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「採用担当者様」をメールの宛名にするのはOK?封筒の書き方も解説

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【このページのまとめ】

  • ・「採用担当者様」は、相手の名前が不明な場合に使用する
  • ・「採用担当者様」を使うのは、対象が1人の場合のみ
  • ・対象が複数人である場合は、「御中」を使う
  • ・「様」と「御中」を同時に使用するのは避けよう
  • ・「採用担当者様」は、封筒・メール・電話のすべての手段において使える

監修者:室谷彩依

就活アドバイザー

就活アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

「『採用担当者様』って書いたら失礼になるの?」「担当者の名前が分からない!」と悩んでいる方も多いでしょう。
採用担当者が1人で名前が不明な場合は、「採用担当者様」を使用するのが基本的なマナーです。このコラムでは、「様」や「御中」の用法を解説。就活における宛名書きのマナーをお伝えします。封筒やメール、電話において宛名を正しく使用し、ビジネスマナーが身に付いていることのアピールに繋げましょう。

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どのようなときに「採用担当者様」を使うの?

「採用担当者様」は、採用担当者が1人であり、また、相手の名前が分からないときに使用します
「会社名+部署名+採用担当者様」と表記しましょう。宛名は略さず、正式名称で書いてください。

良い例
株式会社◯◯ 中途採用チーム 採用ご担当者様

なお、「採用担当者様」や「採用ご担当者様」など、漢字の表記はどれでも問題ありません。

名前が分かるときは名前を宛先にする

採用担当者の名前が分かる場合は、「採用担当者様」は使用せず、名前を明記してください。
「会社名+部署名+(個人名)様」と記載します。

良い例
◯◯株式会社 人事部 △△様
◯◯株式会社 管理部 部長 △△様
◯◯株式会社 管理部 △△部長

求人情報やメール、名刺などを確認し、担当者名を書きましょう。

宛名の書き方については、「履歴書郵送時のマナーや封筒の宛名の書き方とは?」でも詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

「採用担当者様」と「御中」の違い

先述のとおり、「採用担当者様」は採用担当者が1人で、なおかつ相手の名前が分からないときに使用するのに対して、「御中」は採用担当者が複数いる場合に使用します。「採用担当者」と「御中」は使用するシーンが異なるので、しっかり使い分けましょう。詳しい使い方を以下で解説していきます。

採用担当者が複数いる場合は「御中」を使う

採用担当者が単独ではなく、複数人である場合の宛名には「御中」を使います。

良い例
有限会社◯◯ 人事部 新卒採用課御中

また、部署やチーム宛に送付するときは「株式会社◯◯ 採用担当係御中」といったように、御中を使い表記しましょう。

複数人の場合は名前が分かっていても「御中」を使う

相手の名前が分かっている場合でも、採用担当者が複数人いる場合は「御中」を使用してください。なぜなら、複数人の名前を配置する際、役職の降順に並べる必要があるからです。間違った順番に書いてしまうとマナー違反にあたります。そのため職位がはっきりしないときは、「御中」を使うのが無難です

「様」と「御中」は同時に使用しない

「様」と「御中」を併用するのは避けましょう。
この2つは敬称です。宛先は1つなので、敬称も1つにする必要があります。

良い例
◯◯株式会社 人事部 採用ご担当者様
◯◯株式会社 人事部御中

悪い例
◯◯株式会社 人事部御中 採用ご担当者様

宛先の最後にあたる対象が単独の場合は「様」、複数人の場合は「御中」と記しましょう。

御中の使い方については、「大人の常識!「御中」の意味と「様」との使い分けを知ろう」でもご紹介しているので、併せてチェックしてみてください。

「採用担当者様」の使い方

「封筒」「メール」「電話」の連絡手段ごとに、「採用担当者様」の使用方法を解説します。

封筒で履歴書を郵送する場合

履歴書や職務履歴書などの応募書類を郵送する際の封筒の宛名は、表面・中央に書きます。「株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様」などの宛名を、封筒の中心に書きましょう。

メールで連絡する場合

電子メールを利用して連絡する場合は、冒頭に宛名を記してください。
会社名や部署名、採用担当者様は、文字数によって適宜改行すると見栄えが良くなります。
メールはいつでも確認できるものですが、深夜・早朝に送ると企業に「非常識だ」と思われる可能性も。できる限り企業の営業時間内に送りましょう。

メールでの使用例

「◯◯株式会社 人事部 採用ご担当者様」
「◯◯株式会社 人事部 採用ご担当各位」

また、メールでは「様」の代わりとして「各位」を使うことも可能ですが、「様」と「各位」は一緒に使うと二重敬語になってしまうので注意が必要です。

電話で採用担当者を呼び出す場合

採用担当の名前が分からない場合は、「人事部の採用ご担当者様はご在席でしょうか?」のように伝えて、取次ぎをお願いしましょう。

電話での使用例

「お忙しいところ失礼いたします。
◯◯の求人の応募いたしました△△と申します。
人事部の採用ご担当者様へお取次ぎ願えますでしょうか?」

また、電話を掛ける際は、双方が聞き取りやすいよう静かな場所に移動してください。

電話を掛ける時間帯に気をつけよう
企業へ電話を掛ける際は、迷惑にならない時間帯に掛けるのがマナーです。始業時刻・終業時刻の前後や、お昼休みに電話をするのは避けましょう。

書類郵送のマナー

最後に書類郵送時のマナーをご紹介します。以下のマナーを守り、書類を郵送しましょう。

封筒は「白の角2封筒」を用意する

履歴書を郵送する際の封筒には、「白の角2封筒」を選びましょう。A4用紙を折らずに入れられるサイズです。また、A3用紙を二つ折りで封入できます。
封筒の色は白が無難です。茶封筒だとカジュアルな印象を与えてしまう恐れがあり、選考書類を送付するのに適していません。

宛名は封筒の中心に書く

宛名は封筒の表面・中央に大きめに記入してください。
宛先の住所は宛名の右側に少し小さめの文字で書きましょう。裏面・左下には、自分の住所と氏名を記入します。

略称は使わない

宛名や住所には略称を使わず、正式名称で書きましょう。

良い例
株式会社◯◯ 人事部 採用ご担当者様

悪い例
(株)◯◯ 人事部 採用ご担当者様

赤ペンで「応募書類在中」と記入する

送付物が採用に関する重要書類であることを企業側に認識してもらうため、封筒の表・左下に「履歴書在中」や「応募書類在中」などと書いてください。
ペンは赤色のものを使用し、文字は四角い枠で囲みます。

修正テープや修正ペンは使用しない

書き損じた場合は、修正テープや修正ペンは使用せず、新しい封筒に書き直しましょう。また、二重線による訂正も印象が良くないので避けてください。

添え状を同封する

書類を企業に送るときは、添え状を同封するのがマナーです。送付書類の内訳が一目で分かるので、企業側がスムーズに確認できます。

書類はクリアファイルに入れる

履歴書や職務経歴書は直接封筒に入れず、クリアファイルに挟んだうえで封入しましょう
クリアファイルに入れておけば、書類が配達中に雨で濡れたり、折れてしまったりするのを避けられます。
クリアファイルは新品か、新品同様のきれいな状態のものを使用してください。また、色は透明のものが無難です。

切手は過不足のないようにする

封筒に貼る切手は、過不足のないように気をつけましょう。
切手料金が足りなかった場合、応募先企業に不足分を払わせてしまう恐れも。その場合、選考に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

切手が多過ぎても悪い印象を持たれる恐れがあります。
切手料金が適切か不安な場合は、郵便局で直接出すと良いでしょう。

返信用封筒を使用する場合は敬称を修正する

企業から受け取った返信用封筒を使用する場合は、宛名の後に付いた「宛」を、「様」や「御中」などの適切な敬称に修正する必要があります。
「宛」を二重線で削除し、その横や下に正しい敬称を記入しましょう。

企業へ応募書類を郵送する際のマナーについては、「就活の書類を郵送する時のマナー、知っていますか?」でもご紹介しています。

「採用担当者様の正しい使い方に不安がある…」という方は、就職・転職支援サービスのハタラクティブまでご相談ください。
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