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内定辞退はメールで?転職の際の必要なマナー

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【このページのまとめ】

  • ・内定辞退をするのは、早ければ早い方がトラブルになりにくい
    ・内定を辞退する旨を伝える際は、時間帯に気を配り、電話で直接伝えるのが好ましい
    ・どうしても電話が繋がらない場合は、理由を添えてであればメールでも良い
    ・内定辞退をする際は、採用に対する感謝と辞退することへの謝罪を簡潔に、かつ誠実に伝える

内定通知が届くというのは、大変喜ばしいこと。しかし、やむを得ない事情や複数の企業から内定通知が届いた場合は、「内定を辞退する」旨を伝えなければいけません。当コラムでは、社会人として内定辞退を伝える際の大切なマナーや例文を紹介します。

◆内定辞退を伝えるマナー

転職活動の際、「第一志望以外の企業からも内定通知が来た」「家庭の事情で働けなくなった」「実際に企業へ出向き面接を受けて希望と違うと感じた」など、さまざまな理由で内定を辞退する旨を伝えなければいけない場面に直面することもあります。
その際は、下記のような細心の注意とマナーが必要となります。

【タイミング】

内定辞退は、早ければ早いほど好ましいでしょう。内定の通知から2~3日以内に伝えるのがベスト
第一志望の企業からの合否通知を待っている場合は、その旨を正直に伝え、入社諾否の返事を待ってもらいましょう。ただしその際、待ってもらう期限は1週間以内が常識的です。
採用に関わる返事や連絡が遅れることは、後日トラブルになりかねないので、なるべく早急に連絡しましょう。

【伝え方】

採用担当者へ、電話で直接伝えるのが基本的な礼儀です。どうしても繋がらない場合は、理由を添えてメールで伝えましょう。
選考、内定通知に対しての感謝と辞退することへ謝罪の気持ちを述べ、はっきりと「辞退する」旨を伝えましょう。

辞退する理由を全て正直に話す必要はありませんが、真摯で前向きな姿勢をとることで好印象になります。今後、再び同じ企業への応募が可能となることもあるかもしれません。

◆電話の例文

電話で採用担当者へ内定辞退を伝える際は、下記のような事柄に気を配りましょう。

・電話をかける時間帯は就業時間内を選び、出社や退勤間際、昼時は避ける
・辞退する理由を伝えるのは義務ではないが、念のため用意する

【例文】

応募者:お世話になります。先日、内定の通知をいただきました□□ □□と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

担当者に代わってもらう

応募者:この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
実は大変申し上げにくいのですが、検討の結果、この度は御社よりいただきました内定を、私の個人的な事情もあって辞退させていただきたく連絡いたしました。

担当者:差し支えなければ、理由を聞かせていただけますか?

応募者:転職に際し、私の適性や今後どのように社会に貢献できるかを考えたところ、別の企業とのご縁を感じ、他社への入社を決めました。
御社、特に○○様には、大変ご迷惑とお手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

担当者:大変残念ですが、仕方ありません。ご連絡ありがとうございます。

応募者:ご理解いたただき、ありがとうございます。選考に際して貴重なお時間を頂戴してしまったにも関わらず、このような内容のお電話になってしまい、大変申し訳ございません。失礼いたします。

採用担当者が、わざわざ電話に出て対応してくれたことに感謝し、真摯な態度に努めましょう。

◆メールの例文

次に、メールで内定辞退を行う際の注意事項と例文を紹介します。
以下のことに注意しましょう。

・就業時間内に送信する
・タイトルは、内容と誰が送ったものかを分かりやすくする
・メールで辞退する旨を伝えることになった理由と謝罪をする
・文末は、相手の企業の発展を祈るという内容

【例文】

タイトル
内定辞退のご連絡 □□ □□

本文
△△株式会社 人事部
採用担当者 ○○様

お世話になっております。内定の通知をいただきました、□□ □□です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

応募書類にお目通しをいただいたり、面接で対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来であれば、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

まず最初に、メールの結論(内定辞退)、その後に理由や感謝の気持ちを述べましょう。
また、本来であれば電話で内定辞退を伝えるべきなので、メールになってしまったことを謝罪しながら、端的に趣旨を伝えましょう。

内定辞退の連絡は、少し気が重いことです。しかし、連絡しないのは社会人としてマナー違反。
企業側も、少なからず辞退する人材が出ることは承知の上だと考えられます。
必要以上にへりくだることはなく、採用に時間を割いてもらったことや内定をくれたことに感謝、辞退することに謝罪し、誠実かつビジネスライクに事実を伝えましょう。

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