内定承諾書を提出したら内定辞退できない?

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【このページのまとめ】

  • ・内定承諾書を書いた後も辞退はできる

    ・ただし、最低でも入社2週間前までには意思表明をしなければならない

    ・内定辞退の連絡は、1日も早く電話でする

    ・その後、改めて手書きで手紙を書くのが理想的

    ・辞退理由はあくまでもポジティブな内容にしよう

就職活動を行っていると、内々定をもらって内定承諾書の提出を求められることがあります。
しかし、まだ就職活動を続けたいという人や、この会社にするか迷っている方は、本当に内定承諾書を提出してもいいか悩んでしまうのではないでしょうか。中には内定を辞退しようと考えている人もいるでしょう。

初めて内定を辞退する場合、いつまでに連絡しなければいけないのか、どんなマナーがあるかなど把握しきれていない人も多いのではないでしょうか。
こちらでは、内定を辞退したい場合、内定承諾書を提出する場合も含めて、マナーやルール、注意点などを詳しくご紹介しています。

内定辞退や内定承諾書についてわからない点がある方は、ぜひこちらのコラムを読んでみてください。

◆内定承諾書を書いたら辞退できない?

内定承諾書(内定契約書)とは入社の意思を確認する契約書のようなもの。そのため、書いたからといって辞退できないわけではありません。
ですが、特別な効力はないとはいえ1度内定をもらって会社を辞退するのは、迷惑をかけることにもなります。内定承諾書を書くときはしっかり考えて慎重に行いましょう。内定承諾書の書き方は、氏名と住所を記入し捺印します。

まずは、内定承諾書を手渡しの場合と郵送する場合についてそれぞれご紹介していきます。

【内定承諾書を手渡しする場合】

内定の通知後、「期限日までに内定承諾書をご持参ください」という指示があったとします。その場合、期限日までにその会社に行って受付に手渡しすればいいと考えるのではなく、しっかり持参するときのマナーを踏まえておきましょう。

「内定式当日に受付に提出」「アポイントメント不要」などと特別書かれていなければ、訪問する前にアポイントメントを取っておくのがマナーです。

内定承諾書を提出する人事担当者、採用担当者に電話かメールで問い合わせ、いつが相手の都合がいいか、事前に確認するようにしましょう。
そして「いつ」「誰が」「何を(内定承諾書)」を持参するか連絡します。

実際に持参するときは、書類はそのままだと失礼になるので、必ず封筒に入れるようにします。
さらに万全に備えるなら、汚れや折れを防ぐため透明のクリアファイルに挟めておくといいでしょう。

内定承諾書は、基本的にA4サイズであることが多いため、これが入る角形2号の白い無地の封筒が無難です。
また、郵送と違い、のり付けと宛先の住所は不要。表に赤色のペンで「内定承諾書在中」と書いて回りを四角で囲みます。裏には差出人の住所氏名を記入するのを忘れないようにしましょう。

渡すときは挨拶をして、口頭で「◯◯の書類を持参いたしました。よろしくお願いします」と伝えるようにします。

【内定承諾書を郵送する場合】

内定承諾書を郵送する場合には、添え状(送付状)を同封するのがマナーです。
添え状は、重要な書類などを送付する際に、書類と別に簡単な挨拶とどのような書類が同封されているのかを書いて添付する書類のことです。
「重要な書類をしっかり受け取り必要事項を書いたので、ご確認お願いします。」という言葉の代わりとなります。
これから働く会社に悪い印象を与えなくていいよう、マナーをしっかり理解しておきましょう。

内定承諾書を郵送する場合の添え状についてまとめていますので、参考にしてみてください。

添え状には以下の項目を記入します。

・送り先の会社名、部署、担当者
・作成した日付
・自分の住所、名前、電話番号
・拝啓と時候の挨拶
・本文
・締めの挨拶と敬具
・同封書類

上記の内容をまとめた例文をご紹介します。

【添え状の例文】

◯◯株式会社
平成◯年◯月◯日
◯◯部 ◯◯様(内定通知に記載されていた宛先)

〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯県◯市◯町◯番地
◯◯◯◯
◯◯◯-◯◯◯
(自分の住所・名前・電話番号)

拝啓
◯◯の候、貴社におかれましては益々のご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定を頂戴しましたこと、誠にありがたく、厚く御礼申し上げます。
4月から貴社で働けることを嬉しく思う反面、あらめて身の引き締まる思いでございます。
何卒ご指導の程、よろしくお願いいたします。
つきましては、ご指示いただきました書類を同封いたしましたので、
ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展とご多幸をお祈りいたします。
敬具

内定承諾書 1部
◯◯◯   1部

以上

内定承諾書を送るときは、封筒選びにも注意しましょう。
正式な書類などを送る際は、茶封筒でなく白の封筒を選びます。中身が透けない封筒にします。
書類は、上から添え状、内定承諾書、の順でクリアファイルに挟むといいでしょう。

 

◆内定辞退に期限はある?

なぜ会社側は内定承諾書の提出を求めるのでしょうか。それは、会社側は内定承諾書を記入することで、簡単に辞退できない雰囲気を作るという意図があるようです。
しかし複数の企業から内定をもらい、内定辞退をしたいと考えている人もいるでしょう。

内定辞退については、民法第627条第1項 「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。」と定められています。

そのため、内定を辞退すると決めたら、最低でも入社2週間前には伝えなければなりません。
入社予定日が同じで一方を入社1週間前に辞退、もう一方は入社するという場合は、二重契約になってしまいます。内定辞退はなるべく早く連絡するよう心がけましょう。

次は、内定辞退をする場合について詳しく説明していきます。

 

◆入社直前の辞退は避けるべき

入社前は新入社員の研修や配属先の調整などが進められています。
また、直前に辞退者がでると欠員を埋める必要がでてくるので、企業側に迷惑がかかってしまいます。
内定辞退は法律でも正当な行為として認められていますが、あまりにも非常識な態度や相手企業に迷惑がかかる行為は社会人として避けるべきです。

内定を辞退した企業が今後何らかの件で取引先になる可能性もあります。
失礼のないよう、内定辞退の連絡はくれぐれも早めにするように気をつけましょう。

 

◆内定辞退の連絡は電話?メール?

内定を辞退すると決めたら、まずは電話で連絡します。メールだけだと失礼な印象になるため、電話での連絡が基本です。
もし、電話をかけても採用担当者が不在だった場合は、その担当者が会社にいる時間を聞いて、再度電話するようにします。内定辞退をほかの人に伝言で伝えるといったことはマナー違反なので注意しましょう。

その後からフォローとして内定辞退についての手紙も出すのが理想的です。また、内定辞退を「言った」「言ってない」といったトラブルにならなくて済みます。

内定辞退書(内定辞退届)は、便箋に手書きをするようにします。
近年では応募先の企業とメールでやり取りする機会も増えてきましたが、基本的にはきちんと手書きの手紙で伝えるのがマナー。
メールでも内定辞退は可能ですが、メールでも問題ない会社である場合や、どうしてもメールでなければいけないという場合のみにしておきましょう。

次は、内定辞退をする場合の例文をご紹介します。

 

◆内定辞退の文章例

内定辞退書を書くとき、どういった文章で書けばいいのかわからないものです。
次に内定辞退書の書き方をご紹介するので、参考にして書いてみてください。

まずは文章の全体的な構成を把握しておきましょう。

・拝啓と時候の挨拶
・内定を出してくれたことへの感謝
・内定を辞退する理由と意思表明
・改めてお詫びと感謝の気持ち
・終わりの挨拶

次に、具体的な例文をご紹介します。
あくまでも例文なので、自分の状況に合わせながら内容を変えてみましょう。

【内定辞退書の例文】

◯◯部 ◯◯様

拝啓
新緑の候、貴社益々のご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、御内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

このような光栄をいただき、最後まで悩みましたが、◯◯業界(◯◯職)
の仕事が私の適性に近いと感じたため、内定を辞退させていただきたく思っております。
◯◯様をはじめ貴社の採用ご担当者には貴重なお時間を割いて選考していただいた
にも関わらず、このようなお返事で心苦しい限りですが、何卒ご容赦ください。
就職活動を通して、大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

今後の貴社のご多幸と益々の発展を祈願申し上げます。
敬具

平成◯◯年◯月◯日

◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年
◯◯ ◯◯


・内定辞退書は必ず手書きで
やはり、就職活動中の内定辞退書は手書きするのが一般的なマナー。PCなどで作成しても気持ちが伝わらないので注意しましょう。
丁寧に手書きをすることで誠意を伝えることができます。
便箋は白無地を使い、縦書きで書くようにしましょう。

・感謝とお詫びの気持ちを書く
まずは初めに挨拶を書き、その後に内定をいただいたことに対する感謝の気持ちを述べます。
そして、期待に沿えない返事となってしまったことへのお詫びの気持ちを書くようにします。

・内定辞退の理由はポジティブに
内定辞退の理由には、その企業の悪い点などを書かないのがマナー。あまり良くない噂を聞いた、会社の悪い部分を知ったといった理由は避けましょう。このようなネガティブな事柄を理由にすると、とても失礼になってしまうので注意が必要です。
理由は、全て正直に答える必要はありません。あくまでも「貴社に惹かれましたが、自分の適性を考えた末、他社を選びました」などと答えるのがべターでしょう。

・誤字脱字、不備がないかチェック
手紙の内容だけでなく、封筒の宛名など隅々まで誤字脱字や不備がないか気をつけましょう。
メールと違い、ミスがあると最初からやり直しになってしまうので、時間に余裕を持って書き始めるのが大切です。
最後に相手が気持ちよく受け取ってもらえるよう、書面と封筒どちらにも細心の注意を払いましょう。

 

◆内定辞退のマナー

企業では、人材確保のために採用には大きな費用がかかっています。そして内定辞退が出るのであれば、会社側はまた人材を確保するために求人活動をしなければならなくなります。

そもそも、内定を辞退するということは、せっかく内定を出してくれた企業に対して失礼にあたるということを忘れてはいけません。
そのため、内定辞退をするときは、相手企業の立場に立って行動を取ることが大切。内定を辞退する気持ちが固まった段階で、早めに断るようにしましょう。
サイレント辞退(連絡なしで内定辞退すること)はマナー違反。失礼のないようにしっかり連絡はするようにしましょう。

もし、会社に来て事情を説明するように言われたら、企業へ行き直接お詫びをしに行きます。人事担当者から一方的に叱られるなどトラブルになりそうな場合以外は、真摯にお詫びをしたほうが無難といえます。


就職・転職活動におけるマナーやルールについて疑問のある人は、ハタラクティブへ相談してみてはいかがですか。
就活アドバイザーがついているので、不安や悩みをしっかり聞いてもらえます。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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