内定承諾の連絡はメールと電話どちらが良い？基本のマナーと例文をご紹介

内定承諾の意思をメールで伝えても良いか迷う方は多いようです。回答期限が設けられている場合、返答が遅れてしまうと「内定取り消し」をされてしまう恐れも。回答を待たせることがないよう、第一志望以外の企業から内定をもらった場合の対応を事前に考えておきましょう。このコラムでは、内定承諾の連絡を電話やメールでするときのポイントや会話・文面例をご紹介。また、郵送でお礼状を送る場合の作成例もまとめています。

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内定承諾の返事は電話とメールどちらが良い？

内定承諾の連絡方法は、「必ず電話で対応したほうが良い」「電話もメールも連絡を入れるべき」「内定通知がメールで来た場合はメールで返したほうが良い」など、企業によって考え方はさまざまです。あらかじめ連絡方法について聞いておくのが無難ですが、分からない場合は基本的に気持ちが伝わりやすい「電話」が良いといわれています。さらに、承諾したことが形に残る「メール」を合わせて送ると、より良い印象を残せるでしょう。ただし、企業から「メールで」「郵送で」という風に連絡方法の指示がある場合は、その内容に従います。

電話をかける際のマナー

電話対応に不備があると、入社後の印象を悪くしてしまう恐れがあります。以下で、電話をする際の注意点をまとめているので確認しておきましょう。

かける時間帯を考える

始業開始直後と就業間際は、企業が忙しい時間帯といえます。ランチタイムも人手が少なく対応できる人員が限られている可能性があるほか、場合によっては採用担当者が不在のことも。そのため、電話をかける時間は、朝礼や打ち合わせなど朝の準備を一通り終えたあとの10時～11時30分、またはランチタイム後の14時～17時の間がおすすめです。企業へ電話をかける時間帯については、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムでも解説しているので参考にしてください。

静かな場所でかける

外出先で内定承諾の電話をかける際は注意が必要です。外は人の話し声や車、バイク、電車などの騒音があることが多く、相手が電話口の声を聞き取りづらくなってしまう可能性があります。音の程度によっては相手に不快な思いをさせてしまう恐れもあるため、内定承諾の連絡を電話でする場合は、できるだけ自宅からかけましょう。難しい場合は、人や交通量の少ない静かな場所を選ぶことが大切です。

電池・電波状況に注意する

携帯電話やスマートフォンは、簡単に電話をかけられる便利なツールです。しかし、「電波が悪くて声が聞こえない」「途中で電池が切れてしまった」というトラブルも考えられます。企業へ電話する際は、事前に電池残量と電波状況を確認しておきましょう。

メモを用意する

必ずしも、電話口で内定承諾の意を伝えたら終わりとは限りません。その場で採用担当者から必要な書類や手続きなどの連絡事項を伝えられる可能性もあるため、手元にメモを用意しておきましょう。

内定承諾の電話で連絡する場合の会話例

内定承諾を電話でする際は、まずは名前と内定連絡があった日を述べ、感謝と入社意思を簡潔に伝えるのがポイントです。以下で、電話で連絡する場合の会話例を紹介するので参考にしてください。

＜電話での会話例＞
会社：「お電話ありがとうございます。◯◯（会社名）、◯◯（電話を取った職員名）が承ります」
自分：「わたくし、◯◯（名前）と申します。◯月◯日に内定をいただきました件でご連絡いたしました。人事部の◯◯さまをお願いできますでしょうか？」
会社：「少々お待ちくださいませ」
自分：「よろしくお願いいたします」
（保留の音楽）
採用担当者：「お電話代わりました、◯◯です」
自分：「お世話になっております、◯月◯日に内定をいただきました◯◯（名前）です」
採用担当者：「お久しぶりです」
自分：「本日は、ぜひ御社で働かせていただきたい旨をお伝えしようと思いご連絡いたしました。頑張っていきたいと思いますので、今後ともぜひご指導のほど、よろしくお願いいたします。取り急ぎ内定承諾のご連絡と、お礼をご連絡いたしました」
採用担当者：「ご連絡ありがとうございます。ぜひよろしくお願いします」
自分：「こちらこそよろしくお願いします。お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします」

内定承諾を電話で連絡する場合、基本的に上記のようなやりとりが想定されます。また、企業によっては、そのまま入社手続きなどの説明を受けることもあるでしょう。電話が苦手な方の中には、緊張のあまり最初に自分の名前を伝え忘れてしまう方もいるようです。内定承諾の電話は自分にとっても企業側にとっても喜ばしい内容のはず。電話での会話が苦手な場合も落ち着いて、会話例を参照しながら感謝の気持ちを伝えましょう。

内定承諾をメールで連絡する際のポイント

内定承諾をメールで連絡する場合は、以下のような点を意識すると良いでしょう。

件名だけで内容が分かるようにする

採用担当者は、応募者だけでなく、社内外の多くの人とメールのやりとりをしている可能性があります。そのため、件名は、本文を見なくても分かるよう「内定承諾のご連絡」と書きましょう。もし、事前に内定通知がメールで来ている場合は、それに返信する形で件名を「Re:選考結果のご連絡」とします。さらに、元となる選考結果の連絡メールの文面は残したままにすれば、相手が状況を理解しやすく、スムーズに手続きを進められるでしょう。

本文は簡潔に書く

メールの文章が長文だと分かりづらく、相手の貴重な時間を割いてしまうことになります。本文は、「簡単な挨拶」「名前」「内定承諾の意」「感謝の気持ち」を簡潔にまとめ、最後に署名を書きます。「署名の書き方が分からない」という場合は、「面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」をチェックしてみてください。

誤字脱字や内容の確認をする

メールの文面を作成したら、送信前に「誤字や脱字がないか」「内容が間違っていないか」を確認しましょう。特に、署名は自分が普段使い慣れている連絡先であることから、小さなミスを見落としがち。しっかり見直してから送信するようにしましょう。

内定承諾をメールで連絡する場合の例文

内定承諾をメールで連絡する場合は、以下の例文を参考にしてみてください。

＜内定承諾のメール例文＞
【件名】Re：選考結果のお知らせ
【本文】
株式会社◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様

お世話になっております。
貴社より内定の通知を頂きました◯◯ ◯◯（フルネーム）です。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
入社後は、貴社の発展に貢献できるよう一生懸命頑張りたいと思います。

それでは、今後ともよろしくお願いいたします。

〒000ー0000

◯県〇〇市〇〇町◯丁目◯番◯号

携帯：090-0000-0000
mail：×××＠×××.jp

内定承諾書を郵送する場合は添え状を書こう

内定通知が郵送で届いた場合は、お礼状を添えて内定承諾書を送付します。お礼状は義務ではないものの、感謝の気持ちを表す意味でも送付するのがおすすめです。

＜お礼状の例文＞
令和◯◯年◯◯月◯◯日
株式会社◯◯
人事部◯◯ ◯◯様

◯県◯◯市◯◯町◯丁目◯番◯号

拝啓

時下、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございます。
また、先日の面接の際にはお時間をいただきましたこと、感謝申し上げます。
来春からは、貴社の発展に貢献すべくますます精進する次第です。
未熟な私ですが、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展ご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。

敬具

お礼状はパソコンで作成しても問題ありません。しかし、IT業界や外資系企業などを除けば、手書きの方が気持ちが伝わりやすいとされているようです。また、書き間違えた場合は、履歴書や職務経歴書などと同様、修正液やテープを使わず、最初から書き直しましょう。

内定承諾の連絡はゴールではなく、これから社会人として活躍するためのスタートです。社会人としてのマナーを守り、誠意ある対応を目指しましょう。前述のとおり、内定承諾する場合の連絡方法やタイミングは企業ごとに異なります。自分で見極めるのが難しいと感じるなら、プロの手を借りてみるのがおすすめです。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

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