内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！

「内定辞退したいけど断り方が分からない」という人もいるのではないでしょうか。内定通知を受け取ったものの「複数社から内定をもらった」「条件が合う他社を選びたい」といった事情で内定を辞退したい場合もあります。このコラムでは、内定の断り方における電話やメールのマナーや手段について解説。辞退後にトラブルを起こさないために、正しい内定辞退の方法を確認しましょう。

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基本的な内定の断り方と守るべきマナー

内定の断り方は、新卒でも中途採用でも通知からできるだけ日を空けずに担当者に電話で直接伝えるのが基本です。抑えるべきポイントを以下にまとめました。

内定辞退を決めたらできるだけ早めに連絡する

内定を辞退すると決めたら、できる限り早く連絡するのが断り方のマナー。少しでも早く連絡することで、企業側は採用活動を再開したり、ほかの人に内定通知を出したりすることができます。内定辞退は、採用通知を受け取ってから遅くても1週間以内には連絡しましょう。可能であればもう少し早く、内定を保留にしてもらっていた場合でも3日以内がおすすめです。

内定辞退は電話で連絡するのが基本

内定を断る連絡は基本的に電話で行います。内定辞退の意思は、迅速かつ確実に企業へ必ず伝えなければならないため、直接相手と話せる電話が適切でしょう。
ただし、メールは隙間時間に確認でき、電話よりも都合が良いと考える採用担当者もいること、ビジネスツールとしてメールが確立されていることから、近年ではメールだけの連絡で十分と考える企業・採用担当者もいるようです。

担当者が不在の場合はメールも可

担当者が不在だったり、連絡がつかなかったりする場合は、メールで内定を断っても問題ありません。その際は、メールでの連絡となったことに対する謝罪を必ず記載しましょう。
メールで連絡する際は、間違いなく送信されたか、担当者に伝わったかといった点に注意が必要です。メールを送って数日経っても返信が来ない場合は、再度メールを送るか、電話で連絡して企業側に内定辞退の意思が伝わったか確認しましょう。

内定辞退は採用担当者に伝える

内定辞退は、必ず採用担当者に伝えます。不在で連絡がつかない場合はメールで連絡し、改めて電話をするのがマナー。受付や取次ぎの人に伝える、伝言を頼むのは誠意に欠ける行為といえます。
なお、エージェント経由で内定をもらっている場合は、企業ではなくエージェントの担当者に連絡して問題ありません。

連絡する際は忙しい時間帯は避ける

内定を電話で断る場合は、企業側の都合を考慮し、営業時間内に行うのが基本です。始業直後や昼休み、終業前など忙しい時間帯は避け、午前中なら10時半以降、午後なら14〜16時頃がおすすめ。メールは相手の都合が良いタイミングで読めるので、電話ほど送る時間帯を気にする必要はありません。ただし、深夜や早朝などは避け、企業の営業時間内に送るのが断り方のマナー。どうしても送るのが遅い時間になってしまう場合は「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えるようにしましょう。
企業へ連絡する時間帯については「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」で詳しく解説していますので、ご一読ください。

ハタラクティブ在籍アドバイザーから内定の断り方のアドバイス

内定を断る際は、マナーを守り、内定辞退の旨を伝えることが大切です。例文は「内定を断る際の例文」で紹介しているので、参考にしてみてください。
内定をいただいたことへの感謝を伝えると、内定を辞退した企業に対して、誠実な態度を示すことができます。辞退理由を聞かれることが多いので、あらかじめ回答の準備をしてから電話をかけることがおすすめですよ。
ハタラクティブキャリアアドバイザー後藤祐介からのアドバイス

内定の断り方でマナー違反とされていること

内定を断るときは、マナー違反となる行為をしないようにしましょう。ここでは、内定の断り方でマナー違反とされることについてご紹介します。

内定承諾の辞退

内定承諾書を提出したあとの辞退はマナー違反となります。内定承諾書とは「企業に内定承諾の意思を伝え、入社を確約する書類」です。
内定承諾書を提出すると入社意思があるとみなされ、企業側は採用活動をストップしたり、入社後の準備を進めていきます。そのため、内定承諾後に入社を断ってしまうと、企業に多大な迷惑をかけることになるでしょう。内定承諾後の辞退は不可能ではないものの、誠実な対応とはいえません。内定承諾後の辞退はなるべく避けるようにしましょう。また、内定承諾に関しては「内定承諾の連絡はメールと電話どちらが良い？基本のマナーと例文をご紹介」にて、詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

第三者からの連絡

内定を断る際は、親など第三者ではなく自分で連絡します。企業の選考を受け、内定をもらったのは自分自身です。人任せにせず、最後まで責任を持って真摯な対応を心掛けましょう。そのため、特別な理由がない限り自分で連絡しなければいけません。

辞退連絡をせず音信不通になる

内定通知をもらっているにも関わらず、「断るのが面倒」「怒られそうで怖い」といった理由から音信不通になるのはマナー違反です。企業側は入社意思を確認するため、何度も連絡をしなければならなくなり業務に支障をきたす可能性も。内定辞退をした会社が将来の取引先となることもあり得ます。社会人の仲間入りをするのであれば、最後まできちんと対応するのが内定の断り方の基本です。

入社2週間前を過ぎての辞退

入社2週間前を過ぎてからの内定辞退は非常識な行為とみなされるでしょう。民法第627条で「労働契約を解除する場合は2週間前までに申し出ること」と定められています。つまり、入社2週間前までの内定辞退は法律上認められていますが、入社2週間前を過ぎての辞退はルール違反。損害賠償を請求されるのは稀なものの、企業からの印象は悪くなるので、よほどの事情がない限り避けましょう。
前述のとおり、内定承諾書を提出した時点で入社意思を示したことになり、「労働契約を締結した」とみなされます。内定承諾書を提出したにもかかわらず、内定の断り方がわからなくてギリギリまで内定辞退を伝えられなかったという事態にならないようにしましょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法

内定を断るとき理由を伝える必要はある？

内定を断る理由は、自分から詳しい理由を伝える必要はないとされています。「検討の結果」や「一身上の都合により」などで問題ありません。ただし、企業によっては、具体的な内定辞退の理由を尋ねられることもあるので、聞かれた場合に備えておきます。

聞かれたら企業側に配慮して答えよう

内定の断り方では、企業の心証を悪くしないよう配慮することが重要です。「第一希望の企業から内定が出た」や「ほかの企業の方が給料が良かった」などを理由に使用するのは控えましょう。特に、勤務条件を理由とするのはマナー違反にあたります。内定を断る理由を伝える際は下記のようなものにすると良いでしょう。

• ・第一希望の業界で内定が出た
  ・第一希望の職種で内定が出た
  ・自身の適性やキャリアプランに合う方を選択した

断り方一つでスムーズに辞退できるか否かを左右するため、不用意な発言は控えましょう。内定辞退の理由の伝え方で悩んでいる方は「内定辞退の理由を上手に伝える方法」をチェックしてみてください。内定辞退の伝え方のポイントについて詳しく解説しています。

内定を断る際の例文

内定を断る際は、簡潔に伝えるのがポイントです。ここでは、内定の断り方を例文で紹介します。以下の例文を参考に、自身の内定の断り方を考えましょう。

内定を電話で断る場合

実際に電話すると緊張してうまく話せない恐れもあります。電話をかける前に話す内容をメモしておき、練習しておくのがおすすめです。

例文

お世話になっております、先日内定の通知をいただきました○○（氏名）です。
採用担当の○○さまはいらっしゃいますでしょうか。

～担当者に代わる～

お世話になっております、○○（氏名）です。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話で連絡いたしました。
御社には大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

このあと、採用担当者から詳しい理由を求められる可能性があります。聞かれたら答えられるように準備しておきましょう。企業へ電話する際の基本的なマナーについては「就活中の電話対応！マナーを守ってスマートな印象を」のコラムでご確認ください。

内定をメールで断る場合

採用担当者と連絡がつかない場合の内定の断り方がメールです。メールをする際は、事前に電話連絡をした旨を必ず伝えましょう。

例文

件名：内定辞退のご連絡　（○○…自分の氏名）

本文：○○株式会社　採用担当　○○様
お世話になっております、先日採用通知をいただきました○○（氏名）です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多用のようでしたので、メールにて失礼します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございました。
このような嬉しいお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、検討の結果、△△のため内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
本来であれば貴社にお伺いし、お詫びを申し上げるべきですが、メールでのご連絡となるところを何卒ご容赦いただきたく存じます。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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• ・名前
  ・住所
  ・電話番号
  ・メールアドレス

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メールでの連絡の際、内定辞退の理由を詳しく伝えないと、折り返し辞退理由を聞かれる場合があります。そのため、メールで内定を断るときはできるだけ簡潔に辞退理由を記載しておきましょう。

内定辞退は怖くない！大切なのは断り方

内定を辞退する際に「怒られたらどうしよう」と不安を感じる方が多いでしょう。しかし、内定辞退は相手への気遣いや断り方を大切にすれば怖くありません。タイミングやマナーを守った連絡を行えば、内定先企業も辞退を了承してくれます。

多くの企業は内定辞退を経験している

内定辞退は、決して珍しいものではありません。どの企業も、一度や二度は必ず経験しています。そのため、連絡なしや入社前日の辞退でない限りスムーズに了承してもらえる可能性が高いでしょう。冒頭でも説明したように、内定を辞退すると決意したら、なるべく早いタイミングで申し出ることが大切です。
なお、内定辞退についてさらに知識を深めたい方はコラム「角が立たない、内定の断り方とは？」をチェックしてみてください。

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内定の断り方に関する疑問Q＆A

ここでは、内定の断り方に関するよくあるお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

内定に対する連絡はいつまでにするのがマナー？

内定に対する返事は、受ける・断るどちらの場合も企業が指定した期日を守るのが基本です。もし指定されなかった場合は1週間を目安に考えましょう。「内定の返事の仕方は？いつまでに行う？保留や辞退する場合の例文も紹介」ではより詳しく内定保留について解説していますので、ぜひ参考にしてください。

怒られそうで怖くて連絡を先延ばしにしてしまう…

内定辞退の連絡で企業から叱責を受けることは一般的にありません。辞退を決めたらすぐに連絡するのがマナーです。特に上記でお伝えした期限内であれば、理由などを深く追求される可能性も低いでしょう。むしろ連絡を先延ばしにし、期限を過ぎてしまうほうが印象を損ねます。「内定の断り方でマナー違反とされていること」の内容を確認し、社会人として注意されることがないように気を付けましょう。

内定辞退ではなく回答期限を延ばしてもらえる？

内定辞退ではなく内定承諾の回答期限を延ばして欲しい場合も早めに採用担当者へ連絡が大切です。早めに連絡しておくことでスムーズに内定承諾の期限を延長できます。内定承諾の期限に関しては「内定を待ってもらうにはどうする？メールや電話での対応や保留期間を紹介！」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

就職エージェントを通して内定を断れる？

就職エージェントを使って内定が出た場合、必ずエージェントを通して断りの連絡を入れましょう。連絡方法は、電話・メールのどちらでも構いません。辞退する理由をあわせて伝えることで、次の就職活動でよりマッチした求人を紹介してもらえる可能性が高くなります。「転職エージェント経由で内定辞退する方法は？しつこいときの対処法」では連絡時に伝える内容の例をご紹介していますので、ご一読ください。

断り方が悪かった場合どんなリスクがある？

断り方が不誠実で印象を悪くした場合、将来就職した会社で業務に影響が出ることも。断った企業が、就職先企業の取引先で、「この人は信頼・信用できない」と判断されてしまう可能性がゼロではないからです。内定辞退をしないためにも、求人選びの段階から自分に合うものを探しましょう。ハタラクティブではヒアリングに基づいた求人の紹介を行っていますので、ミスマッチが起こりにくいという特徴があります。ぜひご活用ください。

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