内定辞退するときはメール?電話?

  1. フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOP
  2. >
  3. フリーター役立ちコラムTOP
  4. >
  5. 内定辞退するときはメール?電話?

公開日:

最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・内定辞退をする時は、やはり「電話」がベスト
    ・内定辞退をする時は、「お礼」「謝罪」「感謝」の気持ちを誠意を持って伝えよう
    ・内定辞退をする時は、最後に「相手の会社の発展を祈る言葉」を伝えるのがマナー
    ・やむを得ずメールでしか連絡できない場合は「メールでの連絡になってしまった謝罪文」を忘れない
    ・内定を決めたら相手の立場になって考え、なるべく「早く連絡すること」が大事

就職活動や転職活動を行う際、自分が入社したい企業に必ず受かる保証はないため複数の会社を受ける人が一般的となっています。
しかし、本命の会社と押さえておく会社の面接を両方受け、どちらも内定をいただいた場合、どちらか一方は内定を辞退しなければなりません。
このように「内定を辞退したい」と考えた時、どういった方法で伝えればいいのでしょう?
メール?電話?明確な決まりはありませんが、社会人として「マナー」「注意点」などをきちんと知っておくことが必要です。
「内定辞退」する際の「連絡の仕方」や「マナー」をマスターし、ぜひ就職・転職活動に活用してみてください。

◆内定辞退について

せっかく内定をいただいた会社に「内定辞退」するとなると、やはり頭を悩ませたり担当者に話をしにくかったりと、気が引けることも多いでしょう。
しかし、自分の中ではきっと一つの企業に絞ってあるはず。その場合、悩んで返答に時間をかけてしまっても、内定辞退する会社に迷惑をかけてしまうことになります。

【内定辞退を決めたら、すぐに連絡しよう】

内定を出した会社側は、もちろんあなたに入社してもらうことを前提としているので、辞退することはなるべく早急に伝えたほうがいいでしょう。
会社側は、ここまであなたを採用するまでに大きなコストや時間を費やしているのも事実。内定の辞退があった時には予定の人員が確保できず、採用活動において大きな影響が発生する可能性もあります。
内定辞退を決めたら、会社側の立場になって考え、なるべく早く連絡するようにしましょう。

◆内定辞退におけるマナー

まず一番最初に意識しておきたいのは、相手は「自分を採用してくれようとした」という存在であること。内定を出してくださった会社に謝罪の気持ちと感謝の言葉をしっかり伝えることが大切です。
また、最終的に入社しないにしても、今後その会社がお客様になる可能性だって十分あり得えます。社会人としてのマナーを守って円満に辞退するよう心がけましょう。

<連絡するときはメール?電話?>

いざ連絡しようとした時、メールか電話かで悩んでしまうことも多いでしょう。
その際の連絡手段について、詳しく説明していきます。

【誠実さが伝わるのは、もちろん電話】

連絡方法において、明確な決まりはないものの、やはり大事な連絡は「電話で伝える」というのがマナー。
これまでに企業担当者と電話でやり取りした場合、内定を辞退する際には、まず電話で連絡するようにしましょう。

【電話で伝える際の注意点】

・なるべく採用担当者のお昼休憩や忙しい時間帯は避ける
・誠意を込めて謝罪と感謝の気持ちを伝える
・他社を比べたり悪口になるような内容を言わない
・あらかじめ辞退理由を考えておく

辞退の電話をかけたとき、その理由を聞かれることが多いようなので、電話する前に答えを用意しておくといいでしょう。
<例えば・・・>
「面接をしてみて自分の適性に合ってないと感じた」
「就職活動をする中で他の業種に転向したいと思った」
「他社に内定が決まったから」

基本的には、正直に答えておくのがベスト。
内容はできる限り本当の理由を話しましょう。その際大事になるのが話す時の態度と言い方です。
相手に失礼のないよう、言葉を選びながら誠実的かつ真摯的な対応をしましょう。
もちろん、辞退理由の開示は義務ではありませんので、聞かれなかったら自分から話す必要はありません。
相手から理由を聞かれ、どうしても話したくなければ「大変申し訳ございません。御社の内定を辞退する理由につきましては、伏せさせていただきたく思います。」など、角が立たないよう心がけましょう。

◆やむを得ずメールで連絡したいとき

その他の場合、基本的には電話で連絡するのが基本的なルール。
しかし、やむを得ずメールでしか連絡できない場合には、メール文に「電話での連絡ができない謝罪」も込めて書いておきましょう。

ビジネスでのメールのやりとりにはマナーがあります。最低限のルールは把握しておきましょう。

<メールで伝える際の注意点>

・件名は分かりやすく、内容には用件(内定辞退について)のみ
・メール本文に自分の名前、連絡先を明記
・半角文字、記号などは使用しない
・相手が開封しない可能性がある

上記の注意点をふまえて、書く内容について詳しく見ていきましょう。

◆内定辞退メールの書き方

基本的にはこの要素を含めて書いていきます。

<内定辞退を書く時の流れ>

① 内定をもらった事に対するお礼
② 結論(内定辞退する)を述べる
③ 辞退する理由について簡潔に
④ メールでの連絡になったことへの謝罪
⑤ 就職活動でお世話になったお礼
⑥ 最後に相手の会社の発展をお祈り

イメージが湧かないという方は次の例文を参考にしてみてください。

【内定辞退メールの例文】

===================================
件名 内定辞退のご連絡

◯◯株式会社 人事部◯◯課
採用担当 ◯◯様

△△大学◇◇学部の◯◯◯です。

①この度は、採用内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。(※初めに内定をもらった感謝の気持ちを述べる)

②このような光栄をいただきながら誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げさせていただきました。(※「誠に恐縮ですが」と前置きをし、内定辞退することを伝える)

③就職活動を通して自分の適性を真剣に考慮した結果、別の会社とのご縁を感じましたので、大変心苦しい限りですが貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。(※辞退する理由を簡潔に述べる)

④貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまったこと、誠に申し訳なくお詫び申し上げる次第です。(※内定を断り迷惑をかけてしまったことについて謝罪)

⑤本来、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡になりますこと何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。(※メールでの連絡になったことへの謝罪)

就職活動を通し、〇〇様をはじめ様々な方に大変お世話になりましたことを、心より感謝しております。(※就職活動を通してお世話になったお礼)

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。(※最後に相手の会社の発展をお祈りする)

===================================
しかし、企業にとって「内定辞退」はネガティブな情報であることには変わりませんので、電話の後であれば「辞退すること」よりも「採用していただいたこと」について触れましょう。
内定をいただいた「感謝の気持ち」と期待に沿えなかった「お詫びの気持ち」、そして最後に「相手の会社の発展をお祈りする気持ち」を沿えるのが一般的なマナーです。

電話だけだと、辞退することを「言った」「言っていない」となってしまうこともあるため、後にメールで形に残しておいたほうがトラブルにはなりにくいでしょう。
また、改めて文章で伝えることで、より誠実さがより伝わると思われます。

◆電話での連絡がベスト。しかしメールでも問題ない場合も

ただ、最近では会社の体制や風土によっては内定辞退をメールで伝えてもOKとされているところもあるようです。
実際に採用担当者に指示されていたり、電話での対応が難しかったりする場合はまずはメールで連絡するといいでしょう。

【メールのみで辞退してもOKとされるケース】

・インターネット上における求人などで、メール・メッセージ機能のみでやりとりする企業
・一度も担当者と電話をしたことがない場合

基本的には電話での連絡がマナーとされますが、時には社風や会社のシステムによってはメールの方がいい場合もありますので、事前に調べておくといいでしょう。
特に一般的な会社と同じようであれば、まずは電話で誠意を持って伝え、後にメールなど文章で書いて送るのが理想的です。

◆内定辞退の仕方が分からない、または悩んでいるという方

「きちんと内定辞退できているのだろうか?」「この場合はどうしたらいいの?」など、悩んでいる方はいませんか?
最近ではニュースで損害賠償といったことも取り上げられることもあり、不安を抱えている方も多いようです。
基本的には内定を辞退するだけで損害賠償を求められることはありませんが、会社によっては内定通知書等の書類の返却や自署による内定辞退届の提出を求められることがあります。

【不安なときはハタラクティブに相談してみよう】

内定辞退について不安なことはもちろん、今後の就職・転職活動についてもアドバイスすることができます。
まずはWebからお気軽にご相談ください。

関連キーワード

職歴がない、バイト歴が長い方も大丈夫!事実、多くの方が就職に成功されています。

おすすめ記事

無料就職カウンセリングの申込み

お電話でのお問い合わせ

平日 9:00~18:00

ページトップへ