内定承諾の連絡は電話とメールどちらが良い？基本のマナーと例文をご紹介

内定承諾の意思を伝えたいものの、電話ですべきか、メールでも良いのか迷う方は多いようです。悩んでいるうちに「内定取り消し」をされてしまうことも考えられます。知らずにマナー違反をしてしまう前に、本コラムで内定承諾意思を伝える際のポイントを押さえておきましょう。電話やメールでの具体的な対応例のほか、お礼状の例文もまとめていますので、ぜひ就活の参考にしてください。

内定承諾の返事は、電話とメールどちらが良い？

就活の選考結果が、電話やメール、郵送などどのような連絡方法で伝えられるのかは、企業によって異なります。企業によっては、面接時に通達があることも。
第一志望の企業からの内定通知は即返答できても、そうでない場合、ほかの企業の結果を把握してから返事をしたいと思う方も多くいます。
もし企業に返事を待ってもらったあと、改めて内定承諾をしたい場合はどうすれば良いのでしょうか。

結論を述べると、「必ず電話で対応したほうがいい」「電話もメールも入れるべき」「内定通知がメールで来た場合はメールで返したほうがいい」など、企業によって考え方はさまざまです。
あらかじめ連絡方法について聞いておくのが無難ですが、もし事前に分からない場合は基本的に気持ちが伝わる「電話」が良いといわれています。
さらに、承諾したことが形に残る「メール」を合わせると、より良い印象を残せるでしょう。

採用担当者が不在で電話に出られなかった場合

採用担当者が不在で電話がつながらなかった場合は、その日のうちにメールを送信してください。
電話で連絡をしたがつながらなかった旨と内定承諾することを書き、一報いれておけば大丈夫です。
誠意が伝わるよう、感謝の気持ちを簡潔に伝えるようにしましょう。

ただし、企業から選考結果がメールや郵送で送られてきていたり、「メールで」「郵送で」という風に連絡方法の指示があったりする場合は、その内容に従ってください。

遅くても1週間以内には内定承諾の返事をする

内定承諾時に気をつけるポイントは、なるべく通知が来た日から遅くても1週間以内に返事をすることと、内定通知が郵送で来た際には、お礼状を添えることです。
回答期限内に返答をしなければ内定取り消しになる可能性もありますから、早めに連絡できるよう「第一志望以外の企業から先に内定をもらった場合」についてよく検討しておくと良いでしょう。

電話・メール・お礼状、それぞれの対応方法については下記でご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

電話をかける際のマナー

電話対応に不備があると、入社後の印象を悪くしてしまうことも。こちらで電話をする際の注意点を確認しておきましょう。

かける時間帯を考える

始業開始直後と就業間際は、企業が忙しい時間帯。ランチタイムも人手が少なくなっており、対応できる人員が限られています。採用担当者につながらない可能性も高くなるでしょう。
一般的に電話をかける時間は、10時～11時30分または14時～17時の間にかけると良いといわれています。
前者は、朝礼や打ち合わせなど朝の準備を一通り終えた後の時間であり、後者は社員が昼休憩から戻ってきて電話がつながりやすい時間帯であるためです。

静かな場所でかける

携帯電話やスマートフォンが普及したことで、いつでもどこからでも電話ができるようになりました。
しかし、「結論が出たから、今すぐ連絡してしまおう」と外から電話をかけるのは要注意。
外は人の話し声や車・バイク・電車などの音があり、相手が電話口の声を聞き取るのが難しくなってしまう場合もあるからです。
そもそも場所や人によっては、それらの音を不快に感じることもあるので、人や交通量の少ない静かな場所、できれば自宅からかけましょう。

電池・電波状況に注意する

携帯電話やスマートフォンは、簡単に電話をかけられる便利なツールです。しかし、静かな場所からかけても「電波が悪くて声が聞こえない」「途中で電池が切れてしまった」というトラブルもあります。
事前に電池残量と電波状況は確認しておきましょう。

メモを用意する

必ずしも、電話口で内定承諾の意を伝えたら終わりというわけではありません。採用担当者から必要な書類や手続など連絡事項を伝えられる場合もありますので、手元にはメモを用意しておきましょう。

内定承諾の電話対応例

内定承諾を電話でする際は、まずは名前と内定連絡があった日を述べ、感謝の意と入社意思を簡潔に伝えるのがポイントです。
詳しくは下記の電話対応例を参考にしてください。

～内定承諾電話の対応例～
会社：「お電話ありがとうございます。◯◯（会社名）、◯◯（電話を取った職員名）が承ります」
あなた：「わたくし、◯◯（名前）と申します。◯月◯日に内定をいただきました件でご連絡いたしました。人事部の◯◯さまをお願いできますでしょうか？」
会社：「少々お待ちくださいませ」
あなた：「よろしくお願いいたします」
（保留の音楽）
採用担当者：「お電話代わりました、◯◯です」
あなた：「お世話になっております、◯月◯日に内定をいただきました◯◯（名前）です」
採用担当者：「お久しぶりです」
あなた：「本日は、ぜひ御社で働かせていただきたい旨をお伝えしようと思いご連絡いたしました。頑張っていきたいと思いますので、今後ともぜひご指導のほど、よろしくお願いいたします。取り急ぎ内定承諾のご連絡と、お礼をご連絡いたしました」
採用担当者：「ご連絡ありがとうございます。ぜひよろしくお願いします」
あなた：「こちらこそよろしくお願いします。お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします」

電話が苦手な方は特に緊張してしまうでしょう。「名前を名乗るのは当然」と思っていても、いざ電話をかけると頭が真っ白になってしまう方も多くいます。
しかし、内定承諾の電話は双方にとって喜ばしい内容のはず。落ち着いて、例文を参照しながら気持ちを伝えましょう。

内定承諾メールのポイント

前項までは電話でのマナーやポイントをご紹介してきました。ここでは、メールにおける伝え方についてもしっかり学んでおきましょう。

件名で内容が分かるようにする

ビジネスシーンでは、採用に関する内容以外にも多くのメールが飛び交います。
件名は、本文を見なくても分かるよう「内定承諾のご連絡」や「Re:選考結果のご連絡」のように書きましょう。
内定通知がメールで来たのであれば、それに返信する形で送ってください。「Re：」や元となるメール内容は残したままの方が相手も分かりやすく、スムーズに手続きを進められます。

本文も簡潔に書く

本文も長文だと分かりづらく、相手の貴重な時間を割いてしまうことになります。
本文は、簡単な挨拶、名前、内定承諾の意、感謝の気持ち、署名のみで大丈夫です。

誤字脱字や内容の確認をする

送信前には誤字や脱字がないか、内容が間違っていないかを確認しましょう。
特に署名は自分が普段使い慣れている連絡先であることから、小さなミスを見落としがち。しっかり見直してから送信してください。

メールの例文

こちらでは、前項のポイントを踏まえて例文をご紹介します。

～内定承諾のメール例文～
【件名】Re：選考結果のお知らせ
【本文】
株式会社◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様

お世話になっております。
貴社より内定の通知を頂きました◯◯ ◯◯（フルネーム）です。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
入社後は、貴社の発展に貢献できるよう一生懸命頑張りたいと思います。

それでは、今後ともよろしくお願いいたします。

〒000ー0000
◯◯県〇〇市〇〇町◯丁目◯番◯号
携帯：090-0000-0000
mail：×××＠×××.jp

内定承諾書には添え状を

内定通知が郵送で届いた場合は、お礼状を添えて内定承諾書を送付します。
お礼状は義務ではないものの、感謝の気持ちを表す意味でも送付するのがおすすめです。

～お礼状の例文～

令和◯◯年◯◯月◯◯日
株式会社◯◯
人事部◯◯ ◯◯様
◯◯県◯◯市◯◯町◯丁目◯番◯号

拝啓

時下、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございます。
また、先日の面接の際にはお時間をいただきましたこと、感謝申し上げます。
来春からは、貴社の発展に貢献すべくますます精進する次第です。
未熟な私ですが、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展ご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。

敬具

お礼状はパソコンで作成しても問題ありません。しかし、IT業界や外資系企業などを除けば、手書きの方が気持ちが伝わりやすいと評価されているようです。
履歴書や職務経歴書などと同様、間違えた際は修正液やテープを使わず、最初から書き直してください。

内定承諾の連絡はゴールではなく、あなたがこれから社会人として立派に活躍するためのスタートです。
マナーを守り、誠意ある対応を目指してください。

企業ごとに、適切な連絡方法やタイミングは異なります。自分で見極めるのが難しいと感じるなら、プロの手を借りてみるのがおすすめです。
ハタラクティブでは、就活に関するトータルサポートを行います。ぜひご相談ください。