転職の内定辞退はメールのみで問題ない？守るべきマナーと例文

「転職の内定辞退をメールのみで行うのはマナー違反ではないの？」と不安に思っている方もたくさんいると思います。
しかし、マナーさえきちんと守って対応すれば、内定辞退をメールだけで済ませることは可能。コラムでは、メールで内定辞退の連絡をするときの方法やマナー、注意点をまとめました。相手の顔や声が分からないメールだからこそ、丁寧な対応が求められます。例文も掲載しているので、合わせて確認しましょう。

転職の内定辞退はメールのみでOK？

結論から言えば、転職の内定辞退はメールのみで行うことも可能です。
本来なら、お世話になった採用担当者に直接会って断りを入れるか、電話で内定を辞退することを伝えるのが礼儀ではありますが、内定辞退を伝える方法としてメールを利用することが今では一般的になってきています。

次項では、転職の内定辞退をメールで伝えた場合のメリットについて詳しく紹介します。

転職の内定辞退を電話かメールのどっちでするか悩んでいる方は、内定辞退をするときのマナーについても詳しく書かれているコラム「内定辞退の連絡はメールと電話のどっちが正解？伝える際のマナーも紹介」をチェックしてみてください。

内定辞退をすることに不安を抱えている方も多いと思いますが、「内定辞退の憂鬱。気持ちよく解決する方法とは？」このコラムを読めばきっと不安を解消できるでしょう。

転職の内定辞退をメールのみで行うメリット

転職の内定辞退をメールのみで行うことには、応募者と企業側双方にメリットがあります。

内定辞退をメールのみで伝える自分にとってのメリット

内定辞退をメールのみで伝えるメリットは、「直接辞退を言わなくていい」点です。その人の性格によっても変わってきますが、話しにくい内定辞退という事実を伝えることに憂鬱になっている方にとってはかなり大きな利点でしょう。
また、メールは作成から送信まで時間をおけるので、内容や誤字脱字を確認したうえで送信できるのもメリット。記録として残るため、連絡トラブルも起こりにくいです。

内定辞退をメールのみで伝える企業側へのメリット

企業は、内定辞退の連絡を受けたらすぐに次の人材を探す必要に迫られることも多いため、メールのみの対応で済ませてもらえば次の連絡や対応がスムーズに進むでしょう。
電話や訪問で報告を受ける場合、少なからず採用担当者は時間を割くことになります。しかしメールなら空き時間に確認や対応ができるため、無駄なく作業が出来る点もメリットです。

選考辞退のメールの送り方で悩んでいる方には、メールを送るときの注意点なども詳しく紹介しているコラム「選考辞退の連絡はメールでも良い？注意点や例文もあわせて紹介！」がおすすめです。

内定を断る理由が見つからなくて困っている方もたくさんいると思いますが、「内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！」このコラムには内定の断り方や参考になる例文などが書かれています。

企業によって対応を変えるのもOK
すべての企業に対して辞退連絡はメールが好ましいとは限りません。例えば、履歴書などの書類を手書きで受け付ける企業は伝統や礼儀を重んじる傾向が見られるので、電話で直接伝えるのがおすすめ。その会社の社風に合わせた連絡方法を選びましょう。

転職の内定辞退をメールで伝えるときの4つのマナー

内定辞退をメールで連絡するときは、「可能な限り早く」「確実に」行うのがマナー。メールはその手軽さから忘れてしまったり、不適切な対応をしてしまったりしがちですが、あくまでもビジネスのやり取りです。特に「内定辞退」という、採用に関わる連絡はマナーを守って慎重に対応しましょう。

1.確実に連絡する

うっかりメールをするのを忘れたということは決して許されることではありません。
内定をもらったのにそのまま放置しておくと、最悪損害賠償金を請求されてしまうこともあります。確実に連絡を入れるには、作成から時間を空けずに送信するのが一番。または、事前に電話で内定辞退について一報入れ、詳細をメールにするのもいいでしょう。

2.早めに連絡する

内定を辞退することを決めたら、一刻も早く連絡をすることを心掛けましょう。内定の通知から2～3日以内を目安に、遅くても1週間以内には断りを入れてください。
前項で触れたように、内定辞退者が出ればほかの応募者を採用する必要が出てきます。再び選考を実施する可能性もありますし、予備内定者に正式な内定連絡を入れるにしても時間が必要。特に転職の場合は内定から入社までの期間が短いことが多いので、辞退を決めたら出来る限り早い段階で連絡を入れるのがマナーです。

3.相手に配慮した時間帯に連絡する

友人などプライベートのメールは時間を気にせず送信する方が多いようですが、ビジネスにおいては「相手の営業時間内」が基本。内定辞退の連絡は必ず企業の営業時間内に行い、採用担当者の就業時間を把握しているならその間に連絡しましょう。
仕事の都合上、どうしても遅い時間になるなら「夜分に失礼いたします」などの文言を加えるか、送信時間を指定できるサービスを利用します。

4.丁寧な対応を心掛ける

内定を辞退するからもう会わないと考え、ついつい適当な対応をしてしまう方もいるようですが、できるだけ誠意をもって丁寧な対応を心掛けましょう。
特に同じ業界に就職する場合は、断りを入れた会社がクライアントや取引先になる可能性も。不適切な対応を取っていれば業務に影響を及ぼしかねません。同業や接点のない会社であったとしても、「忙しいなかで選考を設けてくれた」「自分の都合で相手に迷惑をかけている」と考え、誠意ある対応をするのが社会人としての基本マナーです。

内定辞退を電話で行うことがマナーとされていますが、「内定辞退の電話マナー！怖いと感じるのはなぜ？例文やメールの送り方も」このコラムには内定辞退の電話のかけ方が詳しく書かれているので参考にしてください。

転職活動中に複数社から内定をもらって困っている方のために、内定辞退をするときのマナーについて紹介しているコラム「転職活動での内定辞退…伝え方とマナー」をおすすめします。

転職の内定辞退のメール例文と注意点

内定辞退メールに限らず、ビジネスメールでは内容が分かる件名にするのがマナーであり、ルールです。また、長々と挨拶文や言い訳のような文章は書かずに結論から書き始めているか、誤字脱字がないかといった点にも注意しましょう。

内定辞退メールの注意点

ビジネスでは毎日多くのメールのやり取りが行われています。また、通常はメールは件名と送信先だけが表示される「リスト表示」のため、件名だけで内容が推測できるのがベター。優先度が高いと判断できるように「内定辞退のご連絡（氏名）」「内定辞退について（氏名）」など、わかりやすい件名にしましょう。「先日はありがとうございました」「先日の結果」など内容が推測できない件名は迷惑メールと判断され、開封せず削除される可能性があります。

また、メールの内容は簡潔を心がけ、結論から書き始めてください。挨拶文が長かったり、辞退の理由を先に書いたりすると「内定を辞退する」という目的が分かりにくくなってしまいます。
さらに、ビジネスにおいて誤字脱字は信頼性を損なうもの。必ず送信前に誤字脱字がないか確認してください。特に、相手の会社名や氏名には注意。役職名や部署名は会社によって異なることも多いので、失礼のないよう重点的に確認するといいでしょう。

転職の内定辞退のメールの例文

件名：
内定辞退のご連絡

本文：
○○株式会社
人事部
○○ ○○様

お世話になっております。
先日内定の通知をいただきました○○ ○○です。

この度は採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなありがたいお知らせをいただきながら誠に恐縮ですが、自分の適性に鑑み、内定を辞退させていただきたくご報告を申し上げます。

履歴書や職務経歴書に貴重なお時間をいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、こうしたご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。

本来貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。

面接をご担当いただいた○○ ○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

署名：○○ ○○

〒○○〇 ○○○○
東京都○○区○○○ ○丁目〇-〇
電話：○○-○○○○-○○○○
メール：○○○○.com

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