内定辞退の連絡はメールと電話のどっちが正解？伝える際のマナーも紹介

「内定辞退の連絡はメールと電話のどっちで行うべきなの？」と疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか？
内定辞退の意向は早めに電話で伝えるのが基本です。このコラムではせっかく採用してくれようとした企業に対して失礼のないように、伝え方のマナーも併せて紹介します。
これから複数の企業の面接にチャレンジする方や内定辞退の方法にお困りの方は、ぜひご覧ください。

内定辞退の意向はメールや電話に関わらず早めに伝える

内定辞退は企業にとっても重要な内容にあたるため、連絡はメールよりも電話の方が好ましいです。
しかし、何よりも大事なのは一刻でも早く連絡を入れること。内定辞退の意向が固まったら、すぐに企業に連絡しましょう。

企業としては、社員を採用するのにたくさんの費用や時間をかけていて、内定を出した人材にはどうにか入社してほしいと強く思っています。
それでも、早めに断りを入れてもらえれば早急に他の人材を見つけることもできますが、辞退の連絡が遅くなればなるほど、優秀な人材の確保が困難になるのが現実です。
もし内定辞退の連絡がないと必要な人員が確保できなくなって、企業活動にも大きな影響が出てしまうことも考えられます。これから自立して一人前の社会人になることを考え、企業側の事情も考えて行動しましょう。
せっかく内定を出してくれた企業に断りを入れることに気が引けて、すぐに連絡できないという気持ちも分かりますが、早急な対応が企業を助けることになると考えてすぐに行動を起こしましょう。

中には内定辞退の連絡をしないままスルーしてしまう方もいるようですが、そのような行動に出ることは絶対にNGです。
もしも連絡をしなかったことで企業側が被害をこうむれば、損害賠償などの大きなトラブルに発展してしまうケースもあります。
たとえ大事にはならかったとしても、迷惑をかけた企業が入社を決めた会社の取引先になるという可能性も0ではありません。
今後の社会人生活を明るいものにするためにも、就職活動を開始した瞬間から社会人としての自覚をもって行動することをおすすめします。

内定を辞退する際に絶対にしてはいけないことを知りたい方は、マナー違反とされている断り方が書かれているコラム「内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！」をチェックしてみてください。

内定辞退の意向を電話で伝えるときの5つのマナー

内定辞退の連絡は、できるだけ早めに電話で伝えるのがマナーです。連絡方法について明確な決まりがあるわけではありませんが、大事な連絡はメールではなく電話で伝えた方が誠実さも伝わります。
以下に、電話で内定辞退の意向を伝えるときに気をつけるべきマナーを紹介しますので、参考にして企業に連絡しましょう。

1.感謝の気持ちを伝える

電話で内定辞退の意向を伝えるときには、内定を頂戴したことへの感謝の気持ちを忘れず伝えましょう。
言葉遣いに気をつけて、できるだけ丁寧な対応でお礼を伝えてください。

2.時間帯に配慮する

内定辞退の連絡は、企業の営業時間内に行うのがマナーです。
ただし、始業時間やお昼休みなどのバタバタしがちな時間は避けるようにしましょう。担当者のいる時間があらかじめ分かっている場合は、その時間に合わせて電話をしてください。

3.静かな場所で電話をする

内定辞退の電話をかけるときには、屋外などの周辺がうるさい環境ではなく、静かな場所を選ぶのがマナーです。

4.話す内容をまとめておく

内定を辞退することは、企業に迷惑をかけてしまう重大な話です。そのうえ、緊張して話の内容が飛んでしまうようなことは避けなくてはいけません。
わざわざ忙しい時間を割いて話を聞いてくれている担当者様のためにも、できるだけ簡潔に伝えられるように事前に話す内容をまとめておきましょう。

5.質問には正直に答える

内定辞退の意向を伝える場合は、「一身上の都合で」と伝えるだけで問題ありません。
しかし、企業側から明確な辞退の理由やその他の質問をされた場合は、正直に真実を伝えたほうが良いでしょう。もし嘘をついてしまった場合、入社後に取引先として内定辞退した会社と鉢合ってしまっしまったときに仕事がしづらい状況になる恐れがあります。

複数の企業から内定をもらったときに、失礼にならない辞退の方法を知りたい方には、企業との正しいやり取りの仕方などを紹介しているコラム「内定辞退の憂鬱。気持ちよく解決する方法とは？」がおすすめです。

電話で内定辞退を伝えるときの例文

以下に、電話で内定辞退を伝える方法の具体的な例文を紹介しているので、参考にしてください。

【電話で内定辞退を伝える例文】
学生「お世話になっております。先日内定の通知をいただきました〇〇大学の〇〇です。お伝えしたいことがございますので、人事部の〇〇様にお繋ぎいただきたく存じます。〇〇様は現在ご在席でしょうか？」

企業「かしこまりました。少々お待ちください。」

人事部「お待たせいたしました。人事部の〇〇ですが、いかがなさいましたか？」

学生「先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。 大変申し上げにくいのですが、検討の結果、この度御社よりいただきました内定を辞退したいと思いご連絡いたしました。 本来ならばお伺いし直接お詫びするべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。何卒よろしくお願い申し上げます。」

人事部「そうでしたか。非常に残念ですが、よろしければ内定先の企業名と辞退理由をお聞きしてもよろしいでしょうか？」

学生「はい、〇〇社の内定を承諾しました。第一志望である〇〇社の内定のご連絡を受け、そちらで働く決心をいたしました。」

人事部「辞退理由をお知らせいただき、ありがとうございました。」

学生「これまでたくさんのお時間を割いていただき、ありがとうございました。この度大変ご迷惑をおかけすることになってしまい、誠に申し訳ございませんでした。失礼いたします。」

誠実な態度が伝わるように応対しましょう。
就活における適切な電話のかけ方を知りたい方は「就活中の電話対応！マナーを守ってスマートな印象を」も参考にしてください。

内定辞退の連絡をメールで行う際の注意点

何度電話をしても担当者がつかまらないなど、どうしても内定辞退の連絡をメールでしなければいけなくなるケースもありますが、そうなった場合に注意すべきことを紹介します。

メールで内定辞退を伝える場合は、確実に採用担当者に伝わるように、件名は分かりやすく「内定辞退のご連絡」などとして、内容は要件だけを簡潔に記載してください。

メールの本文には必ず自分の名前と連絡先を明記して、半角文字や記号の使用は避けてください。
相手が開封しない可能性があることも考え、後日電話で連絡を入れましょう。

伝えるべきことは電話のときと同じなので、内定を頂戴したことへ対しての感謝の気持ちを込めて、誠意をもってお詫びの気持ちを伝えましょう。
文の最後には、相手の会社の発展を祈る気持ちを記載するのが一般的なマナーです。

内定を辞退する可能性が高いけれどもう少し様子を見たいと思っている方は、辞退を伝えるタイミングやメールの例文などが書かれているコラム「内定辞退はメールで？転職の際の必要なマナー」を参考にしてください。

内定辞退を伝えるメールの例文

以下に内定辞退メールの例文を紹介するので、参考にしてください。

【メールで内定辞退を伝える例文】
件名：内定辞退のご連絡
本文：
〇〇株式会社　人事部
採用担当　〇〇様

お世話になっております。このたび内定の通知をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたのでメールでのご連絡にて失礼いたします。

この度は、採用内定のご連絡をくださいまして、誠にありがとうございました。
このような光栄なお知らせをいただきながら誠に恐縮でございますが、検討の結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

応募書類にお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりするなど、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりましたことを大変心苦しく思っております。

本来であれば、直接貴社へお伺いしてお詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となることを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまに心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

メールはいつでも送れるのがメリットですが、深夜に送信することはできるかぎり避けましょう。常識的な時間帯に送るのがビジネスマナーです。

また、手紙で内定辞退を伝える場合の方法を知りたい方には、例文などを案内しているコラム「内定辞退を手紙で伝える際の書き方が知りたい！マナーと例文も併せてご紹介」をおすすめします。

内定辞退の連絡は電話とメールの両方で行うと安心

内定辞退の連絡は、電話とメールの両方で行うと安心です。
なぜなら、メールでは誠意がきちんと伝えられないというデメリットがあり、電話では後から「言った」「言わない」という話に発展することも考えられるから。電話で伝えられた場合は、そのあとにメールでもあらためて伝えるとより良いでしょう。

内定辞退の意向が固まったら、企業側になるべく迷惑がかからないように早急に電話連絡をして、証拠を残すためにもその後にお詫びの言葉をあらためてメールで送りましょう。
また、口頭と文書の両方で伝えることにより、より誠実さを伝えられることになります。

就活で転職エージェントを利用して内定をもらった企業にどうやって辞退の意向を伝えればよいか分からない方には、正しい内定辞退の方法を紹介しているコラム「転職エージェント経由で内定辞退する方法と例文」がおすすめです。
また、「内定辞退をしたら怒られそうで怖い…」と不安に感じている方は「角が立たない、内定の断り方とは？」のコラムをチェックしてみてください。

内定辞退の意向をメールで伝えても良いケースもある

内定辞退の連絡は、最初に電話で行い、その後にメールをするのが良い方法ですが、メールのみでの対応でも構わないケースもあります。
あらかじめ企業側から内定を辞退する際にはメールでOKと伝えられている場合は、無理に電話をかける必要はありません。
今では就職活動をインターネット上だけで完結させられる応募先もあります。最後までメールだけでやり取りしていた場合も、電話で連絡しなくても問題ないでしょう。

実際に、会社のシステム上メールでの連絡の方が良い場合もありますので、気になる方は事前に企業に確認しておくことをおすすめします。

内定辞退の方法や就職活動自体に不安を抱えている方は、ぜひハタラクティブにご相談ください。

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