就活で送り状はいる?いらない?添付する目的と書き方のテンプレートを紹介

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この記事のまとめ

  • 履歴書などを郵送するときに同封する書類を「送り状」または「添え状」という
  • 就職活動に限らず、送り状には書類の内容と挨拶文を簡潔に明記する
  • 送り状の有無が合否に影響することはないが、就活マナーとして覚えておくと良い

就活マナーを学ぶ中で、初めて「送り状」を知った方もいるでしょう。送り状は「添え状」とも呼ばれ、書類を郵送する際に付ける文書を指します。添付する目的は、送付先の相手に同封している書類の内容を説明することです。送り状はビジネスマナーの一環のため、就職活動でも忘れずに用意しましょう。このコラムでは、送り状の書き方や必要となる場面についてまとめています。

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送り状とは

送り状とは、履歴書や職務経歴書を郵送する際、書類の内容を分かりやすく書き記した用紙のこと。「送付状」「添え状」と呼ばれることもあります。応募書類を郵送する場合は、送付先の相手に「履歴書と職務経歴書です」と対面で伝えることができません。そのため、送り状に同封している書類の説明を書くことで「誰から、何の書類が、どのくらい届いたのか」がひと目で分かる状態にすることが大切です。また、対面で渡せないため、挨拶も兼ねて送付状を添付します。

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就職活動で送り状は必要?

送り状の有無が採用の合否に大きく影響するケースは少ないようですが、採用担当者の印象を左右する可能性は考えられます。送り状をきちんと添えていれば、「就活マナーを理解している」「気配りができる」という印象を与えることができるでしょう。ただし、「少しでもアピールになるように」と、基本を逸脱した送り状を付けるのは逆効果といえます。送り状はあくまでもビジネスマナーであり、慣例的なものです。装飾があったり、不要な情報が書いてあったりする送り状では「マナーが守れない」「送り状を付ける意味を理解していない」と捉えられ、マイナスイメージにつながる可能性も考えられるので注意しましょう。

就職活動で使う送り状の書き方

送り状は応募書類のサイズに合わせた用紙を選択します。就職活動の履歴書や職務経歴書は一般的にA4である場合が多いため、サイズを合わせて作成しましょう。

送り状に書く項目

送り状に記載する項目は、「日付」「宛先」「差出人」「本文」です。下記の表を参考に作成してみましょう。なお、宛先は略称を使用せず正式名称で記載します。

項目記載箇所内容・注意点
日付右上作成日ではなく投函日
宛先左揃え会社・部署名・担当者名
差出人右揃え氏名・住所・連絡先(学生の場合は所属も記載)
タイトル中央(ほかの文字より大きめに)「選考応募書類の送付につきまして」など趣旨が分かるもの
頭語左揃え「拝啓」+時候の挨拶
本文左揃え書類送付の旨、志望動機を簡単に記載してもOK
敬語右揃え「敬具」
記書き中央、左揃え中央に「記」、改行して左揃えで送付する書類と部数を記載
「以上」右下「以上」があることで記載内容が終わることを示す

送り状は、ビジネスレターを基本に作成します。また、宛先に適した敬称を使用することも社会人としての大事なマナーです。「「御中」の意味とは?読み方やビジネスでの使い方を確認しよう」のコラムを確認しながら、状況に合わせた敬称の使い分けを身に付けましょう。

就職活動で使う送り状の例文

前項で紹介した必要項目をまとめると、送り状は以下のようなレイアウトになります。

〇〇〇〇年〇月〇日

〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様

郵便番号
住所
電話番号
氏名(フルネーム)

応募書類の送付について

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、貴社の採用情報を拝見し、下記の応募書類を送付させていただきました。
ご検討の上、是非とも面接の機会をいただければ幸いでございます。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【添付書類】
・履歴書 1枚
・職務経歴書 1枚

以上

送り状の書き方に迷ったときは、上記の例文を参考に作成してみてください。

日付はポストへ投函する日付を記載する

応募書類を郵送で提出する場合、送り状にはポストへ投函する日付を記載しましょう。なお、数字は算用数字の半角にします。送り状の日付については、「送付状の日付はいつが正解?応募書類を送る時のマナーを解説」でも詳しく紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

就職活動で送り状を書く際の注意点

前述のとおり、就職活動で送り状を付けるときは、目的をしっかり認識しておきましょう。「PCスキルをアピールしたい」という理由から過度に装飾したり、長々と自己PRを記載したりするのはマナー違反です。以下では、送り状を作成する際の注意点をまとめているので、参考にしてください。

自己PRや志望動機は記載しない

送り状に自己PRや志望動機は記載しないようにしましょう。前述のとおり、送り状の役割は郵送物の説明や挨拶、送付した経緯などを記載するものです。自己PRや志望動機など、送り状本来の役割以外の内容を記載してしまうと、採用担当者に「就活マナーを知らないのでは」と判断される可能性もあるので注意しましょう。

希望条件を記載しない

自己PRや志望動機と同じく、希望条件も送り状には記載しないようにします。どうしても伝えたい労働条件がある場合は、履歴書の本人希望欄に書くか、面接で直接伝えましょう。

誤字脱字や日本語の使い方に注意する

送り状は、「あまりじっくり見られるものではない」と軽視してしまいがち。しかし、送り状も応募書類の一つです。誤字脱字や誤った日本語の使い方をしていると、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう恐れもあります。送り状を作成したら、応募書類と同様に、誤字脱字や内容に問題ないかをしっかり確認するようにしましょう

送り状は1枚にする

送り状を作成する場合は、1枚に内容をまとめましょう。送り状は、郵送した書類の内容を記すもの。長々と書くものではないため、複数枚になることはほとんどありません。もし、送付書類が多いなどの理由で2枚以上になりそうな場合は、無駄な文章や改行がないかを確認したり、文字の大きさを調整したりして対応するようにしましょう。

就職活動の送り状はパソコンで作成するのがおすすめ

就職活動において、送り状を作成する場合には、基本的にはパソコンで行います。以下では、送り状の作成についての方法を紹介していきます。

送り状にはテンプレートを活用しよう

送り状に正式な形式はないものの、一般的に多用されるテンプレートがあります。テンプレートを活用することで、記載漏れなどのミスを減らすことができるでしょう。送り状のテンプレートについては、「送付状はテンプレートを使用してOK?就活で履歴書を送るときの定型文」のコラムでもまとめているので参考にしてください。

指定がある場合は手書きにする

多くの企業が送り状についてはパソコン作成で問題ないとしているようです。パソコン作成のほうが文字が揃っているなど読みやすいことが理由でしょう。しかし、応募先の企業から手書きの指定がある場合は、送り状は手書きで作成します。また、手書きの指定がなかったとしても、応募先の社風などから手書き・パソコン作成を判断すると良いでしょう。

送り状をつけて応募書類を郵送するときの注意点

履歴書や職務経歴書を郵送する際には、以下の点に注意が必要です。

切手料金

切手料金が不足していると、応募書類を応募先の企業へ提出することができません。場合によっては、企業側が不足分を支払うことも。また、「不安だから」と規定より多い金額を貼ると、「コスト意識が低いのでは」とマイナスな印象を持たれてしまう可能性もあります。切手料金について不安があれば、自身で切手料金を計算するよりも、郵便局の窓口でしっかりと計測してもらったうえで送付するのがおすすめです。

送付期限にも注意しよう

送付期日のギリギリになりそうな場合は速達で送りましょう。この場合も、ポスト投函よりもできるだけ郵便局の窓口を利用する方が確実といえます。

送付書類はクリアファイルに入れる

書類を企業に提出する場合は、郵送・手渡しを問わず、クリアファイルに入れるのがマナーです。クリアファイルに入れておけば、書類がバラけることなく扱いやすくなります。また、輸送時の水濡れや折れ、汚れといったアクシデントから書類を守ることもできるでしょう。使用するクリアファイルについては、「履歴書はクリアファイルに入れるのが常識?」のコラムをご覧ください。

送付時の封筒にも気を配る

就職活動で履歴書や職務経歴書を送付するときは、書類のサイズに合わせた封筒を使用します。基本的に、応募書類は折らずに提出するのがマナーです。A4サイズの書類を送るなら、角2サイズの封筒を用意しましょう。「A4の封筒の書き方を確認!縦書き?横書き?会社宛に書くときのマナー」のコラムでも、書類送付時の封筒について解説しています。

上記のほかにも送り状に関する疑問があれば、就職のプロに相談するのがおすすめ。相談先で悩んだら、利用者一人ひとりに専任スタッフがつく、ハタラクティブの利用を検討してみてください。
ハタラクティブでは、履歴書や職務経歴書の作成以外に、送り状のコツについてのアドバイスも対応可能です。経験豊富なアドバイザーが、マンツーマンのカウンセリングで就職の悩みを解決へと導きます。すべてのサービスは無料で利用できるので、ぜひお気軽にご相談ください。

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