内定通知を受け取ったら、内定承諾書に添え状を同封しよう

内定通知書はどのタイミングで送られてきて、どんなことが書いてあるのでしょうか。また内定通知書を受け取った後の対処についてもこのコラムを通してご紹介したいと思います。

◆内定通知書とは

採用が決まった人の元に企業側から送られてくる書類です。
内定通知書という呼び名以外に、採用通知書、雇用契約書という名称の書類として通知されることもあります。

【まずは、内定通知書の内容を確認しよう】

内容は、労働条件の詳細が主です。
内定を承諾する前に、書類に書かれた条件をしっかりと確認しましょう。
内定通知書を受け取ったら、下記項目を確認してみてください。
・入社日や契約期間
・実際に就業する場所(部署)
・転勤の有無
・月給制や年俸制など、賃金の支払い方法
・月、年間の休日数
　など

上記以外にも、面接のときに気になった条件や契約内容があれば、その点にも注意しながら隅々まで確認します。
労働条件に相違がなければ、同封してある「内定承諾書」に必要事項を記入して返信しましょう。
内定承諾書を受領された時点で、企業とあなたとの雇用契約が締結されます。

【内定通知書の受け取りについて】

内定通知書は郵送や手渡しによる通知が一般的ですが、メールで通知を行っている企業もあります。
内定通知書が送られてくる時期は企業により異なります。内定連絡の直後に郵送する会社もあれば、1週間から2周間程度経ってから郵送したり、手渡しの日時を決めたりするなどさまざまです。

◆内定通知書をもらったあとは？

内定通知書を受け取ったあと、入社を決めた人は期日までに内定承諾書を提出する必要があります。
もし、内定通知書を紛失してしまっても、内定自体が取り消されることはありません。早急に、再発行の手続きを取りましょう。

【内定承諾書の添え状・お礼状について】

承諾書を送る際には、添え状やお礼状を同封するのがビジネスマナーの基本です。
内容はごくシンプルに。
まず最初に、「社名・送り先部署・担当者名」を書きます。
次に、「拝啓」から始まる季節の挨拶を入れて、その後に、内定に対する感謝の気持ちを書き記します。
本題を記載し、それに続けて今後の抱負や働く意欲なども伝え、「敬具」で締めます。
最後に「日付・自分の名前・以上」と書いて、添え状の完成です。

書き終わった添え状を内定承諾書に同封する際の注意点があります。
・折り曲げずにクリアファイルに挟むのがマナー
・封筒は白いものを選ぶ
・表面には赤文字で「内定承諾書在中」と記載する
・確実に郵送するために、書留で送る

お礼の手紙が同封されていないからといって内定が取り消される…ということはありませんが、添え状は礼儀の一つ。
常識あるビジネスマナーを通して、感謝の気持ちを一緒に添えることはとても印象がよく、企業側にとっても気持ちの良いものです。
内定承諾書を送るときには必ず、添え状を忘れずに。

◆内定を取りやめるときの注意点

第一希望の企業から内定をもらえた人は、入社承諾書の提出はスムーズに行えることでしょう。
しかし、希望の企業から内定をもらえず辞退することを迷っていたり、他の企業からの内定の返事待ちをしていたりすることもあるはず。
そんなときの対応方法についてもご紹介します。

【内定を辞退したいとき】

内定を辞退する場合は、企業側に迷惑をかけないために早急に対応するのが望ましいといえます。
入社承諾書を提出したあとの辞退は、法的な問題は発生しませんが、入社日2週間前以降の辞退はマナー違反にあたる可能性があります。
きちんと期日を守り、辞退の連絡は丁寧に行いましょう。

【他の企業からの内定通知を待っているとき】

まず大切なことは、すでに内定をもらっている企業に対してきちんと説明をすることです。
「他の企業からの選考結果を待っている状態なので、内定への返事はもう少し待ってほしい」といった連絡を入れます。

第一希望の会社からの返事を待っている間に、先に内定をもらった企業に対して内定承諾をしておくのはルール違反です。
「第一希望の会社に受かったから辞退したい」という身勝手な行動を起こさないように注意しましょう。

◆内定通知書が届かないときは…

内定の連絡を受けたあと、内定通知書が手元に届かない場合とは、いったいどのようなことが予測されるでしょうか？

・担当者が多忙なゆえに遅れている（忘れている）
・郵送中のトラブル
・業績悪化などの理由により、内定取り消しの審議中
　など

上記以外にもさまざまなことが予測されますが、まずは企業側へ連絡することをおすすめします。
内定の連絡をもらった際に、内定通知書がいつ頃届くのかを聞いている人は、期日までに手元に届かなければ担当者に問い合わせてみるとよいでしょう。

内定通知書がいつ届くのかハッキリとわからない場合は、一般的な郵送期間を参考にしてみてください。
連絡をもらってから内定通知書が郵送されるまでの期間は、一般的に1週間前後です。
1週間を過ぎても手元に届かないときは、担当者に連絡を入れましょう。

このような事態を避けるためにも、内定の連絡をもらった時点で、担当者に内定通知書の届く目安を聞いておくことが大切です。

【転職時の対応は？】

転職時も、新卒者の内定通知と同様です。
内定の連絡をもらったあとに、労働条件通知書または雇用契約書が郵送・手渡しされます。
内定通知書と同じように、各項目に目を通し、契約内容に相違がないかどうかをきちんとチェックしましょう。
契約内容に問題がなければ、承諾書や契約書に記入・サインをして提出し、労働契約が締結されます。

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