1. フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOP
  2. >
  3. フリーター役立ちコラムTOP
  4. >
  5. 内定辞退はしてもいい?電話・メールそれぞれの断り方とマナー

内定辞退はしてもいい?電話・メールそれぞれの断り方とマナー

ハタラクティブは20代
フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです。

ハタラクティブは
20代フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです。

公開日:

最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・内定辞退はマナー違反ではないが、内定承諾書を提出した後はなるべく避ける
  • ・内定辞退の連絡はできるだけ早く行うのがマナー
  • ・内定辞退の旨を連絡する際は基本電話が望ましいが、担当者不在の場合はメールでもOK
  • ・内定を辞退する理由は聞かれない限り、答える必要はない

内定辞退はしてもいい?電話・メールそれぞれの断り方とマナーの画像

企業から採用の連絡を受けると嬉しいものですが、複数社から内定をもらったり、希望する条件と合わなかったりして内定を断らなければならないケースがあります。そこでこのコラムでは、内定辞退を伝える際のポイントや連絡手段、タイミングを解説します。「断るのは心苦しい」「どう伝えたら失礼にならないのかな」と悩んでいる方はぜひご一読ください。

監修者:多田健二

キャリアコンサルタント

今まで数々の20代の転職、面接アドバイス、キャリア相談にのってきました。受かる面接のコツをアドバイス致します!

そもそも内定辞退はしてもいいのか? 

企業から採用の通知を受け取ったものの、希望する条件と異なったり、すでに他の企業に入社を決めたりしていることもあると思います。そもそも内定辞退はしても良いものなのでしょうか?内定辞退しても問題ない場合や、避けた方がいい場合について見ていきます。


内定承諾前の辞退はマナー違反ではない

内定辞退することは決して良いことではありませんが、就職活動や転職活動において求職者が複数の企業の選考を受けるのは一般的なことです。企業側も採用を断られることをある程度想定しているため、内定承諾前の辞退はマナー違反にはならないといえます。

内定承諾後の辞退は避ける

内定承諾前の辞退は問題ありませんが、内定承諾をして内定承諾書を提出した後の辞退については、この限りではありません。内定承諾書とは、「企業に内定承諾の意思を伝え、入社を確約する書類」です。企業から内定の連絡があった場合、ほとんどは内定承諾書の提出を求められます。内定承諾書を提出すると、入社意思があると見なされ、企業側は採用選考をストップしたり、入社後の準備を具体的に進めたりしている可能性があります。

そんな中で入社を断ってしまうと、企業に多大な迷惑をかけることに。内定承諾後も辞退自体はできますが、企業からの印象は悪くなります。内定承諾後の辞退についてはなるべく避けるようにしましょう。

内定辞退を伝える時の注意 

内定辞退を決めたら企業側に伝えなければなりません。次に、内定辞退を伝える時にどのような点に注意すればいいのかご紹介します。

誠実な対応をとる

「内定辞退を伝えるのは心苦しい」と思うかもしれませんが、だからこそ誠実な対応を心がけることが大切です。採用を決めてくれた企業に感謝とおわびの気持ちを伝えるようにしましょう。気まずいからと、内定辞退の連絡を入れないのはマナー違反です。

できるだけ早く伝える

内定辞退を決めたらできるだけ早く連絡するのが望ましいです。理由は少しでも早く連絡した方が企業側にかかる負担が少なくなるため。内定を保留してもらっていた場合でも3日、遅くても採用通知を受け取ってから1週間以内に、速やかに連絡をするようにしましょう。

電話の場合、企業が忙しい時間帯は避ける

内定辞退を電話で伝える場合は、企業側の都合を考慮し、営業時間内に行うのが基本。かつ始業直後や昼休み、終業前など忙しい時間帯は避けるのがマナーです。例えば午前中なら10時半以降、午後なら14~16時頃が良いでしょう。メールは相手の好きなタイミングで読むことができるので、電話ほど送る時間帯を気にする必要はありませんが、深夜や早朝などは避け、企業の営業時間に送るのが理想。どうしても送るのが遅い時間になってしまう場合は「夜分遅くに失礼いたします」と一言書くようにしましょう。

内定辞退を伝える際に電話や手紙は必要?メールのみでOK?

内定辞退の連絡は、電話で行うのが基本です。しかし、内定辞退の連絡を入れるにあたって、電話するのが怖いと思う方もいるのではないでしょうか。メールのみで済ませられるのならば、その方がいいと考える方もいると予想できます。また、手紙を送るかどうかも悩みどころです。以下、内定辞退を伝える際にふさわしい連絡手段について説明します。

基本は電話がよい

内定辞退を伝えるのに一番ふさわしい手段は、迅速かつ確実に相手に伝わる電話です。メールや手紙は相手が読んだかどうかまでは分からず、先方が気が付かない可能性もあります。内定辞退といった絶対に相手に伝える必要のある連絡は、電話で伝えるのが適切です。また、電話は自分の言葉で話せるので誠意を伝えやすく、仮に担当者が怒ってしまったような場合でもその場で謝ることができます。

担当者が不在の場合はメールのみでも可

電話で連絡するのが理想ではありますが、担当者が不在だった場合や、担当者と連絡がつかない場合はメールのみの連絡でもかまいません。その際は、メールでの連絡となったことに対する謝罪を入れるようにしましょう。また、メールを送って数日経っても返信がない場合は担当者がメールに気づいていない可能性があるので、再度メールを送るか、電話をするなどして必ず相手側に内定辞退の意思が伝わったことを確認する必要があります。

より丁寧にお詫びをしたい場合は手紙を送るのもあり

内定辞退の連絡は基本電話だけでOKですが、丁寧にお詫びの気持ちを伝えたい時は電話をした後に手紙を送るという手もあります。内定承諾書提出後に辞退することになった時など、企業側に特に迷惑をかけてしまった時は手紙を送るとより誠実な印象になるでしょう。

内定辞退に使える例文

企業側へ連絡手段が分かったところで、実際に電話・メールそれぞれで内定辞退の意向を伝える際の例文をご紹介します。電話でもメールでも「説明が長くて話の要点が分からない」ということにならないように、簡潔に伝えることを意識しましょう。

電話の場合

お世話になります、先日内定の通知をいただきました◯◯(氏名)です。
採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

~担当者に代わる~

お世話になります、◯◯(氏名)です。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話で連絡いたしました。
御社には大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

メールの場合

件名:内定辞退のご連絡 (◯◯…自分の氏名)
本文:◯◯株式会社 採用担当 ◯◯様
お世話になっております、先日採用通知をいただきました◯◯(氏名)です。
この度は内定のご連絡、誠にありがとうございました。
このような嬉しいお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
本来であれば貴社にお伺いし、お詫びを申し上げるべきですが、メールでのご連絡となるところを何卒ご容赦いただきたく存じます。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------------------
署名
----------------------------------------------

内定辞退に理由は必要?

内定辞退の連絡をする際に、多くの方が気にするのが内定辞退の理由をどう伝えるかではないでしょうか。理由を伝える必要性の有無や、伝え方を見ていきます。

聞かれない限り理由を伝える必要はない

内定辞退の連絡をする時には、自分から理由を述べる必要はありません。ただ、企業によっては理由を尋ねることもあるので、聞かれた場合に備えて理由は準備しておくようにしましょう。

理由を述べる時は企業の心証を悪くしないように注意

理由を述べる際は、「ほかの会社の方が給料がよかった」といった間接的に内定辞退する企業を非難するような理由は、心証を悪くするので控えるべき。下記のような理由を説明すると、角が立ちません。

・第一希望の業界で内定が出た
・第一希望の職種で内定が出た
・自身の適性やキャリアプランに合う方を選択した

双方が納得できる内定辞退を叶えるためにも、不用意な発言には注意してください。

内定辞退いつまでできる?トラブルを避けるためのポイント

ここまで内定辞退の仕方について見てきましたが、なかには入社目前になって内定辞退を考えている方もいるでしょう。最後に内定辞退はいつまで可能なのか時期の目安をお伝えします。


法律上は入社2週間前までで可能

内定承諾書を提出すると「労働契約を締結した」と見なされます。民法上、労働契約を解除する場合は2週間前までに申し出ることになっているため、法律上は入社の2週間前まで内定辞退はできます。


入社2週間前を切ったらよほどの理由がない限り避ける

入社2週間前を過ぎてから企業に内定辞退を申し出た場合、損害賠償を請求されることは稀ですが、直前であるほど企業からの心証は悪くなります。非常識な行為ではありますので、よっぽどの理由がない限り、避けましょう。


内定承諾・内定辞退だけではなく、面接の日程調整や条件交渉など就職活動・転職活動中には企業とのやりとりが欠かせません。自分で交渉するのが難しいと考える方はプロの手を借りてみるのがおすすめです。ハタラクティブでは、専任のアドバイザーが就職活動・転職活動をトータルサポート。企業とのやりとりもアドバイザーが行うので安心です。ぜひこれを機に、お気軽にお問い合わせください。

これまでに就職したことはありますか?※派遣・アルバイトは除く

  • はい

  • いいえ

経歴に自信がなくても大丈夫!

マンツーマンの面談を通してあなたにぴったりな仕事を見つけましょう!

▼ ご相談はこちらから ▼

これまでに就職したことはありますか? ※派遣・アルバイトは除く

  • はい

  • いいえ

おすすめ記事

RECOMMEND

ページトップへ

簡単30秒!登録はこちらから

これまでに就職したことはありますか?

 

より良いサービスを提供するため
アンケート回答にご協力ください

Q1. 現在の就業状況を教えてください

Q2. 年齢を教えてください

※未回答の設問があります

ご回答ありがとうございます!

いただいた情報は今後のサービス改善のために
活用させていただきます。

閉じる