内定の断り方やマナーとは?辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介!

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この記事のまとめ

  • 内定の断り方は、内定通知から1週間を目安にできるだけ早く連絡するのがマナー
  • 内定承諾後、特に入社2週間前を過ぎての辞退はマナー違反なので避ける
  • 内定辞退の理由は自分から伝える必要はないが、聞かれたときのために準備をしておく
  • 内定の断り方の手段は基本的に電話であるが、採用担当者が不在の場合はメールでも良い
  • メールでの内定の断り方は、事前に電話連絡をした旨を伝えるのがポイント

「内定辞退したいけど断り方が分からない」という人もいるのではないでしょうか。内定通知を受け取ったものの「複数社から内定をもらった」「条件が合う他社を選びたい」といった事情で内定を辞退したい場合もあります。このコラムでは、内定の断り方におけるマナーや手段について解説。また、電話やメールでの断り方を例文付きで紹介します。マナー違反となる断り方をしないように、これから辞退の連絡をする人はご一読ください。

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内定の断り方で知っておくべきマナーとは?

内定を断る際はなるべく早く担当者へ電話するのがマナーです。電話がつながらなかった場合は、まずはメールで連絡を入れましょう。この項では、内定の断り方におけるマナーについて解説します。

誠実な対応を心掛ける

「内定辞退を伝えるのは心苦しい」「内定をもらったのに断るのは気まずい」と思っても、内定辞退の連絡は必ず行い、誠実な対応を心掛けましょう。企業は1人を採用するまでに多くの時間と費用を費やし、状況によってはその後の採用活動をストップします。内定を辞退することで企業の今後の活動に支障をきたすことも考えられるので、内定の断り方では採用を決めてくれた企業に感謝とお詫びの気持ちを伝えることが大切です。

できるだけ早く連絡する

内定を辞退すると決めたら、できる限り早く連絡するのが断り方のマナーです。少しでも早く連絡することで、企業側は採用活動を再開したり、ほかの人に内定通知を出したりすることができます。内定辞退は、採用通知を受け取ってから遅くても1週間以内には連絡しましょう。可能であればもう少し早く、内定を保留にしてもらっていた場合でも3日以内がおすすめです。

連絡する際は忙しい時間帯は避ける

内定を電話で断る場合は、企業側の都合を考慮し、営業時間内に行うのが基本です。かつ始業直後や昼休み、終業前など忙しい時間帯は避けるのがマナー。一般的に、午前中なら10時半以降、午後なら2~4時頃が良いとされています。メールは相手の都合が良いタイミングで読めるので、電話ほど送る時間帯を気にする必要はありません。ただし、深夜や早朝などは避け、企業の営業時間内に送るのが断り方のマナー。どうしても送るのが遅い時間になってしまう場合は「夜分遅くに失礼いたします」と一言書くようにしましょう。企業へ連絡する時間帯については「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ?知っておきたいマナーと注意点」で詳しく解説していますので、ご一読ください。

内定の断り方でマナー違反とされていること

内定を断るときはマナー違反となる行為をしないようにしましょう。ここでは、内定の断り方でマナー違反とされることについてご紹介します。

内定承諾後に辞退する

内定の断り方では承諾前に連絡するのがマナーとされており、内定承諾書を提出したあとの辞退はマナー違反となります。内定承諾書とは「企業に内定承諾の意思を伝え、入社を確約する書類」です。
企業から内定通知があった場合、内定承諾書の提出を求められます。内定承諾書を提出すると、入社意思があるとみなされ、企業側は採用活動をストップしたり、入社後の準備を進めたりしている可能性も。そのため、内定承諾後に入社を断ってしまうと、企業に多大な迷惑をかけることになるでしょう。内定承諾後の辞退は不可能ではないものの、誠実な対応とはいえません。内定承諾後の辞退はなるべく避けるようにしましょう。

親が担当者へ内定を断る連絡する

内定を断る際は、親ではなく自分で連絡します。企業の選考を受け、内定をもらったのは自分自身です。人任せにせず、最後まで責任を持って真摯な対応を心掛けましょう。

内定のあと音信不通になる

内定通知をもらったあとに音信不通になるのはマナー違反です。「連絡をするのが億劫」「怒られるのが怖い」といった理由で連絡をせず、企業から連絡が来ても無視してしまうのは良くありません。企業側は入社意思を確認するため、何度も連絡をしなければならなくなり業務に支障をきたす可能性も。内定辞退をした会社が将来の取引先となることもあり得ます。社会人の仲間入りをするのであれば、最後まできちんと対応するのが内定の断り方の基本です。

入社2週間前を過ぎての辞退

入社2週間前を過ぎてからの内定辞退は非常識な行為とみなされるでしょう。民法第627条で「労働契約を解除する場合は2週間前までに申し出ること」と定められています。つまり、入社2週間前までの内定辞退は法律上認められていますが、入社2週間前を過ぎての辞退はルール違反といえるのです。損害賠償を請求されるのは稀なものの、企業からの印象は悪くなるので、よほどの事情がない限り避けましょう。
前述のとおり、内定承諾書を提出した時点で入社意思を示したことになり、「労働契約を締結した」とみなされます。内定承諾書を提出したにもかかわらず、内定の断り方がわからなくてギリギリまで内定辞退を伝えられなかったというような事態にならないようにしましょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法

内定を断るとき理由を伝える必要はある?

内定の断り方のマナーでは、自分から詳しい理由を伝える必要はないとされています。内定を断る理由は「検討の結果」や「一身上の都合により」などで問題ないでしょう。ただし、企業によっては、具体的な内定辞退の理由を尋ねられることもあるので、聞かれた場合に備えておきます。

聞かれたら企業側に配慮して答えよう

内定の断り方では、企業の心証を悪くしないよう配慮することが重要です。「第一希望の企業から内定が出た」や「ほかの企業の方が給料が良かった」などを理由に使用するのは控えましょう。特に、勤務条件を理由とするのはマナー違反にあたります。内定を断る理由を伝える際は下記のようなものにすると良いでしょう。

・第一希望の業界で内定が出た
・第一希望の職種で内定が出た
・自身の適性やキャリアプランに合う方を選択した

断り方一つでスムーズに辞退できるか否かを左右するため、不用意な発言は控えましょう。内定辞退の理由の伝え方で悩んでいる方は「内定辞退の理由を上手に伝える方法」をチェックしてみてください。内定辞退の伝え方のポイントについて詳しく解説しています。

やむを得ない事情で辞退する場合は事情を説明しよう

また、家族の介護や自身の病気など、やむを得ない理由で不本意ながら辞退する場合は、事情を説明し「いずれ改めて応募したい」と伝えましょう。問題が解消した際に、再度選考してもらえる可能性もあります。

内定の断り方の手段は何がある?

内定の断り方には電話とメールがあり、一般的に電話のほうが良いとされています。この項では、電話での連絡が良い理由や、メールで連絡する際の注意点などを解説。内定の断り方で悩んでいる人は参考にしてみてください。

内定を断るときは基本的に電話で伝える

内定を断る連絡は基本的に電話で行います。内定辞退の意思は、迅速かつ確実に企業へ必ず伝えなければならないため、電話で伝えるのが適切です。
電話で断ることに対し「冷たい対応をされたらどうしよう」「電話で内定を断るのが怖い」と不安に思う人もいるでしょう。しかし、文字だけで感情が伝わりづらいメールとは異なり、電話は自分の声と言葉で謝罪できます。メールよりも誠意が伝わりやすいことから、内定を断るときは電話が良いといわれているようです。

就職・転職エージェントを利用したときの断り方は?

就職・転職エージェントを通して応募した場合、内定辞退はエージェントの担当者に連絡します。エージェントに連絡する場合も、辞退を決めたら早めに連絡するのがマナーです。
「せっかく求人を紹介してくれたのに申し訳ない」と思う人もいるようですが、希望と合っていない企業に就職しても早期離職になりかねません。担当者には正直に理由を説明し、改めて希望条件や志望動機をすり合わせましょう。

担当者が不在の場合はメールも可

担当者が不在だったり、連絡がつかなかったりする場合は、メールで内定を断っても問題ありません。その際は、メールでの連絡となったことに対する謝罪を必ず記載しましょう。
メールで連絡する際は、間違いなく送信されたか、担当者に伝わったかといった点に注意が必要です。メールを送って数日経っても返信が来ない場合は、再度メールを送るか、電話で連絡して企業側に内定辞退の意思が伝わったか確認しましょう。
より丁寧な内定の断り方をするのであれば、手紙を送るのも一つの手段です。その際は電話をしたあとに手紙を送ります。特に内定承諾書を提出したあとに辞退する場合は、手紙で丁寧に謝罪するのも良いでしょう。

メールで断るのが一般的になりつつある

前述のとおり、内定の断り方は電話が良いとされている一方で、メールだけでも良いという考え方が一般的になりつつあるといわれています。メールは隙間時間に確認でき、電話よりも都合が良いと考える採用担当者もいるようです。
ただし、古風な企業では「メールだけでは失礼」と考える場合もあるので、応募先企業によって対応を検討するのが良いでしょう。「転職の内定辞退はメールのみで問題ない?守るべきマナーと例文」で詳しく解説しているので、参考にしてください。

内定を断る際の例文

内定を断る際は、簡潔に伝えるのがポイントです。ここでは、内定の断り方を例文で紹介します。以下の例文を参考に、自身の内定の断り方を考えましょう。

内定を電話で断る場合

実際に電話すると緊張してうまく話せない恐れもあります。電話をかける前に話す内容をメモしておき、練習しておくのがおすすめです。

(例文)
お世話になっております、先日内定の通知をいただきました○○(氏名)です。
採用担当の○○さまはいらっしゃいますでしょうか。

~担当者に代わる~

お世話になっております、○○(氏名)です。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話で連絡いたしました。
御社には大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

このあと、採用担当者から詳しい理由を求められる可能性があります。聞かれたら答えられるように準備しておきましょう。企業へ電話する際の基本的なマナーについては「就活中の電話対応!マナーを守ってスマートな印象を」のコラムでご確認ください。

内定をメールで断る場合

採用担当者と連絡がつかない場合の内定の断り方がメールです。メールをする際は、事前に電話連絡をした旨を必ず伝えましょう

(例文)
件名:内定辞退のご連絡 (○○…自分の氏名)
本文:○○株式会社 採用担当 ○○様
お世話になっております、先日採用通知をいただきました○○(氏名)です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多用のようでしたので、メールにて失礼します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございました。
このような嬉しいお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
本来であれば貴社にお伺いし、お詫びを申し上げるべきですが、メールでのご連絡となるところを何卒ご容赦いただきたく存じます。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------------------
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス
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メールでの連絡の際、内定辞退の理由を詳しく伝えないと、折り返し辞退理由を聞かれる場合があります。そのため、メールで内定を断るときはできるだけ簡潔に辞退理由を記載しておきましょう。

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内定の断り方に関する疑問Q&A

ここでは、内定の断り方に関するよくあるお悩みをQ&A方式で解決していきます。

内定に対する連絡はいつまでにするのがマナー?

内定に対する返事は、受ける・断るどちらの場合も企業が指定した期日を守るのが基本です。もし指定されなかった場合は1週間を目安に考えましょう。「内定への返事の仕方とは?保留や辞退をするときのマナーとは」ではより詳しく内定保留について解説していますので、ぜひ参考にしてください。

怒られそうで怖くて連絡を先延ばしにしてしまう…

内定辞退の連絡で企業から叱責を受けることは一般的にありません。辞退を決めたらすぐに連絡するのがマナーです。特に上記でお伝えした期限内であれば、理由などを深く追求される可能性も低いでしょう。むしろ連絡を先延ばしにし、期限を過ぎてしまうほうが印象を損ねます。「内定の断り方でマナー違反とされていること」の内容を確認し、社会人として注意されることがないように気を付けましょう。

就職エージェントを通して内定を断れる?

就職エージェントを使って内定が出た場合、必ずエージェントを通して断りの連絡を入れましょう。連絡方法は、電話・メールのどちらでも構いません。辞退する理由をあわせて伝えることで、次の就職活動でよりマッチした求人を紹介してもらえる可能性が高くなります。「転職エージェント経由で内定辞退する方法と例文」では連絡時に伝える内容の例をご紹介していますので、ご一読ください。

断り方が悪かった場合どんなリスクがある?

断り方が不誠実で印象を悪くした場合、将来就職した会社で業務に影響が出ることも。断った企業が、就職先企業の取引先で、「この人は信頼・信用できない」と判断されてしまう可能性がゼロではないからです。内定辞退をしないためにも、求人選びの段階から自分に合うものを探しましょう。ハタラクティブではヒアリングに基づいた求人の紹介を行っていますので、ミスマッチが起こりにくいという特徴があります。ぜひご活用ください。

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