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採用辞退を伝える方法とは？転職で円満に内定を断る方法を解説

採用辞退を伝える方法とは？転職で円満に内定を断る方法を解説

更新日2023/09/26

この記事のまとめ

採用辞退の連絡は、相手に確実に伝わる電話で行うのがマナー
電話をかける際には、結論から話して簡潔に採用辞退の意志を伝えよう
採用辞退の理由は、相手から聞かれない限りは答えなくて良い
採用辞退した企業とは仕事で縁があるかもしれないので、誠意のある伝え方を心がける

採用辞退の連絡について、電話とメールどちらですべきか、タイミングや伝え方を知らない方も多いのではないでしょうか。採用を辞退する際は、電話連絡が一般的ですが、そのほかにも基本的なマナーやルールがあります。このコラムでは、採用辞退のルールや連絡の流れ、例文などを解説。採用辞退をした企業とも仕事をする上で縁がある可能性があります。トラブルを防ぐためにも、正しい辞退方法を知っておきましょう。

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採用辞退のルールとは
電話で採用辞退を伝える流れと例文
電話で採用辞退を伝える際のポイント

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採用辞退のルールとは

転職活動中に複数の企業から内定を貰ったり、やむを得ない理由があったりなど、採用辞退をしなければならないこともあるでしょう。内定の辞退を伝えるにはルールが存在するので、確認しておくことをおすすめします。

内定保留の返事は2～3日以内に行う

「内定の連絡を受けたけれど、ほかの選考結果や家族の同意などさまざまな理由から返事を待ってほしい…」というケースもあるでしょう。ほとんどの企業では内定の返事を保留してくれますが、2～3日以内には返事をするのがマナーです。企業は入社してくれる人を探しているため、辞退が決まれば次の採用候補者に採用の連絡をします。採用辞退の返事が遅れてしまうと採用トラブルの元になる可能性があるため、早めに返事をすることが大切です。内定保留の依頼の仕方について知りたい方は「内定保留できる期間は1週間？電話やメールで印象を落とさず依頼するコツ」にて、詳しく解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

採用辞退はメールより電話がベター

採用辞退を決めたら、メールより電話で伝えるのが良いでしょう。メールだと担当者が読んだか分からないので、「相手にしっかりと辞退が伝わったか」確認できない可能性も。電話であれば、相手と直接話せるので確実に辞退の意志が伝わります。また、メールは一方的になりやすいのに比べ、電話は誠意や謝罪をしっかりと伝えられるのがメリット。相手が辞退に対して怒っていても、その場で怒りの原因を聞いて対応することができます。

「辞退を電話で伝えるのは気まずい」と考える方も多いでしょう。しかし、長い社会人生活の中で辞退した企業と取引先になったり、提携して一緒に仕事をしたりする可能性もあります。「気まずいから」とメールで内定辞退の連絡を済ませてしまうと、辞退先と縁があったときに悪印象となる恐れもあるので注意が必要です。

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電話で採用辞退を伝える流れと例文

以下では、採用辞退を伝えるときの流れやポイントを解説していきます。

電話で相手の都合を確認

採用担当者直通の電話番号を知っていれば直接電話をかけ、知らなければ代表番号から取り次いでもらいます。採用担当者に繋がったら氏名を名乗り、「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を確認します。

採用辞退を伝える

相手の都合を確認したら、採用を辞退する旨を伝えます。「先日は内定のご通知をいただきありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」など、内定を貰ったことに対する感謝も合わせて伝えましょう。さらに、「本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ございません」と、電話での辞退連絡を謝罪します。

採用辞退を承諾してもらったら

採用辞退を承諾してもらったら「貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました」と、改めてお詫びをします。最後に「それでは、お忙しいところ大変失礼いたしました」と会話を結び、相手が電話を切る音を聞いてから電話を切りましょう。

採用辞退の連絡をメールでする場合

上述したように、採用辞退の連絡は電話で行うのが望ましいとされています。しかし、担当者が不在の場合や連絡がつかない場合は、メールで内定を断っても問題ありません。その際は、メールでの連絡となったことに対する謝罪を必ず記載しましょう。メールでの採用辞退の例文について知りたい方は「内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！」にて詳しく紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

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電話で採用辞退を伝える際のポイント

電話で採用辞退を伝えるとき、どのような点に注意したら良いのでしょうか。以下では、採用辞退を伝える際に注意すべきポイントを解説します。

辞退理由を自分から言う必要はない

電話で内定辞退を伝えると辞退理由を聞かれることが多いようですが、尋ねられない限りは自分から言う必要はありません。もしも聞かれた場合は、「別の会社と縁を感じた」「内定を貰った職種が自分の適性に合わない」など、相手が納得できる理由を伝えましょう。

辞退連絡をするタイミングに注意する

採用辞退の電話をする際は、出社や退社時、昼食時を避けるようにしましょう。また、前置きや理由が長くならないようにし、採用を辞退することをはっきりと簡潔に伝えることが大切です。

採用承諾後の辞退は可能？

採用辞退の連絡は「最低でも入社の2週間前までに行う」ことが法律で定められています。そのため、採用承諾後であっても、入社の2週間前までであれば採用を辞退することが可能です。しかし、採用承諾後の辞退は、企業側に迷惑をかける可能性があります。企業のことを考えて早めに連絡するようにしましょう。「内定辞退はいつまでに連絡すべき？承諾後や期限を過ぎたあとも可能？」では、採用承諾後の辞退についてや辞退連絡のタイミングなどを解説しているので、参考にしてみてください。

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