就活で送り状はいる?いらない?添え状の目的と書き方のテンプレート

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この記事のまとめ

  • 履歴書などを郵送するときに同封する書類を送り状という
  • 就活に限らず、送り状には書類の内容と挨拶文を簡潔に明記する
  • 就活では送り状の有無が合否に影響することはないが、ネガティブな印象を与えかねない

就活で初めて「送り状」を知った方もいるでしょう。送り状とは書類を郵送する際に付ける文書で、同封している書類の説明を目的としています。送り状はビジネスマナーの一環のため、就活でも忘れずに用意しましょう。このコラムでは、送り状の書き方や必要となる場面についてまとめています。「必ず付けるのか?」「手書きにするべき?」など、送り状に関する疑問の解決にご活用下さい。

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送り状とは

送り状とは、履歴書や職務経歴書を郵送する際、書類の内容を分かりやすく書き記した用紙のこと。「送付状」「添え状」と呼ばれることもあります。
書類を郵送すると「履歴書と職務経歴書です」と対面で伝えられないため、送り状に同封している書類の説明を書くことで「誰から、なんの書類が、どのくらい届いたのか」がひと目で分かる状態にするのがマナー。また、対面で渡せないので挨拶も兼ねています。

就活で送り状は必要?

送り状の有無が採用の合否に大きく影響するケースは少ないようですが、採用担当者の印象を左右する可能性は考えられます。送り状をきちんと添えていれば、「マナーがある」「気配りができる」という印象を与えることができるでしょう。
書類を送付しているにもかかわらず送り状がないというだけで不合格になることはありません。ただし、「社会人の基本マナーを知らない」「礼儀や配慮が足りない」といったマイナスイメージを持たれる可能性はあります。
ただし、「少しでもアピールになるように」と、基本を逸脱した送り状を付けるのは逆効果。送り状はあくまでもビジネスマナーであり、慣例的なものです。装飾がある、不要な情報が書いてあるといった送り状では「マナーが守れない」「送り状を付ける意味を理解していない」と、こちらもマイナスイメージにつながります。

就活で使う送り状の書き方

送り状は応募書類のサイズに合わせた用紙を選択します。
就活の履歴書や職務経歴書には一般的にA4サイズが用いられるため、合わせましょう。

送り状に書く項目

送り状に記載するのは、「日付」「宛先」「差出人」「本文」です。下記を参考に作成してみましょう。なお、宛先は略称を使用せず正式名称で記載します。

項目 記載箇所 内容・注意点
日付 右上 作成日ではなく投函日
宛先 左揃え 会社・部署名・担当者名
差出人 右揃え 氏名・住所・連絡先(学生の場合は所属も記載)
タイトル 中央(ほかの文字より大きめに) 「選考応募書類の送付につきまして」など趣旨が分かるもの
頭語 左揃え 「拝啓」+時候の挨拶
本文 左揃え 書類送付の旨、志望動機を簡単に記載してもOK
敬語 右揃え 「敬具」
記書き 中央、左揃え 中央に「記」、改行して左揃えで送付する書類と部数を記載
「以上」 右下 「以上」があることで記載内容が終わることを示す

送り状は基本的にビジネスレターを基本に作成します。また、宛先に適した敬称を使用するのも社会人としてのマナー。「大人の常識!「御中」の意味と「様」との使い分けを知ろう」のコラムを確認しながら、状況に合わせた使い分けを身に着けましょう。

就活で使う送り状の例文

以下は、送り状の例文です。書き方に迷ったときの参考にしてください。

2022年9月1日

○○株式会社
人事部 採用ご担当者様

郵便番号
住所
電話番号
氏名

応募書類の送付について

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、貴社の採用情報を拝見し、下記の応募書類を送付させていただきました。
ご検討の上、是非とも面接の機会をいただければ幸いでございます。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【添付書類】
・履歴書 1枚
・職務経歴書 1枚

以上

送り状の書き方については、「履歴書と一緒に添え状を送ろう!基本の書き方まとめ」のコラムも参考にしてください。
また、送り状の日付に関しても知識にしておきましょう。送付状の日付に関しては、「送付状の日付はいつが正解?応募書類を送る時のマナーを解説」でも詳しく紹介しています。

就活で送り状を書く際の注意点

就活で送り状を付けるときは、冒頭で説明したとおり送り状そのものの目的を忘れないよう注意しましょう。「せっかくだから」と送り状に過剰な自己PRなどを記載するのはマナー違反です。

自己PRや志望動機は記載しない

送り状に自己PRや志望動機は記載してはいけません。説明した通り、送り状の役割は郵送物の内容や挨拶、送付した経緯などを記載するものです。自己PRや志望動機など送り状本来の役割以外のものを記載しているとなると、マナーを知らない人材と判断される可能性もあります。

希望条件を記載しない

自己PRや志望動機と同じく、希望条件も送り状には記載しません。年収や労働条件を重視するなら、履歴書の本人希望欄に書くか、面接で伝えましょう。

誤字脱字や日本語の使い方に注意する

送り状はあまりじっくり見られるものではないと、油断するのは禁物。送り状も応募書類の一つです。誤字脱字や誤った日本語の使い方をしていると評価や印象を大きく下げるポイントになってしまうでしょう。

送り状は1枚にする

送り状を作成する場合には、必ず1枚にしましょう。送り状は、郵送した書類の内容を記すもの。長々と書く内容ではないため、送り状が複数枚になることはないでしょう。もし送付書類が多いなどの理由で1枚以上になりそうなら、無駄な文章や改行がないかを確認したり、文字の大きさを調整したりして対応してください。

就活の送り状はパソコンで作成するのがベター

就職活動において、送り状を作成する場合には、基本的にはパソコンで作成します。この項目では、送り状の作成についての方法を紹介していきます。

送り状にはテンプレートを活用しよう

送り状に正式な形式はないものの、一般的に多用されるテンプレートがあります。活用することで、記載漏れなどのミスを減らすことができるでしょう。Webで検索すると見つかるので、「送付状はテンプレートを使用してOK?就活で履歴書を送るときの定型文」のコラムも参考にしながら探してみて下さい。

指定がある場合は手書きにする

応募先の企業から手書きの指定があるなら、送り状は手書きで作成します。また、手書きの指定がなかったとしても、応募先の社風などから手書き・パソコン作成を判断するのもOK。ただし、多くの企業が送り状についてはパソコン作成で問題ないとしているようです。パソコン作成のほうが文字が揃っているなど読みやすいのが理由でしょう。

送り状をつけて応募書類を郵送するときの注意点

履歴書や職務経歴書を郵送する際には、以下の点に注意が必要です。

切手料金

切手料金が不足していると応募先の企業が不足分を支払うことに。負担になるだけでなく常識的にも良いとはいえないでしょう。また、「不安だから」と規定より、多い金額を貼ると、はコスト意識がないのでは?と印象を持たれてしまう可能性があります。
切手料金について不安があれば、自身で切手料金を計算するよりも、郵便局の窓口でしっかりと計測してもらうのがおすすめです。

送付期限にも注意期限

送付期日のギリギリになりそうな場合には速達で送りましょう。
この場合もできるだけ郵便局の窓口を利用することが、ポスト投函よりも確実だといえます。

送付書類はクリアファイルに入れる

書類を企業に渡す場合は、郵送・手渡し問わずにクリアファイルに入れるのがマナーです。
クリアファイルに入れておけば、書類がバラけることなく扱いやすくなります。また、輸送時の水濡れや折れ、汚れといったアクシデントから書類を守ることもできます。使用するクリアファイルについては「履歴書はクリアファイルに入れるのが常識?」のコラムでご確認いただけます。

送付時の封筒にも気を配る

就活で書類を送付するときは、書類のサイズに合わせた封筒を使用します。クリアファイルに入れることから分かるよう、正社員選考では応募書類を折らないのがマナー。A4サイズの書類を送るなら、角2サイズの封筒を用意しましょう。「封筒の書き方を確認!A4の書類を郵送する場合」のコラムでも、書類送付時の封筒について解説しています。

上記のほかにも送り状に関する疑問があれば、就職のプロに相談するのがおすすめ。相談先で悩んだら、ご利用者一人ひとりに専任スタッフがつくハタラクティブをご利用下さい。
ハタラクティブでは、履歴書や職務経歴書の作成以外に、送り状のコツについてのアドバイスも可能です。
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