メール？電話？入社日の伝え方とポイント

面接の中で入社可能日を聞かれるケースは多いと思います。
大まかな日程を伝えたら、後日改めて連絡するよう言われた…という人もいると思いますが、入社日の連絡はメールと電話のどちらを使えば良いのでしょうか。
また、事前に伝えていた入社可能日を変更したい場合はどうしたら良いか知っていますか？
当コラムでは、入社日の伝え方について解説しています。
面接内での回答例や後日改めて連絡するときの方法などを掲載しているので、選考を控えている人は参考にしてください。

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◆面接で入社日を聞かれたら？

面接の中で「いつから働けますか」と聞かれることは多いと思いますが、どのような回答が望ましいのでしょうか。

在職中の場合は、具体的な入社可能日を伝えて意欲を示すことが大切。
また、「なぜその日なのか」という理由も合わせて伝えましょう。

【例】

内定をいただいてから1ヶ月ほどお時間をいただきたいです。
1日でも早く御社の仕事を覚えて貢献したいと考えておりますが、現在担当している業務の引き継ぎや退職手続きの関係でお時間を頂戴します。
ご縁があった場合は、上司と退職日程を交渉した上で入社可能日をお伝えします。

大まかな入社可能日を伝えることで入社意欲を示すことができるほか、引き継ぎや手続きといった職責を果たすために時間が必要なことを伝えることで、仕事に真面目に取り組む姿勢をアピールすることができるでしょう。

離職中の場合は、「明日からでも勤務可能です」など仕事に対する意欲を示すのがポイント。
ほとんどの企業では、即戦力となる転職者に対して1日でも早い入社を求めています。
手続きなどの関係で即日入社を受け入れる企業は少ないものの、会社の都合に柔軟に合わせられる姿勢は評価されることが多いようです。

◆入社日が確定したら

現職の上司と相談して退職日が確定したら、転職先の採用担当者に連絡する必要があります。
連絡方法としては、電話かメールが一般的。
早めの連絡が必要な場合は電話、繁忙期などで忙しく電話に出られない場合はメールを使用します。
また、事前に連絡方法を指定されていれば、企業の指示に従いましょう。

【電話の例文】

お忙しいところ失礼いたします。
◯月◯日に面接を受けさせていただきました◯◯（氏名）と申します。
この度は、内定のご連絡、誠にありがとうございました。

本日は、入社日の日程調整についてご連絡させていただきました。

就業規則と引き継ぎのため、退職日は◯月◯日となりました。
そのため、入社日は◯月◯日以降とさせていただけますと幸いです。
（転職先の担当者とやり取り）
ありがとうございます。お忙しいところ大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

【メールの例文】

件名：入社日程の件（◯◯…氏名）
本文：◯◯株式会社　◯◯部　◯◯様
お世話になっております。
◯月◯日に面接を受けさせていただいた◯◯（氏名）です。

この度は、内定の連絡をいただきまして誠にありがとうございました。

面接でご相談させていただいた入社日程ですが、就業規則と現在担当している業務の引き継ぎのため、◯月◯日が退職日と決定いたしました。
そのため、入社日は◯月◯日以降で調整していただけると幸いです。

お忙しいところ大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

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署名
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業務や引き継ぎの関係などで、面接で伝えた入社可能日よりも遅くなるときは、謝罪の言葉を追加しておきましょう。

◆入社日を変更したいとき

引き継ぎがうまく行かなかったり、プロジェクトで問題が発生したりして、事前に伝えていた入社日に間に合わない…という事態も考えられます。
予定通りに入社することが難しい場合は、どうしたら良いのでしょうか。

退職先の企業でトラブルなどが発生した場合でも、基本的には入社日を守るのがマナー。
転職先は、その日に社員として迎え入れる準備を整えているので、スケジュールが崩れると業務全体に影響を及ぼす可能性も考えられます。
また、採用条件として入社日が書類などに明記されている場合は、内定取り消しになる可能性も。
退職の引き止めに合っているなら、はっきりと退職の意思を示したり、さらに上の上司に掛け合ったりして退職日、入社日を厳守しましょう。

どうしても入社日に間に合わない…という場合は、速やかに担当者に電話で連絡します。
その際、必ず「延期の理由」と「謝罪」を忘れないようにし、誠意を示して担当者が納得できるよう配慮。
また、入社日の延期は一度きりであることも必ず伝えましょう。

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