気まずいから苦手…を克服！採用辞退のルールとポイント

転職活動を頑張った結果、複数の企業に内定した経験のある方もいるのではないでしょうか。
しかし、入社できる企業は１つなので、そのほかの企業には採用を辞退することを伝えなければなりません。
「電話で言うのは気まずい…」という理由から、メールで済ませる方もいるようですが、正しい内定辞退の伝え方はご存知ですか？
当コラムは内定辞退のルールを解説し、トラブルを防ぐ辞退方法を知りたい方向けの内容となっています。

◆知っておきたい内定辞退のルール

複数の企業から内定を貰ったり、やむを得ない理由があったりと、内定を辞退しなければならないこともあるでしょう。
内定の辞退を伝えるにはルールが存在するので、確認しておくことをおすすめします。

【内定保留の返事は2～3日以内に】

内定の連絡を受けたけれど、ほかの選考結果や家族の同意などさまざまな理由から返事を待ってほしい…というケースもあると思います。
ほとんどの企業では内定の返事を保留してくれますが、2～3日以内には返事をするのがマナー。
企業は入社してくれる人を探しているため、辞退が決まれば次の採用候補者に内定の連絡をします。
内定辞退の返事が遅れてしまうと採用トラブルの元になる可能性があるため、早めに返事をすることが大切です。

【返事はメールより電話がベター】

内定の辞退を決めたら企業にその旨を連絡しますが、メールより電話で伝えるのが良いでしょう。
メールだと相手が読んだか分からないので、「相手にしっかりと辞退が伝わったか」確認できない可能性も。
電話であれば、相手と直接話せるので確実に辞退が伝わります。
また、メールは一方的になりやすいのに比べ、電話は誠意や謝罪をしっかりと伝えられるのがメリット。
相手が辞退に対して怒っていても、その場で怒りの原因を聞いて対応することができます。

辞退を電話で伝えるのは気まずい…と考える方も多いと思いますが、長い社会人生活の中で辞退した企業と縁があるかもしれません。
取引先になったり、提携して一緒に仕事をしたりする可能性も。
気まずいから、とメールで内定辞退の連絡を済ませてしまうと、辞退先と縁があったときに悪印象となる恐れもあるので得策とはいえないでしょう。

◆電話で内定辞退を伝える際のポイント

では、電話で内定辞退を伝えるとき、どのような点に注意したらいいのでしょうか。

採用担当者直通の電話番号を知っていれば直接電話をかけ、知らなければ代表番号から取り次いでもらいます。
採用担当者に繋がったら氏名を名乗り、「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を確認。
その後、内定を辞退する旨を伝えます。
「先日は内定のご通知をいただきありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」など、内定を貰ったことに対する感謝も合わせて伝えましょう。

さらに、「本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ございません」と、電話での辞退連絡を謝罪します。

電話で内定辞退を伝えると辞退理由を聞かれることが多いようですが、尋ねられない限りは自分から言う必要はありません。
聞かれた場合は、別の会社と縁を感じた、内定を貰った職種が自分の適性に合わないなど、相手が納得できる理由を伝えましょう。

内定辞退を承諾してもらったら「貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました」と、改めてお詫びをします。
最後に「それでは、お忙しいところ大変失礼いたしました」と会話を結び、相手が電話を切る音を聞いてから電話を切りましょう。

電話をする際は、出社や退社時、昼食時を避けるのもポイント。
前置きや理由が長くならないようにし、内定を辞退することをはっきりと簡潔に伝えることが大切です。

◆不安な方は転職エージェントを利用してみては？

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