内定への返事の仕方とは？保留や辞退をするときのマナーとは

内定をもらったものの、いつまでに返事をすれば良いのか分からなくて悩んでいませんか？内定の承諾を保留にするのは可能ですが、企業に失礼がないようにタイミングやマナーを守って返事をするのが重要です。また、辞退をするときは早めに連絡するのが良いでしょう。このコラムでは、内定への返事のマナーや、保留や辞退をするときの伝え方を解説します。

内定の返事はいつまでにするのがマナー？

内定の返事は早ければ早いほど良いですが、最低でも5日～7日以内に返すのが一般的とされています。内定通知に返答期限が記載されていることがほとんどで、期限内であれば内定の承諾を検討するのは問題ありません。企業が返答までに数日の猶予を設けているのは、しっかり考えて承諾して欲しいという思いがあるからです。
内定をもらったら、条件や就業規則、企業理念などを再確認したうえで承諾するかどうかを決め、期日内に返事をしましょう。

返事の仕方で好印象なのは電話

内定の返事は企業に合わせて良いとされることが多く、企業がメールや郵送で内定通知を送ってきた場合は、メールで返事をしてもマナー違反ではありません。しかし、より気持ちが伝わる電話のほうが好印象といわれています。

電話が好印象な理由

電話が好印象といわれる主な理由は以下の4点です。

1.相手に確実に伝わる
2.自分の言葉で感謝の気持ちを伝えられる
3.誠意のアピールになる
4.丁寧な印象

電話は相手と直接話せるため、感謝の気持ちや入社意欲が伝わりやすいでしょう。ビジネスにおいても、大事な場面ではメールではなく電話をかけることがあります。電話で返事をすることで、内定通知を「大事なこと」だと受け止めている姿勢を伝えることにもなるので、ぜひ電話で内定の返事を返しましょう。
電話をかけるときは、忙しい時間帯は避けるのがマナー。始業直後や夕方を避けて11時頃や14時頃が良いといわれています。

＜話し方の例＞
お世話になっております。
内定の連絡をいただいた〇〇と申します。
人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？

この度は、内定を頂き、誠にありがとうございます。
ぜひ内定を受けたいと思い、電話いたしました。
入社後は一日も早く力になれるよう努力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。

メールや郵送にはメールで返事をしても良い

前述のとおり、内定通知がメールや郵送で送られてきた場合は、メールで返事をしても問題ありません。ただし、電話のほうが好印象であることは念頭に置いておきましょう。また、電話をしたものの、先方が不在だった場合は以下のようにメールでその旨を伝えるのが一般的です。

＜書き方の例＞
お世話になっております。
採用選考を受けている〇〇と申します。
先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社の内定をお受けしたいと思います。
入社後は一日も早く力になれるよう努力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。

手紙で返事をするのはマナー違反

手紙で内定の連絡を受けた場合は、電話かメールで返事をしましょう。
内定通知を郵送のみで知らせる企業もあります。ただし、郵送で連絡を受けても、手紙で返事をするのはマナー違反です。手紙は相手に届くまで時間がかかるため、少しでも早く返事が欲しい企業にとって配慮不足と思われかねません。

内定を保留する場合は伝え方に注意しよう

転職の場合は、現職での引き継ぎや退職交渉などで期日までに返事ができないことがあるでしょう。また、併願して他社の選考を受けている場合、他社の選考結果を待ってから返事をしたいというケースも考えられます。
そのようなときは、返事が遅れることを早めに先方に伝えましょう。
保留の意志は期日直前になって連絡するのではなく、早めに伝えるのがマナーです。

正直に理由を伝える

「他社の選考結果を待っている」「現職に残るか迷っている」などの理由は伝えると失礼なのではと悩む人が多いようですが、正直に伝えて問題ありません。就職・転職は人生を左右する大事なことなので、複数の選択肢を比較検討して悩むのは当然だと理解している企業が多いからです。
詳しくは、次の項で解説します。

保留の期限を伝える

保留の期限は自分で決めて交渉するのがマナーです。「回答を◯日までお待ちいただけますでしょうか」と期日を決めて、お伺いを立てましょう。
期日の延長は1週間～10日以内が一般的。延長期間があまりにも長いと、企業の採用計画に影響を及ぼすため、期日の設定には配慮が必要です。
具体的な期日を決めず、「検討するのでお待ちください」などの一方的な伝え方はマナー違反。相手への配慮が足りないとマイナス印象を抱かれてしまうので注意しましょう。

延長は1回限りにする

回答期限を延長できるのは、基本的に1回限りです。何度も延長するのは失礼にあたるだけでなく、入社意欲が低いと見なされる可能性があります。場合によっては、内定が取り消しになることも考えられますので、何度も延長するのはやめましょう。

理由別の内定保留の伝え方

この項では、内定保留の伝え方を理由別に解説します。

他社と比較して迷っている場合

前述のとおり、他社の選考結果を待っているため内定を保留したい場合は、正直に伝えましょう。社名や志望順位まで言う必要はありませんが、複数の選考を受けていることは伝えても問題ありません。企業側も、迷いながら入社して早期退職になるより、後悔のないように検討し、納得したうえで入社して欲しいと考えていることがほとんどでしょう。連絡する際には「内定をくれたことに感謝している」「すぐに返事ができずに申し訳ないと思っている」といった旨を伝えるのがポイントです。

＜例文＞
この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
入社について、他社の選考結果も踏まえてお返事したいと思っております。
大変申し訳ございませんが、◯月◯日まで返答をお待ちいただくことは可能でしょうか。

私の都合で恐縮ですが、ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします。

不安要素があり入社を迷っている場合

応募先企業に対して不安や疑問がある場合、どのようなことで悩んでいるのかを正直に伝えましょう。企業によっては詳しく説明してくれたり、職場見学の機会を作ってくれたりと、悩みを解消するために対応してくれる場合があります。

＜例文＞
この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
貴社で働きたいという気持ちは強いのですが、懸念点があり、返答に迷っております。
私の営業力を認めて採用してくださったということですが、面接でお話したように、将来は販促や企画の仕事に携わりたいと考えております。
営業職として入社した後、希望の仕事につながるようなキャリアプランがあるのか、もう少し詳しい情報をいただけますと幸いに存じます。

改めて検討し、◯月◯日までに回答したいと思いますが、お待ちいただくことは可能でしょうか。
私の都合で恐縮ですが、ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします。

現在の会社と比較して迷っている場合

現在の会社に留まるかどうかを迷っている場合は、迷っている理由を伝えましょう。配属先や担当業務について不安要素があるなら、応募先企業に相談すると改めて面談を設定してくれる可能性があります。詳しく話を聞くことで判断材料が増え、比較検討しやすくなるでしょう。

＜例文＞
この度は内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。
貴社で働きたいという気持ちは強いのですが、現職の仕事内容と比較して迷っている点があります。
現職では担当が細分化されておりますが、貴社では幅広く業務を担当すると伺いました。
私の専門分野以外の仕事をどのように担当していくのか、もう少し詳しい情報をいただけますと幸いに存じます。

改めて検討し、◯月◯日までに回答したいと思いますが、お待ちいただくことは可能でしょうか。
私の都合で恐縮ですが、ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします。

内定辞退はマナーを守って早めに連絡しよう

内定辞退は企業への感謝とお詫びの気持ちを込めて、誠意ある対応を心がけましょう。企業は時間とコストをかけて採用活動をしたり、他の最終選考者を不採用にしたりするなどのプロセスを経て内定を出しています。また、他社に入社後、内定を辞退した会社と仕事で関わる可能性もあります。「もう関係ない」と失礼な対応をするのはやめましょう。

内定辞退は承諾後でもできる

内定承諾の返事をすると、企業と内定承諾書を取り交わします。内定承諾書は双方が内定に合意したことを表す書類です。内定辞退は内定承諾書を取り交わす前にするのが一般的ですが、やむを得ない事情がある場合は、内定承諾後の辞退が可能です。
内定承諾書に法的な拘束力はないため、企業が内定辞退を拒否したとしても、辞退することができます。
ただし、選考を最初からやり直すなど、企業に多大な迷惑がかかることは覚えておきましょう。

辞退の連絡は電話でするのがマナー

内定辞退はメールではなく、電話でするのがマナーです。メールよりも電話のほうが、早く確実に相手に伝えられます。また、謝罪と感謝の気持ちを直接話したほうが誠意が伝わりやすいのも理由の一つ。自分を評価して内定を出してくれた企業へどのような対応をするかは、社会人としてのマナーを問われるところです。
前述のとおり、電話をかける際は始業直後や夕方などの多忙な時間帯を避けて、11時頃や14時頃を選びましょう。

＜伝え方の例＞
お世話になっております。
内定の連絡をいただいた〇〇と申します。
人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？

この度は、内定を頂き、誠にありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、今回の内定を辞退したいと思い、ご連絡いたしました。
大変悩みましたが、今後のキャリアプランを考えた結果、よりご縁を感じた他社への入社を決意した次第です。

御社には貴重なお時間を割いて頂き、感謝しております。
ありがとうございました。

辞退の理由は伝えなくても良いが聞かれる可能性もある

内定を辞退する理由は伝えなくても良いですが、担当者から聞かれる可能性はあります。電話をする前に、理由を説明できるように準備しておくのが無難です。「第一志望ではなかった」「もっと良い条件の会社に決めた」などの理由は失礼になるので避けましょう。「キャリアプランによりフィットする選択をした」「得意分野をより活かせる仕事を選んだ」など、現状ではなく今後の可能性に関するような理由なら、相手の心象を悪くせずに済みます。

転職活動で悩んでいるなら、転職エージェントを利用するのがおすすめです。ハタラクティブは20代の第二新卒や既卒に特化したエージェント。内定の承諾に迷ったときも、専任の就活アドバイザーに相談できます。また、企業とのやり取りは就活アドバイザーが担当しますので、返事の仕方で悩むこともないでしょう。ぜひ、お気軽にカウンセリングにお越しください。