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内定通知メールは返信必須!承諾・辞退の例文をご紹介

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・メールで内定通知を受けたら、入社意思を伝える為に返信は必須
    ・メールの返信は、当日中!できるだけ早くがベスト
    ・就職、転職に不安のある場合はエージェントの活用がおすすめ

メールで内定通知の連絡を受けた場合、返信をすべきか、返信するならその内容はどのようなものにすべきか迷う人は多いのではないでしょうか。
当コラムでは、内定通知をメールで受け取った場合の返信方法について説明しています。
ぜひ、参考にしてください。

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◆メールで内定通知を受けた場合、返信は必須!

内定通知は、電話連絡が一般的ですが、最近ではメールでの通知も増えています。
メールで内定通知を受けた場合、入社意思を伝える必要があるので、返信は必須です。
内定を承諾する・辞退するに関わらず、必ず返信しましょう。

内定通知の返信と一緒にしておきたいのが、OB/OGへのお礼のメール。
OB/OG訪問をしてお世話になったなら、内定の報告をするのがマナーです。
内容は、内定の報告に加えて、訪問時に時間を割いてくれたことや配慮してくれたことへのお礼を忘れずに入れましょう。
内定をもらった会社以外に、お世話になったOB/OGがいる場合も同様です。他の企業へ内定が決まったことの報告とお世話になったお礼を伝えましょう。

◆メールを返信する際の注意点

社会人になれば、お礼のメールを送る機会は多いですから、この時点でマナーを身につけておくと良いでしょう。
ビジネスシーンでは、メールの返信は届いた当日中に送るのがベストです。
内定通知を受けた場合も、できるだけ早く返信しましょう。
送るタイミング以外に気を付けたいのは、文章の言い回し。
内定をもらった嬉しさで気持ちが緩むのもわかりますが、フランクな表現にならないよう注意が必要です。
宛名、誤字脱字、メールアドレスに不備がないかも忘れずにチェックしましょう。

一般的なメール内容の構成は以下の通りです。

【メール内容の構成】

・内容がひと目で分かる件名
・ビジネスマナーに倣った形の挨拶文
・内定を出してくれたことへの感謝
・入社意思があるのかないのか
・入社する場合は、入社後の抱負
・締めの挨拶文
・署名(名前、住所、電話番号、メールアドレス)
※署名の枠は、シンプルなものにしましょう

◆返信メールの例文

具体的な返信メールの例文を内定承諾・内定辞退に分けてご紹介します。
ぜひ、参考にしてください。

【内定承諾の場合】

件名:採用内定のお礼

株式会社〇〇〇〇
総務部人事課 〇〇様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定通知を頂きました〇〇です。

この度の採用のお知らせ、心より感謝の程申し上げます。
ぜひ、貴社にて働かせて頂きたいと思います。

入社後は、一日でも早く貴社の戦力として貢献できるよう努力して参ります。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは取り急ぎお礼を申し上げます。

------------------------------------------------
名前:〇〇〇〇
住所:〇〇県○○市〇〇
自宅TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
携帯TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇〇.〇〇
------------------------------------------------


【内定辞退の場合】

件名:内定辞退のご連絡

株式会社〇〇〇〇
総務部人事課 〇〇様

大変お世話になっております。
この度、内定を頂きました〇〇です。

先日は、内定のご連絡を頂き心より感謝の程申し上げます。

今回、内定を頂いたにもかかわらず誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴社にも大変魅力を感じており非常に迷ったのですが、自身の適性を改めて鑑みた結果、他社に入社することを決断致しました。

貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳ございません。

こちらの一方的な都合で恐縮ですが、ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

-----------------------------------------------
名前:〇〇〇〇
住所:〇〇県○○市〇〇
自宅TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
携帯TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.〇〇〇.〇〇
------------------------------------------------


内定通知の返信方法、いかがでしたか?
内定をもらったら、いよいよ新しい職場で仕事のスタートです。
初めての就職や転職は、誰もが不安を感じるもの。
就職・転職支援のハタラクティブなら、入社後のフォローも万全です。定期的に仕事内容や不安がないかなど、現状のヒアリングを行っているので安心して働くことができます。
また、入社後にミスマッチが起きないよう、専任の就活アドバイザーが応募したい企業で働いた場合のメリット・デメリットをお伝えしているのもポイントです。
転職、就活をご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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