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内定辞退の連絡は電話とメールどちらがよい？転職で円満に断る方法を解説

就活

2025.02.10

この記事のまとめ

内定辞退の連絡は、相手に確実に伝わる電話で行うのがマナー
電話をかける際には、結論から話して簡潔に内定辞退の意志を伝えよう
内定辞退の理由は、相手から聞かれない限りは答えなくて良い
内定辞退した企業とは仕事で縁があるかもしれないので、誠意のある伝え方を心がける

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内定辞退の連絡について、電話とメールどちらですべきか、タイミングや伝え方を知らない方も多いのでしょう。内定を辞退する際は、電話連絡が一般的ですが、そのほかにも基本的なマナーやルールがあります。このコラムでは、内定辞退のルールや連絡の流れ、理由を伝える必要性、例文などを解説。内定辞退をした企業とも仕事をする上で縁がある可能性があります。トラブルを防ぐためにも、正しい辞退方法を知っておきましょう。

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内定辞退のルールと基本的なマナーとは
電話で内定辞退を伝える流れと例文
電話で内定辞退を伝える際のポイント
内定辞退に関するQ&A

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内定辞退のルールと基本的なマナーとは

転職活動中に複数の企業から内定を貰ったり、やむを得ない理由があったりなど、内定辞退をしなければならないこともあるでしょう。内定の辞退を伝えるにはルールが存在するので、確認しておくことをおすすめします。

内定保留の返事は2～3日以内に行う

「内定の連絡を受けたけれど、ほかの選考結果や家族の同意などさまざまな理由から返事を待ってほしい…」というケースもあるでしょう。ほとんどの企業では内定の返事を保留してくれますが、2～3日以内には返事をするのがマナーです。企業は入社してくれる人を探しているため、辞退が決まれば次の採用候補者に内定の連絡をします。内定辞退の返事が遅れてしまうと採用トラブルの元になる可能性があるため、早めに返事をすることが大切です。内定保留の依頼の仕方について知りたい方は「内定を保留できる期間は？依頼する際の伝え方のポイントや例文を紹介」にて、詳しく解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

最後まで丁寧に対応する

内定辞退の連絡は、謝罪とともに迎えてくれた企業に対して感謝を伝える場でもあるため、最後まで丁寧な対応を意識しましょう。内定をもらえたのは、企業が期待を寄せた結果であり、それに応える形で誠意を持って対応することが大切です。企業は採用活動に多くのリソースを割いており、自分が採用されたことで他の人が不採用になっていると考えられ、辞退が採用活動全体に影響を与える可能性があります。

そのため、「せっかく内定の連絡をもらったのに申し訳ない」と気が重くなってしまう人もいるでしょう。内定辞退を伝える際は、そのような企業の状況を理解し、感謝とお詫びの言葉をしっかりと伝え、最後まで社会人としてのマナーを意識した対応を心がけることが大切です。

内定辞退の連絡は必ず入れる

内定辞退を決意したら、必ず企業に連絡を入れましょう。内定辞退の意志を伝えず企業側に損失が生じてしまうと、トラブルに発展するおそれがあります。場合によっては損害賠償を請求されることも。また、別企業に就職した後に取引先としてかかわる可能性もゼロではありません。連絡をしないことは、自分自身の信用を失くすだけではなく、企業側にも大きな損害を与える可能性があることを理解し、必ず内定辞退の連絡を入れましょう。

内定辞退を決めたら後回しにせず早めに連絡する

内定を辞退すると決めたら、できるだけ早く企業に連絡を入れましょう。迷いや気まずさから連絡を後回しにしてしまうと、企業側の採用活動に悪影響をおよぼします。また、時間を置くと自分の心にも負担がかかり、さらに連絡しづらくなってしまうでしょう。前述したように連絡をしないとトラブルに発展する可能性もあるため、決意を固めたら速やかに内定辞退の連絡を入れることが大切です。

内定辞退の連絡はメールより電話がベター

内定辞退を決めたら、メールより電話で伝えるのが良いでしょう。メールだと担当者が読んだか分からないので、「相手にしっかりと辞退が伝わったか」確認できない可能性も。電話であれば、相手と直接話せるので確実に辞退の意志が伝わります。また、メールは一方的になりやすいのに比べ、電話は誠意や謝罪をしっかりと伝えられるのがメリット。相手が辞退に対して怒っていても、その場で怒りの原因を聞いて対応できます。
「辞退を電話で伝えるのは気まずい」「電話で内定辞退を伝えて怒られるのが怖い」と考える方も多いでしょう。しかし、長い社会人生活の中で辞退した企業と取引先になったり、提携して一緒に仕事をしたりする可能性もあります。「気まずいから」とメールで内定辞退の連絡を済ませてしまうと、辞退先と縁があったときに悪印象となる恐れもあるので注意が必要です。

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電話で内定辞退を伝える流れと例文

以下では、電話で内定辞退を伝えるときの流れやポイントを解説していきます。

電話で相手の都合を確認

採用担当者直通の電話番号を知っていれば直接電話をかけ、知らなければ代表番号から取り次いでもらいます。採用担当者に繋がったら氏名を名乗り、「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を確認します。

内定辞退を伝える

相手の都合を確認したら、内定を辞退する旨を伝えます。「先日は内定のご通知をいただきありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、この度は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」など、内定を貰ったことに対する感謝も合わせて伝えましょう。さらに、「本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ございません」と、電話での辞退連絡を謝罪します。

内定辞退を承諾してもらったら

内定辞退を承諾してもらったら「貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけしました」と、改めてお詫びをします。最後に「それでは、お忙しいところ大変失礼いたしました」と会話を結び、相手が電話を切る音を聞いてから電話を切りましょう。

内定辞退の連絡をメールでする場合

上述したように、内定辞退の連絡は電話で行うのが望ましいとされています。しかし、担当者が不在の場合や連絡がつかない場合は、メールで内定を断っても問題ありません。その際は、メールのみでの内定辞退連絡となったことに対する謝罪を必ず記載しましょう。メールでの内定辞退の例文について知りたい方は「内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！」にて詳しく紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

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電話で内定辞退を伝える際のポイント

電話で内定辞退を伝えるとき、どのような点に注意したら良いのでしょう。以下では、内定辞退を伝える際に注意すべきポイントを解説します。

内定辞退の理由を自分から言う必要はない

電話で内定辞退を伝えると辞退理由を聞かれることが多いようですが、尋ねられない限りは自分から言う必要はありません。もしも聞かれた場合は、「別の会社と縁を感じた」「内定を貰った職種が自分の適性に合わない」など、相手が納得できる理由を伝えましょう。

内定辞退の理由を伝える際は嘘をつかない

内定辞退の理由を尋ねられた際、嘘はつかず正直に答えましょう。公務員試験に合格した、家庭の事情により、志望度の高い企業の内定が決まったなど、なかには内定辞退として伝えにくい理由もあるかもしれませんが、一度は内定をいただいた企業であるため、誠意をもって対応することが大切です。また、企業側は内定辞退の理由を今後の採用活動に役立てたいと考えている場合があります。内定を出してくれた企業に謝罪と感謝の気持ちを伝えるために、正直に伝える姿勢をもつとよいでしょう。

辞退連絡をするタイミングに注意する

内定辞退の電話をする際は、出社や退社時、昼食時を避けるようにしましょう。また、前置きや理由が長くならないようにし、内定を辞退することをはっきりと簡潔に伝えることが大切です。

内定承諾後の辞退は可能？

内定辞退の連絡は「最低でも入社の2週間前までに行う」ことが法律で定められています。そのため、内定承諾後であっても、入社の2週間前までであれば内定を辞退することが可能です。しかし、内定承諾後の辞退は、企業側に迷惑をかける可能性があります。企業のことを考えて電話で早めに連絡するようにしましょう。

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内定辞退に関するQ&A

内定辞退を検討している際、さまざまな疑問や不安が頭をよぎるでしょう。ここでは、内定辞退に関連するよくある疑問や不安にQ&A方式で回答します。

内定辞退を受け入れてもらえない場合は？

原則、企業は法律上、内定辞退を断れません。内定者が辞退の意志を伝えたタイミングで、労働契約は解消されます。企業側から引き止めにあったとしても、14日以上前に辞退の旨を伝えれば、どのような理由でも内定辞退が認められるのです。そのため、10月以降であっても内定辞退はできますが、トラブルを防ぐためになるべく早く連絡するとよいでしょう。

万が一、企業側からしつこく引き止められたり、嫌がらせなどを受けたりした場合は、メールや電話などのやり取りを残しておくようにしましょう。必要に応じて弁護士や各自治体の労働相談窓口に相談することをおすすめします。トラブルになりにくい内定辞退の伝え方を知りたい方は、「内定辞退の理由を伝える方法！失礼にならないためのマナーや注意点を解説」もあわせて参考にしてください。

内定と内々定の違いは？

内定とは、企業と内定者が互いに意思確認を行い、内定通知や内定承諾書などのやり取りを通じて労働契約が成立している状態を指します。一方、内々定とは正式な内定の前段階で、今後内定を出すと口約束を交わしている状態です。内定後でも辞退は可能ですが、契約が成立しているため企業側の採用活動に迷惑がかかる可能性があります。そのため、入社を取りやめたいと考えている場合は、なるべく労働契約が交わされる前の内々定の段階で辞退を伝えるようにしましょう。「内々定とは？内定との違いは何？取り消しになるケースや対処法を詳しく解説」でも内定と内々定の違いを詳しく紹介しているため、より理解を深めたい方はご参照ください。

内定辞退した企業にやっぱり行きたい場合は？

一度内定辞退を伝えた後に気持ちが変わり、辞退した企業で働きたいと考えても、辞退の取り消しは認められない場合が多いでしょう。もし内定辞退を取り消したい場合は、できるだけ早く採用担当者に連絡をとり、入社の意志を伝えることが大切です。しかし、最終的に内定が認められるかは企業次第。そのため、内定辞退の決断と連絡は慎重に検討しましょう。また、内定辞退した企業への再応募は基本的に可能ですが、企業によっては内定辞退後、一定期間再応募を受け付けていない場合があるため、応募前に確認することをおすすめします。

内定辞退を決める前に「会社の雰囲気を見極める方法をご紹介！働きやすい企業の特徴とは？」のコラムで、自分が働きたい企業を見極めるためのポイントをチェックしてみてください。

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