就活の書類を郵送する時のマナー、知っていますか?

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【このページのまとめ】

  • ・封筒は白色で角2サイズのものを使うのが一般的
  • ・宛先の住所、社名等は省略せずに書き、御中や様なども忘れずに記入する
  • ・同封書類を列記した送付状を付ける
  • ・料金不足を避けるために郵便局の窓口で出す

就活をしていると、履歴書や職務経歴書のような応募書類を郵送する機会があるでしょう。しかし「持参の時はいいんだけど、郵送だと宛名を書いたりするのが苦手」という方もいるのではないでしょうか。
ここでは、応募書類を郵送する時に気をつけることをまとめました。まずは封筒の選び方から見ていきましょう。

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封筒の選び方と書き方

就活の書類送付に適した封筒を準備しましょう。

封筒の色、大きさは?

白色で角2サイズの封筒を使うのが一般的です。


茶色や水色の封筒を使ってもそれだけで不合格になるようなことはありません。しかし、ビジネス文書に使用されることが多いこれらの色よりも、応募書類が入っているというイメージがある白色の方が、採用担当の目に留まりやすいと考えられます。
白色は清潔感や上品さも感じられますし、「履歴書在中」などの文字を赤で書いた際にも目立ちやすいでしょう。

大きさ
書類を折らずに入れられる大きさの封筒がおすすめ。封筒から出す時にスッと取り出せて、相手にストレスを感じさせません。また、デスクに置いた時に見やすく管理もしやすいので、採用担当にスムーズにチェックしてもらえるという利点があります。
角2(角形2号、240mm×332mm)サイズの封筒は、A4(210mm×297mm)の書類を折らずに入れられる大きさです。角A4や角20なども同程度のサイズですが、角2の封筒は最も一般的で、コンビニなどでも手に入りやすくなっています。
履歴書に付属しているような、細長い定型の封筒はおすすめできません。定型の封筒に履歴書を入れようとすると三つ折りにしなければいけませんが、折り目がついた書類は取り出しづらく見づらいものです。

表面、裏面の書き方の注意点は?

筆記用具は、中細程度の油性ペンが見やすく雨にも強いのでおすすめです。

表面
住所やビル名は全て省略せずに書きます。ビル名の手前などで改行してもかまいません。
会社名についても、略称などを使わず正式名称で記入。法人格も(株)のように略さずに「株式会社」というように書きます。
法人格が前につくか後につくかも確認を忘れずに。株式会社ではなく有限会社、○○法人などの場合もあるので注意が必要です。
敬称は、部署宛なら「○○部御中」、個人宛なら「○○部 ▲▲様」となります。「御中」と「様」は同時に使うことはありません。
最後に、左下に赤文字で「履歴書在中」と記入し、直線の枠で囲みます。職務経歴書など他の書類も同封する場合は「応募書類在中」などでもいいでしょう。

裏面
自分の住所、氏名を表面と同様に略せずに書きます。表面に書いた宛先よりも小さめの文字で、封筒の下部に書くのがポイントです。郵便番号も忘れずに記入しましょう。
最後に、左上に送付日を記入します。

送付状の書き方

応募書類には送付状を添付します。就活の書類だけではなく、ビジネス文書には送付状を付けるのが一般的。
以下に、送付状の一例をご紹介します。

送付状<例>

20××年××月××日

株式会社○○○○
人事課
採用ご担当者様

〒×××-××××
東京都○○区○○××-××-××
TEL:090-××××-××××
E-mail:○○○○@○○○○.jp
就活 花子

応募書類の送付について

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社の求人を拝見し、是非応募させていただきたいと考えました。
つきましては、応募書類を同封致しましたのでご査収下さい。
ご検討の上、是非ご面談の機会を賜りたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

・履歴書 1枚
・職務経歴書 2枚

以上

送付前に確認しよう

送付書類が揃ったら、送付状→履歴書→職務経歴書(あれば)の順に並べます。
封筒に入れる前に、まずはこの全ての書類をクリアファイルに入れましょう。雨濡れや折れを防止できます。また、開けた際にも中身が取り出しやすく、書類が一枚封筒の中に残ってしまうようなことがありません。
書類を入れる時には、封筒と正面を合わせて入れます。逆さまになっていないかの確認も忘れずに。
そして、封をする前に、宛先や宛名に間違いがないかもう一度見直します。間違いがなければ封筒を糊付けし、「〆」印を書いてしっかり封をしたという印としましょう。

郵便料金に注意!

定形外である角2封筒の郵便料金は、50g以内なら120円。しかし、書類の量が多かったり、書類をクリアファイルに入れたりすると50gを超える可能性があります。投函の際は、郵便局の窓口で重さを量ってもらうのが確実です。

送付状の有無や宛名の書き方だけで合否が決まる訳ではありません。しかし、採用担当者が書類の体裁を通してこちらのビジネスマナーを見ていると考え、気を抜かないようにしましょう。
もし「一人では就活に精一杯で、書類の郵送方法まで気が回らない」という方は、ぜひハタラクティブにご相談ください。求人のご紹介はもとより、書類の書き方や郵送の方法も丁寧にお教えします。

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