内定の断り方やマナーとは?辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介!

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【このページのまとめ】

  • ・内定の断り方のマナーは内定通知から1週間以内に必ず連絡すること
  • ・内定の断り方では内定承諾後の辞退はマナー違反となるため、できるだけ避ける
  • ・内定辞退の理由は自分から伝える必要はないが、聞かれたときのために準備をしておく
  • ・内定の断り方の手段は基本的に電話であるが、採用者が不在の場合はメールでも良い

内定通知を受け取った方の中には、内定を断りたい事情ができた人もいるでしょう。また、「内定辞退したいけど断り方が分からない」という人もいるはずです。このコラムでは、内定の断り方のマナーやマナー違反となる行為を解説。また、内定を断る手段である電話やメールについてもご紹介しています。内定辞退を伝える例文もご紹介しているため、円満に退社できるようぜひ参考にご一読ください。

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内定の断り方で知っておくべきマナーとは?

内定の断り方にはいくつかマナーがあります。まず、内定を断る際は担当者へ必ず連絡しましょう。内定辞退は、内定承諾前であればマナー違反になりません。内定辞退の連絡は内定通知から1週間以内に実施するのがベスト。
なお、エージェントを使ったときの内定辞退はエージェント経由で行います。ほかにも内定の断り方には気をつけるべきポイントがあるため、しっかり確認しましょう。

誠実な対応を心掛ける

「内定辞退を伝えるのは心苦しい」「内定をもらったのに断るのは気まずい」と思っても、内定辞退の連絡は必ず行い、誠実な対応を心掛けましょう。企業は1人を採用するまでに多くの時間と費用を費やし、状況によってはその後の採用活動をストップします。このように採用予定者の内定辞退は、企業の今後の活動に支障をきたすことも。そのため、内定の断り方では採用を決めてくれた企業に感謝とお詫びの気持ちを伝えることが大切です。

できるだけ早く連絡する

内定辞退を決めたら、できる限り早く連絡します。理由は、少しでも早く連絡した方が企業側にかかる負担が少なくなるため。内定を保留にしてもらっていた場合でも3日、遅くても採用通知を受け取ってから1週間以内に速やかに連絡しましょう。

連絡する際は時間帯に気をつける

内定を電話で断る場合は、企業側の都合を考慮し、営業時間内に行うのが基本です。かつ始業直後や昼休み、終業前など忙しい時間帯は避けるのがマナー。一般的に、午前中なら10時半以降、午後なら14~16時頃が良いとされています。メールは相手の都合が良いタイミングで読めるので、電話ほど送る時間帯を気にする必要はありません。ただし、深夜や早朝などは避け、企業の営業時間内に送ります。どうしても送るのが遅い時間になってしまう場合は「夜分遅くに失礼いたします」と一言書くようにしましょう。

内定の断り方についてさらに詳しく知りたい方は「角が立たない、内定の断り方とは?」をご覧ください。内定辞退の方法について解説しています。

内定の断り方でマナー違反とされていること

内定を断るときはマナー違反となる行為をしないようにしましょう。ここでは、内定の断り方でマナー違反とされることについてご紹介します。

内定承諾後に辞退する

先述したとおり、内定の断り方では内定承諾前に連絡することがマナーとされています。そのため、内定承諾書を提出したあとの辞退はマナー違反。内定承諾書とは「企業に内定承諾の意思を伝え、入社を確約する書類」です。
企業から内定通知があった場合、基本的に内定承諾書の提出を求められます。内定承諾書を提出すると、入社意思があるとみなされ、企業側は採用活動をストップしたり、入社後の準備を進めたりしている可能性も。そのため、内定承諾後に入社を断ってしまうと、企業に多大な迷惑をかけることになるでしょう。内定承諾後も辞退は不可能ではありませんが、企業へ悪い印象を与えることとなります。内定承諾後の辞退はなるべく避けるようにしましょう。

親が担当者へ内定を断る連絡する

内定を断る際は、親ではなく自分で連絡します。企業の選考を受け、内定をもらったのは自分自身です。人任せにせず、最後まで責任を持って真摯な対応を心掛けましょう。

内定のあと音信不通になる

内定通知をもらったあとに音信不通になるのはマナー違反です。
入社する意思がなかったり、内定辞退の連絡をするのが億劫だったり、音信不通になる理由は人によって異なるでしょう。しかし、企業は入社意思の確認をする必要があります。そのため、採用予定者が音信不通になると業務に支障をきたすことに。就活は、内定をもらったら終わりではありません。社会人の仲間入りをするのであれば、最後まできちんと対応しましょう。

どうしても内定を断りたい場合は入社2週間前までなら可能

内定承諾書を提出すると「労働契約を締結した」とみなされます。民法では、「労働契約を解除する場合は2週間前までに申し出ること」とされているため、入社2週間前までの内定辞退は法律上、可能です。
一方、入社2週間前を過ぎてからの内定辞退は非常識な行為となります。よほどの事情がない限り避けましょう。入社直前の内定辞退で損害賠償を請求されるのは稀ですが、企業からの印象は悪くなります。内定の断り方がわからなくて、ギリギリまで内定辞退を伝えられなかったというような事態にならないようにしましょう。

内定を断るとき理由を伝える必要はある?

内定を断る連絡をする際、自分から詳しい理由を伝える必要はありません。内定を断る理由は「検討の結果」や「一身上の都合により」などで問題ないでしょう。ただし、企業によっては、具体的な内定辞退の理由を尋ねられることもあるので、聞かれた場合に備えておきます。
内定の断り方では、企業の心証を悪くしないよう配慮することが重要です。内定の断り方で「第一希望の企業から内定が出た」や「ほかの企業の方が給料が良かった」などを理由に使用するのは控えましょう。特に、勤務条件を理由とするのはマナー違反にあたります。内定を断る理由を伝える際は下記のようなものにすると良いでしょう。

・第一希望の業界で内定が出た
・第一希望の職種で内定が出た
・自身の適性やキャリアプランに合う方を選択した

内定を断る理由を考えるのは簡単ではありませんが、円満な内定辞退のために不用意な発言は控えましょう。断り方一つで、スムーズに辞退できるか否かを左右するため、準備は入念に行います。

内定辞退の理由の伝え方で悩んでいる方は「内定辞退の理由を上手に伝える方法」をチェックしてみてください。内定辞退の伝え方のポイントについて詳しく解説しています。

内定の断り方の手段は何がある?

内定の断り方には電話とメールがあります。ここでは、内定の断り方の手段について詳しくご紹介。内定を断る際は参考にしてください。

内定を断るときは基本的に電話で伝える

内定を断る連絡は基本的に電話で行います。内定辞退の意思は、迅速かつ確実に企業へ必ず伝えなければならないため、電話で伝えるのが適切です。
内定を断る人の中には、「電話で内定を断るのが怖い」という方もいるでしょう。しかし、文字だけで感情が伝わりづらいメールとは異なり、電話は自分の声と言葉で話せます。そのため、誠意を伝えやすく、仮に担当者が怒ってしまってもその場で謝罪することが可能。電話をするのが怖くても、なるべく早く内定を断るために頑張りましょう。

担当者が不在の場合はメールも可

担当者が不在だったり、連絡がつかなかったりする場合は、メールで内定を断っても問題ありません。その際は、メールでの連絡となったことに対する謝罪を必ず記載しましょう。
メールで連絡する際の注意点は、正常に送信されなかったり、担当者がメールに気づかなかったりする可能性がある点です。メールを送って数日が経っても返信が来ない場合は、再度メールを送るか、電話で企業側に内定辞退の意思が伝わったか確認しましょう。

なお、より丁寧な内定の断り方をするのであれば、手紙を送るのも一つの手段です。その際は電話をしたあとに手紙を送ります。特に内定承諾書を提出したあとに辞退する場合は、企業に大きな迷惑をかけることになりますので、手紙を送るとより誠実な印象を残せるでしょう。

内定辞退の電話のマナーについて不安を感じる人は多いでしょう。「内定辞退の電話マナー!怖いと感じるのはなぜ?例文やメールの送り方も」では、より詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。

内定を断る際の例文

内定を断る際は、電話でもメールでも簡潔に伝えるように意識しましょう。ここでは、内定辞退の意思を伝えるときの例文をご紹介します。内定の断り方のポイントや手段について把握した人は、最後の準備として、以下の例文を参考に内定を断る旨を伝える文章を作成しましょう。

内定を電話で断る場合

内定の断り方で基本的な手段である電話。実際に電話する際に慌てないよう、事前準備は入念に行いましょう。内定辞退する場合の例文は以下のとおりです。

(例文)
お世話になっております、先日内定の通知をいただきました◯◯(氏名)です。
採用担当の◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか。

~担当者に代わる~

お世話になっております、◯◯(氏名)です。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきですが、取り急ぎお電話で連絡いたしました。
御社には大変ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

このあと、採用担当者から詳しい理由を求められる可能性があります。聞かれた際はきちんと答えましょう。

内定をメールで断る場合

採用担当者と連絡がつかない場合の内定の断り方がメールです。メールをする際は、事前に電話連絡をした旨を必ず伝えましょう。

(例文)
件名:内定辞退のご連絡 (◯◯…自分の氏名)
本文:◯◯株式会社 採用担当 ◯◯様
お世話になっております、先日採用通知をいただきました◯◯(氏名)です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多用のようでしたので、メールにて失礼します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございました。
このような嬉しいお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
本来であれば貴社にお伺いし、お詫びを申し上げるべきですが、メールでのご連絡となるところを何卒ご容赦いただきたく存じます。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------------------
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス
----------------------------------------------

メールでの連絡の際、内定辞退の理由を詳しく伝えないと、折り返し辞退理由を聞かれる場合があります。そのため、メールで内定を断るときはできるだけ簡潔に辞退理由を記載しておきましょう。

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内定の断り方に関する疑問Q&A

ここでは、内定の断り方に関するよくあるお悩みをQ&A方式で解決していきます。

内定に対する連絡はいつまでにするのがマナー?

内定に対する返事は、受ける・断るどちらの場合も企業が指定した期日を守るのが基本です。もし指定されなかった場合は1週間を目安に考えましょう。「内定への返事はいつまでに?保留や辞退をするときのマナーとは」ではより詳しく内定保留について解説していますので、ぜひ参考にしてください。
 

怒られそうで怖くて連絡を先延ばしにしてしまう…

内定辞退の連絡で企業から叱責を受けることはまずありませんので、辞退を決めたらすぐに連絡するのがマナーです。特に上記でお伝えした期限内であれば、理由などを深く追求される可能性も低め。むしろ連絡を先延ばしにし、期限を過ぎてしまうようであれば印象を損ねます。叱責までいかなくとも、社会人として注意されたり理由について問いただされたりする可能性は高くなるでしょう。
 

就職エージェントを通して内定を断れる?

就職エージェントを使って内定が出た場合、必ずエージェントを通して断りの連絡を入れましょう。連絡方法は、電話・メールのどちらでも構いません。辞退する理由を合わせて伝えることで、次の就職活動でよりマッチした求人を紹介してもらえる可能性が高くなります。「転職エージェント経由で内定辞退する方法と例文」では連絡時に伝える内容の例をご紹介していますので、ご一読ください。
 

断り方が悪かった場合どんなリスクがある?

断り方が不誠実で印象を悪くした場合、将来就職した会社で業務に影響が出ることも。断った企業が、就職先企業の取引先で、「この人は信頼・信用できない」と判断されてしまう可能性がゼロではないからです。内定辞退をしないためにも、求人選びの段階から自分に合うものを探しましょう。ハタラクティブではヒアリングに基づいた求人の紹介を行っていますので、ミスマッチが起こりにくいという特徴があります。ぜひご活用ください。

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