内定辞退の連絡はメールと電話のどっちが正解？伝える際のマナーも紹介

「内定辞退の連絡はメールと電話のどっちで行うべき？」と疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか？内定辞退の意向は電話で早めに伝えるのが基本です。
このコラムでは、前向きに内定してくれた企業に対して失礼のないよう、伝え方のマナーや例文を紹介します。これから複数の企業の面接にチャレンジする方や内定辞退の方法にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退の連絡はメールではなく電話が基本

内定連絡をもらったものの、何らかの理由から辞退を希望する場合は、メールではなく電話で連絡するのが望ましいとされています。これは、電話なら直接担当者に辞退を伝えられるから。採用担当者は多くの業務を抱えており、メールを確認するのが遅くなったり確認漏れが起きたりする可能性があります。

メールでは連絡のタイムラグが生じたり、迷惑メールフォルダに振り分けられて確認そのものができなかったりすることも考えられるので、確実に相手に伝わる電話で連絡しましょう。

内定辞退の意向をメールのみで伝えても良いケースもある

内定辞退の連絡は電話が基本ですが、企業によってはメールのみの対応で完了するケースもあります。あらかじめ企業側から内定の辞退はメールで、と伝えられている場合は無理に電話をかける必要はありません。

最近では、インターネット上だけで就職活動を完結させられる応募先もあります。最後までメールだけでやり取りしていた場合、電話で連絡しなくても問題ないでしょう。気になる方は事前に企業に確認しておくのがおすすめです。

内定辞退の連絡は電話とメールの両方で行うと安心

内定辞退の連絡は電話とメールの両方で行うと安心です。メールは誠意がしっかりと伝えられないデメリットがあり、電話はあとから「言った」「言わない」という話に発展する可能性があります。

内定辞退の意向が固まったら企業側に迷惑がかからないよう早急に電話連絡をする必要があります。そのうえで、あらためてメールでお詫びの言葉を送り証拠を残しましょう。口頭と文書の両方で伝えると、より誠実さも伝えられます。

転職エージェント経由で内定した企業へ辞退意向の伝え方が分からない方は、正しい内定辞退の方法や理由を紹介しているコラム「転職エージェントへ内定辞退する方法は？しつこいときの対処法」がおすすめです。また「内定辞退をしたら怒られそうで怖い…」と不安に感じている方は「角が立たない、内定の断り方とは？」をチェックしてみてください。

内定辞退の意向はメールや電話に関わらず早めに伝える

内定辞退は企業にとっても重要な内容であるため、何よりも大切なのは一刻も早く連絡を入れることです。企業は社員の採用に多くの費用や時間をかけており、内定者には入社してほしいと強く思っています。

内定辞退の連絡が早ければ早急にほかの人材を見つけられますが、連絡が遅くなるほど確保が困難になり、企業活動に大きな影響が出てしまう可能性もあります。相手に迷惑をかける行為だと自覚したうえで、できる限り早い連絡を心がけましょう。そういった面からも、口頭ですぐ伝えられる電話での連絡が望ましいです。

内定辞退の連絡をしないままスルーしてしまう行動は、絶対にNGです。連絡をしなかったために企業側が被害をこうむれば、損害賠償などの大きなトラブルに発展してしまうケースも。たとえ大事にならなかったとしても、迷惑をかけた企業が入社を決めた会社の取引先になる可能性もあります。

内定を辞退する際に絶対に避けるべき行動を知りたい方は、マナー違反とされている断り方が書かれているコラム「面接辞退をメールで送るのは失礼？マナーを押さえた連絡方法と伝え方」をチェックしてみてください。

内定辞退の意向を電話で伝えるときの5つのマナー

これまで述べてきたように、内定辞退の連絡は、できるだけ早めに電話で伝えるのがマナーです。連絡方法について明確な決まりはありませんが、大切な連絡はメールよりも電話で伝えた方が確実かつ誠実さも伝わります。以下に、電話で内定辞退の意向を伝えるときに気をつけるべきマナーを紹介しますので、参考にしてください。

1.感謝の気持ちを伝える

電話で内定辞退の意向を伝えるときは、最初に内定を頂戴したことへの感謝の気持ちを伝えてください。言葉遣いに気をつけて、できるだけ丁寧な対応でお礼を伝えます。時間や手間をかけさせてしまったこと、一緒に働きたいと思っていただいたことに感謝しましょう。

2.時間帯に配慮する

内定辞退の連絡は、企業の営業時間内に行うのがマナーです。ただし、始業時間やお昼休みなどのバタバタしがちな時間は避けましょう。「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムも参考にしてください。
なお、担当者のスケジュールがあらかじめ分かっている場合は、在席時間に合わせて電話をしましょう。

3.静かな場所で電話をする

内定辞退の電話をかけるときは屋外など雑音の多い環境ではなく、静かな場所を選ぶのがマナーです。真摯に向き合う姿勢が社会人として必要なマナーになるため、電話する際には環境にも気を配り
ましょう。

4.話す内容をまとめておく

内定辞退は企業に迷惑をかけてしまう重大な内容であるため、緊張して話の内容が飛ぶような状況は避ける必要があります。時間を割いて話を聞いてくれる担当者に、できるだけ簡潔に伝えられるよう、事前に話す内容をまとめておきましょう。最低限必要な内容は内定への感謝の気持ちと辞退の意向、辞退理由です。詳しい例は後ほど紹介します。

5.質問には正直に答える

内定辞退の理由は「一身上の都合で」と伝えて問題ありません。しかし、企業側から明確な辞退の理由やそのほかの質問をされた場合は、正直に伝えたほうがよいでしょう。嘘をつくと入社後に取引先として内定辞退した会社と鉢合わせたときに、仕事がしづらくなります。

複数の企業から内定をもらったときに失礼にならない辞退の理由や方法を知りたい方は、企業との正しいやり取りの仕方などを紹介しているコラム「採用辞退を伝える方法とは？転職で円満に内定を断る方法を解説」がおすすめです。

電話で内定辞退を伝えるときの例文

電話で内定辞退を伝えるときの具体的な例文を紹介します。企業の受け答えも想定した内容になっているので、事前確認に活用してください。

【電話で内定辞退を伝える例文】
応募者「お世話になっております。先日内定の通知をいただきました△△（氏名）です。お伝えしたいことがございますので、人事部の△△様にお繋ぎいただきたく存じます。△△様は現在ご在席でしょうか？」

企業「かしこまりました。少々お待ちください。」

人事部「お待たせいたしました。人事部の△△ですが、いかがなさいましたか？」

応募者「先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。 大変申し上げにくいのですが、検討の結果、この度御社よりいただきました内定を辞退したいと思いご連絡いたしました。 本来ならばお伺いし直接お詫びするべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。何卒よろしくお願い申し上げます。」

人事部「そうでしたか。非常に残念ですが、よろしければ内定先の企業名と辞退理由をお聞きしてもよろしいでしょうか？」

応募者「はい、△△社の内定を承諾し、第一志望である△△社で働く決心をいたしました。」

人事部「辞退理由をお知らせいただき、ありがとうございます。」

応募者「これまでたくさんのお時間を割いていただき、ありがとうございました。この度は大変ご迷惑をおかけすることになってしまい、誠に申し訳ございませんでした。失礼いたします。」

誠実な態度が伝わるように応対しましょう。就活における適切な電話のかけ方を知りたい方は「就活中の電話対応！マナーを守ってスマートな印象を」も参考にしてください。

内定辞退の連絡をメールで行う際の注意点

メールで内定辞退を伝える場合は、確実に採用担当者に伝わるように件名は分かりやすく「内定辞退のご連絡」とし、要件だけを簡潔に記載してください。メールの本文には必ず自分の名前と連絡先を明記して、半角文字や記号の使用は避けます。採用担当者が開封しない可能性があることも考え、後日電話でも連絡しましょう。

伝えるべき内容は電話と同様。内定を頂戴したことに対して感謝の気持ちを込め、誠意をもってお詫びを伝えます。文の最後には企業の発展を祈る気持ちを記載するのが一般的なマナーです。

内定を辞退する可能性が高いけれどもう少し様子を見たいと思っている方は、辞退を伝えるタイミングやメールの例文などが書かれているコラム「転職の内定辞退はメールのみで問題ない？守るべきマナーと例文」を参考にしてください。

内定辞退を伝えるメールの例文

以下に内定辞退メールの例文を紹介します。複数のパターンに分けているので、参考にしてください。なお、メールはいつでも送れるのがメリットですが、早朝や深夜の送信はできるかぎり避けましょう。常識的な時間帯に送るのがビジネスマナーです。

担当者に電話が繋がらなかったときのメール例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）
本文：
△△株式会社　人事部
採用担当　△△様

お世話になっております。この度、内定通知をいただきました△△（氏名）です。
先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたのでメールでのご連絡にて失礼いたします。

この度は、採用内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただき誠に恐縮でございますが、検討の結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
△△様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまに心より感謝しております。

応募書類にお目通しをいただいたり面接でのご対応をしていただいたりするなど、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。

本来であれば、直接貴社へお伺いしてお詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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氏名
連絡先
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辞退をメールのみで伝える場合の例文

件名：内定辞退のご連絡
本文：
△△株式会社　人事部
採用担当　△△様

お世話になっております。この度、内定通知をいただきました、△△（氏名）です。ご多忙かと思いますので、メールにて失礼いたします。

この度は、採用内定をいただいたにも関わらず大変心苦しいのですが、検討の結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
△△様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまに心より感謝しております。

貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となってしまい、大変申し訳ございません。

本来であれば、直接貴社へお伺いしお詫びするべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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氏名
連絡先
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内定辞退に関するFAQ

内定辞退について、よくある質問をまとめました。

内定辞退をメールで伝えても大丈夫ですか？

内定辞退の連絡は電話で伝えたあとにメールをするのが好ましく、両方で連絡することをおすすめします。
電話は企業に誠実な気持ちが伝わりやすく、メールは文章として記録が残ります。内定辞退の電話が不安な方は「内定辞退の電話マナーとは？怖いと感じる方へ例文やメールの送り方をご紹介」をチェックしてみてください。

内定辞退の連絡はいつまでですか？

内定辞退が遅くなると企業が新たな人材を確保できなくなる可能性があるため、意向が決まった際は少しでも早く連絡しましょう。
社会人のマナーとして、企業側に迷惑をかけないよう早めの連絡を心がける必要があります。内定辞退のタイミングについて詳しく知りたい方は「内定辞退はいつまでに連絡する？メールでも良い？よくある辞退理由と伝え方」もおすすめです。

内定辞退の理由は正直に話した方がいいですか？

内定辞退の理由は「一身上の都合で」で問題ありません。
しかし、企業から詳細な辞退理由を聞かれた場合は、嘘をつかずに正直に答えましょう。内定辞退の理由を伝える方法について詳しく知りたい方は「内定辞退の理由を上手に伝える方法」をチェックしてみてください。

監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

メディア掲載実績

• 働きたいだれもが就職できる社会を目指す「ハタラクティブ」
• 「働く」をmustではなくwantに。建設業界の担い手を育て、未来を共創するパートナー対談
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