企業への電話は、お昼の時間帯を避けてかけよう◎

企業に電話をかけるとき、「今、忙しくないかな？」「この時間にかけて大丈夫かな…」と、時間帯を気にすることはありませんか？
就活や転職活動をしていると、企業に直接電話を入れる機会があります。
基本的には、お昼休憩以外の時間帯であれば問題ない、と認識している人が多いでしょう。
果たして、本当に休憩時間を避ければ問題ないのかどうか…。詳しく解説していきたいと思います。

◆電話をしてもいい時間帯、いけない時間帯は何時？

ビジネスシーンにおいて、電話に応対できる時間帯として認識されているのは、お昼休憩以外になります。
しかしお昼休憩の時間帯は、12時ジャストから休憩を一斉に取ったり、12時と13時の2交代制で回したり、始業時間が10時以降の会社では14時に休憩を設けたり…、個々の会社によってさまざまです。

では、一般的なビジネスマナーとして認識されている電話連絡の時間帯についてみていきましょう。

【電話連絡を避けたほうがいい時間帯は？】

多くの企業が12時～14時の間でお昼休憩を取っていることでしょう。そのため、この時間内は、ビジネスマナーとして避けたほうがよいとされています。
その他に、始業直前の8時前、8時～10時の間は忙しい時間帯でもあるため、電話連絡は避けた方がよいとも言われています。また、16時以降の就業時刻の時間帯も、業務が集中していたり、退勤間際の処理に追われていたりするため、電話するのを控えたほうが無難です。

【電話をかけてもよい時間帯はいつ？】

避けたほうがいい時間帯以外で考えると、10時～12時、14時～16時がベストだと言えます。

ただし、曜日にも注意が必要です。
休み明けの月曜日の午前中や週末前の金曜日など、企業によっては業務が立て込む曜日もあるでしょう。
電話をかける際は、企業の迷惑にならない曜日や時間帯を選ぶことが大切です。

【電話をかけるときの注意点】

時間帯や曜日以外にも、電話をかけるときに気をつけておくべき注意点がいくつかあります。

・静かな場所でかける
・携帯からかけるときは、電波の良いところに移動する
・事前に音量をチェックしておく
・用件を整理しておく
・メモ帳とペンを用意する
・留守電になったときを想定しておく
・非通知にしない（公衆電話はNG）
・はっきりとした声で話す
・コールし続けない（5～10回程度で様子を伺う）
・社名や名前は省略しない
など

電話をかけるときに緊張する人も多いことでしょう。
最初の第一声が小さくなってしまったり、用件がまとまらずに話が相手に伝わりにくかったりなど、自分が思っているよりも上手く話せないこともあります。
スムーズに話しをするためには、事前に用件を書き出しておく方法がオススメです。
「○○の件でお電話いたしました」と、用件を簡潔に伝えられるようにまとめておきましょう。

話しはじめの挨拶では、「お忙しいところ、恐れ入ります」「お忙しいところ失礼いたします」といった相手への気遣いを忘れないことが大切です。
切る間際の挨拶では、「失礼いたしました」「お時間をとっていただきありがとうございました」「よろしくお願いいたします」と、心を込めて丁寧に言葉を添えます。

電話を切るときは、相手が確実に切ったことを確認してから終了しましょう。間違っても先にガチャリと切ってしまうことがないように気をつけることも大切なポイントです。

◆基本的な電話の流れを覚えておこう！

ビジネスマナーの基本でもある電話のかけ方を覚えておくことで、どんなシーンにも対応することができます。
マナーを守って、基本的な電話の流れをマスターしましょう。

【電話をかけるときの手順】

・まずは名乗ろう！
開口一番は、挨拶が基本です。（「お忙しいところ失礼いたします」など）

・そのあと、大学名や氏名を名乗ります。
担当者が電話口に出なかった場合は、「○○課の△△様にお取り次ぎいただけないでしょうか？」と伝え、取次の対応をお願いしましょう。
また、大丈夫そうな時間帯に電話をかけた場合でも、相手の状況によっては好ましくない場合もあります。その時は、「今お時間よろしいでしょうか？」と時間の都合を確認しましょう。
都合がよくないときには、良い時間帯を伺い、改めてかけ直すことを伝えます。

・名乗り終わったら、簡単に用件を先に伝えることが重要です。
だらだらを説明をすることは避け、「○○の件でお電話いたしました」「○○の件についてお伺いしたいことがあります」と、電話をかけた目的を簡素に伝えます。

もし会話の中で、日時や場所などの約束事が生じた場合は、双方間で相違しないように必ず復唱を忘れずに行いましょう。

・相手が切るのを待とう
電話を終えるときは、かけた方が先に切るのが一般的なマナーとなっていますが、目上が先に切るという上下の関係性もあるようです。
就活や転職時に企業へ電話をかけた際は、相手が先に切るのを確認してから静かに電話を終えましょう。

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