内定通知メールへの返信は必須!承諾・保留する際の例文をご紹介

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この記事のまとめ

  • メールで内定通知を受けたら、入社意思を伝えるためにも返信は必須
  • 内定通知メールへの返信はできるだけ当日中に行おう
  • 内定通知メールへ返信する際には、選考結果に対するお礼をしっかりと伝えよう
  • メール内定承諾の返信するときは件名は変更せず、相手が読みやすい文章作成を心掛ける

内定通知をメールでもらった場合、どのように返信すれば良いか悩む人は多いでしょう。
内定を承諾するにしても辞退するにしても、会社側に好印象を与えることを意識したメール文面を作成することが大事です。このコラムでは、内定通知メールに返信する際のポイントをご紹介します。内定通知メールへ返信する際のマナーを身に付けておきましょう!

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内定連絡メールには返信を!3つの基本的マナー

内定承諾時には、会社へその旨を連絡しましょう。メールで内定通知をもらったら、入社意思の有無を会社側に伝えるためにも返信が必須。ただ、会社へ内定承諾の連絡をする前に基本的なマナーを押さえておくことが大事です。以下で確認してみましょう。

1.内定承諾は相手の連絡手段に合わせる

一般的に内定承諾の連絡は電話で行いますが、メールで内定通知をもらったらメールで返信して問題ありません。ただ、採用担当者と確実に連絡を取りたい場合は、電話で内定承諾する旨を伝えても大丈夫です。

2.内定承諾は通知を受けた当日に伝える

内定通知をもらった当日に内定承諾の連絡をしましょう。内定承諾の連絡が遅れてしまうと、会社側は「内定通知が届いていないのでは?」「内定を辞退するのでは?」と不安を感じてしまう可能性があります。会社側に配慮するためにも、内定通知への返事は当日中にすることを心掛けてください

内定承諾を保留したい場合

内定承諾を保留したい場合は、内定連絡を受けたことへのお礼と保留の明確な理由を伝えてください。
内定保留に期限はありませんが、1週間程度が妥当。できるだけ早く会社へ返答するようにしましょう。

転職エージェントを利用している場合

就職・転職エージェントを利用している場合、内定承諾の連絡は利用しているエージェントを介して伝えられます。そのため、担当のエージェントに内定通知の返答を伝えてもらってください。

3.内定承諾をする前に不明点がないか確認する

内定承諾をする前に契約条件や業務内容、賃金などの労働条件を確認しておきましょう。労働契約書や労働条件通知書があれば、入社後のイメージがしやすくなります。労働条件をよく確認することで、入社後のトラブル防止にも繋がるでしょう。

メールにしても電話にしても、内定承諾の連絡をする際には基本的なマナーを押さえてくことが大事です。「内定承諾の連絡は電話とメールどちらが良い?基本のマナーと例文をご紹介」では、内定承諾の連絡に関する基本的なマナーを詳しくご紹介しています。

内定承諾後でも辞退は可能

民法では、入社2週間前までであれば労働契約の解消が可能となっています。とはいえ、気軽に内定を承諾して「やっぱり辞退」となってしまうと、企業にも大きな迷惑をかけることに。やむを得ない理由がある場合は仕方ありませんが、社会人のマナーとして辞退を避けるような選択をしましょう。
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内定通知メールへ返信する際の3つのポイント

この項目では、内定通知メールへ返信するときの3つのポイントをご紹介します。

1.選考結果に対するお礼を伝える

内定を出してもらったことだけではなく、選考でお世話になったことへのお礼を伝えましょう。お礼を伝える際は、「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました。」のように簡潔な内容で問題ありません。

2.内定承諾の意思を明確にする

内定通知メールへ返信する際は、内定承諾の意思を明確にしておくことが大事です。内定承諾する旨をメールするときは、「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました。貴社からの内定をお受けしたいと思います」と伝えましょう。

3.入社する場合は意欲を示す

内定を承諾する場合は、入社意欲をしっかりと示すことが大事です。「貴社で少しでも早く活躍できるために、尽力してまいります」のように簡単な意気込みを伝えてみてください。

メールで内定承諾の返信をする際の4つのポイント

この項目では、メールで内定承諾の返信をするときのポイントをご紹介します。以下で確認してみましょう。

1.件名は変更しない

内定通知のメールには、件名を変更せずに返信しましょう。採用担当者は日々多くのメールを受け取っています。内定通知メールへ返信するときは「Re:企業からの件名」とし、件名を変更せず、本文引用符付きの履歴で残しておくことで、採用担当者がメールを見つけやすくなるでしょう。

2.現職や特徴的なメールアドレスの使用は控える

会社にメールで連絡するときは、個人のメールアドレスから送信するのが基本です。その際には、プライベートや趣味が全面に押し出されているメールアドレスはビジネスシーンにふさわしくないため避けるのがマナー。また、転職する場合では、現職のメールアドレスは使用しないようにしましょう。

3.読みやすい文章・見栄えに配慮する

内定通知メールへ返信する際には、読みやすい文章を心掛けましょう。
内定承諾のメール文面には、強調文字や装飾、絵文字などは不要です。内定承諾のメールはシンプルな形式で送るようにしてください。
また、文章作成の際に長文が続く場合には、3~4文ごとに目安として空行を入れましょう。文章の流れが一段落するタイミングや強調したい文章の前後にスペースを設けることで読みやすくなります。

メールでのやり取りはお互いの顔が見えないからこそ、正しい言葉遣いで読みやすいメール本文を作成することが大事です。「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」では、会社へメールを返信する際の正しい言葉遣いを解説しているので、合わせてチェックしてみてください。

電話で内定承諾を行う際のポイントやマナー

この項目では、電話で内定承諾を行う際のポイントやマナーを紹介していきます。以下で確認していきましょう。

最初にお礼と意思を伝える

電話で内定承諾を行う際には、内定を出していただいたことに対して感謝の気持ちを忘れてはいけません。そのため、必ず電話の最初にお礼を伝えてください。お礼を伝えてから、入社の意志をはっきりと伝えましょう。

電話は静かな環境で掛ける

電話をする場合は、電話を書ける環境に気をつけましょう。できる限り静かで電波状況の良い場所を選ぶのがおすすめ。周囲が騒音などでうるさい場合や電波の状態が悪い場合は、重要なことを聞き逃したり、間違えて記憶やメモをしたりする可能性が出てきてしまうでしょう。何度も同じことを聞き返すのは失礼なため、電話をする場所には十分注意してください。

朝や昼休憩の時間帯は避ける

電話をする時間にも気をつけましょう。基本的に就業時間内であれば問題ありませんが、朝や昼休憩時はマナーとして避けるべき。朝は、1日のスケジュール確認などでバタバタしている可能性がありますし、昼休憩は文字通り休憩中だからです。おすすめの時間帯は、午前10時から午前11時30分ごろ、もしくは午後14時30分から午後17時ごろ。その他の時間帯は忙しいことが予想されるので、できる限り避けましょう。可能であれば、連絡して問題ない時間を事前に確認しておいてください。

内容のメモを取る

内定承諾の電話を行う際には、メモの準備を忘れないようにしてください。内定承諾をすると、労働条件の詳細や今後の予定について通知されるのが一般的。メールで別途送られてくる可能性もありますが、メモを用意しておくことがおすすめです。

内定通知メールへ返信をする際の例文

この項目では、内定通知メールへ返信する際の例文をまとめました。内定を承諾、辞退、保留する場合のそれぞれの場面ごとにご紹介しているので、参考にしてみてください。

内定を承諾する場合

まずは、内定を承諾する旨をメールで返信する際の例文は以下のとおりです。

確認事項がない場合

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ぜひ、貴社にて働かせていただきたいと思います。

入社後は、1日でも早く活躍できるように尽力してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは取り急ぎお礼を申し上げます。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

特に確認事項がない場合は、内定通知をもらったお礼と入社後の意欲を簡潔に伝えるようにしましょう。

確認事項がある場合

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
入社を前向きに考えております。

正式な返答の前に入社後の業務内容を確認したいため、労働条件を書面でいただきたく思います。
お忙しい中、大変恐縮ではありますが、ご返信いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願いいたします。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

会社側へ確認したい事項がある場合は、内定承諾の正式な返答を送る前に確認しておくことをおすすめします。

内定を保留にする場合

ここでは、内定を保留にする旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
現在ほかにも選考中の企業が複数あり、すべての結果を聞いたうえで決めたいと考えているため、すぐにお返事をするのが難しい状況です。

◯月◯日までには、お返事ができるかと思いますが、それまでお待ちいただくことはできますでしょうか。

こちらの事情で誠に恐縮ではありますが、何卒ご検討いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

内定を承諾するか悩んでいるのであれば、その旨を企業に伝えましょう。その際には、いつまでに回答ができるのか日程を提示したうえで相談してください。

内定を辞退する場合

ここでは、内定辞退する旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

【件名】Re:選考結果のご連絡(株式会社◯◯)

【本文】
株式会社◯◯
総務人事課 ◯◯様

お世話になっております。
本日貴社より内定通知をいただきました◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご連絡をいただきましたところ、大変申し訳ありませんが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

選考の過程で貴社の皆様にお会いした際には、丁寧に接していただき、社風にも魅力を感じておりましたが、自分のやりたい仕事や適性などを考えた結果、このような結論に至りました。

選考では貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような結果となりましたこと、誠に申し訳ございません。
また、メールでのお詫びとなりますことご了承いただきたくお願い申し上げます。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------------
名前:◯◯◯◯
住所:◯◯県◯◯市◯◯
自宅TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
携帯TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯.◯◯◯.◯◯
------------------------------------------------

内定を辞退する旨をメールで返信する場合は、「辞退することをはっきり伝える」「辞退理由を簡潔に述べる」「文末にお詫びを記載する」の3点を押さえておきましょう。内定を辞退する際には、会社側にマイナスなイメージを与えずに連絡するのがベターです。「転職の内定辞退はメールのみで問題ない?守るべきマナーと例文」では、内定辞退を伝える際のマナーを詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

メールで内定通知をもらった際の返信方法についてご紹介しました。
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内定承諾メール・電話に関するお悩みQ&A

ここでは、内定承諾のメール・電話に関するお悩みをQ&A方式で解決していきます。

内定承諾のメールを送りましたが、採用担当者からの返信がありません。

内定承諾のメールを送ったのにも関わらず、採用担当者からの返信がない場合は、一度送ったメールアドレスに誤りがないかを確認してみてください。メールアドレスに誤りがなく、翌日まで待っても返信がこないときには、会社へ電話しましょう。また、内定承諾のメールを送る際に「行き違いを防ぐためにも、お手数をお掛けし恐縮ですが、メール受信の有無を返信いただけますと幸いです」とメール本文に記載しておくのも一つの手です。

内定承諾メールに対して採用担当者から返信があった場合は?

内定承諾のメールに採用担当者から返信があった場合には、内容によっては返信しましょう。メールの内容が返事の受け取り完了だけであれば、返信しなくても問題ありません。ただ、お礼や入社意欲をアピールしたい場合には、簡潔に返信しても大丈夫です。また、採用担当者からの返信が別途手続きや確認が発生するような内容であれば、手続きの完了を知らせるメールを送りましょう。

電話で内定承諾を伝えた場合、念のためメールも送った方が良いですか?

電話で内定承諾が完了しているのであれば、メールを送る必要はありません。ただ、会社によっては内定承諾を受けたという根拠を残しておきたい場合があるようです。そのため、採用担当者からメールが欲しい旨を告げられた際には、内定承諾のメールを送るようにしましょう。

内定承諾のメールは何時に送っても大丈夫ですか?

内定承諾のメールを送る際は、基本的にどの時間帯でも大丈夫です。ただ、できるだけ深夜に送るのは避けるようにしましょう。深夜にメールを返信してしまうことで、生活習慣が乱れているといった印象に繋がることも。「例文つき!どう返信する?転職活動のメール」では、会社に送るメールのマナーを詳しくご紹介しています。

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