職歴証明書って何？フォーマットの有無や発行依頼の書き方をご紹介！

転職先から職歴証明書の提出を求められたけれど、「いつどこでもらえるの？」「作り方がわからない」と悩んでいる方はいませんか。
職歴証明書は、在籍中、または過去に勤務していた企業に発行してもらう必要があります。資格試験や転職の際に提出を求められる書面の一つですが、あまり見たことがないという人も多いでしょう。
このコラムでは、職歴証明書の発行を依頼する方法や、作成時の注意点などについて解説します。

職歴証明書とは

職歴証明書とは、該当の会社に在籍していたことを証明する書類のことです。職歴証明書が必要とされるのは、国家試験受験時や転職時など。人事部や総務部で働いていない人は、普段あまり目にすることはないでしょう。ここでは、職歴証明書がいったいどのような書類なのかを解説します。

職歴証明書はその会社で働いていた事実を証明する書類

職歴証明書は、その会社に勤務していた事実を証明するための書類です。職務経歴証明書と呼ばれることもあり、履歴書とともに提出する職務経歴書と名称が似ていますが、その性質は異なります。
職歴証明書に記載される内容は、在籍していた社名や在職期間、所属部署など。主に、履歴書や職務経歴書で申告した職歴に、誤りや虚偽の事実がないかを確認するために使用されます。

職歴証明書が必要とされるのは公務員試験や転職時

職歴証明書が必要とされるのは、転職時や公務員試験に合格した後、国家試験受験の際など。特に、応募や合格の条件として実務経験を問われるような場面において、職歴証明書の提出による経歴の事実確認が必要とされるようです。

職歴証明書と在籍証明書は違う

職歴証明書が「該当企業に在籍していた事実を証明する書類」であるのに対し、在籍証明書は「現在働いている会社に在籍していることを証明する書類」です。そのため、転職を複数回経験した人は、過去に勤めていた企業ごとに職歴証明書を発行してもらわなければならない場合があります。

職歴証明書は提出先が指定したフォーマットで作成する

職歴証明書に統一された様式はなく、提出先から指定されたフォーマットで発行するのが一般的です。そのため、職歴証明書を準備する際には、あらかじめ応募先に指定の有無を確認するようにしましょう。公務員職に就く場合は、自治体によってフォーマットが指定されていることが多く、記入内容についても細かい規則が定められていることがあるため注意が必要です。

指定がない場合は自分で作成する

提出先からフォーマットの指定がない場合、自分で作成する必要があります。
職歴証明書の作成方法は、手書きとパソコンどちらでも問題ありません。いちから自分で作成するのが難しいと感じる人は、Web上で公開されている無料テンプレートの利用がおすすめです。それらを使用すると、比較的簡単に作成できるでしょう。

職歴証明書の入手方法

職歴証明書は、在籍中または過去に在籍していた会社の人事部や総務部に申請すれば、発行してもらえます。退職時に、健康保険資格喪失証明書などの書類と一緒に発行してもらうと、手間もかからずスムーズでしょう。
ここでは、在職中と退職済み、それぞれの状況に合わせた入手方法を解説します。

在職中の人は人事部や総務部に発行を依頼する

まだ在職しているうちに、転職先企業から職歴証明書の提出を求められた場合、現在の勤務先に発行を依頼します。職歴証明書の発行は、人事部や総務部が担当しているのが一般的です。提出先から指定された様式や記入事項があれば、依頼時に伝えておきましょう。

退職した人は元勤務先にメールで依頼する

すでに退職している企業へ職歴証明書の発行を依頼する場合は、メールで連絡を入れます。連絡を入れる際には、発行の依頼だけでなく、書類の受け取り方法についても確認するようにしましょう。書類の受け取りは、郵送か直接オフィスに足を運ぶかのどちらかが一般的です。郵送での受け取りを希望する人は、あらかじめ切手を貼った返信用封筒を同封するなど、相手先の手間を省くための心遣いをすると良いでしょう。

職歴証明書の発行を依頼するメールの例文

元勤務先に職歴証明書の発行を依頼する際の、メールの書き方を紹介します。
下記を参考にしながら、失礼のない依頼文を作成しましょう。

***

株式会社xxx
人事部　xx様

拝啓

貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
xx年xx月まで貴社に在籍しておりましたxxです。

在籍期間中は大変お世話になりました。
このたび、転職が決まり職歴証明書が必要となりましたので、ご連絡させていただいた次第です。

お忙しいところお手数をおかけしますが、職歴証明書の発行をお願いできますでしょうか。
このメールに添付しておりますフォーマットをご確認のうえ、必要事項への記入、押印をお願いいたします。
お願いばかりで恐縮ですが、切手貼付済みの返信用封筒を同封しておりますので、xx月xx日までに返送いただけますと幸いに存じます。

なにとぞ、よろしくお願い申し上げます。

敬具

氏名
連絡先

***
職歴証明書の発行を依頼するメールは、以上のように、簡潔かつ、丁寧な文面を意識して作成するようにしましょう。
また、自分の社員番号や所属部署などをメールで伝えておくことも心遣いの一つといえます。社員数が多い会社では、過去に在籍していたスタッフ一人ひとりの情報を探してまとめるのに手間がかかります。あらかじめ社員番号などがわかっていれば、企業側の担当者があなたの情報を探しやすくなるでしょう。

職歴証明書がもらえない場合はある？

職歴証明書の発行は企業側の義務とされているため、基本的に依頼を断られることはありません。
しかし、会社側の都合や何らかの理由により、発行を拒否されるというケースもゼロではないようです。万が一に備えて、職歴証明書を発行してもらえない場合の対処法についても知っておきましょう。

職歴証明書発行は会社側の義務

労働基準法では、「退職者が退職時の証明書を請求した場合、企業はこれを発行しなければならない。」と定められています。そのため、企業側が職歴証明書の発行依頼を拒否することは基本的にありません。「すでに退職した会社に書類の作成をお願いしても良いものか」と悩む人もいるようですが、マナーを守ったうえで依頼すれば対応してもらえる場合がほとんどなので、安心してください。

発行してもらえない場合は代替書類を準備する

会社側がどうしても発行を拒否するのであれば、職歴証明書の代替になるものを準備するという手があります。ただし、代用の書類でも良いかどうかは提出先企業の判断によるため、あらかじめ確認が必要です。
代替書類として使われることが多いのは、雇用保険加入履歴。これはハローワークに申請すれば手に入ります。もし職歴証明書が発行してもらえない場合には、提出先に雇用保険加入履歴で代用できないかを確認してみると良いでしょう。

職歴証明書の作成に必要な情報

職歴証明書に決まった様式はないものの、氏名や会社名など、最低限記入すべき項目というものがあります。また、提出先によっては通常より必要記入事項が多いことも。
ここでは必須記入事項やそのほか記載を求められやすい項目について紹介するので、今後、職歴証明書のフォーマットを作成する際に参考にしてみてください。

記入が必須の項目

通常、職歴証明書への記載が必須とされているのは以下の項目です。

・氏名：書面上で職歴を証明される人物の名前
・発行年月日：証明書が発行された日
・在籍期間：該当する企業へ在籍していた期間（入社日から退社日まで）
・会社名：該当する企業の正式名称
・社印の押印：該当する企業の印

以上が、職歴証明書に必ず記入が必要なものです。指定がなく、手書きやパソコンで作成する際は、漏れがないよう細心の注意を払いましょう。また、発行された証明書を受け取る際には、証明者である企業の社印が押印されているかどうかをしっかり確認するようにしてください。

提出先によっては記入が必要になる項目

次に挙げる内容は、職歴証明書への記入が必須ではないものの、提出先企業によっては記載を求められる項目です。

・給与：該当企業に勤めていた間の給与額
・勤務先におけるポジション：該当企業における所属部署や役職
・業務内容：担当していた業務内容
・退職理由：退職に至った理由

これらの項目については、提出先から指定があった場合のみ記載すれば問題ありません。

職歴証明書に記載する必要がない事項

アルバイトの職歴や休職期間については、基本的に職歴証明書に記入する必要はありません。ただし、場合によっては記入することでプラスに働くことも。どのように記載するかによって、提出先の担当者が受け取る印象も変わります。ここでは、記載する場合の注意点を知っておきましょう。

短期のアルバイト経験

短期のアルバイト経験は職歴証明書へ記入する必要はありません。しかし、長期のアルバイト経験であれば職歴としてみなされることも多いので、記載しておいたほうが良いという意見も。何も書かずに長い空白期間が目立つよりは、アルバイトであれ職歴があったほうが就職や転職の際に有利に働くでしょう。

休職期間

休職期間についても、基本的に職歴証明書に記入する必要はないとされています。
ただし、職歴に空白期間があれば企業側もすぐ気づくため、変にごまかそうとするのは避けたほうが無難です。休職に正当な理由があれば、その旨を備考欄などに記載しておくと良いでしょう。理由を正直に述べたうえで、現在は問題なく勤務可能であることを伝えられれば、提出先企業も安心してあなたを迎えられます。

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