退職証明とは?いつもらえる?パートやアルバイトでも発行される?

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この記事のまとめ

  • 退職証明とは、退職したことを証明する書類のこと
  • 退職証明は公的文書ではないため、基本的には公的手続きで使用できない
  • 離職票など公的書類が手元にないとき、退職証明が代替書類として使用できる
  • 雇用関係があればパートやアルバイトでも退職証明は発行される

退職証明とは、その名前のとおり「退職を証明する書類」のこと。このコラムでは、退職証明が必要になるシーンや発行の流れ、アルバイトやパートでも発行されるのかをまとめています。転職や失業保険の手続きで退職日が分かる書類を求められることもあるため、あらかじめ準備しておきましょう。良く似た「離職票」との違いも解説しています。

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退職証明書とは?

退職証明書とは、文字通り退職をしたことの証明が記載された書類。退職した企業から発行されるものです。
この退職証明書は公的な証明書ではないため、失業保険の申請や国民健康保険への切り替えなどの公的手続きには使用できません。記載されているのは、退職費や雇用期間、業務内容、離職以前の賃金、役職、退職理由。前述した通り公的文書ではないので、会社ごとにフォーマットが異なり、記載内容は退職者が希望する項目を指定できます。

会社が退職証明書の発行をしてくれない場合は違法

企業に依頼したにも関わらず退職証明書の発行を拒否されてしまった場合は、労働基準法の違反に該当します。労働基準法の第二十二条によると、30万円以下の罰金が科せられる刑事罰となる可能性も。もし発行拒否された場合は労働基準局に相談をしましょう。

参照元
e-GOV法令検索
労働基準法第二章 労働契約

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退職証明と離職票の違い

離職票は退職に伴って発行される公的な書類で、正式名称は「雇用保険被保険者離職票」といいます。退職者がハローワークで求人探しをする際や失業保険の申請手続きの際に必要です。
一般的には、退職後の翌日から10日以内に退職者の手元に届きます。企業が離職証明書を持ってハローワークに申請し、発行が完了したら郵送で届くという仕組みです。

「離職証明書」とは?

離職票が失業保険の手続きを行うためにハローワークが発行する書類なのに対し、離職証明書は「離職票を発行申請するため」に企業が作成する書類です。離職票を発行するために、まず企業が離職証明書を作成してハローワークに提出し、それを受けてハローワークが離職票を発行、企業に送付したのち退職者に渡されます。

資格喪失証明書

資格喪失証明書は、社会保険の資格を喪失したことを証明する書類です。市役所で国民健康保険に切り替え手続きをする際に提出を求められます。
発行するのは企業ではなく退職者本人です。前職で加入していた保険が全国健康保険協会だった場合、日本年金機構のホームページからダウンロードした書類に必要事項を記載し、郵送で証明書を発行してもらう方法でおこないます。

退職証明が必要になるシーン

退職証明は公的書類ではないため使用するシーンは少ないものの、離職票の発行に時間がかかっている際に活用できます。
たとえば、退職後に国民健康保険や国民年金に切り替える際、離職票の発行が遅れていたり失業保険の手続きによって手元になかったりすることもあるでしょう。その際の代替書類として利用するのが一般的です。
また、転職時に転職先の企業から提出を求められることもあるようです。これは、退職証明に退職時の賃金や雇用期間、担当していた業務、退職理由が記載されているため。履歴書など提出されている書類と相違がないかの確認が目的でしょう。

退職証明書の発行後に注意したい3つのこと

退職証明を発行してもらったら、必ず内容を確認して間違いがないか確認しましょう。また、思ったより使用するシーンが多いことも予想できるので、コピーを取っておくと安心です。

1.退職証明書には申請期限がある

退職証明書の申請期限は退職日から2年間です。退職証明書は企業が退職者から求められた場合に必ず発行する義務がありますが、2年を過ぎると罰則の対象にはなりません。
退職したばかりの方なら問題ないですが、2年以上のブランクが出来そうな退職をした場合は、期限内に申請しておきましょう。

2.離職票との矛盾点がないかチェックする

離職票に記載されている情報と退職証明書の情報を照合し、双方で矛盾する点がないか確認をしましょう。たとえば、一方での退職事由が「退職推奨」であるにもかかわらず、一方では「自己都合」になっているなどです。もしこの相違があった場合、失業保険の申請手続きの際に給付対象となる期間が変わってしまうリスクもあるので、必ず確認しておきましょう。

3.退職証明書はコピーして保管するのが望ましい

退職証明書は基本的に1通のみ発行されます。申請期限の2年以内であれば複数回依頼しても問題はないですが、退職した会社に何度も依頼しづらいもの。転職先企業へ提出する退職証明書はコピーでも問題ないとされているので、コピーをとっておくことをおすすめします。

パートやアルバイトでも退職証明は発行される?

前述したように、退職証明は労働基準法で労働者から発行を依頼されたら対応する義務が設けられています。そのため、パートやアルバイトなど正社員以外の雇用であっても依頼すれば発行してもらえます。
特に、企業の社会保険に加入していて退職後は国民健康保険などに切り替える予定がある場合は、忘れずに退職証明の発行を依頼しましょう。

退職後にやるべき手続きとは

退職後は様々な公的手続きをする必要があります。なかには期限が設けられているものもあるため、準備しておくべき資料とともに念頭に置いておきましょう。なお、退職後の手続きを忘れてしまった場合のリスクについては「退職後の手続きを忘れたらどうなる?失敗を回避するための方法を紹介」の記事でもまとめているので、こちらもぜひお読みください。

国民健康保険や国民年金

会社を退職したら社会保険から外れるので、社会保険に加入していた場合は国民健康保険および国民年金の手続きを自分でおこなう必要があります。お住まいの地域の役所と年金事務所に行って手続きをしましょう。このときに必要な書類は以下です。

・社会保険喪失証明書
・年金手帳

なお、転職先が既に決まっていて、退職後すぐに新しい企業へ入社することが決まっている場合はこの手続きは必要ありません。

住民税

住民税は、前年の1月〜12月の所得に対してかかります。この期間の所得が計算され、翌年の6月~翌々年の5月に渡って納めるという仕組みです。
退職月が6月〜12月の場合は、前職の企業での最後の給与から翌年の5月分までの住民税が一括で天引きされます。もし一括天引きを希望しない場合は3ヶ月ごとに自分で払う「普通徴収」に切り替える手続きが必要なので、総務や人事担当者へ依頼しておきましょう。

失業保険の給付

退職後、転職先が決まっていない場合は失業保険の手続きを行いましょう。自治体のハローワークへ出向き、失業保険給付手続きを依頼します。このとき、離職票や雇用保険被保険者資格喪失通知書が必要になるので用意しておきましょう。
なお、失業保険がもらえる期間は退職事由によって異なります。もし自己都合退職だった場合は失業手当(失業給付金)の受給資格が決定した日から3ヶ月以降経過しないともらえませんが、会社都合退職(退職推奨、解雇など)だった場合はから7日間の待期期間の後、翌日から支給されます。
失業保険の詳細な概要や手続きの流れについては「退職後に失業保険を受け取るために必要な手続きや条件などを詳しく解説!」でも解説しているので、こちらもぜひお読みください。

企業型確定拠出年金の移行

前職の企業で401Kなどの企業型確定拠出年金に加入していた場合、退職をすることで加入対象から外れる形になります。転職先の企業で企業型確定拠出年金が導入されている場合は総務側で移行手続きをしてくれることが大半ですが、企業型確定拠出年金の導入がない場合は個人型確定拠出年金への移行を自分でおこなう必要があります。なお、企業型確定拠出年金加入者の資格は退職日の翌日に喪失します。個人型確定拠出年金への移行は、喪失した日から6ヶ月以内に手続きができないと移行できませんので、早めに手続きしておきましょう。

退職後の手続きをスムーズに行うには

「退職したらそれで終わり」ではなく、今後のことを考えなくてはなりません。退職後の手続きや転職活動をスムーズにするためにも、退職までの手順をしっかり踏んでおく必要があります。
退職日までに会社へ返却するもの、会社から受け取るもの、退職後に必要な書類など、カテゴリ毎にリストアップしておきましょう。

また、円満な退職を目指すことも大切です。
十分な引き継ぎをしないまま退職すると印象が悪く、職場の混乱を招いてしまう恐れがあります。退職時に印象を下げてしまうと、後々の転職活動にも影響を及ぼしてしまうかもしれません。
そのようなことがないよう、退職日や引き継ぎのスケジュール、後任者などについて上司としっかり話し合っておきましょう。円満退職の流れについては「会社の辞め方や手順を解説!退職する際の注意点や理由例も紹介」の記事でもまとめているので参考にお読みください。

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退職証明書に関するFAQ

退職証明書に関してよくある質問にお答えします。退職を予定している人も、既に退職している人もぜひ参考にお読みください。

退職証明書に記載したくない内容が記載されていた…

退職証明書への記載内容は、退職者本人が希望する内容にすることができます。もし本人の意向と違った内容が記載されていた場合、労働基準法の「第22条第3項」に記載の「労働者の請求しない事項は記入してはならない」という規定に違反する形になるので、修正及び再発行を依頼しましょう。

参照元
労働基準法
第22条第3項

離職票や退職証明書はいつ届くのでしょうか?

離職票は通常は早くて2週間ほどです。退職証明書であれば会社が発行するので、早ければ申請して翌日〜1週間には手元に届くでしょう。転職先企業への書類提出期限などを加味して、早く欲しい場合はその旨を伝えても問題ありません。

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