内定辞退はメールのみでOK?転職活動の守るべきマナーと例文

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この記事のまとめ

  • 内定辞退をメールのみで行うことは可能だが、マナーを守り丁寧な対応を心掛ける
  • 内定辞退をメールのみで行うことは、効率性の観点から企業側にもメリットが考えられる
  • 内定辞退をメールのみで行う場合は、確実に早く連絡することが転職活動では大事
  • 内定辞退メールに限らず、ビジネスメールでは内容が分かる件名にするのがマナー

「内定辞退をメールのみで行うのは、転職活動のマナー違反になる?」と不安に思っている方もいることでしょう。しかし、マナーさえきちんと守って対応すれば、内定辞退をメールのみで済ませることは可能です。本コラムでは、メールで内定辞退の連絡をするときの方法やマナー、注意点をまとめました。相手の顔や声が分からないメールだからこそ、丁寧な対応が求められます。例文も掲載しているので、併せて確認しましょう。

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転職の内定辞退はメールのみで良い?

結論から言えば、転職の内定辞退はメールのみで行うことも可能です。本来なら、お世話になった採用担当者に直接会って断りを入れるか、電話で内定を辞退することを伝えるのが礼儀ではありますが、内定辞退を伝える方法としてメールを利用することが今では一般的になってきているようです。
ただし、転職の内定辞退を、電話かメールのどちらで連絡すべきか悩んでいる方は、電話が基本と考えると良いでしょう。「内定辞退の連絡はメールと電話のどっちが正解?伝える際のマナーも紹介」のコラムでは、内定辞退をメールのみで伝えて良いケースなどを紹介しています。こちらもあわせてチェックしてみてください。

第一志望の企業で新しいスタートを切るために内定辞退をスムーズに行おう

内定を辞退する際はなるべく早いタイミングで行うことが大切です。一般的には、内定が出てから一週間以内と言われています。内定辞退をすることに不安を抱えている方は「内定辞退の憂鬱。気持ちよく解決する方法とは?」のコラムで、失礼にならない内定辞退の方法についてチェックしてみてください。
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転職の内定辞退をメールのみで行うメリット

転職の内定辞退をメールのみで行うことには、応募者と企業側双方にメリットがあります。

内定辞退をメールのみで伝えるときの自分にとってのメリット

内定辞退をメールのみで伝えるメリットは、「直接辞退を言わなくていい」点です。その人の性格によっても変わってきますが、話しにくい内定辞退という事実を伝えることに憂鬱になっている方にとってはかなり大きな利点といえるでしょう。また、メールは作成から送信まで時間をおけるので、内容や誤字脱字を確認したうえで送信できるのもメリット。記録として残るため、連絡トラブルも起こりにくいです。

内定辞退をメールのみで伝えるときの企業側のメリット

企業は、内定辞退の連絡を受けたらすぐに次の人材を探す必要に迫られることも多いため、メールのみの対応であれば、次の連絡や対応がスムーズに進むことが考えられます。電話や訪問で報告を受ける場合、少なからず採用担当者は時間を割くことになります。しかし、メールなら空き時間に確認や対応ができるため、無駄なく作業が出来る点もメリットです。

選考辞退のメールの送り方で悩んでいる方には、メールを送るときの注意点なども詳しく紹介しているコラム「選考辞退の連絡はメールで良い?返信が来たら?注意点や例文もご紹介!」がおすすめです。

また、内定を断る理由が見つからなくて困っている方もたくさんいると思いますが、「内定の断り方やマナーとは?辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介!」のコラムには内定の断り方や参考になる例文などが書かれています。

企業によって対応を変えるのもOK

企業側から内定辞退はメールでするよう指示があったり、電話がどうしても繋がらなかったりする場合を除き、基本的に辞退連絡は電話でした方が望ましいとされています。エントリーシートや履歴書などを手書きで受け付ける企業は伝統や礼儀を重んじる傾向が見られるので、電話で直接伝えるのがおすすめ。その会社の社風や状況に合わせた連絡方法を選ぶことが大切です。内定辞退の電話マナーについては、「内定辞退の電話マナーとは?怖いと感じる方へ例文やメールの送り方をご紹介」のコラムで詳しく解説しているので、参考にしてください。

内定辞退メールを送るときの転職活動の4つのマナー

内定辞退をメールで連絡するときは、可能な限り早く、確実に行うのがマナー。メールはその手軽さから忘れてしまったり、不適切な対応をしてしまったりしがちですが、あくまでもビジネスのやり取りです。特に「内定辞退」という、採用に関わる連絡はマナーを守って慎重に対応しましょう。

1.確実に連絡する

うっかりメールをするのを忘れたということは決して許されることではありません。確実に連絡を入れるには、作成から時間を空けずに送信するのが一番です。または、事前に電話で内定辞退について一報入れ、詳細をメールにするのも良いでしょう。

2.早めに連絡する

内定を辞退すると決めたら、一刻も早く連絡することを心掛けましょう。内定の通知から2〜3日以内を目安に、遅くても1週間以内には断りを入れてください。前項で触れたように、内定辞退者が出ればほかの応募者を採用する必要が出てきます。再び選考を実施する可能性もありますし、予備内定者に正式な内定連絡を入れるにしても時間が必要です。特に、転職の場合は内定から入社までの期間が短いことが多いので、辞退を決めたら出来る限り早い段階で連絡を入れるのがマナーです。

3.相手に配慮した時間帯に連絡する

友人などプライベートのメールは時間を気にしない方が多いかもしれませんが、ビジネスにおいては相手の営業時間内に連絡するのが基本です。内定辞退の連絡は必ず企業の営業時間内に行い、採用担当者の就業時間を把握しているならその間に連絡しましょう。仕事の都合上、どうしても遅い時間になるなら「夜分に失礼いたします」などの文言を加えるか、送信時間を指定できるサービスを利用しましょう。

4.丁寧な対応を心掛ける

内定を辞退するからもう会わないと考え、つい適当な対応をしてしまう方もいるようですが、できるだけ誠意をもって丁寧な対応を心掛けましょう。特に、同じ業界に就職する場合は、断りを入れた会社がクライアントや取引先になる可能性もあります。不適切な対応を取っていれば業務に影響を及ぼしかねません。接点のない会社であったとしても、「忙しい中で選考を設けてくれた」「自分の都合で相手に迷惑をかけている」と考え、誠意ある対応をするのが社会人としての基本マナーです。

また、転職活動中に複数社から内定をもらって困っている方には、内定辞退をするときのマナーについて紹介しているコラム「転職活動での内定辞退…伝え方とマナー」もおすすめです。

内定辞退メールの例文と注意点

内定辞退メールに限らず、ビジネスメールでは内容が分かる件名にするのがマナーであり、ルールです。また、長々と挨拶文や言い訳のような文章は書かずに結論から書き始めているか、誤字脱字がないかといった点にも注意しましょう。

内定辞退メールの注意点

ビジネスでは毎日多くのメールのやり取りが行われています。通常はメールは件名と送信先だけが表示される「リスト表示」のため、件名だけで内容が推測できるのがベターです。優先度が高いと判断できるように「内定辞退のご連絡(氏名)」「内定辞退について(氏名)」など、分かりやすい件名にしましょう。「先日はありがとうございました」「先日の結果」など内容が推測できない件名は迷惑メールと判断され、開封せず削除される可能性もあります。

また、メールの内容は簡潔さを心掛け、結論から書き始めます。挨拶文が長かったり、辞退の理由を先に書いたりすると「内定を辞退する」という目的が分かりにくくなってしまいます。さらに、必ず送信前に誤字脱字がないか確認してください。ビジネスにおいて誤字脱字は信頼性を損なうもの。特に、相手の会社名や氏名は絶対に間違いがないように注意することが大切です。役職名や部署名は会社によって異なることも多いので、失礼のないよう重点的に確認すると良いでしょう。

転職の内定辞退のメールの例文

件名:
内定辞退のご連絡

本文:
○○株式会社
人事部
○○ ○○様

お世話になっております。
先日内定の通知をいただきました○○ ○○です。

この度は採用内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
このようなありがたいお知らせをいただきながら誠に恐縮ですが、自分の適性に鑑み、内定を辞退させていただきたくご報告を申し上げます。

履歴書や職務経歴書の確認に貴重なお時間をいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、こうしたご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。

面接をご担当いただいた○○ ○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

署名:○○ ○○

〒○○〇 ○○○○
東京都○○区○○○ ○丁目〇-〇
電話:○○-○○○○-○○○○
メール:○○○○.com

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