内定承諾の連絡をメールで行う方法は？基本のマナーや例文をご紹介
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内定承諾のメールでは、「選考結果へのお礼」「内定承諾の意思」「抱負」を伝える
「内定承諾をメールで行う方法は？」と悩む人もいるでしょう。一般的に内定承諾の連絡は電話が望ましいですが、企業の連絡方法にあわせてメールで返信しても失礼には当たりません。回答期限内に速やかに返信しましょう。
このコラムでは、内定承諾の連絡をメールで行う方法や例文をご紹介します。電話で連絡する際のポイントや、郵送で内定承諾書を送るときに添えるお礼状の作成例もまとめたので、参考にしてみてください。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
内定承諾とは何のこと？
内定承諾とは、内定通知をもらった企業に入社の意思を伝えることです。複数の企業の選考を受けていたとしても、内定承諾を出せば入社する企業を決定することになるため、就職活動は終了となります。そのため、よく検討して返答をする必要があるでしょう。
内定承諾では感謝を伝える
内定承諾の連絡では、選考に対するお礼や内定を承諾することをはっきりと伝えます。伝えたいことを簡潔にまとめましょう。メールに盛り込む基本的な内容は、以下のとおりです。
選考結果に対する感謝を伝える
採用選考の結果に対してお礼を伝えましょう。内定を出してもらったことや、選考に対応してもらった感謝の気持ちを伝えます。長文にする必要はないので、簡潔にまとめましょう。
内定承諾を伝える
内定を承諾することをはっきりと伝えます。あいまいな言い方では、採用担当者が迷ってしまうことも。トラブルを防ぐためにも、「内定をお受けいたします」と明確に意思表示しましょう。
内定承諾で入社への意気込みを伝えるのもおすすめ
本文の最後に、入社への意気込みを簡潔に伝えます。面接のように詳しく伝える必要はありません。「入社後は、貴社の発展に貢献できるよう一生懸命頑張ります」などシンプルな文面で良いでしょう。
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内定承諾をメールで連絡する際のマナー
メールで内定承諾する際は、意思表示の期限や基本的な就活のマナーに気をつけましょう。内定をもらったら、できるだけ早めに意思表示をする必要があります。最後までマナーを守って対応しましょう。
遅くても1週間以内には返事をする
通知が来た日から遅くても1週間以内に返事をしましょう。回答期限が設けられている場合は、期限内に返答をしなければ内定取り消しになる可能性もあり、注意が必要です。
内定承諾を待ってもらいたい場合については以下のコラムでまとめているので、あわせてご覧ください。
すぐ返事ができない場合も連絡しておく
「同時に選考が進んでいる企業の結果待ちをしている」「少し検討してから返信したい」などの理由ですぐに返事ができない場合は、状況を連絡しておくと良いでしょう。期限内に返信できれば良いと考えて、期限ぎりぎりに対応するのは印象が良くありません。入社人数を把握するため、企業は内定を承諾してもらえるかどうか動向を気にしているものです。そのため、できる限り早めに連絡しましょう。
就活のメールのマナーを守る
内定承諾のメール連絡を行う際は、ビジネスマナーを守って返信しましょう。内定をもらえたことで気が緩んでしまうことのないよう注意が必要です。社会人としてもビジネスマナーは必須のため、最後まで気を抜かずに対応しましょう。
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内定承諾をメールで連絡する際のポイント
内定承諾をメールで連絡する場合は、以下のような点を意識すると良いでしょう。内定承諾をメールで行うポイントをまとめたので、確認してみてください。
件名は変更せずに返信する
メールの件名は、変更せずに返信するのがおすすめです。内定の連絡があったメールに返信することで、採用担当者が今までのやりとりを把握しやすくなります。担当者は、日々多くのメールを確認しているため、自分の送信ログから関連するメールを探し出すのは時間がかかるでしょう。そのため、内定承諾のメールは、受け取ったメールをそのまま返信し、件名も変更せずに「Re：企業からの件名」で送ります。
本文は簡潔に読みやすい文章で書く
メールの本文は簡潔に、読みやすい文章でまとめましょう。メールの文章が長文だと分かりづらく、相手の貴重な時間を使ってしまうことになります。本文は、「簡単な挨拶や名前」「感謝の気持ち」「内定承諾の意」「抱負」など必要な要素を簡潔にまとめ、最後に署名を書きましょう。
署名の書き方が分からない人は、以下のコラムをチェックしてみてください。
誤字脱字や内容の確認をする
メールの文面を作成したら、送信前に「誤字や脱字がないか」「内容が間違っていないか」を確認しましょう。誤字があると読みにくいだけでなく、「重要なメールも確認不足のまま送ってしまう人」として印象が悪くなる可能性も。しっかり見直してから送信するようにしましょう。
面接日や名前を忘れずに書く
誰からのメールかすぐに分かるように、面接日や名前を忘れずに記入します。名前だけだと採用担当者がすぐに分からない場合があるため、「△日に面接していただいた△△です」と記入すると伝わりやすいでしょう。
内定承諾をメールで連絡する場合の例文
内定承諾をメールで連絡する場合の例文を紹介します。メールでの連絡を考えている人は、以下を参考にしてみてください。
内定承諾メールの例文
特に質問などはなく、内定を承諾することを伝える例文は以下のとおりです。
＜内定承諾のメール例文＞
【件名】Re：選考結果のお知らせ
【本文】
株式会社△△
人事部 △△ △△様
お世話になっております。
貴社より内定の通知をいただきました△△ △△（フルネーム）です。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
入社後は、貴社の発展に貢献できるよう一生懸命頑張りたいと思います。
前述のとおり、内定へのお礼と承諾する旨、今後への抱負を簡潔にまとめます。
内定承諾する前に質問をしたい場合の例文
企業に質問してから内定を承諾したい場合は、以下の例文を参考にしてみてください。
＜内定承諾前に質問をしたい場合のメール例文＞
【件名】Re：選考結果のお知らせ
【本文】
株式会社△△
人事部 △△ △△様
お世話になっております。
貴社より内定の通知をいただきました△△ △△（フルネーム）です。
この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
とても嬉しく、前向きに内定を承諾させていただこうと考えております。
つきましては、一点お願いがございます。
正式なお返事の前に、具体的な労働条件について書面でご提示いただくことは可能でしょうか？
お忙しいなか申し訳ありませんが、ご返信お待ちしております。
質問のみで返信するのではなく、内定のお礼や内定を前向きに考えていることもあわせて伝えましょう。
内定承諾メールを送る前に確認すること
内定の承諾メールを送る前に、労働条件や他社の選考状況をよく確認しましょう。内定の連絡が来た嬉しさで、よく考えずにすぐ返信するのはおすすめしません。
以下で、内定承諾メールを送る前に確認することをまとめたので、参考にしてみてください。
労働条件や入社日を確認する
内定を承諾する前に、就業時間や雇用形態、就業場所などの労働条件をよく確認しましょう。承諾してから、「こんなはずではなかった」とトラブルにならないようにするためです。雇用契約書が確認できれば、働く際のイメージがより明確になるでしょう。転職の場合は、入社日に不都合がないかどうか必ず確認が必要です。
準備しておくことを確認する
入社までに準備しておくことを確認しておきましょう。源泉徴収票や住民票記載事項証明書など、書類が必要になる場合があります。確認して疑問点や不明点があれば、内定承諾の際に一緒に質問すると良いでしょう。
ほかの選考状況を確認する
他社の選考も受けている場合は、別の企業の選考状況も確認してみてください。面接が進んでいる企業がある場合、比較検討してから承諾する企業を選びたいこともあるでしょう。内定の承諾には期限があります。それまでに、スケジュールの確認や気持ちの整理をして返事をしましょう。
聞いておきたいことがないか確認する
入社前に聞いておきたいことがないか、もう一度確認しておくことをおすすめします。転勤や残業の有無など、選考時には聞きにくかったこともあるでしょう。内定が出たあとなので、余ほどのことがなければ内定を取り消されることはありません。聞きづらかった疑問は、このタイミングで解消しておきましょう。
内定承諾はメールと電話どちらが良い？
内定承諾の連絡をメールと電話どちらで行うか悩んだ場合は、相手の企業の連絡方法に合わせて決めると良いでしょう。以下で承諾の連絡方法について解説するので、メールと電話で迷っている人は参考にしてみてください。
企業に合わせて連絡方法を決める
連絡方法に迷ったときは、企業の連絡方法に合わせて決めるのも一つの方法です。一般的には電話を使って内定承諾の連絡をする場合が多いようですが、メールで内定の連絡を受けた場合は、そのままメールで返信をしても失礼にはならないでしょう。ただし、質問したいことがある場合は電話で連絡するのがおすすめです。
エージェント経由で連絡する場合も
就職・転職エージェントを利用している場合は、担当者からエージェント経由で連絡してもらいましょう。就職・転職エージェントは求人紹介だけではなく、入社準備までサポートを行うのが一般的です。企業への連絡の窓口となってくれるでしょう。
内定承諾をメールではなく電話で行う場合のマナー
内定承諾を電話で行う場合は、かける時間帯や場所に注意しましょう。電話対応に不備があると、入社後の印象を悪くしてしまう恐れがあります。
以下で、電話をする際の注意点をまとめているので確認しておきましょう。
かける時間帯を考える
電話をかける際は時間帯に注意しましょう。始業開始直後と就業間際は、企業が忙しい時間帯といえます。ランチタイムも人手が少なく対応できる人員が限られている可能性があるほか、場合によっては採用担当者が不在のことも。そのため、電話をかける時間は、朝礼や打ち合わせなど朝の準備をひととおり終えたあとの10時〜11時30分、またはランチタイム後の14時〜17時の間がおすすめです。
企業へ電話をかける時間帯については、以下のコラムでも解説しているので参考にしてください。
静かな場所でかける
内定承諾の連絡を電話でする際は、できるだけ静かな場所でかけるようにしましょう。外出先で内定承諾の電話をかける場合は人の話し声や車、バイク、電車などの騒音があることが多く、相手が電話口の声を聞き取りづらくなってしまう可能性があります。音の程度によっては相手に不快な思いをさせてしまう恐れもあるため、人や交通量の少ない静かな場所を選ぶことが大切です。可能なら、自宅からかけましょう。
電池・電波状況に注意する
企業へ電話する際は、事前に電池残量と電波状況を確認しておきましょう。携帯電話やスマートフォンは、簡単に電話をかけられる便利なツールです。しかし、「電波が悪くて声が聞こえない」「途中で電池が切れてしまった」というトラブルも考えられます。スムーズに連絡が行えるように、電話の状態を確認してからかけましょう。
メモを用意する
電話をする際にはメモを用意してからかけると良いでしょう。必ずしも、電話口で内定承諾の意を伝えたら終わりとは限りません。その場で採用担当者から必要な書類や手続きなどの連絡事項を伝えられる可能性もあるため、手元にメモと筆記用具を用意しておきましょう。
採用担当者が不在だった場合の対処法
内定承諾の電話をしたものの、採用担当者が不在で直接話せなかった場合は、その日のうちにメールを送信しておきましょう。メールには、電話で連絡をしたがつながらなかった旨と内定を承諾する旨を書きます。メールでは誠意が伝わるよう、感謝の気持ちを簡潔に伝えるようにしましょう。
内定承諾を電話で連絡する場合の会話例
内定承諾を電話でする際は、まずは名前と内定連絡があった日を述べ、感謝と入社意思を簡潔に伝えるのがポイントです。以下で、電話で連絡する場合の会話例を紹介するので参考にしてください。
＜電話での会話例＞
会社：「お電話ありがとうございます。△△（会社名）、△△（電話を取った職員名）が承ります」
自分：「わたくし、△△（名前）と申します。△月△日に内定をいただきました件でご連絡いたしました。人事部の△△さまをお願いできますでしょうか？」
会社：「少々お待ちくださいませ」
自分：「よろしくお願いいたします」
（保留の音楽）
採用担当者：「お電話代わりました、△△です」
自分：「お世話になっております、△月△日に内定をいただきました△△（名前）です」
採用担当者：「お久しぶりです」
自分：「本日は、ぜひ御社で働かせていただきたい旨をお伝えしようと思いご連絡いたしました。頑張っていきたいと思いますので、今後ともぜひご指導のほど、よろしくお願いいたします。取り急ぎ内定承諾のご連絡と、お礼をご連絡いたしました」
採用担当者：「ご連絡ありがとうございます。ぜひよろしくお願いします」
自分：「こちらこそよろしくお願いします。お忙しいなかご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします」
内定承諾を電話で連絡する場合、基本的に上記のようなやりとりが想定されます。また、企業によっては、そのまま入社手続きなどの説明を受けることもあるでしょう。電話が苦手な人の中には、緊張のあまり最初に自分の名前を伝え忘れてしまう人もいるようです。内定承諾の電話は自分にとっても企業側にとっても喜ばしい内容のはず。電話での会話が苦手な場合も落ち着いて、会話例を参照しながら感謝の気持ちを伝えましょう。
内定承諾書を郵送する場合は添え状を書こう
内定通知が郵送で届いた場合は、お礼状を添えて内定承諾書を送付します。お礼状は義務ではないものの、感謝の気持ちを表す意味でも送付するのがおすすめです。
＜お礼状の例文＞
令和△△年△△月△△日
株式会社△△
人事部△△ △△様
時下、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございます。
また、先日の面接の際にはお時間をいただきましたこと、感謝申し上げます。
来春からは、貴社の発展に貢献すべくますます精進する次第です。
未熟な私ですが、ご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展ご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。
お礼状はパソコンで作成しても問題ありません。しかし、手書きのほうが気持ちが伝わりやすいとされているようです。書き間違えた場合は、履歴書や職務経歴書などと同様、修正液やテープを使わず最初から書き直しましょう。
内定承諾の連絡は、社会人としてのマナーを守り、誠意ある対応を目指しましょう。前述のとおり、内定承諾する場合の連絡方法やタイミングは企業ごとに異なります。自分で見極めるのが難しいと感じるなら、プロのサポートを受けるのがおすすめです。
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内定承諾メールに関するQ＆A
内定承諾メールに関するよくある質問にQ＆A方式で回答します。
送信したメールアドレスに間違いがないかよく確認してみましょう。よく似たアルファベットの場合、入力ミスをして送信されていない場合があります。アドレスが合っているのに何日も返信が来ない場合は、電話で確認したほうが良いでしょう。
企業に送信するメールのマナーは以下のコラムで紹介しています。こちらもご一読ください。
電話で内定承諾したあと、メールも送ったほうが良い？
電話で内定承諾の連絡を行った場合は、メールもあわせて送る必要はありません。なお、伝え忘れたことや聞きそびれたことがあって、メールを送るのは問題ありません。
内定承諾の連絡方法については、以下のコラムでも解説しているので、参考にしてみてください。
基本的には他社の選考結果を待つために内定承諾を保留にするのは、あまり歓迎されません。どうしても待ってもらいたい場合は、内定のお礼と待ってほしい理由、どのくらい待ってほしいのかを伝えましょう。
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