書類選考の合否メールがきた時、返信が必要なパターンは?

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【このページのまとめ】

  • ・企業からのメールでも、場合によっては無理に返信をしなくても良い 
    ・選考に通過した場合は、メールをすぐに返信することで良い印象を与えることができる 
    ・メールを返信するときはできるだけ早く、丁寧な文章を心がけよう

就活中や転職活動中は、応募先企業の採用担当者とメールのやりとりをする機会が多くあります。
応募先企業からメールが届いたら、すぐに返信するのがマナー。しかし、場合によっては返信が必要ないこともあるのです。
ここでは、書類選考の合否通知が届いたとき、返信不要のパターン・返信が必要なパターンについて詳しく解説します。

◆書類選考のメール:返信不要のパターン

書類選考の合否通知が、メールで行われることも増えてきました。
就活中や転職活動中に応募先企業からメールが届いたら、すぐに返信することがマナーですが、メールの内容によっては返信をしなくても良い場合もあります。

【書類選考の結果が「不合格」だった場合】

書類選考結果が不合格だった場合、返信する必要はありません。不合格メールは、採用担当者が応募者とのやりとりを終わらせるために送っているので、返信のチェックはしていないことがほとんど。
特に、選考過程の始めのほうに行われる書類選考は応募者の数も多く、返信メールに目を通さない可能性も高いのです。
マナーとして返信したほうが良いのでは?と思いがちですが、メールを返信しても結果が覆ることはありません。不合格メールは返信不要だと割り切りましょう。

【メールに「返信不要」と記載されている場合】

応募先企業から送られてきたメールに「返信不要です。」や「このメールは送信用アドレスを使っております。返信はご遠慮ください。」などと記載されていた場合は、無理に返信をする必要はありません。
多くの企業は、システムやツールを使用して、応募者へ一括して連絡を行っています。特に、書類選考では応募者一人ひとりに連絡をすることは少ないでしょう。
そのため、返信の有無が評価に影響することはありません。




◆書類選考のメール:返信が必要なパターン

書類選考が合格したときは、返信をすることで良い印象を持ってもらえるかもしれません。メールを確認したら、できるだけ早く返信しましょう。

【書類選考に通過した場合】

書類選考に合格した場合は、お礼のメールを返信しましょう。返信が遅すぎたり、返信そのものが無かったりすると、採用担当者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。
また、書類選考の連絡に合わせて、次回の選考日程が記載されていることも。案内された日程で都合が合う場合は、次回選考の案内へのお礼の言葉も入れると良いでしょう。

【日程調整をする場合】

記載されている次回の選考日時では都合がつかない場合は、できるだけ早くその旨を連絡しましょう。返信する際は、提示された日程では都合が悪いことと、その理由を伝えます。
さらに、自分の都合が良い日時を複数記載しておくと良いでしょう。

【選考を辞退する場合】

書類選考を通過しても、やむを得ない事情で辞退を選ぶ人もいるでしょう。
採用面接の枠はあらかじめ決められているものです。選考を辞退することを早めに連絡すれば、他の応募者が面接に臨める可能性があります。
ただし、一度辞退してしまうと再度応募することはできないため、しっかり考えてから決断しましょう。





◆書類選考の結果に対する返信例

書類選考通過のメールには、どのように返信すれば良いのでしょうか。
返信メールでは、簡潔に内容を表した件名にします。また、応募先の企業名や担当者名を間違えないように注意しましょう。
書類選考の結果が届いたら、以下の例を参考にしてください。

【書類選考に通過したとき】

書類選考を通過した場合は、連絡をもらったことへの感謝と、次回の選考に臨む旨を返信しましょう。

〈返信例〉
件名:書類選考通知の御礼(氏名)
本文:
株式会社○○○
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。(氏名)です。

この度、書類選考「合格」のご連絡と、次回選考のご案内をいただき、
誠にありがとうございました。
このような機会をいただけて、大変嬉しく思っております。

身を引き締めて、今後の選考に臨む所存でございます。
引き続き、よろしくお願いいたします。

【日程調整をするとき】

メールに次回の選考の案内が記載されている場合があります。複数の日時が指定されている場合は、自分の都合の良い日程を複数記載しましょう。

〈返信例〉
件名:書類選考通知の御礼と次回選考について(氏名)
本文:
株式会社○○○
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。(氏名)です。

この度、書類選考「合格」のご連絡と、次回選考のご案内をいただき、
誠にありがとうございました。
身を引き締めて、今後の選考に臨む所存でございます。

ご指定いただいた日時の中で、
以下のお時間帯のご都合はいかがでしょうか。

・○月○日(○) ○時~○時
・○月○日(○) ○時~○時
・○月○日(○) ○時~○時

上記の日程でご検討いただけますと幸いです。
なにとぞよろしくお願いいたします。

【選考を辞退するとき】

書類選考通過の連絡をもらった後、辞退する場合は、連絡をもらったことへの感謝と、辞退する旨を謝罪の言葉と共に伝えましょう。

〈返信例〉
件名:書類選考通知の御礼と面接辞退のご連絡(氏名)
本文:
株式会社○○○
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。(氏名)です。

この度、書類選考「合格」のご連絡と、次回選考のご案内をいただき、
誠にありがとうございました。

折角の機会をいただき、大変光栄なことと存じておりますが、
一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。


メールを返信する際には、必ず末尾に署名を記載しましょう。署名とは、送信者の氏名・住所・メールアドレス・電話番号をまとめたものです。
本文中でも氏名を記入していますが、末尾にも記載するのがマナー。電話番号やメールアドレスは、連絡がつきやすいものを記入しましょう。

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