む人もいるようですが、マナーを守って依頼すれば対応してもらえるので安心してください。

参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法

職歴証明書をもらえない場合は代替書類を準備する

会社側がどうしても職歴証明書の発行を拒否するのであれば、代替になる書類を準備するという手もあります。ただし、代用の書類でも良いかどうかは提出先企業の判断によるため、あらかじめ確認が必要です。

職歴証明書の代替書類はハローワークでも手に入る

職歴証明書の代替書類として使われることが多いのは、雇用保険の加入履歴です。厚生労働省が「雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！」で説明しているとおり、雇用保険の加入記録は、本人確認書類と「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票」をハローワークに提出することで入手できます。手続きを行えば、「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会回答書」として照会結果を受け取ることが可能です。
ハローワークインターネットサービス内の「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票」によると、電子申請による届出もできます。もし、職歴証明書が発行してもらえない場合には、提出先に雇用保険の加入履歴で代用できないかを確認してみると良いでしょう。

参照元
厚生労働省
雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！
ハローワーク
雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票

参照元
マイナポータル（デジタル庁）
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職歴証明書に関するお悩みQ＆A

ここでは、職歴証明書に関するお悩みをQ＆A形式で解決していきます。

職歴証明書とは何ですか？

「職歴証明書」とは、該当企業に在籍していたことを証明するための書類を指します。職歴証明書は内定先企業への入社前に提出を求められるのが一般的です。採用選考で自己申告した経歴と職歴証明書を照合し、内容に齟齬がないかを確認する目的があります。詳しくは、このコラムの「職歴証明書とは」をご覧ください。

前の職場に職歴証明書の発行依頼をする方法とは？

まずは前に勤めていた会社にメールか電話をして、職歴証明書の発行を依頼しましょう。その際に、書類の受け取り方についても確認しておくとスムーズです。このコラムの「職歴証明書のもらい方は？」でも解説したように、こちらから所定の用紙を郵送する場合は、切手を貼付した返信用封筒を同封すると良いでしょう。先方の負担をできるだけ軽減できるよう、配慮する姿勢が大切です。

職歴証明書を発行してもらえないことはある？

職歴証明書をもらえないことは、基本的にはありません。労働基準法の第二十二条（退職時等の証明）により、企業には退職者に対して退職時等の証明書を発行する義務が課せられています。そのため、適切な手順を踏んで職歴証明書の発行依頼をすれば、対応してもらえるのが通常です。詳細は、このコラムの「職歴証明書がもらえない場合はある？」をご覧ください。

参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法

職歴証明書にアルバイト歴や休職期間は記載すべき？

アルバイト歴や休職期間については、職歴証明書に基本的に記載する必要はないでしょう。ただし、内容によっては記載したほうが転職活動で有利になることもあります。特に、長期のアルバイト歴や正当な理由での休職については、書いておいたほうが企業からの印象が良いでしょう。転職エージェントのハタラクティブでは、就活ノウハウを持つプロのアドバイザーが、一人ひとりの要望やお悩みに応じたサービスを提供しています。転職活動のやり方に迷っている方は、ぜひ一度ご相談ください。

監修者：室谷彩依就活アドバイザー

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