書類選考結果の返信メールが必要になる例を紹介！例文やマナーも確認

はじめての就職や転職で「企業からのメールには返信すべき？」「どのような内容なら返信が不要？」と悩んでいる方もいるでしょう。このコラムでは書類選考結果にメール返信が必要なパターンのほか、マナー・注意点について解説します。メールを返信する際は、好印象になるように心掛け、ビジネスマナーや敬語に注意が必要です。例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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書類選考結果のメールに返信が必要な4つのパターン

書類選考の連絡に対して返信をしたほうがいいのは、選考に通過したとき。また、選考日程に調整が必要な場合や選考を辞退するときも、企業からの連絡メールに返信が必要です。

1.書類選考に通過したとき

書類選考に合格した場合は、お礼のメールを返信すると好印象を残せます。返信が遅過ぎたり返信しなかったりすると、採用担当者に悪い印象を与える恐れがあるので注意しましょう。

また、書類選考結果に合わせて次回の選考日程が記載されていることも多いため、結果以外の内容も必ずチェック。記載されている日程で良い場合は、選考日時の案内のお礼と日時も添えて返信してください。

2.日程調整をするとき

書類選考に通過したあとの面接で、提示された日時で都合がつかない場合はお礼とともに日程が合わないこと・理由を記載して返信しましょう。返信する際は自分の都合が良い日時を3つ以上記載しておくと、応募先との日程調整がスムーズに進みます。

「提示された日時以外であればどの日程も大丈夫です」という返信は漠然とし過ぎており、やり取りの回数も増えるためおすすめできません。

3.選考を辞退するとき

選考を辞退する場合は応募先に迷惑がかからないよう、可能な限り早めに返信をするのが社会人としてのマナーです。採用面接の枠はあらかじめ決められているので、選考辞退の旨を早めに連絡することで企業がほかの応募者とやり取りする時間が作れます。

ただし、一度選考を辞退すると再応募はできないため、前もって十分に考えてから決断をしてください。なお、書類選考の段階や面接まで日がある場合の辞退連絡はメールで問題ないものの、面接日が近づいている場合は電話での連絡が望ましいです。

選考を辞退するときの電話のかけ方を知りたい方は「選考辞退をしたいときはどうすれば良い？電話・メールでの例文をご紹介！」のコラムをご覧ください。

4.結果通知が届かず問い合わせをするとき

企業の採用時期や応募人数により異なりますが、一般的には長くても2週間ほどで書類選考の結果通知が来るといわれています。結果通知がくるべき時期から1週間待っても連絡がこない場合は、採用担当者にメールで問い合わせをするのがおすすめです。

しかし、結果通知が迷惑メールフォルダに入ってしまっている可能性もあるので、別フォルダに届いていないかを確認してから問い合わせましょう。問い合わせをする際は企業側に「催促されている」と思われないように直接的な物言いは控えたほうが好印象です。また、企業が事前に結果通知時期の目安を提示しているケースもあるため、説明会で渡された資料や募集要項を確認し、記載がない場合のみ問い合わせをしてください。

書類選考のメールで返信が不要な2つのパターン

企業からのメールには速やかに返信する姿勢が大切とはいえ、内容によっては返信が不要なこともあります。書類選考でのメールの返信が不要な2つのパターンをそれぞれみていきましょう。

書類選考の詳細メール

書類選考の期間のほか、条件・提出書類の様式に関する連絡メールには返信不要です。周知に関するメールは一斉送信されていることが多く、返信できないアドレスから届いている可能性も。さらに「確認いたしました」「承知しました」のような、ひと言だけの返信は採用担当者も求めていないでしょう。

書類選考の結果が不合格

不合格の連絡は定型文を使い、返信の内容をチェックしていない企業が多いため、書類選考結果が不合格だった場合も返信は必要ありません。また、書類選考の結果が届く時期は、採用担当者が次の選考に進んだ応募者とのやり取りで忙しいことが考えられるため、連絡は控えるのがおすすめです。

「どうしても返信したい」と思う方は「選考の機会を設けて頂き、ありがとうございました」と感謝の気持ちを述べましょう。

書類選考メールに返信するときの文章の作り方

ビジネスメールの本文には基本となる型がある程度決まっており、どれか1つが欠けていると「マナーがなっていない」と思われかねません。あらかじめ覚えておけば、マナーを守った文章が書けるようになるうえ、社会人になってからも役に立ちます。ここからは、宛先の書き方をはじめ、挨拶と自己紹介・要件・結びの言葉などを紹介します。

1.宛先

宛先の会社名は（株）や（有）と省略せず「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載するのがマナーです。部署名が分かる場合は「△△株式会社 △△部 御中」と書き、担当者名が分かる場合は「△△株式会社 △△部 △△樣」とフルネームで記載します。担当者名が不明な場合は「ご担当者樣」と記載してください。

「御中」は企業への敬称なのに対し「様」は個人への敬称となるため、使い分けが必要となります。「ご担当者様 御中」のように併用するのは間違いのため、注意が必要です。「御中」について詳しく知りたい方は「「御中」の意味とは？読み方やビジネスでの使い方を確認しよう」のコラをご覧ください。

2.挨拶と自己紹介

文頭の挨拶は「お世話になっております」が基本ですが、はじめてメールを送る場合には「お世話になります」を使いましょう。

また、一般的なビジネスメールであれば自身の勤めている企業名を名乗るのがマナーですが、転職活動においては社名の記載は不要。宛名のあとに「貴社中途採用に応募しております」と前置きをしたうえで、自分の名前を名乗りましょう。

3.要件

挨拶と自己紹介を記載した後は「面接日の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました」のように、なぜ連絡したのかを記載します。長々とした文は内容が伝わりづらくなるため、一文で要件を伝えるのを意識してください。

採用担当者は毎日多くのメールに目を通し、返信しているため負担にならないように気遣いが必要です。読み手を意識して、簡潔に記載するように心掛けましょう。

4.結びの言葉

本文の最後は「よろしくお願いします」と締めるのが一般的です。結びの言葉がないメールは、採用担当者に丁寧さが欠けている印象を与える可能性があるため、忘れずに記載をしてください。

「ご多用の中恐れ入りますが、よろしくお願いします」と少しアレンジすると、受けとる側の印象も変わるため、採用担当者が気持ち良く読める文章を意識して返信しましょう。

5.署名

採用担当者は複数の応募者と連絡を取り合っているため、メールの送り主が一目で分かるように配慮が必要です。送り主を明確にするために、メールの最後には「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。読みづらい名前には、読み仮名を書いておくと丁寧です。

なお、署名は本文との境目が明確になるように、半角点線や超音符などのシンプルな記号で区切るようにしましょう。

書類選考に関する7つのメール送信例文

就活中はやることが多く、あまり時間を割けない方も多いでしょう。そこで、書類選考に関する例文を7つのシチュエーション別に紹介します。例文を参考にしながら、自分なりの文章を作成してください。

1.履歴書などの提出書類を添付するとき

個人情報が記載されている履歴書や職務経歴書には、パスワードを掛けて添付するのがビジネスマナーです。パスワードは、別のメールに記載して送信しましょう。

＜例＞
株式会社△△ 人事部 △△さま

お世話になります。△△ △△（読み仮名）と申します。
先日ご依頼頂きました履歴書と職務経歴書を添付いたします。

パスワードは後ほど別途メールにてお送りいたします。
ご確認をお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△（送り仮名）
住所：△△県△△市〜〜
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△@〜〜
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パスワードの掛け方を知りたい方は「履歴書をメールで提出！貼付方法や送り方は？パスワードは必要？」のコラムをご覧ください。

2.書類選考に通過したとき

書類選考に通過したときは、合格をしたことに対してお礼を述べると好印象です。ただ、今後の選考に向けてやる気や意気込みをアピールするのは問題ありませんが、内定をもらったわけではないため「貴社のために～していきたい」の表現は避けましょう。

＜例＞
株式会社△△ 人事部 △△様

お世話になります。
△△ △△と申します。
このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、ありがとうございます。
今後の選考に向けて精進してまいります。

ご多忙と存じますので、ご返信は不要です。
ご多用の中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△（読み仮名）
住所：△△県△△市〜〜
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△@〜〜
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

3.日程調整をするとき

日程調整は冒頭で書類選考に通過したことに対して感謝の気持ちを述べ、希望日時の候補を3つ以上提示しましょう。企業側も日程調整がしやすくなり、メールの回数を抑えられます。

＜例＞
株式会社△△ ご担当者様

このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

お世話になっております。
△△ △△（読み仮名）と申します。

ご提示頂いた日時では都合がつかないため、
日程の調節をさせて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
私の都合で大変申し訳ありません。
面接希望日程をお送りいたします。

1.XX月XX日（X）XX：XX~
2.YY月YY日（Y） YY：YY~
3.ZZ月ZZ日 （Z） ZZ：ZZ~

ご調整いただけますと、幸いです。
ご多用の中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△（読み仮名）
住所：△△県△△市〜〜
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△@〜〜
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4.候補日の中で日程調整をするとき

先方から提示された候補日で日程調整する際は、面接の案内に対してお礼を述べたあとに参加できる日時を明記します。日程の記載間違いがないよう、送信前に再度チェックをしましょう。

＜例＞
株式会社△△ 人事部 △△様
お世話になっております。△△ △△（読み仮名）と申します。

このたびは面接のご連絡、誠にありがとうございました。
ご指定いただいた下記の日程で、お伺いいたします。

XX月XX日（X） XX：XX~

貴重なお時間を頂けることを、大変嬉しく思っております。
当日は何卒、よろしくお願いします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△（読み仮名）
住所：△△県△△市〜〜
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△@〜〜
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

5.日程変更のお願いをするとき

確定している日程の都合がつかなくなった場合は、お詫びを述べてから再調整を依頼します。企業が再調整しやすいように、候補日は3つほど提示しましょう。
しかし、日程変更は企業側に再調整の手間が発生するので、なるべく避けるのがマナーといえます。

＜例＞
株式会社△△ ご担当者様

お世話になっております。△△ △△（読み仮名）と申します。

面接日の変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
約束しておりました面接日程ですが、
諸事情によりお伺いすることができなくなってしまいました。
お時間を調整していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

大変恐縮ですが、下記の日程で調整頂けると、幸いに存じます。

・XX月XX日（X） XX：XX~
・YY月YY日（Y）終日可
・ZZ月ZZ日 （Z）ZZ：ZZ以降

調整が難しい場合は、再度日程を提示いたします。
ご多用の中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△（読み仮名）
住所：△△県△△市〜〜
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△@〜〜
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

6.選考を辞退するとき

選考を辞退するときは、理由を詳しく書く必要はないため「一身上の都合」と表記して問題ありません。ビジネスマナーとして無断辞退は避けてください。面接日までに余裕がある場合はメールでの連絡も構いませんが、面接日前日や当日の場合は電話で連絡しましょう。

＜例＞
株式会社△△ 人事部 △△様

お世話になっております。
△△ △△（読み仮名）と申します。

書類選考通過のご連絡を頂きましたが、
一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

貴重なお時間をいただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
また本来、直接お詫びすべきところではございますが、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△（読み仮名）
住所：△△県△△市〜〜
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△@〜〜
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

7.結果通知が届かず問い合わせをするとき

結果通知について催促のメールを送る前に、メールの受信フォルダから迷惑フォルダまでチェックし、本当に通知が来ていないのか確認しましょう。また、面接官が「催促されている」と感じるような、失礼な文章になっていないか注意も必要です。

＜例＞
株式会社△△ ご担当者さま

お世話になっております。
XX月XX日に応募書類を送付しました、 △△ △△（読み仮名）と申します。

書類選考の合否結果につきまして、通知時期を伺いたくご連絡いたしました。
書類選考の結果通知がいつ頃になるか、目安を教えていただけると、幸いに存じます。

こちらから連絡を差し上げ、大変失礼かと存じますが、
貴社への志望度が高いため、問い合わせをさせて頂きました。

ご多用のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
△△ △△（読み仮名）
住所：△△県△△市〜〜
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス：△△△△@〜〜
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メールを送信する際の5つのマナー

ビジネスマナーを守った文章で返信もスムーズな応募者は、名前を覚えてもらえたり採用後の仕事ぶりを期待してもらえたりする可能性が高まります。一方、マナーが守られていないメールは、社会人としてマイナスなイメージを持たれる可能性があるため注意が必要です。
ここからは、メールを送信する際の5つの基本マナーを解説するので、参考にしてください。

1.件名には要件と名前を入れる

採用担当者が一目見ただけで内容と送り主が容易に分かる件名は、採用業務関係のメールだと判断しやすくなります。企業は応募者のメールアドレスを登録している訳ではないので、差出人が誰か検討がつきません。

採用担当者が応募者からのメールだと一目で気づけるように、件名には名前も記載しましょう。件名は8〜20文字程度を意識し、長過ぎず短過ぎないように注意が必要です。

2.メールは早めの返信を心掛ける

メールはすぐに返信を心掛け、企業の就業時間内に合わせて当日中に返信するのが望ましいです。在職中で日中の返信が難しい場合は予約機能を使い、翌日返信するのがマナーです。夜中の返信は「生活リズムが乱れているのか」「非常識だ」と悪い印象を与えかねないので避けましょう。

また、届いたメールの内容に対してすぐに回答できない場合は、内容を確認した旨と後ほど回答する旨を記載して返信すると好印象です。

3.返信の場合は「Re:」を残す

企業からのメールに返信をする場合は件名の「Re:」を残したままにしましょう。採用担当者は1日に何通もやり取りをするため、送った内容を細かく覚えていない可能性が高いといえます。そのため、件名を「ご返信ありがとうございます」「面接の日時調整について」のみで返信すると、新規で届いたメールなのか、返信のメールなのか把握しづらくなります。「Re:」が残ることで、すでにやり取りを行っている案件だと判断しやすくなるでしょう。

なお、採用担当者とのやり取りが増えて「Re:」が3～4つになった際は、件名が見づらくなるため1つだけ残し、ほかは削除しても問題ありません。

4.要件は簡潔にまとめる

丁寧さやアピールを目的に、挨拶と自己紹介のあとに本題とは関係のない自己アピールや志望意欲を記載する方もいるようですが、長々としたメールは、内容が伝わりにくくなる可能性があるため避けるべき。

読み手は「△△ですが、△△のため、△△させて頂きたく、ご連絡いたしました。」のように、一文に2つ以上の内容が入ると要件を理解しにくくなります。メールでは「△△です。△△をさせて頂きたく△△しました。」と、伝えるべき内容を簡潔に記載するよう意識しましょう。

5.専用のメールアドレスを使う

ビジネスシーンで使える、プライベートとは別のメールアドレスを用意しておくのがおすすめです。書類選考は面接前に行われるので、メールで第一印象が決まるといっても過言ではありません。

もちろん、プライベート用のアドレスを使用することは問題ありませんが、アドレスに無意味な文字羅列やキャラクター名、判別しにくい記号が入っているのは好ましくありません。

適度な長さで自分の名前が入った覚えやすいメールアドレスを用意しておくのがおすすめです。就活用のメールアドレスについては「履歴書にメールアドレスを書く際のポイントと注意点」でも詳しく解説しているので、参考にしてください。

メールを送信する前のチェックポイント

基本的なマナーを意識してメールを作成したあとは、内容に間違いがないか確認作業が必要です。社会人として正しい文章を書けていなければ印象を悪くする原因にもなるため、メール送信前に必ずチェックしましょう。

1.誤字脱字はないか

メールの文章に誤字脱字が多い方は「仕事をするときにもミスが多いのではないか」「注意力が足りないかもしれない」と懸念を持たれる可能性があります。特に、メールは漢字の変換ミスや打ち損じが起こりやすいので気をつけましょう。

最初から読み返すことで誤字脱字のチェックと合わせて内容の推敲もできます。失礼がないように徹底した最終確認が必要です。

2.ビジネス用語の間違いはないか

普段何気なく使っている日本語もビジネス用語としては間違っている表現が多々あります。メール作成時は普段使っている言葉でも意識して調べるようにしましょう。

たとえば、「了解しました」は一見丁寧な表現ですが、、目上の人に対して使用しないことが一般的なビジネスマナーとして定着しつつあります。また、ビジネスメールでは絵文字や顔文字の使用は厳禁。「！（ビックリマーク）」などの感情を表す符号も使用しません。絵文字や「！」は馴れ馴れしい印象を与えてしまうため、マイナス評価につながる可能性があります。

文章で印象を悪くしないためにも、NGとされている用語を覚えて正しい日本語を使用するように心がけましょう。ビジネスメールで使用する頻度が多い「御社」と「貴社」の違いを詳しく知りたい方は「御社の意味は？貴社との違いは？正しい使い方と使用できないケースを解説」のコラムを参考にしてください。

3.敬語は間違っていないか

ビジネスメールで丁寧さを意識するあまり、間違った敬語を使用してしまう方もいます。メールの内容が良くても敬語が間違っていると印象が悪くなる可能性もあるため、就活時に使う正しい敬語を把握することが大切です。

間違いやすい敬語の例として挙げられるのは、「見ました」「行きます」「なるほどです」など。いずれも「拝見しました」「伺います」「おっしゃるとおりです」が正しい表現です。

ビジネスメールの敬語を知りたい方は「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムをご覧ください。

4.改行は適切に行えているか

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでメールを確認する担当者もいるため、どの電子機器からも見やすいよう改行を心掛けましょう。だらだらと切れ目のない文章は、非常に読みづらく、内容が伝わりにくくなります。

メールでの改行は30字を目安に改行すると、読みやすくなるといわれています。とはいえ、文字数にこだわってむやみに改行するのではなく、句点や読点で適切に改行を使いましょう。

返信内容に悩んだら就職エージェントを活用するのもおすすめ

書類選考を含む就職・転職活動時の返信メールをどのように作るのか分からない方は、就職エージェントを利用するのもひとつの手段です。就職エージェントを利用すれば、ビジネスメールの正しいアドバイスや書類添削を受けられます。また、自分で判断するのが難しいことや正解がわからず不安になることも相談でき、就活を親身にサポートしてくれます。

就職エージェントのハタラクティブでは、就職活動や経験が少ない方に向けて就活支援を実施しており、求人紹介のほか、日程調整・企業とのやり取りまでサポートを実施。応募先の企業とのやり取りが不安な方も、安心して就活できます。サービスはすべて無料のため、就活に自信がない方は就職エージェントのハタラクティブまでぜひご相談ください。

書類選考メールの返信に関するFAQ

こちらでは、書類選考の結果に関するFAQを紹介します。

書類選考結果のメールには返信するべき？

企業からのメールすべてに返信する必要はありませんが、書類選考に通過したときや日程調整をするときなどは返信をしましょう。詳しくは「書類選考結果のメールに返信が必要な5つのパターン」をご確認ください。なお、書類選考の期間や提出書類の様式に関する連絡メールと不合格通知に関しては、返信不要となります。

メールを返信する際の作り方がわからないです

企業へ送るメールでは、件名には要件と名前を記載し、要件は簡潔にまとめましょう。また、件名の「Re:」は消さずに送るのがマナーです。
ビジネスメールの返信マナーについては「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

企業へメールを送る際に注意すべきことはありますか？

ビジネスマナーのほか「誤字脱字・敬語の間違い・改行が入っているか・CC欄の記載は正しいか・主語と述語が明記されているか」を意識してチェックするのが重要です。ビジネスマナーは覚えることが多いため、日常から学ぶ姿勢があると就活時に役立ちます。
自分ひとりで就活するのが不安な方は、就職エージェントを利用するのがおすすめ。一人ひとりにあったアドバイスのほかにも、書類添削や面接対策など就活全般をサポートしてくれます。ぜひ転職エージェントのハタラクティブへお気軽にご相談ください。

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