内定承諾書や添え状とはどんなもの？具体的な書き方や提出時のポイント

内定承諾書とはどのような書類なのかよく分からない、会社が提出を求める理由が知りたいという方は多いようです。このコラムでは、内定承諾書の提出理由をはじめ、いつどのように届くのか、その法的な効力や提出後に内定辞退せざるを得なくなったときの対処法をご紹介しています。郵送時のポイントや添え状の意味などもあわせて解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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内定承諾書とは？

内定承諾書とは、応募者が内定承諾することを、会社に伝えるための書類です。「入社承諾書」「就職承諾書」「採用承諾書」「内定誓約書」など、会社によって呼び方は違います。
しかし、どのような名称であっても、「内定を承諾して、入社する意思を固めたこと」を表す書類であることは変わりません。応募者と会社のどちらも、この書類の提出をもって、入社への準備を本格的に進めていくことになる重要なものであるといえるでしょう。

内定承諾書はいつどんなツールで届く？

内定承諾書は、内定決定後に郵送で配布されるのが一般的です。ここでは、内定承諾書を受け取るタイミングや書き方、郵送方法のポイントについて詳しく解説します。

内定承諾書を受け取るタイミング

内定承諾書は、内定が決まったあとに内定者へ郵送する企業が多いようです。
内定通知書のほか、入社手続きに必要な書類とともに送られてきます。内定の決定は、電話やメールで採用担当者と応募者がやり取りをして決まったり、内定通知書の送付をもって決まったりするなどさまざまです。

内定承諾書の提出期限

企業へ入社する意思が固まったら、できるだけ早く必要書類とともに内定承諾書を提出しましょう。決められた提出期限を過ぎてしまった場合、入社前から悪い印象を与えてしまいます。また、「内定不承諾」と見なされ、採用がなかったことになる可能性も。内定が決まって気が緩みそうになる時期ではありますが、やるべきことはきちんと済ませておきましょう。

内定承諾書にはどんな意味や効力がある？

内定承諾書は、内定辞退を防ぐ目的で用いられます。しかし、法的な効力を持つ書類ではありません。では、なぜメールや電話で内定の意志を伝えているのに書面で残す必要があるのか、内定承諾書にはどのような効力が発生するのかも一緒に知っておきましょう。

内定承諾書を提出させる意図

求職者は内定が出ても、第一志望の会社でない場合や、面接ややり取りを通して「違う」と感じたなどの理由で簡単に辞退できます。
一方で、会社は内定者から欠員が出てしまうと、再度採用の為に時間やコストを費やさなければなりません。会社側としては、よほどの理由がない限り、内定者の内定辞退を避けたいのが本音。書面上で誓約を交わすことにより、内定者に入社の意思を固めてもらうという意味合いで提出を求める企業が多いようです。つまり、内定承諾書は内定辞退を防ぐ役割を果たしているといえるでしょう。

内定承諾書の効力

内定承諾書には法的な効力はありません。会社に提出したあとでも、内定を辞退することはできます。しかし、法的に効力がないといっても、一度内定を出してくれた会社に大きな迷惑が掛かることを忘れてはいけません。また、会社側の損失だけでなく、大学や人材紹介会社からの推薦で選考を受けていた場合、大学・人材紹介会社はその企業から信頼を失うことも。書面に署名・捺印することの意味と重要性を考えたうえで、責任のある行動を選んでください。

このように、社会人としてよほどの理由がない限り、内定承諾書を提出してからの辞退は避けるべきといえます。特に、提出後も就活を続けるのは失礼な行為といえるでしょう。もし、内定をもらった時点で「入社して大丈夫か」と迷うなら、その場で保留の意を伝えてください。会社によっては、期日を設けて返答を待ってくれる場合もあります。期日が間近になっても悩むのであれば、「入社に迷ってしまうのは、縁がない場所だから」と判断して早々に連絡した方が、会社も自分も次のステップに進めて気が楽になるでしょう。

内定承諾書が届いてからの対応方法

ここでは、内定承諾書が届いたらどうしたら良いのか、書き方や郵送方法をご紹介します。

内定承諾書の書き方

内定承諾書は、会社によって書式が異なるものの、基本的には日付、住所、氏名を記載し、捺印をするものが多いようです。どのような書式でも特別難しい内容ではありませんが、記入ミスや記載漏れがあると手間がかかってしまうので、間違えのないよう気をつけましょう。
また、内定通知書の同封物には労働時間や業務内容などの労働条件が記載されている書面もあるはずです。法的な効力はないといっても、内定承諾書へのサインは、主に「その書類に記載されている労働条件に承諾した」という意味になりますので、雇用契約内容は確認してから記入・提出してください。

郵送方法

内定通知書を会社へ提出する方法は、郵送が一般的。内定通知書に返信用封筒が同封されている場合は、そちらを使用します。返信用封筒がない場合は、内定承諾書を折らずに封入できる白い封筒を用意しましょう。
ほとんどの場合、封筒のサイズはA4で対応できますが、内定承諾書が手元に届いてからサイズを確認し、購入すると無駄がありません。郵送時のポイントは下記のとおりです。

書類郵送時の8つのポイント

1.白くて丈夫な封筒を使用する
茶封筒は一般的な事務書類を封入することが多く、白い封筒は正式な書類を送る際に用いられるのが基本です。また、正式な書類であるほど、中身を守る必要性は高まります。厚くて丈夫な封筒だと、内定承諾書の折り曲げや汚れなどの心配も少なくなるでしょう。

2.封筒の表面に「内定承諾書在中」と赤字で記載する
会社には採用に関する内容以外でも、毎日多くの書類が届きます。「内定承諾書在中」と赤字で記載し、四角で囲んでおくと内容物がひと目で分かり、ほかの書類に埋もる心配がありません。これは手書きではなくスタンプでも可とされているので、不安な方は活用しましょう。

3.送り先の住所は省略しない
送り先の住所は都道府県から記載し、番地は漢数字で記入しましょう。ビルの一角にある会社では、正式なビル名と号室もきちんと記載します。

4.部署宛は「御中」、個人宛は「様」をつける
内定承諾書を送る宛名には企業名を記載します。これまでのやり取りで採用を担当している部署が分かるはずですから、部署名も書きましょう。また、部署名までしか分からない場合は企業名・部署名を記載したあと「御中」で締めます。採用担当者名が分かるときは「御中」は使いません。企業名・部署名に加えて、個人名まで記載し「様」をつけてください。

5.封筒の裏面左下に氏名と住所を記載する
自分の名前と住所は、内定承諾書を入れた封筒の裏面に記載するのがマナーです。忘れてしまいがちな部分ですが、記載しておかないと切手不足といった郵送時トラブルの際、会社に支払いをさせてしまうこともあるので、しっかり記載しておきましょう。

6.クリアファイルに書類を入れてから封筒に入れる
内定承諾書を入れるには丈夫な封筒を用意するのが前提ではありますが、それでも雨や汚れを防ぐためには完璧ではありません。クリアファイルに入れておけば、水濡れ・折り曲げ・汚れなどの心配なく提出できるでしょう。

7.簡易書留で郵送する
郵便物の配達は、場合によって紛失や誤配達といったトラブルも起こりえます。このようなトラブルを防ぐには、「簡易書留」を使って内定承諾書を郵送するのがおすすめ。簡易書留は郵便物の受け取りから配達までの過程を記録し、トラブル発生時には実損額の損失も補償してもらえるサービスです。

8.添え状を同封する
事項で詳しくご紹介しますが、添え状とは簡単にまとめると郵送物に添える書類のことです。就活ではお礼状としての役割も果たすため、同封すると好印象を与えられます。

内定承諾書の提出時に使う添え状とは

添え状とは、一般的に郵便物や書類、ファックスを送付する際に添付する書類のこと。郵便物の個数や書類の枚数などを記載し、同封物の漏れを防ぐための役割を担っています。内定承諾書を提出する場合、添え状を同封するのがおすすめです。
下記に主な記載内容やポイントや例文を挙げているので、添え状作成時の参考にしてください。

必要事項

・発送年月日
・宛先（会社名、送り先部署名、担当者名）
・自分の住所、氏名、電話番号、メールアドレス
・件名
・拝啓（より丁寧に書く場合は謹啓）
・時候の挨拶
・内定に対するお礼の言葉
・本題（具体的な書類の内容）
・締めの言葉
・敬具（謹啓の場合は謹白）
・書類の種類、部数
・以上

添え状を書くときのポイント

・「発送年月日」「署名」「敬具」「以上」は右側に寄せる
・「宛名」「拝啓」は左側に寄せる
・「件名」「同封物」は中心に記載する
・本文は簡潔に書く
・同封物は箇条書きで記入する

添え状の例文

2020年5月7日
株式会社△△
人事部
山田太郎様

山田太郎
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：××@××.××.××

書類送付のお知らせ

拝啓
□□の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は内定を頂きましたこと誠に感謝申し上げます。

つきましては、ご指示いただいた書類をご送付いたしますのでご査収の程よろしくお願い申し上げます。

入社後は身を引き締め、日々精進していく所存ですのでご指導の程、宜しくお願い申し上げます。
末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。

敬具

記

同封書類
・内定承諾書　　1通

以上

添え状を作成したら、誤字・脱字や紙の汚れがないかを確認し、問題がなければ郵送します。添え状は、手書きでもパソコンでもかまいません。手書きの場合、手間や時間が掛かるため、丁寧な印象を与えられるのに対し、パソコンの場合は、文書作成のスキルをアピールできます。入社する会社の社風や事業に合わせて作成するとよいでしょう。
さらに詳しい添え状の書き方については、「内定承諾書に添え状はいらない？書くときは手書き？例文もご紹介」でも解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

内定承諾書を提出後に辞退せざるを得なくなったら？

内定承諾書を提出したら、就活は続けず入社に向けた準備を進めるのが社会人としてのマナーです。しかし、内定承諾書を提出したあとでも、家族を含めて怪我や病気といったやむを得ない事情で内定を辞退することもあるでしょう。
もし内定承諾後に辞退する場合、一番大切なのは「できるだけ早く企業に連絡を入れること」です。企業側は、「自社に来てくれる」という認識で入社準備を進めています。連絡が遅くなるほど、採用計画の立て直しにも大きな影響があるため、迷惑をかける結果に。
気まずさや不安感があっても、内定辞退の意思は必ず電話で伝えましょう。メールや手紙は、相手が確認したか分からず、一方的な報告になりかねないため、トラブルに発展しないためにも避けた方が無難です。意思疎通がきちんと取れる電話で、誠意を持って謝罪をした後、辞退の理由について簡潔に述べましょう。
内定辞退の伝え方に迷う方は、「内定辞退はいつまでに連絡する？メールでも良い？よくある辞退理由と伝え方」で詳しく解説しています。こちらもあわせて参考にしてください。

内定承諾書提出後のミスマッチを防ぐには

どのような会社かわからずに就職活動を進めてしまった場合、面接段階で違和感があり内定後に辞退するか悩んでしまう人もいます。一人で就職を進めるのが不安な方は、就職支援を行っているアドバイザーを利用するのもおすすめです。
多くの就職に携わってきたプロのアドバイザーに相談しながら就職活動を進めることで、自分が気づいていなかった自身の魅力ややりたいことなどが明確になっていきます。特に初めての就職活動の場合、流れがわからず戸惑うことも多いもの。親身に相談に乗ってくれるアドバイザーは、心強い味方になります。内定後のミスマッチを防ぐためにも、第三者からのアドバイスを受けたり、各企業の詳細な情報を得たりしながら就活をするのがおすすめです。

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さらに、履歴書や職務経歴書の書き方から、面接の対策まで丁寧にアドバイス。入社に必要な書類の準備も確認できるので安心です。正社員になりたいけど、「何をしたら良いのかわからない」「どのような仕事が向いているか知りたい」という方もお気軽にどうぞ。客観的に今までの経験やスキルを棚卸したうえで、どんな職業に適性があるのか一緒に考えていきましょう。

内定承諾書に関するQ&A

最後に、内定承諾書に関しての疑問や質問をまとめました。内定承諾書への疑問や不安を解決し、万全の状態で入社を迎えましょう。

内定承諾書の提出時に添え状は必ず付けますか？

内定承諾書の提出時には添え状を添えるようにしましょう。添え状は必ず同封しなければならないアイテムではありませんが、あるとないとでは印象が大きく変わります。「いらない」と判断して同封しないと、「ビジネスマナーの基本を知らないのか」と担当者も不安に思う可能性が高いといえるでしょう。書き方については、このコラムの「内定承諾書の提出時に使う添え状とは」を参考にしてください。

内定承諾書の提出後に内定辞退は可能ですか？

内定承諾書を提出した後でも、内定辞退は可能です。内定承諾書には法的な効力を持たないことが理由として挙げられます。しかし、内定承諾書提出後の内定辞退は企業に大きな迷惑を掛けてしまうので、内定辞退が分かったらすぐに連絡を入れるようにしてください。内定辞退の方法や断り方のポイントを詳しく知りたい方は「転職活動での内定辞退…伝え方とマナー」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

内定承諾書を簡易書留で郵送しても大丈夫ですか？

内定承諾書の送付は、簡易書留でも普通郵便でもどちらでも可能です。ただし、「7.簡易書留で郵送する」でも解説したように、簡易書留は配達過程の記録や損失補償も行っているので、より安全性があるといえるでしょう。また、内定承諾書は紛失してはいけない重要書類のため、コピーやスキャンをして予備を保管しておくのもおすすめです。

監修者：多田健二就活アドバイザー

今まで数々の20代の転職、面接アドバイス、キャリア相談にのってきました。受かる面接のコツをアドバイス致します！

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