企業へ電話をかける時間帯は決まっている？知っておきたいマナーと注意点

企業に電話をかけて良い時間帯が分からない方もいるでしょう。電話を避けた方が良い時間帯は、始業前や終業後、昼休憩中など多くあるのです。このコラムでは、企業へ電話をかけて良い時間帯や基本的なマナーを解説します。ほかにも、電話をかける前の準備や手順、緊急の連絡をするときの注意点をご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

企業への電話を避けた方が良い時間帯

企業への電話は就業時間内にかけるのがマナーです。しかし、就業時間内でも避けるべき時間帯があります。相手が落ち着いて対応ができない時間帯は、電話をかけるべきではありません。ここでは、電話を避けた方が良い時間帯とその理由を解説しています。

始業よりも前の時間

始業前の時間帯はビジネス電話を避けましょう。始業前は1日の業務の準備をしたり、仕事を始めるために切り替えたりする時間です。メールチェックや1日の業務計画を立てている時間帯に電話をかけると、準備を妨げてしまう恐れがあります。また、電話をかけたい相手がまだ出社していない可能性も。かけ直すと二度手間になってしまうので、かけても良い時間帯に電話をして相手の迷惑にならないようにしましょう。

始業から30分以内

始業して間もない時間帯に、ビジネス電話をかけるのもあまり良くありません。始業から30分以内は、朝礼や打ち合わせをする会社も多く、慌ただしい時間帯。電話をかけても誰も出ない可能性もあります。担当者が電話に出られたとしても、朝礼や打ち合わせを中断して対応してもらうことになりかねません。業務の始まりに差し障ることもあると、意識しておきましょう。

昼休憩の時間帯

昼休憩の最中は特にビジネス電話を避けるべき時間帯です。一般的な会社では、12時～14時の間に1時間の昼休憩を取ります。昼休憩は、食事をしたり業務のリフレッシュをしたりする重要な時間です。人によっては、社外で昼食を取っていることもあるでしょう。そのため、電話をかけても誰も対応できない場合や出ても担当者がいない可能性もあります。担当者が対応できない場合は、電話をかけ直してもらう必要が出てくるため非効率です。また、電話対応をする人の中には、昼休憩の時間帯にかけてくるのは失礼だと感じる方もいるでしょう。昼休憩の15分前あたりになったら、長引く可能性があるため、電話をかけるのは控えます。

終業の30分前

終業する30分前にビジネス電話をするのも控えましょう。終業の少し前は電話が比較的繋がりやすいですが、仕事の追い込みや1日の業務報告を行っている時間帯で、忙しい場合が多くあります。終業間際になると帰る準備を始めていて、パソコンの電源を落としている可能性も。帰り支度が済んだタイミングで電話がかかってくると、パソコンを再起動してから用件を聞かなければならないため、相手に手間をかけさせてしまいます。忙しくゆとりがない時間帯は、先方が用件を聞き逃すこともあるため、電話をかけるのは避けましょう。

終業した後

終業時間が過ぎた後は、ビジネス電話をかけない方が無難です。相手の職種によっては、終業後の時間帯は繋がりやすいこともありますが、業務時間外なことに変わりないため電話は控えましょう。電話をかけて相手が出たとしても、常識がないという印象を与えてしまう可能性があります。また、終業時間を過ぎたら、電話対応をしない会社や留守番電話に切り替わる場合もあるため、そもそも電話に誰も出ないことも。終業時間を過ぎていると気づいたら、翌日に電話をかけましょう。ほかにも、電話対応のマナーが知りたい方は「電話対応は苦手？確認しておきたい社会人のマナー」のコラムをぜひご覧ください。

企業へ電話をかけても良い時間帯

避けたほうが良い時間帯以外で考えると、10時～12時、14時～16時がベストだといえます。ただし、曜日にも注意が必要です。休み明けの月曜日の午前中や週末前の金曜日など、企業によっては業務が立て込む曜日もあるでしょう。電話をかける際は、企業の迷惑にならない曜日や時間帯を選ぶことが大切です。

始業から30分以降は、朝礼や打ち合わせも終了していて、通常業務に入っていることが多いでしょう。そのため、電話は繋がりやすく、相手にも迷惑がかかりにくい時間帯です。昼休憩に入る直前の時間帯は、相手の休憩時間を削ってしまう恐れがあるため、時間がかかる用件の場合は避けましょう。また、午後に電話をかける際は、昼休憩の直後がおすすめです。食事を取りに社外に出ていた人も帰ってきており、本格的に午後の業務も始まっていないタイミングは、電話対応がしやすい時間帯といえます。
ほかにも、月初や月末が忙しい会社は、状況によって臨機応変な対応する配慮が必要になります。また、採用面接に関する電話対応の仕方を知りたい方は「面接にまつわる電話対応を解説！日程調整や選考結果の受け方を知ろう」のコラムもぜひご一読ください。

時間帯以外のマナーや電話の流れ

ビジネス電話は時間帯以外にも、気を付けなければいけないマナーがあります。電話をかける前には、準備が整っているか確認することも大切です。実際に電話をかけたときの言葉遣いや、担当者が不在だった場合の対応などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

電話をかける前の準備

相手に連絡する前に、電話をかける準備が整っているか確認しましょう。電話をかける前に注意するポイントは下記の4つです。

・静かで話を聞き取りやすい場所か
・メモ帳と筆記用具の準備
・用件は整理できているか
・留守電の場合を想定できているか

まずは、自分のいる場所が電話をかけるのに適しているか確認します。周りの騒音が気になって、自分や相手が話を聞き取れないような場所は避けましょう。また、手元にはメモ帳とペンを用意しておきます。用件が複数ある場合はメモしておくと忘れずに伝えられますし、相手の話も書き留めておけるので便利です。相手に伝える要件をまとめておくのは基本ですが、留守番電話になることも想定して伝える内容を整理しておくと、スムーズに電話対応ができます。

電話をかける際の注意点

企業に電話をかけるときは、相手に失礼のないように対応しなければなりません。自分が会社の代表としてかけているという、意識を持つと良いでしょう。実際に企業に電話をかける際の注意点は下記の4つです。

・非通知にしない
・コールし続けない
・はっきりとした明るい声で話す
・会社名や氏名を省略しない

相手に非通知でかけたり公衆電話からかけたりするのは避けましょう。不信感を抱き電話に出てくれない可能性もあるため、番号は通知してかけます。また、相手が忙しい時間帯の可能性があるため、コールし続けるのは控えましょう。コールは最長でも10回程度で切り、時間を改めてかけ直します。
電話をかける際には、相手に聞き取りやすい明るい声で話しましょう。電話をかけるのは緊張することもあるので、はっきりとした声で早口にならないよう心がけます。相手に自分の会社名や氏名を伝える際は、省略はせず正式名称を答えましょう。

企業へ電話をかける流れ

企業へ電話をかける際の手順をご紹介します。一度覚えたらあらゆるビジネスシーンで使えるため、電話をかける前に理解しておきましょう。

1.電話に出たら挨拶する

挨拶はビジネスの基本です。相手が電話に出たら「お忙しいところ恐れ入ります。」と、一言添えてから名乗ります。電話を掛ける時間帯によっては、「朝早くから恐れ入ります。」「夜分遅くに失礼致します。」と、使い分けると良いでしょう。

2.会社名と名前を名乗る

挨拶をした後に、自分の会社名と名前を名乗ってから、相手がいるか確認しましょう。
「株式会社◯◯の◯◯と申します。いつもお世話になっております。◯◯課の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。」

最初に電話対応した人が、用件を伝えたい相手ではない場合もあります。そのため、担当者に代わってもらったら、自分の会社名と名前をもう一度名乗りましょう。

3.簡潔に用件を伝える

まずは、目的を先に述べてから、簡潔に用件を伝えます。
「△△の件でご連絡させて頂きました。」
用件を伝えるのに時間がかかると判断したら、相手に時間の都合を確認しましょう。
「今お時間◯分程よろしいでしょうか。」
会話の中で約束事が生じたら、日時や場所の間違いがないように、必ず復唱して相手と確認します。

4.相手が切るのを待ってから電話を切る

会話が終了して電話を切る際は、相手が切ったのを確認した後に受話器を置きます。相手より先に切らないように気をつけましょう。

電話をかけた相手が不在だったら

マナーを守ってビジネス電話をかけても、相手が不在の場合があります。離席しているタイミングに電話をかけたら、相手が戻ってくる時間帯を聞き、その時間に折り返しましょう。戻ってくる時間が分からない場合は、用件と一緒に電話を折り返してもらうよう伝言を頼みます。ほかにも、電話のとり方のマナーを知りたい方は「会話例あり！電話対応の基本マナーをご紹介」のコラムを参考にしてください。

電話をしない方が良い時間帯にかける必要がある場合

ビジネスには緊急の連絡が必要な場合もあります。緊急事態が起こり早急に連絡をしなければならないときは、避けるべき時間帯でもやむを得ず電話をかけましょう。避けるべき時間帯に電話をかける際は「お忙しいところ恐れ入ります。」と、一言添えてから、用件を簡潔に伝えます。また、緊急性がそれほど高くない場合は、ひとまずメールで連絡を入れてから、かけても良い時間帯に電話をするのが良いでしょう。緊急のときは時間帯に関係なく連絡を入れるのではなく、まず相手の立場になって考えることが必要です。

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