内定承諾書を貰ったらどうすればいい?

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【このページのまとめ】

  • ・内定承諾書とは内定を承諾することを確認する書面で、郵送で届くことが多い
    ・内定承諾書は郵送で提出するのが一般的だが、内定式で提出することも
    ・内定承諾書を郵送する時は添え状を添付するのがマナー
    ・内定承諾書提出後でも内定辞退はできるが、企業に多大な迷惑がかかるので慎重に
    ・内定承諾書提出後に内定辞退する場合は、迅速に電話で説明する

内定承諾書の意味と提出方法について学びましょう。

◆内定承諾書とは?

内定承諾書とは、どのような書類なのでしょうか?
内定承諾書の内容と企業側が内定承諾書の提出を求める意図について説明します。

【内定承諾書はどんな書類?】

企業から内定の連絡を受けた後、ほとんどの場合、内定承諾書の提出を求められます。
内定承諾書とは、書面で内定を承諾することを確認するためのもの。「入社承諾書」や「就職承諾書」、「内定誓約書」とも呼ばれています。

【内定承諾書を提出させる意図】

会社側としては、欠員が出てしまった場合、再度採用の為に時間やコストを費やさなければなりません。
書面上で契約を交わすことにより、入社の意思を固めてもらうという意味合いで提出を求めてくる企業が多いようです。
内定を出したからといって第一志望の会社でない場合や面接時に違うと感じたなどの理由で入社を辞退する求職者は少なくありません。
会社側としては、よほどの理由がない限り、内定辞退を避けたいのが本音。
内定承諾書は、内定辞退を防ぐ役割を果たしているといえるでしょう。

◆内定承諾書をもらったら

内定承諾書は、いつ手元に届くのでしょうか?
内定承諾書を受け取るタイミングや書き方、郵送方法のポイントについて解説します。

【内定承諾書を受け取るタイミング】

内定承諾書は、内定が決まった後に、内定者に郵送する企業が多いようです。
内定通知を始め、入社手続きに必要な書類とともに送られてきます。
企業へ入社する意思が固まったら、できるだけ早く必要書類と共に内定承諾書を提出しましょう。
決められた提出期限を過ぎてしまった場合、入社前から悪い印象を与えてしまいます。
内定が決まって気が緩みそうになる時期ではありますが、やるべきことはきちんと済ませなくてはなりません。

また、郵送ではなく内定式に内定承諾書の提出を求める企業もあります。
内定式とは、次年度に入社を控えた人を対象とした式典です。
式典の内容は企業の大きさや社風によってさまざまですが、入社の事務手続きや内定者同士の親睦を兼ねた食事会、業務内容の説明などをすることが多いようです。
内定式で内定承諾書提出などの事務手続きがある場合に備えて、筆記用具や印鑑を持参しておくと良いでしょう。

【内定承諾書の書き方】

内定承諾書は、会社によって書式が異なります。
内容を確認し必要事項を記載しましょう。
基本的には日付、住所、氏名を記載し、捺印をするものが多いようです。
社会人のマナーとして、添え状を作成し同封するのがおすすめ。
添え状については、後ほど詳しく解説します。

【郵送方法】

会社への提出方法は郵送が一般的。返信用封筒が同封されている場合は、そちらを使用します。
返信用封筒がない場合は、内定承諾書を折らずに封入できる白い封筒を用意しましょう。
封筒サイズはA4で対応できることがほとんどですが、内定承諾書が手元に届いてからサイズを確認し、購入すると無駄がありません。
郵送時のポイントは下記の通りです。

◇郵送時のポイント

・白い丈夫な封筒を使用する
・封筒の表面に「内定承諾書在中」と記載
・送り先の住所は省略せず、都道府県から記載、番地は漢数字で記載
・宛名は企業、部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」
・封筒の裏面左下に氏名、住所を記載
・雨や汚れを防ぐため、クリアファイルに書類を入れてから封筒に入れる
・紛失を避けるため、書留で郵送する
・添え状を同封する


◆添え状について

内定承諾書を提出する場合、添え状を同封するのがおすすめ。
必ず同封するというアイテムではありませんが、あるとないとでは印象が大きく変わります。
必要事項を挙げているので、作成の参考にしてください。

【添え状とは?】

添え状とは、一般的に郵便物や書類、ファックスを送付する際に添付する書類のこと。郵便物の個数や書類の枚数などを記載し、同封物の漏れを防ぐための役割を担っています。
添え状は、ビジネスマナーの基本になるものなので、覚えておくとよいでしょう。
一般的な必要事項は下記の通りです。

【必要事項】

◇年月日(発送日)

◇宛先(会社名、送り先部署名、担当者名)

◇自分の住所、(大学・学部名)、氏名、電話番号、メールアドレス

◇タイトル
例:書類送付のお知らせ

◇拝啓(より丁寧に書く場合は謹啓)

◇時候の挨拶
例:○○の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

◇内定に対するお礼の言葉
例:この度は内定を頂きましたこと誠に感謝申し上げます。

◇本題(具体的な書類の内容)
例:つきましては、ご指示いただいた書類をご送付いたしますのでご査収の程よろしくお願い申し上げます。

◇締めの言葉 (入社後の抱負・意欲など)
例:身を引き締め、日々精進していく所存ですのでご指導の程、宜しくお願い申し上げます。
  末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。

◇敬具(謹啓の場合は謹白)

◇書類の種類、部数
例:   記
  同封書類
  内定承諾書  1通 

◇以上

添え状を作成したら、誤字・脱字や紙の汚れがないかを確認し、問題がなければ郵送します。
添え状は、手書きでもパソコンでもかまいません。
手書きの場合、手間や時間が掛かるため、丁寧な印象を与えることができるのに対し、パソコンの場合は、文書作成のスキルをアピールすることができます。
入社する会社の社風や事業に合わせて作成するとよいでしょう。


◆内定承諾書を提出したら必ず入社しないといけないのか?

内定承諾書に法的な効力はないので、会社に提出した後でも辞退することは可能です。
しかし、法的に効力がないと言っても、一度内定を出してくれた会社に大変な迷惑を掛けてしまうということを忘れてはいけません。
企業側は、決められた採用計画に基づいて内定を出しています。
内定者に辞退されてしまった場合、会社側は欠員を補充しなくてはなりません。
そればかりか、大学の推薦や紹介で企業を受けていた場合、大学側はその企業から信頼を失うことになり、次年度からその企業を受けたいと思っている後輩に迷惑が掛かってしまうこともありえます。
書面に署名捺印することの意味と重要性を考えましょう。

◆どうしても辞退しなければならない時の注意点

内定を辞退しなくてはならない場合、一番大切なことはできるだけ早く企業に連絡を入れることです。
就職活動では、複数の企業を同時に受けることが多いため、数社から内定をもらうケースはよくありますが、企業側は、「自社に来てくれる」という認識で入社準備を進めていきます。
連絡が遅くなってしまうと、採用計画の立て直しにも大きな影響があるため、迷惑をかける結果に。
気まずい気持ちもわかりますが、内定辞退の意思は電話で伝えましょう。
メールや手紙は、相手が確認したか分からず、一方的な報告になりかねないため、避けた方が無難です。
後々トラブルにもなりかねないので、意思疎通をきちんと取れる電話がベスト。
誠意を持って謝罪をした後、辞退の理由について簡潔に述べましょう。

◆内定後のミスマッチを防ぐなら就職エージェントの活用を

内定承諾書について、いかがでしたか。
どのような会社かわからずに就職活動を進めてしまった場合、面接段階で違和感を感じて内定後に辞退するか悩んでしまう人もいます。
一人で就職を進めるのが不安な方は、就職支援を行っているエージェントを利用するのもおすすめです。
エージェントは、多くの就職に携わってきたプロのアドバイザーに相談しながら、就職活動を進めることができるのがメリット。
就職活動を進める上で大切なポイントやコツを学ぶことできます。
とくに初めての就職活動の場合、流れがわからず戸惑うことも多いはず。
親身に相談に乗ってくれるエージェントは、心強い味方になります。

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