例文つき!どう返信する?転職活動のメール

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【このページのまとめ】

  • ・メールの返信は24時間以内かつ、就業時間中に送るのが望ましい
    ・件名は分かりやすくシンプルなものにし、自分の名前も入れよう
    ・返信の場合、件名は変更せずに「Re」や本文を残しておく
    ・本文は簡潔に分かりやすく、宛名、挨拶、本文、締め、署名の構成にする

転職活動には、企業とのメールでのやり取りが不可欠でしょう。
中には、「企業へのメールの返信はどうすれば良いのか」と悩む人もいるかもしれません。

こちらのコラムでは、メールの基本マナーをはじめ、日程調整や内定した際のメールの返信を、例文つきでご紹介します。

◆メールの基本マナー

面接前に採用担当者とやり取りをするメールは、第一印象を左右すると言えるでしょう。
まずは、基本的なメールのマナーについてご紹介します。

・24時間以内に返信

メールはできるだけ早めに返すのがマナーで、24時間以内の返信が基本です。
日程の調整などが必要ですぐに返事ができない内容でも、「◯日までにはご返信します」など、取り急ぎの連絡をしておきましょう。
また、返事は平日の日中、できれば企業の就業時間中に送るのが望ましいです。もし心配な時は、予約機能を使い平日の午前中に送信できるようにすると良いでしょう。

・件名はシンプルに

件名は誰が見ても分かりやすくシンプルなものにしましょう。
「お世話になっております」など内容が分からないもの、件名が長いものは、後回しにされたり、迷惑メールと間違われたりする恐れがあります。件名の最後に自分の名前を入れると、誰からのメールかひと目で分かるためチェックがしやすいでしょう。
返信する場合、件名は変えずに「Re」を残します。本文も残すと、何に対する返事なのか尚分かりやすいでしょう。

・本文は簡潔に分かりやすく

本文は宛名と挨拶から始め、内容は結論から伝えましょう。最後には「何卒よろしくお願い申し上げます」など締めの言葉で終わります。
また、メールの一番最後には署名を入れましょう。名前、住所、連絡先を記載しますが、現在の社名を入れる必要はなく、転職活動には会社のアドレスを使わないよう注意が必要です。
メール本文は適度な改行や行間で、パソコン、携帯のどちらからも読みやすいように気を配りましょう。

◆日程調整メールの書き方

日程調整メールの例文を、パターン別にご紹介します。

・会社から候補日を提示され、その日程で確定する場合

株式会社◯◯
人事部 □□様

お世話になっております。田中太郎と申します。

この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
下記の日程でお伺いさせていただきます。

◯月◯日(△)11:00~
本社ビル

ご多忙中恐れ入りますが、
当日は何卒よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎(TanakaTaro)
〒123-4567
東京都渋谷区◯◯1丁目2番地3
Mail:TaroTanaka@×××.ne.jp
TEL:090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーー

・自分から候補日を送る場合

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。田中太郎と申します。

この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
面接の希望日時を記載させていただきます。

◯月◯日(△)10:00~16:00
◯月◯日(△)13:00~17:00
◯月◯日(△)終日

上記の日程でご調整いただけますと幸いです。
もしも調整が難しい場合は、
再度日程を提示致しますのでお申し付けください。

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーー

◆内定した際のメールの書き方

内定を貰った際のメールの例文をパターン別にご紹介します。

・内定承諾する場合

株式会社◯◯
人事部 □□様

いつもお世話になっております。田中太郎と申します。

内定のご連絡、誠にありがとうございました。
ぜひ貴社にて働かせていただければと思います。
1日でも早く戦力として貢献できるよう尽力致します。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーー

・返事を保留にしてほしい場合

株式会社◯◯
人事部 ご担当者様

お世話になっております。田中太郎と申します。
この度は、採用のご連絡をいただき大変嬉しく思っております。

ただ、誠に申し訳ないのですが、
返答については◯月◯日まで猶予をいただけないでしょうか。

現在、選考の進んでいる企業が他にもあり、
そちらの話も聞いてみてから判断したいと考えております。

もちろん貴社に対して大きな魅力を感じておりますが、
貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で入社させていただきたいのです。

こちらの都合で大変恐縮ですが、
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーー

・内定辞退する場合

株式会社◯◯
人事部 □□様

お世話になっております。田中太郎と申します。
採用いただき、大変嬉しく思っております。

誠に恐縮ではございますが、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
自分の適性を鑑みた結果、他社とのご縁を感じ
ほかの会社に入社する決意を固めました。

貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ありません。

また、メールでのご連絡となりますこと、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーー

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