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内定通知メールへの返信は必須!承諾・保留する際の例文をご紹介

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内定通知メールへの返信は必須!承諾・保留する際の例文をご紹介

【このページのまとめ】

  • ・メールで内定通知を受けたら、入社意思を伝えるためにも返信は必須
  • ・内定通知メールへの返信はできるだけ当日中に行おう
  • ・内定通知メールへ返信する際には、選考結果に対するお礼をしっかりと伝えよう
  • ・メール内定承諾の返信するときは件名は変更せず、相手が読みやすい文章作成を心掛ける

監修者:吉田早江

キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントとして数々の就職のお悩み相談をしてきました。言葉にならないモヤモヤやお悩みを何でもご相談下さい!

 

内定通知をメールでもらった場合、どのように返信すれば良いか悩む人は多いでしょう。
内定を承諾するにしても辞退するにしても、会社側に好印象を与えることを意識したメール文面を作成することが大事です。このコラムでは、内定通知メールに返信する際のポイントをご紹介します。内定通知メールへ返信する際のマナーを身に付けておきましょう!

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内定承諾時はメールで返信すべき?3つの基本的マナー

内定承諾時には、会社へその旨を連絡しましょう。メールで内定通知をもらったら、入社意思の有無を会社側に伝えるためにも返信が必須。ただ、会社へ内定承諾の連絡をする前に基本的なマナーを押さえておくことが大事です。以下で確認してみましょう。

1.内定承諾は相手の連絡手段に合わせる

一般的に内定承諾の連絡は電話で行いますが、メールで内定通知をもらったらメールで返信して問題ありません。ただ、採用担当者と確実に連絡を取りたい場合は、電話で内定承諾する旨を伝えても大丈夫です。

2.内定承諾は通知を受けた当日に伝える

内定通知をもらった当日に内定承諾の連絡をしましょう。内定承諾の連絡が遅れてしまうと、会社側は「内定通知が届いていないのでは?」「内定を辞退するのでは?」と不安を感じてしまう可能性があります。会社側に配慮するためにも、内定通知への返事は当日中にすることを心掛けてください。

内定承諾を保留したい場合

内定承諾を保留したい場合は、企業側へは内定連絡を受けたことへのお礼と明確な理由を伝えてください。しかし、内定を出した人が採用できない場合、会社側は再び募集を行う必要があるので、内定を保留することは歓迎されないものと念頭に置いておきましょう。特に、他社の選考結果を待ちたいといった理由である場合は、内定承諾の保留が許可されないこともあるようです。
内定保留に期限はありませんが、1週間程度が妥当。できるだけ早く会社へ返答するようにしましょう。

転職エージェントを利用している場合

就職・転職エージェントを利用している場合、内定承諾の連絡は利用しているエージェントを介して伝えられます。そのため、担当のエージェントに内定通知の返答を伝えてもらってください。転職エージェントは就職・転職先企業への入社準備までサポートを行います。そのため、内定承諾の連絡も担当のエージェントが行ってくれることが多いようです。

3.内定承諾をする前に不明点がないか確認する

内定承諾をする前に契約条件や業務内容、賃金などの労働条件を確認しておきましょう。労働契約書や労働条件通知書があれば、入社後のイメージがしやすくなります。労働条件をよく確認することで、入社後のトラブル防止にも繋がるでしょう。

メールにしても電話にしても、内定承諾の連絡をする際には基本的なマナーを押さえてくことが大事です。「内定承諾の連絡は電話とメールどちらが良い?基本のマナーと例文をご紹介」では、内定承諾の連絡に関する基本的なマナーを詳しくご紹介しています。

内定通知メールへ返信する際の3つのポイント

この項目では、内定通知メールへ返信するときの3つのポイントをご紹介します。

1.選考結果に対するお礼を伝える

内定を出してもらったことだけではなく、選考でお世話になったことへのお礼を伝えましょう。お礼を伝える際は、「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました。」のように簡潔な内容で問題ありません。

2.内定承諾の意思を明確にする

内定通知メールへ返信する際は、内定承諾の意思を明確にしておくことが大事です。内定承諾する旨をメールするときは、「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました。貴社からの内定をお受けしたいと思います」と伝えましょう。

3.入社する場合は意欲を示す

内定を承諾する場合は、入社意欲をしっかりと示すことが大事です。「貴社で少しでも早く活躍できるために、尽力してまいります」のように簡単な意気込みを伝えてみてください。

メールで内定承諾の返信をする際の4つのポイント

この項目では、メールで内定承諾の返信をするときのポイントをご紹介します。以下で確認してみましょう。

1.件名は変更しない

内定通知のメールには、件名を変更せずに返信しましょう。採用担当者は日々多くのメールを受け取っています。内定通知メールへ返信するときは「Re:企業からの件名」とし、件名を変更せず、本文引用符付きの履歴で残しておくことで、採用担当者がメールを見つけやすくなるでしょう。

2.現職や特徴的なメールアドレスの使用は控える

会社にメールで連絡するときは、個人のメールアドレスから送信するのが基本です。その際には、プライベートや趣味が全面に押し出されているメールアドレスはビジネスシーンにふさわしくなく、会社側に悪い印象を与える可能性もあります。また、転職する場合では、現職のメールアドレスは使用しないようにしましょう。

3.読みやすい文章・見栄えに配慮する

内定通知メールへ返信する際には、読みやすい文章を心掛けましょう。
内定承諾のメール文面には、強調文字や装飾、絵文字などは不要です。内定承諾のメールはシンプルな形式で送るようにしてください。
また、文章作成の際に長文が続く場合には、3~4文ごとに目安として空行を入れましょう。文章の流れが一段落するタイミングや強調したい文章の前後にスペースを設けることで読みやすくなります。

4.氏名と面接日を添える

内定承諾のメールでは、氏名と一緒に面接日を添えるようにしましょう。「◯◯です」と氏名だけ名乗ると、採用担当者が見たときに誰だか分からない可能性があります。「△△日に面接していただきました◯◯です」と伝えることで、スムーズにやり取りができるでしょう。

メールでのやり取りはお互いの顔が見えないからこそ、正しい言葉遣いで読みやすいメール本文を作成することが大事です。「企業のメールへの返信マナーは?間違えやすい言葉遣いの例」では、会社へメールを返信する際の正しい言葉遣いを解説しているので、合わせてチェックしてみてください。

内定通知メールへ返信をする際の例文

この項目では、内定通知メールへ返信する際の例文をまとめました。内定を承諾、辞退、保留する場合のそれぞれの場面ごとにご紹介しているので、参考にしてみてください。

内定を承諾する場合

まずは、内定を承諾する旨をメールで返信する際の例文は以下のとおりです。

確認事項がない場合

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ぜひ、貴社にて働かせていただきたいと思います。

入社後は、1日でも早く活躍できるように尽力してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは取り急ぎお礼を申し上げます。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

特に確認事項がない場合は、内定通知をもらったお礼と入社後の意欲を簡潔に伝えるようにしましょう。

確認事項がある場合

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
入社を前向きに考えております。

正式な返答の前に入社後の業務内容を確認したいため、労働条件を書面でいただきたく思います。
お忙しい中、大変恐縮ではありますが、ご返信いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願いいたします。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

会社側へ確認したい事項がある場合は、内定承諾の正式な返答を送る前に確認しておくことをおすすめします。

内定を保留にする場合

ここでは、内定を保留にする旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
現在ほかにも選考中の企業が複数あり、すべての結果を聞いたうえで決めたいと考えているため、すぐにお返事をするのが難しい状況です。
◯月◯日までには、お返事ができるかと思いますが、それまでお待ちいただくことはできますでしょうか。

こちらの事情で誠に恐縮ではありますが、何卒ご検討いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

内定を承諾するか悩んでいるのであれば、その旨を企業に伝えましょう。その際には、いつまでに回答ができるのか日程を提示したうえで相談してください。

内定を辞退する場合

ここでは、内定辞退する旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご連絡をいただきましたところ、大変申し訳ありませんが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

選考の過程で貴社の皆様にお会いした際には、丁寧に接していただき、社風にも魅力を感じておりましたが、自分のやりたい仕事や適性などを考えた結果、このような結論に至りました。

選考では貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような結果となりましたこと、誠に申し訳ございません。
また、メールでのお詫びとなりますことご了承いただきたくお願い申し上げます。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

内定を辞退する旨をメールで返信する場合は、「辞退することをはっきり伝える」「辞退理由を簡潔に述べる」「文末にお詫びを記載する」の3点を押さえておきましょう。内定を辞退する際には、会社側にマイナスなイメージを与えずに連絡するのがベターです。「内定辞退はメールで?転職の際の必要なマナー」では、内定辞退を伝える際のマナーを詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

電話で内定承諾をする際の4つのポイント

この項目では、内定承諾の連絡を電話でする際のポイントをご紹介します。以下で確認してみましょう。

1.担当者が忙しそうな時間帯は避ける

内定承諾の電話をする際は、早朝や昼など採用担当者が慌ただしくしていそうな時間帯は避けましょう。朝や夕方は打ち合わせを行う会社が多く、昼は休憩時間と被る可能性があります。そのため、会社の就業時間が午前9時~午後6時の場合なら午前10~11時、または午後2~5時を目安に内定承諾の電話をするのがおすすめです。

2.プライバシーが保てる場所から電話する

内定承諾の電話は、プライバシーが保てる場所からするようにしましょう。建物の外や駅などの周囲が賑やかな場所、電波が不安定になりやすい場面での連絡は避けてください。
また、情報セキュリティーの観点から、業務上で得た情報を公言するのは好ましくないです。そのため、第三者に情報が聞こえてしまわないためにも、できるだけ人がいないところで話すようにしましょう。

3.確認事項がある場合はメモを用意しておく

内定承諾の電話をする前に、メモを用意しておきましょう。内定承諾の電話をする際に、会社側からスケジュールに関する重要な話をされることがあります。すぐにメモが取れるよう筆記用具を用意しておきましょう。
また、会社側に確認したい内容がある場合は、事前にメモに書き出しておけば、聞きそびれなくて済みます。

4.担当者が不在の場合は予定を確認して折り返す

内定承諾の電話をした際に、担当者が不在だった場合はいつごろ戻る予定なのかを確認してから折り返しましょう。会社側から折り返すと言われた場合でも、連絡が行き違うのを防ぐために、自分から掛け直した方が確実です。

メールで内定通知をもらった際の返信方法についてご紹介しました。
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また、入社後のミスマッチを防ぐためにも、専任の就活アドバイザーが応募したい企業で働いた場合のメリット・デメリットをお伝えしています。サービスの利用は無料なので、まずはお気軽にご相談ください。

内定承諾メール・電話に関するお悩みQ&A

ここでは、内定承諾のメール・電話に関するお悩みをQ&A方式で解決していきます。

内定承諾のメールを送りましたが、採用担当者からの返信がありません。

内定承諾のメールを送ったのにも関わらず、採用担当者からの返信がない場合は、一度送ったメールアドレスに誤りがないかを確認してみてください。メールアドレスに誤りがなく、翌日まで待っても返信がこないときには、会社へ電話しましょう。また、内定承諾のメールを送る際に「行き違いを防ぐためにも、お手数をお掛けし恐縮ですが、メール受信の有無を返信いただけますと幸いです」とメール本文に記載しておくのも一つの手です。

内定承諾メールに対して採用担当者から返信があった場合は?

内定承諾のメールに採用担当者から返信があった場合には、内容によっては返信しましょう。メールの内容が返事の受け取り完了だけであれば、返信しなくても問題ありません。ただ、お礼や入社意欲をアピールしたい場合には、簡潔に返信しても大丈夫です。また、採用担当者からの返信が別途手続きや確認が発生するような内容であれば、手続きの完了を知らせるメールを送りましょう。

電話で内定承諾を伝えた場合、念のためメールも送った方が良いですか?

電話で内定承諾が完了しているのであれば、メールを送る必要はありません。ただ、会社によっては内定承諾を受けたという根拠を残しておきたい場合があるようです。そのため、採用担当者からメールが欲しい旨を告げられた際には、内定承諾のメールを送るようにしましょう。

内定承諾のメールは何時に送っても大丈夫ですか?

内定承諾のメールを送る際は、基本的にどの時間帯でも大丈夫です。ただ、できるだけ深夜に送るのは避けるようにしましょう。深夜にメールを返信してしまうことで、生活習慣が乱れているといった印象に繋がることも。「例文つき!どう返信する?転職活動のメール」では、会社に送るメールのマナーを詳しくご紹介しています。

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