内定辞退はいつまでに連絡する?メールでも良い?よくある辞退理由と伝え方

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この記事のまとめ

  • 内定辞退を伝えるときにはまず電話をして、担当者がいない場合にメールを送る
  • 内定辞退は、内定をもらってから一週間以内に伝えるのがマナー
  • 応募先企業に、内定辞退の具体的な理由は伝えないほうが無難
  • 内定を辞退する際には、これまでの選考への感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝える

内定辞退をするにあたって「どう連絡すれば角が立たないか」「内定承諾後も可能なのか」と悩む方もいるでしょう。内定辞退は企業の採用スケジュールに大きな影響を与えるので、辞退を決めたら速やかに連絡するのが望ましいです。このコラムでは内定を辞退する際の連絡方法や内容の伝え方、内定承諾後の辞退についても幅広く解説しています。内定辞退の際のマナーを押さえて、トラブルなく悔いの残らない就活をしましょう。

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内定辞退は「伝える相手」と「伝える時期」が重要

内定を辞退する場合は、伝える相手と時期がポイントになります。伝えるのは担当してくれている採用担当者、時期は内定をもらってから遅くても1週間以内です。

そもそも内定の意味とは?

そもそも内定とは、会社と労働者との間の労働関係が成立した状態のことを指す言葉です。企業が採用予定者に「採用通知」を出し、応募者が「入社(内定)承諾書」を企業に提出することで、実際には働いていないものの雇用契約が成立。採用通知には入社日や労働条件、内定を取り消しになる事由が記載されているのが一般的です。

内々定との違い

内々定は内定と異なり、法的な拘束力はありません。内々定とは、あくまで「内定を出す」ということを約束している状態のこと。そのため、内々定の状態であれば、企業側も応募者側も自由に取り消すことが可能です。

内定辞退は誰に伝える?

冒頭でも述べたように、内定辞退を伝えるのは採用担当者です。担当してくれている個人名が分かれば個人宛に、分からなければ「人事部」や「採用担当係」など全体宛に連絡しましょう。
伝えづらいから、と企業の受付などに内定辞退を連絡するのはマナー違反です。

エージェントを利用している場合は?

転職エージェントなどを経由して選考に参加している場合は、直接企業の担当者に伝えるのではなく、エージェントの担当者に連絡を入れます。エージェントから企業に連絡してくれるでしょう。

内定辞退はいつまでに伝える?

こちらも冒頭で述べたとおり、内定辞退を伝える時期はできる限り早いのが理想。遅くとも内定連絡から1週間が目安です。

法律上は「入社予定日の2週間前」まで

内定辞退を伝える時期は、「入社予定日の2週間前まで」と法律で定められています。しかし、一般的には少なくとも内定をもらってから1週間以内に伝えるのがマナー。内定辞退を決めたら、速やかに採用担当者に連絡しましょう。
なお、最終面接を終えた時点でミスマッチを感じたら、内定連絡がくる前に辞退連絡をしても問題ありません。

内定を保留する場合は具体的な日にちを伝える

内定を保留する場合は、いつまでに返事をするのか具体的な日にちを一緒に伝えましょう。
「△日までには」と決め、その期日までには採用担当者に必ず連絡してください。

内定承諾書にサインした後の辞退は可能?

内定承諾書にサインした後で辞退することは可能です。内定承諾書へのサインは「内定契約への合意」という意思表示ですが、内定契約の合意は取り消しても良いことになっています。そのため、内定承諾書自体に法的な拘束力はありません。
しかし、内定承諾書にサインしたあとの撤回は企業に大きな迷惑をかけます。また、紹介だった場合には企業の紹介者に対する心象も悪くなってしまうことになり、影響は決して小さいものとはいえません。内定承諾書にサインした後の辞退は、よく考えて慎重に行ってください。

内定への返事の仕方とは?保留や辞退をするときのマナーとは」のコラムでは、内定に関するマナーを幅広く解説していますので、こちらもご参照ください。

よくある内定辞退の理由

内定辞退をする理由としては、以下のようなものが挙げられます。

・採用通知に記載されている労働条件が合わなかった
・社会人としてやっていけるのか不安
・社風や業務内容が自分と合わないと思った
・他の企業の内定が出た

前述したように内定を辞退することは問題ありません。ただし、企業に大きな迷惑をかけることになるのも事実。労働条件や社風は事前に確認できる内容です。できるだけ内定辞退をしないよう、企業研究や自己分析をしっかり行い、「やっぱり違った」が起こらないよう選考準備を進めましょう。「転職で失敗したくない…入社前の確認事項は?」のコラムもご確認ください。

内定辞退を伝える際の3つのポイント

内定辞退を伝える際のポイントは、「誠意を伝える」「理由は伝えない」「入社する企業名は伝えない」の3つです。内定を辞退することにより、内定者の再調整を行ったり、それに伴う業務が再発生したりと企業側の負担も増えることを覚えておきましょう。

1.丁寧なお詫びの言葉を添える

入社を希望していながら内定を辞退することに対して、お詫びの言葉を添えるのを忘れないようにしましょう。内定辞退はめずらしいことではなく、応募者がいくつかの企業を受けているのは採用担当者も承知のうえです。しかし、企業も採用予定人数を考慮して内定を出しているので、辞退されると人材が確保できず迷惑をかけることになります。
内定辞退はめずらしくないからと当然のように伝えるのではなく、迷惑をかけて申し訳ないという気持ちを丁寧に伝えるのが大事です。

2.内定辞退の理由には触れなくてもよい

内定を辞退する理由には、必ずしも触れなくて構いません。家庭事情などにより内定辞退せざるを得なかったのであれば理由を書いても良いですが、「他の企業のほうが条件が良かったから」「第一志望から内定をもらったから」といった理由は失礼にあたります。よって、内定辞退の理由はあえて書かないほうが無難です。
内定辞退する旨を告げる際には、「熟考した結果」「一身上の都合により」などの表現を使うと良いでしょう。

3.入社予定の企業名は伝えないほうが無難

内定辞退の際に、入社予定の企業名を聞かれることがあります。しかし、実際に入社する予定の企業名は、内定辞退する企業に伝えないほうが無難。これは、辞退した企業と入社予定の企業が競合していた場合に、のちのちトラブルのもとになる可能性があるからです。
しかし、まったく違う業界の企業で競合する可能性が著しく低い場合には素直に答えても問題ありません。

内定辞退を伝える方法

内定辞退は、電話で申し出るのがマナー。メールを使用する場合や伝える主な流れは、以下のとおりです。

企業に電話をかけて内定辞退を伝えるのが基本

電話で内定通知をもらった場合には、辞退も電話で行います。メールでもらった際には必ずしも電話でなくても構いませんが、電話のほうがより丁寧ですし、相手に確実に伝わるので齟齬が生まれません。企業にも採用スケジュールがあるため、辞退すると決めたら早めに連絡しましょう。

担当者がいない場合はメールを送る

電話をかけた際に担当者がいなかった場合には、メールを送ります。電話をかけた際に不在だった旨を記載したうえで、内定を辞退する旨をお詫びの言葉とともに簡潔に伝えましょう。
メールの具体的な書き方や例文については、のちほど解説します。

企業に直接行って謝罪する必要はある?

内定辞退をする企業に直接行って謝罪する必要はありません。以前は慣習として存在したようですが、今はそのような形を要求する企業はほとんどないようです。また、採用担当者も
多忙なので、内定辞退者に一人ずつ会うのはかえって仕事に差し障ると感じる可能性が高いでしょう。誠意を込めて連絡すれば十分です。

内定辞退の連絡はメールより手紙のほうが良い?

電話での連絡が叶わない場合、手紙よりメールのほうが望ましいでしょう。直筆の手紙がメールより丁寧な印象を与えるのは事実ですが、手紙は書いてから届くまで時間がかかります。内定を辞退された場合、企業側は採用人数を確保するために動かなくてはなりません。そのため、丁寧さよりも迅速さのほうを優先すべきでしょう。

内定辞退については「内定の断り方やマナーとは?辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介!」のコラムでも、詳しいマナーについて解説していますので、併せてご覧ください。

メールで内定辞退を伝える際の書き方と例文

メールで内定辞退を伝える際の書き方は、ビジネスメールの形式で送るのがマナーです。例文もご紹介しますので、参考にしてみてください。

メールでの書き方

メールで内定辞退を伝える際には、以下のような構成で書くのが一般的です。

・頭語、時候の挨拶
・内定を出してくれたことへの感謝
・内定を辞退する理由と意思表明
・改めてお詫びと感謝の気持ち
・終わりの挨拶、結語

メールの例文

○○株式会社
□□部
採用ご担当 △△様

拝啓
新緑の候、貴社益々のご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、御内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

このような光栄をいただき、最後まで悩みましたが、○○業界(○○職)の仕事が私の適性に近いと感じたため、内定を辞退させていただきたく存じます。
△△様をはじめ、貴社の採用ご担当者には貴重なお時間を割いて選考していただいた
にも関わらず、このようなお返事で心苦しい限りです。
本来は直接お詫び申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください。
就職活動を通じ、大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

今後の貴社のご多幸と益々の発展をお祈り申し上げます。
敬具

(年号)○○年△△月××日

署名

内定辞退の連絡をメールと電話どちらにすべきか悩んでいる方には、「内定辞退の連絡はメールと電話のどっちが正解?伝える際のマナーも紹介」のコラムも参考になるでしょう。

内定辞退をする際の電話のかけ方

内定辞退を電話でする際には、以下のようなことに気をつけましょう。

電話をかける際のマナー

電話で内定辞退をする際には、いきなり内容に入らず採用担当者の時間があるかどうかを確認することと、選考を受けたのに辞退することへのお詫びの言葉を忘れないことを心がけましょう。
また、周囲の騒音や電波状況、電話をかける時間などにも注意して、相手に内容が確実に伝わるよう配慮します。

内定辞退をする際の電話の会話例

内定辞退をする際の電話のかけ方を想定した会話例をご紹介するので、参考にしてみてください。

応募者:お忙しいところ失礼いたします。○○と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

採用担当者:お電話代わりました、△△です。

応募者:お世話になっております。○○と申します。内定通知に関することでご連絡を差し上げたのですが、今お時間はよろしいでしょうか?

採用担当者:はい、大丈夫です。

応募者:先日は内定をいただきまして、ありがとうございました。大変恐縮ですが、熟考した結果、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。

採用担当者:大変残念ですが…、よろしければ内定辞退の理由をお聞かせ願えますか?

応募者:他に別の業界の企業からも内定をいただいておりまして、自分の適性を今一度考慮した結果、そちらの企業に入社させていただくことにいたしました。

採用担当者:承知しました。非常に残念ですが、今後の活躍をお祈りしています。

応募者:ありがとうございます。選考のお時間をいただきながら、大変申し訳ありません。それでは、失礼いたします。

電話では内定辞退の理由を聞かれる可能性が高いです。「同じ業界であれば企業名を出すのを控える」「条件が良かったなどの理由は失礼にあたるので避ける」といったことに注意しましょう。

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内定辞退に関するQ&A

ここでは、内定辞退に関してよくある質問と回答についてまとめました。

内定辞退は電話とメールどちらが良い?

内定辞退は、できれば電話で早く伝えたほうが良いでしょう。なぜなら、内定者に辞退されると他に人材を確保する必要が生じ、企業の採用スケジュールに影響が出るからです。できるだけ企業に迷惑をかけないよう、内定辞退を決めたら速やかに連絡をしましょう。「内定辞退の連絡はメールと電話のどっちが正解?伝える際のマナーも紹介」のコラムではより詳しく解説していますので、こちらも併せてご覧ください。

内定承諾書にサインしたあとの辞退はできる?

内定承諾書にサインしたあとでも、入社予定日の2週間前までなら辞退できます。内定承諾書は内定契約への同意を示す書類ですが、内定契約は撤回できるからです。しかし、内定承諾書を提出したあとの撤回は企業に大きな迷惑をかけます。どうしても内定辞退をする場合には、丁寧なお詫びの言葉を添えましょう。「内定辞退の憂鬱。気持ちよく解決する方法とは?」のコラムでは、失礼にならない内定辞退の方法について解説しています。

電話で内定辞退を伝える際の注意点は?

電話で内定辞退を伝える際の注意点は、「いきなり内容に入らず、採用担当者の都合を尋ねる」「丁寧なお詫びの言葉を添える」の二点です。内定辞退を早く伝えなくてはと焦っても、突然内容を話し出すのはマナー違反。採用担当者には、落ち着いて選考への感謝とお詫びの気持ちを伝えましょう。企業へ電話をかける際のマナーは「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ?知っておきたいマナーと注意点」のコラムをご参照ください。

内定辞退の理由は正直に伝えても良い?

内定辞退の理由は正直に伝えないほうが無難でしょう。正直に伝えると角が立ってしまう可能性があるからです。また、入社予定の企業が競合他社だった場合、理由の内容によってはのちのちトラブルに発展してしまう可能性も。内定辞退の理由を聞かれた場合には「一身上の都合で」などの無難な表現を使うと良いでしょう。「内定辞退の理由を上手に伝える方法」のコラムも参考にしてみてください。

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