書類選考のメールの返信が必要なのはどんな場合?例文やマナーも紹介

書類選考のメールの返信が必要なのはどんな場合?例文やマナーも紹介の画像

【このページのまとめ】

  • ・書類選考が不合格の場合、メールの返信は不要
  • ・書類選考が合格の場合はメールの返信をしたほうが好印象になる
  • ・書類選考のメールは相手の視点に立ち分かりやすく書き、すぐ返信しよう

初めての就職や転職では、「メールは必ず返信すべき?」「どのような内容なら返信が不要?」とメールの返信に悩むこともあるでしょう。このコラムでは、就職活動の第一段階である書類選考のメールのやり取りについてご紹介します。メールは企業と初めてやり取りするため、好印象になるように心がけましょう。メールに自信がない方はぜひチェックしていきましょう。

ハタラクティブは20代の
フリーター・既卒・第二新卒

特化した
就職支援サービスです

ハタラクティブは20代
フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです

ご相談はこちらから

これまでに就職したことはありますか? ※派遣・アルバイトは除く

書類選考のメールで返信が不要な2つのパターン

書類選考の段階では、応募者数も多く、メールのみでやり取りをする企業が増えてきました。企業から届いたメールはすぐに返信することが基本です。ただし、内容によっては返信が不要の場合も。下記では、書類選考においてメール返信が不要な2つのパターンをご紹介します。

書類選考の連絡メール

書類選考の期間や条件、提出書類の様式などに関する連絡メールは、返信不要です。このような周知に関するメールは一斉送信されていることが多く、「承知しました」と一言だけの返信は採用担当者も求めていないでしょう。なにか不明点がある場合のみ、返信して確認を取るようにしましょう。

書類選考の結果が不合格だったときのメール

書類選考結果が不合格だった場合、返信する必要はありません。不合格メールは、採用担当者が応募者とのやりとりを終わらせるために送っているので、返信のチェックはしていないことがほとんどです。「一応返信しておきたい」と思う方は、「選考の機会を設けていただき、ありがとうございました」といった形で感謝の気持ちを述べると良いでしょう。

書類選考のメールで返信が必要な4つのパターン

書類選考が不合格の場合はメールの返信は不要です。ただし、書類選考に合格した場合はメールの返信をしたほうが企業側に好印象を与えられます。また、選考を辞退するときもスルーせずに、返信するのが社会人としてのマナーです。下記では書類選考でメールの返信をしたほうが良いパターンを4つ紹介します。

1.書類選考に通過したとき

書類選考に合格した場合は、お礼のメールを返信しましょう。返信が遅過ぎたり、返信しなかったりすると、採用担当者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。また、書類選考の連絡に合わせて、次回の選考日程が記載されていることも。案内された日程で都合が合う場合は、次回選考の案内へのお礼の言葉も入れると良いでしょう。

2.日程調整をするとき

記載されている次回の選考日時では都合がつかない場合は、できるだけ早くその旨を連絡しましょう。返信する際は、提示された日程では都合が悪いことと、その理由を伝えます。さらに、自分の都合が良い日時を複数記載しておくと応募先との日程調整がスムーズになるでしょう。

3.選考を辞退するとき

書類選考を辞退する場合は、できるだけ早く連絡しましょう。採用面接の枠はあらかじめ決められているもの。書類選考を辞退することを早めに連絡すれば、応募先の企業は、ほかの応募者を面接に案内する準備ができます。ただし、一度辞退してしまうと再度応募することはできないため、しっかり考えてから決断しましょう。

4.結果通知が届かず問い合わせをするとき

結果通知がくるべき時期から1週間待っても連絡がこない場合は、採用担当者にメールで問い合わせをしましょう。企業の採用時期や応募人数などにもよりますが、一般的には長くても2週間ほどで書類選考の結果通知が来るといわれています。
なお、企業が事前に結果通知時期の目安を提示している場合も。問い合わせをする場合は、企業側に「催促されている」と思われないように直接的な言い方は控えたほうが好印象です。

書類選考で返信するときのメールの作り方

メールの本文には、基本構成があります。この構成はビジネスの基本であり、どれかが欠けてしまったら「マナーがなっていない」と思われかねません。覚えておけば、マナーを守った文章が書けるようになるため、あらかじめ知っておきましょう。

1.宛先

(株)や(有)と省略せずに「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載しましょう。分かる場合は部署名を書き、担当者名をフルネームで書きます。担当者名が不明な場合は「ご担当者さま」という風にしておきます。敬称である「さま」は意外と忘れがちなので気を付けましょう。
また、「さま」は個人への敬称に対し、「御中」は企業への敬称になります。「ご担当者さま 御中」など「さま」と「御中」を併用することは間違っているので注意してください。

2.挨拶と自己紹介

文頭の挨拶は、「お世話になっております」が基本です。初めてメールを送る場合のみ「お世話になります」と使い分けましょう。また一般的なビジネスメールであれば、自身の勤めている企業名を名乗りますが、就活において現職の社名は記載する必要がありません。「貴社中途採用に応募しております」と前置きをしたうえで、自分の名前を書きましょう。

3.要件

挨拶と自己紹介の次に、要件を冒頭で伝えます。たとえば「面接日の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました」「応募書類について不明点があり確認したく、メールいたしました」など簡潔に書くと良いでしょう。
メールに限らず、長々とした文では伝えたいことが分かりづらくなります。最初に「なぜ連絡したのか」を明記し、読み手を意識して読みやすい文章を心がけましょう。

4.結びの言葉

最後は「よろしくお願いします」と締めるのが一般的です。また「ご多用の中恐れ入りますが、よろしくお願いします」という風に少しアレンジするだけで、受け取る印象も変わってきます。メールの内容や相手側に合わせて、企業側が気持ちよくメールを読める文章になるようにしましょう。

5.署名

署名には、「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を最後に記載しましょう。名前は読みづらいものであれば、読み仮名を書いておくと丁寧です。
なお、署名は、本文との境目を分かりやすくするために、半角点線などシンプルな記号で区切ると見やすくなります。ビジネスメールの場合、所属している会社名を書きますが、自己紹介と同様に転職活動においては現職の会社名を記載する必要はありません。

履歴書をPDFで送りたい!メール作成時のマナーは?」では、履歴書をメールで送るときのマナーについて解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。

書類選考にかかわる7つのメール送信例

この項では、書類選考に係わる7つの送信例をシチュエーション別にご紹介します。テンプレートを確認しておけば、いざというときにすぐ返信をすることが可能です。以下の例を参考にしながら、自分なりの文章を作りましょう。

1.書類選考に通過したとき

「このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、ありがとうございます。
今後の選考に向けて精進してまいります。」

書類選考に通過したときは、合格をしたことに対してのお礼を述べましょう。また、今後の選考に向けての意気込みややる気をアピールすると良いでしょう。ただし、まだ内定をもらったわけではないため「貴社のために~していきたい」などは避け、適切な文章選びをしましょう。

2.日程調整をするとき

「このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

さっそくですが、面接希望日程をお送りいたします。
ご調整いただけますと、幸いに存じます。

1.XX月XX日(X) XX:XX~
2.YY月YY日(Y) YY:YY~
3.ZZ月ZZ日(Z) ZZ:ZZ~

ご多用の中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

冒頭では、選考通過に対して感謝の気持ちを述べましょう。また、候補は少なくとも3つは提示すると面接官に対して親切です。

3.候補日の中で日程調整をするとき

「この度は次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から下記でお伺いさせていただけますでしょうか。

XX月XX日(X) XX:XX~

ご多用の中恐れ入りますが、よろしくお願いします。」

まずは、次回の面接の案内があったことのお礼を述べ、その後参加できる日時を明記しましょう。お互いに認識のズレがないよう、メール送信前にきちんと確認しましょう。

4.日程変更のお願いをするとき

「約束しておりました面接日程ですが、諸事情によりお伺いすることができなくなってしまいました。
大変恐縮ですが、再度日程調整をお願いできますでしょうか。

・XX月XX日(X) XX:XX~
・YY月YY日(Y) 終日可
・ZZ月ZZ日(Z) ZZ:ZZ以降

調整が難しい場合は、再度日程を提示いたします。
お手数お掛けして大変申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いします。」

日程変更は、企業側に再調整する手間がかかってしまうため、なるべく避けてください。どうしても決まっていた日程では難しい場合、お詫びを述べてから、再度日程調整を依頼します。応募先の企業が再調整しやすいように、候補日は最低3つほど準備しておくと良いでしょう。

5.履歴書などの提出書類を添付するとき

「さっそくですが、先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書を添付いたします。
ご確認をお願いいたします。
パスワードは後ほど別途メールにてお送りいたします。」

履歴書や職務経歴書などの個人情報が書いてある大切な書類にはパスワードを掛けるのがビジネスマナーです。メールは本文とパスワード通知の2通になります。パスワードの掛け方を知りたい場合は、「履歴書をメールで提出!貼付方法や送り方は?パスワードは必要?」をご覧ください。

6.選考を辞退するとき

「書類選考通知のご連絡をいただきましたが、
一身上の都合により、辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
また本来、直接お詫びすべきとこではございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」

面接辞退の理由を詳しく書く必要はないため、「一身上の都合」と表記して問題ありません。また、面接辞退の連絡は、できるだけ早くしましょう。最低限のマナーとして無断辞退は避けてください。面接日までに余裕がある場合は、メールでの連絡でも構いませんが、面接日前日や当日の場合は電話で連絡をしたほうが良いでしょう。

7.結果通知が届かず問い合わせをするとき

「XX月XX日に応募書類を送付しました、〇〇と申します。

書類選考の合否結果につきまして、ご連絡いただける目処はいつごろでしょうか。
目安だけでもいただけたら、幸いに存じます。

こちらから連絡を差し上げ、大変失礼かと存じますが、
貴社への志望度が高いことから、問い合わせをさせていただきました。

ご多用のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」

結果通知が届かず催促のメールを送る場合は、着信履歴やメールの受信フォルダから迷惑フォルダまでチェックし、本当に通知が来ていないのか確認しましょう。また、面接官が「催促されている」と感じてしまうような失礼な文章になっていないか、注意も必要です。

メールを送信する場合の7つのマナー

採用担当者とやり取りをするメールは、あなたの印象を左右する重要なものです。
ビジネスマナーを守ったきちんとした文章で返信もスムーズな応募者だと、企業側から採用したときの仕事ぶりを期待してもらえるでしょう。まずはメールを送信する際の基本マナーを7つ紹介します。

1.件名には用件と名前を入れる

採用担当者が、一目見ただけで内容と送り主が容易に分かる件名にしましょう。採用担当者は、差出人のアドレスを見ただけで、応募者からのメールなのかどうか判断ができません。件名に名前を書いておくと、採用担当者が就職活動関係のメールであると判断しやすくなります。なお、件名は長過ぎても短過ぎてもいけません。大体8~20文字程度で収めるのがベストです。

2.メールは早めの返信を心掛ける

メールは見たらすぐに返信することを心がけましょう。可能ならば、企業の就業時間内に合わせ、当日中に返信するのが望ましいです。また、届いたメールに関してすぐに回答できない場合でも、「内容を確認した」旨の取次メールを送っておくと好印象です。
在職中で日中の返信が難しくい場合は、予約機能を使って、企業の翌日の就業開始時間に合わせて返信できます。夜中の返信は「生活リズムが乱れているのか」「非常識だ」などと採用担当者によっては悪い印象になりかねないので避けたほうが良いでしょう。

3.返信の場合はReを残す

企業からのメールの返信をする場合、「Re」は残しましょう。件名を「ご返信ありがとうございます」という形に変えてしまうと、何のメールに対しての返信なのかが分かりづらくなります。件名は変更しないほうが適切です。
ただし、企業とのやり取りが増え「Re」が3~4つを超えてしまうと、件名が見づらくなってしまいます。その場合は「Re」を1つだけにして残りは削除しても問題ありません。

4.敬語の使い方に注意する

企業とのやり取りにおいてメールは目に見える形で残るので、誤った敬語の使い方をしないよう十分注意しましょう。
たとえば「よろしかったでしょうか」「分かりました」「御社」は、よく間違えがちな誤った敬語です。メールでの正しい言葉遣いを知りたい方は「企業のメールへの返信マナーは?間違えやすい言葉遣いの例」を参考にしてください。

5.顔文字や絵文字などを使わない

ビジネスメールでの顔文字や絵文字の使用は避けましょう。自分の感情を伝えるために顔文字や絵文字を使う人もいますが、ビジネスメールでもそれらを使うと失礼な行為になります。もし、企業側が絵文字や顔文字を使っていても、応募者側は使わないほうが無難です。合否に影響が出てしまうこともあるため、注意しましょう。

6.専用のメールアドレスを使う

就活用にはプライベートとは別の専用アドレスを新しく用意しておくと良いでしょう。プライベートで使用しているアドレスが長過ぎると、間違われる可能性があります。また、意味のない英数字が羅列しているアドレスでは、迷惑メールだと勘違いされる恐れも。適度な長さで自分の名前が入った覚えやすいメールアドレスが良いでしょう。

7.ビジネスマナーを守る

ビジネスマナーをきちんと守ってやり取りしないと「この人を本当に採用しても大丈夫かな」と不安に思われてしまいます。このコラムでも説明したように、メールの件名や返信する時間帯、敬語の使い方などの基本的なメールマナーを確認し、マイナスポイントを作らないように気を付けましょう。

なお、就職エージェントのハタラクティブでは、就職活動や転職の経験が少ない方に向けて就活支援を実施。面接日時の調整もサポートするので、応募先の企業とのやりとりが不安な方も安心して就活を始められます。面接対策や履歴書の添削など、サービスはすべて無料なので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

室谷彩依

監修者:室谷彩依

就活アドバイザー

就活アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

これまでに就職したことはありますか?※派遣・アルバイトは除く

  • はい

  • いいえ

RECOMMEND

おすすめ記事

みんなの就職エピソード

  • 周囲との格差に劣等感を抱き、正社員就職に挑戦した3ヶ月
    周囲との格差に劣等感を抱き、正社員就職に挑戦した3ヶ月

    就職前

    スポーツジム フロントスタッフ アルバイト

    就職後

    住宅機器等の製造・販売会社 営業

    詳細を見る
  • “このままじゃダメだ”。5年のホスト生活を経て決めた営業への就職
    “このままじゃダメだ”。5年のホスト生活を経て決めた営業への就職

    就職前

    ホストクラブ ホスト

    就職後

    通信回線販売取次店 営業

    詳細を見る

体験談 一覧

関連記事

  • arrow
ハタラビットの部屋

Collection

特集

  • みんなの就職エピソード
  • よくある相談集
  • 失敗しない就活ノウハウ
  • 就職・転職のQ&A