職歴証明書って何?所定フォーマットの有無や発行依頼の書き方をご紹介!

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この記事のまとめ

  • 職歴証明書は該当の会社に在籍していたことを証明する書類
  • 職歴証明書は公務員就職や国家試験の受験時、転職時などに必要とされる
  • 提出先からの指定がなければ、職歴証明書は手書きとパソコンどちらで作成しても良い
  • すでに退職している場合に職歴証明書の発行はメールか電話で依頼するのが一般的
  • 職歴証明書には基本的にアルバイト経験や休職期間、年収の記載は不要

転職先から職歴証明書の提出を求められたけれど、「いつどこでもらえるの?」「作り方がわからない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。職歴証明書は、在籍中、または過去に勤務していた企業に発行してもらう必要があります。資格試験や転職の際に提出を求められる書面の一つですが、あまり見たことがない人も多いでしょう。このコラムでは、職歴証明書の発行を依頼する方法や、作成時の注意点などについて解説します。

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職歴証明書とは

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「職歴証明書」とは、その会社に勤務していた事実を裏づけるための書類です。「職務経歴証明書」と呼ばれることもあります。
職歴証明書が必要とされるのは、国家試験を受験するときや転職をするとき、公務員試験に受かり内定をもらったときなどです。応募者が履歴書や職務経歴書で自己申告した内容に、誤りや虚偽がないかを確認する目的で提出を求められます。職歴証明書の基本的な記載項目は決まっていますが、所定フォーマットは会社によってそれぞれです。

職歴証明書と在籍証明書は違う

職歴証明書が「該当企業に在籍していた事実を証明する書類」であるのに対し、在籍証明書は「現在働いている会社に在籍していることを証明する書類」です。そのため、転職を複数回経験した人は、過去に勤めていた企業ごとに職歴証明書を発行してもらわなければならない場合があります。

転職の際に必要な書類はほかにもある
転職や就職の際は職歴証明書とは別に「退職証明書」や「採用証明書」といった書類が必要になる場合もあります。気になる方は「退職証明書とは?試用期間中でも発行される?記載事項や手続きを解説!」」と「採用証明書とは?ハローワークへの提出方法や書き方をチェック!」のコラムもチェックしてみてください。

職歴証明書は提出先が指定したフォーマットで作成する

職歴証明書に統一された所定の様式はなく、内定先の企業から指定されたフォーマットで発行するのが一般的です。そのため、職歴証明書を準備する際には、あらかじめ提出先に所定フォーマットの有無を確認するようにしましょう。公務員職に就く場合は、内定先の自治体によってフォーマットを指定されることが多く、記入内容についても細かい規則が定められていることがあるため注意が必要です。

指定がない場合は自分で作成する

内定先企業から所定フォーマットの指定がない場合、自分で作成する必要があります。
職歴証明書の作成方法は、手書きとパソコンどちらでも問題ありません。一から自分で作成するのが難しいと感じる人は、Web上で公開されている無料テンプレートの利用がおすすめです。それらを使用すると、比較的簡単に作成できるでしょう。

英語の職歴証明書が必要な場合は?
書類名として、職歴証明書の英語表現である「Certificate of Employment」を用紙上部の中央に明記しましょう。職歴証明書に記載する項目は、日本語の場合と同じく自分の氏名や在職期間、所属部署などが基本です。また、英語のビジネス文書では、用紙の右上に発行元を明示するのが通例となっています。在籍していた該当の会社名や所在地、電話番号、発行年月日などを記載してください。英語の日付は「月→日にち→西暦」の順で書きましょう。なお、欧米形式では会社の代表者による署名が社印の押印代わりになります。

職歴証明書の入手方法

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職歴証明書は、在籍中または過去に在籍していた会社の人事部や総務部に申請すれば、発行してもらえます。退職時に、健康保険資格喪失証明書といった書類と一緒に発行してもらうと、手間もかからずスムーズでしょう。ここでは、在職中と退職済み、それぞれの状況に合わせた入手方法を解説します。

在職中の人は人事部や総務部に発行を依頼する

まだ在職しているうちに、転職先企業から職歴証明書の提出を求められた場合、現在の勤務先に発行を依頼します。職歴証明書の発行は、人事部や総務部が担当しているのが一般的です。提出先から指定された所定のフォーマットや記入事項があれば、依頼時に伝えておきましょう。

公務員試験のために発行を依頼したら勤め先にばれる?
職歴証明書は、公務員試験に受かったあとに内定先へ提出するのが基本的な流れです。そのため、公務員試験に失敗した場合は、職歴証明書の発行を依頼する必要がなくなります。結果として、勤め先にばれる心配も不要でしょう。公務員試験に受かり内定先が決まれば、職歴証明書の提出を求められますが、この場合は勤め先に退職したい旨を申し伝える状況にあります。勤め先にばれるのは問題ないといえるでしょう。

退職した人は元勤務先にメールか電話で依頼する

すでに退職している企業へ職歴証明書の発行を依頼する場合、まずはメールか電話で連絡を入れます。連絡を入れる際には、発行の依頼だけでなく、書類の受け取り方法についても確認するようにしましょう。書類の受け取りは、郵送か直接オフィスに足を運ぶかのどちらかが一般的です。郵送での受け取りを希望する人は、あらかじめ切手を貼った返信用封筒を同封するなど、相手先の手間を省くための心遣いをすると良いでしょう。

職歴証明書の発行を依頼するメールの例文

ここでは、元勤務先に職歴証明書の発行を依頼する際の、メールの書き方を紹介します。
下記を参考にしながら、失礼のない依頼文を作成しましょう。

***
株式会社xxx
人事部 xx様

拝啓

貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
xx年xx月まで貴社に在籍しておりましたxxです。

在籍期間中は大変お世話になりました。
このたび、転職が決まり職歴証明書が必要となりましたので、ご連絡した次第です。

お忙しいところお手数をおかけしますが、職歴証明書の発行をお願いしてもよろしいでしょうか。
このメールに添付しておりますフォーマットをご確認のうえ、必要事項への記入、社印の押印をお願いいたします。
お願いばかりで恐縮ですが、切手貼付済みの返信用封筒を同封しておりますので、xx月xx日までに返送いただけますと幸いに存じます。

なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

敬具

氏名
連絡先
***

職歴証明書の発行を依頼するメールは、以上のように、簡潔かつ、丁寧な文面を意識して作成するようにしましょう。
また、自分の社員番号や所属部署などをメールで伝えておくことも心遣いの一つといえます。社員数が多い会社では、過去に在籍していたスタッフ一人ひとりの情報を探してまとめるのに手間がかかります。あらかじめ社員番号などがわかっていれば、企業側の担当者があなたの情報を探しやすくなるでしょう。

そのほか、転職時に必要な書類の入手方法については、退職から新しい会社への入職までに必要な手続きについて解説した「転職の必要書類とは?スムーズに入社するために欠かせない手順」をご覧ください。

職歴証明書がもらえない場合はある?

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職歴証明書の発行は企業側の義務とされているため、基本的に依頼を断られることはありません。しかし、会社側の都合や何らかの理由により、発行を拒否されるケースもゼロではないようです。万が一に備えて、職歴証明書を発行してもらえない場合の対処法についても知っておきましょう。

職歴証明書発行は会社側の義務

労働基準法(第二十二条/退職時等の証明)では、「退職者が在職期間や職務、役職などについての証明書を請求した場合、該当の企業は滞りなくこれを発行しなければならない。」と定められています。そのため、企業側が職歴証明書の発行依頼を拒否することは基本的にありません。「すでに退職した会社に書類の作成をお願いしても良いものか」と悩む人もいるようですが、マナーを守ったうえで依頼すれば対応してもらえる場合がほとんどなので、安心してください。

参照元
労働基準法
e-Gov 法令検索 第二十二条(退職時等の証明)

発行してもらえない場合は代替書類を準備する

会社側がどうしても発行を拒否するのであれば、職歴証明書の代替になるものを準備する手があります。ただし、代用の書類でも良いかどうかは提出先企業の判断によるため、あらかじめ確認が必要です。

代替書類となる「雇用保険加入履歴」はハローワークで入手可能
職歴証明書の代替書類として使われることが多いのは、雇用保険加入履歴です。これは、ハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票」を本人確認書類とともに提出することで手に入ります。ハローワークインターネットサービスによると、電子申請による届出も可能なようです。
もし職歴証明書が発行してもらえない場合には、提出先に雇用保険加入履歴で代用できないかを確認してみると良いでしょう。

参照元
ハローワーク
雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票

職歴証明書の作成に必要な情報

職歴証明書の作成に必要な情報

職歴証明書の記入必須項目は「氏名」「発行年月日」「在籍期間」「会社名」「社印の押印」です。内定先の企業によっては通常より必要記入事項が多いことも。ここでは必須記入事項やそのほか記載を求められやすい項目について解説するので、職歴証明書のフォーマットを作成する際に参考にしてみてください。

記入が必須の項目

通常、職歴証明書への記載が必須とされているのは以下の項目です。

氏名:書面上で職歴を証明される人物の名前
発行年月日:証明書が発行された日
在籍期間:該当する企業へ在籍していた期間(入社日から退社日まで)
会社名:該当する企業の正式名称
社印の押印:該当する企業の社印

内定先から指定がなく、手書きやパソコンで作成する際は、記入漏れがないよう細心の注意を払いましょう。また、発行された証明書を受け取る際には、証明者である企業の社印が押印されているかどうかをしっかり確認するようにしてください。

提出先によっては記入が必要になる項目

次に挙げる内容は、職歴証明書への記入が必須ではないものの、内定先企業によっては記載を求められる項目です。

・給与:該当企業に勤めていた間の給与額
・勤務先におけるポジション:該当企業における所属部署や役職
・業務内容:担当していた業務内容
・退職理由:退職に至った理由

これらの項目については、提出先から指定があった場合のみ記載すれば問題ありません。

在職中と退職後で「在職期間」の書き方は違う?
職歴証明書の記載項目である「在籍期間」については、在職中であれば「現在に至る」もしくは「在職中」と記載してください。すでに該当企業を退職済みの場合は、退職した日を記入しましょう。

職歴証明書に記載する必要がない事項

アルバイトの職歴や休職期間については、基本的に職歴証明書に記入する必要はありません。ただし、内容によっては記入することでプラスに働くことも。どのように記載するかによって、提出先の担当者が受け取る印象も変わります。ここでは、記載する場合の注意点を知っておきましょう。

短期のアルバイト経験

短期のアルバイト経験は職歴証明書へ記入する必要はありません。しかし、長期のアルバイト経験であれば職歴としてみなされることも多いので、記載しておいたほうが良いという意見も。何も書かずに長い空白期間が目立つよりは、アルバイトであれ職歴があったほうが就職や転職の際に有利に働くでしょう。

休職期間

休職期間についても、基本的に職歴証明書に記入する必要はないとされています。
ただし、職歴に空白期間があれば企業側もすぐ気づくため、変にごまかそうとするのは避けたほうが無難です。休職に正当な理由があれば、その旨を備考欄などに記載して自己申告すると良いでしょう。理由を正直に述べたうえで、現在は問題なく勤務可能であることを伝えられれば、内定先企業も安心してあなたを入社日に迎えられます。

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職歴証明書に関するお悩みQ&A

ここでは、職歴証明書に関するお悩みをQ&A形式で解決していきます。

職歴証明書とは何ですか?

「職歴証明書」とは、該当企業に在籍していたことを証明するための書類を指します。職歴証明書は内定先企業への入社前に提出を求められるのが一般的です。採用選考で自己申告した経歴と職歴証明書を照合し、内容に齟齬がないかを確認する目的があります。詳しくは、このコラムの「職歴証明書とは」をご覧ください。

前の職場に職歴証明書の発行依頼をする方法とは?

まずは前に勤めていた会社にメールか電話をして、職歴証明書の発行を依頼しましょう。その際に、書類の受け取り方についても確認しておくとスムーズです。このコラムの「職歴証明書の入手方法」でも解説したように、こちらから所定の用紙を郵送する場合は、切手を貼付した返信用封筒を同封すると良いでしょう。先方の負担をできるだけ軽減できるよう、配慮する姿勢が大切です。

職歴証明書を発行してもらえないことはある?

基本的にはありません。労働基準法第二十二条により、企業には退職者に対して退職時等の証明書を発行する義務が課せられています。そのため、適切な手順を踏んで職歴証明書の発行依頼をすれば、対応してもらえるのが通常です。詳細は、このコラムの「職歴証明書がもらえない場合はある?」をご覧ください。

参照元
労働基準法
e-Gov 法令検索 第二十二条(退職時等の証明)

職歴証明書にアルバイト歴や休職期間は記載すべき?

アルバイト歴や休職期間については、基本的に記載する必要はないでしょう。ただし、内容によっては記載したほうが転職活動で有利になることもあります。このコラムの「職歴証明書に記載する必要がない事項」を参考に、自分の状況に適した書き方をしましょう。
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