内定のお礼状は出すべき?印象アップを狙える封筒・本文の書き方

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この記事のまとめ

  • 内定のお礼状は必須ではないが、出すのがマナーとされている
  • 内定のお礼状はメールでも問題ないが、手書きのほうが気持ちが伝わりやすい
  • メールの場合は当日中に、手紙の場合は1週間以内に送ろう

「内定のお礼状ってどんなことを書いたらいいの?」「そもそも出すべき?」「封筒の書き方がわからない…」そう悩む人も多いのではないでしょうか?
このコラムでは、内定の御礼状を出すかどうか、出す場合はどう書けばいいか、例文付きでわかりやすく解説します。出すタイミングや便箋の選び方など、お礼状にまつわるマナーについて細やかに紹介。企業に良い印象を与えられる送り状を作成しましょう。

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内定に対するお礼状は出すべき?

内定をもらったら、お礼状をすぐに出すのがマナーです。返事をすることは「お礼状が無事に届いたこと」を知らせる役割も果たします。後述しますが、内定のお礼状は、なるべく早く出したほうが好ましいです。迅速に対応しましょう。
お礼状については、「ビジネスシーンにおけるお礼状の書き方は?どんなシーンで利用するのか解説」のコラムでも説明しています。

出せばポジティブな印象を与えられる

お礼状は必須ではありませんが、出すと良い印象を与えられる可能性があります。感謝や心意気を伝えれば、今後一緒に働くことになる上司や先輩にポジティブな印象を与えられます。また、文書を適切に作成できることは、ビジネスマナーを身に付けているというアピールにもなるでしょう。

お礼状とは

内定のお礼状とは、採用してくれた企業に対して感謝の気持ちを伝えるために送るものです。また、内定のお礼とともに入社後の意気込みを書いて、企業に対する熱意を伝えることもできます。手紙やメールで届けられたお礼状は、これから働く会社での人間関係をよりスムーズなものにするでしょう。

好印象につながる内定のお礼状のポイント

お礼状を出すなら、好印象につながるポイントを把握しておきましょう。せっかく御礼状を出しても、マナーや基本が守れていなければ逆効果になる可能性があります。

手書きが基本

手書きのお礼状は、メールの文面よりもあたたかみや人柄が伝わりやすいといわれています。
手書きを好む会社や担当者もいるため、悩んだらこれまでの選考で感じた印象を参考に、手書きとメールを使い分けましょう。
なお、目上の人に送る内定の送り状なので、手書きの場合はハガキはマナー違反。宛先以外の人の目に触れない封書を選んでください。

内定連絡から1週間以内に出す

手紙の場合は、遅くとも内定通知を受け取ってから1週間以内にはお礼状を出してください。通知から日が空いてしまうと「本命ではないのかな」「形式的な挨拶では」とマイナスイメージになる可能性も。投函から到着までの日数を考えて、できるだけ受け取った当日に送ります
メールでお礼状を送る場合は、24時間以内に返信しましょう。ただし、早朝や深夜はマナー違反。相手企業が営業している時間内に送ります。「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムで、企業にメールを送る際のマナーをご確認いただけます。

お礼状が遅れた場合はどうする?

何らかの事情により出すのが遅くなってしまったときは、お礼状の文中にお詫びの言葉を入れましょう。「本来ならば早急に御礼申し上げるべきところ、遅くなってしまい申し訳ございません。」など、一文程度の簡潔な内容を添えてください。

誤字脱字に注意

お礼状にかぎらず、特に企業に宛てた書類では誤字脱字に注意しましょう。
重要な書類に誤字脱字があると、「仕事でもミスをするのでは」「最終確認が甘い人」などネガティブな印象を与えてしまいます。社会人としてミスのない文書を作成するのは、最低限守るべきマナーでしょう。

内定のお礼状に使用する便箋と封筒

内定のお礼状を手紙で送るなら、使用する便箋や封筒にも気を配る必要があります。お礼状はビジネス文書なので、白無地で罫線があるシンプルな便箋が好ましいです。キャラクターやイラストが描かれているもの、カラフルなものは避けましょう。便箋と同じく、封筒も白無地のタイプを選びましょう。茶封筒はビジネスシーンに不向きですので、避けてください。
なお、封筒は、便箋が縦書きなら縦型の和封筒、横書きなら横型の洋封筒を用意します。
筆記具は、履歴書などを作成するのと同様に黒のボールペンか万年筆。鉛筆や消せるボールペン、色付きインクはマナー違反とされています。「履歴書で使うボールペン選びは重要!選ぶポイントとは?」のコラムも参考に選びましょう。

内定のお礼状にはなにを書く?

お礼状には、「内定に対する感謝」「今後の抱負」を書きましょう。ただし、そのほかにも時候の挨拶などビジネス文書のマナーを守る必要があります。記載項目についてまとめました。

頭語と時候の挨拶

お礼状の書き始めは、頭語の「拝啓」を必ず使ってください。「拝啓」という言葉は、「へりくだって申し上げます」の意味を持ちます。敬語の一種であり、謙譲語に分類され、記載することで、相手への敬意を示します。
なお、「前略」は、親しい相手に使用する頭語なので、ビジネスシーンでは避けてください。

時候の挨拶

時候の挨拶は、手紙を送る時期によって文言が異なります。以下は一例です。ご参照ください。

該当月 時候の挨拶
1月 新春の候、初春の候
2月 余寒の侯、立春の候(~中旬)
3月 早春の候、春暖の候
4月 桜花の候、陽春の侯
5月 新緑の候、立夏の候(~中旬)
6月 初夏の候、入梅の候
7月 盛夏の候、大暑の候(下旬~)
8月 晩夏の候、残暑の侯
9月 初秋の候、秋分の候(下旬~)
10月 秋涼の候、秋冷の侯
11月 深秋の候、晩秋の侯
12月 初冬の候、師走の候

時節の挨拶は、紹介したもの以外にも多く存在しており、状況によって使い分けることができます。社会人としての知識として、この機会に身につけておきましょう。

内定に対するお礼

本文で最初に書くのは、内定をいただいたことへのお礼です。ビジネスシーンにおいて手紙を書くとき、何かお礼をするべき事があれば、必ずお礼から書きましょう。

入社や仕事に対する抱負と決意

お礼と感謝を書いたら、続いては入社に対しての抱負と決意です。入社や仕事への抱負と決意を書くことで、入社の意思表示に加えてモチベーションを高く持っていることがアピールできます。
抱負と決意を書いたら「まだまだ至らない点もあるかと存じますが、今後共ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」と締めましょう。

結語と署名

「敬具」は、前述した「拝啓」とセットで使う結語です。「謹んで申し上げます」という意味があり、手紙の末尾に記載して相手への敬意を表します。日付は、最後にお礼状を作成した日を記載します。
署名はフルネームで、連絡先も合わせて記載すると丁寧です。学生の場合は所属校や学部も書きましょう。

宛先

最後に、宛先を記載します。宛名は採用担当者で、個人なら「人事部 ◯◯様」、複数なら「人事部御中」としましょう。「様」と「御中」の使い分けは「大人の常識!「御中」の意味と「様」との使い分けを知ろう」のコラムでご確認ください。

内定のお礼状の例文

ここでは、内定のお礼状の例文を紹介します。奇をてらわず、マナーを守った文章を心がけましょう。

手書きの例文

拝啓
 初夏の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

 この度は内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございます。
 貴社の発展に貢献できますよう、一社員として一生懸命精進いたしますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
 まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。

敬具

令和○年○月○日
○○大学○○学部○年 氏名 

○○株式会社
人事部 採用課 御中

メールの例文

件名:採用内定の御礼
—----------------------------------
株式会社○○
○○部 ○○○○ 様

時下、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
貴社から内定通知をいただきました○○大学の○○○○と申します。

先日はお忙しい中、お時間をいただきまして誠にありがとうございました。また、ご採用のお知らせを受け取り、私自身はもちろん、家族も大変喜んでおります。
本当にありがとうございます。

1日でも早く貴社の戦力になれるよう、精一杯努力する所存です。まだまだ至らない点があるかと存じますが、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

—------------------------------------------------
氏名
○○大学○○学部○年 
電話番号
メールアドレス
—------------------------------------------------

内定のお礼状を出す封筒の書き方

内定のお礼状を手紙で出す場合は、封筒の書き方にも注意が必要です。
内定のお礼状に使用する便箋と封筒」でも説明したように、使用する便箋によって封筒も変わります。横書きと縦書きで少しルールが異なりますので、しっかりチェックしましょう。

横書きの場合

横書きの封筒では、切手は右上に貼ります。宛先は普通の郵便と変わらず「住所」「会社名」「部署名」「役職名」「相手の名前」の順に書きましょう。なお。「相手の名前」は少し大きめの文字で、中央に書くと目立ちます。
宛先などに使用する数字は算用数字を使用してください
自分の「住所」「大学名」「学部・学科・学年」「名前」は、裏の下中央部または右下部に、「封かん日」は左上部に書きましょう。

縦書きの場合

縦書きの封筒では、切手は左上に貼るのがマナーです。
「住所」「会社名」「部署名」「役職名」「相手の名前」の書き方は横書き封筒と変わりません。数字は漢数字を使用し、自分の「住所」「大学名」「学部・学科・学年」「名前」は、裏の下中央部または左下部に書きましょう。また、「封かん日」も左上部に書いてください。

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