内定辞退はいつまでに連絡する？メールでも良い？伝え方を例文付きで解説

内定辞退をするにあたって「どう連絡すれば角が立たないか」「承諾後も可能なのか」と悩む方もいるでしょう。内定辞退は企業の採用スケジュールに大きな影響を与える可能性があります。そのため、辞退を決めたら速やかに連絡しましょう。このコラムでは、内定を辞退する際の連絡方法や伝え方、承諾後の断り方について解説します。内定辞退の際のマナーを押さえて、トラブルなく悔いの残らない就職・転職活動を目指しましょう。

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内定辞退は誰に伝えるべき？

内定辞退を伝える相手は採用担当者です。担当してくれている個人名が分かれば個人宛に、分からなければ「採用担当者」宛か、「人事部」など部署宛に連絡します。「伝えづらい」という理由から、企業の受付などに内定辞退を連絡するのはマナー違反なので注意しましょう。ただし、転職エージェントなどを経由して選考に参加している場合は、直接企業の担当者に伝えるのではなく、エージェントの担当者に連絡を入れます。そうすることで、エージェントから企業に連絡してくれるでしょう。

内定辞退はいつまでに伝える？

内定辞退を伝える時期はできる限り早いのが理想です。内定辞退をすると、企業側は採用スケジュールを大幅に変更しなくてはならない可能性があります。そのため、内定連絡から遅くとも1週間を目安に伝えるようにしましょう。

法律上は「入社予定日の2週間前」まで

「民法627条」では、内定辞退を伝える時期は、「入社予定日の2週間前まで」と定められています。しかし、一般的には少なくとも内定をもらってから1週間以内に伝えるのがマナー。内定辞退を決めたら、速やかに採用担当者に連絡しましょう。なお、最終面接を終えた時点でミスマッチを感じたら、内定通知がくる前に辞退連絡をしても問題ありません。

参照元
e-Gov法令検索
明治二十九年法律第八十九号「民法」

内定を保留する場合は具体的な日にちを伝える

内定を保留する場合は、いつまでに返事をするのか具体的な日にちを一緒に伝えます。回答期日を「△日まで」と明確に伝え、それまでに採用担当者へ必ず連絡するようにしましょう。

内定辞退でよくある理由

内定辞退をする理由としては、以下のようなものが挙げられます。

・採用通知に記載されている労働条件が合わなかった
・社会人としてやっていけるのか不安があった
・社風や業務内容が自分と合わないと思った
・ほかの企業から内定が出た

前述したように、内定を辞退することは問題ありません。ただし、企業に大きな迷惑をかけることになるのも事実です。できるだけ内定辞退をしないよう、応募前に労働条件や社風などは事前に確認しておきましょう。また、企業研究や自己分析をしっかり行い、入社後のミスマッチが起こらないよう準備を進めることも大切です。入社前の確認事項については、「転職活動での確認事項は？入社前に聞いておくべきことをご紹介」のコラムもチェックしてみてください。

内定辞退を伝える際の3つのポイント

内定辞退を伝える際のポイントは、「お詫びの言葉を添える」「理由は伝えない」「入社する企業名は伝えない」の3つです。内定を辞退することにより、内定者の再調整を行ったり、それに伴う業務が再発生したりと企業側の負担も増えることを覚えておきましょう。以下では、3つのポイントについて詳しく解説します。

1.お詫びの言葉を添える

内定辞退を企業に伝える際は、入社を希望し採用面接を実施してもらったにもかかわらず断ることに対して、お詫びの言葉を添えるのを忘れないようにします。内定辞退はめずらしいことではなく、応募者がいくつかの企業を受けているのは採用担当者も承知のうえでしょう。しかし、企業も採用予定人数を考慮して内定を出しているので、辞退されると人材が確保できず迷惑をかける可能性があります。内定辞退する場合は誠意のある態度で、「迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちを丁寧に伝えることが重要です。

2.内定辞退の理由には触れなくても良い

内定を辞退する理由を必ずしも企業に伝える必要はありません。家庭事情などにより内定辞退せざるを得なかったのであれば理由を書いても良いですが、「ほかの企業のほうが条件が良かったから」「第一志望から内定をもらったから」といった理由は失礼にあたります。そのため、内定辞退の理由はあえて書かないほうが無難です。内定辞退する旨を告げる際には、「熟考した結果」「一身上の都合により」などの表現を使うと良いでしょう。

3.入社予定の企業名は伝えないほうが無難

内定辞退の際に、入社予定の企業名を聞かれることがあるようです。しかし、辞退した企業と入社予定の企業が競合していた場合に、のちのちトラブルのもとになる可能性も考えられるため、伝えないほうが無難といえます。もし、入社予定の企業がまったく違う業界で、競合する可能性が低い場合には伝えても問題ないでしょう。

内定辞退を伝える方法

内定辞退は、電話で申し出るのがマナーです。もし、採用担当者が不在など、どうしても電話での連絡が難しい場合はメールを使用しましょう。内定辞退を伝える主な流れは、以下のとおりです。

企業に電話をかけて採用担当者に直接伝える

電話で内定通知をもらった場合には、辞退も電話で採用担当者に直接伝えましょう。なお、メールでもらった際にはそれに返信しても構いませんが、電話のほうがより丁寧です。電話であれば相手に直接伝えられるので、齟齬が生まれにくいメリットもあります。企業にも採用スケジュールがあるため、辞退すると決めたら早めに連絡することが重要です。

採用担当者がいない場合はメールを送る

電話をかけた際に採用担当者がいなかった場合には、メールを送ります。電話をかけた際に不在だった旨を記載したうえで、内定を辞退する旨をお詫びの言葉とともに簡潔に伝えましょう。メールの具体的な書き方や例文については、「内定辞退をメールで伝える際の書き方と例文」で解説しています。

内定辞退をする際の電話のかけ方

内定辞退を電話で伝える際には、以下のようなことに気をつけましょう。

電話をかける際のマナー

電話で内定辞退を伝える際には、いきなり内容に入らず、まずは採用担当者に「このまま話を続けて良いか」「時間があるかどうか」を確認しましょう。また、選考を受けたにもかかわらず辞退することへのお詫びの言葉を忘れずに伝えます。企業に電話をかけるときは、周囲の騒音や電波状況、時間などに注意して、相手に内容が確実に伝わるよう配慮するのがマナーです。

内定辞退をする際の電話の会話例

内定辞退をする際の電話のかけ方を想定した会話例を以下で紹介するので、参考にしてみてください。

応募者：お忙しいところ失礼いたします。〇〇と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当者：お電話代わりました、△△です。

応募者：お世話になっております。〇〇と申します。内定通知に関することでご連絡を差し上げたのですが、今お時間はよろしいでしょうか？

採用担当者：はい、大丈夫です。

応募者：先日は内定をいただきまして、ありがとうございました。大変恐縮ですが、熟考した結果、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。

採用担当者：大変残念ですが…、よろしければ内定辞退の理由をお聞かせ願えますか？

応募者：ほかに別の業界の企業からも内定をいただいておりまして、自分の適性を今一度考慮した結果、そちらの企業に入社させていただくことにいたしました。

採用担当者：承知しました。非常に残念ですが、今後の活躍をお祈りしています。

応募者：ありがとうございます。選考のお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。それでは、失礼いたします。

内定辞退をメールで伝える際の書き方と例文

メールで内定辞退を伝える際の書き方は、ビジネスメールの形式で送るのがマナーです。例文もご紹介しますので、参考にしてみてください。

メールでの書き方

メールで内定辞退を伝える際には、以下のような構成で書くのが一般的です。

・頭語、時候の挨拶
・内定を出してくれたことへの感謝
・内定を辞退する理由と意思表明
・改めてお詫びと感謝の気持ち
・終わりの挨拶、結語

メールの例文

□□株式会社

◯◯部 採用ご担当　△△様

拝啓
新緑の候、貴社益々のご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、御内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

このような光栄をいただき、最後まで悩みましたが、〇〇業界（〇〇職）の仕事が私の適性に近いと感じたため、内定を辞退させていただきたく存じます。
△△様をはじめ、貴社の採用ご担当者には貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このようなお返事で心苦しい限りです。
本来は直接お詫び申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。
就職活動を通じ、大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

今後の貴社のご多幸と益々の発展をお祈り申し上げます。
敬具

（年号）〇〇年△△月✕✕日

署名

上記のように、内定辞退の旨をメールで連絡する場合には、お詫びと感謝の気持ちをしっかり伝えることが大切です。なお、前述のとおり、退職理由を伝えにくい場合は「熟考した結果」「一身上の都合により」などの表現を使うと良いでしょう。

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内定辞退に関するFAQ

ここでは、内定辞退に関してよくある質問と回答についてQ＆A形式でまとめました。

内定辞退は電話とメールどちらが良い？

内定辞退は、できれば電話で早く伝えたほうが良いでしょう。なぜなら、内定者に辞退されるとほかに人材を確保する必要が生じ、企業の採用スケジュールに影響が出るからです。できるだけ企業に迷惑をかけないよう、内定辞退を決めたら速やかに連絡をしましょう。内定辞退をする場合のマナーについては、「内定辞退の連絡はメールと電話のどっちが正解？伝える際のマナーも紹介」のコラムでより詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

内定承諾書にサインしたあとの辞退は可能？

内定承諾書は内定契約への同意を示す書類ですが、サインしたあとでも入社予定日の2週間前までなら辞退できます。しかし、内定承諾書を提出したあとの撤回は企業に大きな迷惑をかける可能性があるのも事実。どうしても内定辞退をする場合には、丁寧なお詫びの言葉を添えましょう。「内定辞退が心苦しいときは？気持ちよく解決する方法をご紹介！」のコラムでは、失礼にならない内定辞退の方法について解説しているので参考にしてください。

電話で内定辞退を伝える際の注意点は？

電話で内定辞退を伝える際の注意点は、「いきなり内容に入らず、採用担当者の都合を尋ねる」「丁寧なお詫びの言葉を添える」の2点です。「内定辞退を早く伝えなくては」と焦っても、突然内容を話し出すのはマナー違反といえます。落ち着いて採用担当者に選考への感謝とお詫びの気持ちを伝えるためにも、まずは相手が電話に出られる状況か確認しましょう。企業へ電話をかける際のマナーは「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムをご参照ください。

内定辞退の理由は正直に伝えても良い？

内定辞退の理由によっては角が立ってしまう可能性が考えられるため、正直に伝えないほうが無難でしょう。また、入社予定の企業が競合他社だった場合、理由の内容によってはのちのちトラブルに発展してしまう恐れも。内定辞退の理由を聞かれた場合には、「一身上の都合で」などの無難な表現を使うと良いでしょう。内定辞退の理由の伝え方については、「内定辞退の理由を上手に伝える方法」のコラムも参考にしてみてください。

監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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