内定承諾書や添え状とはどんなもの?具体的な書き方や提出時のポイント

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【このページのまとめ】

  • ・内定承諾書とは、会社に内定承諾の旨を伝える書類
  • ・内定決定後に自宅へ郵送で届くか、内定式で内定承諾書を記入することが多い
  • ・内定承諾書に法的な効力はないものの、内定者の内定辞退を防ぐ効果が期待できる
  • ・内定承諾書の記入内容は企業により異なる
  • ・郵送時には添え状を同封し、書留で送るなど8つのポイントがある
  • ・どうしても内定辞退しないといけないときは、会社にすぐに電話で連絡する

内定承諾書や添え状とはどんなもの?具体的な書き方や提出時のポイントの画像

内定承諾書とはどのような書類なのかよく分からない、会社が提出を求める理由が知りたいという方は多いようです。このコラムでは、内定承諾書の提出理由をはじめ、いつどのように届くのか、その法的な効力や提出後に内定辞退せざるを得なくなったときの対処法をご紹介しています。郵送時のポイントや添え状の意味などもあわせて解説しているので、ぜひ参考にしてください。

内定承諾書とは?

内定承諾書とは、応募者が内定承諾することを、会社に伝えるための書類です。「入社承諾書」「就職承諾書」「採用承諾書」「内定誓約書」など、会社によって呼び方は違います。
しかし、どのような名称であっても、「内定を承諾して、入社する意思を固めたこと」を表す書類であることは変わりません。

応募者と会社のどちらも、この書類の提出をもって、入社への準備を本格的に進めていくことになる重要なものであるといえるでしょう。

内定承諾書はいつ、どんなツールで届く?

内定承諾書は、内定決定後に郵送で配布されるのが一般的です。
ここでは、内定承諾書を受け取るタイミングや書き方、郵送方法のポイントについて詳しく解説します。

内定承諾書を受け取るタイミング

内定承諾書は、内定が決まった後に、内定者に郵送する企業が多いようです。
内定通知書のほか、入社手続きに必要な書類とともに送られてきます。
ちなみに内定の決定は、電話やメールで採用担当者と応募者がやり取りをして決まることもありますし、内定通知書の送付をもって決定とするなどさまざまです。

企業へ入社する意思が固まったら、できるだけ早く必要書類とともに内定承諾書を提出しましょう。
決められた提出期限を過ぎてしまった場合、入社前から悪い印象を与えてしまいます。「内定不承諾」と見なされ、採用がなかったことになる可能性もあるでしょう。
内定が決まって気が緩みそうになる時期ではありますが、やるべきことはきちんと済ませなくてはなりません。

また、郵送ではなく内定式に内定承諾書の提出を求める企業もあります。
内定式とは、次年度に入社を控えた人が対象となる式典です。式典の内容は、入社の事務手続きや内定者同士の親睦を兼ねた食事会、業務内容の説明などが多いようです。
企業の大きさや社風によってプログラムや所要時間は違いますが、事前に電話やメール、内定通知書の同封物などを通して詳しい内容が把握できるでしょう。
内定式に持参する持ち物もあらかじめ知らされているはずではありますが、特に伝えられていなかったとしても、必要に応じてすぐに対応できるよう筆記用具と印鑑は持って行くのがおすすめです。

内定承諾書にはどんな意味や効力がある?

内定承諾書には、内定辞退を防ぐ目的で用いられます。しかし、法的な効力を持つ書類ではありません。
では、なぜメールや電話で内定の意志を伝えているのに、書面で残す必要があるのでしょうか。
また、内定承諾書にはどのような効力が発生するのかも一緒に知っておきましょう。

内定承諾書を提出させる意図

求職者は内定が出ても、第一志望の会社でない場合や、面接ややり取りを通して「違う」と感じたなどの理由で簡単に辞退できます。
一方で会社は内定者から欠員が出てしまうと再度、採用の為に時間やコストを費やさなければなりません。会社側としては、よほどの理由がない限り、内定者の内定辞退を避けたいのが本音。書面上で誓約を交わすことにより、内定者に入社の意思を固めてもらうという意味合いで提出を求める企業が多いようです。
つまり内定承諾書は、内定辞退を防ぐ役割を果たしているといえるでしょう。

内定承諾書の効力

実は内定承諾書には、法的な効力はありません。会社に提出した後でも、内定を辞退することは可能です。
しかし、法的に効力がないといっても、一度内定を出してくれた会社に大変な迷惑が掛かることを忘れてはいけません。
会社側は、決められた採用計画に基づいて内定を出しています。
内定者に辞退されてしまった場合、会社側は欠員を補充しなくてはならず、多大な損失が生まれることもあるでしょう。
また、会社側の損失だけでなく、大学や人材紹介会社からの推薦で選考を受けていた場合、大学・人材紹介会社はその企業から信頼を失うことになりえます。次にその企業を受けたいと思っている方に迷惑が掛かってしまうこともあるでしょう。
書面に署名・捺印することの意味と重要性を考えたうえで、責任のある行動を選んでください。

社会人として、よほどの理由がない限り内定承諾書を提出してからの辞退は避けるべきです。特に、提出後も就活を続けるのは失礼な行為といえるでしょう。
もしも内定をもらった時点で「入社して大丈夫そうか」を迷うなら、その場で保留の意を伝えてください。会社によっては、期日を設けて返答を待ってくれる場合もあります。
期日が間近になっても悩むのであれば、「入社に迷ってしまうのは、縁がない場所だから」と判断して早々に連絡した方が、会社も自分も次のステップに進めて気が楽になるでしょう。

内定承諾書が届いてからの対応

こちらでは、内定承諾書が届いたらどうしたら良いのか、書き方や郵送方法をご紹介します。

内定承諾書の書き方

内定承諾書は、会社によって書式が異なります。
基本的には日付、住所、氏名を記載し、捺印をするものが多いようです。
どのような書式でも特別難しい内容ではないものの、記入ミスや記載漏れがあると手間がかかってしまうので、間違えのないよう気をつけましょう。

また、内定通知書の同封物には労働時間や業務内容などの労働条件が記載されている書面もあるはずです。
法的な効力はないといっても、内定承諾書へのサインは、主に「その書類に記載されている労働条件に承諾した」という意味になりますので、雇用契約内容は確認してから記入・提出してください。

郵送方法

内定通知書を会社へ提出する方法は、郵送が一般的。内定通知書に返信用封筒が同封されている場合は、そちらを使用します。
返信用封筒がない場合は、内定承諾書を折らずに封入できる白い封筒を用意しましょう。
ほとんどの場合、封筒のサイズはA4で対応できますが、内定承諾書が手元に届いてからサイズを確認し、購入すると無駄がありません。
郵送時のポイントは下記のとおりです。

書類郵送時の8つのポイント
1.白くて丈夫な封筒を使用する
茶封筒は一般的な事務書類を封入することが多く、白い封筒は正式な書類を送る際に用いられるのが基本です。また、正式な書類であるほど、中身を守る必要性は高まります。厚くて丈夫な封筒だと、折り曲げや汚れなどの心配も少なくなるでしょう。

2.封筒の表面に「内定承諾書在中」と赤字で記載する
会社には採用に関する内容以外でも、毎日多くの書類が届きます。「内定承諾書在中」と赤字で記載し、四角で囲んでおくと内容物がひと目で分かり、ほかの書類に埋もる心配がありません。これは手書きではなくスタンプでも可とされているので、不安な方は活用しましょう。

3.送り先の住所は省略しない
都道府県から記載し、番地は漢数字で記入しましょう。ビルの一角にある会社では、正式なビル名と号室もきちんと記載します。

4.部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」をつける
宛名には企業名を記載します。これまでのやり取りで採用を担当している部署が分かるはずですから、部署名も書きましょう。また、部署名までしか分からない場合は企業名・部署名を記載したあと「御中」で締めます。しかし採用担当者名が分かるときは「御中」は使いません。企業名・部署名に加えて、個人名まで記載し「様」をつけてください。

5.封筒の裏面左下に、自分の氏名と住所を記載する
自分の名前と住所は、封筒の裏面に記載するのがマナーです。忘れてしまいがちな部分ですが、記載しておかないと切手不足といった郵送時トラブルの際、会社に支払いをさせてしまうといった迷惑をかけることもあります。

6.クリアファイルに書類を入れてから封筒に入れる
丈夫な封筒を用意するのが前提ではありますが、それでも雨や汚れを防ぐためには完璧ではありません。クリアファイルに入れておけば、水濡れ・折り曲げ・汚れなどの心配なく提出できるでしょう。

7.書留で郵送する
郵便物の配達は人が行う作業です。人が関わる以上、完璧であることはなく、紛失や誤配達といったトラブルも起こりえます。これらのトラブルを防ぐには、書留を使っての郵送がおすすめ。郵便物の受け取りから配達までの過程を記録し、トラブル発生時には実損額の損失も保証してもらえるサービスです。

8.添え状を同封する
事項で詳しくご紹介しますが、添え状とは簡単にまとめると郵送物に添える書類のことです。就活ではお礼状としての役割も果たすため、同封すると好印象を与えられます。

添え状とは

内定承諾書を提出する場合、添え状を同封するのがおすすめです。
添え状とは、一般的に郵便物や書類、ファックスを送付する際に添付する書類のこと。郵便物の個数や書類の枚数などを記載し、同封物の漏れを防ぐための役割を担っています。
添え状は、ビジネスマナーの基本になるものなので、覚えておくとよいでしょう。

必ず同封しなければならないアイテムではありませんが、あるとないとでは印象が大きく変わります。「いらない」と判断して同封しないと、「ビジネスマナーを知らないのか」と担当者も不安に思う可能性が高いといえるでしょう。
下記に主な記載内容やポイント、例文を挙げているので、作成時の参考にしてください。

【必要事項】
・発送年月日
・宛先(会社名、送り先部署名、担当者名)
・自分の住所、氏名、電話番号、メールアドレス
・件名
・拝啓(より丁寧に書く場合は謹啓)
・時候の挨拶
・内定に対するお礼の言葉
・本題(具体的な書類の内容)
・締めの言葉
・敬具(謹啓の場合は謹白)
・書類の種類、部数
・以上

【添え状を書くときのポイント】
・「発送年月日」「署名」「敬具」「以上」は右側に寄せる
・「宛名」「拝啓」は左側に寄せる
・「件名」「同封物」は中心に記載する
・本文は簡潔に書く
・同封物は箇条書きで記入する

【添え状の例文】
2020年5月7日
株式会社◯◯
人事部
山田太郎様
 
山田太郎
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:××@××.××.××
書類送付のお知らせ
拝啓
◯◯の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は内定を頂きましたこと誠に感謝申し上げます。

つきましては、ご指示いただいた書類をご送付いたしますのでご査収の程よろしくお願い申し上げます。

入社後は身を引き締め、日々精進していく所存ですのでご指導の程、宜しくお願い申し上げます。
末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。

敬具

同封書類
・内定承諾書  1通

以上



添え状を作成したら、誤字・脱字や紙の汚れがないかを確認し、問題がなければ郵送します。
添え状は、手書きでもパソコンでもかまいません。
手書きの場合、手間や時間が掛かるため、丁寧な印象を与えられるのに対し、パソコンの場合は、文書作成のスキルをアピールできます。
入社する会社の社風や事業に合わせて作成するとよいでしょう。

どうしても辞退せざるを得なくなったら?

内定承諾書を提出したら、就活は続けず入社に向けた準備を進めるのが社会人としてのマナーです。
しかし、内定承諾書を提出した後でも、家族を含めて怪我や病気といったやむを得ない事情で内定を辞退することもあるでしょう。
もし内定承諾後に辞退する場合、一番大切なのはできるだけ早く企業に連絡を入れることです。
企業側は、「自社に来てくれる」という認識で入社準備を進めています。連絡が遅くなるほど、採用計画の立て直しにも大きな影響があるため、迷惑をかける結果に。
気まずさや不安感があっても、内定辞退の意思は必ず電話で伝えましょう。
メールや手紙は、相手が確認したか分からず、一方的な報告になりかねないため、避けた方が無難です。後々トラブルにもなりかねません。
意思疎通がきちんと取れる電話で、誠意を持って謝罪をした後、辞退の理由について簡潔に述べましょう。

内定後のミスマッチを防ぐには

どのような会社かわからずに就職活動を進めてしまった場合、面接段階で違和感があり内定後に辞退するか悩んでしまう人もいます。
一人で就職を進めるのが不安な方は、就職支援を行っているアドバイザーを利用するのもおすすめです。
多くの就職に携わってきたプロのアドバイザーに相談しながら就職活動を進めることで、自分が気づいていなかった自身の魅力ややりたいことなどが明確になっていきます。就活時の大切なポイントやコツも掴めるでしょう。
特に初めての就職活動の場合、流れがわからず戸惑うことも多いはず。親身に相談に乗ってくれるアドバイザーは、心強い味方になります。
内定後のミスマッチを防ぐためにも、第三者からのアドバイスを受けたり、各企業の詳細な情報を得たりしながら就活をするのがおすすめです。

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