転職エージェント経由で内定辞退する方法と例文

正社員を目指して転職活動中のみなさん、もしも第一志望以外の企業から先に内定が出たらどうしますか？今回は転職エージェントを利用した場合の、内定辞退のマナーとポイントについて、例文を交えてご紹介します。

◆転職エージェント経由の就活…内定辞退はしてもいい？

第一志望ではない企業から先に内定が出たり、諸条件が合わなかったりした場合、内定を辞退することはできるのでしょうか。結論から述べると、内定を辞退することは可能です。

そもそも内定とは「正式な雇用契約を結ぶ前の内々の決定」という意味合いを持つ言葉。労働契約は企業と労働者、双方合意の上で交わされる契約であるため、労働者側が受諾しないという結果もあり得ます。
また、転職活動において複数の企業を受けることは一般的なため、企業の採用担当者もその点を理解しています。

「第一希望の企業ではないけれどせっかく出た内定だから…」と考えたり、転職エージェントを介している場合は「仲介してくれている担当アドバイザーに申し訳ない気がする」と感じたりするかもしれませんが、納得がいかないまま妥協してしまうと、せっかく転職したのに長続きしないという結果にもなりかねません。本末転倒にならないためにも、長期的に見て続けられそうな仕事選び、企業選びをすることが最優先です。

とはいえ、企業側としては内定辞退を受けて採用活動を再スタートするには手間もコストもかかり大変だということを忘れずに。中小企業の場合、新入社員の入社にあたって組織の体制を変更するケースもあります。

また、早期に人材が欲しい企業は、内定辞退のあと急いで採用活動を再開しなければなりません。
内定が出たからといって入社の義務が生じることはありませんが、辞退を決めたらいち早く連絡しましょう。

◆内定辞退をする場合の連絡先とその手段

転職エージェントを介して転職活動をしている場合、内定辞退の意思は転職エージェントの担当者を通して企業に連絡する決まりになっています。

辞退の意向を伝えるには、応募先企業への直接連絡ではなく、エージェントの担当者に電話もしくはメールで報告しましょう。

内定辞退はスピードが大切です。メールは送った記録が残るというメリットがありますが、相手に確認されたかわからないという欠点があります。返信がこない場合は電話で再度連絡を入れ、確実に用件が伝わるようにしましょう。

◆転職エージェントに内定辞退を申し出るタイミング

多くの企業は一次面接・二次面接・最終面接というように段階的に選考の機会を設けています。

もし、選考の途中で応募している企業が自分に合わないと感じたら、次の選考に進まず辞退を申し出ることも考えられます。

選考中に辞退する時の注意点は、面接直前の辞退を避けること。面接前日などのキャンセルは、日程を調整している転職エージェントと企業の双方に迷惑をかけてしまいます。

気をつけなければならないポイントは「入社前の辞退は避ける」ということです。新入社員を迎え入れるための準備を進めていた企業と、仲介しているエージェントの双方に迷惑がかかるばかりでなく、その後の転職活動にもトラブルが生じてしまうかもしれません。

繰り返しますが、内定辞退はなるべく早いタイミングで申し出ることが大切です。
言うまでもないことですが、何も伝えずに辞退を決め、入社当日に企業に出社しないということは絶対に避けましょう。

◆内定辞退のときに伝える内容

転職エージェントに内定辞退、あるいは選考途中での辞退を申し出る時は、その理由をきちんと説明することが大切です。

「エージェントとの関係が気まずくなるのでは？」と心配するかもしれませんが、正直に自分の気持ちを伝えれば、エージェントとの信頼関係は維持されるので安心してください。内定辞退をしたとしても、転職の意思や熱意がある求職者に対して転職エージェントは手厚いサポートを続けてくれます。 

「なぜ内定辞退をするのか」という理由をしっかり説明すると、転職エージェントが次の求人を紹介する時にその情報を参考にすることができます。よりマッチした求人を紹介してもらうためにも、辞退の理由を詳しく伝え、転職エージェントとの十分なすり合わせを行うことが大切です。

以下に、メールでエージェントに連絡する際の例文を紹介しますので、参考にしてください。

＜例文＞

件名　内定辞退のお詫び

本文

○○エージェント株式会社

○○（担当者名）様

お世話になっております。

○○です。

このたび、○○株式会社へのご紹介をいただきました件、大変申し訳ありませんが、今回は内定を辞退したくご連絡を差し上げました。

理由としては、正社員という希望に対し契約社員での内定となり、雇用条件が合わなかったためです。

お手数をおかけいたしますが、○○株式会社のご担当者様へ辞退の旨をお伝え願えますでしょうか。

○○様にはご尽力いただいたにも関わらず、今回の内定を辞退することとなり、大変申し訳ありません。

私としてはやはり正社員としてがんばりたいという気持ちが大きく、引き続き転職活動に励む所存です。

改めてご相談させていただきたいと思っておりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

取り急ぎメールでのご連絡、失礼いたします。

○○○○（自分の名前）

伝える内容が内定辞退であっても、基本のビジネスマナーを守ることで印象がダウンすることなく、その後のやり取りがスムーズに進みます。 

◆内定辞退を伝える前にできること

内定辞退の原因のひとつには、自分の志望と異なる企業に応募していたということが挙げられます。

たとえば、業界の知識が不十分なまま企業に応募し、選考を経るなかで自分のやりたい仕事ではなかったと気づくパターンがあります。こういった事態は事前にエージェントから十分な情報を仕入れ、自分の適性や志望について話し合うことで避けられるのではないでしょうか。

また、転職エージェントに勧められた求人であっても、自分の志望や条件と合わないのであれば無理に選考に進む必要はありません。転職の軸を今一度しっかり考えてみましょう。

◆内定辞退だけじゃない！内定保留という選択

何社かの企業に応募し、同時進行で選考を進めている場合、第二志望の企業の内定が第一志望より先に出ることがあります。その場合は内定を辞退するのではなく、内定保留という選択肢があることを覚えておきましょう。意思決定を待ってもらえる期間は企業によって異なりますが、おおよそ1ヶ月以内のところが多いようです。

なお、内定を保留する際の企業への連絡も転職エージェントによって行われます。

求職者はエージェントにあらかじめ受ける企業の志望順位を伝えておくことで、柔軟に対応してもらえるでしょう。 

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