採用証明書とは？必要になる状況と書いてもらうタイミング

この記事のまとめ

• 採用証明書は「失業保険の受給停止」と「再就職手当の受給」申請のために必要
• 採用証明書は、就職が決まったら就職先会社に作成してもらう
• 採用証明書の支給番号以外の項目は就職先会社が記入する
• 採用証明書は原則「内定日から就職日の前日まで」に提出する
• ハローワーク以外の紹介で就職が決まった場合も再就職手当を受給できる

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採用証明書を書いてもらうタイミングや役割が分からない方もいるでしょう。採用証明書は再就職手当を受給するために必要な書類で、就職が決まったら会社に依頼して作成してもらいます。
このコラムでは採用証明書の必要性や役割を詳しく解説。具体的な入手方法はもちろん、紛失時の対処法や具体的な記入の仕方、提出するタイミングなど、採用証明書についての理解を深めましょう。

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採用証明書を書いてもらうタイミングとは？

採用証明書は、言葉どおり採用を証明する書類です。そのため、就職が決まったら就職先会社に依頼して作成してもらいましょう。
採用証明書の記載内容のうち、雇用保険受給資格者証に記載のある「支給番号」は求職者本人が自分で記入する必要があります。

なお、再就職手当の対象となっている場合は、失業認定報告書を提出したら再就職手当支給申請書をもらえます。これも、会社が記入する箇所があるため、期限内（雇入日の翌日から1ヶ月以内）に手続きを済ませられるよう、早めのタイミングで依頼しましょう。

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採用証明書とは？必要になる状況

採用証明書とは、失業中だった人の「再就職が決まったこと」を証明する書類です。失業保険の受給を停止したり再就職手当の申請を行ったりする際に必要となります。
以下で採用証明書がどのような状況で必要なのか説明するので、参考にしてみてください。

失業保険の受給を停止するとき

失業保険は、就職先が決まった場合、受給停止の手続きが必要です。失業保険は失業中でも安心して生活を送りながら次の就職先を1日でも早く見つけるための制度なので、再就職が決まったら、すぐに受給を止める必要があります。採用証明書は、その手続きに必要な書類の1つとなります。

失業保険とは

失業保険とは、雇用保険に加入していた労働者が失業した場合に生活の安定を目的として受給できる保険のことです。厚生労働省の「Q＆A～労働者の皆様へ（基本手当、再就職手当）～」によると、失業保険の受給条件は、失業状態にあり、原則として離職の日以前2年間に被保険者期間が通算して12ヶ月以上あることとされています。

再就職手当の申請をするとき

再就職決定時に失業保険の残日数が受給期間の1／3以上残っている場合、「再就職手当」の受給が可能です。採用証明書は、その手続きにも必要。再就職手当の支給額は、厚生労働省「再就職手当のご案内」によると、以下の計算式で求められます。参考にしてみてください。

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会社企業に採用証明書を書いてもらうときのポイント

就職先の会社に採用証明書の記入を依頼するとき、スムーズに採用証明書を記入してもらうためのポイントを解説します。

返却希望日を伝えておく

就職先の会社に書類の返却希望日を明確に伝えておきましょう。「△月△日までに記入いただきたいです」とはっきり期限を伝えておくことで、優先的に記入してくれる可能性があります。返却希望日を伝えなかったり、曖昧な形で伝えたりすると、担当者が後回しにしてしまい書類が返ってこないこともあるため、注意が必要です。

時間に余裕を持って行動する

採用証明書の依頼をする際は提出期限まで時間に余裕を持って手続きを行いましょう。会社によっては、採用担当者の時間がとれずに作成が遅れてしまう場合があります。

また、書類に不備が見つかった場合は再度会社の担当者に記入してもらわなければいけないため、ギリギリになってしまうとトラブルも起きやすくなるでしょう。そのため、時間に余裕を持って行動することで、トラブルのないスムーズな申請につながります。

採用証明書を提出する際に起こり得る事例と対処法

採用証明書を提出する際に起こり得る事例をいくつか紹介します。

採用証明書の提出が期限までに間に合わない場合

期限に間に合わなかった場合は放置せず、用意できないと分かった時点でハローワークに相談してください。ハローワークに相談すると、どのように対応すべきか、今後の指示がだされます。

採用証明書は、再就職日の前日までに揃えておきたい書類ですが、就職先の都合で期日までに用意できない場合や入社後にもらえる場合もあるようです。

ハローワークに行く時間がとれない場合

ハローワークに行く時間がとれない場合は、郵送で受け付けの対応をしてもらいましょう。事前にハローワークに電話をし、郵送で送る旨を伝え、指示をあおぎます。また、再就職手当を申請するには、採用証明書のほかにも、失業認定申告書と雇用保険受給資格者証が必要になります。同封を忘れないように注意が必要です。

派遣社員として就職が決まった場合

派遣社員として就職が決まった際は、派遣先会社ではなく登録している派遣会社に採用証明書の作成を依頼します。
派遣会社によっては、ホームページから依頼できることも。ただし、採用証明書を作成するのに時間がかかることもあるので、内定を受けたらすぐに確認しましょう。

なお、再就職手当の受給条件について知りたい派遣社員の方は、「再就職手当は派遣社員ももらえる？受給条件や必要書類、手続きの流れを解説」も、あわせてご覧ください。

ハローワーク以外の求人でも再就職手当は受給可能

再就職手当は、ハローワークを介さず、人材紹介会社の紹介で決まった場合でも受け取れます。ただし、職業紹介事業者の求人サイトを見て自分で応募した場合は対象外です。
基本的には受給条件を満たしている必要があるため、条件を事前に確認し、手続きを行いましょう。

ハローワークは地域に密着した会社の求人を多く紹介しているのが特徴ですが、より幅広いエリアや職種で探したい場合は、求人サイトや転職エージェントの併用がおすすめです。

若年層を対象とする就職・転職エージェントのハタラクティブでは、「書類選考が通らない…」「面接で落ちてしまう…」など、一人ひとりの悩みに寄り添います。
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採用証明書に関するQ&A

最後に、採用証明書に関して抱きがちな疑問や質問をまとめました。採用証明書に関して分からないことがある方は、ぜひ参考にしてください。

採用証明書を書いてもらうタイミングはいつ誰に書いてもらうのでしょうか？

採用証明書は内定が出たタイミングで就職先の会社に書いてもらいましょう。就職先の会社が遠方で足を運ぶのが難しい場合は、郵送で手続きをお願いする方法もあります。また、採用証明書の支給番号は自分で記入しなければいけないため、注意しましょう。
採用証明書を書いてもらうタイミングは、このコラムの「採用証明書の作成タイミング」を確認してみてください。

採用証明書を郵送する場合は添え状は必要ですか？

採用証明書を郵送する場合、添え状も同封しましょう。添え状とは封筒の中にどのような書類が入っているのかを示す書類です。
封筒で書類を送る場合は添え状も同封されるのがビジネスマナーの基本。添え状に関しては「就活で送り状はいる？いらない？添付する目的と書き方のテンプレートを紹介」で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

派遣社員も再就職手当は受給できますか？

派遣社員でも条件を満たしていれば再就職手当の受給は可能です。派遣社員で採用証明書を書いてもらう場合は、自分が在籍する派遣会社に書いてもらいます。派遣先の会社は記入ができないため、注意しましょう。
派遣社員として再就職手当を受給したい方は、このコラムの「採用証明書を提出する際に起こり得る事例と対処法」も参考にしてみてください。

採用証明書のダウンロードはどこでできますか？

採用証明書はハローワークで雇用保険の申請を行った際に手渡される「受給資格者のしおり」に同封されています。もし、紛失してしまった場合はハローワークや厚生労働省の「採用証明書」からダウンロードできるため、使用しましょう。
また、再就職手当について不安がある方は「再就職手当とは？必要書類はいつ・どこでもらえる？」もあわせて確認してみてください。
参照元
厚生労働省
トップページ

採用証明書を書いてもらえない場合はどうしたらいいでしょうか？

会社側の対応が遅れたり、書類を発行してもらえない場合は、早めにハローワークに相談しましょう。状況によっては提出が遅れても申請が受付処理される可能性があるため、ハローワークの担当者に事情を説明し、適切な対応を確認することが大切です。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

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